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Reise- und Spesenabwicklung Szenarioübersicht
Verbindlich-keiten und Zahlungen bearbeiten
Mit Reise-anträgen arbeiten
Reisedienst-leistungen online buchen
Spesen-belege während der Reise erfassen
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Fachbereiche
Szenario/Prozesse
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Kreditoren-buchhalter
Szenariobeschreibung
An diesem Szenario sind folgende Benutzerrollen beteiligt:
ReisenderReise-sachbearbeiter Genehmigender
Reiseassistent
In Großunternehmen sind Funktionen zur Überwachung von Reiserichtlinien, Budgets und Spesen erforderlich. SAP Travel OnDemand stellt diese Funktionen mithilfe einer nahtlosen globalen Reisemanagementlösung zur Verfügung, die von der Reisegenehmigung, Reisebuchung und automatischen Speseneinreichung bis zur Spesenerstattung reicht.SAP Travel OnDemand ist in SAP ERP und SAP Financials OnDemand integriert. Dadurch wird die Konsistenz Ihrer Daten sichergestellt, der Abstimmungsbedarf minimiert und Ihre Möglichkeiten hinsichtlich der Analyse und Prüfung von Spesen erweitert. Für Benutzer ist die Erfassung von Spesen in SAP Travel OnDemand dank Funktionen wie vereinfachte Bilder, vorausgefüllte Eingabefelder und das automatische Einreichen von Spesen aus Kreditkartenimporten denkbar einfach. Wenn Benutzer auf die Anwendung selbst nicht zugreifen können, können Sie Spesen auch per E-Mail einreichen.Die Standardkonfiguration von SAP Travel OnDemand enthält Erstattungspauschalen für vordefinierte Länder, eine generische Ländervorlage und kann an die individuellen Spesenrichtlinien Ihres Unternehmens angepasst werden.
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In Großunternehmen sind Funktionen zur Überwachung von Reiserichtlinien, Budgets und Spesen erforderlich. SAP Travel OnDemand stellt diese Funktionen mithilfe einer nahtlosen globalen Reisemanagementlösung zur Verfügung, die von der Reisegenehmigung, Reisebuchung und automatischen Speseneinreichung bis zur Spesenerstattung reicht.SAP Travel OnDemand ist in SAP ERP und SAP Financials OnDemand integriert. Dadurch wird die Konsistenz Ihrer Daten sichergestellt, der Abstimmungsbedarf minimiert und Ihre Möglichkeiten hinsichtlich der Analyse und Prüfung von Spesen erweitert. Für Benutzer ist die Erfassung von Spesen in SAP Travel OnDemand dank Funktionen wie vereinfachte Bilder, vorausgefüllte Eingabefelder und das automatische Einreichen von Spesen aus Kreditkartenimporten denkbar einfach. Wenn Benutzer auf die Anwendung selbst nicht zugreifen können, können Sie Spesen auch per E-Mail einreichen.Die Standardkonfiguration von SAP Travel OnDemand enthält Erstattungspauschalen für vordefinierte Länder, eine generische Ländervorlage und kann an die individuellen Spesenrichtlinien Ihres Unternehmens angepasst werden.
Reiseassistent
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Überwiegend benutzergesteuerter Prozess
Überwiegend systemgesteuerter Prozess
Manueller Prozess (nicht vom System unterstützt)
Prozess, bei dem mit Fremdsoftware kommuniziert wird (siehe Quick-Info-Text)
Für Finanzwesen relevanter Prozess
Verwandtes Szenario
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Szenario/Prozesse
Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Mit Reiseanträgen arbeiten
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Prozessbeschreibung
Der Reisende oder der Reiseassistent reicht einen Reiseantrag in SAP Travel OnDemand ein, entweder für die eigene Reise oder für einen anderen Reisenden.
Der Genehmigende prüft den Reiseantrag und genehmigt diesen oder lehnt ihn ab. Der Reisende wird anschließend per E-Mail über die Entscheidung benachrichtigt.
Genehmigungen sind optional und können an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden.
Durchgeführt vonReisender
In den Work CenternReisen und Spesen Genehmigungen
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Szenario/Prozesse
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Reise- und Spesenabwicklung Prozessdetails: Reisedienstleistungen online buchen
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Prozessbeschreibung
Der Reisende bucht online eine Reise mit einem Ihrer integrierten Online-Buchungstools. Da diese Online-Buchungstools vollständig in SAP Travel OnDemand integriert sind, werden die SAP-Daten automatisch übertragen und zum Ausfüllen der Felder im Tool verwendet.
Wenn der Reisende die Buchung seiner Reise dann abgeschlossen hat, werden alle Daten zurück an SAP Travel OnDemand übertragen. Hier sind die Daten sofort in Form eines Reiseplans verfügbar.
Alternativ können Sie Ihre Reiseinformationen an unser integriertes Reiseplanverwaltungstool senden. Die Informationen werden für Sie zurück an SAP Travel OnDemand übertragen, wo sie Ihnen für Ihre Arbeit als Reiseplan zur Verfügung stehen.
Diese Buchungsdaten, z.B. Start- und Endtermin der Reise, werden auch automatisch in die Spesenabrechnung für die Reise des Mitarbeiters eingegeben.
Sie konfigurieren das Online-Buchungstool gemäß den individuellen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens. Es weist Sie dann auf alle potenziellen Verstöße gegen Ihre Richtlinien oder die Richtlinien Ihres bevorzugten Lieferanten hin.
In den Work CenternReisen und Spesen Genehmigungen
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Daten mit SAP Travel OnDemand synchroni-sieren
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Genehmigender
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Der Reisende bucht online eine Reise mit einem Ihrer integrierten Online-Buchungstools. Da diese Online-Buchungstools vollständig in SAP Travel OnDemand integriert sind, werden die SAP-Daten automatisch übertragen und zum Ausfüllen der Felder im Tool verwendet.
Wenn der Reisende die Buchung seiner Reise dann abgeschlossen hat, werden alle Daten zurück an SAP Travel OnDemand übertragen. Hier sind die Daten sofort in Form eines Reiseplans verfügbar..
Alternativ können Sie Ihre Reiseinformationen an unser integriertes Reiseplanverwaltungstool senden. Die Informationen werden für Sie zurück an SAP Travel OnDemand übertragen, wo sie Ihnen für Ihre Arbeit als Reiseplan zur Verfügung stehen.
Diese Buchungsdaten, z.B. Start- und Endtermin der Reise, werden auch automatisch in die Spesenabrechnung für die Reise des Mitarbeiters eingegeben.
Sie konfigurieren das Online-Buchungstool gemäß den individuellen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens. Es weist Sie dann auf alle potenziellen Verstöße gegen Ihre Richtlinien oder die Richtlinien Ihres bevorzugten Lieferanten hin.
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Senden Sie Ihre Reiseinformationen an unser integriertes Reiseplanverwal-tungstool. Wir stellen Ihnen dann Ihren Reiseplan in SAP Travel OnDemand zur Verfügung.
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Während der Reise reicht der Reisende Belege für seine Spesenabrechnung ein. Er kann dies mithilfe einer Anwendung für ein Mobilgerät oder per E-Mail tun.
Mobilgerät: Der Reisende gibt die Spesendetails ein (mit der Option, vom Beleg ein Foto zu machen und als Anhang hinzuzufügen) und sendet diese an SAP Travel OnDemand. Wenn in Ihrem System die Bilderkennung aktiviert ist, können Sie vom Beleg einfach ein Foto machen und das System legt automatisch die Spesen für Sie an.
E-Mail: Der Reisende schreibt eine E-Mail mit Spesenart, Betrag, Währung und Datum und sendet diese an eine zentrale E-Mail-Adresse. Er kann auch einen Beleg anhängen.
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Während der Reise reicht der Reisende Belege für seine Spesenabrechnung ein. Er kann dies mithilfe einer Anwendung für ein Mobilgerät oder per E-Mail tun.
Mobilgerät: Der Reisende gibt die Spesendetails ein (mit der Option, vom Beleg ein Foto zu machen und als Anhang hinzuzufügen) und sendet diese an SAP Travel OnDemand. Wenn in Ihrem System die Bilderkennung aktiviert ist, können Sie vom Beleg einfach ein Foto machen und das System legt automatisch die Spesen für Sie an.
E-Mail: Der Reisende schreibt eine E-Mail mit Spesenart, Betrag, Währung und Datum und sendet diese an eine zentrale E-Mail-Adresse. Er kann auch einen Beleg anhängen.
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Spesenbeleg per
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Der Reisende oder Reiseassistent reicht die Spesenabrechnung ein. Sie können dazu z.B. Transaktionen von Firmenkreditkarten oder Fotos von Belegen einreichen. Sie können auch Daten aus ihrem Reiseantrag oder Reiseplan verwenden, die automatisch in ihre Spesenabrechnung eingegeben wurden.
Sobald die Spesen geprüft und genehmigt sind, werden diese automatisch in Ihr Buchhaltungs- oder Personalabrechnungssystem übertragen. Das löst die Erstattung an den Mitarbeiter aus. Sie können diesen Prozess auf einfache Weise an die individuellen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens anpassen. SAP Travel OnDemand kann in Ihr SAP-ERP-Financials- oder SAP-Financials-OnDemand-System integriert werden.
Genehmigungen sind optional und können an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden.
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Der Reisende oder Reiseassistent reicht die Spesenabrechnung ein. Sie können dazu z.B. Transaktionen von Firmenkreditkarten oder Fotos von Belegen einreichen. Sie können auch Daten aus ihrem Reiseantrag oder Reiseplan verwenden, die automatisch in ihre Spesenabrechnung eingegeben wurden.
Sobald die Spesen geprüft und genehmigt sind, werden diese automatisch in Ihr Buchhaltungs- oder Personalabrechnungssystem übertragen. Das löst die Erstattung an den Mitarbeiter aus. Sie können diesen Prozess auf einfache Weise an die individuellen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens anpassen. SAP Travel OnDemand kann in Ihr SAP-ERP-Financials- oder SAP-Financials-OnDemand-System integriert werden.
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Prozessbeschreibung
In Abhängigkeit von Ihren unternehmensspezifischen Einstellungen wird der Zahlungslauf in Ihrer SAP-ERP-Buchhaltung, in Ihrem SAP-Financials-OnDemand- oder SAP-ERP-HCM-System ausgelöst. Die Zahlung wird dann an den Reisenden per Überweisung oder Scheck gesendet.
Durchgeführt vonKreditorenbuchhalter
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Spesen mit SAP ERP erstatten
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SAP Financials OnDemandSAP ERP
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In Abhängigkeit von Ihren unternehmensspezifischen Einstellungen wird der Zahlungslauf in Ihrer SAP-ERP-Buchhaltung, in Ihrem SAP-Financials-OnDemand- oder SAP-ERP-HCM-System ausgelöst. Die Zahlung wird dann an den Reisenden per Überweisung oder Scheck gesendet.
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Spesen mit SAP Financials OnDemand erstatten
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SAP Financials OnDemandSAP ERP
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Szenario/Prozesse
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Reise- und Spesenabwicklung
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Spesen-belege während der Reise erfassen
Spesen abrechnen
Beschreibung des FachbereichsNahezu jeder Geschäftsprozess ist mit einem Cashflow verbunden – sowohl innerhalb Ihres Unternehmens als auch zwischen Ihrem Unternehmen und seinen externen Geschäftspartnern und Kunden. Mithilfe von SAP Travel OnDemand erhalten Sie umfassende Kontrolle über den finanziellen Aspekt jedes einzelnen Schrittes Ihrer Geschäftsprozesse. Sie können Ihre eigenen Spesen- und Erstattungsrichtlinien festlegen, die Spesen Ihrer Mitarbeiter überwachen und alle genehmigten Spesen schnell und unkompliziert erstatten.In SAP Travel OnDemand sind die führenden Online-Buchungstools integriert. Sie können diese Tools gemäß den individuellen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens konfigurieren. Dadurch wird Konformität mit den Reiserichtlinien hinsichtlich der Kosten und der Regeln bevorzugter Lieferanten gewährleistet. Ihr Unternehmen erreicht auf diese Weise eine Rationalisierung der Reisekosten und eine Beschleunigung des Buchungsprozesses.
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