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Der nationale Rechnungsdatenstandard ZUGFeRD im Lichte steuerlicher Compliance

Hannover, 12.03.2014

Inhalt

1. Elektronische Rechnungen: Die Vorteile liegen auf der Hand!

2. Impuls für den elektronischen Rechnungsaustausch: steuerliche Erleichterungen

3. Nationaler Rechnungsdatenstandard ZUGFeRD

4. Compliancefragen bei ZUGFeRD

5. Ausblick

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1. Elektronische Rechnungen: Die Vorteile liegen auf der Hand!

4

Automatisierung und Beschleunigung des Abrechnungsprozesses

Effiziente Weiterverarbeitung, schnellere Zahlungseingänge

Kosteneinsparungspotenzial

Abschaffung Papierarchiv

Durchgängigkeit der Prozesse, d. h. keine Medienbrüche

Elektronische Rechnung als Mehrwert

4

Kosteneinsparung

5

*Quelle: Handlungsempfehlung zur Umsetzung des elektronischen

Rechnungsaustausch in der öffentlichen Verwaltung

Akzeptanzprobleme

Outsourcing (Verlust Kontrolle, Kosten)

Aufwand zur Vereinheitlichung der Formate / Schnittstellen

Erfüllung rechtlicher Anforderungen zu komplex / zu aufwändig

Elektronische Rechnung - Die Hürden

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2. Impuls für den elektronischen Rechnungsaustausch: steuerliche Erleichterungen

Ablauf Rechnungsstellung früher …

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„Elektronische Rechnung“

Rechnungs- aussteller

Rechnungs- empfänger

EDI

Elektronische Signatur

Papier

Ablauf Rechnungsstellung heute …

9

Rechnungs- aussteller

Rechnungs- empfänger

Papier

§ 14 UStG gibt den Takt vor …

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Rechnung (Papier + Digital)

Integrität Authentizität

Innerbetriebliches Kontrollverfahren

setzt voraus

Ist aufzubewahren

Papier Digital

Papier EDV

QES / EDI

alternativ

Für JEDE Rechnung gilt …

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AUTHENTIZITÄT

Echtheit der Herkunft

(Eindeutige Identifizierung

des Rechnungsausstellers)

INTEGRITÄT

Unversehrtheit des Inhalts

(keine Veränderung der Daten)

Innerbetriebliches Kontrollverfahren

mit Prüfpfad

Alternativ: QES oder EDI

gewährleistet durch

3. Nationaler Rechnungsdatenstandard ZUGFeRD

Medienbruch(freiheit) beim Rechnungsaustausch

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ERP Sender

R-Nr.: 345678

R-Empf.: Fa. Müller

R-Betrag: 100,-

ERP Empfänger

R-Nr.: 345678

R-Empf.: Fa. Müller

R-Betrag: 100,-

Rechnung

R-Nr.: 345678

R-Empf.: Fa. Müller

R-Betrag: 100,-

Bilateraler und systemischer Rechnungsaustausch

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Ziel: Systemischer Austausch strukturierter Rechnungsdaten

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Papier

Bild-

Datei

(PDF)

! ? EDI

Nationales Forum für elektronische Rechnungen nach EU-Empfehlung

Aktive Förderung der Akzeptanz der elektronischen Rechnung

Nationale Konsensbildung insbesondere b-to-b und b-to-g

Bündelung und Austausch nationaler Erfahrung und Initiativen

Querschnitt aller Initiativen und Aktivitäten

Unterstützung europäischer und internationaler Initiativen

Federführung: Forum elektronische Rechnung Deutschland

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FeRD: Kooperationspartner ZUGFeRD-Standard

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Quelle: FeRD

Einbindung aller Beteiligten und Betroffenen

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Bund

Kommunen

Service Provider

SW- Hersteller

Länder

Bürger/

Verbraucher

Großunter-nehmen

KMU

Sozialbereich Gesundheits-

sektor

Korporativ

Evolutionär

Unstrukturierte Daten (Bild) strukturierte Daten

Manuelle Verarbeitung automatisierte Verarbeitung

Kerndaten (muss) differenziertere Daten (kann)

National international

Prinzipien

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Nur Rechnung: keine weiteren Dokumente im Geschäftsprozess

Komplette Rechnung: ggf. freie Textfelder für (noch) nicht strukturierte Daten

Taxonomie: basierend auf Core Invoice (EU) und Cross Industry Invoice (UN)

XML-Datensatz eingebettet in PDF/A-3 Datei

Absender muss XML mitschicken

Empfänger kann XML verarbeiten – oder auch nicht

Versand per E- Mail

Nicht: De-Mail, E-Postbrief, …

Governance: DIN-Norm

Grundzüge ZUGFeRD-Standard

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„Hybride“ Rechnung: XML + PDF

21

Quelle: FeRD

Wo und wie werden die Rechnungsdaten genutzt?

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Quelle: AWV e.V.

Beim Buchen

Beim Zahlen

Beim Prüfen vor

Buchung und

Zahlung

Profile des ZUGFeRD-Datenmodells

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Quelle: FeRD

Cross Industry

Invoice

ZUGFeRD

Extended

ZUGFeRD

Comfort

ZUGFeRD

Basic

Basic: Stellt die für die Buchung sowie die Einleitung des Zahlungsverkehrs einfacher Rechnungen erforderlichen Daten in strukturierter Form zur Verfügung

Comfort: Möglichst vollautomatisierte Verarbeitung in Bezug auf die Prozesse Buchen, Zahlen und Rechnungsprüfung

Extended: Möglichst vollständige Abdeckung branchenübergreifender Anforderungen an den strukturierten Rechnungsdatenaustausch

___________________________________________________________________

Branchen: Flexible Erweiterbarkeit branchenspezifischer Anforderungen, ohne dabei die allgemeine Verarbeitbarkeit der drei definierten Profile einzuschränken

Ziele der ZUGFeRD-Profile

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4. Compliancefragen bei ZUGFeRD

1. Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten

2. Aufbewahrung

3. Lesbarkeit

4. Inhaltliche Übereinstimmung von PDF und XML

Compliancefragen

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Grundsätzlich nein (gemäß Gesetzesbegründung und Frage-Antwort-Katalog des BMF)

Aber: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung Empfohlen sind Nachweise, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde

Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast

Im Rahmen von Außenprüfungen wird vermehrt auf die Wirksamkeit des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens geachtet werden

Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten

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evtl. Konvertierungen

„Originäres Format“

Alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks ist nicht zulässig

Papieraufbewahrung

Aufbewahrung über 10 Jahre (14b Abs. 1 UStG)

Unveränderbarkeit

ist gefordert, zu gewährleisten durch Zusammenspiel von

Organisation, Prozessen, Kontrollen, Hardware,

Software

Original Papier- rechnung

elektronische Rechnung

kann digitalisiert werden GoBS

elektronische Aufbewahrung

optional, wenn digitalisiert

Aufbewahrung

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Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen müssen jederzeit lesbar gemacht werden können

Für jedes Format geeignete Hilfsmittel zur Lesbarmachung („Viewer“)

PDF: z.B. Adobe Reader

XML: z.B. Browser + Stylesheet

Lesbarkeit

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BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012: Werden für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen ausgestellt, ohne dass sie als Duplikat oder Kopie gekennzeichnet werden, schuldet der Unternehmer den hierin ausgewiesenen Steuerbetrag nach § 14c Absatz 1 UStG (vgl. Abschnitt 14c.1 Absatz 4 UStAE). Dies gilt jedoch nicht, wenn inhaltlich identische (s. § 14 Absatz 4 UStG) Mehrstücke derselben Rechnung übersandt werden.

Rechnungsaussteller: Risiko, falls keine inhaltliche Identität

Sollte eine rechnungserstellende Software nicht identische XML und PDF-Rechnungen erzeugen, wird dies in der Praxis sehr schnell erkannt und abgestellt.

Sehr hohe Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger inhaltlich identische Mehrstücke erhält.

Inhaltliche Übereinstimmung von PDF und XML?

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Was ist die Originalrechnung – das Rechnungsbild (PDF) oder die Rechnungsdaten (XML)? Welcher Teil hat die Belegfunktion?

Maßgeblich ist u.E. die Rechnung, die Eingang in die Buchhaltung gefunden hat und Grundlage für die Buchung und die Geltendmachung des Vorsteuerabzugs ist.

Besteht eine Verpflichtung, einen Abgleich des Rechnungsbildes mit dem übermittelten Rechnungsdatensatz durchzuführen?

Nein, keine neuen Kontrollpflichten.

Es entfallen allerdings auch keine alten: beispielsweise Prüfung durch Stichproben, ob Rechnungen korrekt verbucht werden.

Perspektive des Rechnungsempfängers

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5. Ausblick

CeBIT 2013: Pilot-Anwendungen

Juni 2013: Vorstellung ZUGFeRD Release Candidate (Profile Basic und Comfort)

CeBIT 2014: Erste Anwendungen für Profil Basic, ZUGFeRD-Rally

Juni 2013: Vollständige ZUGFeRD Spezifikation (mit Profil Extended)

Mehrmonatige Konsultationsphase

Ab sofort: Konsequenter Versand elektronsicher Rechnungen durch Unternehmen

Rechnungen elektronisch als PDF

Immer neueste Version der Faktura-Software benutzen

Dann irgendwann: Rechnungsdatensatz wird unmerklich mitgeschickt

ZUGFeRD: Der Weg in die Wirtschaft

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