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Fraunhofer IML Ersatzteilmanagement Netzwerk
Stammdatenerfassung und -management mit
Unterstützung von eCl@ss
Gerolsteiner Brunnen GmbH
Vulkanring 54567 Gerolstein
Inhalt
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 2
Grundlagen…“gute Stammdaten“
Warum eCl@ss?
Stammdaten=Netzwerk?
Funktionsübergreifende Effekte
Projektschritte –allgemein
Ersatzteillager-Projekt
• Aufnahme
• Weitere Analysen
• Nachhaltigkeit
IFCC-Historie
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 3
1999
2005
2006 2009
Heute
Gründung des Institute for Collaborative Classification durch Professor Dr. Ulrich L. Manz
Gründung der IFCC GmbH
Dipl. Wirt. -Ing. (FH) Ayhan Bulut wird Geschäftsführer der IFCC GmbH
Microsoft Certified Partner
19 Mitarbeiter bearbeiten Stammdatenprojekte mit einer eigens entwickelten Anwendung
Leistungsportfolio
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 4
Die
nstleis
tung
Pro
dukte
Beschaffungs-Management
Teilemanagement Lagermanagement
Datenaufbereitung IFCC.DataOptimizer IFCC.DataManager
IFCC.PIManager
Datenerfassung IFCC.DataCapture IFCC.DataScanner
eProcurement IFCC.ManagedProcurement
IFCC.CatGenerator
Datenbereitstellung IFCC.ArticleFinder IFCC.ProductDB
Datenanalyse IFCC.Dubletten-
Manager IFCC.DataAnalyzer
Stammdatenmanagement
Über IFCC - Kunden
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 5
Warum eine Klassifikation für Materialien
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 6
• Energiesparlampe, dimmbar, RX DIM 20W/827/E27, Radium
• Lampe, 20 Watt, 1230 Lumen, E27, 161 x 58 mm, warmweiß
• Kompakt-Leuchtstofflampe, FBT-18/825-220/240-E27
• Energiesparlampe, Radium 31314535
• E-Lampe, E27, 20W, 1230 lm, 15000 h, WW, Art.Nr. 313 4535
• Leuchtstofflampe/20W/E27/1230lm
• Ralux-Dim® mit Standardsockel, Sockel E27, 20 W, 1200 lm, warmweiß
• Kompaktleuchtstofflampe Ralux® Dim, RX-Dim 20W/827/E27
Auszug aus einer Stammsatzdatei eines Unternehmens
Das Ziel
Basis für integriertes Stammdatenmanagement:
Merkmal Wert Einheit
Benennung Energiesparlampe
Produkt-Typbezeichnung RX-DIM 20W/827/E27
Lampenleistung 20 W
Lichtstrom 1230 lm
Außendurchmesser 58 mm
Gesamtlänge 161 mm
Sockelausführung E27
Lichtfarbe warmweiß
Verwendungsdauer 15000 h
Lieferanten-Name Radium
Lieferanten-Artikelnummer 313 14535
Markenname Ralux-Dim
Art der Ausführung dimmbar, mit integrierten EVG
min. Betriebsstrom 220 A
max. Betriebsstrom 240 A
Klasse 27110613
Bezeichnung Leuchtstofflampe
Wie wird diese Lampe sehr oft
beschrieben?
14: Logistik (Dienstleistung)
15: Instandhaltung (Dienstleistung)
16: Lebensmittel, Getränk, Tabakware
17: Maschine, Apparat (f. besondere Anwendungsbereiche)
18: Bergbau-, Hütten-, Walzwerk- u. Gießereieinrichtung
19: Informations-, Kommunikations-, und Medientechnik
20: Packmittel
21: Betriebsausstattung, Werkstatteinrichtung, Werkzeug
22: Bautechnik
23: Maschinenelement, Befestigungsmittel, Beschlag
24: Büromaterial, Büroeinrichtung, Bürotechnik, Papeterie
25: Allgemeine Dienstleistung
26: Energie, Gewinnungsprodukt, Sekundärrohstoff und Rückstand
27: Elektro-, Automatisierungs- und Prozessleittechnik
28: Fahrzeugtechnik
29: Hauswirtschaft, Hauswirtschaftstechnik
30: Hilfsstoff, Additiv, Reinigungsmittel
31: Polymer
32: Labormaterial, Labortechnik
33: Anlage (komplett)
34: Medizin, Medizintechnik
35: Halbzeug, Werkstoff
36: Maschine, Apparat
37: Rohrleitungstechnik
38: Anorganische Chemikalie
39: Organische Chemikalie
40: Arbeitssicherheit, Unfallschutz
41: Marketing
42: In-vitro Diagnostik
90: Interimsklasse (nicht klassifiziert) Schlagworte: 51.943
Aktueller Stand und Entwicklungen – neues Release 8.0
Insgesamt 39.041 Klassen
Standardmerkmalleisten: 25.549
Merkmale zur Produktbeschreibung: 16.137
Sachgebiete: 29
Hauptgruppen: 637
Gruppen: 4.995
Untergruppen: 33.379
Release 8.0 ab November 2012
!!!
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 7
Alleinstellungsmerkmal von eCl@ss: ISO/IEC standardisierte Datenstruktur
► Abgestimmte Datenstrukturen,-sätze
> Definierte Datenfelder und-formate
> Standardisierte Datentypen
> Normenkonforme Definitionen
> Blöcke, Aspekte, Kardinalität, Polymorphismus,…
► Definierte Schnittstellen-Formate
> Datenkonsistenz im gesamten Prozess
> reibungsloser Datentransfer aus Feeder-Systemen
> systemunabhängiger Datenaustausch
> durchgehende Implementierbarkeit
4000 f.f.
13584, …
61360, …
► Ab eCl@ss Release 7.0: konsequente Umsetzung des ISO-Datenmodells (ISO 13584)
© 2013 IFCC GmbH 18.09.2013 8
© 2013 IFCC GmbH
eCl@ss-Beispiel: 23-11-01-01 Schraube
18.09.2013 9
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 10
Produktbeschreibung (Merkmale)
Produktbeschreibung (Merkmale)
Produktbeschreibung (Merkmale)
Produktbeschreibung (Merkmale)
Produkt-beschreibung (Merkmale)
Forschung und Entwicklung
Verfahrens-entwicklung
Anlagenbau und
Instandhaltung
Produktion
Demontage und
Entsorgung
Forschung und Entwicklung
Auftrags-abwicklung und
Planung
Beschaffungs-logistik
Produktion und Betrieb
Vertriebs-logistik
Belieferung und Abrechnung
Asse
t Lif
e C
ycle
Supply Chain
Produkt-beschreibung (Merkmale)
Produkt-beschreibung (Merkmale)
Warengruppe/Klasse
Produkt-beschreibung (Merkmale)
Produkt-beschreibung (Merkmale)
Warengruppe/Klasse
Produkt-beschreibung (Merkmale)
Stammdaten bilden das
Netzwerk
eines Unternehmens
Prozesse in der Entwicklung
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 11
Prozess Berechnung
Suchen von Teilen Reduktion der Suchzeiten/Tag * Anzahl Mitarbeiter * 250 Arbeitstage * Stundensatz
Vermeidung von Dubletten Vermiedene Dubletten * Ø Entwicklungszeit * Stundensatz
Verkürzung von Entwicklungszeiten Anzahl Treffer * Verkürzte Zeit * Stundensatz
Steigerung der Vergleichbarkeit für Kalkulation
Prozesse im Einkauf
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 12
Prozess Berechnung
Volumenbündelung Gesamtumsatz * Rabattsatz
Weniger Fehlbestellungen (Anzahl fehlerhafter Bestellungen (alt) – Anzahl fehlerhafter Bestellungen (neu)) * Bestellkosten (inkl. Wareneingang)
Geringere Expresslieferungen (Anzahl Expresslieferungen – Anzahl Expresslieferungen (neu)) * Kosten für Expresslieferung
Bessere Lieferantenbeziehung
Verbesserung der Auswertung
Erhöhung der Benchmarkfähigkeit
Prozesse in der Instandhaltung
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 13
Prozess Berechnung
Suchen von Teilen Reduktion der Suchzeiten/Tag * Anzahl Mitarbeiter * 250 Arbeitstage * Stundensatz
Erhöhung der Teile-, Maschinen- und Anlagenverfügbarkeit
Reduktion der Stillstandszeiten * Produktionskosten
Senkung der Kapitalbindung Weniger Teile
Prozesse in der Materialwirtschaft
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 14
Prozess Berechnung
Suchen von Teilen Reduktion der Suchzeiten/Tag * Anzahl Mitarbeiter * 250 Arbeitstage * Stundensatz
Beschleunigung der Kommissionierzeiten
Reduktion der Kommissionierzeiten * Anzahl Kommissionierungen * Stundensatz
Erhöhung der Teilestandardisierung
Anzahl Treffer * Verkürzte Zeit * Stundensatz
Senkung der Kapitalbindung Reduzierter Bestand * Durchschnittspreis (* Lagerumschlag)
Steigerung des Lagerumschlags Lagerumsatz(neu) / Ø Lagerbestand(neu) - Lagerumsatz(alt) / Ø Lagerbestand(alt)
Reduktion der Lagerkosten schwer quantifizierbar (Sprungfixe Kosten)
Prozesse im Vertrieb
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 15
Prozess Berechnung
Reduktion von Übersetzungszeiten Reduktion der Übersetzungszeiten * Anzahl neuer Teile * Stundensatz
Verkürzung von Zeiten für Katalogerstellung
Reduktion der Katalogerstellungszeit * Anzahl Kataloge pro Jahr * Stundensatz
Erhöhter Umsatz durch bessere Trefferquote
schwer quantifizierbar
Steigerung der Reputation schwer quantifizierbar
Steigerung der Kundenzufriedenheit
schwer quantifizierbar
Sonstige Unternehmensbereiche
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 16
Prozesse im Controlling Berechnung
Präzisere Auswertungen
Schnellere Auswertungen
Exaktere Kostenabschätzung
Prozesse in der AV Berechnung
Präzisere Planungszeiten
Kürzere Planungszeiten
Projektschritte
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 17
1. Erweiterung der eCl@ss-Struktur
• Erweiterung der eCl@ss Struktur um produktspezifische Konstruktionsteile
• Bildung der Sachmerkmalsleisten
2. Datenaufbreitung
• Klassifizierung
• Attributisierung
3. Datenharmonisierung
• Dublettensuche
• Textgenerierung
4. Nachhaltigkeit des Stammdatenmanagements
• Erstellung eines Klassifizierungsregelwerk
• Festlegung der Verantwortlichkeiten und Prozesse
• Schulung der Mitarbeiter
IFCC Vorgehensweise
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 18
Extraktion aus Basissystem
Auswahl oder Erstellung des
Klassensystems
Klassifizierung
Festlegung SML
Extraktion der Merkmale
Import der Klassifizierung
Ggfls. Auswahl neuer Systeme
Integration neuer Systeme
Festlegung der Stammdaten-organisation
Definition von Workflows
Definition von KPI
Daten Systeme Organisation
Erstellung Klassifizierungs-
regelwerk
Nacherfassung
Dubletten-Check Import der
Stammdaten
Schulung der Verantwort-
lichen
Start des (neuen) Stammdatenmanagements
Dieser Standardprozess hat sich über viele Projekte hinweg als effektiv und zielführend erwiesen.
Je nach Projekt entfallen Arbeitspakte oder es kommen besondere Anforderungen hinzu
Texterstellung
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 19
Nichtbestandsgeführte Läger in bestandgeführte zu überführen – Gründe-
Anforderung der Wirtschaftsprüfer
Erhöhung der Versorgungssicherheit – Senkung der Suchzeiten….
Senkung der Kapitalbindung
Senkung der Prozesskosten – unnötige Bestellung, Expressbestellungen
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 20
Herausforderung
Entn. aus CheManager3-4/2013
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 21
Bestandsaufnahme
Weitere Analysen
Nachhaltigkeit –Bsp. Stammdatenanlage
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 22
Kick-Off
Vorbereitung
Erfassung des
Materials
Auf-bereitung
der Daten
Integration der Daten
Globale
Dubletten-Analyse
Support
Dublettenanalyse - DublettenManager
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 23
Zahlengerüst eines Projektes bei einem Instandhaltungsdienstleisters:
40.000 Aufgenommene Stammdaten 7.000 Vor-Identifizierte Dubletten 1.500* Tatsächliche Dubletten 1.000.000** € Abschmelzpotential *Lokale Dublettenprüfung nicht eingeschlossen. ** 1500 * 8 (Ø-Bestand) = 12 000 * 85€ (Ø-Wert) = 1 Mio. €
Anzahl Teile EK/Teil ⌀-Bestand/SD GesamtbestandBestandswert €
Vor IFCC 1.900 30,00 € 8,70 16.530 495.900,00 €
Verschrottung -1- 100
Mit IFCC
Separierte Artikel 1.800 30,00 € 8,70 15.660 469.800,00 €
Nach Separierung -Transparenz
Verschrottung -2- 494 1.306 30,00 € 8,70 11.362 340.866,00 €
Nach Aufnahme - Transparenz
Verschrottung -3- 105 1.201 30,00 € 8,70 10.449 313.461,00 €
Dublettenüberprüfung-Harmonisierung -4- 120 1.081 30,00 € 8,70 9.405 282.141,00 €
Dublettenüberprüfung - Zusammenführung -5- 16 1.065 30,00 € 8,70 9.266 277.965,00 €
Vorratssenkung - Abschmelzprozess initiieren 1.065 30,00 € 4,00 4.260 127.800,00 €
Ergebniswerte (über alle Werte)
Bestandssenkung -835 12.270 -368.100,00 €
-46,39% -74,22% -74,22%
24
Entwicklung der Datenqualität über die Projektlaufzeit
© 2013 IFCC GmbH 25
Pilot
Datenqualität
und
Transparenz
Zeit
Qu
ali
tät
Aufnahme A Aufn. B Aufnahme X
1 2 3 4
• Erfassung der Läger
und Klassifizierung
direkt vor Ort.
• Aufnahme von Außen-
läger mit Papier
1
• Umsetzung des Taylor
Prinzips, d.h.
Aufnehmer nimmt nur
auf, Datenharmonisier-
ung läuft in Dieburg
• Parallele Erfassung
von verschiedenen
Lägern
2
• Bildung von
Merkmals-leisten für
einzelne Baugruppen
zur gleich-förmigen
Erfassung
• Erstellung von
Ersatzteil-katalogen u.
Übernahme von
Schlagwörtern (z.B.
Golfschläger)
3
• Optimierung der
Merkmalsleisten mit
den
Betriebsingenieuren
• Teilweise Individual-
kennzeichnung der
Teile
• Anbringung von
Hinweisen zur sach-
gerechten Erfassung
der Entnahmescheine
• Bessere Schulung der
MA
4
Wenn die Betreuung der
Läger nicht
weitergeführt wird, sinkt
die Datenqualität und
Transparenz.
Wichtige Fragen sind: • Werden alle Entnahmen
dokumentiert?
• Sind Verantwortlichkeiten
und Informationswege
klar?
• Werden die
Mindestbestände
aktualisiert und in der
Disposition
berücksichtigt?
• Werden Einlagerungen in
der Datenbank
nacherfasst und Label am
Fach angebracht?
• Werden Umlagerungen
dokumentiert?
• etc.
Ausblick
18.09.2013
Projekt Materialwirtschaft
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 26
Bestandsaufnahme abgeschlossen Dublettenprüfung und Dublettenindentifizierung abgeschlossen
Basis für die eigentlichen Optimierungsschritte ist gelegt
Reduktion von Teilen
Senkung der Personal- kosten
Konsolidierung der Lieferantenverträge
Senkung der Disponenten
Senkung von Läger Senkung der Lager- haltungskosten
Senkung der Bestands- werte
Bessere Konditionen
Bessere Controlling
Optimierung der Be- schaffungsprozesse
DLZ-Verkürzung
Senkung der Bestands- werte
Ziele & Effekte
Methoden & Vorgehensweise
Projekt Materialwirtschaft
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 27
Basis für die eigentlichen Optimierungsschritte ist gelegt
Methoden & Vorgehensweise
Kritikalitätsanalysen –s. folg. Folie
Bestandsabfrage bei Lageristen/ Disponenten
Lieferzeitanalyse
Abverkauf von Teilen (Schrottopeis *ca. 200 %)
Abverkaufspotenzial (Teile werden gestrichen, Teile werden nicht mehr bestandsgeführt)
Abschmelzprozess (Bestandssenkung vorhandener Teile, Verringerung des Abwertungsrisikos)
Lieferzeit < 5 Tage Lieferzeit < 15 Tage Lieferzeit > 15 Tage
Stufe 1 (Bedarf = Sofort)
Bedarfsnahe Lagerung Bedarfsnahe Lagerung Bedarfsnahe Lagerung
Stufe 2 (Bedarf = innerhalb 24 Std.)
Lagerung innerhalb der Standorte
Lagerung innerhalb der Standorte
Lagerung innerhalb der Standorte
Stufe 3 (Bedarf = bis 14 Tage)
Betriebswirtschaftliche Betrachtung. Ggfls. keine Lagerung, auftragsbezogene Bedarfsdeckung
Lagerung innerhalb der Standorte
Lagerung innerhalb der Standorte
Stufe 4 (Bedarf = bedarfsbezogen )
Betriebswirtschaftliche Betrachtung. Ggfls. keine Lagerung, auftragsbezogene Bedarfsdeckung
Betriebswirtschaftliche Betrachtung. Ggfls. keine Lagerung, auftragsbezogene Bedarfsdeckung
Betriebswirtschaftliche Betrachtung. Ggfls. keine Lagerung, auftragsbezogene Bedarfsdeckung
28
29
Projekt Materialwirtschaft
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 30
Basis für die eigentlichen Optimierungsschritte ist gelegt
Methoden & Vorgehensweise
Analyse des Bestellprozesses (z.B. Freitextbestellungen, Anzahl Bestellberechtigte)
Analysen der Dispoparameter
Vertragliche Bestandsabnahme
ABC/XYZ-Analysen
Verkürzung der Lieferzeiten (durch Verträge) Verkürzung der DLZ des Beschaffungsprozesses (Umstrukturierung der Abläufe)
Entwicklung von Dispositionsstrategien (Teileverfüg- barkeit, Optimierung der Beschaffungswege, etc.)
Q4 Projektabschluss
Ende Q2 Iteration I
Konzept und Umsetzung
• 15.000 von 45.000 Stammdatensätze verbleiben in SAP
• Bereinigung, Abverkauf & Verschrottung von 30.000 Ersatzteile
• Zugangssicherung 20 von 35 offene Lagerorte
• Straffung der Beschaffungskanäle. Erste Reduktion Bestellberechtigte um 50 %
• Erst-Anpassung der Mindestbestände
Werkstattorganisierte Materialwirtschaft
31
32
Nachhaltigkeit –Bsp. Stammdatenanlage
Systemgestützte Vorgehensweise
Gibt es einen entsprechende Stammsatz bereits?
Gibt es einen ähnlichen Stammsatz?
Anlage eines neues Stammsatzes
Muss-merkmale, Kann-Merkmale
33
• Benennung [Muss-Merkmal] Bsp.:
Frequenzumrichter
• Produkt-Typ [Muss-Merkmal] Bsp.: VLT5003
• Hersteller-Name [Muss-Merkmal] Bsp.: Danfoss
• Hersteller-Artikel-Nr. [Muss-Merkmal] Bsp.: 175Z0046
• Lieferanten-Name [Kann-Merkmal] Bsp.:
• Lieferanten-Artikel-Nr. [Kann-Merkmal] Bsp.:
• Einbauort [Kann-Merkmal] Bsp.: BH133
• Gewicht [Muss-Merkmal] Bsp.: 23 kg
• Lager [Muss-Merkmal] Bsp.: M217-121
• Lagerplatz [Kann-Merkmal] Bsp.:
• Menge [Muss-Merkmal] Bsp.: 2
• Mengeneinheit [Muss-Merkmal] Bsp.: Stück
• Vorschlag Klasse [Kann-Merkmal] Bsp.: 37020301
34
1 Fotos: [Muss]
Des Artikels selbst 1.1
Aller Angaben zu technischen Informationen 1.2
am Gerät [Muss]
Sammel-Antrag für das Ersatzteilmanagement [Muss] 1.3
2 Dokumente [Kann]
Wareneingangsschein 2.1
Lieferschein 2.2
Bestellschein 2.3
35
Zielerreichung dank hoher Stammdatenqualität
Reduktion des
Bestandswertes
um 45%
Aufbau und Integration einer
Zentralen Materialwirtschaft
in die Organisation und
Prozess-
Standardisierung
Nachhaltigkeit durch
- Controlling
- Audits
- Wissensplattform &
zyklische MA-Schulung
Anpassung der
Bestands-
und Dispositions-
strategien
Physischer und
systemische
Lagerordnung
wurde
Hergestellt
Reduktion der
Lager- und Prozesskosten
durch Angepasste
Beschaffungswege
(eComerce / Konsi)
Chem-Log.Net
Projekt-Information Stand: 05. November 2012
Idee und Ziel von Chem-Log.Net
Projektsteckbrief – Aufbau des Netzwerks
Basis-
informationsfluss
Informations-
und Materialfluss
bei
Ersatzteilbedarf
Simulation
zur Vermeidung
von
Engpassteilen
Prognose
zur Vermeidung
von
Engpassteilen
Bestands-
optimierung
Ersatzteil
Bezahlung
Spezifikation und
Bedarf
Legende:
Spezifikation und
Bestand
Lagerzu- und
-abgänge
Lebenszyklus-
informationen
Legende:
Chem-Log-Net: Die Projektidee
1) Empfänger definiert Dringlichkeitsgrad:
1. Logistik kostenoptimiert
2. Logistik ausbalanciert
3. Logistik zeitoptimiert
Bezahlung
Ersatzteil
Informations- und Materialfluss
1 2
3
4
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 38
Idee und Ziel von Chem-Log.Net
Überblick Arbeitspakete
AP 1 – AP 2: Identifizieren von Voraussetzungen und Testparametern
1. Bestandsaufnahme und Analyse
2. Auswahl von Referenzobjekten
AP 3 – AP 5: Entwickeln des Produktkonzepts und des Prototyps
3. Entwicklung von Soll-Prozessen
4. Entwicklung eines mathematischen Modells zur Bestandsoptimierung
5. Entwicklung eines prototypischen Assistenzsystems
AP 6: Erprobungs- und Fehlerbehebungsphase
6. Erprobungsphase
AP 7 – AP 8: Vorbereitung der Realisierungsphase
7. Lastenhefterstellung
8. Vorgehensweise zur Realisierung und Erweiterung des Netzwerks (3 Mon, IFCC)
AP 2 AP 3 AP 4 AP 5 AP 6 AP 7 AP 8
Dauer: 34 Monate Aufwand: 276 MM Koordinator: LFO
AP 1
18.09.2013 © 2013 IFCC GmbH 39
Für Fragen stehen Ihnen gerne zur Verfügung:
Dr. Ulrich Manz Gesellschafter Tel.: +49 6071-499 319-0 Mobil: +49 178 6938254 E-Mail: manz@ifcc.de
Ayhan Bulut Geschäftsführer Tel.: +49 6071-499 319-14 Mobil: +49 178 6938308 E-Mail: bulut@ifcc.de
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