Mit EASY ECM ins InformationszeitalterChristoph Manz / Andreas HacklProdukt Manager / Technical Sales Consultant

Angefangen von Archivierungslösungen über digitale Akten bis hin zu der Abbildung von Workflows unterstützen wir unsere Kunden bei der Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse.

Auf Basis der Produkte der EASY Software AG bietet die HENRICHSEN Best Practice Lösungen an. Dabei steht die intelligente Bereitstellung von Informationen im Vordergrund.

Mit EASY ECM ins Informationszeitalter

Lösungen statt „nur“ Produkte

ARENA4EASY

INVOICE4EASYeBANF4EASY

VERTRAGSAKTEPERSONALAKTE

Purchase to Pay

einfach vom Bedarf zur Bestellung

eBANF4EASY - Live

Bedarferfassen

Bedarf prüfen / Preise ermitteln

Bedarffreigeben

Bestellungauslösen

Rückmeldung Anforderer

Information über aktuellen Stand

Information über Beschaffungen / Übersicht

eBANF4EASY

Akte und Workflow werden benötigt

eBANF4EASY

…basiert auf Produkten der EASY Software AG

…als Erweiterung der ARENA4EASY

…bietet Prozessunterstützung von der Anforderung bis zur Bestellung

…ist, ausgehend vom Best Practice, flexibel erweiterbar / anpassbar

…ist eine Lösung von HENRICHSEN

…ist verbunden mit führenden Systemen

eBANF4EASY

…erhöht die Geschwindigkeit im Anforderungsprozess da Bedarfeschnell erfasst, geprüft und freigegeben werden und somit ein langwieriger Papierweg entfällt

…steigert die Prozess- und Datenqualität durchEingabeprüfungen, Anbindung von ERP Daten und definierte Abläufe / Regeln und liefert somit ein verlässliches und nachvollziehbares Ergebnis

…macht den Einkauf effektiver durch dieerhöhte Transparenz mit Hilfe der Beschaffungsübersicht und der Bedarfsakte. Lange Suchzeiten aufgrund von Nachfragen oder verlorenen Anforderungen entfallen

Alles im (Zu)Griff !

Arena4EASY

Materialbestellen

Anfrage anLieferanten

Angebote derLieferanten

Bestellungauslösen

Auftrags-bestätigung

Lieferschein

Wo und Wie liegen die Informationen für Wen bereit ?

Arena4EASY

Arena4EASY

…basiert auf Produkten der EASY Software AG

…ist eine Lösung von HENRICHSEN

…als Basis für weitere Akten- bzw. Workflowlösungen

…auch als Erweiterung für vorhandene Installationen

…auch als reine Archivlösung einsetzbar

…ist, ausgehend vom Best Practice, flexibel erweiterbar / anpassbar

Arena4EASY

…macht Ihr Unternehmen effektiver da Informationen zentral in hoher, strukturierter Qualität abgelegt werden und somit persönliche Ablagen / Papierablagen / Fileordner weitestgehend überflüssig werden

…spart Ihren Mitarbeitern Zeit da Informationen zum benötigten Zeitpunkt standort- und systemunabhängig bereit stehen und somit Suchzeiten minimiert werden

…unterstützt Ihre Geschäftsprozesse optimal da Informationeneinfach und schnell digitalisiert, weitergeleitet oder archiviert sind ohne einen langwierigen Papierweg oder „Email – Weg“ einzuschlagen

Erfassen, Prüfen, Freigeben,Buchen

Invoice4EASY

Rechnungs-eingang

Rechnungsdaten erfassen

Rechnung prüfen

Rechnungfreigeben

Rechnungbuchen

Information über Rechnungen / Übersicht

Nachvollziehbarkeit, Compliance

Invoice4EASY

Ein Dokument steht im Mittelpunkt

Invoice4EASY

…basiert auf Produkten der EASY Software AG

…als Erweiterung der ARENA4EASY

…bietet Prozessunterstützung von der Erfassung bis zur Buchung

…ist, ausgehend vom Best Practice, flexibel erweiterbar / anpassbar

…ist eine Lösung von HENRICHSEN

…ist erweiterbar um eine Extraktionslösung zur Rechnungslesung

…ist verbunden mit den führenden Systemen

Invoice4EASY

…spart Zeit und Geld im Unternehmen da Rechnungenschnell erfasst, geprüft, freigegeben und gebucht sind und somit Skontoverluste verhindert werden.

…steigert die Prozess- und Datenqualität durchEingabeprüfungen, Anbindung von ERP Daten und definierte Abläufe / Regeln und liefert somit ein verlässliches und nachvollziehbares Ergebnis

…macht die Buchhaltung effektiver durch dieerhöhte Transparenz mit Hilfe des Rechnungseingangsbuches. Ebenso gehört das lange Suchen nach Rechnungen bzw. das „Verlieren“ von Rechnungen der Vergangenheit an

Von der Anforderung bis zurBuchung

Purchase to Pay

Anforderungerfassen

Prüfen / Freigeben

Bestellen

Auftrags-bestätigung

Rechnungs-eingang

Purchase to Pay

Informationen, Dokumente, Akte, Prozess

Lieferung Prüfen / Freigeben

Buchen

Purchase to Pay mit HENRICHSEN

…basiert auf Produkten der EASY Software AG

…kombiniert eBANF4EASY / ARENA4EASY / INVOICE4EASY

…bietet Prozessunterstützung von der Anforderung bis zur Buchung

…ist, ausgehend vom Best Practice, flexibel erweiterbar / anpassbar

…ist eine Lösung von HENRICHSEN

…ist erweiterbar um eine Extraktionslösung zur Rechnungslesung

…ist verbunden mit den führenden Systemen

Purchase to Pay mit HENRICHSEN

…steigert durchgängig die Effektivität im Unternehmen

da Informationen im gesamten Prozess von Anfang an schnell und einfach erfasst bzw. archiviert sind und somit im Unternehmen in der richtigen Qualität zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stehen.

Suchzeiten, Nachfragen werden ebenso minimiert wie langwierige Papier- oder E-Mail-Wege.

Benötigte Informationen stehen den berechtigten Benutzern im Geschäftsprozess auf Knopfdruck zur Verfügung

Verträge unter Kontrolle

Vertragsakte

Vertrags-absicht

Schriftverkehr,Verhandlungen

Vertrags-entwurf

Vertrag freigeben / Unterschrift

Vertragüberwachen

Überblick und Fristen

Vertragsakte

Es dreht sich alles um den Vertrag

Die Vertragsakte

…ist eine fertige Lösung der EASY Software AG – EASY Contract

…kann separat betrieben werden

…bietet Unterstützung von der Vertragsabsicht bis zur Verwaltung

…ist anpassbar

…hat im Standard eine kurze Implementierungsdauer

…kann mit den führenden Systemen verbunden werden

Die Vertragsakte

…spart Zeit im Unternehmen da Verträgestandortunabhängig und berechtigungsgesteuert recherchiert werden und dadurch Suchzeiten der Mitarbeiter, z.B. nach der richtigen Version, entfallen

…spart Geld im Unternehmen da Verträgekontrolliert und fristgerecht geprüft und anschließend verlängert oder gekündigt werden

…erhöht die Qualität und die Zufriedenheit daInformationen zu Verträgen, sowohl für interne als auch externe Anfragen, zeitnah und aussagekräftig bereitgestellt werden (Auswertung, Vertragsdaten, etc.)

einfach und sicher

Personalakte

Bewerbung

Fristen / Wiedervorlage

Schriftverkehr NeuerMitarbeiter

Verwaltung /Ablage / Sicherheit

Sicherheit / Verfügbarkeit

Vollständigkeit

Personalakte

Die Akte als zentrales Element

Die Personalakte

…ist eine fertige Lösung der EASY Software AG – EASY Records HR

…kann separat betrieben werden

…unterstützt bei der Verwaltung von Personaldokumenten und -akten

…ist anpassbar

…kann mit den führenden Systemen verbunden werden

…kann um ein Bewerber-Addon erweitert werden

Die Personalakte

…spart Zeit in der HR-Abteilung da Dokumente einfach und schnell erfasst werden und am richtigen Ort (Akte) zur Verfügung stehen. Dadurch entfallen lange Suchzeiten ebenso wie aufwändige Ablagen

…steigert die Qualität / Effizienz in der HR-Abteilung daAkteneinsicht jederzeit für Mitarbeiter / Führungskräfte gewährt werden kann und dadurch keine Kopien, Faxe, etc. von sensiblen Dokumenten notwendig sind

…erhöht die Effizienz der Führungskräfte dabenötigte Informationen bei Personalentwicklungsgesprächen sofort zur Verfügung stehen und dadurch ein reibungsloser und qualitativer Ablauf unterstützt wird.

Intelligente Informationsbereitstellung

Informationslogistik

Beispiele für InfoLog

• Anforderung erfassen• Wer hat diesen Artikel noch bestellt ?• Gibt es Erfahrungen / Bewertungen dazu ?

• Workflowaufgabe „Preisermittlung“• Welchen Preis hat das Produkt z.B. in Amazon ?

• Neuanlage eines Lieferanten• Informationen zur Kreditreform • Gibt es News zu dem Lieferanten im Netz

• Bei Eingang einer Email• Informationen zur Person aus XING, etc.• Informationen zum Unternehmen aus XING, Newsmeldungen, etc.

Beispiele für InfoLog

• Rechnung prüfen• Die letzten Rechnungen dieses Lieferanten• Was steht auf dem Lieferschein / AB ?

• Vertragserstellung• Weitere Verträge zum Vertragspartner ?• Informationen zum Vertragspartner aus dem Netz

• Neue Bewerbung• Informationen zur Person aus XING, Facebook, etc.

Ziel: die richtige Entscheidung auf Basis der richtigen Informationen im Prozess

Das wäre mit einer digitalen Akte nicht passiert…