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Herzlichen Willkommen

zum 9. Praxisforum Organisation und Wirtschaftsinformatik

Entwicklung von Prozesslandkarten und

Standardisierung von Geschäftsprozessen

6

Fachhochschule Münster, Fachbereich Wirtschaft

Mitglieder des Instituts

Prof. Dr. Wieland Appelfeller

Lehr- und Forschungsgebiet:

Organisation und Wirtschaftsinformatik

Institutsvorstand für Lehre

Prof. Dr. Wolfgang Buchholz

Lehr- und Forschungsgebiet:

Organisation und Logistik

Institutsvorstand für Forschung

Prof. Dr. Carsten Feldmann

Lehr- und Forschungsgebiet:

Geschäftsprozessmanagement,

Supply Chain Management

Prof. Dr. Christiane Fühner

Lehr- und Forschungsgebiet:

Wirtschaftsmathematik, Operations Research

und Logistik

Prof. Dr. Marcus Laumann

Lehr- und Forschungsgebiet:

International Organizational Management

Dr. Therese Kirsch (Nachwuchsprofessorin)

Lehr- und Forschungsgebiet:

Logistik und Nachhaltiges Wirtschaften

Prof. Dr. Franz Valleé

Lehr- und Forschungsgebiet:

IT und Logistik, Logistik-Controlling,

Geschäftsprozessmanagement

Institutsvorstand

6

Fachhochschule Münster, Fachbereich Wirtschaft

Mitglieder des Instituts

Dipl.-Reg.-Wiss. Eika Auschner

Lehrgebiet:

Schlüsselkompetenzen

Holger de Bie, M.A.

Lehrgebiet:

Betriebswirtschaftliche Primärprozesse

Patrick Lückmann, MBA

Lehrgebiet:

Logistik, Projektmanagement

Andreas Pumpe, M.Sc.

Lehrgebiet:

Betriebswirtschaftliche Primärprozesse

Mario Winkelhaus, M.Sc.

Lehrgebiet:

Betriebswirtschaftliche Primärprozesse

Philipp Zellner, M.Sc.

Lehrgebiet:

Schlüsselkompetenzen, Prozessmanagement-

und ERP-Systeme

4 06.11.2014

Teilnehmende Unternehmen (I)

5 06.11.2014

Teilnehmende Unternehmen (II)

9. Praxisforum Organisation und

Wirtschaftsinformatik

Grundlagen der Prozessstandardisierung

Prof. Dr. Wieland Appelfeller | Institut für Prozessmanagement und Logistik (IPL)

Fachhochschulzentrum | Correnstraße 25 | D-48149 Münster

wappelfe@fh-muenster.de | www.fh-muenster.de/ipl

7

Gliederung

1. Motivation für Prozessstandardisierung

2. Definitionen

3. Elemente der Prozessstandardisierung

4. Vor- und Nachteile der Prozessstandardisierung

06.11.2014

Beispiele für nicht standardisierte Prozesse (I)

8

Recruitment (Personalbeschaffung)

Unternehmen mit fünf Standorten, an denen jeweils eine Auswahl der folgenden

Prozessvarianten realisiert wird:

1. Recruitment über Anzeigen in Tageszeitungen und intern mit klassischem

papierbasierten Prozess

2. Recruitment über öffentliche Stellenportale im Internet und intern mit klassischem

papierbasierten Prozess

3. Recruitment über selbst entwickeltes individuelles Firmenportal und intern papierlos

und workflowunterstützt

4. Recruitment über Messen und intern mit klassischem papierbasierten Prozess

5. Recruitment über Headhunter und intern mit klassischem papierbasierten Prozess

06.11.2014

1. Motivation für Prozessstandardisierung

Beispiele für nicht standardisierte Prozesse (II)

9

Ausschreibungsprozess

Unternehmen mit drei dezentralen Einkaufsabteilungen und Angebotseinholung durch

acht Einkäufer, die eine Auswahl der folgenden Prozessvarianten nutzen:

1. Ausschreibungsabwicklung papierbasiert mit Word, Excel und Taschenrechner

2. Angebotseinholung auf Basis telefonischer Anfragen und zugesendeten Faxen

3. Ausschreibungsabwicklung auf Basis von per E-Mail versendeten Exceltabellen, die

ausgefüllt zurückgeschickt werden

4. Ausschreibungsabwicklung über SAP ERP mit mailbasierten Anfragen und

Angeboten

5. Ausschreibungsabwicklung internetbasiert über ein e-RFx Tool

06.11.2014

1. Motivation für Prozessstandardisierung

Folgen nicht vorgenommener Standardisierung

11 06.11.2014

1. Motivation für Prozessstandardisierung

Keine Prozess-

standardisierung

Hohe

Prozesskomplexität

Schlechte Wiederholbarkeit

bei gleichem Input

Uneinheitlicher Auftritt nach

außen

Compliance Anforderungen

kaum umsetzbar

Schwieriger Austausch von

Mitarbeitern über

unterschiedliche Standorte

Unklare Vorgaben führen zu

individueller Ausführung des

Prozesses

Kaum Auswertungs-

möglichkeiten des Prozesses

Keine konsequente Nutzung

der bestmöglichen

Prozessvariante

Geringe Prozesstransparenz,

schwieriges Statustracking

Vermeidbarer Mehraufwand

Unprofessioneller Eindruck

entsteht, Zusammenarbeit

mit Partnern wird schwierig

Offene Türen für Korruption

Aufwendige, vermeidbare

Einarbeitung in spezifische

Prozessvarianten

Schlechter First Pass Yield

(FPY)

Schwierige kontinuierliche

Optimierung

Nachteile bei Durchlaufzeit,

Prozesskosten und

Prozessqualität

12

Gliederung

1. Motivation für Prozessstandardisierung

2. Definitionen

3. Elemente der Prozessstandardisierung

4. Vor- und Nachteile der Prozessstandardisierung

06.11.2014

Elemente eines Prozesses?

14 06.11.2014

Aktivitäten

Quelle(Lieferant)

Senke(Kunde)

Menschen Sachmittel

Input Output

Aktionsträger

Durchlaufzeit

2. Definitionen

Ein Prozess besteht aus einer Folge von logisch zusammenhängenden Aktivitäten,

die aus einer Reihe von Inputs einen oder mehrere Outputs erzeugen. (angelehnt

an Schmelzer/Sesselmann, 2013)

15 06.11.2014

Geschäftsstrategie

Informations- und Kommunikationstechnologie

Organisation Controlling

Optimierung

Geschäftsprozesse

Geschäftsprozessmanagement

Führung

Kunden*

Kunden*

* bzw. Stakeholder

System des Geschäftsprozessmanagements

2. Definitionen

Definitionen zur Prozessstandardisierung

16

• Unter dem Begriff der Prozessstandardisierung wird die Vereinheitlichung von

Unternehmensabläufen verstanden, wodurch ein im Vorfeld definiertes

Ergebnis durch die Durchführung stets identischer Aktivitäten in der gleichen

Reihenfolge erreicht wird (Vgl. Schäfermeier et. al., 2010, S. 2).

• Prozessstandardisierung ist die Entwicklung und Implementierung von Best-

Practice-Prozessen als Vorlage der Prozessabwicklung sämtlicher

Organisationseinheiten innerhalb einer Organisation (Vgl. Tregar, R., 2010, S.

307).

• Die Ausrichtung oder Vereinheitlichung von Prozessen z.B . auf Grundlage

von Referenzmodellen kann als Prozessstandardisierung bezeichnet werden

(Vgl. Figgener et. al., 2007, S. 2).

06.11.2014

2. Definitionen

Konkretisierung der Standardisierung

17 06.11.2014

Wo wird standardisiert?

Was wird standardisiert?

I

n

p

u

t

O

u

t

p

u

tProzesslogik, Kennzahlen, ..

low medium high

Wie stark wird standardisiert?

global

in Europa

in Deutschland

2. Definitionen

Definitionen der Prozessstandardisierung (Appelfeller)

18

Durch Prozessstandardisierung werden ausgewählte Prozesselemente

eines Prozesses bis zu einem bestimmten Grad in ausgewählten

Organisationseinheiten eines Unternehmens vereinheitlicht.

06.11.2014

2. Definitionen

19

Gliederung

1. Motivation für Prozessstandardisierung

2. Definitionen

3. Elemente der Prozessstandardisierung

4. Vor- und Nachteile der Prozessstandardisierung

06.11.2014

• Was bedeutet

Standardisierung

der Quelle?

Es gibt nur eine

Quelle oder alle Quellen

haben ausgewählte gleiche

Eigenschaften

Standardisierung der Quelle hat hohen

Einfluss auf Standardisierung des Inputs

• Wie wird der Grad der Standardisierung gemessen?

Über die Anzahl der Quellen

Über die Gleichartigkeit ausgewählter Eigenschaften der Quellen

20 06.11.2014

Aktivitäten

Quelle

(Lieferant)Senke(Kunde)

Menschen Sachmittel

Input Output

Aktionsträger

Durchlaufzeit

Standardisierung der Quelle (Lieferant)

3. Elemente der Prozessstandardisierung

• Was bedeutet

Standardisierung

des Inputs?

Unternehmensweite, einheitliche

Festlegung der Eigenschaften

aller Inputs

• Materielle Inputs: physikalische

Eigenschaften, Abmessungen,

sonstige Eigenschaften

• Immaterielle Inputs: Struktur und Inhalt der Informationen

• Wie wird der Grad der Standardisierung gemessen?

Hängt vom Input ab

21 06.11.2014

Aktivitäten

Quelle(Lieferant)

Senke(Kunde)

Menschen Sachmittel

Input Output

Aktionsträger

Durchlaufzeit

Standardisierung des Inputs

3. Elemente der Prozessstandardisierung

• Was bedeutet Standardisierung der Prozesslogik?

Aktivitäten und

deren Abfolge

werdenvereinheitlicht

• Wie wird der Grad der Standardisierung gemessen?

Über die Prozessebenen bzw. die Prozessaufbaustruktur

Die Prozesslogik kann

• gar nicht

• auf der obersten Ebene

• bis zur zweiten Ebene

• ..

• bis zur n-ten Ebene standardisiert sein

23 06.11.2014

Aktivitäten

Quelle(Lieferant)

Senke(Kunde)

Menschen Sachmittel

Input Output

Aktionsträger

Durchlaufzeit

Standardisierung der Prozesslogik

3. Elemente der Prozessstandardisierung

• Was bedeutet Standardisierung der IT-Systeme?

Unternehmensweite,

einheitliche Definition der im

Zuge der IT-gestützten

Prozessdurchführung zu

verwendenden IT-Systeme

• Wie wird der Grad der Standardisierung gemessen?

Nutzung einheitlicher Standardsoftware-Systeme zur Prozessabwicklung?

• Nutzung einheitlicher Release-Stände?

• Nutzung einheitlicher Transaktionen zur Prozessabwicklung?

• Nutzung einheitlicher Customizing-Einstellung?

Nutzung einheitlicher Individualprogramme?

24 06.11.2014

Aktivitäten

Quelle(Lieferant)

Senke(Kunde)

Menschen Sachmittel

Input Output

Aktionsträger

Durchlaufzeit

Standardisierung der IT-Systeme

3. Elemente der Prozessstandardisierung

• Was bedeutet

Standardisierung

der Kennzahlen?

Zur Prozessbewertung werden

überall die gleichen Kennzahlen

benutzt,

diese sind auch

genau gleich definiert und

es wird das gleiche Messsystem verwendet

• Wie wird der Grad der Standardisierung gemessen?

Gleiche Kennzahlen?

Gleiche Definition?

Gleiches Messsystem?

25 06.11.2014

Standardisierung der Kennzahlen

3. Elemente der Prozessstandardisierung

Aktivitäten

Quelle(Lieferant)

Senke(Kunde)

Menschen Sachmittel

Input Output

Aktionsträger

DurchlaufzeitDurchlaufzeit

• Was bedeutet

Standardisierung

der Kunden?

Es gibt nur einen

Kunden oder alle

Kunden haben die

gleichen Anforderungen

• Wie wird der Grad der Standardisierung gemessen?

Über den Anteil gemeinsamer Anforderungen der Kunden an allen

Anforderungen der Kunden

27 06.11.2014

Aktivitäten

Quelle(Lieferant)

Senke

(Kunde)

Menschen Sachmittel

Input Output

Aktionsträger

Durchlaufzeit

Standardisierung der Senke (Prozesskunde)

3. Elemente der Prozessstandardisierung

In einem vollständig standardisierten Prozess werden

– auf allen Ebenen, die gleichen Aktivitäten,

– in der gleichen Reihenfolge (Prozesslogik),

– mit den gleichen materiellen oder immateriellen Objekten,

– mit der gleichen IT-Unterstützung,

– an allen Standorten von gleich ausgebildeten Mitarbeitern durchgeführt

– und führen überall zu den gleichen Outputs.

– Die Prozessperformance wird über die gleichen KPIs gemessen.

=> Die meisten Unternehmensprozesse lassen sich nicht vollständig standardisieren

28 06.11.2014

Definition eines vollständig standardisierten Prozesses

3. Elemente der Prozessstandardisierung

29

• Ein standardisierter informationeller Input kann durch ein standardisiertes IT-

System und eine standardisierte Quelle begünstigt werden

• Ein standardisierter Input vereinfacht die Standardisierung der Prozesslogik

• Die Standardisierung der Prozesslogik kann durch ein standardisiertes IT-

System forciert werden

• Die standardisierte Ausführung eines Prozesses kann durch die

Standardisierung des Ausbildungsgrades forciert werden

• Eine Standardisierung der Prozesslogik macht vorwiegend Sinn, wenn die

Prozesskunden einheitliche Anforderungen haben

• Ein standardisierter Output wird vor allem durch die Standardisierung von

Sachmitteln, Prozesslogik, Ausbildungsgrad und Input begünstigt

06.11.2014

Ausgewählte Abhängigkeiten zwischen den Elementen

3. Elemente der Prozessstandardisierung

30

Gliederung

1. Motivation für Prozessstandardisierung

2. Definitionen

3. Elemente der Prozessstandardisierung

4. Vor- und Nachteile der Prozessstandardisierung

06.11.2014

Vorteile der Prozessstandardisierung allgemein

31 06.11.2014

4. Vor- und Nachteile der Prozessstandardisierung

Standardisierter

Prozess ist ein

optimierter Prozess

Standardisierter

Prozess ist ggf. ein

Best Practise Prozess

Reduzierte Prozesskosten

Reduzierte Durchlaufzeiten

Erhöhte Prozessqualität

Vorteile der Prozessstandardisierung allgemein

32 06.11.2014

4. Vor- und Nachteile der Prozessstandardisierung

Alle Prozess-

durchführungen

erfolgen

gleichartig

Komplexitätsreduktion in den Prozessen

Schaffung von Transparenz in Prozessen und

damit verbunden Verbesserung der

Koordination innerhalb von Unternehmen

Verbesserung des internen

Prozessverständnisses

Schaffung einer Basis für aussagekräftige

Prozessbenchmarks

Reduzierung der Einarbeitungszeit/-kosten

neuer Mitarbeiter

Vereinfachte Zusammenarbeit mit

Stakeholdern, z. B. Kunden, Lieferanten,

Kreditinstitute, etc.

Einheitliche Außendarstellung

Vereinfachtes internes und externes

Outsourcing von standardisierten Prozessen

Ermöglicht eine Vereinheitlichung der IT-

Infrastruktur

Einschränkung der Flexibilität

Einschränkung der Kreativität

Mitarbeiter fühlen sich ggf. gegängelt

Führungskräfte an dezentralen

Standorten verlieren an

Handlungsspielraum

Kundenwünsche können ggf. nicht

flexibel berücksichtigt werden

Gesetzliche Vorschriften können ggf.

nicht eingehalten werden

Vorteile der Prozessstandardisierung allgemein

33 06.11.2014

4. Vor- und Nachteile der Prozessstandardisierung

Alle Prozess-

durchführungen

erfolgen

gleichartig

Nachteile der Prozessstandardisierung allgemein

Fazit

34

• In vielen Unternehmen besteht ein hohes Standardisierungspotential

• Durch Ausschöpfung der Potentiale können Effizienz/Effektivität und

Transparenz erheblich erhöht werden

• Bei Standardisierungsvorhaben ist festzulegen, welche Prozesselemente, bis

zu welchem Grad, in welchen Organisationseinheiten vereinheitlich werden

sollen

• Die Prozesselemente beeinflussen sich im Hinblick auf die Standardisierung

• IT ist ein besonders wichtiges Element der Standardisierung und kann die

Standardisierung der anderen Elemente massiv forcieren

06.11.2014

Hinweis

35

• An der FH Münster wird die Vorgehensweise bei der Standardisierung

erforscht

• Unsere Studenten und Doktoranden schauen sich gern ihr Unternehmen im

Hinblick auf Standardisierung an

• Professoren des IPL stehen natürlich auch für Sie zur Verfügung

• Gern setzen wir gemeinsame Projekte mit Ihnen auf

06.11.2014

36 06.11.2014

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Prof. Dr. Wieland Appelfeller

Professor für Organisation und Wirtschaftsinformatik

Phone +49 251 836 656 36Mail wappelfe@fh-muenster.deWeb www.fh-muenster.de/ipl

Fachhochschule MünsterInstitut für Prozessmanagement und LogistikCorrenstraße 25D-48149 Münster

Ihr Ansprechpartner:

38

• Figgener, O., Hompel, M. ten, Beitrag zur Prozessstandardisierung in der

Intralogistik, in: Logistics Journal. 4, S. 1-12, o. O., 2007

• Schäfermeier, M., Grgecic, D., Rosenkranz, C., Factors Influencing Business

Process Standardization, 43rd Hawaii International Conference on System

Sciences, 2010

• Schmelzer, H.; Sesselmann, W.: Geschäftsprozessmanagement in der Praxis.

München, 8. Auflage, 2013

• Osterloh, Margit; Frost, Jetta : Prozessmanagement als Kernkompetenz. Wie Sie

Business Reengineering strategisch nutzen können, 5. Auflage, Wiesbaden

2006

• Tregar, R., Business Process Standardization, in: Brocke vom, J., Rosemann, M.

(Eds.), Handbook on Business Process Management 2, S. 307- 327, Berlin,

2010

06.11.2014

Literaturverzeichnis