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Copyright OPTIMAL SYSTEMS GmbH VOI-Forum, DMS EXPO 2009 ECM und DMS für den Mittelstand: Welchen Nutzen hat schon ECM? ECM und DMS für den Mittelstand: Welchen Nutzen hat schon ECM? Christian Weisz Product Manager OPTIMAL SYSTEMS GmbH

ECM im Mittelstand

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Sofwareanwendungen auf Basis von Enterprise Content Management-Technologien bieten Lösungen für die Herausforderungen in mittelständische Unternehmen. Welche Lösungen unterstützen mittelstandtaugliche ECM-Portfolios und wie sollte eine ECM-Plattform aussehen? Welche Nutzen hat ECM?

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ECM und DMS für den Mittelstand:

Welchen Nutzen hat schon ECM?

Christian WeiszProduct Manager

OPTIMAL SYSTEMS GmbH

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Übersicht

Aktuelle Herausforderungen im Mittelstand

Lösungsbeiträge ECM

• Welche Lösungen unterstützen mittelstandstaugliche ECM-Portfolios?

• Wie sollte eine mittelstandstaugliche ECM-Plattform beschaffen sein?

• Welchen Nutzen hat ECM?

OPTIMAL SYSTEMS GmbH und OS|ECM Version 6

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Aktuelle Herausforderungen im Mittelstand

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Aktuelle Herausforderungen im Mittelstand

Z.B. Automotive„In der ersten Jahreshälfte wurden (…) 10 Prozent weniger Fahrzeuge abgesetzt als im gleichen Zeitraum des letzten Jahres.“*

1. Kosten- und Innovationsdruck

2. Steigender Fertigungsanteil auf Zuliefererseite

3. Internationalisierung, Globalisierung

4. Kooperationen und Akquisitionen

* Quelle: Verband der Automobilindustrie e. V. (VDA)

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Aktuelle Herausforderungen im Mittelstand

Z.B. Herausforderungen Maschinen- und Anlagenbau „Nur 10% der Maschinenbauer fertigen ein Standardprogramm“*

1. Steigerung der Profitabilität

2. Optimierung der Vertriebsprozesse

3. Verkürzung der Innovationszeiten

* Quelle: Fraunhofer ISI (2007)

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ECM-Lösungsbeiträge

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ECM-Lösungsbeiträge

Welche Lösungen unterstützen mittelstandstaugliche ECM-Portfolios?

1. BPM, Vorgangsautomatisierung

2. Collaboration, Portal- und Groupware-Integration

3. DMS, Vertragsmanagement

4. Archivierung

5. CRM

6. Business Intelligence

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ECM-Lösungsbeiträge

Wie sollte eine mittelstandstaugliche ECM-Plattform beschaffen sein?

Verwaltung aller Informationsarten - unternehmensweit uneingeschränkter Zugriff auf die gesamte Datenwelt des Unternehmens

Höchste Integrationsfähigkeit in bestehende SystemeVerschmelzung der vorhandenen Unternehmens-IT in einer Informationsplattform

Branchenunabhängig und frei konfigurierbar ohne Programmieraufwand

Individuelle Lösungen speziell für abteilungs- und funktionsübergreifende Anforderungen

Hochgradige Skalierbarkeit vom Einstiegssystem bis zur konzernweiten Lösung

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ECM-Lösungsbeiträge

Welchen Nutzen hat ECM/DMS?

70%

20%

10%

20%

8%2%

Papier

DMS

Transport

Zugriff / Ablage

Bearbeitung

Quelle: Anderson Consulting

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Kosten Papierablage

ECM-Lösungsbeiträge

37 Blatt/Std.45 Blatt/Std.70 Blatt/Std.

HefterOrdnerMappen

0,54 €/Blatt0,44 €/Blatt0,29 €/Blatt

Annahme: ca. 20 € Lohnkosten/Std.

150 Blatt/Std.

Digitale Archivierung

0,13 €/Blatt

Quelle: VOI / eigene Projekte

• Keine unterschiedlichen Kosten für CI und NCI Dokumente

• Ggf. doppelte Ablagekosten bei redundanter Ablage

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ECM-Lösungsbeiträge

Kosten Papierablage Beispiel Ordner: 0,44 €/Blatt240 ArbeitstageEinsparung: 0,31 €/Blatt

500 1000 1500 2000

50.000 €

100.000 €

150.000 €

200.000 €

Belege/Tag0

Kosten pro J ahr

Papierablage

Digitales Archiv

Einsparung

500 1000 1500 2000

50.000 €

100.000 €

150.000 €

200.000 €

Belege/Tag0

Kosten pro J ahr

Papierablage

Digitales Archiv

Einsparung

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Kosten Recherche Papierdokumente

ECM-Lösungsbeiträge

Quelle: VOI / eigene Projekte

30 Minuten5 Minuten1 Minute

AltarchivAbteilungSchreibtisch

15 €/Blatt2,50 €/Blatt0,50 €/Blatt

0,25 Minute

Digitale Archivierung

0,125 €/Blatt

Annahme: ca. 30 € Lohnkosten/Std.

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Kosten Recherche

ECM-Lösungsbeiträge

100 200 300 400

50.000 €

100.000 €

150.000 €

200.000 €

Belege/Tag0

Kosten pro J ahr

Papierablage

Digitales Archiv

Einsparung

250.000 €

500

Ca. 4 Minuten pro Zugriff (Wegezeit + Suchzeit + Rücksortierzeit)240 ArbeitstageEinsparung: 1,88 €/Blatt

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Szenario 1 „KMU“

ECM-Lösungsbeiträge

• Zuwachs von 1.500 Dokumenten pro Tag (50% CI, 50% NCI)• 100 Recherchen pro Tag• Investition 152.000 €• 2,5 % Wartung und Pflege/Monat

Kosteneinsparung pro Jahr:

117.520,00 €

Amortisation nachca. 1,3 Jahren

-152.000,00 €

-34.475,00 €

83.050,00 €

-100.000,00 €

0,00 €

100.000,00 €

1

2Jahr

Kosteneinsparung mit DMS

Breakeven: 1,3 Jahre

-152.000,00 €

-34.475,00 €

83.050,00 €

-100.000,00 €

0,00 €

100.000,00 €

1

2Jahr

Kosteneinsparung mit DMS

Breakeven: 1,3 Jahre

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Szenario 2 Mittelstand

ECM-Lösungsbeiträge

4.619.120,00 €

3.328.813,00 €

-542.120,00 €

2.038.502,00 €

748.191,00 €

-1.000.000,00 €

0,00 €

1.000.000,00 €

2.000.000,00 €

3.000.000,00 €

4.000.000,00 €

5.000.000,00 €

Jahr 0 Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Jahr 4

Parameter:Zuwachs von 30.000 Dok. / Tag (50% CI, 50% NCI Dokumente)1000 Retrievals / Tag

Investition:542.120 €

Zeitpunkt der Amortisation:0,42 Jahre !

Cash-Flow des neuen Systems nach 4 Jahren:4.619.120 €

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ECM-Lösungsbeiträge

Fazit

Mittelstandstaugliches ECM:

• Spart Zeit, Papier, Raum.

• Strukturiert unstrukturiertes.

• Reduziert Kosten.

• Wächst mit Ihren Ansprüchen.

• Schont Ihre Organisation.

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OPTIMAL SYSTEMS GmbHOS|ECM 6

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Konstanz

Hannover

München

Bielefeld

Hüfingen

Berlin

OPTIMAL SYSTEMS GMBH: SteckbriefDaten Fakten

Gründung 1991

Gesellschaften 1 + 6

Umsatz (2008, Gruppe) 20 Mio.

Mitarbeiter (Jan. 2009) 205

Partner 40

Kunden 700

Branchen unabhängig

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Vielen Dank für Ihr Interesse!

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