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Diplom-BetriebswirtDiplom-BetriebswirtRAINER W. HORN *)RAINER W. HORN *)

Praxis für Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung, Mediation, Praxis für Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung, Mediation, Fachberatung für Internationales Steuerrecht sowie für Sanierung und Fachberatung für Internationales Steuerrecht sowie für Sanierung und

Insolvenzverwaltung, Insolvenzrecht, Arbeitsrecht, Versicherungsrecht, Sozialrecht, Insolvenzverwaltung, Insolvenzrecht, Arbeitsrecht, Versicherungsrecht, Sozialrecht, Strafrecht, Medizinrecht, Handels- und Gesellschaftsrecht und Erbrecht Strafrecht, Medizinrecht, Handels- und Gesellschaftsrecht und Erbrecht

*) In überörtlicher Kooperation mit:

Herrn RechtsanwaltSiegfried Steinkopf

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Die (digitale) Betriebsprüfung

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"Was heißt hier Doping - als Ihr Steuerberater fühle ich mich verpflichtet, Sie für die anstehende Steuerprüfung fitzuspritzen"

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Inhaltsübersicht

1. Einleitung

2. Betriebsprüfung im Allgemeinen

3. Digitale Betriebsprüfung im Besonderen

4. Fazit/Ausblick

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1. Einleitung

Betriebsprüfung im Allgemeinen

und

Digitale Betriebsprüfung (GDPdU) im Besonderen

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Inhaltsübersicht

1. Einleitung

2. Betriebsprüfung im Allgemeinen

2.1 Grundlagen

2.2 Prüfungsvorbereitung

2.3 Prüfungsdurchführung

2.4 Prüfungsinhalte

2.5 Prüfungsabschluss

3. Digitale Betriebsprüfung im Besonderen

4. Fazit/Ausblick

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2.1 Grundlagen

– Betriebsprüfung oder Außenprüfung– Rechtliche Grundlagen: §§ 193–203 AO– Zulässigkeit der Betriebsprüfung

• ohne weitere Voraussetzungen bei Gewerbetreibenden, Freiberuflern sowie Land- und Forstwirten

• bei Steuerpflichtigen, die für Rechnung eines Anderen Steuern entrichten bzw. einbehalten und abführen

• bei für die Besteuerung maßgeblichen Verhältnissen, die der Aufklärung bedürfen und für die eine Prüfung an Amtsstelle nicht zweckmäßig ist

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2.1 Grundlagen (Fortsetzung)

– Zweck = Ermittlung von Besteuerungsgrundlagen zur Sicherstellung vollständiger und korrekter Besteuerung

– Umfang = Einkommen- bzw. Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer

– Prüfungszeitraum = Grundsatz drei Jahre– Prüfungsanlässe = Meldung durch Veranlagungsstelle aufgrund eines

konkreten Anlasses, Richtsatzprüfung, Zufallsauswahl– Aktuelle Diskussion = zeitnahe Betriebsprüfung

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2.1 Grundlagen (Fortsetzung)

Betriebsart Betriebsmerkmale in T€

Großbetriebe

über

Mittelbetriebe über

Kleinbetriebe über

Handelsbetriebe Umsatzerlöse oder steuerlicher Gewinn

6.900 €

265 €

840 €

53 €

160 €

34 €

Fertigungsbetriebe Umsatzerlöse oder steuerlicher Gewinn

4.000 €

235 €

480 €

53 €

160 €

34 €

Freie Berufe Umsatzerlöse oder steuerlicher Gewinn

4.300 €

540 €

790 € 123 €

160 €

34 €

Andere Leistungsbetriebe

Umsatzerlöse oder steuerlicher Gewinn

5.300 €

305 €

710 €

59 €

160 €

34 €

Land- und Forstwirtschaft

Wirtschaftswert selbst- wirtschaft. Fläche oder steuerl. Gewinn

210 €

116 €

100 €

60 €

44 €

34 €

Abgrenzungsmerkmale zur Einordnung in Größenklassen

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2.2 Prüfungsvorbereitung

– Beispiel „Prüfungsanordnung“

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2.2 Prüfungsvorbereitung (Fortsetzung)

– Prüfungsanordnung und deren Voraussetzungen• Schriftform erforderlich• Angabe der erlassenden Behörde• Angabe des Behördenleiters, Vertreters oder Beauftragten• Angabe der Rechtsgrundlage und der Art der Prüfung• Angabe der zu prüfenden Steuerarten• Angabe des Prüfungszeitraums• Angabe des Inhaltsadressaten• (Name des Prüfers und Beginn der Prüfung)

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2.2 Prüfungsvorbereitung (Fortsetzung)

– Bekanntgabe der Prüfungsanordnung, des Prüfungsbeginns und des Namens des Prüfers = angemessene Zeit vor Prüfungsbeginn (2 –4 Wochen)

– Ort der Prüfung = Geschäftsräume des Steuerpflichtigen, Räume des Finanzamtes, Räume des Steuerberaters

– Vorbereitung der Prüfung i.e.S.• langfristig = ordnungsgemäße Aufzeichnungen• kurzfristig = Sicherstellung der Verfügbarkeit von Unterlagen und

Belegen, ggf. Prüfung einer strafbefreienden Selbstanzeige

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2.3 Prüfungsdurchführung

– Prüfung während der üblichen Geschäftszeiten– Pflicht der Prüfung auch zugunsten des Steuerpflichtigen– Recht zur Besichtigung von Grundstücken und Betriebsräumen– Mitwirkungspflichten

• Zurverfügungstellung eines angemessenen Arbeitsplatzes sowie ggf. notwendiger Hilfsmittel

• Vorlage von Buchführungsunterlagen und Belegen• Erteilung von Informationen und Benennung von Auskunftspersonen

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2.4 Prüfungsinhalte

– Abgrenzung zwischen Betriebs- und Privatvermögen– Verträge zwischen nahen Angehörigen– Verifizierung der Betriebsausgaben

• Vollständigkeit und Richtigkeit der Belege• Differenzierung zwischen sofort abzugsfähigen und nicht

abzugsfähigen Betriebsausgaben sowie aktivierungspflichtigen Aufwendungen

• Aufdeckung von Rechen- und Übertragungsfehlern– Vollständigkeit der Betriebseinnahmen (fehlende Privatentnahmen,

ungeklärte Privateinlagen, Kasse)

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2.4 Prüfungsinhalte (Fortsetzung)

– Branchenvergleich (Richtsätze)– Vermögenszuwachsrechnung– Geldverkehrsrechnung– Kalkulation bei Handelsbetrieben– Umsatzprüfung bei Fertigungsbetrieben

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2.4 Prüfungsinhalte (Fortsetzung)

– Vollständigkeit und Richtigkeit der Gewinnermittlung bei Bilanzierung• Anlagevermögen (Ermittlung von Anschaffungs-/ Herstellungskosten,

Abschreibung (AfA))• Umlaufvermögen (Inventur)• Forderungen (Einzel-/ Pauschalwertberichtigung)• Verbindlichkeiten (Höhe)• Rückstellungen (Grund und Höhe)

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2.4 Prüfungsinhalte (Fortsetzung)

– Umsatzsteuer (Besteuerung des innergemeinschaftlichen Erwerbs, Vorsteuerverprobung, Berichtigung des Vorsteuerabzugs gem. § 15a UStG, Vorsteueraufteilung)

– Verrechnungspreise– Erstellung von Kontrollmitteilungen

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2.5 Prüfungsabschluss

"Alles OK, Herr Ückermann, die Betriebsprüfung ist zu unser allseitigen Befriedigung verlaufen"

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2.5 Prüfungsabschluss

– Schlussbesprechung• Pflicht (außer die Prüfung führt zu keiner Änderung)• Beseitigung von Unklarheiten• Erzielung einer Einigung bei strittigen Sachverhalten• noch keine Bindungswirkung

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2.5 Prüfungsabschluss (Fortsetzung)

– Prüfungsbericht• Ergebnis der Prüfung in Schriftform• Zusammenfassung der einzelnen Prüfungsfest-stellungen mit ihrer

Auswirkung auf die Besteuerungsgrundlagen• Einwendungsfrist i.d.R. ein Monat

– Erlass von Änderungsbescheiden im Falle abweichender Prüfungsfeststellungen (Einspruchsfrist = ein Monat)

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Inhaltsübersicht

1. Einleitung

2. Betriebsprüfung im Allgemeinen

3. Digitale Betriebsprüfung im Besonderen

3.1 Datenzugriff der Finanzverwaltung

3.2 Archivierung digitaler Unterlagen

3.3 IDEA - Prüfungssoftware der Finanzverwaltung

4. Fazit/Ausblick

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Inhaltsübersicht

1. Einleitung

2. Betriebsprüfung im Allgemeinen

3. Digitale Betriebsprüfung im Besonderen

3.1 Datenzugriff der Finanzverwaltung

3.1.1 Möglichkeit des Zugriffs

3.1.2 Umfang des Zugriffs

3.1.3 Mitwirkungspflicht beim Zugriff

3.1.4 Sanktionen bei Verweigerung des Zugriffs

3.2 Archivierung digitaler Unterlagen

3.3 IDEA - Prüfungssoftware der Finanzverwaltung

4. Fazit/Ausblick

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Digitale Betriebsprüfung im Besonderen

"Das ist kein Virus im Computer, das ist eine digitale Betriebsprüfung"

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3.1.1 Möglichkeiten des Zugriffs

– unmittelbarer Datenzugriff (Z1-Zugriff) = Einsicht in die gespeicherten Daten, Nutzung von Hard- und Software sowie Nutzung der Auswertungsmöglichkeiten des Steuerpflichtigen

– mittelbarer Datenzugriff (Z2-Zugriff) = Auswertung der gespeicherten Daten seitens des Steuerpflichtigen nach den Vorgaben des Prüfers

– Datenträgerüberlassung (Z3-Zugriff) = Aushändigung der gespeicherten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger

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3.1.2 Umfang des Zugriffs

Dem Datenzugriff unterliegen:

– steuerrelevante Daten der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung– Daten der handelsrechtlichen Gewinnermittlung, sofern keine

eigenständige Steuerbuchführung existiert– Zugriff der Lohnsteueraußenprüfung auf die Finanz- und

Anlagenbuchhaltung– sonstige steuerrelevante Unterlagen (Kostenrechnung,

Waren-/Materialwirtschaftssystem, Daten von PC- oder Scannerkassen, Verrechnungspreisdokumentationen)

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3.1.2 Umfang des Zugriffs (Fortsetzung)

Dem Datenzugriff unterliegen nicht:

– interne Planungs- und Gestaltungsunterlagen– Steuergutachten– E-Mail-Korrespondenz mit dem Steuerberater– Interne betriebswirtschaftliche Systeme

strittig: Datenzugriff bei Einnahmenüberschussrechnung

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3.1.2 Umfang des Zugriffs (Fortsetzung)

Empfehlung:

– Trennung von steuerrelevanten Daten und nicht steuerrelevanten Daten– Einrichtung eines Protokollierungsprogramms zur Nachverfolgung des

Datenzugriffs durch den Betriebsprüfer

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3.1.3 Mitwirkungspflicht beim Zugriff

– Unterstützung in sachlicher und personeller Hinsicht– Zurverfügungstellung von Hilfsmitteln (Hard-/Software)– Einweisung und technische Hilfestellung im Zusammenhang mit dem IT-

System

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3.1.4 Sanktionen bei Verweigerung des Zugriffs

– Zwangsmittel (Zwangsgeld, Ersatzvornahme, unmittelbarer Zwang)– Schätzung der Besteuerungsgrundlagen– Trübung des Prüfungsklimas– Einstufung des Steuerpflichtigen als Risiko

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3.2 Archivierung digitaler Unterlagen

– Archivierung = auf Dauer angelegte strukturierte Sammlung und Aufbewahrung von Daten

– Unzulässigkeit der Aufbewahrung ausschließlich in Papierform– originär digitale Buchhaltungsdaten = im DV-System erzeugte und in

einem Buchhaltungssystem verarbeitete Daten– maschinell auswertbare Buchhaltungsdaten = Möglichkeit der

Bereitstellung von buchhalterisch strukturierten Daten zur Verwendung im DV-System

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3.2 Archivierung digitaler Unterlagen (Fortsetzung)

– EDI-Nachrichten und E-Mails mit Belegfunktion = aufbewahrungspflichtige originäre digitale Dokumente

– Problem: Eignung bestimmter Dokumente zur Weiterverarbeitung und Abänderbarkeit bestimmter Dokumente (z.B. Word, Excel)

– Wichtig: keine Digitalisierung von originär in Papierform anfallenden Dokumenten erforderlich!

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Inhaltsübersicht

1. Einleitung2. Betriebsprüfung im Allgemeinen3. Digitale Betriebsprüfung im Besonderen

3.1 Datenzugriff der Finanzverwaltung

3.2 Archivierung digitaler Unterlagen

3.3 IDEA - Prüfungssoftware der Finanzverwaltung

3.3.1 Einsatzgebiete von IDEA

3.3.2 Möglichkeiten der Datenübernahme durch IDEA

3.3.3 Ablauf der Außenprüfung unter Einsatz von IDEA

3.3.4 Funktionen von IDEA4. Fazit/Ausblick

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3.3.1 Einsatzgebiete von IDEA

– von Wirtschaftsprüfern bereits seit langem verwendete Software zur Analyse von Buchhaltung, Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung

– später umfassende Ausstattung der Finanzverwaltung mit der Prüfsoftware zur Verwendung in den Bereichen Betriebs-, Umsatzsteuersonderprüfung, Lohnsteuer-Außenprüfung und Steuerfahndung

Frage: Ist der Einsatz von IDEA auch auf Ebene des Steuerpflichtigen oder seines Steuerberaters sinnvoll?

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3.3.2 Möglichkeiten der Datenübernahme durch IDEA

– Überlassung vom maschinell verwertbaren Datenträgern im Sinne der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), d.h. unter Verwendung bestimmter Dateiformate

– Aufgrund der Vielzahl an vorhandenen Dateiformaten wurde von der Finanzverwaltung in Zusammenarbeit mit Herstellern von Entgeltabrechnungs-, Finanzbuchhaltungs- und Archivierungssystemen ein Beschreibungsstandard entwickelt.

– Nach Bearbeitung der Daten mit diesem Standard (Exportschnittstelle) ist i.d.R. ein Import durch IDEA möglich.

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3.3.3 Ablauf einer Außenprüfung unter Einsatz von IDEA

– Fragebogen zur verwendeten Hard- und Software des Steuerpflichtigen im Rahmen der Prüfungsanordnung

– Aufforderung zur Bereitstellung der steuerrelevanten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger

– Import der Daten durch IDEA– Analyse der Daten durch IDEA– bei Bedarf Übergang zum unmittelbaren oder mittelbaren Datenzugriff– Löschung bzw. Rückgabe der Daten nach Abschluss der Prüfung bzw.

spätestens nach Bestandskraft der aufgrund der Prüfung ergangenen Bescheide

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3.3.4 Funktionen von IDEA

– Identifikation und Extraktion von Daten, die bestimmten Kriterien entsprechen

– Durchführung von Kalkulationen– Lücken- und Doppelerfassungsanalysen– Altersstrukturanalysen– Vergleichsanalysen– Einsatz von Prüfungsmakros– Anwendung mathematisch-statistischer Methoden (z.B. Benford´sches

Gesetz, Chi-Quadrat-Test)– Einsatz des IDEA-Zusatzprogramms AIS-TaxAudit

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3.3.4 Funktionen von IDEA (Fortsetzung)

Die neuen Prüfmethoden

Benford´s Gesetz Annahme: In allen Zahlenwerken tritt die erste Ziffer einer Zahl immer mit einer bestimmten Häufigkeit auf. Weichen die Zahlen in der Buchführung von diesen Häufigkeitsverteilungen gravierend ab, ist für die Steuerprüfer klar, dass etwas nicht stimmt.

Chi-Quadrat-Test Annahme: Bei einer größeren Datenmenge kommen die letzten Ziffern vor dem Komma in bestimmten Häufigkeiten vor. Bei Abweichung liegt Verdacht der Manipulation nahe.

Zeitreihenanalyse Hier prüfen die Beamten, ob etwa die wöchentlichen Gewinnaufschläge zur durchschnittlichen Kalkulation des gesamten Jahres passen.

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3.3.4 Funktionen von IDEA (Fortsetzung)

Beispiel 1: Eisdiele

– Abgleich der Tagesumsätze einer Eisdiele mit den elektronisch verfügbaren Daten des deutschen Wetterdiensts

– Nachweis auf Knopfdruck: hohe Umsätze an Regentagen, niedrige bei

Sonnenschein!

Erklärung?

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3.3.4 Funktionen von IDEA (Fortsetzung)

Beispiel 2: Kontonummer

– Abgleich der Kontonummern von Lieferanten und Mitarbeitern

– Nachweis auf Knopfdruck: Kontonummern von Lieferanten und

Mitarbeitern sind identisch!

Erklärung?

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3.3.4 Funktionen von IDEA (Fortsetzung)

Muster „Chi-Quadrat-Test“

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4. Fazit und Ausblick

a) Fazit

– Betriebsprüfung als umfangreichster manueller Eingriff in die Sphäre des Steuerbürgers mit Ausnahme der Steuerfahndung

– Digitale Betriebsprüfung unter Einsatz von IDEA und AIS-TaxAudit als elektronische Hilfsmittel zur Prüfung und Auswertung steuerrelevanter Daten

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4. Fazit und Ausblick

b) Ausblick

– stetige Beschleunigung des Prüfungsablaufs– stetige Verbesserung der Prüfungs- und Auswertungsmöglichkeiten

durch kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung der Prüfungssoftware, insbesondere im Zusammenhang mit wiederkehrenden Prüfungsfeldern und Prüfungsschwerpunkten

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit