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SAP Enterprise Module MM/FI
Stammdaten Kreditor
Gabriela Thuemmler 1 07.02.2016
Allgemeine Prozesse Stammdaten Kreditor
SAP Enterprise Module MM/FI
Stammdaten Kreditor
Gabriela Thuemmler 2 07.02.2016
Inhaltsverzeichnis
1 Überblick Kreditorenstammdaten .................................................................................................................................................... 3 1.1 Struktur ................................................................................................................................................................................. 4 1.2 Stammsätze Geschäftspartner Strukturen .................................................................................................................................. 5 1.3 Kreditorenstammsatz Bereiche .................................................................................................................................................. 6 1.4 Kontengruppen ....................................................................................................................................................................... 7 1.5 Partnerrollen ........................................................................................................................................................................... 8 1.6 Ansprechpartner Kreditor ......................................................................................................................................................... 9 1.7 Lieferantentexte .................................................................................................................................................................... 10
2 Kreditor als Debitor ..................................................................................................................................................................... 11 3 Einmallieferanten ........................................................................................................................................................................ 12
3.1.1 Beispiel Zuordnung Partnerrolle Spediteur im Kreditorenstamm: ............................................................................................ 13 3.2 Zahlungsbedingungen Kreditor ................................................................................................................................................ 14
4 Kreditor bearbeiten ..................................................................................................................................................................... 15 4.1 Kreditor anlegen Transaktion XK01 – Einstiegsbild ..................................................................................................................... 16
4.1.1 Kreditor anlegen Transaktion XK01 – Anschrift .................................................................................................................... 17 4.1.2 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Steuerung................................................................................................................... 18 4.1.3 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Zahlungsverkehr.......................................................................................................... 19 4.1.4 Kreditor anlegen Transaktion XK01 Ansprechpartner ............................................................................................................ 20 4.1.5 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Buchungskreisdaten ..................................................................................................... 21 4.1.6 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Kontoführung .............................................................................................................. 22 4.1.7 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Zahlungsverkehr.......................................................................................................... 23 4.1.8 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Korrespondenz ............................................................................................................ 24 4.1.9 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Einkaufsorganisationsdaten ........................................................................................... 25 4.1.10 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Partnerrollen ............................................................................................................ 26
4.2 Kreditor sperren .................................................................................................................................................................... 27 4.3 Kreditorentexte ..................................................................................................................................................................... 28 4.4 Gesprächsprotokoll ................................................................................................................................................................ 29 4.5 Kreditor löschen .................................................................................................................................................................... 30
5 Einmallieferant anlegen ............................................................................................................................................................... 31
SAP Enterprise Module MM/FI
Stammdaten Kreditor
Gabriela Thuemmler 3 07.02.2016
1 Überblick Kreditorenstammdaten
Definition
Eine Firma hat im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit mit unterschiedlichen natürlichen und juristischen Personen zu tun: Ein Kunde bestellt von
der Firma Waren. Damit die Waren ordnungsgemäß an den Kunden geliefert werden, wird gegebenenfalls ein Spediteur mit der Lieferung
beauftragt. Ein Vertriebssachbearbeiter bearbeitet die Geschäftsvorfälle in der Firma. Alle Rollen, die eine natürliche oder juristische Person
einnehmen kann, werden im SAP-System als Geschäftspartner abgebildet.
Geschäftspartner
Ihre Firma hat geschäftlichen Kontakt mit den Geschäftspartnern Debitor und Kreditor und Personal, deren Daten in eigenen Stammsätzen
gespeichert werden.
Kreditoren
Kreditorische Geschäftspartner, wie z.B. Lieferanten und Spediteure, werden in einem Kreditorenstammsatz verwaltet. Falls ein Lieferant
gleichzeitig Kunde ist, kann diese Verknüpfung hergestellt werden.
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Stammdaten Kreditor
Gabriela Thuemmler 4 07.02.2016
1.1 Struktur
Verwendung
Daten zu Geschäftspartnern, mit denen Ihre Firma geschäftliche Beziehungen unterhält, erfassen Sie in Stammsätzen. Die Stammsätze
enthalten alle für die Abwicklung von Geschäftsvorgängen erforderlichen Daten, die sogenannten Stammdaten.
Werden alle Stammdaten vollständig erfasst, kann der Zeitaufwand bei der Bearbeitung von Geschäftsvorgängen erheblich verringert werden,
da die Stammdaten in die Vorgänge übernommen werden.
Der Kreditorenstamm enthält Informationen über die Lieferanten eines Unternehmens. Diese Informationen sind in einzelnen
Lieferantenstammsätzen abgelegt. Neben Name und Anschrift des Lieferanten umfaßt ein Lieferantenstammsatz z.B. Angaben über
die in Verbindung mit dem Lieferanten geltende Währung
Zahlungsbedingungen
Namen wichtiger Kontaktpersonen
Da der Lieferant in der Buchhaltung zugleich als kreditorischer Geschäftspartner des Unternehmens gilt, enthält der Lieferantenstammsatz auch
buchhalterische Daten wie z.B. das Abstimmkonto der Hauptbuchhaltung.
Über die SAP-Hilfe können Sie Details zur Bearbeitung von Kreditorenstammdaten recherchieren.
Link SAP-Hilfe
Kreditor Lieferantenstamm
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Stammdaten Kreditor
Gabriela Thuemmler 5 07.02.2016
1.2 Stammsätze Geschäftspartner Strukturen
Stammsätze für Geschäftspartner wie Lieferanten haben die folgenden Strukturen:
Der Kreditorenstamm enthält wesentliche Daten des Kreditors. Außerdem können dort auch Daten hinterlegt werden, die für bestimmte
Organisationsebenen (z.B. Buchungskreis, Einkaufsorganisation, Werk) des Unternehmens gelten.
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Stammdaten Kreditor
Gabriela Thuemmler 6 07.02.2016
1.3 Kreditorenstammsatz Bereiche
1. Allgemeine Daten
sind Daten, die für jeden Buchungskreis innerhalb Ihres Unternehmens gleichermaßen gelten, z.B. Anschrift, Telefonverbindung, Sprache
in der mit dem Kreditor kommuniziert wird, etc.
2. Buchungskreisdaten
sind Daten, die auf der Ebene des Buchungskreises geführt werden, z.B. Zahlungsverkehrsdaten oder Nummer des Abstimmkontos.
Durch die Angabe der Buchungskreisdaten entsteht ein in der Buchhaltung vorhandener Kreditor.
3. Einkaufsdaten
sind Daten, die für den Einkauf Ihres Unternehmens wichtig sind und pro Einkaufsorganisation geführt werden, z.B. Ansprechpartner,
Lieferbedingung (Incoterm), Zahlungsbedingung, Mindestbestellwert, etc.
Die Allgemeinen Daten sind je Kreditor nur einmal zu pflegen.
Die Buchungskreisdaten und die Einkaufsdaten sind für die Buchungskreise und Einkaufsorganisationen zu pflegen, in denen der Kreditor aktiv
ist.
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Stammdaten Kreditor
Gabriela Thuemmler 7 07.02.2016
1.4 Kontengruppen
Es müssen alle Kreditoren, deren Daten im SAP-System angelegt werden, einer Kontengruppe zugeordnet werden.
Die Kontengruppe bewirkt z.B., dass im Kreditorenstammsatz nur die für die jeweilige Rolle Ihres Geschäftspartners benötigten Bilder und
Felder angezeigt werden und eingabebereit sind.
Die Kontengruppe bestimmt
die Art der Nummernvergabe und den Nummernbereich, aus dem die Kontonummer zu vergeben ist und mit der das System den
Kreditoren identifiziert
ob es sich um CpD-Lieferanten (=Einmallieferant) handelt
welche Datenhaltungsebenen unterhalb der Einkaufsorganisation erlaubt sind (z.B. Lieferantenteilsortiment)
welche Partnerschemata gültig sind
Kontengruppen :
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Gabriela Thuemmler 8 07.02.2016
1.5 Partnerrollen
Der Geschäftspartner Kreditor kann gegenüber dem Unternehmen in verschiedenen Rollen auftreten. So ist ein Kreditor zum Beispiel während
eines Beschaffungsvorgangs zuerst die Bestelladresse des Unternehmens, dann der Warenkreditor, der Rechnungssteller und schließlich der
Zahlungsempfänger. Aus diesem Grund können dem Kreditor mehrere Partnerrollen zugewiesen werden.
Eine oder mehrere dieser Rollen können auch von anderen Kreditoren eingenommen werden. Diese Daten werden bei den zugehörigen
logistischen und buchhalterischen Folgefunktionen verwendet.
Partnerrollen SAP Standard:
Schlüssel Bezeichnung Bemerkung
LF Lieferant Standardrolle
BA Bestelladresse Standardrolle
WL Warenlieferant Standardrolle
RS Rechnungssteller Standardrolle
SP Spediteur Standardrolle
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Stammdaten Kreditor
Gabriela Thuemmler 9 07.02.2016
1.6 Ansprechpartner Kreditor
Für einen Kreditoren werden auch heute schon Ansprechpartner hinterlegt und diese sollen auch nach SAP übernommen und dort gepflegt
werden. inkl. diverser Zusatzinformationen zum Ansprechpartner (Telefon, E-Mail, etc.)
Anmerkung:
Da die Ansprechpartner in SAP in den allgemeinen Daten hinterlegt sind und es aber je Gesellschaft unterschiedliche Ansprechpartner geben
kann, wird ein Unterscheidungskriterium / Zuordnungskriterium der Ansprechpartner zu Gesellschaft benötigt.
Lösungsansatz:
Eine Identifizierung der Werkzugehörigkeit des Ansprechpartners erfolgt über die Spalte Abteilung oder Funktion bei der Pflege des
Ansprechpartners.
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Gabriela Thuemmler 10 07.02.2016
1.7 Lieferantentexte
Standard SAP steuert über ein Kennzeichen, ob ein Text eine Information darstellt oder gedruckt werden soll.
Umsetzung in SAP:
Lieferantentexte können sowohl auf Ebene der Allgemeinen Daten hinterlegt werden, aber auch je Buchungskreis und
Einkaufsorganisation. Es gibt hier jeweils unterschiedliche Texte die steuern, ob der Text aktiv im Prozess verwendet werden soll, oder
rein informativ ist.
(z.B. Bestelltext als Text der angedruckt wird auf Einkaufsformularen oder Bestellinfotext als rein informativer Text.)
Beispiel Texte auf Ebene Einkaufsorganisation im Kreditorenstamm:
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Gabriela Thuemmler 11 07.02.2016
2 Kreditor als Debitor
Kreditoren können auch als Debitoren Geschäftsbeziehungen mit dem Unternehmen pflegen, diese sind sowohl als Kreditor als auch als
Debitoren anzulegen. Im Debitorenstamm wird die Kreditorennummer als Verweis auf den Kreditorenstammsatz eingetragen und umgekehrt.
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Gabriela Thuemmler 12 07.02.2016
3 Einmallieferanten
Einmalkreditoren sind sogenannte CpD-Kreditoren (Conto-pro-Diverse).
Hierbei handelt es sich um Kreditoren, von denen nur einmal oder selten Material bezogen wird. Solche Kreditoren können in speziellen
Stammsätzen angelegt werden und sind einer eigenen Kontengruppe zugeordnet.
Im Unterschied zu anderen Stammsätzen wird ein CpD-Stammsatz für mehrere Kreditoren genutzt, um nicht unnötig viele Stammsätze anlegen
zu müssen. Deshalb dürfen im Stammsatz für CpD-Kreditoren keine lieferantenspezifischen Daten gespeichert werden.
Beim Anlegen eines CpD-Kreditorenstammsatzes muss eine CpD-Kontengruppe vergeben werden. Über diese Kontengruppe werden die
lieferantenspezifischen Felder ausgeblendet. Diese Daten müssen erst beim Anlegen eines Einkaufsbelegs, z.B. einer Bestellung, eingegeben
werden.
Beim Anlegen eines Einkaufsbeleges mit einem CpD- Kreditoren wird der Sachbearbeiter aufgefordert, die Lieferantenanschrift zu pflegen, es
sind Name und Anschrift des Kreditoren einzugeben.
CpD-Stammsätze können wie alle anderen Kreditorenstammsätze angezeigt, gesperrt oder gelöscht werden.
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Stammdaten Kreditor
Gabriela Thuemmler 13 07.02.2016
3.1.1 Beispiel Zuordnung Partnerrolle Spediteur im Kreditorenstamm:
Der als Partnerrolle hinterlegte Spediteur wird hier bei Anlage der Bestellung in die Bestellung gezogen:
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Gabriela Thuemmler 14 07.02.2016
3.2 Zahlungsbedingungen Kreditor
Damit die Zahlungsbedingungenen in der Lieferantenrechnungsprüfung aus dem Lieferantenstamm vorbelegt werden, müssen diese in den
Einkaufsdaten im Kreditorenstamm gepflegt werden:
In den Zahlungsbedingungen kann der Zahlweg mitgegeben werden. Dieser kann dann auch auf den Einkaufsformularen mit angedruckt
werden.
Hinweis: Gibt es zu einer Zahlungsbedingung (Beispiel: 14Tage 3%; 30Tage Netto) mehrere Zahlwege so ist diese Zahlungsbedingung je
Zahlweg mehrmals anzulegen.
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Gabriela Thuemmler 15 07.02.2016
4 Kreditor bearbeiten
1. Mit Transaktion XK01 werden Stammdaten zum Kreditor in einem Schritt angelegt (allgemeine Daten, Buchungskreisdaten und
Einkaufsdaten)
2. Werden Stammdaten getrennt voneinander in Buchhaltung und Einkauf angelegt verwendet man verschiedene Transaktionen
1. FK01 für die Finanzbuchhaltung zur Anlage der Allgemeinen Daten und der Buchungskreisdaten
2. MEK1 für den Einkauf zur Anlage der Allgemeinen Daten und der Einkaufsdaten
Es obliegt den internen Entscheidungsträgern, wer die Zuständigkeit für die Anlage welcher Daten hat und welche Transaktionen verwendet
werden.
In diesem Dokument wird der Kreditorenstamm ganzheitlich betrachtet daher wird die Funktionalität mit den XK*-Transaktionen erläutert.
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Gabriela Thuemmler 16 07.02.2016
4.1 Kreditor anlegen Transaktion XK01 – Einstiegsbild
Erfassen:
Buchungskreis
Einkaufsorganisation
Kontengruppe (=KRED für „Normallieferant)
Kreditorennummer leer falls interne Nummernvergabe eingestellt
optional Lieferant als Vorlage verwenden
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Gabriela Thuemmler 17 07.02.2016
4.1.1 Kreditor anlegen Transaktion XK01 – Anschrift
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Gabriela Thuemmler 18 07.02.2016
4.1.2 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Steuerung
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Gabriela Thuemmler 19 07.02.2016
4.1.3 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Zahlungsverkehr
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Gabriela Thuemmler 20 07.02.2016
4.1.4 Kreditor anlegen Transaktion XK01 Ansprechpartner
Details zum Ansprechpartner:
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Gabriela Thuemmler 21 07.02.2016
4.1.5 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Buchungskreisdaten
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Gabriela Thuemmler 22 07.02.2016
4.1.6 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Kontoführung
Abstimmkonto (=Abstimmkonto in der Hauptbuchhaltung Das Abstimmkonto in der Hauptbuchhaltung ist das Konto, das bei den üblichen
Buchungen (z.B. Rechnung, Zahlung) parallel zum Konto der Nebenbuchhaltung fortgeschrieben wird. Bei besonderen Buchungen (z.B.
Anzahlung, Wechsel) wird dieses Konto durch ein anderes Konto ersetzt (z.B. 'Erhaltene Anzahlungen' statt 'Forderungen').Die Ersetzung erfolgt
aufgrund des Sonderhauptbuch-Kennzeichens, das bei solchen Buchungen anzugeben ist.
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Gabriela Thuemmler 23 07.02.2016
4.1.7 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Zahlungsverkehr
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Gabriela Thuemmler 24 07.02.2016
4.1.8 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Korrespondenz
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Gabriela Thuemmler 25 07.02.2016
4.1.9 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Einkaufsorganisationsdaten
SAP Enterprise Module MM/FI
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Gabriela Thuemmler 26 07.02.2016
4.1.10 Kreditor anlegen Transaktion XK01 - Partnerrollen
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Stammdaten Kreditor
Gabriela Thuemmler 27 07.02.2016
4.2 Kreditor sperren
Transaktion Pfad
XK05 Logistik-Materialwirtschaft-Einkauf-Stammdaten-Lieferant-Zentral-Sperren
Ein Kreditorenstammsatz kann z.B. gesperrt werden, wenn Sie die Geschäftsbeziehungen zu einem Lieferanten vorübergehend nicht mehr
unterhalten wollen oder der Lieferant noch nicht zur Bearbeitung freigegeben ist.
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Stammdaten Kreditor
Gabriela Thuemmler 28 07.02.2016
4.3 Kreditorentexte
Die im Kreditorenstamm hinterlegbaren Texte können bei Anlage einer Bestellung in den Beleg übernommen werden.
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Stammdaten Kreditor
Gabriela Thuemmler 29 07.02.2016
4.4 Gesprächsprotokoll
Sie können ein vorhandenes Dokument an einen Kreditorenstammsatz anhängen.
Dieses Dokument wird dann im SAP-System auf der Datenbank gespeichert alle Benutzer können danach zentral darauf zugreifen. Beim Öffnen
des Dokumentes wird automatisch eine lokale Kopie davon erstellt, die nur dazu dient, das Dokument anzeigen zu können. Nach einer
Änderung wird das Dokument allerdings wieder auf der SAP-Datenbank abgespeichert.
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Gabriela Thuemmler 30 07.02.2016
4.5 Kreditor löschen
Transaktion Pfad
XK06 Logistik-Materialwirtschaft-Einkauf-Stammdaten-Lieferant-Zentral-zum löschen vormerken
Einen Kreditorenstammsatz merken Sie z.B. zum Löschen vor, wenn Sie mit dem Lieferanten keine geschäftlichen Beziehungen mehr
unterhalten. Mit Hilfe des Löschvormerkkennzeichens markieren Sie den Kreditorenstammsatz sodass das entsprechende
Reorganisationsprogramm diesen Stammsatz später erkennt und aus der Datei löscht. Der Stammsatz wird erst dann endgültig gelöscht, wenn
keine von ihm abhängigen Daten mehr vorhanden sind.
Die Löschvormerkung wird an Warn- und Fehlermeldungen erkennbar, sobald z.B. eine Bestellung erfasst werden soll.
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