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AUTOMATISIERTE PROZESSE IN DER SAP-STELLENWIRTSCHAFT (MODUL PM)

Rudolf Hofmeister, Renate MücklBayer. Staatsministerium der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat

20.09.2016 © DSAG / Deutschsprachige SAP® Anwendergruppe e.V. 2

INHALTSVERZEICHNIS

1. Zukunftsthema E-Government1.1 Einleitung1.2 E-Government in Bayern1.3 Ziele und Lösungen1.4 Einsatzszenarien Stellenwirtschaft

2. Prozesse in der Stellenwirtschaft2.1 SAP-Mail2.2 Automatische Systemreaktionen2.3 Massenerfassungsprozesse2.4 Kapitalisierung / Massenkapitalisierung2.5 Sonstige Funktionen im Freistaat Bayern

3. Fazit

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1.1 Einleitung

Zukunftsthema E-Government

• Digitale Verwaltung in Bayern• Montgelas 3.0 “Vom Blatt zum Byte“• Breitbandausbau - Datensicherheit -

Ausbau E-Government / BayEGovG

Verwaltungsleistungen jedem Bürger orts- und zeitunabhängig elektronisch zur Verfügung zu stellen

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1.2 E-Government in Bayern

E-Government nach außen• Bürgerkonto und Bürgerdienste, Portale,

• sichere elektronische Antrags- und Bezahlverfahren für Bürger und Wirtschaft

E-Government nach innen

• Mitarbeiterserviceportale, digitale Prozesse und Verfahren, digitale Akten

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1.3 Ziele und Lösungen

Effiziente Verwaltung – Mehrwerte durch

• Standardisierung von IT und Prozessen

• Medienbruchfreie Prozesse / intelligente Schnittstellen

• Optimale Systemunterstützung

• Massenverarbeitungsfunktionen

Verdeutlichung der Ziele effizienter Verwaltung am Beispiel der SAP-Stellenwirtschaft (SAP HCM Modul PM)

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1.4 Einsatzszenarien Stellenwirtschaft

Stellenwirtschaft im Bereich öffentliche Verwaltung

• Bund

• Länder

• Kommunen

• Universitäten / Hochschulen

• Sonstige Einrichtungen (z.B. BA)

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Automatische Benachrichtigung des zuständigen Stellenbewirtschafters bei stellenrelevanten Datenänderungen in der Personaladministration

2.1 SAP-Mail

Nutzung SAP Business Workplace bei getrennten Zuständigkeiten mit direkter Weiterverarbeitung aus SAP-Mail

PA-SB(1)

PA-SB(2) PM-SB

SAP-Mail

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Automatische Benachrichtigung des zuständigen Stellenbewirtschafters bei stellenrelevanten Datenänderungen in der Personaladministration

2.1 SAP-Mail

SAP Business Workplace

Direkter Absprung aus dem Business Workplace in die Transaktion HRPBCM zum Finanzierungspopup der Person

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2.2 Automatische Systemreaktion

Vielfältige Systemunterstützung beim Ausbringen der Finanzierungsverknüpfungen

Bedarfsermittlung in STA und EURO

Verfügbarkeitsprüfung

Prüfung Finanzierungsregeln

Finanzierungsübersicht

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2.2 Automatische Systemreaktion

Personalmaßnahme „Austritt mit Abgrenzung der Stellenverrechnung“

Automatisches Abgrenzen der Finanzierungsverknüpfung innerhalb der Maßnahme

Automatisches Ausbringen der Wiederbesetzungssperre mit Vorschlagswerten

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2.2 Budgetkontrolle auf Knopfdruck

Freie und beanspruchbare Stellenanteile

Budget kontrollieren…

Verfügbare Geldmittel

Detaillierte Darstellungstichtags- und zeitraumbezogen Schneller Überblick pro

Betrachtungszeitraum

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2.3 Massenerfassungsprozesse

Schnell- und Massenerfassung

• Dialoganwendung für häufig wiederkehrende Maßnahmen bei bestimmten Personengruppen

• zur schnellen und optimierten Datenerfassung • Datenimport per Schnittstellen• mit kontrollierter automatischer Verarbeitung der Daten

Deutliche Steigerung der Effizienz und Wirtschaftlichkeit

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2.3 Massenerfassungsprozesse

Gesamtübersicht Schnell-/Massenerfassung

Infotyp 0000 - nnnn

Report

automatisches

Verbuchen

SchnellerfassungMassenerfassung

Arbeitsvorrat

Funktionsbaustein

PM

Funktionsbaustein

PA

Verbuchen der Daten

Import-

schnitt-

stellen

z.B.

Bewerber

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Überblick Schnellerfassung

2.3 Massenerfassungsprozesse

Start der Maßnahme über eine eindeutig zugeordnete Transaktion

Anzeige aller für die Abbildung der Maßnahme notwendigen Eingabefelder auf einer Maske

Verwendung der Such- und Eingabehilfen im SAP-Standard

Verprobung der Eingabedaten gegen die beteiligten Originalinfotypen

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2.3 Massenerfassungsprozesse

Überblick Massenerfassung

Tabellarische Darstellung des Arbeitsvorrates

Start der Maßnahme über eine eindeutig zugeordnete Transaktion

Erfassung der Daten zur Maßnahme einzelner oder mehrerer Personalfälle des Arbeitsvorrates

Durchführen der Maßnahme bzw. Verproben der Maßnahme

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2.3 Massenerfassungsprozesse

Erfassung der Daten zur Maßnahme

Erfassen der Daten zu den Personen direkt in den eingabebereiten Feldern der Tabelle

Erfassen der Daten über die in der Tabelle markierten Personen mittels zusätzlichem Eingabefenster

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2.3 Massenerfassungsprozesse

Massenfinanzierung

• Gleichzeitiges Verbuchen vieler Personen auf einer Haushaltsstelle • Nur einmalige Vorgabe der Finanzierungsdaten notwendig• Voraussetzung ist 1:n-Darstellung im Stellenplan (d.h. alle Stellenanteile einer

Stellengruppe werden auf einem einzigen BU-Objekt ausgebracht):

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2.3 Massenerfassungsprozesse

Massenfinanzierung (Stellenanteile)

Auswahl der zu bearbeitenden Personalfälle über die Suchwerkzeuge im SAP-Standard

Erfassen der Daten mittels zusätzlichem Eingabefenster; Ergänzen der Daten über Eingabehilfen

Verproben der Finanzierung (Prüfung Gültigkeit der Objekte, Verfügbarkeit)

Durchführung der Finanzierung (Verbuchen in der Datenbank)

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2.3 Massenerfassungsprozesse

Verknüpfung von Prozessen

Direkte Verknüpfung eines Verarbeitungsschrittes mit einer Folgeverarbeitung

Automatisches Anlegen eines Arbeitsvorrates zur Folgeverarbeitung

„Arbeitspaket“ des Arbeitsvorrates muss vollständig verarbeitet sein

Folgeverarbeitung wird durch einen eigenen Transaktionscode aufgerufen (Zuordnung Berechtigung)

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2.3 Massenerfassungsprozesse

PA-SB(1)

PA-SB(2)

PA-SB(3)

PA-SB(4)

PA-SB(5)

B

PA-SB(6)

PA-SB(7)

PA-SB(8)

C

PM-SB(1)

A;B

PM-SB(2)

C

B3HC

3HC;3YD

3YD

2CI

2CI

Automatische Übertragung eines Folgearbeitsvorrats zur Stellenbewirtschaftung

• Zuordnung über Sachbearbeiterkennzeichen in den Benutzervorgaben am User

• Fortschreibung der Arbeitsvorräte bei weiteren Verbuchungen von Personalfällen

• Aufruf über eigene Transaktion

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2.4 Kapitalisierung und Massenkapitalisierung

Automatisches Umwandeln von freien Stellenanteilen in Geldmittel

Automatische Stellensperre bei der abgebenden (STA-)Stelle und automatische Budgetverstärkung bei der aufnehmenden (Mittel-)Stelle

• Ermittlung Kapitalisierungshöhe abhängig von Tarifgruppe des BU-Objekts• Rekapitalisierung möglich• Massenkapitalisierung mittels Report

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Deputatsverwaltung

Automatische Bedarfsermitt-lung von Deputatsstunden

Automatische Prüfung Deputatsverfügbarkeit

2.5 Sonstige Funktionen im Freistaat Bayern

• Deputatsfestsetzung an der Person (Deputats-Ist)• Lehrdeputat am BU-Objekt (Deputats-Soll)• Erfüllung des Lehrdeputats über kundeneigene Verknüpfung

zwischen Person und BU-Objekt

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Stellenzuweisung, Stellenmitbewirtschaftung

Automatisches Anlegen eines Stellenvermerks am Quell-BU und automatisches Ausbringen eines beanspruchbaren BU-Objekts in der Zielstruktur

• Zuweisung von BU-Objekten (STA und Mittel) an nachgeordnete Behörden• Mitbewirtschaftung von anderen Organisationseinheiten• Auswahl der Zuweisungsarten in gleichem Zuweisungspopup

2.5 Sonstige Funktionen im Freistaat Bayern

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Zahlreiche automatisierte Prozesse in der SAP-Stellenwirtschaft unterstützen erheblich in der täglichen Sachbearbeitung, die entscheidende Grundlage für Maßnahmen der Personalplanung und –entwicklung ist.

3. Fazit

Digitalisierung hilft maßgeblich, die künftigen Herausforderungen in der Verwaltung zu bewältigen.

VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT!

Name: Rudolf Hofmeister, Renate Mückl

Firma: Bayer. Staatsministerium der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat

Adresse: Odeonsplatz 4, 80539 München

Tel.: 089/2306-2563

E-Mail: renate.mueckl@stmflh.bayern.de