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„Excel für Consultants & Poweruser - 5 Best Practices “ Praxistipps für den Aufbau qualitätsorientierter und performanter Excel Tools Dokumentation zum kostenfreien Webinar am 09. April 2013, 16.00 16.45 Uhr

Solutiontogo webinar excelfür_berater_09april2013_dokumentation

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Dokumentation zum kostenfreien Webinar: "MS Excel für Consultants & Poweruser - 5 Best Practices"

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„Excel für Consultants & Poweruser - 5 Best Practices “

Praxistipps für den Aufbau qualitätsorientierter und performanter Excel Tools

Dokumentation zum kostenfreien Webinar am 09. April 2013, 16.00 – 16.45 Uhr

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Solutiontogo - Kompetenz in Microsoft!

Wir optimieren bestehende Anwendun-gen für höchste Anforderungen

Automatisierung bestehender fachliche Verarbeitungsprozesse

Optimierung von Datenmanagement durch Anbindung leistungsfähiger Datenbanken [z.B. Access, SQL Server]

Qualitätssicherung durch Einsatz von Validierungsmethoden

Flexibilisierung von Strukturen zur Abbildung neuer Anforderungen

Wir entwickeln maßgeschneiderte Tools für Ihre fachlichen Anforderungen

Ansprechpartner mit Fachknowhow zur reibungslosen Umsetzung ihrer fachlichen Anforderungen in IT

Hoher Automatisierungsgrad für sämtliche Arbeitsprozesse

Integration in die Systemlandschaft Ihres Unternehmen

Hohe Datenqualität durch Nutzung automatisierter Validierungen

Wir erhöhen nachhaltig die Effektivität beim Arbeiten mit MS Anwendungen

Onlinebasierte Trainings zu ausgewählten Themenbereichen: Simulation, Datenimport, etc.

Technische Beratung zu spezifischen Projektanforderungen

Technisches Coaching zur Umsetzung spezifischer Projektanforderungen

Neuentwicklung Training / Coaching Optimierung

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ON-DEMAND Support: Experten-Knowhow, wenn Sie es brauchen!

Webkonferenz

Telefon

Email

Fehleranalyse

Fehlende Erfahrung bei

Umsetzung einer

Anforderung

Zeitaufwändige Umsetzung

von Arbeitsprozessen

Ihre Herausforderung Unser Lösungsangebot

Expertenrat bei allen Fragen

rund um MS Excel, MS

Access

Programmierung kleiner

Makros für einen effizienten

Arbeitsprozess

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4

Ihr heutiges Webinar

Struktur & Konzeption

Smarte Meta-Strukturen für flexible Tools mit transparentem Datenfluss

Bewährte Strukturen für das Reporting oder Financial Models

Flexibilisierung von Berichten

CashFlow – eine smarte Berechnungsmethode

Eine CashFlow Methodik, die immer aufgeht

Umsetzungsbeispiel in MS Excel

1

Einfache Steuerung von Berichten über flexible Parameter

Vorstellung der INDIREKT-Formel für Reporting und Financial Model

4

2

5

3 Qualitätssicherung durch Validierung

Sicherstellung der Datenqualität durch intelligente Validierung

Einrichtung eines zentralen Validierungssheets

State-of-the-art Reporting

Die wichtigsten Regeln

Die typischen Fallstricke

Page 5: Solutiontogo webinar excelfür_berater_09april2013_dokumentation

5

Smarte Meta-Struktur von Excel-Tools

Rohdaten(import) Datenaufbereitung Reports

Tabellendesign

Diagrammdesign

Zugriff auf Quelldaten

im Bereich

„Datenaufbereitung“

Kennzahlenermittlung

Datenselektion für

Reports auf Basis von

Filtereinstellungen

(z.B. Periode) +

!! Leitprinzip: „Datenfluss in EINE Richtung“ !!

Page 6: Solutiontogo webinar excelfür_berater_09april2013_dokumentation

6

Kalkulation & Reporting

Import der Plandaten

für ein „Base Case“

ODER / UND

Import der IST-Daten

als Startpunkt für das

Financial Model

Rohdaten(import) Annahmen / Szenarien Umsatz, Expansion,

Working Capital,

Zinssätze, Covenants

M&A, Desinvestition

Verschiedene

Szenarien

Datenverarbeitung auf Basis der

Logik des Geschäftsmodells

Erstellung eines Sets integrierter

Finanzdaten für GuV, Bilanz und

Cash Flow

Smarte Meta-Struktur von Excel-Tools

!! Leitprinzip: „Datenfluss in EINE Richtung“ !!

Page 7: Solutiontogo webinar excelfür_berater_09april2013_dokumentation

7

Konsolid

ieru

ng +

Sonstiges

Prämissen Darlehen

Steuern

Etc.

Szenarien Umsätze

Zinssätze

Wechselkurse

Etc.

Ergebnis

Kalkulation [Szenarien]

Input / Rohdaten

Ergebnis

Prämissen & Szenarien Legaleinheit Konzern

Smarte Meta-Struktur von Excel-Tools

!!Leitprinzip: Berücksichtigung der Veränderungsdynamik!!

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8

Ihr heutiges Webinar

Struktur & Konzeption

Smarte Meta-Strukturen für flexible Tools mit transparentem Datenfluss

Bewährte Strukturen für das Reporting oder Financial Models

Flexibilisierung von Berichten

CashFlow – eine smarte Berechnungsmethode

Eine CashFlow Methodik, die immer aufgeht

Umsetzungsbeispiel in MS Excel

1

Einfache Steuerung von Berichten über flexible Parameter

Vorstellung der INDIREKT-Formel für Reporting und Financial Model

4

2

5

3 Qualitätssicherung durch Validierung

Sicherstellung der Datenqualität durch intelligente Validierung

Einrichtung eines zentralen Validierungssheets

State-of-the-art Reporting

Die wichtigsten Regeln

Die typischen Fallstricke

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9

Datenaufbereitung – Technische Umsetzung - Beispiel

=INDIREKT(C$6&ZELLE("row";A8))/$A$2

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10

Ihr heutiges Webinar

Struktur & Konzeption

Smarte Meta-Strukturen für flexible Tools mit transparentem Datenfluss

Bewährte Strukturen für das Reporting oder Financial Models

Flexibilisierung von Berichten

CashFlow – eine smarte Berechnungsmethode

Eine CashFlow Methodik, die immer aufgeht

Umsetzungsbeispiel in MS Excel

1

Einfache Steuerung von Berichten über flexible Parameter

Vorstellung der INDIREKT-Formel für Reporting und Financial Model

4

2

5

3 Qualitätssicherung durch Validierung

Sicherstellung der Datenqualität durch intelligente Validierung

Einrichtung eines zentralen Validierungssheets

State-of-the-art Reporting

Die wichtigsten Regeln

Die typischen Fallstricke

Page 11: Solutiontogo webinar excelfür_berater_09april2013_dokumentation

11

Datenvalidierung

Rohdaten(import) Datenaufbereitung Reports

Planperiode FY ACT Q1 PLAN Q2 PLAN Q3 PLAN Q4 PLAN FY PLAN H1 PLAN H2 PLAN FY PLAN FY PLAN FY PLAN FY PLAN

Finanzjahr 2012 2013 2013 2013 2013 2013 2014 2014 2014 2015 2016 2017

Periodenende 31.12.12 31.3.13 30.6.13 30.9.13 31.12.13 31.12.13 30.6.14 31.12.14 31.12.14 31.12.15 31.12.16 31.12.17

Anzahl Tage 2.557 90 91 92 92 365 181 184 365 365 366 365

Validierungsprüfung

Konzerninternes Clearing

Konzernintern gezahlte / erhaltene Zinsen OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK

Dividenden

Gezahlte Dividenden = Erhaltene Dividenden OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK

Konzern

Deckungsbeitrag Finanz- / Vertriebsplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK

Betriebsergebnis Finanz- / Vertriebsplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK

EBIT Finanz- / Vertriebsplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK

Aktiva = Passiva OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK

Vortragsbuchung Eigenkapital OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK

Cash Flow Bilanz = Cash Flow Finanzplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK

Validierung

Zentrales Validierungssheet

Prüfkalkulationen, die jeweils

„0“ ergeben müssen

Bedingte Formatierung nach

Ampel-Farben

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Ihr heutiges Webinar

Struktur & Konzeption

Smarte Meta-Strukturen für flexible Tools mit transparentem Datenfluss

Bewährte Strukturen für das Reporting oder Financial Models

Flexibilisierung von Berichten

CashFlow – eine smarte Berechnungsmethode

Eine CashFlow Methodik, die immer aufgeht

Umsetzungsbeispiel in MS Excel

1

Einfache Steuerung von Berichten über flexible Parameter

Vorstellung der INDIREKT-Formel für Reporting und Financial Model

4

2

5

3 Qualitätssicherung durch Validierung

Sicherstellung der Datenqualität durch intelligente Validierung

Einrichtung eines zentralen Validierungssheets

State-of-the-art Reporting

Die wichtigsten Regeln

Die typischen Fallstricke

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13

CashFlow Ermittlung – WP Methodik

Operating CF

Investing CF

Financing CF

Δ Finanzmittel

Bew

egungsbila

nz

(ohne K

asse)

Δ Kassenbestand

Umgliederungen: z.B. Zinsaufwand, Abschreibungen, …

Σ

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Ihr heutiges Webinar

Struktur & Konzeption

Smarte Meta-Strukturen für flexible Tools mit transparentem Datenfluss

Bewährte Strukturen für das Reporting oder Financial Models

Flexibilisierung von Berichten

CashFlow – eine smarte Berechnungsmethode

Eine CashFlow Methodik, die immer aufgeht

Umsetzungsbeispiel in MS Excel

1

Einfache Steuerung von Berichten über flexible Parameter

Vorstellung der INDIREKT-Formel für Reporting und Financial Model

4

2

5

3 Qualitätssicherung durch Validierung

Sicherstellung der Datenqualität durch intelligente Validierung

Einrichtung eines zentralen Validierungssheets

State-of-the-art Reporting

Die wichtigsten Regeln

Die typischen Fallstricke

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Reporting - Leitlinien zur Gestaltung effizienter Berichte

Übersichtliche Strukturen je

Berichtseite für Daten / Graphiken

Einsatz einfacher Diagramme

(beispielsweise ohne Pseudo-3D)

Vereinheitlichung der Notation, um

Orientierung zu erleichtern

„Lean“ Design, so dass Inhalte

nicht durch dominante gliedernde

Elemente erdrückt werden

„ Stil ist die Fähigkeit, kompliziertere Dinge einfach zu sagen – nicht umgekehrt.“

Jean Cocteau

Vereinfachung Verdichtung Verknüpfung

Reduktion der Berichtselemente

auf informationstragende

Elemente

Einsatz von Microcharts und Ta-

bellen, um Informationsgehalt je

Berichtsseite zu erhöhen

Vermeidung von Redundanz in

der Aufbereitung von Daten

Keine unnötig großen Stellenzah-

len: Platz für wertvolle Information

statt irrelevante „Erbsenzählerei“

Gliederung der Berichtsdaten nach

dem Ursache-Wirkung-Prinzip, so

dass Entwicklung von Kennzahlen

durch sinnvolle Zusammenstellung

von Daten erläutert wird

Einsatz von Diagrammen, die Zu-

sammenhänge zwischen verschie-

denen Kennzahlen in eine Darstel-

lung bringen

Page 16: Solutiontogo webinar excelfür_berater_09april2013_dokumentation

16

„Man kriegt ja regelmäßig den Risikobericht, da kann man

nachgucken. Und da hat man so eine kleine Ampel drin. Und

wenn es grün ist, und der überwiegende Teil war eben im grünen

Bereich (…) na, dann scheint es so zu gehen.“

Ronald Weckesser, Verwaltungsrat Sachsen LB,

in den Tagesthemen, 27. August 2007

… zur weitverbreiteten Nutzung von Ampelsystemen …

Page 17: Solutiontogo webinar excelfür_berater_09april2013_dokumentation

17

Apr 09

EURm PY Budget Actual

Sales 241 260 274 33 Δ 14 Δ

EBITDA 41 43 46 5 Δ 3 Δ

in % of sales 17,0% 16,5% 16,7% -0,3% Δ 0,2% Δ

Net Income 25 26 27 3 Δ 2 Δ

Sales 36 45 46 10 Δ 1 Δ

EBITDA 7 9 9 2 Δ 0 Δ

in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ

Sales 83 91 91 8 Δ 0 Δ

EBITDA 9 9 9 0 Δ 0 Δ

in % of sales 11,3% 10,0% 10,0% -1,3% Δ 0,0% Δ

Sales 122 124 137 15 Δ 13 Δ

EBITDA 24 25 27 3 Δ 3 Δ

in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ

Lic

ht

Ab

ga

lfil

ter

Ko

nze

rn

Δ Act/Bud

Actual & Budget YTD

Δ Act/PY

Ist Budget

274

260

250

255

260

265

270

275

Ist Vorjahr

47,4

37,1

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

Ist Vorjahr

160,3

142,7

130

135

140

145

150

155

160

165

Ölfilter

Ist Vorjahr

41,7

37,4

35

36

37

38

39

40

41

42

Abgase Licht

Ca

sh

Flo

w

Sales YTD April

91

137

46

Ölfilter

Abgasanlagen

Lichtsystem

91

137

46

Ölfilter

Abgasanlagen

Lichtsystem

Keine Farben ohne

Bedeutung!

Keine 3D-Effekte ++

++

Schritt für Schritt - Umsetzung der Gestaltungsrichtlinien (1 von 3)

Keine 3D-Effekte

++

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18

160,3

142,7

130

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140

145

150

155

160

165

Ist Vorjahr

41,7

37,4

35

36

37

38

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42

43

Ist Vorjahr

47,4

37,1

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

Ist Vorjahr

Ölfilter Abgase Licht

Ca

sh

Flo

w

91

137

46

Ölfilter

Abgasanlagen

Lichtsystem

274

260

250

255

260

265

270

275

280

Ist Budget

Sales YTD April

91

137

46

Ölfilter

Abgasanlagen

Lichtsystem

Apr 09

EURm PY Budget Actual

Sales 241 260 274 33 Δ 14 Δ

EBITDA 41 43 46 5 Δ 3 Δ

in % of sales 17,0% 16,5% 16,7% -0,3% Δ 0,2% Δ

Net Income 25 26 27 3 Δ 2 Δ

Sales 36 45 46 10 Δ 1 Δ

EBITDA 7 9 9 2 Δ 0 Δ

in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ

Sales 83 91 91 8 Δ 0 Δ

EBITDA 9 9 9 0 Δ 0 Δ

in % of sales 11,3% 10,0% 10,0% -1,3% Δ 0,0% Δ

Sales 122 124 137 15 Δ 13 Δ

EBITDA 24 25 27 3 Δ 3 Δ

in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ

Lic

ht

Ab

ga

lfilte

rK

on

ze

rn

Δ Act/Bud

Actual & Budget YTD

Δ Act/PY

Sehr geringe

Informationsdichte!

Vermeiden von

Kuchendiagrammen!

Unterschiedliche Skalierung der

Graphiken verzerrt konzernweiten

Cash-Beitrag der einzelnen

Geschäftsbereiche!

Zuordnung von

goldgelb für IST-

Werte zur

Orientierung im

Bericht

++++

++

Schritt für Schritt - Umsetzung der Gestaltungsrichtlinien (2 von 3)

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19

-5

0

5

10

15

20

25

Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez

-5

0

5

10

15

20

25

Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez

-5

0

5

10

15

20

25

Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez

Kommentar

1

2

3

Kommentar 1

Kommentar 3

Kommentar 2

Ölfilter Abgase Licht

Apr 09

EURm LTM PY Budget Actual PY Budget Actual YE FC

Sales 65 71 73 8 Δ 2 Δ 241 260 274 33 Δ 14 Δ 782 -1 Δ

EBITDA 12 11 12 0 Δ 1 Δ 41 43 46 5 Δ 3 Δ 132 -4 Δ

in % of sales 18,3% 16,1% 16,6% -1,7% Δ 0,5% Δ 17,0% 16,5% 16,7% -0,3% Δ 0,2% Δ 16,9% -1,0% Δ

Net Income 7 8 7 0 Δ -1 Δ 25 26 27 3 Δ 2 Δ 79 -2 Δ0

Sales 10 14 13 3 Δ -1 Δ 36 45 46 10 Δ 1 Δ 135 0 Δ

EBITDA 2 3 3 1 Δ 0 Δ 7 9 9 2 Δ 0 Δ 27 0 Δ

in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ 20,0% -1,3% Δ

Sales 22 28 25 3 Δ -3 Δ 83 91 91 8 Δ 0 Δ 252 22 Δ

EBITDA 3 3 3 -1 Δ 0 Δ 9 9 9 0 Δ 0 Δ 26 1 Δ

in % of sales 15,0% 10,0% 10,0% -5,0% Δ 0,0% Δ 11,3% 10,0% 10,0% -1,3% Δ 0,0% Δ 10,4% -0,6% Δ0

Sales 33 30 35 2 Δ 5 Δ 122 124 137 15 Δ 13 Δ 395 -23 Δ

EBITDA 7 6 7 0 Δ 1 Δ 24 25 27 3 Δ 3 Δ 79 -5 Δ

in % of sales 20,0% -1,5% 20,0% 0,0% Δ 21,5% Δ 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ 20,0% -0,5% Δ

Lic

ht

Ab

ga

lfilte

rK

on

ze

rn

Δ Act/BudΔ Act/PY

Actual & Budget MTD

Δ Bud/FC Δ Act/Bud

Actual & Budget YTD YearEnd

Δ Act/PY

1

2

3

Ca

sh

Flo

w

-5

0

5

10

15

20

25

Jan

Feb

Mrz

Apr

Mai

Jun

Jul

Aug S

ep Okt

Nov

Dez

Budget Cash Flow Operating Budget Cash Flow Investing Budget Cash Flow Financing

Actual Cash Flow Operating Actual Cash Flow Investing Actual Cash Flow Financing

Mio. Eur

Integration eines Kommen-

tarfelds für Datenanalyse

mit Referenzierungslogik

auf Tabellenzeilen.

Erhöhung der Datendichte

durch Microcharts:

Erhöhung der Datendichte durch:

Differenzierung des CashFlows in

Operating/Investing/Financing, 12-

Monatssicht inkl. Forecast

Einheitliche Skalierung zur

Abbildung des anteiligen Beitrags

der Geschäftsbereiche zum

Konzernergebnis

Schritt für Schritt - Umsetzung der Gestaltungsrichtlinien (3 von 3)

[LTM]

Page 20: Solutiontogo webinar excelfür_berater_09april2013_dokumentation

Gestaltungsoptionen MS Excel Reports - Beispiele (1 von 2)

Keine unnötig großen

Stellenzahlen

Nur informationstragende

Elemente im Design

Hoher Informationsgehalt

durch Tabellen

Lean Design: Keine dominan-

ten gliedernden Elemente

20

Page 21: Solutiontogo webinar excelfür_berater_09april2013_dokumentation

Gestaltungsoptionen MS Excel Reports - Beispiele (2 von 2)

Einfache Diagramme

(ohne Pseudo-3D)

Kommentarfeld

(für Analyseergebnisse)

Übersichtliche Struktur:

Head – Daten - Filter

Lean Design: Keine dominan-

ten gliedernden Elemente

21

Page 22: Solutiontogo webinar excelfür_berater_09april2013_dokumentation

Nächstes kostenfreies Webinar – Dienstag, 30. April

22

Business Intelligence mit Excel Pivottabellen – Der Einstieg

Kostenfreies Webinar am Dienstag, 30. April, 16.00 -16.45 Uhr

Grundsätzliche Funktionsweise von Pivot

Einfacher Datenimport für Pivot Auswertungen

Berichtsdesign: Layout & Formatierung

Drill-Down Funktionalität in Excel Pivot

Automatische Berichte erzeugen

Microsoft ist die Nr. 1 unter den Anbietern von Werkzeugen für Business Intelligence.

MS Excel zählt hierbei zu den meistgenutzten Tools für BI im Mittelstand – zu Recht!

Wir stellen Ihnen das Instrument der Pivot-Tabelle vor und zeigen, wie Sie damit mit

einfachen Schritten zu exzellenten BI Auswertungen gelangen.

Page 23: Solutiontogo webinar excelfür_berater_09april2013_dokumentation

Solutiontogo

Webseite: www.solutiontogo.de Telefon: +49 (0) 9741 726 33-97 [email protected]

Smarte Arbeitsprozesse