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28.09.2006 25 KMU die nicht mehr über Wissensmanagement reden Reinhard Willfort Leidenschafft Innovation

25 KMUs die nicht mehr über Wissensmanagement reden, SFG 2006

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28.09.2006

25 KMU die nicht mehr über Wissensmanagement reden

Reinhard Willfort

Leidenschafft Innovation

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Inhalt des Vortrags

§§ Motivation für Wissensmanagement in Kleineren und Motivation für Wissensmanagement in Kleineren und Mittleren Unternehmen (KMU)Mittleren Unternehmen (KMU)

§§ Erfahrungsbericht aus PilotprojektenErfahrungsbericht aus Pilotprojekten

§§ Erkenntnisse & Empfehlungen Erkenntnisse & Empfehlungen

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Was sind typische Merkmale von KMU?

§§ Geringe Mitarbeiterzahl, meist geringe Fluktuation Geringe Mitarbeiterzahl, meist geringe Fluktuation

§§ Wenige Schlüsselpersonen prägen das Unternehmen Wenige Schlüsselpersonen prägen das Unternehmen (Geschäftsführer, Gründer,…)(Geschäftsführer, Gründer,…)

§§ Viel Wissen und wichtige Kompetenzen sind auf wenige Viel Wissen und wichtige Kompetenzen sind auf wenige Personen konzentriertPersonen konzentriert

§§ Wenig Standardisierung, hohe Flexibilität Wenig Standardisierung, hohe Flexibilität

§§ Teilweise geringe Bereitschaft zur KooperationTeilweise geringe Bereitschaft zur Kooperation

§§ … …

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Motivation von KMU für Wissensmanagement (Auszug häufigster Themen)

§§ Handlungsebene Handlungsebene -- AbläufeAbläufe§ Standardisierung: Gibt es bei uns Richtlinien für wichtige Abläufe? § Formalisierung: Gibt es ein Protokoll zur letzten Besprechung? § Effizienz: Wieso werde ich immer öfter bei der Arbeit unterbrochen?

§§ Wissensebene Wissensebene –– MenschenMenschen§ Wissenssicherung: Was passiert wenn Herr Huber ab morgen ausfällt? § Wissenstransparenz: Haben wir das nicht schon einmal gemacht? § Wissenstransfer: An wen und wie soll welches Wissen weitergeben werden?

§§ Datenebene Datenebene –– Infrastruktur und Infrastruktur und techntechn. Tools . Tools § Suchen und Finden: Wo finde ich Daten zum Projekt X? § Strukturen: Wo soll ich Daten zum Thema Y ablegen? § Aktualität: Kann ich darauf vertrauen, dass ich die aktuellste Version des

Dokuments habe?

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Wissensmanagement in KMU…

§§ …… muss an die Bedürfnisse des KMU angepasst werden!muss an die Bedürfnisse des KMU angepasst werden!§ dynamische, technologieorientierte KMU§ produktionsorientierte KMU (Wissen im Produkt)

§ dienstleistungsorientierte KMU (Wissen als Produkt)

§ …

§§ … muss so gestaltet werden, dass Wissensmanagement in die … muss so gestaltet werden, dass Wissensmanagement in die „Sprache des KMU“ übersetzt wird„Sprache des KMU“ übersetzt wird

§§ … muss auf die … muss auf die wertschöpfendenwertschöpfenden Abläufe des Unternehmens Abläufe des Unternehmens aufbauen!aufbauen!

§§ … ist meist ein erster Schritt zu einem Kulturwandel im … ist meist ein erster Schritt zu einem Kulturwandel im UnternehmenUnternehmen

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Erfahrungsbericht aus Erfahrungsbericht aus PilotprojektenPilotprojekten

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§§ AusgangssituationAusgangssituation§ Kärntner Wirtschaftsförderungs Fonds (KWF) sieht im Thema

Wissensmanagement eine Chance zur Regionalentwicklung § Initiierung des Projektes „Wissensmanagement für KMU‘s“

§§ ZielsetzungZielsetzung§ Ableitung gezielter Wissensmanagement-Aktivitäten für KMU‘s§ Umsetzung von Maßnahmen in Pilotprojekten§ Erfahrungen aus Pilotprojekten auf eine breitere Basis stellen,

Aktivitäten ausdehnen und weiterführen§ Verbesserung und Sicherung der Standortattraktivität und -qualität

Ausgangssituation & Zielsetzung

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AssessmentsAssessments

Projektablauf: „Wissensmanagement für KMU“

Planung &AkquisitionPlanung &

Akquisition SchulungenSchulungenProjekt-

abschlussProjekt-

abschlussPilotprojektein den KMUPilotprojektein den KMU

ERFAERFA ERFAERFA

§§ Rolle der ISNRolle der ISN§ Gesamtkonzeption des Wissensmanagement-Programms für den KWF§ Projektpartner (Unterstützung & Coaching) über alle Phasen für

teilnehmende Pilotunternehmen § Moderator für den Erfahrungsaustausch

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Teil 1: Wissensmanagement-Assessmentmittels kScan® Tool

§§ BasismodellBasismodell

§§ VorgehensweiseVorgehensweisew Festlegung Analysebereich und Durchführung von Interviewsw Auswertung und Aufbereitung der erhobenen Datenw Präsentation der Analyseergebnisse und Definition von Maßnahmen

Wissensebene

Datenebene

Wertschöpfungsprozess

Ku

nd

eK

un

de

Ku

nd

eK

un

de

Organisation

Umfeld1

5

4

3

2

Anwenden/Lernen

Dokumentation/Information

Handlungsebene

Wissensebene

Datenebene

Wertschöpfungsprozess

Ku

nd

eK

un

de

Ku

nd

eK

un

de

Organisation

Umfeld1

5

4

3

2

Anwenden/Lernen

Dokumentation/Information

Handlungsebene

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1

2

3

4Umfeld

Organisation

WissensebeneProzessebene

Datenebene

Stimme Stimmenicht zu voll zu 1 2 3 4

kScan® - Ergebnisdarstellung

n Soll n Ist

Ist Soll Soll-IstUmfeld 2,3 3,4 1,1

Organisation 2,4 3,3 0,9

Wissensebene 2,7 3,4 0,7

Prozessebene 2,3 3,5 1,2Datenebene 2,3 3,5 1,2

Ist

Soll Datenebene

Stimmenicht zu

Stimmevoll zu

In unserem Unternehmen erfolgt die Wissensweitergabe hauptsächlich in elektronischer Form (File-Server, Datenbanken) und/oder auf Papier (Ordner, Handbuch). IST

SOLL

Stimmenicht zu

Stimmevoll zu

Das von anderen Mitarbeitern in Dokumenten und Datenbanken abgelegte Wissen ist immer verständlich, nachvollziehbar und für die eigene Arbeit sehr gut brauchbar. IST

SOLL

Stimmenicht zu

Stimmevoll zu

Die "technischen" Wissensquellen (File-Server, Datenbanken bzw. Ordner, Handbücher) sind klar strukturiert und übersichtlich. IST

SOLL

Stimmenicht zu

Stimmevoll zu

Die EDV-Systeme und Datenbanken sind benutzerfreundlich (einfach, rasch) gestaltet und immer auf akuellem Stand. IST

SOLL

Stimmenicht zu

Stimmevoll zu

Es gibt klare Regelungen welches Wissen (Inhalt), wie (Struktur; elektronisch/Papier) und wo (File-Server bzw. Datenbank/Ordner) abzulegen ist. IST

SOLL

Stimmenicht zu

Stimmevoll zu

Die EDV-Infrastruktur und die vorhandene Software wird von den Mitarbeitern akzeptiert und umfangreich genutzt.

IST

SOLL

Stimmenicht zu

Stimmevoll zu

Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf alle für sie relevanten "technischen" Wissensquellen (File-Server, Datenbanken bzw. Ordner, Handbücher).

IST

SOLL

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Erkenntnisse und Trends aus den Assessments

§§ Geringste Geringste SOLL/ISTSOLL/IST--AbweichungAbweichung auf der auf der WissensebeneWissensebene

§§ Durchgehende große Abweichung auf Durchgehende große Abweichung auf der Prozessebene (Abläufe)der Prozessebene (Abläufe)

§§ Je größer ein Unternehmen, desto größer ist in der Regel Je größer ein Unternehmen, desto größer ist in der Regel die die SOLL/ISTSOLL/IST--AbweichungAbweichung

§§ Dienstleistungsunternehmen haben in der Regel eine Dienstleistungsunternehmen haben in der Regel eine geringere geringere SOLL/ISTSOLL/IST--AbweichungAbweichung als produzierende als produzierende BetriebeBetriebe

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Teil 2: WM-Schulungen

§§ Ziel der SchulungenZiel der Schulungenw Erarbeitung einer gemeinsamen Wissensbasis für Wissensmanagementw Awareness-Bildung im Unternehmen

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Teil 3: Pilotprojekte in drei unterschiedlichen Interventionsebenen

Datenebene(Software-Tools)

Wissensebene(Mitarbeiter)

Handlungsebene(Abläufe)

Kunden-bedürfnis

Kunden-bedürfnis

Kunden-zufriedenheit

Kunden-zufriedenheit

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Projektschwerpunkte - Handlungsebene

§§ Analyse, Modellierung und Visualisierung von AbläufenAnalyse, Modellierung und Visualisierung von Abläufen§ stabile Prozesse gewährleisten§ aber Flexibilität und Innovationsfähigkeit bewahren

§§ Professionalisierung der Abwicklung von ProjektenProfessionalisierung der Abwicklung von Projekten§ Gemeinsame Sprache und Begriffswelt zum Thema Projektmanagement

entwickeln§ Tools und Checklisten entwickeln und standardisieren

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Projektschwerpunkte - Wissensebene

§§ Strukturierung von Wissensgebieten und ExpertenübersichtStrukturierung von Wissensgebieten und Expertenübersicht§ Wer hat welches Wissen?§ Wo gibt es Wissenslücken?§ Welches Wissen muss in x Jahren verfügbar sein?

§§ Systematisierung des WissenstransfersSystematisierung des Wissenstransfers§ Wunsch nach mehr formaler Kommunikation § Wissenstransfer zw. Verkauf und Entwicklung

§§ Systematisierung des IdeenmanagementsSystematisierung des Ideenmanagements§ Einbindung aller MA in die Ideenfindung§ Schaffung eine Ablaufs mit Filtern, Regeln und Zuständigkeiten

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Projektschwerpunkte - Datenebene

§§ Aufbau von DatenAufbau von Daten-- und Netzwerkstrukturenund Netzwerkstrukturen§ Neustrukturierung der Daten§ Sicherstellung der Wartung von Daten§ Erstellung von Sicherungskonzepten

§§ Verbesserung des Zugangs zu Daten Verbesserung des Zugangs zu Daten § Berechtigungen und Vernetzung

§§ Einführung neuer Systeme Einführung neuer Systeme § Austausch von veralteten ERP-Systemen

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Erkenntnisse & EmpfehlungenErkenntnisse & Empfehlungen

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Herausforderungen vor und bei Projektstart

§§ Wissensmanagement in die Sprache des KMU zu übersetzen: „Was istWissensmanagement in die Sprache des KMU zu übersetzen: „Was istWissensmanagement und was bringt uns das“ ?Wissensmanagement und was bringt uns das“ ?

§§ „Schlüsselpersonen“ für Wissensmanagement sind bereits in andere„Schlüsselpersonen“ für Wissensmanagement sind bereits in anderen n Themen zu „120%“ verplant…Themen zu „120%“ verplant…

§§ Aufwändige Terminkoordination um Personen aus unterschiedlichen Aufwändige Terminkoordination um Personen aus unterschiedlichen Bereichen des Bereichen des KMU‘sKMU‘s an einen Tisch zu bekommen (Tagesgeschäft an einen Tisch zu bekommen (Tagesgeschäft sticht Zukunftsprojekte!)sticht Zukunftsprojekte!)

§§ Falsche Erwartungshaltungen: „Interne Spannungen“ sollen mit demFalsche Erwartungshaltungen: „Interne Spannungen“ sollen mit demWMWM--Projekt kurzfristig gelöst werdenProjekt kurzfristig gelöst werden

§§ Erwartung, dass ausschließlich mit der IT (Datenebene) Probleme Erwartung, dass ausschließlich mit der IT (Datenebene) Probleme im im Wissenstransfer gelöst werden können…Wissenstransfer gelöst werden können…

§§ ……

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Worauf kommt es in der Umsetzung besonders an?

§§ HandlungsebeneHandlungsebene§ Vorbildwirkung der Führungskräfte!§ Wichtigstes Tool: Türen, die offen stehen!

§§ Wissensebene Wissensebene § Wissensarbeit braucht neue Abläufe und Tools§ Wissen kann nur begrenzt dokumentiert werden!

§§ DatenebeneDatenebene§ Effizienter Einsatz von Informationstechnologie und Medien§ Klare Regeln und Standards für den Umgang mit Daten

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Empfehlungen

§§ Basisausbildung Wissensmanagement für das zukünftige ProjektteamBasisausbildung Wissensmanagement für das zukünftige Projektteamund für Führungskräfte und für Führungskräfte

§§ Frühzeitige Einbindung wesentlicher Schlüsselpersonen in das ProFrühzeitige Einbindung wesentlicher Schlüsselpersonen in das Projektjekt

§§ Bildung eines abteilungsübergreifenden „Projektteams Bildung eines abteilungsübergreifenden „Projektteams Wissensmanagement“ Wissensmanagement“

§§ Initiierung eines Pilotprojektes mit realistischen Zielen Initiierung eines Pilotprojektes mit realistischen Zielen

§§ Kleine Schritte und rasche Erfolge sind enorm wichtig, um das ThKleine Schritte und rasche Erfolge sind enorm wichtig, um das Thema ema rasch „am Boden“ zu bringenrasch „am Boden“ zu bringen

§§ Wissensmanagement muss auf die wertschöpfenden Abläufe des Wissensmanagement muss auf die wertschöpfenden Abläufe des Unternehmens aufbauenUnternehmens aufbauen

Der Wert von Wissen entwickelt sich erst durch die Anwendung!

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Dr. Reinhard Willfort

ISN - Innovation Service Network GmbHHugo-Wolf-Gasse 6a, A-8010 Graz

[email protected] +43.316.919229-0

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