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Firmenpräsentation workflow edv GmbH. Optimierung von administrativen und strategischen Personalprozessen bei gleichzeitiger Steigerung der Servicequalität!. Warum HR Software einsetzen?. Grundlage für effiziente und proaktive Personalarbeit Steigerung der Produktivität Messbarer ROI - PowerPoint PPT Presentation
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Firmenpräsentation workflow edv GmbH
Optimierung von administrativen und strategischen Personalprozessen bei gleichzeitiger Steigerung der Servicequalität!
Folie Nr. 2 Folie Nr. 2MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Warum HR Software einsetzen?
Grundlage für effiziente und
proaktive Personalarbeit
Steigerung der Produktivität
Messbarer ROI
Rechtliche Sicherheit
HR Reporting und
Verteilung der Daten
Folie Nr. 3 Folie Nr. 3MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Wer ist Workflow?
Gründungsjahr 2000 Eigenständiges HR Softwarehaus mit Sitz
der Entwicklung/Beratung in Wien/Österreich
Erfahrenes HR Consulting Team Ingersoll Rand Interflex Vertriebspartner Spezialisten für Webentwicklung IBM / Microsoft Partner
Folie Nr. 4 Folie Nr. 4MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Die Workflow Philosophie
Einfache Bedienung
Flexibel anpassbar auf Ihre Bedürfnisse
Entwicklung/Beratung aus einer Hand
Erweiterungen/Customizing möglich
Customer-driven Development
Hohe Kundenorientierung bei
Consulting und Support
Fixe Ansprechpartner
Folie Nr. 5 Folie Nr. 5MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Leistungsspektrum
• Personalverwaltung• Digitale Personalakte• Personalkennzahlen• Personalentwicklung• Seminarverwaltung• Bildungscontrolling• Bewerbermanagement• E-Recruiting & Jobbörse
• Zeitmanagement • Mitarbeiterportal • Prozessmanagement • Individuelle Lösungen • Reisekostenabrechnung • Personaleinsatzplanung • Controlling & Statistiken • Management-Information • Projektzeiterfassung • Workflow
Folie Nr. 6 Folie Nr. 6MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Graphische Darstellung unseres Leistungsspektrums von Standardsoftware
Schnittstellen in diverse Systeme wie Organisationstools bzw. Lohn- u. GehaltsverrechnungLGA, SAP HR, Loga, LGV Plus, Datasystems, BMD, LDAP, AD, NDS etc.
Basis Zeiterfassung
Interflex 6020 und Interflex Webclient
Bewerber Management
Bewerberverwaltung und Jobbörse
Global Analyse
Personal-EinsatzplanungLogistik, Callcenter, Handel und HealthInterflex SP-Expert
Groupware
Integration von Exchange,Lotus Notes und Groupwise
Zutrittskontrolleund Besucher-
verwaltungInterflex 6020
Seminar u. Ressourcen
ManagementPlanen und Verwalten
Global Analyse
ElektronischerMitarbeiteraktMitarbeiterverwaltung
und InfosystemGlobal Analyse
TimeUrlaubsanträge, Zeit-
korekturen, MonatsjournaleKalenderansichten etc.
TravelReiseantrag,
Genehmigung, Abrechnung, und Fahrtenbuch
SeminarBeantragung,
Genehmigung, Darstellung Von Seminaren
Reporting
Statistiken, AuswertungenReportings verteilen
Folie Nr. 7 Folie Nr. 7MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Expertensysteme und Mitarbeiterportale
Mitarbeiterportale für:• Anträge• Informationen• Buchungen
Expertensysteme für die HR-Abteilung:Arbeitszeitmodelle, Seminarverwaltung, Stellenbörse etc.
• Planung• Abrechnung• Verteilung• Berechtigungen
Personalverrechnung Personalentwicklung
Mitarbeiterportale
Folie Nr. 8 Folie Nr. 8MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk EWP Time ESS / Travel
Folie Nr. 9 Folie Nr. 9MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Global Analyse Potential/Training/Career
Folie Nr. 10 Folie Nr. 10MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Kernfunktionen:
• Standortunabhängigkeit Webclient
• Berechtigungssteuerung (Zugriff, Einsicht)
• Mehrsprachigkeit
• Integrierter Workflow Designer, integrierter Reporting Designer
• Leichte Anpassbarkeit (Parametrierung)
• Erweiterbarkeit: Möglichkeit Custom Code an verschiedenen Stellen hinzuzufügen
• Skalierbarkeit
•
Die Webdesk EWP Produktfamilie
TIME- Zeitmanagement, Urlaubsverwaltung, WorkflowTRAVEL – Reisekostenabrechnung, Reiseantrag und SpesenPROCESS – Individuelle Workflows und Prozesse
Technologie:• Mind. Java 1.6 am Server (Tomcat 6,
…)
• Datenbank: MS SQL 2000/2005/2008, My-SQL, Oracle oder DB2
• Clients: Internet Explorer (ab 7.0), Firefox (ab 3), Safari, Opera, Chrome
• Mobile Clients für Smartphones via HTML5
• HTML / Javascript am Client
Folie Nr. 12 Folie Nr. 12MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk EWP : Time
• Persönliches Informationsportal zur Zeitwirtschaft– Stammdaten u. Monatsjournal– Eigener + Gruppenkalender– Lampen-tableau (Anwesenheitsstatus, optionale GW-Integration)
• Gruppeninformation für Führungskräfte– Konten- und Buchungsübersichten– Abteilungskalender (Monats- u. Jahresansichten)– Zugriff auf persönliche Monatsjournale der MA– Filter, Auswertungen u. Statistiken (Export in Excel, PDF)
• Änderungsdienst v. Zeitinfos mit Workflow– Antragsformen: Fehlzeiten, Korrekturen, Berechtigungen– Flexible Workflow mit beliebig vielen Stufen, Rollen..
• Buchen via Webbrowser u. Smartphone– Am Arbeitsplatz, über Infoterminal
Folie Nr. 13 Folie Nr. 13MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk EWP : ProjectTime
• Projektzeiterfassung • Projektzeitbuchung über Webbrowser oder Smartphone• Vergleich Anwesenheitszeit zu verbuchter Projektzeit• Schnittstellen zu Drittsystemen (z.b. SAP CO)• Projekthierarchie mit beliebiger Tiefe• Projectcontrolling / Reporting für Vorgesetzte,
Controlling und Mitarbeiter• Tätigkeitsverwaltung• Kundenverwaltung u. Verrechenbarkeit von einzelnen
Projektzeiten• Kostenträgerverwaltung
Folie Nr. 14 Folie Nr. 14MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk EWP : Travel
• Reiseantrag mit Vorbereitung u. Genehmigung– Optional: Einbindung Reisebüro– Genehmigung Vorgesetzter– Ermittelung der geschätzten Kosten
• Reiseabrechnung nach erfolgter Reise– Eingabe von Eckdaten, Etappen, Beleg-Infos, Integration ZEF– Automatische Berechnung auszubezahlende Tagegelder, Km-
Gelder und Belegsvergütungen. – Unterstützung auf von Auslandsdienstreisen– Fahrzeugvervwaltung für betriebliche Fahrten mit privatem PKW
• Kontrolle durch Personalabteilung u. Auszahlung– Kontrolle und manuelle Änderungsmöglichkeit durch Experten der
Lohnverrechnung– Überleitung in Drittsystem zur Auszahlung (Lohn/Gehalt oder FIBU)
oder Erstellung Datenträger
Folie Nr. 15 Folie Nr. 15MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk EWP : Process
• Standardbasierte Workflow-Engine• Graphischer Prozessdesigner zum Entwurf der
Ablaufdefinition im XPDL-Standard• Flexibles Framework zur Entwicklung von
Webformularen• Aufgabenlisten für den Mitarbeiter (im Web /
Smartphone)• Vorteile:
– Nutzung von Webdesk Standardtechnologie• Rollen• Berechtigungen• Workflow Listen (inkl. Mailverständigung)• Authentifizierung
– Kurze Implementierungsdauer
Folie Nr. 16 Folie Nr. 16MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig 16
Webdesk EWP: Groupware
• Online-Anzeige von persönlichen Terminen aus Groupware-Systemen in Webdesk Kalender
• Periodischer Export von Fehlzeiten aus der Zeitwirtschaft in das Groupware-System
• Unterstützung von Lotus Notes und MS Exchange• Anzeige von Frei/Gebucht Informationen aus dem
Groupware-System im „Lampentableau“ • Transport von Abwesenheitsinformationen aus dem
Zeitsystem bis zu den PDAs / Smartphones
Folie Nr. 17 Folie Nr. 17MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk EWP: Planung
– Planung von Mitarbeitern auf• Organisationseinheiten (Springer, flexible
Einsatzplanung)• Skill-Gruppen (z.B.: Fertigung, Montage, IT-
Administrator, Rufbereitschaft,...)• Zeitmodelle (Planung von if6020 Tagesprogrammen
zeitliche Einsatzplanung)• Beliebige andere „Planungsobjekte“
Nutzen: Webdesk & IF6020 wird um Planungsmöglichkeit erweitert Information wird zielgenau an Mitarbeiter verteilt per Webdesk, Hinweis, Kalendereintrag,...
Folie Nr. 18 Folie Nr. 18MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk EWP: Reporting
– Erstellung von Reports auf Basis Eclipse BIRT (Open-Source)
– Reports werden als Webdesk Aktion eingebunden & an Zielgruppe freigeschalten
– HR Datawarehouse: IF6020 Daten in relationale DB übertragen & auswertbar machen
– Berechnung von HR-Kennzahlen– MIX von HR Daten mit beliebigen anderen Daten (Vertrieb,
Produktion,...) um globale Zusammenhänge und Auswirkungen zu erkennen
Folie Nr. 19 Folie Nr. 19MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk EWP Connector Framework
• Ermöglicht:– Import von Mitarbeiterstamm- und Organisationsdaten aus
einem führenden HR-System oder zentraler Mitarbeiterdatenbank
– Export von Webdesk und IF6020 Daten in• CSV Files, XML• Relationale Datenbanken• Lotus Notes Datenbanken
– NUTZEN:• Automatisierung von Administrationstasks wie
Mitarbeiteranlage, Vergabe Rollen, Anlage OE‘s, Aufbau Organigramm
Webdesk Road Map 2.HJ 2013/2014
Folie Nr. 21 Folie Nr. 21MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk EWP – HR Suite
Workflow(WF)
Webdesk EWPPortal & Organisation (PO)
JEE Servlet Container / Database
Doc-Mgm(DM)
Reporting(RP)
Groupware(GW)
Umplanung (RS) HRM Base (HR)
HRM Recruiting (HRR)
HRM Development (HRD)Time (TA)
Travel (TM)IndividualLösungen
Project (PTM)
Folie Nr. 22 Folie Nr. 22MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk HRM: Base
• Personalstammdaten• Organisations-Stammdaten
– Organisationsstruktur (Oes, Kostenstellen)– Stellenplan (Stelle vs. Position)– Job-Familien u. Funktionen
• Dokumente– Integration Doc-Mgm-System „Alfresco“– Verwendung als Archiv-System für jegliche Dokumente oder Records eines
Mitarbeiters
• Skills u. Kompetenzen– „Skill Universum“ pro Kunde– Zuweisung von Skill-Ausprägung am Mitarbeiter– Definition der Anforderungen an die Skills und deren Ausprägung
auf der „abstrakten Ebene“:• Auf der Stelle / Funktion• Auf der Position• Auf der Job-Family
Folie Nr. 23 Folie Nr. 23MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk HRM: Base (2)
• Nachfolgeplanung und Entwicklungspläne– Mögliche Entwicklungspfade auf Stellen- u. MA-Basis– Automatische Ermittlung von möglichen Karrierepfaden anhand
der Skills (ausgehend von Mitarbeiter oder Stelle)– Identifikation von Schlüsselarbeitskräften (High Potentials)– Mögliche Nachfolger anhand der Skills-Ausprägung finden
• Gehaltsinfos & Management– Gehaltsspanne u. aktuelles Gehalt– KV-Einstufung u. KV-Modelle– Import von Lohndaten aus Gehaltsverrechnung
• Reporting & Personalkennzahlen– Manager Selfservice
• Employee Selfservice– Anzeige Organisationsstruktur u. „öffentliche“ MA-Infos– Anzeige eigene Skills / Skills von Kollegen?– „Verbesserung“ von Skills einmelden (via Workflow)
Folie Nr. 24 Folie Nr. 24MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk HRM: Recruiting• Stellenausschreibung
– Stellenausschreibung (Inserat) anhand von Stellenbeschreibung– Gewünschtes Skill-Set, Gehaltsspanne, Mindest-KV-Gehalt– Publizierung auf Intranet/Internet bzw. andere Medien (z.b. Print)
• Bewerberdaten– Stammdaten, Beruflicher Werdegang, Bildungshistorie, Skills– Gewünschtes Gehalt, Dokumente– Integration von Emails – CV Parsing bei Incoming Mails bzw. auf Jobbörse– Dokumentation jeglicher Kommunikation mit Bewerber (ala CRM)
• Suchen & Finden – Bewerberpools (interne, externe, High Potentials, Positionen)– Profilabgleich anhand von Skills– Bewerberranking
• Job-Börse– Integration in Homepage von Kunden
Folie Nr. 25 Folie Nr. 25MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk HRM: Recruiting (2)
• Workflows– Pro Bewerber ein Prozess mit mehreren Stufen (Vorselektion,
Kontaktieren, 1. Interview, 2. Interview, Schnuppertag…)– Bei Abschluss Bewerber in Mitarbeiter-DB übernehmen
• Onboarding– Vertragsvorlagen– Prozess neuer Mitarbeiter– Feedbackzyklen im Laufe des 1. Monats– Reminder vor Auslauf der Befristung (Workflow)
• Integration von Headhunter– Schnittstellen zum automatischen Import von
Bewerbervorschlägen von Head-Huntern (Shortlist)
• Feedback / Benchmarking Formulare / Fragebögen– Recruiter / Vorgesetzte / externe Referenzen– Bewertung der Eignung des Bewerbers für die Position
Folie Nr. 26 Folie Nr. 26MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk HRM: Development
• Schulungen– Interne vs. Externe Schulungen– Schulungsnachweise– Rückzahlungsvereinbarungen– Verknüpfung zu Skills
• Schulungsworkflow– Budgetierungsprozess– Schulungsantrag (inkl. Verknüpfung zu Reisekosten)– Feedbackbögen des MA zur Schulung
• Ausbildungspläne– Schulungsbesuch vs. Training on the Job
• Employee / Manager Selfservice– Besuchte Schulungen (eigene vs. Meine Mitarbeiter)– Schulungsangebot
Folie Nr. 27 Folie Nr. 27MiMag. Gabriel GruberMag. Gregor Gutzelnig
Webdesk HRM: Development (2)
• Mitarbeitergespräche– Termintracking– Zielvereinbarung und Zielerreichung tracken
• Mitarbeiter Benchmarking / Controlling– Bewertung von Skills u. Kompetenzen– 360 Grad Feedback– Performance-Zahlen aus externen Systemen (Verkaufszahlen,
Produktionszahlen, etc.)
• Veranstaltungsmanagement– Ressourcenmanagement– Raumreservierung
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