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ZUGFeRD-Rechnungen empfangen und verarbeiten in SAP® im Healthcare-BereichDr. Martin Köhler Universitätsklinikum Schleswig-Holstein

2. FeRD Konferenz, BerlinBerlin, 01.10.2015

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Agenda

Vorstellung des Unternehmens: Universitätsklinikum Schleswig-Holstein

Eingesetzte Hybrid-Verfahren:– Die BVMed Branchenempfehlung E-Invoice (PDF + EANCOM)– ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML)

Ausgangssituation mit Papier-Rechnungen UKSH: Empfang und -weiterverarbeitung der Papierrechnungen

Praxiserfahrung mit E-Invoicing Einsatz von smart-eInvoice® bei UKSH Erfahrungsbericht

Abschluss und Ausblick

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Standorte Kiel und Lübeck

Finanzen u. Rechnungswesen

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Übersicht UKSH

Einziger Maximalversorger in SH

zwei Standorte (Kiel und Lübeck)

größter Arbeitgeber in SH

85 Kliniken, Institute und Sektionen

407.000 amb./stat. Patienten p. a.

2.396 Betten

12.440 Beschäftigte

Finanzen u. Rechnungswesen

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201472 209472227471

239455251733 245987 242683

258575271438

0

50000

100000

150000

200000

250000

300000

2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016

Anzahl Belege (gesamt) 2008-2016 2015 hochgerechnet2016 Prognose

Belege

Rechnungswesen UKSH

Finanzen u. Rechnungswesen

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Rechnungseingang als Papier (1)Im UKSH gibt es pro Standort eine zentrale Poststelle für Papier-dokumente.Täglich wird dort die eingehende Post sortiert und verteilt.

Die Eingangsrechnungen werden täglich von der Poststelle des UKSH zur Rechnungsabwicklung gebracht. Hier werden die Rechnungen sortiert (nach Sachbearbeiter) und für das Scannen vorbereitet.

Finanzen u. Rechnungswesen

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Rechnungseingang als Papier (2)

Die Rechnungen werden gescannt, archiviert und anschließend an die Nachbearbeitung übergeben.

Dokumente werden nach Scandatum abgelegt. Nach sechs Wochen werden die Originalrechnungen vernichtet.

Finanzen u. Rechnungswesen

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Nachteile von Papier-Rechnungen Langer Postweg

(Posteingang, öffnen, physikalisch weiterleiten, zuordnen, etc.)

manuelle Erfassung der Rechnung im ERP-System

Fehler bei der manuellen Eingabe

hoher Platzbedarf durch Papier-Ablage

langwierige Belegsuche von abgelegten Papier-Rechnungen

hohe Skontoverluste

Personal- und Sachkosten

Finanzen u. Rechnungswesen

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Bisherige Entwicklungsschritte

Papi

erba

sier

t

Hauspost zur RG-Bearbeitung

Verteilung innerhalb Klinik per Hauspost

Hauspost zur RG-bearbeitung

Rechnungs-eingangPoststelle

SachlichePrüfung

Buchung und Zahlungs-ausgang

Rechnungs-erfassungund Validierung

Dunkelbuchung nach erfolgreicher OCR und Validierung Rechnungs-

eingang Poststelle

Sortierung nach Sach-bearbeiter

ScannenFreigabe Workflow/Nachbearbeitung

OC

R-u

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Hauspost zur RG-bearbeitung

Finanzen u. Rechnungswesen

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Die BVMed Branchenempfehlung E-InvoiceFür den elektronischen Rechnungsprozess empfiehlt das BVMed Forum eStandardsdie drei nachfolgend aufgeführten Varianten:

Variante 1: Versand eines PDF-Dokuments (Rechnung) per E-Mail

Variante 2: Kombinierter Versand eines PDF-Dokuments und einer elektronisch strukturierten EANCOM-Nachricht (INVOIC)

Variante 3: Ausschließlicher Versand einer strukturierten Nachricht im EANCOM-Format (INVOIC) per EDI

Die Umsetzung der Lösung gemäß der Branchenempfehlung gibt aus Sichtder Lieferanten/Hersteller die Möglichkeit, das System unabhängig von der

eingesetzten Software zu unterstützen!!!

Die Umsetzung erfolgte mit Variante Nr. 2.

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Krankenhäuser undPharma-Großhandel

Einführung von smart-eInvoice® der SEEBURGER AG für BVMed-Branchenempfehlung

Lieferant

Rechnungen

SEEBURGER

SEEBURGERsmart-eInvoice®

SEEBURGERsmart-

eInvoice®

SAP

PDF+EANCOM

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Rechnungseingangsverarbeitung mit smart-eInvoice®

Papi

erba

sier

tO

CR

-unt

erst

ützt

Hauspost zur RE-Bearbeitung

Verteilung innerhalb Klinik per Hauspost

Hauspost zur RE-Be-arbeitung

Dunkelbuchung nach erfolg-reicher OCR und Validierung

Rechnungs-eingangPoststelle

SachlichePrüfung

Rechnungs-eingang Poststelle

Sortierung nach der Sach-bearbeiter

Buchung

Scannen

Rechnungs-erfassungund Validierung

Freigabe Workflow/Nachbearbeitung

smar

t-eIn

voic

e®

Rechnungseingang per E-Mail und Dunkelbuchung

Freigabe Workflow/Nachbearbeitung

Hauspost zur RG-bearbeitung

PDF+EANCOM

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Lieferant

SEEBURGERsmart-eInvoice®

Krankenhäuser undPharma-Großhandel

Einführung von smart-eInvoice® der SEEBURGER AG für ZUGFeRD

Rechnungen

SEEBURGER

SEEBURGERsmart-

eInvoice®

SAP

ZUGFeRD

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Einordnung: ZUGFeRD und EANCOM

Papier Bild-Datei

Hybrid

BVMED(PDF+

EANCOM)

ZUGFeRD(PDF/A-3inkl. XML)

Web EDI EDI

Verarbeitungstiefe

Allgemeine Verarbeitbarkeit+ -

+-

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ZUGFeRD Rechnungseingang im Detail

SEEBURGERRechnungseingang in SAP©

- Rechnungs-Empfang- Rechnungs-Weiterverarbeitung- Workflow- Nachbearbeitung- Buchung

SEEBURGER smart-eInvoice® SAP

Extraktion ZUGFeRD-XML aus PDF/A-3

Visualisierung ZUGFeRD-XML nach

PDF

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Einmalige Einrichtung von Regeln für den Empfang von E-Mails pro Lieferant

- Absender

- Benachrichtigung im Fehlerfall

- Kreditor

- Benachrichtigung im Erfolgsfall

Finanzen u. Rechnungswesen

EANCOM ZUGFeRD

Einfaches Customizing von smart-eInvoice®DocumentSuite: Customizing eInvoice

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E-Mail SAP

In SAP stehen für Anwender drei Transaktionen je nach Berechtigung zur Verfügung

Rechnungseingang in SAP - SEEBURGER

PDF-Rechnung plus EANCOM-Datei

Finanzen u. Rechnungswesen

PDF-Rechnung ZUGFeRD

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Rechnungsempfang und -verbuchung mit smart-eInvoice ®(invoiceCONSOLE: technischer Monitor)

Rechnungen, die komplett mit der Bestellung und dem Wareneingang übereinstimmen, werden dunkel verbucht

Warteschleife für Rechnungen ohne Wareneingangsbuchung

Nachbearbeitung für Rechnungen mit Preisabweichung

Finanzen u. Rechnungswesen

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Rechnungsbearbeitung mit smart-eInvoice ® in SAP ® für Finanzbuchhaltung(SAP Task Manager)

Finanzen u. Rechnungswesen

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Vorteile smart-eInvoice® für Rechnungsempfänger I

Ressourcenschonung (Wegfall von Papierhandling)

Zeiteinsparung durch Automatisierung (Kosten)

beste Qualität der Rechnungserfassung durch Verarbeitung strukturierter Daten (EANCOM, XML)

revisionssicherer Prozess bis zur Archivierung

lückenlose Protokollierung aller Prozessschritte

Finanzen u. Rechnungswesen

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Vorteile smart-eInvoice® für Rechnungsempfänger II

papierloses und abteilungsübergreifendes Arbeiten durch Workflow-Unterstützung

Prozessintegration in SAP ®

schnelle Belegrecherche

maximale Nutzung von Skonto

schnelles Onboarding von neuen Lieferanten

hohe Akzeptanz durch BVMed Branchenempfehlung im Gesundheitswesen

hohe Akzeptanz durch ZUGFeRD als übergreifender Standard

Finanzen u. Rechnungswesen

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Rechnungseingangsverarbeitung mit smart-eInvoice®

Papi

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sier

tO

CR

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erst

ützt

Hauspost zur RE-Bearbeitung

Verteilung innerhalb Klinik per Hauspost

Hauspost zur RE-Bearbeitung

Dunkelbuchung nach erfolg-reicher OCR und Validierung

Rechnungs-eingangPoststelle

SachlichePrüfung

Rechnungs-eingang Poststelle

Sortierung nach der Sach-bearbeiter

Buchung

Scannen

Rechnungs-erfassungund Validierung

Freigabe Workflow/Nachbearbeitung

smar

t-eIn

voic

e®

Rechnungseingang per E-Mail und Dunkelbuchung

Freigabe Workflow/Nachbearbeitung

Hauspost zur RG-bearbeitung

Finanzen u. Rechnungswesen

PDF+EANCOModer

ZUGFeRD

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UKSH – Nächste Schritte

Analyse Lieferanten nach Umsatz, Belegaufkommen und Bearbeitungsaufwand

Aktives Herantreten an Lieferanten zwecks Übersendung von elektronischen Rechnungen (ZUGFeRD oder BVMed Branchenempfehlung )

Kommunikation intern / extern

Finanzen u. Rechnungswesen

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Referenten/Ansprechpartner

Dr. Martin KöhlerLeiter Dezernat Finanzen und RechnungswesenUniversitätsklinikum Schleswig-HolsteinTel. +49 (451) 500-4443martin.koehler@uksh.de

Dr. Bernd WildGeschäftsführerintarsys GmbH Tel. +49 (721) 384790bwild@intarsys.de

Ghafar ZafariSAP BetreuerUniversitätsklinikum Schleswig-Holstein,Gesellschaft für IT Services mbH (ITSG)Tel. +49 (451) 500-14716ghafar.zafari@uksh.de

Rolf WesselProdukt ManagerSAP®- & Web-Applikationen SEEBURGER AGTel. +49 (7252) 96 1257r.wessel@seeburger.de

Charlotte BrüggemannSales ManagerSAP®- & Web-ApplikationenSEEBURGER AGTel. +49 (7252) 96 1430c.brueggemann@seeburger.de