[DE] ECM: Was auch immer das ist | Datasec Keynote | Ulrich Kampffmeyer

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ECM: was auch immer das ist

Dr. Ulrich Kampffmeyer

Siegen, 6.11.2015

Kundentag der DATASEC information factory GmbH

ECM: was auch immer das ist Kundentag der DATASEC information factory GmbH Dr. Ulrich Kampffmeyer 2


Agenda

ECM: was auch immer das ist• State of the Art

• Von ECM zu EIM und darüber hinaus• 12 & 1 Herausforderung

• Agiler Content und der Tod des traditionellen Dokumentes• Infrastruktur und die Verlagerung in den Untergrund der Anwendungen • Integration und das Verschwinden vom Desktop • Mainstream und die Unbekümmertheit der traditionellen ECM-Anbieter• Mobilität und das neue Nutzungsparadigma • Natürliche Sprache und der Niedergang des Keyboards• Multilingualität und die Bedeutung von Metadaten• Cloud und das Ende lokaler Speicher• Information Governance und ihre letzte Festung: Records Management• Automation und die Änderung der Arbeit • Big Data und die Revolution von Search & Analytics • Allgegenwärtigkeit und das neue Informations-Universum• Deutsche Sonderlocken und die Abkopplung von der Globalisierung

• Digital Transformation• Die Auswirkungen auf Planet, Gesellschaft, Wirtschaft, Kultur, Branche –

und Sie persönlich



Agenda

1. Einführung

STATE OF THE ART



State of the Art

Von ECM zu EIM&

darüber hinaus



State of the Art

Der Begriff ECM ist unter Druck!

Um die disruptiven Kräfte zu verstehen,

müssen wir zum Ursprung von ECM zurückkehren.



State of the Art

Enterprise Content Management (ECM) sind die Strategien, Methoden und Werkzeuge zur

Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und

Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen.

ECM-Werkzeuge und -Strategien erlauben die Verwaltung aller unstrukturierten Informationen einer Organisation,

wo auch immer diese sich befinden.



State of the ArtDas ECM-Komponenten-Modell, PROJECT CONSULT, 2002

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab

MANAGE



State of the Art

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab

Document Management Collaboration

Web ContentManagement

OutputManagement

Archiving

Input Management

InformationLifecycle

Management

RecordsManagementWorkflow /

BusinessProcess

Management

MANAGE



State of the Art

Ein großes Problem des Begriffes ECM:

“ECM-Strategien und -Werkzeuge erlauben die Verwaltung aller

unstrukturierten Informationen im Unternehmen,

wo auch immer diese sich befinden.”



State of the Art

Manche Anbieter versuchen neue Begriffe zu etablieren:

#nextECM#ECMnext#next_gen_ECM#CloudECM#postECM#AgileECM#SocialECM#SmartECM #…



State of the ArtDer ursprüngliche Ansatz von ECM

Unstructured ContentUnstructured Content

DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

AIIM International, 2003



State of the ArtEnterprise Information Management

Unstructured ContentUnstructured Content

DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

AIIM International, 2003AIIM International, 2003

EIM

AIIM International, 2003AIIM International, 2003AIIM International, 2003AIIM International, 2003AIIM International, 2003AIIM International, 2003



State of the Art

Angereichert mit Funktionalität

zur Handhabung & Erschließung

aller Arten von Information.

EIMECM

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab



State of the Art

STORE

EIM



State of the Art

Information Gover-nance

Natural Language Multi-

ChannelCommuni-

cation

UniversalAccess

Security&

SafetySTORE

Knowledge Manage-

ment Semantics

IdentityManage-

ment

ein Ökosystem

EIM



State of the Art

Enterprise Information Management hat wenig mit Technologien und Systemen zu tun:

Technologien und Systeme sind nur Services zur Unterstützung

eines ganzheitlichen Informationsmanagementskonzeptes.



Brauchen wir das Wort “Enterprise” noch für den neuen Ansatz?

Das “E” für “Enterprise” in EIM(welches “im Unternehmen”, “für das Unternehmen”,

„des Unternehmens“ oder “unternehmensweit” meint), sollte zukünftig wegfallen.

"Information Management" ist ausreichend!

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ECM: was auch immer das ist Kundentag der DATASEC information factory GmbH Dr. Ulrich Kampffmeyer

1 TWELVE CHALLENGES

12 PLUS 1

HERAUSFORDERUNG



12 plus 1 Herausforderung

Dynamische Inhalte &

der Tod des traditionellen Dokuments



Das klassische Dokument- PDF, Scan, Word usw. -

stirbt aus.

Das virtuelle Dokument- Daten angezeigt in einem Layout

oder einer App - simulieren nur noch ein Dokument.




Es gibt keine scharfe Trennung mehr zwischen strukturierten Daten und unstrukturierten

Dokumenten. Heutige Systeme müssen mit allen Typen von

Daten und Informationsobjekten umgehen können.

Wenn aber Dokumente sich in Daten verwandeln, hat dies gravierende

Auswirkungen auf die daraus resultierenden Informationsobjekte.




Infrastruktur&

der Abstieg zum

Fundament





ECM Enterprise Content Management verwandelt sich in eine Middleware-

Schicht unterhalb der Geschäftsanwendungen.

ECM bietet den Zugang zu einem einheitlichen, übergreifenden Speicherort

– unabhängig von der erzeugenden, ursprünglichen Anwendung.



Integration12 plus 1 Herausforderung

&das

Verschwinden vom Desktop




Standard-Interfaces für alle wichtigenPlattformen und führenden Anwendungen

sind eine Grundvoraussetzung für ECM-Produkte.

Cloud und Mobile tragen maßgeblich zu den Problemen von Architekturen und

Standard-Interfaces von ECM-Lösungen bei.




Die tiefe Integration in Anwendungen ist entscheidend für den erfolgreichen

ECM-Einsatz.

Es gibt keine Notwendigkeit mehr für überbordende Funktionalität von

ECM-Clienten: „Enabling“ mit Viewern, elektronischen

Akten und anderen eingebetteten Modulen reicht für die Benutzerschnittstelle.



Der Mainstream&

die Obsoleszenz

der traditionellen ECM-Anbieter




12 plus 1 Herausforderung Der ECM-Markt verändert sich!

Gartner Magic Quadrant Enterprise Content Management 2015

Keine Innovation?

Keine Herausforderer?




Die traditionellen ECM-Anbieterhaben den Zug verpasst.

Sie laufen bei der Adaption neuer Technologien hinterher

und es gibt nur wenig eigenständige Innovation.




Die Schlacht um Marktanteile wird nicht nur die traditionellen ECM-Anbieter sondern

auch die großen Standard-Softwarehersteller,

Cloud-Service-Anbieter, Internet-Giganten und viele andere ITK-Anbieter einschließen.

Die Anbieter von Fachanwendungen und Standard-Software werden fortfahren, immer

mehr ECM-Funktionen in ihre Produkte zu integrieren.



Mobile12 plus 1 Herausforderung

&das neue Anwendungs-

paradigma




Mobile verändert alles!

• Kleine Geräte mit kleinen Displays.• Apps sind die Wiedergeburt des “Fat Client”.• Neue Nutzungsmodelle mit fokussierter,

einfacherer Funktionalität.• “Information at your fingertips”:

jederzeit, überall, aus beliebiger Quelle, in beliebigem Format.

• Intuitive Benutzeroberflächen. • usw.




Mobile überholt den Desktop!




Aber es gibt Einschränkungen für EIM:

• Kleine Displays und schwache, langsame Verbindungen sind für die Nutzung traditioneller Dokumente kaum geeignet.

• Es gibt reichlich Datenschutz- und Datensicherheitsprobleme.

• Die Integration in Fachanwendungen lässt häufig zu wünschen übrig.



Natürliche Sprache


&der Abschied

von der Tastatur




Die Steuerung von Systemen und die Eingabe von Daten wurden in der Vergangenheit von Tastatur und Maus

dominiert.

Neue Softwaresysteme nutzen Finger und Sprache sowie andere akustische, visuelle und sensorische Erfassungs-

und Steuerungsfunktionen.




Zukünftige Informationsmanagement-Lösungen müssen:• Grafik-, Audio-, Video-, 3D-, Geo- und

Multimedia-Objekte verwalten,• komplexe Informationsobjekte finden,

erschließen und auswerten können, und• mit deutlich größeren Objekten,

steigenden Mengen von Objekten und der Anzeige unterschiedlichster Formate umgehen können.



Multilingualität 12 plus 1 Herausforderung

&die Bedeutung von Metadaten




Die Globalisierung des Informationsaustauschs und der Wirtschaft funktioniert nur mit

multilingualen Informationssystemen.

Die Inhalte und das Wissen des Internets können nur durch die Überwindung der

Sprach- und Kulturbarrieren wirklich effektiv genutzt werden.




Automatisierte, synchrone Übersetzung und inhaltliche Interpretation werden

obligatorisch.

Nur strukturierte und kontrollierte Metadata nebst Thesauri liefern im multilingualen

Umfeld verlässliche Ergebnisse für Übertragungen rechtlich und kommerziell

wichtiger Informationen sowie für die Klassifikation von

Informationsobjekten.




The Cloud&

das Ende von On-Premise




Die Cloud ist da!Und sie geht nicht mehr weg!

Cloud-basierte Lösungen stellen eine große Herausforderung für

traditionelle “On-Premise” ECM-Lösungen dar.




Die Cloud besitzt viele Fazetten, um moderne EIM-Lösungen zu nutzen:• Outsourcing in ein Rechenzentrum (gab es schon

immer),• IaaS und PaaS in der “Private” wie auch in der

“Public Cloud”,• Vorkonfigurierte, sofort nutzbare SaaS-Lösungen

in der “Public Cloud”,• Hybride Lösungen mit “On-Premise” kombiniert

mit Cloud,• und beliebig viele Kombinationen dieser

Modelle.




AIIM Marktstudie 2015 zu ECM in der Cloud




Nur EIM-Anbieter, die auch Cloud-Lösungen in sicheren, verlässlichen, vertrauenswürdigen

Rechenzentren anbieten, werden auf längere Sicht durchhalten.

Aber die Cloud-Service-Anbieter selbst werden auch

– zusätzlich zu Speicherplatz und Information-Sharing –

Archivierung, Collaboration, Workflow und weitere EIM-Dienste anbieten.




Der EuGH-Beschluss vom 6.10.2015 beendet das Safe-Harbor-Abkommen.

Wo sind die Alternativ-Angebote deutscher ECM-Anbieter für

Archivierung aus einer sicheren Cloud in Deutschland?*

*außer DATASEC




Information Governance&ihre letzte Hochburg: Records

Management




Ein Kampf zwischen Dunkelheit und Licht?Enterprise Search

versusRecords Management?

Enterprise Search und Content Analytics versprechen alles zu finden,

auch ohne strukturierte Ablagen und ohne organisierte Metadaten.




AIIM Marktstudie 2015 zu ECM




Records Management bleibt wichtig!

Rechtliche und regulative Vorgaben– und die natürliche, menschliche

Eigenschaft, große Mengen von Objekten ordnen und organisieren zu wollen –

machen Records Management unabdingbar.

Metadaten, Steuerung, Sicherheit, Kontrolle, Prozesse und Qualität sind herausragende Merkmale von Records-Management und

Information-Governance-Lösungen.




Aber – Records Management ist in

Deutschland als Begriff und als Lösung kaum bekannt!

Begriffe wie Schriftgutverwaltung, revisionssichere Archivierung oder Aktenverwaltung substituieren den

Begriff nur unzureichend.




Automatisierung&

die Veränderung der Arbeit




Das letzte Paradies?Das Büro ist der letzte Platz in den Unternehmen,

der noch nicht automatisiert ist.

Automatisierung ist die Schlüsseltechnologie um den Flaschenhals der Informationserfassung,

die Medienbrüche, die Beschränkungen bei der übergreifenden Informationsbereitstellung,

die fehlende Durchgängigkeit der Prozesse und die mangelnde Effizienz am Arbeitsplatz selbst

zu überwinden.




Business Process Management und automatische Klassifikation sind heute

Schlüsselkomponenten von EIM-Systemen.

Selbstlernende Workflow-Systeme sind verfügbar, müssen aber um collaborative

Funktionen ergänzt sein. Automatisierung und Steuerung enden sonst

in intransparenten, statischen “hart verdrahteten” und unflexiblen Lösungen.




Big Data&

die Revolution von Suche und

Analyse




Eine Differenzierung ist dringend notwendig, Nicht alles “Big Data” ist gleich:

• Big Data – ein Speichungs- und Verwaltungsproblem bei steigender Datenflut

• Big Data – Analyse- and “Predictive Analytics”-Werkzeuge

• Big Content … brauchen wir diesen Begriffwirklich?Es sind doch alles nur Daten,

oder?




Big Data eröffnet neue Wege zur Informationsverarbeitung:• dynamisches Erzeugen von Sichten, Kontext und

Ergebnissen zur Laufzeit,• Analysieren von Informationen jenseits

vordefinierter Strukturen,• Auffinden von Beziehungen und

Zusammenhängen in großen Datenmengen,• Automatisieren von Klassifizierungs-,

Indizierungs- und Ordnungsprozessen, und• Erschließen von Kontext und Beziehungen für

Prozesse, Zusammenarbeit und Wissensnutzung.




Auch Big-Data-Kollektionen, -Analyse-Ergebnisse und aufbereitete -Extrakte müssen gespeichert, erschlossen und

verwaltet werden.

Eine Aufgabe für EIM! ECM springt hier zu kurz

– auch wenn es bei Big Data um “unstrukturierte” Informationen geht.




Ubiquität &

das neue Universum der Information




Es ist keine Informationsflut mehr – es ist eine Informationsexplosion!

Information überall, auf Millionen und Milliarden von Geräten.

Heute ist diese Information weitgehendunkontrolliert, unsicher, unzureichend

erschlossen und schlecht verwaltet.



12 plus 1 HerausforderungDas Internet der Dinge




Weltweites Informationswachstum 2015: 12 ZettaByte

1 ZettaByte = 1 Milliarde TeraByte




Wer managed die Explosion?

Videos, IoT Daten, Audio, Multimedia, E-Mails, Bilder, Tweets, Posts, …

Kann dies EIM leisten?

Oder braucht es Architekturen und Systeme jenseits herkömmlicher ECM-

und EIM-Konzepte?




Deutsche Sonderlocken

&die Abkoppelung von

der Globalisierung




Mit nationalen Entwicklungen wie:• Qualifizierte elektronische Signatur mit

Anbieterakkreditierung (qeS),• Nachsignieren (BSI TR 03125 TR-ESOR),• Signieren beim Scannen (BSI TR 03138 TR-

Resiscan),• De-Mail,• ZUGFeRD (in der derzeitigen Ausgestaltung),• und anderen (siehe Gesetzgebung ...)koppelt sich Deutschland von der globalen Entwicklung ab!




Ceterum censeo Carthaginem – qeS, De-Mail, TR-ESOR, TR-ResiScan usw. –

esse delendam!

72



3 DIGITAL TRANSFORMATION

DIE DIGITALE TRANSFORMA

TION



Digitale Transformation

Die Auswirkungen auf die Erde






Digital Transformation

Ca. 10% desGesamtenergieverbrauchs

für Kommunikation & Informationssysteme.

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DER EINFLUSS AUF DIE ERDE

Extrem steigende Weltbevölkerung

und steigender Energieverbrauch …

77



DER EINFLUSS AUF DIE ERDE

und dazu generieren wir

einen Berg von Giftmüll.




Die Auswirkunge

nauf die

Gesellschaft







„Information at your Fingertips.“

Aber die Kontrolle der Technologie und Informationen plus Geld teilt unsere

Gesellschaft in neue Fraktionen.Die digitale Kluft entsteht.




In unserem Land in neue Schichten,

global in eine „Digital Divide“.




Die Auswirkungenauf die Kultur



DigitaleTransformation




Globalisierung und Informationsüberfluss vernichten lokale und regionale Kulturen.

Wir verlieren unsere Identitäten!

Und wir könnten sogar das Buch verlieren!



Die Auswirkungen

auf die Wirtschaft








Wir sind zu100%

von der Verfügbarkeit undRichtigkeit elektronischer

Information abhängig!

Es gibt keinen Weg zurück!



http://madisoncollege.edu/impact/images/theme_jot_advanceNowIndustryTargets.png

Keine Zivilisation!

Elektronische Archivesind das Gedächtnis der

Informationsgesellschaft.




Die Auswirkungen

auf die Branche

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Immer schneller, immer komplexer,

immer mehr ineinandergreifend.

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Informationstechnologie:• alles durchdringend• allgegenwärtig• alles erfassend• alles lernend• alles steuernd• alles …




Die Auswirkungen

auf Sie persönlich



DigitaleTransformation




Wir werden zu Informationsjunkies, immer online.

Der Arbeitsplatz verändert sich, Roboter und Software-Agenten

werden zu Kollegen.

Unser Konzept dessen, was eine Person ausmacht, verändert sich.




Wird es noch Rückzugsorte von der digitalen Welt

und noch Privatsphäre geben?

Wir werden durch Information manipuliert und verbogen.

1984 war ein Klacks …

96



1984 war ein Klacks …

Wir sind alle als Akteure an der Veränderung beteiligt!

Zugleich als Individuen sind wir auch alle Opfer der

digitalen Transformation.





Wohin auch immerdies uns führt!

U n t e r n e h m e n s b e r a t u n gD r . U l r i c h K a m p f f m e y e r G m b H

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Viel Spaß noch auf dem Kundentag der DATASEC

information factory GmbH!Dr. Ulrich Kampffmeyer

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