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© Copyright 2016 Theum AG
Knowledge management that delivers answers
Stand: 12. Oktober 2016Paul Caspers, Theum AG
Dokumentiertes Wissen wirksam, modern und kostengünstig als präzise abrufbares Knowhow bereitstellen- wie führende Unternehmen es vormachen
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Knowledge management that delivers answers
• Inhalte stecken in vielen isolierten „Containern“ – eben Dokumenten • Oft durch „Silos“ getrennt • Umgeben von Zugangsbarrieren durch benötigte Anwendungen – die zu starten sind • Völlig ungeeignet für moderne Endgeräte wie Smartphones • Und vor allem: Die kleinste Einheit die irgendeine Suchmaschine finden kann – ist
immer ein Dokument. Und das kann 1-10 oder 500 Seiten umfassen. • Keine passende „Auflösung“ – keine Präzision – keine Antwort• Nur Dokumenten-Stapel - digital aber unbrauchbar für schnelle Anwendung von Wissen• Archaisch - wie vor 30 Jahren
Beispiel?
Dokumente sind Bremsklötze der Digitalisierung
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Knowledge management that delivers answers
Dokumentsuche = Suche ohne „Zoom“
Such String: “performance guarantees plant system customer
obligations”
30 Folder > 100 Dokumente > 1.000 Seiten
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Dokumentsuche = Suche ohne „Zoom“
Such String: “performance guarantees plant system customer
obligations”
30 Folder > 100 Dokumente > 1.000 Seiten
Die beste Suche von heute – egal mit welchem Tool … bringt nur Stapel von Dokumenten
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Knowledge management that delivers answers
• Wie viele Dokumente musste der Anwender öffnen? • Wie viele Seiten in den geöffneten Dokumenten mussten durchsucht werden? • Hat der Anwender jemals die korrekte Information gefunden? • Wie viele Versuche waren mit welchem Zeitaufwand nötig? • Oder hat der Anwender aufgegeben und getan was letzten Monat noch galt? • Wieviel mehr Aufwand wäre das bei einer unternehmensweiten Suche? • Wie viele Anwender suchen auf diese Art wie oft täglich nach Wissen?
Die Suche in Dokumenten ist ein gefährlicher Produktivitätskiller
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Knowledge management that delivers answers
• Zugriff auf Wissen ist langwierig, ineffizient und ungenau• Zeitvergeudung, Geldverschwendung, Fehlerrisiken
• Anwender brauchen direkten Zugang zu unmittelbar nutzbarem Wissen • Plakativ: Sie wollen Antworten – keine Dokument-Stapel!
• Eine Dokument zentrierte Strategie liefert immer nur Dokumente• keine Antworten – keine Exzerpte – nur isolierte Dokumente • im Quell- oder PDF Format
• In Dokumenten verpacktes Wissen kann man so niemals wirksam verteilen
Fazit: Dokument-basierte Suche ist für wirksame Wissensbereitstellung ungeeignet!
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Was ist der Ansatz von Theum?Theum zerlegt
Dokumente in kleinste Elemente, ermittelt
vielfältige Beziehungen und erzeugt daraus eine thematische Matrix – die
als Index für die Suche nach Antworten fungiert
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Was ist der Ansatz von Theum?
Themen
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Was ist der Ansatz von Theum?
Knowledge Book
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Was ist der Ansatz von Theum?
Antwort
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Was ist der Ansatz von Theum?
Wissensbank
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Man erhält ohne Umwege direkt lesbaren relevanten Text! Suchen wir also nach demselben Thema in einem Theum Knowledge Book live:
Wie wirkt sich Theum‘s Themenmatrix bei der Suche aus?
performance guarantees plant system customer obligations
LIVE !
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Theum Themen Suche: Schnell, genau, feingranular, barrierefrei4 direkte lesbare Treffer für “performance guarantees plant system customer obligations”
performanceor “warranties”
Text im Browser – kein Dokument
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• extrahiert aus dokumentierter Information jeder Art• individuelle isolierte Dokumente – verteilt in Dokument-Silos• umfassende heterogene Dokumentationen
• nutzbar auf allen modernen Geräten• Nutzung von PC über Tablet bis zu Smartphone und EBook • Nutzbar mit jedem Browser • Scroll bare Tabellen, Zoom bare Images, selbst anpassende Textränder
• einheitlich in Struktur und Darstellung • blitzschnell zu finden – auch in sehr umfangreichen Beständen
Fazit: Wissen gelangt binnen Sekunden zum Anwender …
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Und es geht noch besser: Komplette Antworten im Kontext geben! Antworten auf Fragen geben
• Im Kontext
• sekundenschnell
• aus relevanten Textpassagen unterschiedlicher Dokumente
• präzise selektiert / zusammengestellt
• sofort lesbar
• verknüpft zu weiterführenden Informationen
Beispiel? Großkonzern und mittelständische Organisation …
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Live Beispiel: US Centers for Desease Control**
Anfrage …
Knowledge Books …
**Besteht aus einer Vielzahl umfangreicher Dokumente
LIVE !
Cholera incubation period
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Fazit zur „Antwortsuche“
Theum liefert Antworten
Theum liefert Antworten im Kontext
Überall suchen
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• PC Tablet Smartphone • On offline• Aktuell • Einheitlich • Einfach nutzbar • Einfach beizutragen• Automatisiert
Nicht zu vergessen: Wissen wird einheitlich und mobil verfügbar
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• Knowledge Buch mit diversen Dokumenten erzeugen• Knowledge Buch nutzen mit
• Navigation• Funktionen PDF EBook Suchen Drucken … • Grafik Zoom• Fußnoten Pop-In• Querverweisen• Präsentationsfolien • Feingranulare Suche• Smartphone Modus
Wie werden nun solche Bücher erzeugt?
Live in 1 Minute erzeugt
LIVE !
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Knowledge management that delivers answers
• Binnen 1 (!) Tages bewerkstelligen Sie• Theum Installation• Theum Konfiguration inkl. Style Guide Anpassung (CSS)• Theum digitale Bibliothek mit ersten Büchern • Theum Wissensbank intern oder extern freigeben und nutzbar machen
• Ab dann wächst Theum organisch weiter • Kein großen komplexen Projekte ! Evolutionäre Entwicklung. Sofortiger Nutzen.• Theum skaliert reibungslos und uneingeschränkt• Varianten
• Theum CLOUD • Private VM in Theum Cloud • VM (betriebsbereite vorgefertigte VMware Maschine für Betrieb bei Kunden)• On Premises (Installation auf vorbereiteten Windows 2012 Server)
Theum macht Ihr Wissen ab Tag 1 zum Treibstoff des Unternehmens
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Theum wächst „organisch“ – Geburt:
Instruc-tions
Guide-lines
By-laws
Annual report
s
Governance
Financial Reportin
g
Corporate
Knowledge Books
Knowledge Base
Knowledge Libraries
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Evolution eines Theum KM Systems: Natürliches Wachstum
Machine Info
Operat-ing
Guide-lines
Product Info
ISO Proce-dures
Manufacturing
Plant
Products
Knowledge BaseKnowledge Base
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Unternehmensweit: Jedes Theum kennt jedes andere Theum
Knowledge Domain
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Konzernweit: Theum Knowledge Universum
Knowledge Domains
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Wofür kann man Theum nun einsetzen?
Guidelines/Richtlinien … • Financial Reporting
Guidelines• Unternehmensrichtlinien • Marketing Guidelines• Risiko Management Vorgaben• Rechtliche
Rahmenbedingungen• Prozessbeschreibungen• Arbeitsanweisungen• Qualitätsmanagement • Sicherheitshandbücher • Betriebshandbücher• Import/Export Regularien• …
Einkauf/Verkauf/Personal• Lieferanten Informationen • Kunden/Partner Akten• Newsletter, Rundschreiben• Whitepaper• Tagungsunterlagen• Lernunterlagen • …
Forschung/Entwicklung• Entwicklungsunterlagen• Spezifikationen• Forschungsergebnisse,
Studien • Projekt Knowledge Bases • Produkt Dokumentationen• Studienpläne (Universitäten)• …
Für alle Prozesse, bei denen umfassende Information in Form von Dokumenten erzeugt und an viele Nutzer verteilt wird. Intern u/o extern.
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• Theum ist ein Wissensmanagement System für alle unstrukturierten dokument-basierten Informationen
• Theum erschließt die gesamte in Dokumenten festgehaltene Information einer Organisation Schritt für Schritt als feingranular blitzschnell abrufbares Wissen
• Theum stellt Wissen komfortabel nutzbar auf allen modernen Medien von PC bis zum Smartphone zur Verfügung.
• Theum macht Bereitstellen, Verteilen und Nutzen dokumentierten Wissens mühelos
Theum Summary
Wissensmanagement das Antworten liefert
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(1) Verbessert die Produktivität Wissen wird unmittelbar bei Bedarf verfügbar
(2) Erhöht die Wirksamkeit Die Schlagkraft eines Unternehmens steigt durch schnellen Zugang zu vorhandenem aktuellsten Wissen
(3) Eliminiert RechercheaufwandLiefert benötigtes Wissen per Klick auf jedes Endgerät
(4) Ist ein Kostenkiller Aufwendige Prozesse für die Informationsbereitstellung und Lizenzkosten pro User (CALs) für Informationszugriffe entfallen
(5) Beseitigt Wissens-Silos Eine Schnittstelle für Zugang zu dokumentierten Wissen jeglicher Herkunft
(6) Verbessert das ImageKunden erhalten präzise abrufbares Wissen zu Ihren Produkten und Dienstleistungen in modernster Form (müssen Ihre Kunden noch PDFs am Smartphone lesen?)
Theum macht Ihre Organisation durch gezielten Zugriff auf Wissen fit für die Herausforderungen der digitalen Transformation.
6 sofortige nachhaltige Nutzen von Theum
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Knowledge management that delivers answers
• Einfacher als ein Einkauf bei Amazon • Es sind keine komplexen Konzepte, Projekte oder Technologien erforderlich• Theum wächst organisch „mit dem ersten Buch“• Sie können binnen 1 Tages (1 Stunde in der Cloud) mit Wissen „online“ gehen • Alles was Sie brauchen sind
• die Dokumente • Windows Server und Web Server** (in der Theum Cloud nur die Zugangsdaten zu Ihrer
Wissensbank) ** Die von Theum erzeugten Wissensbanken sind OPEN SOURCE und können ohne Theum auf jedem Web Server intern oder im Web kostenfrei angeboten werden
Wie aufwendig ist die Inbetriebnahme von Theum?
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Die andere Hälfte des Wissens erschließen …
Zum Abschluss
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Themenspeicher Q&A
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Einfachste Theum Variante
Windows Server mit• Theum Server• IIS
Intranet/Internet Leser
Intranet / Internet Contributoren
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Produktion und Nutzung getrennt
Windows Server mit Theum
Intranet/Internet Leser
Intranet / Internet Contributoren
Web Server mit Wissensbank(Open Source)
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Theum Schnittstellen und Erweiterungen
Any Windows WEB Server
Theum ComposerTheum Server mit Load Balancing & Failover
Intranet/Internet
File server with documents
Theum Books/Libraries/ Knowledge Bases – Search CSS …on 1..n WEB Server
E-BOOK
SharePoint Composer App
Theum Web Service API
DMS
CMS
SAP
…
Dokumente aus SharePointDokumente aus Datei Laufwerken
Synchronisiert mit dropBox, oneDrive, SharePoint, Lotus Notes …
Dokumente aus jedem System,das XML Request an Theum Web Services API senden kann
Intranet -FrameEnterprise Search Integration
Web Dokumente
Theum Domino API
Dokumente und native Domino Content
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Systemvoraussetzungen
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Theum AGSchönbergstrasse 4573760 Ostfildern (Stuttgart)Deutschland
ManagementCEO
Paul Caspers
Executive Vice PresidentRichard Reed
Infrastruktur und DeploymentAlexander Steffen
WissensmanagementRichard Winkler
SalesContinental EU (EN DE)
+49 711 45 1000 10
US (EN)+1 817 989 6700
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