Project Health Check

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PROJECT HEALTH CHECK

Project Health Check

www.gotscharek-company.comProject Health Check 2

Inhalt.

1. Hintergrund zu Project Health Check – Was genau ist ein Health Check?

2. Warum ist das Thema wichtig?

3. Project Health Check – Benefits

4. Kernbestandteile des Project Health Checks

5. Vorgehen im Rahmen eines Project Health Check

6. Relevante Standards und Rahmenwerke

7. Anhang


Hintergrund zum Project Health Check


Was genau ist ein Project Health Check?Mit einem Project Health Check prüfen Sie den Zustand Ihres Projekts und erfahren welche Maßnahmen zu ergreifen sind.

Ein Project Health Check ist ein Kurz-Assessment eines Programms oder eines Projekts

Wird in der Regel vom Management beauftragt wenn ein Projekt droht in Schieflage zu

geraten oder schon geraten ist

Kann vorbeugend zur Erhöhung der Erfolgswahrscheinlichkeit durchgeführt werden

Prüft auf Basis weltweit anerkannter Best Practices/Standards für das Projektmanagement

(PMBoK, PRINCE2) den Zustand des Projektes und gibt Handlungsanweisungen zur

Verbesserung

Dauert in der Regel 3 – bis 4 Tage und wird vor Ort beim Kunden durchgeführt

Ist jedoch kein detaillierter Audit!


Warum ist das Thema wichtig?


Warum das Thema wichtig ist.Kennen Sie das?

Unklare oder widersprüchliche Aussagen über Projektziel und Projektauftrag

Besprechungstermine werden abgesagt, zu späte oder ausbleibende Rückrufe auf Anfragen

Projektinhalte werden häufig umgeplant

Fortgesetztes Verschieben bzw. Nicht-Einhalten von Meilensteinen

Projekt- oder Teilprojektleitung kann inhaltliche oder planerische Fragen nicht oder nur ungenügend beantworten

Der Projektverlauf wird unter Inkaufnahme steigender Risiken neu geplant

Die Statusreports zeigen viele „rote Ampeln“

Zu optimistisches Reporting („gelbe Ampeln“, obwohl alle Beteiligten den Status eher auf „rot“ sehen)

Akzeptanz der Resultate bei wichtigen Stakeholders (Kunden, Nutzer, etc.) schwindet

Fehlende Transparenz über Ressourcenverbrauch im Projekt (Kosten, Investitionen, Projektmitarbeiter, Beraterreichweiten) oder deutliche Budgetüberschreitungen

Missstimmungen im Projektteam


Benefits


Project Health Check – Benefits.Erzielbare Nutzeneffekte durch einen Project Health Check.

Transparenz - Rascher kompakter Einblick in das Projekt und deren Schwachstellen

Eine unabhängige Sicht auf das Projektmanagement bietet einen neutralen Blick auf den wahren Zustand des/der Projekte

Ableitung konkreter Verbesserungsmaßnahmen und Quick Wins aus den Untersuchungsergebnissen

Drohende Fehlinvestitionen können noch abgewendet oder deutlich abgemildert werden, wenn ein Project Health Check rechtzeitig durchgeführt und anschließend die Korrekturmaßnahmen entschlossen umgesetzt werden

Der Project Health Check kann als Initiierung für die Optimierung künftiger Projektarbeit dienen


Kernbestandteile des Project Health Checks


Project Health Check – Kernbestandteile (1/2).Das Project Excellence Model der GPM/IPMA1 dient als Leitfaden undOrientierung für eine ganzheitliche Sicht auf die Projektgüte..

Beurteilung der Güte des Projektmanagements (500 Punkte) - 5 Kriterien

Güte des Projektmanagements und des Vorgehens

Beurteilung der Ergebnisorientierung(500 Punkte) – 4 Kritierien

Leistung des Projekts - Ergebnisse

Projektmanagement (500 Punkte) Projektergebnisse (500 Punkte)

Innovation und Wissen

Ziel-orientierung

(140)

Prozesse(140)

Führung(80)

Mitarbeiter(70)

Ressourcen(70)

Ziel-erreichung

(180)

Kundenzufriedenheit (180)

Mitarbeiterzufriedenheit (80)

Zufriedenheit bei sonstigen Interessensgruppen (60)

1 GPM: Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. / IPMA: International Project Management Association


Project Health Check - Kernbestandteile (2/2). Referenz für das PM ist „Project Management Body of Knowledge (PMBoK)“

Monitoring & ControllingProcess

Execution Process

Planning Process

InitiationProcess

ClosingProcessStart Project End Project

Product ofthe

Project

Project Structures

IntegrationMgmnt.

ScopeMgmnt. Time

Mgmnt.

CostMgmnt.

ProcurementMgmnt.

RiskMgmnt.

HRMgmnt.

QualityMgmnt.

Communic.Mgmnt.


Vorgehensweise im Rahmen des Project Health Check


Vorgehensweise im Rahmen des Project Health Check.Der Project Health Check basiert auf einem strukturierten 4-stufigen Vorgehensmodell sowie auf bewährten Methoden zur Datenerhebung und Auswertung.

Situation erfassen

Zustand analysieren und bewerten

Maßnahmenableiten

Aktiv

itäte

nEr

gebn

isse

Rahmenvereinbaren

Identify Analyze & Assess Take actionInitialize

Strukturierte Faktensammlung

Durchführung von ver-traulichen Interviews

Studium der Projektakten Projektauftrag Business case Planungen Statusberichte etc.

Ggf. Durchführung von Workshops Umfrage – Fragebögen

Zusammenstellung und Einordnen aller relevanten Fakten

Analyse und Einschätzung der Situation und des Umfelds

Ermittlung der Stärken und Schwächen des Projekts

Bewertung durchführen

Identifizierung der Handlungsfelder

Objektiver Überblick über den Projektstand Faktenbasierte Projekthistorie Stärken- und Schwächenprofil Handlungsfelder und Empfehlungen

Ergebnisdokumentation Priorisierter Maßnahmenkatalog Fazit & Handlungsempfehlung Vorschlag zur Kommunikation der

Ergebnisse

Maßnahmen auf Basis von Best Practices und Erfahrungswissen ableiten Maßnahmen priorisieren Handlungsempfehlungen

zusammenstellen Ergebnisdokumentation erstellen

Anforderungen Beauftragung Organisation im Zeit-

und Kostenrahmen

Rahmen zusammen mit Auftraggeber festlegen Inhaltlicher Umfang Zeitlicher Umfang Kostenumfang

Organisation der für den Health Check erforderlichen Termine mit : Projektleiter Projektteam Stakeholder


Wesentliche Ergebnisse des Project Health Checks - Übersicht.

Neutrales, objektives Gutachten über den Zustand ihres Projekts

Objektiver Überblick über den Projektstatus mit einer zusammenfassenden Einschätzung .

Faktenbasierte Projekthistorie als Hintergrundinformation ohne jegliche Wertung

Die Erkenntnisse bezüglich der zukunftsorientierten Stärken und Schwächen des Projektes und eine Einschätzung des jeweiligen Einflusses auf den Projekterfolg bzw. ein mögliches Scheitern

Qualifizierte, priorisierte Handlungsempfehlungen für die Problembereiche

Eine Kommunikationsstrategie, damit sowohl der Health Check als solcher, die Ergebnisse und auch die weitere Vorgehensweise bei der Geschäftsleitung, den Stakeholdern und den Projektmitarbeitern entsprechend nahe gebracht werden können


Wesentliche Ergebnisse des Project Health Checks - Übersicht.Faktenbasierte Projekthistorie

Handlungsfelder und Empfehlungen

Objektiver Überblick über den Projektstatus

Stärken und Schwächenprofil

Projekt

Projekt-fortschritt Projekt –

planung

ZielsetzungScope

Durchführung

Monitoring &

ControllingDecisions

&Risk-Mgnt.

Qualifikation

Rollen & Verantwortl.

Projekt-Strukturen

Step 3

Step 2 Z.B. Controllingprozess optimieren Z.B. Qualifizieren des Projektleiters

Z.B. Verteilte Teams zusammenziehen Z.B. Erwartungsmanagent Stakeholder opt.

Step 1 Z.B. Zieldefinition überarbeiten Z.B. Entscheidungsgremien etablieren

2008 2009

xxxxxxxxxx

Auftragnehmer

Auftraggeber

30.01.2009

18.11.2008

xxxxxxxxxxxxxxxx

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Anfang 02. 2009

Anfang 02.2009Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Anfang 02.2009xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Mitte 11.200814.03.2009

xxxxxxxxxxxxxxxxx

07.04.2009Xxxxxxxxxx

01.10.2009xxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxx21.10.2009

Beginn 7/2009xxxxxxxxxxxx

2010

23.12.2009xxxxxxxxxxx

XxxxxxxxxxGoLive 31.03.2010

xxxxxxxxx25.11.2009

GoLive 2.7.2009xxxxxxxxxx

0

50

100

150

200

Zielorientierung -Zielentwicklung, -…

Führung - Verhalten,Inspiration, Unterstützung…

Mitarbeiter - Einbeziehung derProjektmitarbeiter und ihrer…

Ressourcen - Effektiver undEffizienter Einsatz…

Prozesse - Identifikation,Überprüfung und…

Kundenzufriedenheit -Leistung im Hinblick auf die…

Mitarbeiterzufriedenheit -Erwartungen und…

Zufriedenheit sonstigerInteressensgruppen -…

Zielerreichung - Leistung desProjekts im Hinblick auf das…

Resultat Project Health Check

Maximale Punktzahl Erreichte Punktzahl


Bedeutende Standards und Rahmenwerke für den Health Check.

PMBoK (PMI), PRINCE2 (OCG)

- Internationale Standards für das Programm-/Projektmanagement

Project Excellence Model (GPM/IPMA)

- Ein von der GPM entwickeltes Bewertungsmodell für Projekte, basiert auf dem Business Excellence Modells der EFQM (European Foundation of Quality Management) und ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf das Projekt

OPM3 (PMI)

- Assessment und Improvement der Reifegrade einer Organisation bzgl. Programm-/Projekt- und Projektportfolio-Management


Gotscharek & Company – Kontakt.

Wolfgang Gotscharek

Gotscharek & Company GmbH

Begonienweg 1

D-63456 Hanau

Tel. + 49 6181 66 27 90

Fax + 49 6181 66 27 44

E-mail: [email protected]

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Anhang


Assessmentmodell und Auswertung.Beispielauswertung: Überblicksauswertung des Health Checks.

020406080

100120140160180

Zielorientierung - Zielentwicklung, -formulierung, - überprüfung, -

umsetzung

Führung - Verhalten, Inspiration,Unterstützung und Promotion

Mitarbeiter - Einbeziehung derProjektmitarbeiter und ihrer Potentiale

Ressourcen - Effektiver und EffizienterEinsatz vorhandener Ressourcen

Prozesse - Identifikation, Überprüfungund Veränderung wertschöpfender

Prozesse im Projekt

Kundenzufriedenheit - Leistung imHinblick auf die Erwartungen und

Zufriedenheit

Mitarbeiterzufriedenheit - Erwartungenund Zufriedenheit der Mitarbeiter

Zufriedenheit sonstigerInteressensgruppen - Erwartungen und

Zufriedenheit sonstiger Stakeholder

Zielerreichung - Leistung des Projektsim Hinblick auf das geplante Projektziel

Resultat Project Health Check

Maximale Punktzahl Erreichte Punktzahl