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Neue Möglichkeiten jenseits der SharePoint-Monokultur

Intranet-

Plattformen

Wien

17.04.2014

Stephan Schillerwein

stephan@schillerwein.net

www.schillerwein.net

www.intranet-matters.com

@IntranetMatters

Offices:

- CH – Klingnau (AG)

- CH – S. Antonio (TI)

XI. Austrian Intranet Dialog

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Agenda

Warum es (gerade jetzt wieder) ein

grosses Thema ist

Das Unvermeidliche:

SharePoint

Aus einem typischen Projekt

Diskussion

Gruppenarbeit

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WARUM ES (GERADE JETZT WIEDER) EIN GROSSES THEMA IST

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Aktuell häufig anzutreffende Ausgangslagen in den Unternehmen

• Völlig veraltete (CMS-) Plattformen

• Deutliche Ausweitung des funktionalen Scopes

• Deutliche Zunahme der «Bedeutung» des Intranets für das Business

• Hohe Dynamik im Markt für entsprechende Systeme (neue Möglichkeiten, aber auch fehlender Überblick)

• Unsicherheiten rund um die «Zukunft von SharePoint»

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Entwicklungsstufen von IntranetsG

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Zeit

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1. Generation:Info-IntranetPassiv“Systems of Record”

2. Generation:Arbeits-IntranetAktiv“Systems of Engagement”

3. Generation:Digitaler ArbeitsplatzVerbunden“Systems of Context”

Generation 4+:Zukünftige EntwicklungenPro-aktiv“Systems of Intent”

Stephan Schillerwein, version 1.5 –Licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 Unported License

EinfachMittel

Fortgeschritten

Allgemeine Unterstützung von

Zusammenarbeit,

Wissensaustausch, Vernetzung,

Projekten und Prozessen

Fortgeschrittene und spezifische

Unterstützung von

Zusammenarbeit,

Wissensaustausch, Vernetzung,

Projekten und Prozessen

…

…

Kommunikation & Information

Infrastruktur & übergreifende Funktionen

ca. 80 %+ aller Unternehmen sind noch hier

ca. 15 % <5 %

Ausrichtung und Funktionen des Intranets

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DAS UNVERMEIDLICHE: SHAREPOINT

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Eine typische Vorstellungsrunde

Wir haben Sharepoint

…

Wir auch …

Wir haben SharePoint 2010,

2013 und Yammerund testen gerade

Office 365

Wir haben was anderes, ich

weiss aber gar nicht, wie das

heisst!

Da müsste ich unsere IT

fragen, aber SharePoint ist es

glaub’ nicht …

…

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SharePoint ist in ca. jedem 2. Intranet zu finden

SharePoint Andere Unbekannt

n = 155; 09/2013; Worldwide Intranet Challengehttp://www.worldwideintranetchallenge.com/2013/09/sharepoint-v-the-rest-of-the-world.html

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Dann muss es ja besonders gut sein … ?!

n = 155; 09/2013; Worldwide Intranet Challengehttp://www.worldwideintranetchallenge.com/2013/09/sharepoint-v-the-rest-of-the-world.html

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Marktführer aus den richtigen Gründen?

Technologische Überlegenheit?

Innovationsführerschaft?

Preisführerschaft?

Einfach, gut, unkompliziert, bescheiden, Liebling der Benutzer, …?

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«62% of organisationsdisillusioned with ROI fromtheir SharePoint intranets»

Mando Group: «Collaborative Credentials Report», 05/2014, http://www.mandogroup.com/publications/collaborative-credentials-report/

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AUS EINEM TYPISCHEN PROJEKT

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Wie Systemevaluationen normalerweise durchgeführt werden …

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Besser: eine klare Ausrichtung und ein entsprechendes Konzept als Fundament

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Bei realitätsgerechter Analyse ist der Scope heute meist recht vergleichbar

Funktions-bausteine• Generische

(hellblau)• Spezifische

(dunkelblau)

Infrastruktur-Funktionen

Zusammenarbeit, Austausch, Mitarbeiterprofile &

Networking

News & ContentAllgemeine Prozesse &

Applikationen

Benutzer- & Rechte-ManagementMobiler Zugriff

Sicherheit

PerformanceSkalierbarkeit

…

Analytics & ReportingPersonalisierung

Suche

InformationsarchitekturArchiv

…

Personal Dashboard Persönliches Cockpit

(Aufgaben, Termine, Streams, Filter, Abos, Portlets, Bookmarks, …)

Spezifische Prozesse & Applikationen

Eigenentwicklungen

Integration & Schnittstellen

Projekte Case Management

…

Übergreifende Funktionen

v. 1.0

Dokumente

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Grundlage: Marktüberblick

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Intranet-Systeme sind kein eigenes Marktsegment

IntranetCMS

All-in-OnePortals

«On Top» Products

Intranet Suites

ECMSocial

Collaboration

Workflow & BPM, ACM

Integration Layers

Other Systems with Intranet-

Functions

…

Jeder Bereich enthält dutzende bis hunderte Systeme!!!

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Der Markt ist gross, heterogen und unübersichtlich

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Die Instrumente der Marktanalysten tragen oft mehr zur Verwirrung, denn zu sinnvoller Auswahl bei

© Gartner: Magic Quadrant for Social Software in the Workplace

• Welche Art von Systemen sollen verglichen werden? Reine SocialCollaboration Tools oder Intranet Plattformen?

• Wie entscheidend sind die bewerteten Dimensionen für unser Vorhaben?

– Spielen bspw. Kosten keine Rolle?– Haben wir spezifische

Anforderungen, die in einem derart allgemeinen Modell überhaupt nicht berücksichtigt sein können?

– …

• Gibt es spezialisierte Anbieter, die für uns in Frage kommen könnten, aber mit der US-zentrischen Perspektive der Analysten nicht abgedeckt werden?

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Die eigenen Analyse-Ergebnisse mit dem Markt vergleichen

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Technologie-Bedarf nach Intranet-Generation

Content

Social Collaboration

Documents

Portal & Integration

Findability

Stufe 1:Info-Intranet

Stufe 2:Arbeits-Intranet

Stufe 3:Digitaler Arbeitsplatz

Other, specific

Workflow &Processes

Stephan Schillerwein, version 1.5 –Licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 Unported License

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Folgen des Technologie-Bedarfs

• Bis auf «Ohters, specific» können und sollten bereits alle Systembestandteile der 2. und 3. Generation berücksichtigt werden.

• Obwohl erst in Stufe 3 für viele Unternehmen richtig relevant, sollte auch «Portal & Integration» von Anfang an vollständig berücksichtig werden, da sonst die langfristigen Schwerpunkte u.U. falsch gesetzt werden.

• Bei einem «Best of Breed»-Ansatz (bei dem für jeden Systembestandteil das jeweils am besten geeignetste System aus der jeweiligen Systemkategorie ausgewählt wird) wird die Anzahl der zu integrierenden Systeme bereits in Stufe 2 zu hoch und sollte deshalb unter normalen Umständen nicht verfolgt werden.

• Somit kommen letztlich vor allem 2 Systemkategorien in Frage: Multi-funktionale Portale und fortgeschrittene «Intranet Suites» - sowie Systeme, die nicht direkt in diese Kategorien eingeordnet werden können, den dahinter stehenden Ansätzen aber sehr nahe kommen (z.B. CMS mit fortgeschrittenen Collaborationsfunktionen und Integrationsansatz)

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Praxisbeispiel: ausgewählte Systemkategorien

IntranetCMS

All-in-OnePortals

«On Top» Products

Intranet Suites

ECMSocial

Collaboration

Workflow & BPM

Integration Layers

…

= als Kernplattform des Intranets

= mögliche Zusatzsystem zur Ergänzung der Kernplattform

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Vergleich der beiden Systemkategorien

Aspekt Multifunktionale Portale Intranet Suites

Produktansatz Framework Produkt

Marktansatz Open Source und kommerziell

Kommerziell

Grösse Drittmarkt Mittel bis gross Nicht vorhanden bis mittel

Funktionsspektrum Mittel bis gross Gering bis mittel

Erweiterbarkeit, Eigen-entwicklungen, …

Gut bis sehr gut Mittel bis gut

Schnittstellen Gut bis sehr gut Mittel bis gut

Komplexität, Aufwand, Kosten

Mittel bis sehr hoch Gering bis mittel

Abgrenzung der System-kategorie

gut fliessend

Marktpräsenz DACH Gut bis sehr gut Schlecht bis gut

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Praxisbeispiel: Vorauswahl je Marktsegment:Multifunktionale Portale

Anbieter /Produkt(e)

Mögliche, grundlegende K.O.-Kriterien Fazit

AlfrescoOne

eXo PlatformPortal

IBMWebSphere

LiferayPortal

MicrosoftSharePoint

Open TextPortal, WEM, …

OracleWebCenter

SAPNetWeaver

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Praxisbeispiel: Vorauswahl je Marktsegment:Intranet Suites

Anbieter Mögliche, grundlegende K.O.-Kriterien Fazit

Adenin Intelliprise

Bitrix24

Fusonic SocialIntranet

Haufe Suite

Igloo

Interact Intranet

Intranet Connections

Intranet Dashboard

Just

Sorce Intranet Software

Thought Farmer

United Planet Intrexx

…

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Praxisbeispiel: Vorauswahl je Marktsegment:Sonstige

Anbieter Mögliche, grundlegende K.O.-Kriterien Fazit

AtlassianConfluence

DNN Evoq

Drupal

PloneIntranet

IBM Connections& XCC

…

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Praxisbeispiel: erste Vorauswahl

Multifunktionale Portale Intranet Suites Sonstige

• Alfresco

• Liferay

• (MS SharePoint)

• Bitrix24

• Haufe Suite

• United Planet Intrexx

• Plone Intranet

• Atlassian Confluence

• Connections & XCC

Nur zur Orientierung - kein Anspruch auf Vollständigkeit oder beste Übereinstimmung zum im Hauptprojekt zu

erstellenden Pflichtenheft!

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Fazit

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Das Netz richtig auswerfen …

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It‘s not about the Technology!

33

It‘s NOT not about the Technology!

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Technology’s role

People

BusinessTechnology

Success

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DISKUSSION & GRUPPENARBEIT

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Thank you !

Digital * Work * Design