Effizienter Workflow – automatische Kreditorenverarbeitung

BPM Symposium 14 Effizienter Workflow – automatische Kreditorenverarbeitung

Martin von Schroeder - Leiter IT Services PRIVERA Gruppe

www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 2

Inhalt

PRIVERA Gruppe

Unternehmung & Dienstleistungen

Projekt «Kreditorenverarbeitung» (eFacture Fournisseur)

Ausgangslage

Schwerpunkte

Herausforderungen

Erfolgszahlen

Nächste Schritte

PRIVERA Gruppe

… ein unabhängiger, national tätiger Immobiliendienstleister

… wir zählen an all unseren Standorten zu den führenden Anbietern


Dienstleistungen

…alles rund um die Immobilie und mehr als…


Dienstleistungen - 2

…alles rund um die Immobilie und mehr als…

Facility Management

Infrastrukturelles und technisches Facility Management

Business Support

Facility Management Konzepte

Projektmanagement


Projekt «Kreditorenverabeitung»

eFacture Fournisseur

Ausgangslage generell

Projekt «Kreditorenverarbeitung» war Teil eines Projektprogramms mit dem Ziel, die Kunden-, Mitarbeiter- & Managementzufriedenheit zu steigern, sowie die Kosten zu senken und die Effizienz zu erhöhen.

Projektprogramm beinhaltete:

Lieferantenmanagement

Prozessoptimierung in Kernsystemen

Kostenoptimierung IT-Infrastruktur

SAP Reengineering

KREDITORENVERARBEITUNG


Ausgangslage - Kreditorenverarbeitung

250’000 Rechnungen, welche jährlich manuell verarbeitet werden

Aufgeteilt in die verschiedenen Firmen der PRIVERA Gruppe und der PRIVERA Dienstleistungen

180’000 Bewirtschaftung

20’000 Corporate PRIVERA/TREOS/AGD & Facilitymanagement

50’000 TEC-Mandate*


*TEC Mandate= Teilmandate (bspw. nur Fronttätigkeiten Bewirtschaftung bei PRIVERA) = Ausnahmeprozess!

Historischer Papierprozess «Verarbeitung Lieferantenrechnungen»

Erfassen

inkl.

Stamm-

Daten

VII

Scanning

VIII

Aufbereitung

Zahlungs-

lauf

X

Kontrolle

Zahlungs-

liste

XII

Verarbeiten

Zahlungs-

listen

XIV

File-

Versand

XV

Visum Zeichnung.

Berechtig.

XVI

Kontrolle,

Visum

LIBU

V

DTA-

Verbuchung

laut

Belege

Anzeige

XVII

Ablage

XVIII

Eingang

Rechnung

I

Rechnung

verteilen

II

Kontrolle,

Kontieren,

Visum

BEWI

III

Versand

an

LIBU

IV

Rechnung

an

Support

VI

Verteilung

an

LIBU

IX

Verteilung

Zahlungs-

Vorschläg

e

XI

Zahlungs-

Vorschläge

an Support

XIII

XIX

Ma

hn

un

g

XX

Ab

sch

luss

Logistischer Prozessteil (Papierhandling mit Verschieben,

Digitalisieren und Archivierung)

Erfassen, buchen

(Erfassen, Buchen,

Mahnen, Korr.)

Zahlungsverarbeitung (Zahlungslauf, DTA inkl.

Abschluss)

Bewi, Libu, SAP (Kontieren, Prüfen,

Visieren, Abschluss)

L1

L2

Ln

Schwerpunkte

Prozesse

Sicherstellung der Prozesstreue

Ausnahmeregelungen klar definieren

Jeder Rechnung muss eine Bestellung zu Grunde liegen

Wiederkehrende Rechnungen müssen effizient verarbeitet werden

Gesetzliche Rahmenbedingungen

Compliance-Anforderungen erfüllen, damit die Rechnungen nach dem Scanning vernichtet werden können

Usability / Schulung

Intuitive Bedienung

Neues Schulungskonzept (Video’s)


Herausforderungen - 1

Projektprogrammabhängigkeiten

SAP Reengineering als Vor- und Parallelprojekt

Prozessoptimierung Kernsystem als Vor- und Parallelprojekt

Lieferantenmanagement als Parallelprojekt


Alles auch

in FR

VR…


Verschiedene Prozesse mit verschiedenen Regeln



Komplexität der Architektur/Schnittstellen

Mulitprovidering


L4

L3

L2

L1 P2 Connextr

ade

P2 SixPaynet

P1 SPS

L6

Archiv

L5

Objekte Objekte Liegen-

schaften

Objekte Objekte Objekte Objekte Objekte Objekte Objekte Objekte

Optiert ?

PRIVERA

L1 bis

LN

Rechnungen

an PRIVERA

TEC

PX

SORECO

Treos FIBU SAP2 F

I/C

O

Archiv

Referenzschlüssel

P3 Soreco

P3 Soreco

P3 Soreco P3

PRIVERA FIBU SAP1 F

I/CO

Out of Scope

REM

BEWI LIB

U

TREOS

Kunde Systeme

Handel

Projekte

Ausnahme Objekte Objekte Liegen-

schaften

Objekte Objekte Objekte Objekte Objekte Objekte Objekte Objekte


Überzeugungsarbeit

Intern & Extern

«Neuer Prozess» und neues Tool

Was tun wir mit welchen Veränderungen und Ergebnissen

Compliance-Anforderungen

Datenschutz

Elektronische Archivierung

Signaturprüfung

MWSTG

EIDI-V / GeBüV

Verfahrensdokumentation und ISAE 3402 Compliance


Spezialitäten - Umsetzung

5 Mandanten mit 3 unterschiedlichen ERP-Systemen (SAP / REM)

Immobilienverwaltung (Mandant REM):

Nicht eine Buchhaltung sondern pro Mandat (> 2000 BH)

Freigaben / Visum nicht Organisations-abhängig sondern gemäss Mandats-Limiten

Grosse Anzahl «wiederkehrende» Rechnungen ohne Bestellungen Automatisierung notwendig

Externes Scanning / Übermittlung Stammdaten und Rechnungen

Physische Beilagen tw. im Original notwendig

Elektronische Speicherung der Belege Eigentümer


Umsetzungsphasen

Projektstart / Vorarbeiten / PoC Juli 2012

Detailkonzept Rechnungseingang ab Jan. 2013

Start interne Rechnungen (GK / FI) Sept. 2013 Bestellungs-Erstellung flächendeckend

REM Pilot mit 2 Niederlassungen Feb. 2014

Roll-Out alle Niederlassungen - Start per 1. Mai 2014


Erfolgszahlen - 1

Rechnungen vs. Bestellungen 2014

Jedem Auftrag geht eine Bestellung voraus

www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014| Seite 18

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

Jan Feb März Apr

Anz Rechnungen

Rechnungen ohne Bestellung/1st run

Erfolgszahlen - 2

Effizienz

Durchlaufzeit wurde enorm gesteigert

www.privera.ch

L1

L2

Ln

Aktueller Prozess: Verkürzung Prozessdurchlauf Endver-

arbeitung

VII

Zahlung

VIII

Digitai-

sierung,

Archivierung

I

Zuweisung

II

AVOR

III

Verbuchung

VI

L1

L2

Ln

Kontierung

IV

Prüfung &

Freigabe

V

Workflow

Erfassen

inkl.

Stamm-

Daten

VII

Scanning

VIII

Aufbereitung

Zahlungs-

lauf

X

Kontrolle

Zahlungs-

liste

XII

Verarbeiten

Zahlungs-

listen

XIV

File-

Versand

XV

Visum Zeichnung.

Berechtig.

XVI

Kontrolle,

Visum

LIBU

V

DTA-

Verbuchung

laut

Belege

Anzeige

XVII

Ablage

XVIII

Eingang

Rechnung

I

Rechnung

verteilen

II

Kontrolle,

Kontieren,

Visum

BEWI

III

Versand

an

LIBU

IV

Rechnung

an

Support

VI

Verteilung

an

LIBU

IX

Verteilung

Zahlungs-

Vorschläg

e

XI

Zahlungs-

Vorschläge

an Support

XIII

XIX

Ma

hn

un

g

XX

Ab

sch

luss

Historischer Prozess «Verarbeitung Lieferantenrechnungen»

(Papiermodus)

PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 19

Erfolgszahlen - 3

Senkung der Prozesskosten


Phase I

Scanning ohne

eRechnungen

16.50

Ziel Phase II

Endausbau

eRechnungen

26.50

IST

PRIVERA

Kosten pro verarbeitete Rechnung

Nächste Schritte BPM

Prozessautomatisierung mit Xpert.ivy und SORECO AG

3 Kernprozesse in 2 Phasen

Phase 1 ist gestartet


Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit