Accounting Information Systems

Accounting Information Systems

Einführung

Überblick

Bei einem Accounting Information System (AIS) handelt es sich um die Summe aller Ressourcen (Menschen, Geräte, Methoden), welche dazu dienen, Finanzdaten in Finanzinformationen zu transformieren.

Diese Transformation findet sowohl manuell als auch computerunterstützt statt.

Lernziele

1 Verständnis für Transaktionszyklen (transaction cycles) und die Struktur des internen Kontrollsystems.

2 Begreifen der Organisationsstruktur der Informationsfunktion in Unternehmen.

Lernziele

3 Anwendungen der Informationstechnologie in Unternehmensorganisationen erkennen.

4 Den prinzipiellen Entwicklungsweg von IT-Systemen verstehen.

Lernziel 1

Zusammenhang zwischen

Transaktionszyklen

und dem internen Kontrollsystem

Information und Entscheidung

Unternehmen transformieren bestimmte Inputs in Waren und Dienstleistungen.

Wer sind die Hauptadressaten von Rechnungsweseninformationen?

1 Externe Adressaten2 Interne Adressaten

Information und Entscheidung

Wer sind die wichtigsten externen Adressaten?– Aktionäre– Potentielle Investoren– Kreditgeber– Behörden– Kunden und Lieferanten

Information und Entscheidung

Wer sind die wichtigsten internen Adressaten?– Management

Unterschiedliche Management-Ebenen besitzen unterschiedliche Informationsbedürfnisse!

Information und Entscheidung

Strategisch

Taktisch

Operational

Transaktionsorientiert

Lower-LevelManagement

MiddleManagement

Top-Level Management

Verdichtungund Filterung

Informationssysteme

Der Begriff Informationssystem legt den Computereinsatz nahe (nicht zwingend!).

Was ist ein computergestütztes Informationssystem?

Eine Kombination von Hard- und Software zur Transformation von Daten in Informationen.

Informationssysteme

Electronic Data Processing System (EDP)

Data Processing System (DP)

Management Information System (MIS)

Decision Support System (DSS)

Expert System (ES)

Executive Information System (EIS)

Accounting Information System (AIS)

Geschäftsprozesse

Ein Geschäftsprozess ist eine zusammenhängende Folge von Einzelaktionen, die mit Daten, Organisationseinheiten und einer logischen Zeitfolge verknüpft sind.

Geschäftsprozesse werden von wirtschaftlichen Ereignissen (events) ausgelöst und besitzen genau definierte Anfangs- und Endpunkte.

Die auslösenden Ereignisse sowie die dann folgenden Aktionen sind für die meisten Unternehmen ähnlich.

Geschäftsprozesse

Einkaufs- Logistik

Einkaufs- Logistik

Verkaufs- Logistik

Verkaufs- Logistik

Operativer Bereich

Operativer Bereich

Marketing Marketing

Service Service

Primäre Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse

Unterstützende Geschäftsprozesse

F & EF & EBeschaffungBeschaffung

HumanResources

HumanResources

InfrastrukturInfrastruktur

Transaktionszyklen

Vier Transaktionszyklen sind den meisten Unternehmen gemein:

1 Einnahmenzyklus2 Ausgabenzyklus3 Produktionszyklus4 Finanzierungszyklus

Transaktionszyklen

Zyklus Nr. 5: Jahresabschluß-Zyklus. Der Jahresabschluß-Zyklus ist kein operativer

Zyklus (Reporting Cycle). Dieser Zyklus erhält Daten aus den anderen

Zyklen und transformiert diese zu Berichten.

Internes Kontrollsystem

Der interne Kontrollprozess soll folgende Zielerreichungen hinlänglich garantieren:

– Zuverlässigkeit des finanziellen Berichtswesens

– Effektivität und Effizienz operativer Abläufe– Einhaltung aller relevanten gesetzlichen

Bestimmungen und Standards

Internes Kontrollsystem

Woraus besteht das IKS?– Kontollumgebung (control environment)– Risiko-Einschätzung (risk assessment)– Kontrollhandlungen (control activities)– Information und Kommunikation– Überwachung (monitoring)

Internes Kontrollsystem

Wie wird das Prinzip der Funktionstrennung im Rechnungswesen umgesetzt?

Keine Abteilung bzw. kein einzelner Mitarbeiter sollte die Berichtsfunktion über seine eigene operative Tätigkeit ausüben.

Was ist eine interne Prüfung (internal audit)? … eine unabhängige Kontrolle durch eigene

Mitarbeiter.

Lernziel 2

Begreifen der Organisationsstruktur der

Informationsfunktion in Unternehmen

Informationsfunktion

Die Informationsfunktion verarbeitet die Daten zu Informationen.

Innerhalb der Unternehmen hat sich diese Funktion organisatorisch zunehmend kompliziert bis hin zu hochspezialisierten technischen Abteilungen.

Informationsfunktion

ManagerSystemsAnalysis

ManagerProgramming

ManagerOperations

ManagerTechnicalSupport

ManagerUser

Support

ChiefInformation

OfficerSteering

Committee

Informationsfunktion

ManagerProgramming

ManagerSystemsAnalysis

ApplicationAnalysts

ApplicationProgrammers

Informationsfunktion

ManagerOperations

MaintenanceProgrammers

ComputerOperators

DataEntry

Operators

FileLibrarian

Informationsfunktion

ManagerTechnicalSupport

CommunicationAnalysts

DatabaseAdministration

SystemsProgrammers

Informationsfunktion

Eine andere Möglichkeit besteht darin, in den Bereichen Systemanalyse und Programmierung eine Projektorganisation vorzusehen.

Dabei werden Systemanalytiker und Programmierer einzelnen Projekten zugewiesen.

Lernziel 3

Anwendungen der Informationstechnologie in

Unternehmensorganisationen

End-User Computing

End-user computing (EUC) bedeutet die direkte Umsetzung von Algorithmen in Code durch den Endanwender.

Die Endanwender erstellen ihre eigenen Problemlösungen, wobei die Organisation die Ressourcen zur Verfügung stellt.

User SubmitsQuery Language

Job

User SubmitsQuery Language

Job

User ReportUser Report

DatabaseAccounts Receivable

Data

DatabaseAccounts Receivable

Data

Query LanguageProcessor

Query LanguageProcessor

DatabaseAccess Control

Software

DatabaseAccess Control

Software

EUC am Großrechner

Traditioneller Ansatz

End User Information SystemSpecialists

Datenverarbeitung für den End User

Data Processing

Datenverarbeitung für den End User

End-User Ansatz

End UserDatabase Software on

Personal ComputerData

Processing

Datenverarbeitung für den End User

Personal computers (PCs) geben dem End User die Möglichkeit zu eigenen Lösungen.

Wenn die Daten einmal verfügbar sind, kann der End User sie selbst weiter

verarbeiten.

Quick-Response Technologie

Quick-response Systeme sind für den Total Quality Performance-Ansatz (TCP) erforderlich.

TQP wird auch als TQM oder Total Quality Management bezeichnet.

Wesentliche Grundhaltung: alles soll schon beim ersten mal “richtig” gemacht werden.

TQP fokussiert auf die Kundenzufriedenheit.

Quick-Response Technologie

Voraussetzungen für die Quick-Response Technologie:

1 Standardisierte Hard- und Software2 Electronic Data Interchange (EDI)3 Universal Product Code (UPC = Bar Code) zur

Produktidentifizierung (Scannerkassen etc.)

Quick-Response Technologie

Electronic DataInterchange

Electronic DataInterchange

Versand der Lieferung

Versand der Lieferung

Produktverkauf beim Händler

Produktverkauf beim Händler

Scan Bar CodeScan Bar Code

Computer System

(Hersteller)

Computer System

(Händler)

Web Commerce

Verkäufe via World Wide Web steigen weiter an.

Vorteile? Für Kunden: kein “Anstellen” im

Geschäftslokal. Für Händler: Kostenersparnis durch

automatisierten Bestellvorgang.

Electronic Data Interchange

EDI = der direkte Transfer von Geschäftsdaten (computer-to-computer) über ein Kommunikationsnetzwerk.

Unterschied zwischen EDI und email? email: die Nachrichten werden von Menschen

erzeugt und gelesen. Bei EDI werden die Nachrichten direkt

zwischen Computern ausgetauscht.

Electronic Data Interchange

Händler HerstellerBestellung

spartPapierspartPapier

spartZeitspartZeit

Computer-Integrated Manufacturing

Computer-integrated manufacturing (CIM) ist ein integriertet Ansatz zum IT-Einsatz in Produktionsbetrieben.

CIM reduziert IT-Kosten und verbindet Hersteller, Händler und Kunden durch den Einsatz von EDI.

Computer-Integrated Manufacturing

Woraus besteht ein CIM System?– computer-aided design (CAD) workstations– Echt-Zeit Produktionsüberwachungs- und – -kontrollsystem– Bestell- und Lagerverwaltungssystem

Electronic Funds Transfer (EFT)

Electronic Funds Transfer Systeme sind Zahlungssysteme, in denen Kommunikation und Verarbeitung hauptsächlich oder ausschließlich elektronisch erfolgen.

Banken können dadurch mit den EDI-Anwendungen ihrer Kunden kommunizieren.

Lernziel 4

Die Entwicklung von Informationssystemen

verstehen

Systementwicklung im Rechnungswesen

AIS können entweder intern (durch eigene Mitarbeiter) oder extern (von Softwarefirmen) entwickelt werden.

Die Systementwicklung sollte durch interne und externe Prüfer (Audits) begleitet werden (extern: WP, intern: Innenrevision).

Systementwicklung im Rechnungswesen

Die 3 Phasen der Systementwicklung:– Systemanalyse– Systems-Design– System-Implementierung

Systementwicklung im Rechnungswesen

Systemanalyse: Lösungsansätze für spezifische Problemstellungen entwickeln und bewerten.

Der Schwerpunkt liegt auf der Gesamtfunktion des Systems.

Die einzelnen Zielsetzungen des Systems müssen gegeneinander abgewogen werden.

Systementwicklung im Rechnungswesen

Zielsetzungen der Systemanalyse:– Qualität der Information verbessern– interne Kontrolle verbessern– (wo möglich) Kosten reduzieren

Systementwicklung im Rechnungswesen

System-Design: Detailentwurf des in der Systemanalyse gewählten Lösungsansatzes.

Bewertung von Effektivität und Effizienz unterschiedlicher Desing-Varianten unter dem Blickwinkel der Funktionalität des Gesamtsystems.

Systementwicklung im Rechnungswesen

System-Implementierung: Konkrete Umsetzung des gewählten System-Desings (Programmierung, Installation).

Besteht aus folgenden Schritten:– Test (vor der eigentlichen Installation)– Systemdokumentation– System-Review (inkl. Abnahme)

System-Ansatz

Worin besteht der System-Ansatz? Stufenweise Vorgangsweise bei der

Systementwicklung. Ziel ist die geordnete und kontrollierte

Umsetzung von System-Projekten. Besteht aus 6 Teilschritten

System-Ansatz

1 Definition der System-Ziele2 Entwicklung alternativer Lösungsansätze3 Systemanalyse4 System-Design5 System-Implementierung6 System-Evaluierung

Verhaltenstheoretische Aspekte

Durch neue IT-Systeme werden neue Arbeits-Beziehungen zwischen den vorhandenen Mitarbeitern etabliert.

Es ändern sich die Arbeitsinhalte und u.U. auch die Organisationsstruktur.

Technische, verhaltenstheoretische, situative und persönliche Aspekte müssen berücksichtigt werden (Akzeptanz)!

Verhaltenstheoretische Aspekte

Die Mitarbeiter-Akzeptanz und –Schulung muss bereits in der Design-Phase sichergestellt werden.

Das System sollte von Anfang an aus der Endanwender-Sicht im Kontext der konkreten Organisation geplant und entwickelt werden.