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Computer World Article. Die Deutsche Bahn hat ihre interne Kommunikation auf eine hybride Maillösung umgestellt. Das Prinzip: Die Mitarbeitenden entscheiden selbst, welche Dokumente sie digital und welche sie physisch zugestellt haben möchten.
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rungsabläufe, um die Hürde für den digitalen Postversand niedrig zu halten». Beim klassi-schen Versand müsse der Empfänger sich ja auch nicht vorher bei der Post ausweisen, um seine Briefe zugestellt zu bekommen, so Fischer.
Gerade die gebotene Datensicherheit, die auch eine Einschreibefunktion enthält, über-zeugte Management und Betriebsrat der Deut-schen Bahn. Die privaten E-Mail-Adressen der Mitarbeiter sollten nicht beim Konzern selbst, sondern bei einem Externen gespeichert wer-den, lautete eine der Hauptanforderungen an das neue System. Ausschlaggebend für die Ent-scheidung war zudem die Internationalität der Lösung, die sich nicht auf bestimmte eDelivery-Angebote einzelner Länder beschränkt, sondern offen für alle Kanäle ist. Auch internationale E-Post-Lösungen/-kanäle lassen sich in ePost-Select bedienen bzw. integrieren. Im Januar 2012 wurde das System bei der Deutschen Bahn gestartet. Ein Grossteil der Mitarbeiten-den ist inzwischen an das System angebunden, infolgedessen wächst auch die Akzeptanz des digitalen Kanals.
Formatunabhängige ausgabeDie Lösung basiert in Teilen technologisch auf DocBridge Pilot, einer plattformunabhängigen Software, mit der Dokumente jeden Formats zu portooptimierten Sendungen gebündelt und für die Ausgabe über verschiedene physische und digitale Kanäle aufbereitet werden. Das Prinzip: Der Import der zu verarbeitenden Do-kumente ist von der Ausgabe der Sendungen getrennt. Die von Compart, einem Anbieter von multikanalfähigen Dokumenten-Management-Systemen, entwickelte Lösung übernimmt die
Daten und konvertiert sie, wobei die Formatie-rung der Datei erhalten bleibt. Das Dokument kann nun je nach Bedarf modifiziert, verteilt, klassifiziert, indiziert und in verschiedene For-mate umgewandelt werden. Dadurch lassen sich die Schriftstücke nahezu überall darstel-len, drucken, archivieren und weiterverarbeiten. Die dafür notwendigen Informationen werden als Metadaten extrahiert. Während die Software die Daten einem zentralen Pool zuordnet, legt sie die Metadaten in einer relationalen Daten-bank ab.
Auch beim ePostSelect-Projekt der Deut-schen Bahn kommt diese Fähigkeit der Compart-Software zum Tragen: Diese nimmt die Druck-daten des Versenders entgegen und bereitet sie für die Ausgabe empfängerspezifisch, sprich kanalgerecht, auf. Die Software entscheidet also automatisch, ob ein Dokument als E-Mail- Anhang (beispielsweise ein PDF), verschlüsselt (per IncaMail) oder als Druck versendet werden soll. Das System entnimmt dem Dokument die Hausanschrift des Empfängers und führt sie mit einer hinterlegten E-Mail-Adresse – falls vorhan-den – zusammen. Dazu erfolgt automatisch eine Anfrage an die integrierte Profildatenbank, ob der Adressat das jeweilige Dokument digital oder physisch zugestellt haben möchte. Liegt keine Zustimmung für den elektronischen Ver-sand vor, erfolgt automatisch die Auslieferung per Post. In diesem Fall wird das Dokument mit dem Hinweis versehen, dass der Empfänger sich seine Post künftig auch via IncaMail zusenden lassen kann. Doch die Entscheidung liegt letzt-lich beim Empfänger selbst.
Beteiligt am Projekt war zudem das Unter-nehmen Docucom, Spezialist für Integrations-
Von Carsten Lüdtge
Rund 280000 Mitarbeitende beschäftigt die Deutsche Bahn weltweit. Leicht vor-stellbar, wie hoch das Dokumentenauf-kommen allein im internen Bereich ist.
Man denke nur an die monatlichen Gehalts-bescheinigungen, die auf einem virtuellen Mit-arbeiterportal als Download-Datei zur Verfügung stehen. Das Problem: Nur ein kleiner Teil der Mitarbeitenden nutzt das Portal. Manche haben keinen regelmässigen Internetzugang, andere bevorzugen die herkömmliche Briefzustellung. Eine ernstzunehmende digitale Alternative zum physischen Versand ist das Portal daher nicht.
Der Bahnkonzern suchte deshalb eine «ak-tive» Hybridmaillösung, die alle Mitarbeitende erreicht, unabhängig von ihren IT-Vorausset-zungen und Präferenzen. Dabei sollten die bereits existierenden E-Mail-Adressen der Mit arbeiter als Basis dienen, um separate Accounts, wie bei vielen digitalen Maillösungen üblich, zu vermeiden. Gefunden hat die Deut-sche Bahn ein solches System in einer Entwick-lung der Schweizerischen-Post-Tochter Swiss
lösungen in der Dokumentenverarbeitung und langjähriger Vertriebspartner von Compart. Docucom nahm die kundenspezifischen Anpas-sungen und Modifizierungen von DocBridge Pilot vor und entwickelte eine speziell auf die Anfor-derungen von Swiss Post Solutions und Deut-sche Bahn zugeschnittene Benutzeroberfläche.Für die Post-Tochter hat Docucom bereits zahl-reiche Projekte erfolgreich umgesetzt, vor allem im Bereich der Konvertierung und Formatie-rung. So lag es für Urs Fischer von Swiss Post Solutions nahe, auch bei der Entwicklung von ePostSelect mit dem Anbieter zu kooperieren – zumal mit Compart ein weiterer Output-Mana-gement-Spezialist ins Boot kam. «Mit dieser Dreier-Allianz ist eine ideale Partnerschaft für die Realisierung von solch komplexen und vi-sionären Projekten entstanden», so Fischer.
ausbau geplantDemnächst sollen über ePostSelect weitere Prozesse laufen, die auch gleich eine Antwort auf dem digitalen Weg erlauben. Ein Beispiel könnte unter anderem die Bearbeitung der «Jobticket-Anträge» für die Fahrausweise der Bahnmitarbeitenden sein. Dann könnte künf-tig jeder Mitarbeiter per IncaMail einen ent-sprechenden Antrag erhalten, der bereits vor-ausgefüllt ist (aktives Onlineformular). Der Mitarbeiter ergänzt oder bestätigt das Formu-lar und schickt somit strukturierte Daten zu-rück an das System. Damit entfällt die physi-sche Verarbeitung der Anträge mittels Scannen und OCR-Lesung.
Weiche für die Post: ein dispatcher sorgt bei ePostselect für die automatische ausgabe in den richtigen Kanal
Weichen stellenDie Deutsche Bahn hat ihre interne Kommunikation auf eine hybride Maillösung umgestellt. Das Prinzip: Die Mitarbeitenden entscheiden selbst, welche Dokumente sie digital und welche sie physisch zugestellt haben möchten.
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Carsten Lüdtge ist PR & Content Manager bei der Compart AG www.compart.com
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ePostSelectPhysische oder digitale Zustellung je nach Empfängerwunsch
Versender DruckdatenEmpfänger gibt Aktivierungscode
und Empfangspräferenz ein
1. Aufforderung zur RegistrierungePostSelect
2. Physischer Kanal: DocOutput
EmpfängerDispatcher
2. Elektronischer Kanal
Post Solutions. Bei ePostSelect bestimmt der Empfänger den Versandkanal selbst. Grund-prinzip ist, dass jedes Dokument, unabhängig vom Format, sicher und nachweisbar zugestellt wird, ohne dass Versender und Empfänger ihre bestehende Infrastruktur verändern müssen. Egal, welchen Kommunikationskanal der Emp-fänger bevorzugt, der Absender kümmert sich nur um die Übermittlung der Daten. Investi-tionen in fünf- oder sechsstelliger Höhe, wie sie bei der ständigen Anpassung und Erweite-rung von Output-Management-Strukturen (z.B. durch neue Kommunikationskanäle) nicht sel-ten sind, entfallen damit.
eine lösung Für alle KanäleDas System fungiert quasi als Dispatcher, der die Dokumente als Druckdaten entgegen-nimmt und sie für die entsprechenden Kanäle aufbereitet. Durch die Kopplung der E-Mail-Adresse mit der Hausanschrift ist zudem gewährleistet, dass der Adressat in jedem Fall erreichbar ist – wenn nicht auf elektronischem
Weg, dann eben auf physischem. Selbst sen-sible Schriftstücke mit hohem Rechtscharakter, deren Zustellung dokumentiert werden muss, lassen sich so versenden. Für die notwendige Datensicherheit sorgt die patentierte Techno-logie der Maillösung IncaMail, die über einen hohen Verschlüsselungsstandard verfügt, sowie die hohen Sicherheitsstandards der Produk-tionszentren von Swiss Post Solutions, die unter anderem nach ISO 27001 und PCI DSS (Sicher-heitsnorm für Kreditkartenunternehmen) zerti-fiziert sind.
Anders als bei vergleichbaren digitalen Post-lösungen wie E-Postbrief oder De-Mail benötigt IncaMail keine separaten E-Mail-Adressen. Ausserdem müssen Anwender kein aufwendi-ges Authentifizierungsverfahren durchlaufen. Eine einmalige digitale Registrierung mit Be-nutzernamen und Passwort genügt, nach Bedarf ergänzt um eine Domizil- oder Personenverifi-kation. Urs Fischer, Leiter Security & Identity Produkte bei Swiss Post Solutions, betont die «bewusst benutzerfreundlichen Identifizie-
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32 33strategie & Praxis Outputmanagement Computerworld 18/25. Oktober 2013 www.computerworld.ch
