Rechtskonforme E-Mail-Archivierung · Ausgangssituation Die Notwendigkeit für E-Mail-Archivierung...

Sandra Muggli Partner Account ManagerLovosoft GmbH

Rechtskonforme E-Mail-Archivierung

CPL Unternehmensberatung für OrganisationUnd Datenverarbeitung GmbHHamburg

Ausgangssituation

E-Mail-KommunikationDie Erfolgsgeschichte schlechthin …

Ob Angebote, Bestellungen, Verträge etc., der größte Teil der geschäftlichen Kommunikation wird via E-Mail abgewickelt.

Die Archivierung von E-Mails im Geschäftsverkehr gewinnt weiter an Bedeutung.

Was muss? Was sollte? Was darf nicht archiviert werden? Wie ist das mit dem Datenschutz?

35 000 000 000 E-Mails werden weltweit täglich verschickt.

Ausgangssituation

Die Notwendigkeit für E-Mail-Archivierung liegt auf der Hand …

Rechtliche Einordnung: E-Mail = Handelsbrief

Jede E-Mail, welche einem Geschäftsvorfall zugeordnet werden kann, muss 6 – 10 Jahre archiviert werden!

Beispiele: Steuerprüfung, Revision, Datenoffenlegungen bei behördlicher Anordnung

Ausgangssituation

Die E-Mail-Flut und der gesetzliche Aufbewahrungsdschungel …

Gesetzliche Rahmenbedingungen

„Was muss?“ Wie?

Revisions- und fälschungssicher- oder in elektronisch auswertbarer Form vorgehalten werden z.B.:

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), Handelsgesetzbuch (HGB) Abgabenordnung (AO)

Ausgangssituation

Die E-Mail-Flut und der gesetzliche Aufbewahrungsdschungel …

Im Interesse des Unternehmens

Rechtssicherheit: z.B. Preisverhandlungen, Verträge, Datenschutz, im Kündigungsfall, Straftatbestand, Widerruf, Rücktritt, Anfechtung, Bestätigung, Verzug bei elektronischen Rechnungen

Was darf nicht archiviert werden?

z.B. Betriebsrat, medizinischer Dienst

Ausgangssituation

Die Zeit drängt um …die gesetzliche Anforderungen der E-Mail-Archivierung in die Praxis umzusetzen

• Seit 2002 besteht die Archivierungspflicht für Unternehmen

• Sind Ihnen die Vorteile einer E-Mail-Archivierungs-Lösung bekannt?

Gesetzliche Anforderungen, kein Grund den Kopf in den Sand zu stecken …

Eine Lösung für alle Anforderungen!

Das “Rezept“ für wirtschaftliche und rechtskonforme E-Mail-Archivierung

Kosten reduzieren@ Verwaltungsaufwände reduzieren,

Preis/Leistung/Wirtschaftlichkeit

Produktivität steigern@ Zugriff auf ein zentrales Archiv sicherstellen

Rechtliche Anforderungen einhalten@ Datenschutz, Filterung steuerrelevanter

E-Mails, IDEA Schnittstelle, Beweisfähigkeit

E-Mail-Archivierung BytStorMail®

1 IT- Kosten sparen und Verwaltungsaufwände minimieren.

Die Durchführung von zeitaufwändigen Datensicherungsvorgängen, das Suchen und Wiederherstellen von vermissten E-Mails bei der dezentralen E-Mail-Verwaltung, kosten Zeit und Geld.

• Zentrales Archiv für E-Mails

• Einfache Wiederherstellung

• Keine zeitaufwändige Datensicherung

• Keine Lizenzkosten für Backup

• Anti-Spam

Acht gute Gründe für:

"Das Komplettpaket E-Mail Archivierung

und Anti-Spam, Anti-Viren hat uns überzeugt"

Rolf Schaadt, Geschäftsführung, teknihall

GmbH

"Die günstige Einstiegsvariante hilft sogar kleinen

Unternehmen rechtskonform zu archivieren" Ludwig

Altmannsberger, Geschäftsführung, A+S

Dentaltechnik“

Archivsuche

E-Mail-Archivierung BytStorMail®

2 Schutz vor Datenverslust aufgrund technischer Probleme.

Bereits ein Systemabsturz, ein Systemwechsel, ein Hardwaredefekt, Backup-Problem, oder defekte PST Dateien können den Verlust unternehmenswichtiger E-Mails verursachen.

Acht gute Gründe für:

Zugriff und Verfügbarkeit von E-Mails bleibt sichergestellt

Unabhängig von:

Betriebssystemen Hardware

"Unsere bestehende Infrastruktur wurde nicht

verändert, wir bleiben weiterhin plattformunabhängig"

Alexander Jung, IT-Leitung, Denso GmbH

E-Mail-Archivierung BytStorMail®

3 Schutz vor Einsichtnahme auf fremde E-Mailinhalte.

Ohne klare Zugriffskontrollen auf die E-Mailinhalte können die gesetzlichen Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) nicht sichergestellt werden.

Einem Systemadministrator darf wegen Einsichtnahme in fremde E-Mails auch ohne vorherige Abmahnung gekündigt werden!

Das 4-Augenprizip gewährleistet die Möglichkeit zum maximalen Datenschutz mit BytStorMail®

Acht gute Gründe für:

"Mit BytStorMail

werden alle

gesetzlichen

Datenschutzbestimmu

ngen eingehalten“,

sagt Mario

Reichherzer von der

Odenwald Chemie

Useransicht

Adminansicht

Empfänger u. Absender wird angezeigt

Admin sieht nur Domains

E-Mail-Archivierung BytStorMail®

4 Produktivität durch Informationsverfügbarkeit steigern.

Unternehmenswichtige Unterlagen liegen oft nur im Postfach von Mitarbeitern,oder sind über verschiedene z.B. Dokumentenmanagementsysteme verteilt.

Die Produktivität eines Unternehmens hängt entscheidend davon ab, dass diese Informationen zu jeder Zeit komplett und schnell abgerufen werden können.

Damit alles rund läuft …

• E-Mails stehen im zentralen Archiv zur Verfügung

• Komfortable Volltextsuche (auch in Datei-Anhängen)

• Kinderleicht finden und per Knopfdruck erneut an das eigene Postfach zustellen

Acht gute Gründe für:

"Die Installation war in kürzester Zeit abgeschlossen,

unsere individuellen Bedürfnisse wurden sofort

umgesetzt" Sebastian Wehnl, IT-Leitung, infra Fürth

GmbH

E-Mail-Archivierung BytStorMail®

5 Verhindern Sie das Löschen von geschäftsrelevanten E-Mails.

Bei der dezentralen Archivierung der elektronischen Post entscheidet der Mitarbeiter, welche E-Mails wann, wo und wie archiviert werden.

Dabei werden E-Mails, weil Postfächer überlaufen, absichtlich oder aus versehen schnell gelöscht.

Alle E-Mails werden zentral erfasst bevor

sie in den Postfächern der Benutzer

landen!

Ablage im Originalzustand inkl. Anhang u. Zeitstempel

Disaster Recovery Konzept:Mailserver u. Konten können mit

wenigen Handgriffen wieder hergestellt werden

Acht gute Gründe für:

E-Mail-Archivierung BytStorMail®

6 Erhöhen Sie Ihre Beweisfähigkeit bei Rechtsstreitigkeiten.

Eine geordnete und jederzeit verfügbare Aufbewahrung der elektronischen Geschäftspost ist auch aus Gründen der strategischen Rechtssicherheit notwendig.

• Jede E-Mail wird im BSM-Archiv mit Zeit

und Datumsstempel geloggt.

• Daten können somit weder verändert

noch manipuliert werden.

Acht gute Gründe für:

E-Mail-Archivierung BytSorMail®

7 Postfachabgrenzung abschaffen.

Einerseits soll die Entlastung des E-Mail-Servers durch die Begrenzung der Postfächer erreicht werden.

Andererseits bedeutet das für die Anwender: Zeitaufwendige Aufräum-, Lösch- und Verwaltungsarbeiten.

Mit BytStorMail®: Anwender und den

Mailserver dauerhaft entlasten.

• Kein Aufräumen des Postfaches mehr notwendig

• Keine Aufforderung des Mailservers Mails zu löschen

• Kein Anlegen von pst Files oder Löschen alter E-Mails notwendig

Acht gute Gründe für:

"Jedes Unternehmen sollte BytStorMail im Einsatz

haben," so Stefan Reich, Teamleiter der

Systemadministratoren, Vitaphone GmbH

E-Mail-Archivierung BytStorMail®

8 Sanktionen wegen nicht eingehaltener Aufbewahrungsfristen und Vorschriften vermeiden.

Anforderungen ergeben sich z.B. aus : Der Abgabenordnung (AO), dem Handelsgesetzbuch (HGB) , den Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS).

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) schreiben vor, dass auch alle steuerrelevanten E-Mails in maschinell auswertbarer Form vorgehalten werden müssen.

Mit BytStorMail® können sämtliche

Aufbewahrungsfristen eingehalten

werden, darüber hinaus:

Intelligente Filtertechnologie

IDEA-Schnittstelle

„Nicht steuerrelevante" E-Mails bleiben geschützt!

Acht gute Gründe für:

Nach erfolgreicher Authentifizierung des Steuerprüfers muss sich als weiterer Sicherheitsfaktor der Admin gesondert anmelden.

Erst dann sieht der Steuerprüfer die steuerrelevante E-Mail-Kommunikation für den freigeschalteten Zeitraum.

Der modulare Aufbau, der besondere MehrwertBytStorMail® bietet die Möglichkeit der individuellen Anpassung

Schnittstellen zu weiteren Applikationen durch die offene Standard Technologie möglich.

BytStorMail® ermöglicht optional weitere Filterkriterien.

Ob eine Betriebsvereinbarung vorhanden ist oder nicht, Anforderungen können individuell eingestellt werden.

• Eine schnelle, übersichtliche und qualitativ gute Bearbeitung der elektronischen Post auch bei sehr hohem E-Mail-Aufkommen

• Die Verarbeitung der E-Mails erfolgt mit automatisiert von der Erkennung und Kategorisierung, dem Routing bis hin zur Beantwortung der E-Mails.

• Antwortzeiten verbessern, Servicelevels einhalten und erhöhen sowie Kosten bedeutend senken.

• TaskWatcher-MAV² verfügt bereits über eine Vielzahl an Grund-funktionen, die zu vielen Unternehmen passen und ohne Aufwand sofort einsetzbar ist.

Rechtskonforme E-Mail-Archivierung &E-Mail-ManagementZwei Herausforderungen, eine Lösung: TaskWatcher MAV²

Über ByteAction GmbH• Seit 18 Jahren richtungweisender Hersteller von E-Mail Infrastrukturlösungen

• Zählt zu den Technologie und Innovationsführen in den Bereichen Sicherheit und Organisation von E-Mail, Netzwerken, Internet sowie Infrastrukturlösungen.

• Die in der Praxis bewährten Technologien werden von vielen Unternehmen eingesetzt. Bei einer Systemverfügbarkeit von 99,9 % werden mehrere Hunderttausend Benutzer unterstützt.

• Zu den Kunden zählen zahlreiche renommierte Unternehmenwie

Über BytStorMail® - Wichtige Produktmeilensteine

2001 Erstellung von TKÜV Systemen für Telkos2004 Großes ASP Projekt bei City Carrier (4000 Domains)2005 Zertifikat der RegTP (Bundesnetzagentur) für TKÜV2006 BSM wird für Fujitsu Siemens zertifiziert2006 BytStorMail wird mit dem Innovationspreis der Initiative Mittelstand ausgezeichnet2006 Erster Verkauf über Partner2007 BytStorMail wird mit dem Innovationspreis der Initiative Mittelstand ausgezeichnet2007 Erster Verkauf von BSM über Partner T-Systems an den Mittelstand2008 BytStorMail wird mit dem Innovationspreis der Initiative Mittelstand ausgezeichnet2008 Neue strategische Allianzen mit namenhaften Herstellern2009 Jan. Beginn Entwicklung BSM 2.02009 Weitere Kunden & Partnergewinnung2009 Gründung des Distributors und Partnerkanals Lovosoft GmbH – Ausbau Partnergeschäft2009 Zertifizierung auf IBM x-Series und Lotus Notes Foundation Server2009 Im November Kampagnenstart „Klein kommt groß raus!“ mit IBM Lotus Notes Foundation

Seit Gründung Unterstützung größerer Telkos beim Aufbau von E-Mail-Plattformen

Technischer Überblick

Gewusst wie…

Technische AnbindungsmöglichkeitenBSM als Relay Server

BSM als Archiv Server

Technische Anbindungsmöglichkeiten

Technische AnbindungsmöglichkeitenBSM in einer virtuellen Umgebung

Auf einen BlickMit BytStorMail 2.0 erwartet Sie:

Eine einfache Integration in die vorhandene Infrastruktur (ob VMware, Software Lizenzen oder Appliance)

Die Bereitstellung eines zentralen Archivs zum Suchen und Wiederherstellen von E-Mails im Falle behördlich angeordneter Datenoffenlegungen

Das automatische Archivieren aller ein- und ausgehenden E-Mails

Eine wirtschaftlich und intelligente Archivierungslösung mit welcher die Datenschutzrichtlinien sowie aktuelle Gesetze eingehalten werden können

Eine Archivierungslösung die auf Ihre Unternehmensbedürfnisse angepasst werden kann, wie z.B.: das Definieren von Ausnahmeadressen (Betriebsrat, Personalabteilung etc.)

Optional: die Möglichkeit zur Verknüpfung der E-Mails mit den Geschäftsprozessen: Zuordnung der E-Mails entsprechend ihres Inhalts zu elektronischen Akten und Prozessen

Geringer Administrationsaufwand durch die sog. Blackbox

Möchten Sie auch so zufrieden aussehen?

Dann wenden Sie sich an den Experten -Fragen Sie uns!

Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit.

Wir beraten Sie gerne!

CPL Unternehmensberatung für Organisation und Datenverarbeitung GmbHWeidestrasse 120aD-22083 HamburgTel.: +49 (0) 40 / 69 42 96-0Fax: +49 (0) 40 / 69 42 96-30E-Mail: Kontakt@cplgmbh.com

Ihr fachlicher Ansprechpartner

Herr Jörg Anhalt