BPM-Club: Vortrag "Einführung Prozessmanagement bei der Sparda-Bank Hamburg" - 31.05.16 in Frankfurt

Prozessmanagement Einführung von Prozessmanagement bei der Sparda-Bank Hamburg

Referent

Teamleiter Prozess-Management-Center (PMC): Harald Fischer

Agenda

1 Vorstellung

2 Herausforderung

3 Vorgehensmodell

4 Aufbau des Teams

5 Struktur der Prozesslandkarte

6 Umsetzung in Phasen

Einführung von Prozessmanagement bei der Sparda-Bank Hamburg

31.05.2016 EINFÜHRUNG VON PROZESSMANAGEMENT BEI DER SPARDA-BANK HAMBURG

Agenda Einführung von Prozessmanagement bei der Sparda-Bank Hamburg

1 Vorstellung

2 Herausforderung

3 Vorgehensmodell

4 Aufbau des Teams




Das Geschäftsgebiet ... Hamburg, Schleswig Holstein, Nord-Niedersachsen

Mehr als 312.000 zufriedene Kunden,

davon fast 250.000 Mitglieder

20 Filialen

422 qualifizierte Mitarbeiter

Bilanzsumme 3,3 Mrd.


Immer im Fokus…

Was einer allein nicht schafft, das schaffen viele


Tradition ... Wurzeln und Ideen prägen unser Handeln!

1903 als Genossenschaftsbank gegründet

Von Eisenbahnern gegründet, mit starkem Bezug bis heute

Geschäftsmodell

Privatkunden-Konzentration

Klipp-und-klar Produkte

Effiziente Abwicklung

Ersparte Kosten über günstige Konditionen an Kunden

weitergeben

Hohe Kunden- und Mitgliederzufriedenheit

Gebührenfreies Girokonto und Themenmitgliedschaften

Finanzierung, Geldanlage, Vorsorge


Starke Kooperationspartner… Garant für Top-Ergebnisse

Eine der größten Fondsgesellschaften Deutschlands

Größter Teil des Absatzerfolges durch offene Immobilienfonds

Langjähriger Kooperationspartner

Private Vorsorge und Absicherung

Neuer Rekordwert 2012 bei Baufinanzierung

Marktführer

100%-Tochter

Setzt neue Maßstäbe am norddeutschen Immobilienmarkt

Nachhaltige Baukonzepte


Vorstellung - Harald Fischer 13 Jahre Prozesserfahrung

1998 - 2005

Universität Hamburg

Betriebswirtschaftslehre, Diplom Kaufmann

1998 – 2005

Leuphana Universität Lüneburg

Wirtschafts- und Sozialwissenschaften, Diplom Ökonom

Ausbildung

Beruflicher Werdegang

2002 - 2004

Institut für Betriebswirtschaftslehre Leuphana Universität Lüneburg

Trainier für Geschäftsprozessmodellierung für SAP R/3 mit ARIS

2005 – 2006

Siemens (SISL / SEC) India / SIKSHA Training & Development Ltd. India

Business Analyst und Cross-Cultural Trainer

2006 – 2013

Im Inhouse Consulting der Sparda-Bank Hamburg eG

Business Analyst / Senior-Prozess-Designer

2014 – heute

Sparda-Bank Hamburg eG

Teamleiter des Prozess-Management-Centers (PMC)


https://www.xing.com/profile/Harald_Fischer14?sc_o=mxb_p

https://www.linkedin.com/in/harald-fischer-75283a25

Agenda

31.05.2016


1 Vorstellung

2 Herausforderung

3 Vorgehensmodell

4 Aufbau des Teams



EINFÜHRUNG VON PROZESSMANAGEMENT BEI DER SPARDA-BANK HAMBURG

31.05.2016

Effiziente Abläufe

Unsere Herausforderung

Bearbeitungsschritte Kunden-

wunsch Ergebnis

Filiale

Bank

DLCA

DLCP MC

Kundenwunsch

Stab

Ergebnis


Prozess

Risiken Gesetze

Regularien

Richtlinien

Arbeits-

anweisg.

Prozessziel

Wert

Geschäfts-

regeln

IT-System

Rolle

Equipment

Ressourcen

Anforderungen Übersicht Prozess


Unsere Herausforderung Kontrolle über Komplexität

Prozesse

Diagramme Dokumente

Strategien

Ziele

Performance

Indikatoren

Rollen

Mitarbeiter

Stellen

Orga.Einheiten

Risiken

Anforderungen

Geschäftsregeln

Partner

Arbeitsergebnisse

Anwendungen Server

Datenbanken

Netzwerke

Facility

Infrastruktur

Reports


Unsere Herausforderung Kontrolle über Komplexität

Prozesse

Diagramme Ziele

Performance

Indikatoren

Rollen

Mitarbeiter

Stellen

Risiken

Anforderungen

Geschäftsregeln

Partner

Arbeitsergebnisse

Anwendungen Server

Facility

Infrastruktur

Strategien

Reports

Orga.Einheiten

Dokumente

Datenbanken

Netzwerke Wir wollen nicht die Kontrolle in

der Komplexität verlieren !!!


Zeit U

nte

rneh

men

sle

istu

ng

t

Innovation

Standardisierte und

dokumentierte Prozesse

Prozess

Kontinuierlicher

Verbesserungs-

Prozess

Regulatorik

Qualitätsmängel

wenig „Miteinander“

Fehler / Nachbereinigungen

Konsequenz:

Ausgangssituation: Lösungsszenario:

Unsere Herausforderung


längere Prozess-Laufzeiten

zunehmende Komplexität

Effizienz-Verluste

abnehmende Mitgliederzufriedenheit

Ungenutzte Cross-Selling Potentiale

sinkende Erträge


1 Vorstellung

2 Herausforderung

3 Vorgehensmodell

4 Aufbau des Teams




31.05.2016

Vorgehensmodell

Art der Unterstützung der Geschäftsleitung klären!

Grundsätzliche Vorgehensstrategie

Standort

bestimmen

Rahmen

abstecken

Prozess-

orientierung

konkretisieren

Projekt

aufsetzen

Schrittweise

umsetzen

Verankerung

in Organisation

sicherstellen

1. 2. 3. 4. 5. 6.


Vorgehensmodell

Standort

bestimmen

Rahmen

abstecken

Prozess-

orientierung

konkretisieren

Projekt

aufsetzen

Schrittweise

umsetzen

Verankerung

in Organisation

sicherstellen

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Vorgehen reflektieren und kommunizieren

Art der Unterstützung des Vorstandes ist geklärt

Eindeutige Ziele des Prozessmanagement („Prozessvision“)

werden während des Aufbaus „on the fly“ definiert!

Grundsätzliche Rahmenbedingungen


Vorgehensmodell

Gewünschtes Ergebnis der Phase:

Den Rahmen abstecken

Ein kompetentes Prozessmanagement – Team mit einem gemeinsamen

Verständnis über den Nutzen von Prozessmanagement, sowie eine

technische und organisatorische Infrastruktur, welche die Einführung von

Prozessmanagement als Methode im Unternehmen ermöglichen.

Standort

bestimmen

Rahmen

abstecken

Prozess-

orientierung

konkretisieren

Projekt

aufsetzen

Schrittweise

umsetzen

Verankerung

in Organisation

sicherstellen

1. 2. 3. 4. 5. 6.


Gemeinsame Modellierungssprache BPMN 2.0

Team ist geschult von

Vorgehensmodell


Gemeinsame Modellierungstool

Vorgehensmodell


Gemeinsame Prozessplattform iGrafx ProcessCentral + WebViewer

Vorgehensmodell

Gemeinsame Prozessplattform

auf der alle Prozesse der Bank

zentral und in einheitlicher Form

jedem Mitarbeiter über einen

Standardbrowser zur

Verfügung gestellt werden.


ProzessWiki

Vorgehensmodell

Einführung eines

ProzessWikis

31.05.2016

Verbindliche

Modellierungs-

konventionen


Agenda

31.05.2016


1 Vorstellung

2 Herausforderung

3 Vorgehensmodell

4 Aufbau des Teams




31.05.2016

Bedeutung von Prozessmanagement I EFQM - Modell


Bedeutung von Prozessmanagement II Nutzenvorteile der Prozessorientierung

Qualitäts-orientierung

Identifikation Motivation

Zufriedenheit

Flexibilität / Innovations-

fähigkeit

Ziel-orientierung

Koordination

Transparenz/ Risiko-

identifikation

Markt- / Kunden-

orientierung

Effizienz-vorteile


31.05.2016

Identität / Motivation Businessmodell Canvas


31.05.2016

Identität Unsere Mission 2.3 Fünf wesentliche Kategorien von

Geschäftsprozessen

Unsere Mission

Etablieren des Philosophiewandels

Von der funktionalen Aufbauorganisation

Zur Ablauforganisation



1 Vorstellung

2 Herausforderung

3 Vorgehensmodell

4 Aufbau des Teams





Prozesslandkarte Prozessperspektive



Geschäftsprozesse

Managementprozesse

Unterstützungsprozesse

Aufgaben und Projekte



Geschäftsprozesse

Managementprozesse

Unterstützungsprozesse

31.05.2016

Prozesslandkarte Struktur der Prozesslandkarte


Prozessstrukturen

Prozesslandkarte

Geschäftsprozesse

• Leistung (Innovation) entwickeln (Sicherstellen der Markt- und Wettbewerbsfähigkeit)

• Auf Leistung aufmerksam machen

• Leistung vertreiben

• Leistung erbringen / erstellen

• Mit der Leistung verbundene Services bereitstellen


Prozesslandkarte Prozesshaus

31.05.2016

Einstiegspunkt für

Mitarbeiter ist das

„Prozesshaus“


Agenda

1 Vorstellung

2 Herausforderung

3 Vorgehensmodell

4 Aufbau des Teams





Vorgehensmodell

Standort

bestimmen

Rahmen

abstecken

Prozess-

orientierung

konkretisieren

Projekt

aufsetzen

Schrittweise

umsetzen

Verankerung

in Organisation

sicherstellen

1. 2. 3. 4. 5. 6.


Art der Unterstützung des Vorstandes ist geklärt

Eindeutige Ziele des Prozessmanagement („Prozessvision“)

werden während des Aufbaus „on the fly“ definiert!

Grundsätzliche Rahmenbedingungen


Vorgehensmodell

Standort

bestimmen

Rahmen

abstecken

Prozess-

orientierung

konkretisieren

Projekt

aufsetzen

Schrittweise

umsetzen

Verankerung

in Organisation

sicherstellen

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Gewünschtes Ergebnis der Phase II:

Das PMC hat sich einen Überblick über die Prozesse im Unternehmen

verschafft. Weiter sind wichtige Schlüsselmitarbeiter

(Prozessverantwortliche) identifiziert und in die Diskussion über

Prozessmanagement in der Bank einbezogen.


Vorgehensmodell

• Identifikation bestehender Prozessbeschreibungen im Haus

• Sammeln der Prozessdarstellungen aus den Fachbereiche

• Identifikation weiterer Prozessablageorte

• Einordnung der Prozesse in die Prozesslandkarte der Bank

• Abgleich mit den Prozessen der Prozesslandkarte des BVR

• Identifikation der Ansprechpartner (Prozessverantwortliche)

• Überführung der Prozesse auf die Prozessplattform

• Bewertung der Prozessdarstellungen anhand

von Wesentlichkeit und Darstellungsqualität

• Verknüpfung der Darstellungen mit dem Prozesshaus


Prozessplattform Prozesslandkarte

31.05.2016

Einstiegspunkt für

Mitarbeiter ist das

„Prozesshaus“







Ansichtsebene





Ansichtsebene


Sicherstellung der Vernetzung über Permanentlinks

Prozessplattform Verknüpfung mit relevanten Anwendungen


Vorgehensmodell

Standort

bestimmen

Rahmen

abstecken

Prozess-

orientierung

konkretisieren

Projekt

aufsetzen

Schrittweise

umsetzen

Verankerung

in Organisation

sicherstellen

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Gewünschtes Ergebnis der Phase III:

31.05.2016

Führungskräfte und Mitarbeiter sind sich über die Bedeutung

und Auswirkungen eine zentralen Prozessmanagements

bewusst und können unterstützen.


Vorgehensmodell

• Erstellung des Freigabeprozesses für Prozessmodelle

• Vorstellung des Freigabeprozesses bei den Fachbereichen

• Freigabe und Kommunikation des Freigabeprozess

• Schulung PMC – Team zur IST-Aufnahme der Prozessmodelle

• Durchführung eines Interview-Workshop mit dem Team

• Verankerung Modellierungsstandard gem. Wiki im Team

• Erstellung flexibles Vorgehensmodell zur Prozesserhebung

• Neue Technik zur Angabe von Verantwortung RACI

• Vorstellung von RACI im Organisationsmanagement

• Vorstellung von RACI in den Fachbereichen

• Einführung / Kommunikation von RACI

Rolle des zentralen Prozessmanagement PMC festlegen

und unternehmensweit kommunizieren 31.05.2016 EINFÜHRUNG VON PROZESSMANAGEMENT BEI DER SPARDA-BANK HAMBURG

Verantwortlichkeiten

Der Verantwortliche

für das Ergebnis

Der Verantwortliche

für die Durchführung

Wird als Know How-

Träger zur Unter-

stützung oder Beratung

eingebunden

Wird über Verlauf oder

Ergebnis informiert

Durchführungs-

verantwortung

Rechenschafts-

pflichtig

Beratend

eingebunden

Informativ

eingebunden

Das RACI Prinzip


Rechenschaftspflichtig

Trägt die Verantwortung

für den „Erfolg“ seines

Prozesses.

Durchführungsverantwortung

Know How-Träger und zu-

ständiger Ansprechpartner

des Prozesses. Verant-

wortet „Tagesgeschäft“.

Prozess-

verantwortlicher Prozessmanager

Verantwortlichkeiten Die Prozessverantwortlichen

Beratend

eingebunden

Informativ

eingebunden

Aktiv beteiligt

Muss beteiligt werden,

da Einfluss auf Prozess.

Liefert Know How zur

Unterstützung / Beratung.

Passiv beteiligt

Wird über Änderungen

am Prozess informiert

(Bestätigungspflicht)


Verantwortlichkeiten Prozesse freigeben

Wer ist zuständiger Ansprechpartner

für den Prozess?

Wer ist für den Prozess

Verantwortlich?

Wer muss zur Abstimmung

eingebunden werden?

Wer muss über Änderungen am

Prozess informiert werden?

Freigabeverfahren

für Prozesse


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Verantwortlichkeiten Prozesse freigeben

Freigabeverfahren

für Prozesse





Vorgehensmodell

Standort

bestimmen

Rahmen

abstecken

Prozess-

orientierung

konkretisieren

Projekt

aufsetzen

Schrittweise

umsetzen

Verankerung

in Organisation

sicherstellen

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Gewünschtes Ergebnis der Phase IV:

Projekt „Einführung Prozessmanagement“ ist aufgesetzt und für alle im

Unternehmen transparent und sichtbar.

31.05.2016

Akzeptanz im Unternehmen und gute Kontakte zu

betroffenen Bereichen, Mitarbeitern und Führungskräften

zur leistungsfähigen Unterstützung.


Prozessmanagementstrategie

Risiko, Governance & Compliance

Prozess- Performance

& Transparenz

Qualität

Kosten

Zeiten

Mitglieder-zufriedenheit

Risiken

Sicherheit

Compliance

Nachhaltigkeit

Gewichtung Risiko und Performance


Vorgehensmodell

Standort

bestimmen

Rahmen

abstecken

Prozess-

orientierung

konkretisieren

Projekt

aufsetzen

Schrittweise

umsetzen

Verankerung

in Organisation

sicherstellen

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Phase V:

Prozesse beschreiben:

Die im Rahmen der MA Risk AT 8.2 ermittelten Prozesse in

Prozessdokumentation des Prozessmanagements überführen

31.05.2016

Zusammenführung der Dokumentationen: Prüfung der

Möglichkeiten zur Verknüpfung der dokumentierten

Prozesslandschaft mit Forum ISM, Okular, Forum OSM, CAFN,

HAMSEDA, HAMSODA, BitMagic, BCM etc.


Vorgehensmodell

Standort

bestimmen

Rahmen

abstecken

Prozess-

orientierung

konkretisieren

Projekt

aufsetzen

Schrittweise

umsetzen

Verankerung

in Organisation

sicherstellen

1. 2. 3. 4. 5. 6.



Herzlichen Dank!

31.05.2016

Harald Fischer

Prozess-Management-Center (PMC)

[email protected]
