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ECM – Enterprise Content ManagementKonzepte und Techniken rund um Dokumente2009 / 1. Auflage

Kapitel 3 / Manage - Workflow

Gliederung

• Definition – Vorteile• Merkmale – Bestandteile• Modellierung• Arten

Was ist eigentlich Workflow ?

„Dem richtigen Bearbeiter zum

richtigen Zeitpunkt die richtigen

Informationen und die richtigen

Werkzeuge zur Verfügung stellen.“

Quelle: COI

Workflow - Definition

Ein Workflow bezeichnet mehrere dynamische, abteilungs-übergreifende aber fachlich zusammenhängende, arbeits-teilige Aktivitäten, die in logischer oder zeitlicher Abhängig-keit zueinander stehen.

Ein Workflow ist die informationstechnische Realisierung eines Geschäftsprozesses.

Geschäftsprozess und Workflowmodellierung

Quelle: Becker, Delfmann, Stein: Uni Münster

Geschäftsprozess und Workflow

Workflow-Management - Definition

• Workflow-Management ist die IT-basierte Unterstützung von Geschäftsprozessen. Dazu zählt:– das Spezifizieren (Geschäftsprozessmodellierung)– das Optimieren (Business Process Reengineering) durch Simulation,

Analyse und Reorganisation– das Implementieren (Workflow-Modellierung)– das Ausführen (Workflow-Management-System)

Workflow-Management - Definition

Workflow-Management - Aufgaben

die einzelnen Vorgangsschritte sind klar gegeneinander abgegrenzt, der Ablauf eines Vorgangs ist eindeutig, nach klaren Regeln

definiert, den an der Vorgangsbearbeitung beteiligten Mitarbeitern lassen sich

Funktionen, Rollen und Kompetenzen zuweisen, die Informationsbearbeitung- und –bereitstellung ist automatisierbar,

so dass der gesamte Arbeitsprozess vom Dokumentenzugriff bis zur Archivierung weitgehend planbar ist.

Der Workflow muss also einen hohen Strukturierungsgrad aufweisen, arbeitsteilig erfolgen, wiederholt auftreten und modellierbar sein.

Workflow - Voraussetzungen

Workflow - Nutzen

Automatisierung von Geschäftsprozessen = Optimierung von Bearbeitungsprozessen

Schnellerer und einfacherer Zugang zu Informationen = Reduzierung von Durchlauf- und Liegezeiten

Wegfall des Transport- und Verteilaufwandes Aktueller Überblick über relevante

Unternehmensdaten = höhere Transparenz Arbeitsprozesse und Mitarbeiterorganisation

flexibel änderbar Handhabung von Ausnahmen

Nutzen cont.

Standortunabhängige und parallele Bearbeitung von Geschäftsfällen

Rationalisierungspotentiale können identifiziert und ausgeschöpft werden

Die Auskunftsbereitschaft über den Bearbeitungsstatus ist jederzeit gegeben

Änderungen der Arbeitsabläufe sind bei modernen Workflowsystemen schnell implementierbar

Relevante Informationen gehen nicht verloren und sind im System verfügbar (Beispiel: Eingangsrechnungsworkflow)

Liegezeitüberwachung verhindert die Überschreitung der maximal zulässigen Bearbeitungszeit

Simulationsmöglichkeit: bei komplexen Abbildungen von Arbeitsprozessen besteht die Möglichkeit der Simulation

Gliederung

Ein Workflow

hat einem Auslöser (Trigger)

besteht aus Vorgangsschritten (Aktionen, Aktivitäten, Tätigkeiten)

kann weiter zerlegt werden,

kann an Bedingungen geknüpft sein,

kann parallel ausgeführte Vorgangsschritte (Nebenläufigkeit) enthalten,

hat einen Abschluss.

Workflow - Merkmale

Workflow – Merkmale cont.

klare Abgrenzung der einzelnen Vorgangsschritte Definition des Ablaufs nach eindeutigen Regeln Zuweisung von Rollen und Kompetenzen an die an der

Vorgangsbearbeitung beteiligten Mitarbeiter Automatisierung der Informationsbearbeitung- und -bereitstellung Planbarkeit des gesamten Geschäftsprozesses vom

Dokumentenzugriff bis zur Archivierung

AktivitätenWas soll gemacht werden?AktivitätenWas soll gemacht werden?

Organisatorische EinheitenWer soll etwas machen?Organisatorische EinheitenWer soll etwas machen?

Informationsobjekte / Dokumente (1) Welche Informationen sind zur Ausführung der

Aktivität notwendig? (2) Welche Informationen werden bei der Durchführung

der Aktivität erzeugt?

Informationsobjekte / Dokumente (1) Welche Informationen sind zur Ausführung der

Aktivität notwendig? (2) Welche Informationen werden bei der Durchführung

der Aktivität erzeugt?

Werkzeuge / Anwendungssysteme Welche Technik bzw. Werkzeuge und DV-Anwendungen kommen bei der Durchführung der Aktivität zum Einsatz?

Bestandteile eines Workflows

Quelle: COI

Workflow - die vier „W‘s“

AufgabeAufgabe

ProzesslogikProzesslogik

AufgabenträgerAufgabenträger

Werkzeuge & DatenWerkzeuge & Daten

Was wirdWas wird

Wie vonWie von

Wem undWem und

Womit bearbeitet?Womit bearbeitet?

Quelle: COI

Workflow - Funktionen

EngineEngine

Bedingungenauswerten

Historieaufzeichnen

EreignisseverarbeitenEreignisse

verarbeiten

DatenflussorganisierenDatenfluss

organisieren

AufgabeerzeugenAufgabeerzeugen

Bearbeiterzuordnen

Zeitvorgabenüberwachen

Quelle : Seidel SAP

Workflow-Management-System

• Ein Workflow-Management-System ist ein Anwendungssystem, mit dessen Hilfe Workflows definiert, verwaltet und ausgeführt werden können. Die Ausführungsreihenfolge ist durch eine formale Repräsentation der Prozesslogik im Anwendungssystem determiniert.

Quelle: Becker, Delfmann, Stein: Uni Münster

Workflow-Management-System - Architektur

ORGANISATIONS-DATENBANK

zentrale Verwaltung

übersichtliche Informationeinfache Pflege

MODELLLIERUNG

starre oder flexible Prozesse

intuitive und flexible Modellierung

WORKFLOW-ENGINE

zentraler Überblick durch Monitoring

AuslastungskontrolleErkennung von Problemstellen

SIMULATION

Überprüfung der Modelle

unterschiedliche Rahmenbedingungen

Zeit- und Kostenkontrolle

Workflow-Management-System - Funktionen

Gliederung

WfMC Referenzmodell

Workflow-Ebenen

BuildtimeBuildtime

Dokumentensicht

Document

Data Element

Modellierung

Ausführung

Workflow-Steuerung

Überwachung

RuntimeRuntime

Workflow - Modellierung

• Da Workflow Management einen automatisierten Ablauf von Prozessen (Vorgängen) anstrebt, indem die einzelnen Aktivitäten (Bearbeitungsschritte), deren Voraussetzungen und deren Reihenfolge im Rahmen des Vorgangs vorgegeben werden, ist eine Formalisierung der Vorgänge notwendig.

• Diese Formalisierung wird als Modellierung bezeichnet.

Workflow - Modellierung cont.

• Workflows werden modelliert, – um eine Grundlage für die Ausführung durch ein Workflow-

Management-System zu erarbeiten, – die automatische Zuweisung von Aktivitäten an Mitarbeiter zu

ermöglichen und – die leichte Änderbarkeit der Anwendung zu gewährleisten.

Workflow - Modellierungsbereiche

• Abläufe: Modellierung der Aktivitäten und ihrer Reihenfolge im Prozess.

• Informationen und Informationsfluss: Modellierung der Objekte und Dokumente, die im Rahmen eines Workflow erzeugt werden bzw. für die Aufgabe genutzt und evtl. bearbeitet werden.

• Organisation: Modellierung der Akteure, Rollen, Verantwortlichkeiten und Berechtigungen, Vertretungen.

Workflow – Organisation cont.

KrankheitKrankheit

Gruppe Gruppe

UrlaubUrlaub

Sonder-Sonder-aufgabenaufgaben

Einstellungen

Ausscheiden

Organisationsmodell = Aufbaustruktur des Unternehmens

Quelle : Seidel SAP

Workflow und Rollenkonzept

Workflow und Rollenauflösung

Sachbearbieter FI

KundennameH - N

KundennameA - G

Rechnungshöhe: < 50.000 €

Rechnungshöhe: > 50.000 €

KundennameO - Z

RolleEinschränkung der möglichen Bearbeiter durch "Organisations-Filter"

Aufgabe (Definition) Beleg buchen

Verknüpft mit StelleSachbearbeiter FI

Rolle (Bearbeiter) Buchungssachbearbeiter

Parameter der Rolle Kundenname Rechnungshöhe

Aktivität zur Laufzeit

Beleg 4712 buchen Kunde H. Müller KG Rechnungshöhe 250,000

€Quelle : Seidel SAP

Ausnahmensituationen

Das Zurückgeben/Rückfragen an den vorherigen Sachbearbeiter Das Erklären der Nichtzuständigkeit Das Umleiten eines Vorganges Das Zurücksetzen und der Neustart eines Vorganges Das Überspringen eines Bearbeitungsschrittes

Workflow - Simulation

Simulation der Prozesse mit verschiedenen Rahmen-bedingungen Zeit- und Kostenaufwand Engpassermittlung

Kosten Zeit Auslastung Ablauf Engpässe kritischer Pfad

Der Nutzen:

Workflow-Tutorial - Links

• Videos und Animationen – Lectures – interaktive Examples• Interaktive Definition eines Workflows• Video – Beispiele und Editor

Gliederung

Workflow - Klassifizierung

Quelle: Martens, Humboldt-UNI, Berlin

Workflow - Klassifizierung cont.

Quelle: Martens, Humboldt-UNI, Berlin

Wiederholfaktor

Prozeß-komplexität

Planbarkeitvon Varianten

Automatische Weiterleitung

Modifizierbarkeit

Strukturierter WorkflowWiederholfaktor

Modifizierbarkeit

Ad-hoc Workflow

Wiederholfaktor

Modifizierbarkeit

Flexibler Workflow

Workflow-Arten

Die folgenden Folien beruhen auf einer Präsentation von COI

Beschreibung der Workflow-Arten

Ad-hoc-Workflow

Flexibler Workflow

Strukturierter Workflow

z.B. bei allen Mailsystemen durch einfaches Versenden einer Nachricht, weiterer Ablauf ist nicht direkt beeinflussbar.

Vor Prozessbeginn Definition des Ablaufes, aber mit der Möglichkeit, während der Laufzeit noch Prozesse und deren Modelle zu verändern.

Definition von festgelegten Prozessen in reaktiv unveränderbaren Umgebungen, Prozessmodelle können nur gesamt und nicht für einzelne laufende Prozesse verändert werden.

Flexibler vs. strukturierter Workflow I

Aktivität 1.1Aktivität 1.1Projektorientiert

Teilstrukturiert Änderung zur Laufzeit Aktivität 1.2Aktivität 1.2

Aktivität 1.3Aktivität 1.3 Aktivität 2.1Aktivität 2.1

Aktivität 2.2Aktivität 2.2

Aktivität 2.3Aktivität 2.3

Teilvorgang 1Teilvorgang 1 Teilvorgang 2Teilvorgang 2Prozeßorientiert

Stark strukturiert

Teamorientiert

„ Unstrukturiert Checklisten“

ChecklisteCheckliste

Checkliste Checkliste

• Ein Geschäftsprozessmodell für alle zugehörigen Vorgänge

• Änderung des Modells wirkt sichauf alle zugehörigen Vorgänge aus

• Vorgänge können zur Laufzeitnicht geändert werden

• Sehr komplexe Workflowsmodellierbar (u.a. automatischeEntscheidungen)

• Zentrale Modellierung

• Basismodelle im Workflow-Repository

• Jeder Vorgang besitzt sein eigenes Geschäftsprozessmodell

• Änderungen des Basismodellswirken sich nicht auf Vorgänge aus

• Vorgänge können zur Laufzeitgeändert werden

• Dezentrale Modellierung in derAbstimmungsphase

Flexibler vs. strukturierter Workflow cont.

Strukturierter Workflow Flexibler Workflow

Ad-hoc Workflow - Realisierung

Versenden per Standard-Mail (z.B. Outlook)

Reine Versendung von Links entlastet Mailsysteme

keine Modellierungsphase

reine Versendung von Nachrichten an nächste Bearbeiter/innen

einfachste Konfiguration

schnelle Reaktions- und Umsetzungsfähigkeit auf Änderungen

keine direkte Kontrolle des weiteren Ablaufes

keine Kapazitätsplanung (Zeiten, Kosten, etc.) möglich

keine Statusanzeige/ -meldung

keine direkten Überwachungs- und Eingriffsmöglichkeiten

Ad-hoc Workflow - Charakteristika

Strukturierter Workflow - Modellierung

Alternative AbschnitteAlternative Abschnitte

IFIF SchleifeSchleife

Aktivität

Parallele AbschnitteParallele Abschnitte

Aktivität mitTerminierungAktivität mitTerminierung

Strukturierter Workflow - Prinzip

Graphische Modellierung

Generierung von

Workflow-Code

KonfigurationProduktiv-

einsatz

Graphische Modellierung

Definition von Client-, Server- und Timer-Aktionen

Optimierung durch Simulation & Analyse(diverse Kennzahlen, kritischer Pfad, ...)

Optionale Versionsverwaltung von Workflows

Optionales Kapazitätsmanagement(Vorwärts- bzw. Rückwärtsterminierung)

Statusanzeige/ -aktualisierung laufender Prozesse

Überwachungs- und Eingriffsmöglichkeiten

Strukturierter Workflow - Charakteristika

Graphischer Editor für Vorgangsmodelleund laufende Vorgänge

Editor für Checklistenlaufender Vorgänge

Speichern

Öffnen

Starten

Anzeigen/BearbeitenChecklisteneditieren

Datenbank

Flexibler Workflow - Modellierung

Flexibler Workflow - Vorgangsmodell

Beispielhafter Anfrage-/ Angebotsprozess eines Kunden

Grafisch-/tabellarische Modellierung

Zeitplanung/-überwachung (Vorwärts- bzw. Rückwärtsterminierung, Gantt-Diagramme)

Plausibilitätskontrolle von Vorgangsmodellen

Speicherung von Vorgangsmodellen im DMS=> Workflow-Repository, hierarchische Klassifizierung

Statusanzeige/-aktualisierung laufender Prozesse

Änderung laufender Vorgänge

Hierarchische Strukturierung (Subnetze, Aktivitäten, Checklisten-Aktivitäten)

Verbindung zu strukturiertem Workflow (flexibler Exkurs und flexible Fortsetzung)

Flexibler Workflow - Charakteristika

Ad-Hoc-Workflow: Demo in Optimal Systems (OS)

Workflow-Demo : http://cinema.docuportal.de

Guided Tour : http://www.workflowmanagement-systeme.de

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