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Deep Dive zur geplanten Neufassung der GoBD
Die GoBD(neu) in der Analyse
Stefan GroßPeters, Schönberger & Partner
Deep Dive GoBD(neu) 2
Die vorliegenden Ausführungen geben die persönliche Meinung des Autors zur derzeitigenRechtslage wieder und enthalten lediglich einen Überblick über einzelne Themenkomplexe. SpezielleUmstände einzelner Fallkonstellationen wurden nicht berücksichtigt; diese können durchaus zuabweichenden Betrachtungsweisen und/oder Ergebnissen führen. Die dargestellten Ausführungenkönnen daher keine rechtliche oder steuerliche Beratung ersetzen; bitte holen Sie eine auf IhreUmstände zugeschnittene, weitere Entwicklungen berücksichtigende Empfehlung Ihres Steuer-beraters oder Wirtschaftsprüfers ein, bevor Sie Entscheidungen über die in diesen Ausführungenbesprochenen Themen treffen. Die Finanzverwaltung und/oder Gerichte können abweichendeAuffassungen zu den hier behandelten Themen haben oder entwickeln.
Disclaimer
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Ihre Crew
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Klarer Trend zur Digitalisierung des Steuerrechts …
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GoBD
XRechnung
E-Rechnung
MobilesScannen
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Wrap-UpGoBD
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GoBS und GDPdU-Nachfolger
Allgemeine Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit
Anforderungen an die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen
Anforderungen an die Aufbewahrung
Vorgaben zum Datenzugriff
Elektronische Erfassung von Papierdokumenten
Verfahrensdokumentation
Die GoBD im Überblick
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GoBD(neu) legitimierenMobiles Scannen
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Mobile Capture – Vom Smartphone in die Buchführung
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Mehrwert
Mobiles Ablichten von Reisekostenbelegen, Tankquittungen oder Hotelrechnungen
Ortsunabhängig
Direkte Anbindung an DMS/ECM
Direkte Mitarbeiter-Integration in die Prozesskette
Direkte Prozessübergabe Rechnungsprüfung, Zahlungsfreigabe und Aufbewahrung
Deutliche Reduzierung des administrativen Aufwands und der Durchlaufzeiten
Mehrwert Mobiles Scannen
Was sagt das Steuerrecht?
Deep Dive GoBD(neu)
GoBD gestatten Mobiles Scannen (Klarstellung)
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Erfassung von Handels- oder Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelegen, welche in Papierform empfangen wurden, kann mit den verschiedensten Arten von Geräten wie Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scanstraßen erfolgen (Technologieneutral)
Damit erkennen die GoBD(neu) die bildliche Erfassung von Papierbelegen an, unabhängig davon, ob der Scan- bzw. Fotografiervorgang mobil, stationär, zentral oder dezentral erfolgt
Unabhängig von der jeweiligen technischen Ausprägung müssen allerdings die Anforderungen der GoBD durchweg erfüllt werden
Bildliche Erfassung mobiler Geräte (z. B. Smartphones) auch im Ausland zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen werden und dort direkt erfasst werden
Wir sprechen über den Entwurf einer Neufassung !
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Die GoBD im Kontext des Mobilen Scannens – Anforderungen konkret
Anforderung
Das Scanergebnis ist so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlichübereinstimmt, wenn es (über das DV-System per Bildschirm) lesbar gemacht wird
Alle Belege, die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt wurden, dürfen nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden (Verfügbarkeit und Unveränderbarkeit)
Der mobil erfasste Beleg ist mit einem eindeutigen Index zu versehen, der zentral für alle Belegarten vergeben wird
Der fotografisch generierte und via App übermittelte Beleg ist zeitnah ins Unternehmens-archiv zu überführen (Zeitgerechtheit)
Für Zwecke des Datenzugriffs sind die digitalisierten Belege bereitzustellen(maschinell auswertbar)
Steuerliche Verfahrensdokumentation, die für den End-to-end-Prozess dezidiert darlegt, wie die Anforderungen der GoBD eingehalten werden („GoBD-Kontrollumfeld“)
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Digitale Reisekostenabrechnung
MobilesScannen
StationäresScannen
Originärelektronisch
Verschiedene Eingangstypologien beachten !
GoBD-Kontrollumfeld und Verfahrensdokumentation
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Verfahrensdokumentation als roter Faden
Deep Dive GoBD(neu)
Verfahrensdokumentation als „Must-have“
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Scannen, bildliche Erfassung, Mobiles Scannen, …
(Elektronischer) Belegeingang und Belegausgang
Elektronische Aufbewahrung und Datenzugriff
Steuerliches IKS, Tax CMS, …
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Dokumentation nach Best Practice
1 Überblick und Zielsetzung (Zielsetzung, steuerliche Vorgaben/GoBD,
generischer Aufbau, Überblick sachlogische Prozesse, Mitgeltende Unterlagen)
2 Aufbauorganisation (Kurzportrait, Organigramm, Internes Kontrollsystem (IKS),
Aktivitäten-Split, Cloud-Lösung)
3 Sachlogische Beschreibung Mobiles/Stationäres ScannenGoBD-Anforderung – Sachlogik – GoBD-Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen
5 Elektronische AufbewahrungGoBD-Anforderung – Sachlogik – GoBD-Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen
6 Bereitstellung (Z1 bis Z3)GoBD-Anforderung – Sachlogik – GoBD-Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen
7 IT-Umfeld (Überblick, GoBD-Anforderungen, IT-Komponenten, IT-Kontrollumfeld (ITGC),
IT-Kontrollumfeld Dienstleister, Mitgeltende Unterlagen)
4 RechnungseingangsprüfungUStG-Anforderung – Sachlogik –UStG-Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen
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Hauptdokumentmit im Wesentlichen
unveränderten Inhalten+
Referenzen auf die Unterdokumente Verträge, Protokolle, …
Arbeitsanweisungen, …Verfahrens-beschreibungen
im Detail
Technische Unterlagen,Handbücher, …
Versionierung und Aufbewahrung beachten:Alle Bestandteile einer Verfahrensdokumentation sind aktuell zu halten und
über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (zehn Jahre) aufzubewahren.
Mitgeltende Unterlagen und Sekundärdokumente
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Neues zur Aufbewahrung
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evtl.Konvertierungen
„OriginäresFormat“
Papieraufbewahrung
Originalkann digitalisiert werden GoBD
Elektronische Aufbewahrung
Papierrechnung
E-Rechnung
Aufbewahrung: Digitalisate vs. originär elektronisch
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GoBD gestatten künftig Scannen im Ausland
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Neufassung ortsneutral
Bildlichen Erfassung mobiler Geräte (z. B. Smartphones) auch im Ausland zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen werden und dort direkt erfasst werden
Dazu wird es nicht beanstandet, wenn papierbasierte Ursprungsbelege im Rahmen einer bereits genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland an den Ortder elektronischen Buchführung verbracht und dort bildlich erfasst (digitalisiert) werden
Voraussetzung: Die Digitalisierung erfolgt zeitnah zur Verbringung der Papierbelegeins Ausland
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Aus aktuellem Anlass: Aufbewahrung im Ausland
EU-Ausland
Antrag nach § 146 Abs. 2a AOGrundsatz: Inland
E-Rechnung § 146 Abs. 2a AO
Drittland
§ 14b UStGOnline-Zugriff
Cloud-Systeme sind nach der Neufassung explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen
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GoBD(neu) erleichternKonvertierung
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Anforderungen an das ersetzende Konvertieren
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Die isolierte Aufbewahrung der konvertierten Fassung ist unter bestimmten Voraussetzungen ausreichend (Bildung von „Äquivalenzklassen“)
Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen
Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation)
Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren
Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werdennicht eingeschränkt
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Denken in Äquivalenzklassen
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TIF
XML
TIF
TIF/PDF
Original Konvertierung
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E-Mails nicht vergessen
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Sonderfall(e) E-Mails
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Grundsatz: E-Mails sind als Handels- und Geschäftsbriefe aufbewahrungspflichtig
Keine Aufbewahrungspflicht soweit nur als „Transportmittel“
Außersteuerliche Gründe beachten
Datenschutz – DSGVO !
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Mathematisch technische Auswertungen
Volltextsuche Prüfung im weitesten Sinne
Maschinelle Auswertbarkeit
„IDEA-Auswertbarkeit“ E-Mails/DMS Bildschirmabfragen etc.
Maschinelle Auswertbarkeit und Datenzugriff
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evtl.Konvertierungen
„OriginäresFormat“
RFC 2322MSG
„OriginäresFormat“
evtl.Konvertierungen
Attachment
… mit oder ohne Attachement
…XLS, DOC, …
…
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Die GoBD(neu) im Überblick
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GoBD 2.0 – Die geplante Neufassung im Überblick
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Das Fotografieren von Belegen durch mobile Geräte (Mobiles Scannen) ist dem stationären Scanvorgang gleichgestellt
Zulässigkeit der bildlichen Erfassung durch mobile Geräte im Ausland
Das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung ist zulässig
Unter bestimmten Voraussetzung ist die Aufbewahrung einer Konvertierung ausreichendund es bedarf nicht weiter der Aufbewahrung der Ursprungsversion
Cloud-Systeme sind explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen
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Was hat dies alles mit Italien zu tun ???
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1. Erstellung
E-Rechnung
XML
Rechnungsaussteller Fiskus Rechnungsempfänger
SdI
2. Übermittlung 3. Kontrolle und
Validierung
5. Bestätigung
4. Zustellung
6. Abruf
E-Rechnung
XML
ArchivArchiv(optional)
7. Archivierung7. Archivierung
Italien macht E-Rechnung zur Pflicht
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Einheitliches Datenformat für alle
Standardformat fürautomatisierte Prozesse
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Italienische Verhältnisse befeuern TaxTech …
Gesamter Belegflussdigital verfügbar
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TaxTech
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Weiterführende Informationen und Arbeitshilfen
www.psp.eu/gobd
www.psp.eu/e-rechnung
www.psp.eu/tax-compliance
www.psp.eu/e-rechnung
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Der PSP GoBD-Alert
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Sie können sich kostenlos registrieren unter: www.psp.eu/abo
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Webinare im „Landeanflug“
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Anmeldung zu den PSP-Webinaren unter: www.psp.eu/webinare
Datum Webinar-Thema
10. April 201910:00 – 11:00 Uhr
DSGVO und Geschäftsführerhaftung
30. April 201910:30 – 11:30 Uhr
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain
3. Mai 201910:00 – 11:00 Uhr
Vision Tax Tech
8. Mai 201910:30 – 11:30 Uhr
DSGVO und B2B-Direktmarketing
9. Mai 201910:30 – 11:30 Uhr
Anzeigepflichten für Steuergestaltungen:Überblick zum aktuellen Gesetzesentwurf
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
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Peters, Schönberger & PartnerRechtsanwälte Wirtschaftsprüfer SteuerberaterSchackstraße 280539 MünchenTel.: +49 89 3 81 72 - 0Fax: +49 89 3 81 72 - 204 E-Mail: psp@psp.euInternet: www.psp.eu
Stefan Großs.gross@psp.eu
Pilot
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