Die automatische Post- und

Rechnungseingangsbearbeitung – Potentiale

moderner Lösungen für Input Management

Michael Schiklang,

Senior Analyst Enterprise Content Management

BARC ist der führende Marktanalyst für

Business Intelligence, Daten- und Dokumentenmanagement in Europa

Historie

1994: Beginn der Untersuchung von Business-Intelligence-Software am Lehrstuhl

Wirtschaftsinformatik der Universität Würzburg (Prof. Thome)

1999: Spin-Off als eigenständiges Analystenhaus (BARC GmbH)

2005: Internationalisierung

2011: Fusion mit CXP zu einer Unternehmensgruppe (80 Mitarbeiter, davon 40 Analysten)

BARC Heute

35 Mitarbeiter, davon 16 Analysten & Berater

über 1200 Kunden jährlich

Themen: Business Intelligence, Datenmanagement, Enterprise Content Management,

IT Service Management, ERP, CRM, HR

Standorte: Würzburg, Zürich, Wien, London, Paris

2

Business Application Research Center

Ressourcen bei BARC für Ihr Projekt

• Durchführung von internationalen Umfragen, basierend auf eigenem IT-Anwender-Panel

• The BI Survey 10

• Business Intelligence im Mittelstand 2011/2012

• Data Warehouse Survey 2011 www.barc.de

Marktforschungs-studien

Produktvergleichs-

studien

• 03.05.12: Tagung – Automatische Rechnungs- und Posteingangsbearbeitung

• 15.+22.05.12: Tagung - Software für die Finanzkonsolidierung • Online Demos auf www.software-präsentationen.de

Veranstaltungen

• Individuelle Unterstützung für Strategie, Architektur und Software-Auswahl

• Unabhängige Beratung in den Bereichen BI, Data Warehousing und Datenintegration, ECM, IT Service Management, ERP, CRM, HR

Beratung

• Business Intelligence

• Datenmanagement

• Enterprise Content Management

• IT Service Management

• Enterprise Ressource Planning

• Customer Relationship Management

• Human Resource Management

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www.barc.de/studien

Szenarien und Projekttreiber

4

Klassischer Zahlprozess - Tätigkeiten

Zentrale Poststelle

Buchhaltung

Sachlicher Prüfer

Hauspost

Zeichnungs-

berechtigter

Buchhaltung

ERP-System

Eingang der zentralen Post

Sammeln und Sortieren der Rechnungen

Manuelle Zustellung zu den Adressaten bzw.

den Mitarbeitern der Buchhaltung

Prüfung auf formale Richtigkeit und Vorerfassung

Identifikation der Freigeber & Weiterleitung

Prüfung auf inhaltliche Richtigkeit (Freigabe)

Kontierung und ggf. Positionsdatensplitting

Inhaltliche Freigabe (2. Freigeber)

Erfassung der kompletten Rechnungsdaten und

Zahlungsfreigabe

Verbuchung der Rechnung

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Klassischer Zahlprozess - Tätigkeiten

Zentrale Poststelle

Buchhaltung

Sachlicher Prüfer

Hauspost

Zeichnungs-

berechtigter

Buchhaltung

ERP-System

Eingang der zentralen Post

Sammeln und Sortieren der Rechnungen

Manuelle Zustellung zu den Adressaten bzw.

den Mitarbeitern der Buchhaltung

Prüfung auf formale Richtigkeit und Vorerfassung

Identifikation der Freigeber & Weiterleitung

Prüfung auf inhaltliche Richtigkeit (Freigabe)

Kontierung und ggf. Positionsdatensplitting

Inhaltliche Freigabe (2. Freigeber)

Erfassung der kompletten Rechnungsdaten und

Zahlungsfreigabe

Verbuchung der Rechnung

• Hoher manueller Aufwand

• Fehlende Transparenz

• Medienbrüche

• Teilweise lange Liege- und Durchlaufzeiten

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Archivierung oder

Vernichtung

des Originals

evtl. Nachbesserung

Erkennungs-/

Klassifikations-

Software

Ablage des Image

im Archivsystem

Ablage der

Buchungsbelege

Dokumentation

der Vorgangs-

bearbeitung

Reduktion des

Papierarchivs

Zentrale

Verfügbarkeit

Einheitliche

Metadatenstruktur Erhöhte

Prozesstransparenz

Schnellere

Informations-

verteilung

Schnellere

Prozess-

bearbeitung

Einbinden in

Genehmigungs-

Workflow

Prozessautomation

Automatische

Verbuchung

im ERP-System

Extraktion der

Rechnungs-

informationen ?

Scannen des

Dokuments

Der automatische Rechnungseingang

7

Rechnung Mahnung

Vertrag Auftrag

Kunden-

Brief

Beleg

Zentrale

Poststelle

Nachteile der manuellen Posteingangsverteilung

8

Rechnung Mahnung

Vertrag Auftrag

Kunden-

Brief

Beleg

Zentrale

Poststelle

Hoher Aufwand in großen Unternehmen

Oftmals lange Liegezeiten

Zuordnung teilweise unklar

Manuelle Verteilung ist kostenintensiv

Medienbruch und keine einheitliche Archivierungsstrategie

Problematisch bei dezentralen Strukturen

Fehlende Transparenz und Dokumentation

Nachteile der manuellen Posteingangsverteilung

9

Erfassungs-

station

Zuordnung zu

Geschäftsvorfällen

bzw. Sachbearbeitern

Archivierung oder Vernichtung

des Originals

Ablage des Image

evtl. Nachbesserung

(digitale Bildverbesserung,

z.. B. Kontrastwerte, bei

Bedarf neuer Scanvorgang)

Datenabgleich mit

Referenzdaten

z. B. Organisations-

datenbank ERP-System

Erkennungs-/

Klassifikations-

Software

Mahnung

Brief

Auftrag

Der automatische Posteingang

10

Systeme und Quellen

Zusammenführen von Inhalten

@

11

(Direkte) Kostenvorteile

Vermeidung Kopien und Lagerung

von Papier,

Zeitvorteile

(Teil-)Automation der Erfassung

und Prüfung, schnellere

Bearbeitung und Weitergabe durch

Digitalisierung, weniger

Nachbearbeitungsaufwand, …

Qualitätsaspekte

Automatische Prüfungen,

Prozesstransparenz, geringere

Fehlerquote der Klassifikation,

Nachweisbarkeit

Erfassung der Belege und

Rückmeldungen, …

Mögliche Protokollierung

der Bearbeitung

Sicherheit

Rechtemanagement,

Zugriffssteuerung;

Vereinfachte Spiegelung

nun digitaler Informationen

Partnermanagement

Bessere Reaktion auf

Partneranfragen, bessere

Auskunftsfähigkeit

(Kunden)

Input

Management

Projekttreiber Input Management

12

Marktsegmentierung

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ECM-Anbieter Extraktions- und

Klassifikations-

Anbieter

Prozess-Anbieter Scan- und OCR-

Anbieter

Klassifikation- &

Extraktions-Engines,

Validierungswerkzeuge &

Regelwerke

Scanclients,

Bildbearbeitungsroutinen,

OCR-Engines,

Barcode-Engines

ABC Workflow,

ERP-Integration,

universelle Plattformen

Workflow, Recherche, Ablage,

Metadaten, Scanclients

Marktsegmentierung

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Stolpersteine in Projekten

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Ausgangssituation klar festlegen

Ziele definieren

Projektteam bilden und

Ressourcen zuordnen

Projektplan ableiten

Phasen definieren

Erfahrungen aus Projekten:

„ Es muss eine bessere Ablage der Rechnungen möglich sein.“

„Wir haben bisher ein Papierarchiv und wollen im nächsten Quartal

einen Business Workflow mit Collaboration Platform im Retention

Management zur Compliance, um Synergien zu erzielen und eine

globale Wissensbasis zur Best Practise zu nutzen. (…)“

Ziel- und Projektdefinition

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Software-Auswahl bei der

Rechnungseingangsbearbeitung

Anforderungsanalyse Workshops mit der IT

Workshops mit der Buchhaltung

Dokumentenanalyse

Prozessanalyse

Prozessanpassung

Identifikation der Verantwortlichkeiten

Software-Auswahl Markt-Recherche

Markt-Eingrenzung

Grobevaluation

Detailevaluation (Proof of Concept)

Auswahl des geeigneten System

17

Input

Management

Berater Software-Anbieter Projektteam

Fachabteilung

Geschäftsführung

Die Anforderungen sind eh klar –

brauchen wir nicht zu erheben

Das ist doch nur ein IT-Projekt

und geht uns nichts an

Digital geht das sowieso nicht…

Unser altes Programm ist besser

Bringen Sie Verbesserungen,

aber ändern Sie nichts…

Die Lizenzpreise der Basismodule haben Sie ja,

Erweiterung und Anpassung sind nebensächlich

Wir haben schon Organisationsprojekte / andere

IT-Projekte gemacht – IM ist das gleiche…

Das wird alles

lösen können

Stolpersteine

18

Fazit

19

Fazit: Input Management

Verknüpfung von Dokumenteninhalten und Prozessen Schnelle Bearbeitung möglich

Frühe Digitalisierung

Reduktion des manuellen Aufwand Automatische Extraktion von Daten

System unterstützt Bearbeitung

Steigerung von Qualität und Geschwindigkeit Höhere Datenqualität

Reduktion der Durchlaufzeiten

Die Systeme bieten hohe Potentiale. Diese können aber nur durch ein strukturiertes Projekt realisiert werden.

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BARC-Tagung – Automatische Rechnungs-

und Posteingangsbearbeitung

Termin

3. Mai 2012 (Würzburg)

Inhalt

7 Software-Anbieter stellen sich mit ihren Input-

Management-Lösungen in LIVE-Demos dem

direkten Vergleich

BARC gibt eine Grundstruktur der Präsentationen

vor und erläutert das Produktspektrum der

einzelnen Anbieter aus Analystensicht

Eine begleitende Fachausstellung gibt

Teilnehmern die Möglichkeit, sich mit Anbietern,

Anwendern und Analysten auszutauschen

Mehr Informationen und Anmeldung unter

www.barc.de/im

21

Aktuelle BARC-Umfrage

Input Management

Wie zufrieden sind Sie mit Ihrer Post- und

Rechnungseingangsbearbeitung?

Die BARC-Umfrage „Input Management – Post- und

Rechnungseingangsbearbeitung“ soll die aktuelle Nutzung, die

Herausforderungen und die Zukunft von Input Management beleuchten.

Nehmen Sie noch heute an der Umfrage teil und gewinnen Sie ein

IPad! Alle Teilnehmer erhalten einen exklusiven, kostenfreien Auszug

aus den Studienergebnissen.

Umfrage starten unter www.barc.de/input-management

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Kommende kostenfreie Webinare

Big Data: Neue Chancen und Herausforderungen in der Analyse

polystrukturierter Daten

11. Mai 2012, 11:00 bis 11:45 Uhr

Dr. Carsten Bange, Geschäftsführer

Der Business-Intelligence-Markt in Deutschland: Aktuelle Trends und

Marktentwicklung

28. Juni 2012, 14:00 bis 14:45 Uhr

Dr. Carsten Bange, Geschäftsführer

ECM Software-Auswahl: Auf der Suche nach dem richtigen System –

strukturiertes Vorgehen bei der Software-Auswahl

14. September 2012, 11:00 bis 11:45 Uhr

Martin Böhn, Head of Enterprise Content Management

Anmeldung unter www.barc.de/webinare

23

Kontakt

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Michael Schiklang Senior Analyst – Enterprise Content Management

BARC GmbH

Steinbachtal 2b

D-97082 Würzburg

Tel. +49 (0)931/880651-0

Fax +49 (0)931/880651-8

mschiklang@barc.de

www.barc.de

Die BARC-Studie zum Thema

Enterprise Content Management

Systeme für Enterprise Content Management im

Test

Lösungen für Dokumentenmanagement und

Archivierung

Strukturierte Detailbeschreibungen und

Bewertungen zu den getesteten Anbietern

Vermittlung von betriebswirtschaftlichen und

technischen Grundlagen, detaillierte Hilfe für das

Software-Auswahlprojekt

Leseprobe und Bestellmöglichkeit unter:

www.barc.de/ecm

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Ressourcen zum Thema

Enterprise Content Management

Rechnungs- und

Posteingangsbearbeitung

für Systeme Input

Management: für Klassifikation,

Datenextraktion, Verteilung und

Bearbeitung im Vergleich

E-Mail-Management

Systeme für Verwaltung,

Archivierung und

Response-Management

im Vergleich

Prozessmodellierungs-

werkzeuge

Systeme für

Dokumentation, Entwurf,

Simulation und Analyse

Weitere Informationen: www.barc.de/studien 26

Das BARC Research Abo bietet Zugriff auf den

gesamten BARC-Research:

Einjähriger Zugriff auf den gesamten Pool an BARC-Studien, Research

Notes, Marktforschungsergebnissen und weitere Veröffentlichungen.

Zwei Stunden Zeitbudget für Analystengespräche in Form von Telefonaten

und Onlinemeetings.

Zugang zu exklusiven Webinaren in denen detailliertes Analysten-Know-how

vermittelt wird und auch auf individuelle Fragestellungen der Teilnehmer

eingegangen werden kann.

Teilnahme an BARC-Tagungen

Newsletter zu aktuellen Entwicklungen im Markt

BARC Research Abo

27

Sprechen Sie uns bei Interesse gerne an (sschmitt@barc.de)