Bundesverwaltungsamt Der zentrale Dienstleister des Bundes Informationsveranstaltung zur ZUWES...

BundesverwaltungsamtDer zentrale Dienstleister des Bundes

Informationsveranstaltung zur ZUWES Online-Beleg- bzw. Teilnehmererfassung im ESF-Programm

CSR – Gesellschaftliche Verantwortung im Mittelstand

05.09.2012

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Inhalt

■ Belegabrechnung in ZUWES■ ZUWES-Eingaben zur Teilnehmendenverwaltung■ Erfassung von Unternehmen und strategischen Partnerschaften■ Berichterstattung – Ausgabenerklärung■ Mittelerstattung■ Fragen zu Einzelsachverhalten

■ Sammelbelege■ Personalkostenbelege / Besserstellungsverbot■ Beiträge zur Berufsgenossenschaft■ Verwaltungsgemeinkostenpauschale■ Öffentlichkeitsarbeit■ Reisekosten

■ Offene Fragerunde zu allgemeinen Themen

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Abrechnung Allgemein

ADELEGrundlage für die:

Zahlungsanträge Finanzabfragen Prozesssteuerung

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Abrechnung Allgemein

■ Originalbeleg (der/des Zuwendungsempfängerin/s)

■ Prüfbeleg (der/des Zuwendungsgeberin/s)

■ Korrekturbeleg (der/des Zuwendungsempfängerin/s)

■ Ausgabenerklärung■ Teilnehmendenbericht■ Jahresbericht = Zwischennachweis■ Endbericht = Verwendungsnachweis

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Abrechnung ZUWES: Belegerfassung

■ Prozess der Belegerfassung

■ Aufruf der Belegliste Nachdem der Bewilligungsbescheid bestandskräftig ist (nach Freigabe

durch das BVA), können Sie die Funktionen Belegliste, Berichtsliste und Ausgabenerstellung aufrufen.

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Abrechnung ZUWES: Belegerfassung

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Abrechnung ZUWES: Belegerfassung

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Abrechnung ZUWES: Belegerfassung

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Abrechnung ZUWES: Belegerfassung

BEACHTEN SIE: Der Beleg kann nicht über die die Projektnummer aufgerufen werden!

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Abrechnung ZUWES: Belegerfassung

Sofern Sie hier irrtümlich mal auf die Projektnummer klicken sollten, springt das System auf die ursprüngliche Projektanfangsseite zurück. Über die Belegliste gelangen Sie dann wieder zu Ihren Belegen und können hier die erneute Bearbeitung Ihres Beleges etc. vornehmen.

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Abrechnung ZUWES: Ausgabenerklärung

Zur Erstellung einer Ausgabenerklärung klicken Sie bitte auf den Button„Ausgabenerklärung erstellen“.

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Abrechnung ZUWES: Ausgabenerklärung

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Abrechnung ZUWES: Ausgabenerklärung

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Ausgabenerklärung

Bewilligte Kosten laut AntragBewilligte Kosten laut Antrag

Belegte Ausgaben laut BelegerfassungBelegte Ausgaben laut Belegerfassung

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Abrechnung ZUWES: Ausgabenerklärung

Finanzierung der Ausgabenerklärung:

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Abrechnung ZUWES: Ausgabenerklärung

„tatsächliche Einnahmen“

„geplante Einnahmen“

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Abrechnung ZUWES: Korrekturbeleg

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Abrechnung ZUWES: Korrekturbeleg

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Abrechnung ZUWES: Korrekturbeleg

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Abrechnung ZUWES: Prüfbeleg auf SB-Ebene

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Teilnehmendenverwaltung Allgemein

Teilnehmendenverwaltung in ZUWES:

Definition Teilnehmerin/Teilnehmer:Teilnehmer/innen sind alle Personen aus der Zielgruppe

oder den Zielgruppen Ihres Vorhabens, die eine oder mehrere Maßnahmen darin durchlaufen.

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Teilnehmendenverwaltung Allgemein

Es wird zwischen langfristigen Maßnahmen und so genannten Bagatellmaßnahmen unterschieden.

Zu den Bagatellmaßnahmen werden sämtliche Vorhaben gezählt, die folgende geförderte Aktivitäten vorsehen:Teilnahme an individuellen Kurzberatungen (max. 4 Std. z.B. Telefonberatung, Beratungen von Unternehmen);Teilnahme an kollektiven Informationsveranstaltungen (max. 1 Tag bzw. 8 Std. z.B. Großveranstaltungen, Orientierungstag etc.)

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Teilnehmendenverwaltung

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Teilnehmendenverwaltung : Teilnehmendenerfassung Beleg Teil1

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Teilnehmendenverwaltung : Teilnehmendenerfassung Beleg Teil2

Alle mit einem Stern * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder!Hinweis: Die Daten im TRS werden anonymisiert verarbeitet, dies bedeutet wederdas BVA noch Dritte können die Daten sehen. Es werden nur die kumuliertenZahlen über das ADELE System an die EU weitergeleitet.

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Teilnehmendenverwaltung

Mit dem Button „TLN prüfen“ kann der einzelne oder es können alle Teilnehmer überprüft werden. Hierbei findet keine Plausibilitätsprüfung statt. Die Angaben werden auf Ihre Vollständigkeit hin überprüft.

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Teilnehmendenverwaltung : Jahresberichte

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Teilnehmendenverwaltung : Jahresberichte

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Teilnehmendenverwaltung : Jahresberichte

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Teilnehmendenverwaltung : Jahresbericht „bearbeiten“ (1)

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Teilnehmendenverwaltung : Jahresbericht „bearbeiten“ (2)

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Teilnehmendenverwaltung : Jahresbericht „bearbeiten“ (3)

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Erfassung von Unternehmen / strategischen Partnern

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Erfassung von Unternehmen / strategischen Partnern

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Weiterleitung der Berichte

Ausgabenerklärung6 pro Jahr (alle 2 Monate)Ausgabenerklärung

6 pro Jahr (alle 2 Monate)

Teilnehmenden-DatenTeilnehmenden-Daten

Jahresbericht bzw. Zwischenverwend

ungsnachweis1 pro Jahr

Jahresbericht bzw. Zwischenverwend

ungsnachweis1 pro Jahr

Endbericht = Verwendungs-

nachweis

Endbericht = Verwendungs-

nachweis

Ausgabenerklärung6 pro Jahr (alle 2 Monate)Ausgabenerklärung

6 pro Jahr (alle 2 Monate)Ausgabenerklärung

6 pro Jahr (alle 2 Monate)Ausgabenerklärung

6 pro Jahr (alle 2 Monate)Ausgabenerklärung

6 pro Jahr (alle 2 Monate)Ausgabenerklärung

6 pro Jahr (alle 2 Monate)Ausgabenerklärung6 pro Jahr (alle 2 Monate)Ausgabenerklärung

6 pro Jahr (alle 2 Monate)Ausgabenerklärung

6 pro Jahr (alle 2 Monate)Ausgabenerklärung

6 pro Jahr (alle 2 Monate)

Jahresbericht = Zwischen-nachweis

(Sachbericht und zahlenmäßiger

Nachweis)

Jahresbericht = Zwischen-nachweis

(Sachbericht und zahlenmäßiger

Nachweis)

Die Berichterstattung pro Jahr steht in Abhängigkeit zu der Laufzeit jedes einzelnen Projektes

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Fragen zu Einzelsachverhalten

Thema: Personalkosten

Sammelbeleg für unterschiedliche Ausgabenpositionen mit unterschiedlichen Zahldaten:

Gehaltszahlung (an den MA) SV-Beiträge/Umlagen (an die KV) VWL (Bausparkasse/Pensionskasse)

Monatliche Zusammenfassung in einem Abrechnungsbeleg Dokumentation aller Einzelausgabenpositionen notwendig Zahldatum: Fiktion des letzten Kalendertags im lfd. Monat (zur

Vereinfachung)

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Fragen zu Einzelsachverhalten

Thema: Personalkosten - notwendige Angaben:

■ TvöD Eingruppierung und Stufe gem. Bewilligung ■ Vertraglich geschuldete Arbeitszeit: [z.B. 30h/Wo.]■ Davon Stellenanteil im Projekt: [z.B. 75% = 22,5h/Wo.]■ AN-Brutto Gehalt■ VWL (bis maximal 6,65 € ansetzbar gem. TVöD – Vorlage Vertrag!)■ bAV / Entgeltumwandlung / Pensionskasse / VBL (6,45 % des AN-

Netto)■ Sozialversicherungsabgaben des Arbeitgebers (SV-AG)■ Umlagen U1/U2/Insolvenzgeldumlage■ Sonstige Zahlungen / Einmalzahlungen / Sonderzahlungen

Bitte entnehmen Sie die Zahlen immer Ihren Lohnjournalen bzw. Gehaltsabrechnungen um Fehler zu vermeiden.

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Fragen zu Einzelsachverhalten

Thema: Beiträge zur Berufsgenossenschaft

■ Als gesonderter Sammelbeleg zu erfassen ■ Stellenanteil im Projekt muss berücksichtigt werden

(ggfs. anteilige Anrechnung)■ Abrechnung erst nach Zugang der Beitragsrechnung■ Keine Erfassung kalkulatorischer Ansätze in

Personalbelegen!■ Nur tatsächlich kassenwirksame Ausgaben innerhalb

des Bewilligungszeitraums sind ansatzfähig

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Fragen zu Einzelsachverhalten

Thema: Pauschale für Verwaltungsausgaben Pauschale Abdeckung zuwendungsfähigerAusgaben, die nur indirekt einen Projektbezug aufweisen.

z. B.: Büromaterial, Mietnebenkosten, Ausgaben für Sozialräume, Telekommunikationskosten, Portokosten, Kosten im Zusammenhang von (Mitarbeiter-) Bewerbungen, Wartungskosten bzw. Hostingkosten, sonstige Verwaltungskosten, Kleinstbeträge etc.

Die Berücksichtigung dieser Ausgaben im Rahmen der Pauschale zeigt auf, dass sie als zuwendungsfähig bewertet werden.

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Fragen zu Einzelsachverhalten

Thema: Reisekosten■ Vorschriften des BRKG sind einzuhalten■ Dienstreisen müssen notwendig und projektbezogen

sein!■ Dienstreiseantrag und -genehmigung sind zu erstellen

und vorzuhalten (zur Abrechnung)■ Übernachtungskosten >60 € nur in begründeten

Ausnahmefällen (+Preisermittlung)■ Die Wegstreckenentschädigung pro Reise beträgt

höchstens 150,00 EUR.

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Fragen zu Einzelsachverhalten

Thema: Öffentlichkeitsarbeit

Bitte beachten Sie den Leitfaden Publizität

(Logos, Hinweistexte etc.)

Die Vorgaben gelten insbesondere auch für Ihre Webseite, Flyer, Broschüren und Pressemitteilungen!

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Hinweis: Behandlung von Anlagen in ZUWES

■ Im Menü Antrag, hier Reiter „Anlagen“ können projektabhängige Dokumente des Antragstellers hinterlegt bzw. hochgeladen werden

■ Sofern hier ein ZB erfolgt ist, können etwaige Unterlagen über den Menüpunkt „Anlagen verwalten“ hochgeladen werden. Dieser Button wird erst nach einem Statuswechsel sichtbar.

■ Mögliche Dateiformate sind: PDF, TXT, RTF, DOC, XLS, XLSX, JPG, JPEG, PNG, GIF, TIF(F) und BMP

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VIELEN DANK

FÜR IHRE

AUFMERKSAMKEIT!!!