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Dokumentation zum kostenfreien Webinar: "MS Excel für Consultants & Poweruser - 5 Best Practices"
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„Excel für Consultants & Poweruser - 5 Best Practices “
Praxistipps für den Aufbau qualitätsorientierter und performanter Excel Tools
Dokumentation zum kostenfreien Webinar am 09. April 2013, 16.00 – 16.45 Uhr
Solutiontogo - Kompetenz in Microsoft!
Wir optimieren bestehende Anwendun-gen für höchste Anforderungen
Automatisierung bestehender fachliche Verarbeitungsprozesse
Optimierung von Datenmanagement durch Anbindung leistungsfähiger Datenbanken [z.B. Access, SQL Server]
Qualitätssicherung durch Einsatz von Validierungsmethoden
Flexibilisierung von Strukturen zur Abbildung neuer Anforderungen
Wir entwickeln maßgeschneiderte Tools für Ihre fachlichen Anforderungen
Ansprechpartner mit Fachknowhow zur reibungslosen Umsetzung ihrer fachlichen Anforderungen in IT
Hoher Automatisierungsgrad für sämtliche Arbeitsprozesse
Integration in die Systemlandschaft Ihres Unternehmen
Hohe Datenqualität durch Nutzung automatisierter Validierungen
Wir erhöhen nachhaltig die Effektivität beim Arbeiten mit MS Anwendungen
Onlinebasierte Trainings zu ausgewählten Themenbereichen: Simulation, Datenimport, etc.
Technische Beratung zu spezifischen Projektanforderungen
Technisches Coaching zur Umsetzung spezifischer Projektanforderungen
Neuentwicklung Training / Coaching Optimierung
ON-DEMAND Support: Experten-Knowhow, wenn Sie es brauchen!
Webkonferenz
Telefon
Fehleranalyse
Fehlende Erfahrung bei
Umsetzung einer
Anforderung
Zeitaufwändige Umsetzung
von Arbeitsprozessen
Ihre Herausforderung Unser Lösungsangebot
Expertenrat bei allen Fragen
rund um MS Excel, MS
Access
Programmierung kleiner
Makros für einen effizienten
Arbeitsprozess
4
Ihr heutiges Webinar
Struktur & Konzeption
Smarte Meta-Strukturen für flexible Tools mit transparentem Datenfluss
Bewährte Strukturen für das Reporting oder Financial Models
Flexibilisierung von Berichten
CashFlow – eine smarte Berechnungsmethode
Eine CashFlow Methodik, die immer aufgeht
Umsetzungsbeispiel in MS Excel
1
Einfache Steuerung von Berichten über flexible Parameter
Vorstellung der INDIREKT-Formel für Reporting und Financial Model
4
2
5
3 Qualitätssicherung durch Validierung
Sicherstellung der Datenqualität durch intelligente Validierung
Einrichtung eines zentralen Validierungssheets
State-of-the-art Reporting
Die wichtigsten Regeln
Die typischen Fallstricke
5
Smarte Meta-Struktur von Excel-Tools
Rohdaten(import) Datenaufbereitung Reports
Tabellendesign
Diagrammdesign
Zugriff auf Quelldaten
im Bereich
„Datenaufbereitung“
Kennzahlenermittlung
Datenselektion für
Reports auf Basis von
Filtereinstellungen
(z.B. Periode) +
!! Leitprinzip: „Datenfluss in EINE Richtung“ !!
6
Kalkulation & Reporting
Import der Plandaten
für ein „Base Case“
ODER / UND
Import der IST-Daten
als Startpunkt für das
Financial Model
Rohdaten(import) Annahmen / Szenarien Umsatz, Expansion,
Working Capital,
Zinssätze, Covenants
M&A, Desinvestition
Verschiedene
Szenarien
Datenverarbeitung auf Basis der
Logik des Geschäftsmodells
Erstellung eines Sets integrierter
Finanzdaten für GuV, Bilanz und
Cash Flow
Smarte Meta-Struktur von Excel-Tools
!! Leitprinzip: „Datenfluss in EINE Richtung“ !!
7
Konsolid
ieru
ng +
Sonstiges
Prämissen Darlehen
Steuern
Etc.
Szenarien Umsätze
Zinssätze
Wechselkurse
Etc.
Ergebnis
Kalkulation [Szenarien]
Input / Rohdaten
Ergebnis
Prämissen & Szenarien Legaleinheit Konzern
Smarte Meta-Struktur von Excel-Tools
!!Leitprinzip: Berücksichtigung der Veränderungsdynamik!!
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Ihr heutiges Webinar
Struktur & Konzeption
Smarte Meta-Strukturen für flexible Tools mit transparentem Datenfluss
Bewährte Strukturen für das Reporting oder Financial Models
Flexibilisierung von Berichten
CashFlow – eine smarte Berechnungsmethode
Eine CashFlow Methodik, die immer aufgeht
Umsetzungsbeispiel in MS Excel
1
Einfache Steuerung von Berichten über flexible Parameter
Vorstellung der INDIREKT-Formel für Reporting und Financial Model
4
2
5
3 Qualitätssicherung durch Validierung
Sicherstellung der Datenqualität durch intelligente Validierung
Einrichtung eines zentralen Validierungssheets
State-of-the-art Reporting
Die wichtigsten Regeln
Die typischen Fallstricke
9
Datenaufbereitung – Technische Umsetzung - Beispiel
=INDIREKT(C$6&ZELLE("row";A8))/$A$2
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Ihr heutiges Webinar
Struktur & Konzeption
Smarte Meta-Strukturen für flexible Tools mit transparentem Datenfluss
Bewährte Strukturen für das Reporting oder Financial Models
Flexibilisierung von Berichten
CashFlow – eine smarte Berechnungsmethode
Eine CashFlow Methodik, die immer aufgeht
Umsetzungsbeispiel in MS Excel
1
Einfache Steuerung von Berichten über flexible Parameter
Vorstellung der INDIREKT-Formel für Reporting und Financial Model
4
2
5
3 Qualitätssicherung durch Validierung
Sicherstellung der Datenqualität durch intelligente Validierung
Einrichtung eines zentralen Validierungssheets
State-of-the-art Reporting
Die wichtigsten Regeln
Die typischen Fallstricke
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Datenvalidierung
Rohdaten(import) Datenaufbereitung Reports
Planperiode FY ACT Q1 PLAN Q2 PLAN Q3 PLAN Q4 PLAN FY PLAN H1 PLAN H2 PLAN FY PLAN FY PLAN FY PLAN FY PLAN
Finanzjahr 2012 2013 2013 2013 2013 2013 2014 2014 2014 2015 2016 2017
Periodenende 31.12.12 31.3.13 30.6.13 30.9.13 31.12.13 31.12.13 30.6.14 31.12.14 31.12.14 31.12.15 31.12.16 31.12.17
Anzahl Tage 2.557 90 91 92 92 365 181 184 365 365 366 365
Validierungsprüfung
Konzerninternes Clearing
Konzernintern gezahlte / erhaltene Zinsen OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK
Dividenden
Gezahlte Dividenden = Erhaltene Dividenden OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK
Konzern
Deckungsbeitrag Finanz- / Vertriebsplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK
Betriebsergebnis Finanz- / Vertriebsplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK
EBIT Finanz- / Vertriebsplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK
Aktiva = Passiva OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK
Vortragsbuchung Eigenkapital OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK
Cash Flow Bilanz = Cash Flow Finanzplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK
Validierung
Zentrales Validierungssheet
Prüfkalkulationen, die jeweils
„0“ ergeben müssen
Bedingte Formatierung nach
Ampel-Farben
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Ihr heutiges Webinar
Struktur & Konzeption
Smarte Meta-Strukturen für flexible Tools mit transparentem Datenfluss
Bewährte Strukturen für das Reporting oder Financial Models
Flexibilisierung von Berichten
CashFlow – eine smarte Berechnungsmethode
Eine CashFlow Methodik, die immer aufgeht
Umsetzungsbeispiel in MS Excel
1
Einfache Steuerung von Berichten über flexible Parameter
Vorstellung der INDIREKT-Formel für Reporting und Financial Model
4
2
5
3 Qualitätssicherung durch Validierung
Sicherstellung der Datenqualität durch intelligente Validierung
Einrichtung eines zentralen Validierungssheets
State-of-the-art Reporting
Die wichtigsten Regeln
Die typischen Fallstricke
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CashFlow Ermittlung – WP Methodik
…
…
Operating CF
…
…
Investing CF
Financing CF
Δ Finanzmittel
Bew
egungsbila
nz
(ohne K
asse)
Δ Kassenbestand
Umgliederungen: z.B. Zinsaufwand, Abschreibungen, …
Σ
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Ihr heutiges Webinar
Struktur & Konzeption
Smarte Meta-Strukturen für flexible Tools mit transparentem Datenfluss
Bewährte Strukturen für das Reporting oder Financial Models
Flexibilisierung von Berichten
CashFlow – eine smarte Berechnungsmethode
Eine CashFlow Methodik, die immer aufgeht
Umsetzungsbeispiel in MS Excel
1
Einfache Steuerung von Berichten über flexible Parameter
Vorstellung der INDIREKT-Formel für Reporting und Financial Model
4
2
5
3 Qualitätssicherung durch Validierung
Sicherstellung der Datenqualität durch intelligente Validierung
Einrichtung eines zentralen Validierungssheets
State-of-the-art Reporting
Die wichtigsten Regeln
Die typischen Fallstricke
Reporting - Leitlinien zur Gestaltung effizienter Berichte
Übersichtliche Strukturen je
Berichtseite für Daten / Graphiken
Einsatz einfacher Diagramme
(beispielsweise ohne Pseudo-3D)
Vereinheitlichung der Notation, um
Orientierung zu erleichtern
„Lean“ Design, so dass Inhalte
nicht durch dominante gliedernde
Elemente erdrückt werden
„ Stil ist die Fähigkeit, kompliziertere Dinge einfach zu sagen – nicht umgekehrt.“
Jean Cocteau
Vereinfachung Verdichtung Verknüpfung
Reduktion der Berichtselemente
auf informationstragende
Elemente
Einsatz von Microcharts und Ta-
bellen, um Informationsgehalt je
Berichtsseite zu erhöhen
Vermeidung von Redundanz in
der Aufbereitung von Daten
Keine unnötig großen Stellenzah-
len: Platz für wertvolle Information
statt irrelevante „Erbsenzählerei“
Gliederung der Berichtsdaten nach
dem Ursache-Wirkung-Prinzip, so
dass Entwicklung von Kennzahlen
durch sinnvolle Zusammenstellung
von Daten erläutert wird
Einsatz von Diagrammen, die Zu-
sammenhänge zwischen verschie-
denen Kennzahlen in eine Darstel-
lung bringen
16
„Man kriegt ja regelmäßig den Risikobericht, da kann man
nachgucken. Und da hat man so eine kleine Ampel drin. Und
wenn es grün ist, und der überwiegende Teil war eben im grünen
Bereich (…) na, dann scheint es so zu gehen.“
Ronald Weckesser, Verwaltungsrat Sachsen LB,
in den Tagesthemen, 27. August 2007
… zur weitverbreiteten Nutzung von Ampelsystemen …
17
Apr 09
EURm PY Budget Actual
Sales 241 260 274 33 Δ 14 Δ
EBITDA 41 43 46 5 Δ 3 Δ
in % of sales 17,0% 16,5% 16,7% -0,3% Δ 0,2% Δ
Net Income 25 26 27 3 Δ 2 Δ
Sales 36 45 46 10 Δ 1 Δ
EBITDA 7 9 9 2 Δ 0 Δ
in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ
Sales 83 91 91 8 Δ 0 Δ
EBITDA 9 9 9 0 Δ 0 Δ
in % of sales 11,3% 10,0% 10,0% -1,3% Δ 0,0% Δ
Sales 122 124 137 15 Δ 13 Δ
EBITDA 24 25 27 3 Δ 3 Δ
in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ
Lic
ht
Ab
ga
sÖ
lfil
ter
Ko
nze
rn
Δ Act/Bud
Actual & Budget YTD
Δ Act/PY
Ist Budget
274
260
250
255
260
265
270
275
Ist Vorjahr
47,4
37,1
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
Ist Vorjahr
160,3
142,7
130
135
140
145
150
155
160
165
Ölfilter
Ist Vorjahr
41,7
37,4
35
36
37
38
39
40
41
42
Abgase Licht
Ca
sh
Flo
w
Sales YTD April
91
137
46
Ölfilter
Abgasanlagen
Lichtsystem
91
137
46
Ölfilter
Abgasanlagen
Lichtsystem
Keine Farben ohne
Bedeutung!
Keine 3D-Effekte ++
++
Schritt für Schritt - Umsetzung der Gestaltungsrichtlinien (1 von 3)
Keine 3D-Effekte
++
18
160,3
142,7
130
135
140
145
150
155
160
165
Ist Vorjahr
41,7
37,4
35
36
37
38
39
40
41
42
43
Ist Vorjahr
47,4
37,1
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
Ist Vorjahr
Ölfilter Abgase Licht
Ca
sh
Flo
w
91
137
46
Ölfilter
Abgasanlagen
Lichtsystem
274
260
250
255
260
265
270
275
280
Ist Budget
Sales YTD April
91
137
46
Ölfilter
Abgasanlagen
Lichtsystem
Apr 09
EURm PY Budget Actual
Sales 241 260 274 33 Δ 14 Δ
EBITDA 41 43 46 5 Δ 3 Δ
in % of sales 17,0% 16,5% 16,7% -0,3% Δ 0,2% Δ
Net Income 25 26 27 3 Δ 2 Δ
Sales 36 45 46 10 Δ 1 Δ
EBITDA 7 9 9 2 Δ 0 Δ
in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ
Sales 83 91 91 8 Δ 0 Δ
EBITDA 9 9 9 0 Δ 0 Δ
in % of sales 11,3% 10,0% 10,0% -1,3% Δ 0,0% Δ
Sales 122 124 137 15 Δ 13 Δ
EBITDA 24 25 27 3 Δ 3 Δ
in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ
Lic
ht
Ab
ga
sÖ
lfilte
rK
on
ze
rn
Δ Act/Bud
Actual & Budget YTD
Δ Act/PY
Sehr geringe
Informationsdichte!
Vermeiden von
Kuchendiagrammen!
Unterschiedliche Skalierung der
Graphiken verzerrt konzernweiten
Cash-Beitrag der einzelnen
Geschäftsbereiche!
Zuordnung von
goldgelb für IST-
Werte zur
Orientierung im
Bericht
++++
++
Schritt für Schritt - Umsetzung der Gestaltungsrichtlinien (2 von 3)
19
-5
0
5
10
15
20
25
Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez
-5
0
5
10
15
20
25
Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez
-5
0
5
10
15
20
25
Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez
Kommentar
1
2
3
Kommentar 1
Kommentar 3
Kommentar 2
Ölfilter Abgase Licht
Apr 09
EURm LTM PY Budget Actual PY Budget Actual YE FC
Sales 65 71 73 8 Δ 2 Δ 241 260 274 33 Δ 14 Δ 782 -1 Δ
EBITDA 12 11 12 0 Δ 1 Δ 41 43 46 5 Δ 3 Δ 132 -4 Δ
in % of sales 18,3% 16,1% 16,6% -1,7% Δ 0,5% Δ 17,0% 16,5% 16,7% -0,3% Δ 0,2% Δ 16,9% -1,0% Δ
Net Income 7 8 7 0 Δ -1 Δ 25 26 27 3 Δ 2 Δ 79 -2 Δ0
Sales 10 14 13 3 Δ -1 Δ 36 45 46 10 Δ 1 Δ 135 0 Δ
EBITDA 2 3 3 1 Δ 0 Δ 7 9 9 2 Δ 0 Δ 27 0 Δ
in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ 20,0% -1,3% Δ
Sales 22 28 25 3 Δ -3 Δ 83 91 91 8 Δ 0 Δ 252 22 Δ
EBITDA 3 3 3 -1 Δ 0 Δ 9 9 9 0 Δ 0 Δ 26 1 Δ
in % of sales 15,0% 10,0% 10,0% -5,0% Δ 0,0% Δ 11,3% 10,0% 10,0% -1,3% Δ 0,0% Δ 10,4% -0,6% Δ0
Sales 33 30 35 2 Δ 5 Δ 122 124 137 15 Δ 13 Δ 395 -23 Δ
EBITDA 7 6 7 0 Δ 1 Δ 24 25 27 3 Δ 3 Δ 79 -5 Δ
in % of sales 20,0% -1,5% 20,0% 0,0% Δ 21,5% Δ 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ 20,0% -0,5% Δ
Lic
ht
Ab
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on
ze
rn
Δ Act/BudΔ Act/PY
Actual & Budget MTD
Δ Bud/FC Δ Act/Bud
Actual & Budget YTD YearEnd
Δ Act/PY
1
2
3
Ca
sh
Flo
w
-5
0
5
10
15
20
25
Jan
Feb
Mrz
Apr
Mai
Jun
Jul
Aug S
ep Okt
Nov
Dez
Budget Cash Flow Operating Budget Cash Flow Investing Budget Cash Flow Financing
Actual Cash Flow Operating Actual Cash Flow Investing Actual Cash Flow Financing
Mio. Eur
Integration eines Kommen-
tarfelds für Datenanalyse
mit Referenzierungslogik
auf Tabellenzeilen.
Erhöhung der Datendichte
durch Microcharts:
Erhöhung der Datendichte durch:
Differenzierung des CashFlows in
Operating/Investing/Financing, 12-
Monatssicht inkl. Forecast
Einheitliche Skalierung zur
Abbildung des anteiligen Beitrags
der Geschäftsbereiche zum
Konzernergebnis
Schritt für Schritt - Umsetzung der Gestaltungsrichtlinien (3 von 3)
[LTM]
Gestaltungsoptionen MS Excel Reports - Beispiele (1 von 2)
Keine unnötig großen
Stellenzahlen
Nur informationstragende
Elemente im Design
Hoher Informationsgehalt
durch Tabellen
Lean Design: Keine dominan-
ten gliedernden Elemente
20
Gestaltungsoptionen MS Excel Reports - Beispiele (2 von 2)
Einfache Diagramme
(ohne Pseudo-3D)
Kommentarfeld
(für Analyseergebnisse)
Übersichtliche Struktur:
Head – Daten - Filter
Lean Design: Keine dominan-
ten gliedernden Elemente
21
Nächstes kostenfreies Webinar – Dienstag, 30. April
22
Business Intelligence mit Excel Pivottabellen – Der Einstieg
Kostenfreies Webinar am Dienstag, 30. April, 16.00 -16.45 Uhr
Grundsätzliche Funktionsweise von Pivot
Einfacher Datenimport für Pivot Auswertungen
Berichtsdesign: Layout & Formatierung
Drill-Down Funktionalität in Excel Pivot
Automatische Berichte erzeugen
Microsoft ist die Nr. 1 unter den Anbietern von Werkzeugen für Business Intelligence.
MS Excel zählt hierbei zu den meistgenutzten Tools für BI im Mittelstand – zu Recht!
Wir stellen Ihnen das Instrument der Pivot-Tabelle vor und zeigen, wie Sie damit mit
einfachen Schritten zu exzellenten BI Auswertungen gelangen.
Solutiontogo
Webseite: www.solutiontogo.de Telefon: +49 (0) 9741 726 33-97 [email protected]
Smarte Arbeitsprozesse