Kommunikation und Zusammenarbeit in verteilten Projektteams

Kommunikation und Zusammenarbeit in verteilten ProjektteamsMöglichkeiten durch Enterprise 2.0 und Praxiserfahrungen

Tino Schmidt. Communardo.GPM Regionalgruppe Dresden

SeiteCommunardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (0) 351/833 820 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de

> Communardo – kurz vorgestellt.

> Wie arbeiten Unternehmen und Projektteams heute?

> Herausforderungen verteilter Teams

> Warum vernetzt Social Software verteilte Projektteams?

> Praxisbeispiele zu Anwendungsbereichen in verteilten Projektteams.

Agenda

> Beratung und Softwarelösungen zur Optimierung der Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen.

> Gegründet 2001 mit Hauptsitz in Dresden und Standort in Stuttgart.

> Insgesamt über 280 feste Mitarbeiter, davon 70 feste Mitarbeiter in der Beratung und Lösungsentwicklung.

> Communardo Tochter-unternehmen Communote2012 gegründet.

Communardo Software GmbH

Unternehmensstrukturen und Projektarbeit

Wie arbeiten Unternehmen heute?

> 1785• Nadelfabrik WITTE

> 1984 • Start der Expansion Fa. M.

Kutsch

> 1994• Zukauf von FAUN (7 Werke,

6 Länder)

> 2006• Zukauf Reha Gruppe

> 2011• Zusammenarbeit Van-Rob

Die KIRCHHOFF Gruppe mit 42 Werken in 16 Ländern

Beispiel 1: Kirchhoff Gruppe

Kein Kundenbeispiel: Quelle (Bild, Text): http://kirchhoff-automotive.de/

> Siemens: „Bei uns gilt der Grundsatz: Beratung vor Ort beim

Klienten.

> ME: „Wir beschränken uns bewusst auf zwei bis drei Tage pro Woche vor

Ort beim Klienten“

> ME: „Als ME-Berater betreuen Sie anfangs einen, später zwei, als erfahrener Projektleiter bis zu drei Klienten gleichzeitig.“

> HPO: 12.15 Uhr: Mittagessen gemeinsam mit HPO’lern, die auf anderen Projekten in Bern arbeiten

> Capgemini: Die Bürowoche wird i.d.R. nach der 5-4-3-Regel gelebt. • 5 Tage Kunden beraten

• vier Tage davon beim Kunden vor Ort.

Beispiel 2: Beratungsunternehmen

> Kunde:• ca. 180 Standorte weltweit

• ca. 65.000 MA

• ca. 10 Teammitglieder

> Auftragnehmer• 7 Teammitglieder

> Communardo• 22 Projektmitglieder

• 5 Teams involviert

• Projekt und Produktentwicklung

> weitere Subauftraggeber • ca. 5 und 2 Projektmitglieder

> Arbeitsstandorte• Dresden: Firmenverbund 3

Unternehmen

• Kundenstandort Deutschland

Beispiel 3: typische Projektorganisation (Communardo)

Generalauftragnehmer

Auftragnehmerw. Subauftragnehmer

Produkthersteller

Ziel: „ …. E-Learning-Aktivitäten an den Hochschulen in Rheinland-Pfalz zu initiieren und zu koordinieren“

Projektebeispiel

Projekt Netzwerk

„Bildungswissenschaften“

Kein Kundenbeispiel: Quelle (Bild, Text): http://netbi.vcrp.de/index.php/NetBiPublic/Beteiligte/

Ziel: „ …. Neue Strukturen und Materialen finden und zur Produktreife führen.

Projektbeispiel

Projekt „LIST“ Lichteinfang in der Silizium-basierten Dünnschichtsolarzellen-Technologie

Kein Kundenbeispiel: Quelle (Bild, Text):http://www.helmholtz-berlin.de/forschung/enma/si-pv/projekte/list_de.html

• Wie stelle ich sicher, dass räumlich getrennte, unter Zeitdruck agierende Projektteams gut kommunizieren?

• Wie erhält das Management den Überblick über Projektlage?

• Wie greife ich auf Erfahrungen aus früheren Projekten zurück?

Erfolgsfaktoren für Projekte – Studie GPM

Quelle: http://www.competence-site.de/downloads/f5/c6/i_file_12399/PA_GPM_Studie_Erfolgsfaktoren_Projekte.pdf

Häufigste Ursache für das Scheitern von Projekten (2007)

Top- und Low Performer - Indikatoren

Unternehmensstrukturen und Projektarbeit

Wie sehen Ihre Projekt-

strukturen aus?

Was sind Ihre größten

Herausforderungen

und Hindernisse?

> Unternehmensübergreifende Kooperation• Stärkere Auswahl nach fachlichen

Kompetenzen und weniger nach regionalen Gesichtspunkten

• weltweiter Einbezug von Experten

> Verfügbarkeit von Informationen• dezentral angesiedelte Informationen

werden allen Teammitgliedern zugänglich

> Beschleunigung der Arbeitsprozesse• Virtuelle Teamarbeit kann durch schnellen

Informations- und Wissensaustausch die Performance klassischer Teams übertreffen

• Nutzung des regionalen Zeitversatzes

> Aufträge im Partnerverbund• die Kapazitäten mehrerer Unternehmen

können genutzt werden

Warum verteilte Projektteams aufbauen?

Verteilte Projektteams.

Herausforderungen verteilter Teams.

Räumliche Trennung bedingt:

> Kommunikation erfolgt ausschließ-lich über elektronische Medien

> Fehlende Orientierung für Mitarbeiter durch unsichtbaren Rahmen des Teams

> Geringere Identifikation mit der gestellten Aufgabe und dem Team

> Die Bereitschaft, Knowhow zu teilen, sinkt durch fehlende Transparenz

> Rat und Unterstützung sind schwieriger zu bekommen

> Leistungen werden nicht sichtbar -> geringere Motivation des Einzelnen

> Missverständnisse und fehlende Kommunikation können Teams spalten

Informationsflüsse im verteilten Team

Virtuelle Teams durch Telefon, E-Mails, Fileserver und Dokumente ?

Wie arbeiten private Nutzer zusammen?

Social Networks :

> verändert und beschleu-nigt Kommunikation

> ermöglicht Vernetzungmit Anderen

> schaffen transparente Informationsräume

> ist ein offenes Infor-mationsmedium

> ermöglich es Jedem, Informationen zu erstellen und zu teilen

> den Austausch und die Zusammenarbeit fördert

Warum fördert Social Software die Zusammenarbeit und Kommunikation in verteilten Projektteams?

Web 2.0 im Unternehmen - Social Software

Virtuelle Räume

Quelle: http://www.hpi.uni-potsdam.de/hpi/veranstaltungen/cebit/cebit_2008.html

Projekträume

mit Social Software

> Eine Anlaufstelle für das Projektteam

> Steigerung der Transparenz im Projekt

> Kontextinformationen werden verfügbar • Projektteam

• letzte Änderungen und Ergebnisse

• Ergebnisse von Statusmeetings

• Probleme und Lösungen

Team Collaboration in Projekträumen

Kommunikation

mit Social Software

Projektkommunikation erfolgt nicht hierarchisch sondern über Prozesse, Projekt- und Organisations-strukturen hinweg

Projektkommunikation

Communardo

Produkthersteller

Kommunikation

w. Subauftragnehmer

Communardow. Subauftragnehmer

Produkthersteller

> Statusupdates• Ich teile meinen persönlichen Status, Probleme,

Fragen.

• Feedback über Antworten oder Kommentare

> Microblogging zur Teamkommunikation• Sichtbare Kommunikation im Team

• Effiziente Verteilung von Informationen

• Rahmen für eigenständige Problemlösungen

> Instant Messaging• Erreichbarkeit unabhängig vom Ort

• Schnelle Antworten

> Xing, Twitter , Facebook• Dialog mit Kunden, Partnern, (pot.) Mitarbeitern

Kommunikationsvielfalt

Microblogging zur Teamkommunikation

Diese Konver-sation steht dem Projekt-team zur Verfügung

Informationsbedarf

Mit Social Software

Informationen erhalten

> Das Following Prinzip: • Ich warte nicht, ich informiere mich, folge und werde

(automatisch) informiert.

• ‚Verfolgbar‘ sind :• Personen und Netzwerke

• Communities und Workspaces

•Dokumente, Wiki Seiten, Blogs

• Themen (Tags, Suchen)

> aktiver Prozess

> Informationen können an den Bedarf angepasst werden.

> Gewinn:• Schnelligkeit. Anpassbarkeit.

• Optimierte Informationsversorgung.

• Netzwerke.

Meine Information selbst zusammengestellt.

> Activity Streams• Einbindung unterschiedlichster Nachrichtenströme

• auch unternehmensexterne Quellen lassen sich integrieren:

• Blogs, Foren,

• Youtube, Flickr, Podcasts

• Artikel, Kommentare, Ideen, Feedback

• Soziale Netze

• bieten Interaktion zur • Zusammenarbeit mit anderen Social Software Plattformen und Communities

• Zur Handhabung (Filterung, Tagging) des persönlichen Informationsbedarfes

Kommunikationsvielfalt

Quelle: What's New in IBM Lotus Connections 3, Lotusphere 2011

Social Evolution – E-Mail trifft Activity Stream

Quelle: What's New in IBM Lotus Connections 3, Lotusphere 2011

Vernetzung

mit Social Software

Corporate Facebook für mehr Vernetzung

> User Generated Content – Mein Profil• Anwender können Profile eigenständig pflegen

• Profilseiten fördern Transparenz durch Tags, Status Updates, Netzwerk, neueste Aktualisierungen

• Profilseiten verknüpfen eigene Aktivitäten (Blogs-Wikieinträge, ….)

• Tags ermöglichen übergreifende Suche und Filterung

> Following und Einladungen• Netzwerke werden individuell aufgebaut

• Netzwerke stehen zur Ideenfindung, bei Fragen und zur Problemlösung zur Verfügung

> Verzeichnis• Selbstorganisiert, aktuell, übergreifend

Corporate Facebook für mehr Vernetzung

Wo ist die Grenze meines Netzwerks?

Mobile Nutzung des Corporate Facebooks

Zugriff auf alle Bereiche des eigenen Netzwerks.

Verfolgen der Kommunikation

Zusammenarbeit in Communities

Social Software überwindet räumliche Trennung, weil:

> Zusammenarbeit in Communities Zusammenhalt und Orientierung bietet

> Informationen gezielt zusammenge-stellt und schneller ausgetauscht werden

> Kommunikation und damit Ergeb-nisse, Leistungen, Erfolge und Probleme sichtbar werden

> Die Transparenz die Identifikation mit der gestellten Aufgabe und dem Team erhöht

> Rat und Unterstützung durch Mitarbeiternetzwerke leichter nutzbar sind

Informationsflüsse im verteilten Team

Welche Lösungen unterstützen verteilte Projektteams?

Beispiele aus der Praxis

> Erstellung der Dokumentation im Team• Jeder kann seinen Teil

beitragen

• Alle Projektmitglieder sehen den aktuellen und vollständigen Stand

> Änderungen werden sichtbar

> Kommunikation erfolgt am Inhalt

Projektdokumentation mit Confluence

> Projektraum zur Teamkommunikation

> Selbstorganisation im Team durch Transparenz

> Automatische Verteilungvon Informationen• z.B. Ergebnisse aus

Statusgesprächen

> Hohe Innovations- und Problemlösungs-kompetenz im Team

> Aktive Wissenssicherungim Projekt

> Wechsel der Projekt-mitglieder ohne Wissensverlust• Link

Projektkommunikation mit Communotehttp://www.communote.com

> Zusammenarbeit in Projekt-Communities

> Nutzung der Blogs für Statusdokumentation

> Nutzung des Wikis für gemeinsam erarbeitete Dokumente

> Nutzung von Aktivi-täten in Communities zur gemeinsamen Planung

> Ablage von Dateien in der Projekt-Community

Team Collaboration mit IBM Connections

> Verteilung von Aufga-ben im Team

> Nutzung eigener Workflows und Freigaben

> Agile ProjektarbeitEnge Integration in Confluence

Projektaufgaben mit Jira verwalten

> Verknüpft Projektmanagement und Team Collaboration

> Kommunikation und Diskussion im Projektkontext

> Sichtbarkeit von Status, Fertig-stellungsgrad, Aufgaben

> Mobiler Zugriff auf Projekte

Projektmanagement mit Projexec

Nutzen von Social Software 2.0 im Unternehmen

optimal informierte Mitarbeiter

Über Standorte hinweg vernetzte Mitarbeiter, schnelle Entscheidungen

Nutzung des weltweit

verteilten Wissensselbstständige

Zusammenarbeit

Transparente

Führung in Projekten und Teams

fördert Ideen

und Innovationen

ermöglicht Feedback und Mitarbeitereinbindung

Projekt- und Beratungsgeschäft

Unser Kompetenzen

Weitere Informationen:

> Communardo Homepage

www.communardo.de

> Communardo Techblog

http://www.communardo.de/t

echblog

> HNC-Blog

http://www.humannetwork

competence.de

> www.communote.com

Unsere Kunden – D / A / CH (Auswahl)

Dresden

Stuttgart

Kontakt

Tino Schmidt

Tino.schmidt@communardo.de

www.xing.com/profile/ Tino_Schmidt5

http://Twitter.com/TinoSchmidt

Telefon: +49 (351) 8332-214

Communardo Software GmbH

Kleiststraße 10 a

01129 Dresden

Leinfelder Str. 64

70771 Leinfelden-Echterdingen

www.communardo.de/

Michael Grüning

michael.gruening@communardo.de

www.communardo.de/home/mgr

Telefon: +49 (711) 22254-403

Mobil: + 49 (160) 7 47 97 54

Kommunikation und Zusammenarbeit in verteilten Projektteams

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