OK Consulting / a Jonas Keller presentation

Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung Projektmanagement Theorie, Zertifizierungen und Praxis

OK Consulting . Olaf Knauer . Inhaber

Agenda1. Theorie der Effizienzsteigerung mit Projektmanagement

2. Zertifizierungsmöglichkeiten

3. Tipps aus der Praxis

Erfolgreiches Projektmanagement„Der Erfolg eines Projektes hängt hauptsächlich von zwei Dingen ab:1. Glück 2. Einem tollen Projektnamen“

„Das Dilbert Prinzip“, Scott Adams

Fachtagung Projektmanagement und Effizienzsteigerung . 17.08.2009 . © OK Consulting 2009 . Referent: Olaf Knauf Seite 4

VDI-Nachrichten vom 22.05.09

Erfolgsdruck auf Projektingenieure nimmt zu

Trend: Die Wirtschaftskrise wirkt sich auf die Arbeit von Projektingenieuren aus: Der

Erfolgsdruck steigt, weil neue Produkte gerade für kleinere Zulieferer zunehmend über das

weitere Bestehen des Arbeitgebers am Markt entscheiden. Projektleiter müssen künftig

Unternehmer, Fachmann, Kommunikator und Coach in einem sein.

VDI nachrichten, Düsseldorf, 22. 5. 09, ch


Vom magischen zum teuflischen Dreieck

● In den vergangenen Jahren standen

Rationalisierungsmaßnahmen im

Produktionsbereich im Vordergrund

● Heute rücken die Produkt-

entwicklungen in den Mittelpunkt der

Anstrengungen zur Steigerung von

Effizienz und Effektivität.

● Will man einer Studie des

Frauenhoferinstituts glauben, dann sind

Einsparpotentiale von 30-40% möglich.

Zeit Kosten

Qualität

30-40%


Projektmanagement ist die Schlüsseldisziplin zur Effizienz

Frauenhofer-Institut

Projektmanagement als Schlüsseldisziplin, das nicht mit der

erforderlichen Professionalität praktiziert wird.

Projektmanagement benötigt entsprechenden Stellenwert im

Unternehmen, damit sich die Projekte erheblich effizienter

abwickeln und die festgelegten Ziele besser erreicht werden.

● das gewünschte Ergebnis

● in der vorgegebenen Zeit

● mit den verfügbaren Kapazitäten

● im Rahmen der veranschlagten Kosten


Durch Transparenz und Verbindlichkeit zu Effizienz und Effektivität

Projektmanagement hat zwei

wesentliche Funktionen für ein Projekt

● Transparenz schaffen und

● Verbindlichkeit schaffen

Wenn diese beiden Funktionen erfüllt

werden, dann ist der Projekterfolg nicht

mehr weit und die Grundlage für Effizienz

und Effektivität geschaffen.


Effektives PM ist mehr als nur Einhaltung von Qualität, Zeit, Kosten

Erfolgreiches Projektmanagement darf nicht nur verstanden werden durch die Sicherstellung

der 3 bekannten Parameter Zeit-, Budget- und Qualitätseinhaltung, sondern muss sich in

einem weitaus größeren Rahmen definieren.

Dazu gehören

● Auftraggeberzufriedenheit

● Mitarbeiterzufriedenheit in Projekten

● Sicherstellung der Nutzbarkeit der Lieferleistung für die Linienorganisation

● die Sicherung der gewonnen Erfahrung im Projekt für das Unternehmen und

● eine klar abgestimmte Zusammenarbeit mit der Linienorganisation

An diesem Punkt liegt auch der Scheideweg für erfolgreiche Projekte in der

Matrixorganisation und damit verbunden dem Projektmanagement im Unternehmen

grundsätzlich.


Beispiel einer effektiven Planungsabfolge im PM

1. Projektzielanalyse

2. Projektumfanganalyse

3. Projektumfeldanalyse

4. Projektphaseneinteilung

5. Projektstrukturierung

6. Festlegung Arbeitspakete

7. Ablaufplanung

8. Ressourcenplanung

9. Budgetschätzung

10. Risikoanalyse


Wählen Sie das richtige Projektteam aus?

Ein erfolgreiches und effektives Projektteam zeichnet sich durch

folgende Kriterien aus

● Sorgfältige Auswahl und richtige Zusammensetzung

● Eindeutiger Auftrag und klare Zielsetzung

● Geklärte Beziehungen, gegenseitige Akzeptanz und Kooperation

● Klare Abgrenzung der Verantwortungsbereiche und Rollenverteilung

● Vereinbarte und akzeptierte Spielregeln und Abläufe


Wählen Sie den richtigen Projektmanager aus?

Experte

Führungskraft

Projektleiter

Fachkompetenz

Me

tho

den

kom

pe

tenz

Persönlichkeitskompetenz

So

zia

lko

mp

ete

nz


Aufgaben des Projektmanagers

PlanungVerantwortung für die gesamte

Planung bis ins Detail sowie

alle Planänderungen

DokumentationDokumentation des gesamten

Projektes

InformationInformation aller Projekt-

beteiligten (intern und extern)

Führung & BeratungFührung und Beratung des

Projektteams

EntscheidungenVorbereitung von Entscheid-

ungen, Zusammenstellung

relevant. Unterlagen

ControllingVerantwortung für das

Controlling: Termine, Kosten,

Ergebnisse

Soft-Skills tragen wesentlich zur Effizienzsteigerung bei„Die wichtigsten Körperteile eines Projektmanagers sind Herz, Bauch, Seele und Nase. Er braucht sie, um mit dem Herzen zu führen, dem Gefühl im Bauch zu vertrauen, die Organisation zu beseelen und zu riechen, dass etwas faul ist.“

„Der Termin“, Tom DeMarco





Durch Standardisierung erhöht sich die Effektivität

PMI

● Internationaler Projektmanagementverband Project Management

Institute mit dem PM-Standard: PMBOK-Guide

GPM/IPMA

● Deutscher und internationaler Projektmanagementverband

International Project Management Association mit dem Standard

IPMA Competence Baseline (ICB) & der Projekt-Manager der GPM

PRINCE2

● weit verbreitete Projektmanagementmethode in Großbritannien und

den Niederlanden

Sonstige

● DIN 69900-1, DIN 69900-2, DIN 69901 bis 69905

● ITPM der BMW

● Chestra bei Siemens AG


PMI Zertifizierung 3-stufige Ausbildung

1. Certified Associate in Project

Management (CAPM)

2. Project Management Professional

(PMP)

3. Program Management Professional

(PgMP)


PMI Zertifizierungen

Zertifikat Program Management

Professional (PgMP)

Project Management Professional

(PMP)

Certified Associate in Project

Management (CAPM)

Voraus-

setzungen

Mit Abitur

mind. 4 Jahre Projekt-

Erfahrung + 7 Jahre Program-

Erfahrung

Mit Hochschulabschluss


Erfahrung

+ 4 Jahre Program Erfahrung

Mit Abitur

mind. 5 Jahre Projekt- Erfahrung

Mit Hochschulabschluss

mind. 3 Jahre Projekt-Erfahrung,

In beiden Fällen zusätzlich 35

Stunden Schulung/Grundlagen im

Projektmanagement.

Vor der Zulassung muss ein

Ehrenkodex abgelegt werden.

Abitur 1.500 Stunden Mitarbeit

in einem Projektteam

oder

23 Stunden Schulung/

Grundlagen im

Projektmanagement

Merkmale Zielgruppe sind erfahrene

Programmanager.

Rezertifizierung nach 3

Jahren.

(Assesment, Multiple-Choice-

Test; Dauer 4 Stunden; 170

Fragen; 1800$)

Zielgruppe sind erfahrene

Projektleiter. Der PMP gilt als

weltweit angesehenste

Auszeichnung für Projektmanager.

Rezertifizierung nach 3 Jahren.

(Multiple-Choice-Test; Dauer 4

Stunden; 200 Fragen; 555$)

Einstiegszertifikat für

Projektmitarbeiter, angehende

Projektleiter, Junior-

Projektmanager,

Rezertifizierung nach 5 Jahren.

(Multiple-Choice-Test; Dauer 3

Stunden; 150 Fragen; 300$)


GPM/IPMA Zertifizierung 4-stufige Ausbildung


GPM/IPMA Zertifizierung 4-stufige Ausbildung

Zertifikat Projekt-Direktor

Level A

Senior Projektmanager

Level B

Projektmanager

Level C

Projektmanagement-

Fachmann Level D

Voraus-

setzung

mind. 5 Jahre

Erfahrung im

Mehrprojekt- und

Programmmanagem

ent, davon 3 Jahre in

Leitungsfunktionen

für Koordination und

Portfolio-

Management von

Projekten


Erfahrung, davon 3 Jahre

in Leitungsfunktionen von

komplexen Projekten


Erfahrung in

verantwortlichen

Leitungsfunktionen

nicht-komplexer

Projekte

Schul- und

Berufsausbildung sowie

Berufserfahrung

Fähigkeit Projekte

verantwortlich zu

koordinieren, zu

überwachen und zu

steuern

komplexe Projekte mit

allen Parametern in allen

Bereichen zu leiten

Leitung nicht-

komplexer Projekte

u./o. Unterstützung der

Projektleitung bei

komplexen Projekten

Kenntnisse in allen

Projektmanagement-

Bereichen, kann als

Teammitglied in

Projekten arbeiten


PRINCE2 Zertifizierung 2-stufige Ausbildung

1. PRINCE2 Foundation Zertifizierung

1 stündiger Multiple-Choice-Test

Gebühr: 160€

38 von 75 Fragen müssen korrekt

beantwortet werden

2. PRINCE2 Practitioner Zertifizierung

3 stündige Klausur

Gebühr: 270€

Zertifizierung durch 70 Accredited

Training Organisations (ATOs)





Einfache Maßnahmen zur Steigerung der PM-Effizienz

● Stellenwert des Projektmanagements erhöhen und als zentrale

Funktion in der Unternehmensorganisation verankern

● Wichtige Partner wie Systemlieferanten und Entwicklungsdienstleister

frühzeitig zu Projektbeginn einbeziehen

● Kein Projektstart ohne klar definierte Ziele und klares Lastenheft

● Frühzeitig die Projektplanung zwischen den Entwicklungspartnern

abstimmen

● Zu Projektstart Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der

Partner verbindlich festlegen

● Klare Messgrößen mit Hilfe von Meilensteinen und

Arbeitspaketbeschreibungen definieren

● Einrichten eines Change-Board, das Änderungen und Ihre

Auswirkungen auf das Gesamtprojekt bearbeitet

● Änderungen so früh wie möglich und offen kommunizieren


Einführung eines Projektportfolios erhöht die Effizienz

● Vielzahl an Projekten erfordert ein systematisches Multi-

Projektmanagement

● Strategische Bedeutung hat das Auswählen von Projekten in ein

Projektportfolio

● Knappe Ressourcen machen die Bündelung auf wenige Projekt

notwendig

● Planung und Steuerung der Abhängigkeiten im Portfolio ist eine

zentrale Herausforderung an das Multi-Projektmanagement

(Programm-Management)


Nachbetrachtung

432

Technische Realisierung

1

Führen Sie einen Gating-Prozeß ein, um Gefahren und Risiken zu frühzeitig zu erkennen

Concept CRT

Ideengestaltun

g

Pre Gate 0

1 HLD

2 DD

1 Impl.&Test

2 FOA

3 LabTest

Feasability /

Requirement

& Definition

Definition

and Design

Implementation

and Testing


Kontrolle der Effektivität und Effizienz durch den Gating Prozess


% Complete

Projekt Name xxxx; Projekt Manager Olaf Knauer Projekt Laufzeit Okt. 2008 – Aug. 2009; Reporting Periode KW20

Ziel ● Installation einer neuen

Alcatel-VoIP-

Infrastruktur

● Migration sämtlicher

Standorte

● Abbau der Altstandorte

Zeit ● Im Rollout-Zeitplan

Kosten ● n/a Qualität ● Qualitätsprobleme in

Büsow, Hagenow und

Schleswig

Haupterfolge

● Umschaltung Kiel, Schleswig, Rendsburg erfolgreich

abgeschlossen

● UC-Workshop am 11.05. durchgeführt

● Probleme der Rufnummernanzeige gelöst

Nächste Schritte

● Firmwareupgrade Switche KW20

● Unterschrift Meilenstein bis KW22

● Umschaltung Husum, Kappeln, Wyk in KW21

Hauptprobleme

● Qualitätsprobleme in Büsow, Hagenow und

Schleswig. Korrektive Maßnahme:

Konfigurationshinweise wurden an Kunden gegeben.

Versatel wurde hinzugezogen. Neue QoS-Prüfung am

Montag.

Hauptrisiken

● Verbindungsprobleme durch VoIP / MPLS-Struktur.

Die Sprachqualität (Fax und Voice) ist sehr stark von

dem Quality of Service des Netzbetreibers abhängig.

Eine Risikoanalyse hierzu muß erstellt werden und bei

Qualitätseinbussen alternative Verbindungen

eingesetzt werden.

Besser als letzte Woche Schlechter als letzte Wocheunverändert

0 %

50 %

100 %

Vielen Dank.Ihr Olaf Knauer.

Business

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