Wir pflegen den Weg zu Ihren KundenBeratung für Post- und Kundenkontakt-Prozesse

Die Spectos GmbH ist ein weltweit tätiges Beratungsunternehmen, das auf Post- und Kundenkontakt-Prozesse spezialisiert ist. Unser Ziel ist, unsere Kunden zu den Besten im Markt zu machen.

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Editorial

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„Zen ist nicht etwas Aufregendes, sondern Konzentration auf die alltäglichen Verrichtungen.“

Unternehmen

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Unsere ganzheitliche Perspektive, die Konzentration auf eine Branche, die eigenen

Erfahrungen, das Wissen unserer Netzwerkpartner und unsere akademischen Kontakte

machen Spectos zu einem der führenden Beratungsunternehmen im Kunden-

kontakt- und Postmarkt.

Frische Ideen, die vorwärts weisen.

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2001 von Führungskräften und Experten aus der Postbran-che gegründet, arbeiten heute 30 Mitarbeiter am Hauptsitz in Dresden und unserer Niederlassung in Hanoi, Vietnam, mit einem internationalen und hochspezialisier ten Netzwerk aus Partnern und Dienstleistern zusammen.

Global-Player aus den Märkten Post und Logistik, Direktmar-keting, Finanzen, Telekommunikation und vergleichbaren

Branchen greifen auf unsere Leistungen in den Themen-feldern Strategie, Innovation, Qualitätsmanagement, Out-sourcing und IT zurück.

Wir pflegen beste Kontakte in die Wissenschaft und sind Mit-glied in mehreren Normungsausschüssen und den branchen-relevanten Verbänden.

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Unternehmen

Führungskräfte und Experten aus der Postbranche sowie ein hochspezialisier tes Netzwerk aus Partnern und Dienstleistern sind der Garant für Ihren Erfolg.

Wir denken Post neu. Für uns sind Postprozesse weit mehr als nur Kuvert-, Gramm- und Stückzahlen.

Entscheidend ist, welche Ziele hinter den einzelnen Prozes-sen stehen. Hier setzen unsere Dienstleistungen an.

Unser Ziel sind schlanke Abläufe, in denen sich Kunden und Versender aufeinander zu bewegen. Unsere ganzheitliche Betrachtung und Bewertung der Postprozesse und des Customer Contact Managements (CCM) bringt Lösungen, die Kosten- und Zeitersparnis bei gleichzeitiger Steigerung der Qualität bedeuten. Unsere Mission ist: Sie zum Besten im Markt zu machen.

Die Spectos GmbH arbeitet vorausdenkend und kunden-orien tiert: Wir sichern und steigern Ihre Response-Quote und damit Ihre Rendite. Wir sorgen für Qualität und Kundenzufrie-denheit bei Ihren Post-Empfängern. Unsere Lösungen ver bes-sern die Kundenfreundlichkeit Ihrer CCM- und Postprozesse und sichern und steigern so Ihre Wettbewerbsfähigkeit.

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„Kai steht für ‚Veränderung‘, Zen für ‚zum Besseren‘. Das ist unser Anspruch für unsere Kunden.“Niels Delater, Geschäftsführer Spectos GmbH

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Kompetenzen

Wir betreuen unsere Kunden von A bis Z. Dazu gehört, alle Interessen und

Faktoren ganzheitlich zu betrachten. Unsere Führungskräfte stammen ausnahmslos

aus dem Customer Contact Management und Postumfeld und arbeiten durch gängig

nach dem anerkannten Managementsystem Six Sigma.

Visionen umzusetzen braucht Wissen und die richtigen Werkzeuge.

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Unser Denken und Arbeiten orientiert sich an der japanischen Qualitätsphilosophie Kaizen, unsere Werkzeuge entstammen der Six-Sigma-Managementmethode. Die Erfül-lung der Qualitätsmanagementnorm nach ISO 9000 gehört zu unseren Standards. Die Spectos GmbH arbeitet als einziges Unterneh men im CCM- und Postmarkt durchgängig nach Six Sigma.

Ob Strategieberatung, Marktstudien, Test- und Messsysteme, neue IT-Systeme, Zertifizierungen, Outsourcing-Lösungen oder Wertschöpfungsanalysen auf der Basis konkreter Kennzahlen – wir wissen, welches das passende Instrument im richtigen Moment ist.

Qualität steigern mit der Six-Sigma-Managementmethode:

Der Six-Sigma-Kernprozess (DMAIC) besteht aus fünf auf einander

folgenden Schritten.

Zu unseren Kunden zählen die größten Netzwerke im deutschen Postmarkt, die wichtigsten Telekommunika-tionsanbieter, aber auch Banken und Versicherungen, für die jeder Tag, den ein Brief unterwegs ist, bares Geld bedeutet. Wir helfen Direktvermarktern bei der Analyse und Steigerung der Response. Versorgungsunternehmen aus der ganzen Welt greifen auf unser Wissen und unsere Erfahrung zurück.

Unsere Referenzen in den Bereichen:

Post und Logistik. Einsätze in allen fünf Leistungsfeldern der Spectos GmbH, von Beratung über Laufzeit- und Erhalts studien bis hin zum Outsourcing des kompletten Rückläufer-Managements.

Direktmarketing. Optimierung der Prozesse eines der größ-ten Bonusprogramme in Deutschland durch Messung und Bewertung der Zustell- und Responsequoten.

Kostensenkung, Qualitätssicherung und Zeiteffizenz – diese drei Faktoren stehen im Kaizen im Vordergrund, um hohe Kunden-zufriedenheit zu gewährleisten.

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Kompetenzen

Finanzen. Steigerung der Kundenzufriedenheit bei gleich-zeitiger Reduzierung von Transaktionslaufzeiten bei ver-schiedenen Geldinstituten.

Telekommunikation. Betreuung eines der größten Anbieter im deutschen Markt: Prozessanalyse und Optimierung beim Versand von Rechnungen und Transpromo sowie Direkt-marketing-Kampagnen.

Weitere Branchen. Unterstützung von großen Versand-häusern, um den Katalogversand zeiteffizienter und schneller zu gestalten.

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„Gemeinsam mit der Spectos GmbH haben wir ein ‚State of the Art‘ Qualitätssystem entwickelt, das internationalen Ansprüchen genügt.“Jörg Sziegoleit, Abteilungsleiter Mail & Qualität,

Hermes Logistik Gruppe Deutschland GmbH

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Leistungen

Unsere Philosophie ist die ganzheitliche Betrachtung der komplexen Zusammen hänge

im Kundenkontakt- und Postmarkt. Die besondere Kombination unserer

Leistungs felder Strategie, Innovation, Qualitätsmanagement, Outsourcing und

Informationstechnologie bedeuten für Sie reibungslose und effiziente Prozesse.

Kompetente Beratung, die Perfektion zum Ziel hat.

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1) Strategie. Aufbau und Struktur von Post- und Cus-tomer-Contact-Management-Prozessen sind von zentraler strategischer Bedeutung und haben weitreichende kosten-relevante Folgen für das gesamte Unternehmen. Über wel-che Kanäle möchte ich meine Kunden erreichen? Welche Auswirkungen haben Zustellzeiten oder Service Level auf meine Geschäfts prozesse?

Mit unseren Dienstleistungen Beratung, Marktforschung und Machbarkeitsstudien haben wir den Markt für Sie im Griff.

2) Innovation. Viele CCM- und Postprozesse bedeuten heutzutage hohe Fixkosten ohne Wertschöpfung. Virtuelle Assistenten bieten da sinnvolle Alternativen: Sie erhöhen die

Interaktion mit dem Kunden und die Wertschöpfung der Kundenkommunikation.

Nur strukturierte und schlanke Abläufe und die Einbindung der Verbraucher verhelfen neuen technologischen Lösungen zum Erfolg. Wir unterstützen Sie bei der Einführung innovati-ver Dokumentenkommunikation wie Hybrid Mail, virtueller Post und Adressierungslösungen.

3) Outsourcing. Wenn täglich Tausende Briefe und Zehn-tausende Blätter ihren Posteingang passieren, kann die frühe Digitalisierung und Automatisierung bestimmter Prozesse bares Geld sparen. Sie brauchen ein eigenes Call-Center? Wir zeigen Ihnen die günstigste und effektivste Lösung.

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Leistungen

Ihr Kontakt zum Kunden ist unsere Profession. Ganz gleich ob Sie Post in großen Mengen erhalten oder versenden, wir planen, prüfen und erstellen für Sie optimale Abläufe.

Wir unterstützen Sie bei der Einführung von Digitalisierung oder Call-Center-Lösungen genau wie der Optimierung Ihres Rücklauf- und Reklamationsmanagements.

4) Qualitätsmanagement. Die Qualität von KEP- und CCM-Prozessen ist ein Wettbewerbsfaktor. Je komplexer die Organisation, desto wichtiger ist die systematische und klare Steuerung und Qualitätskontrolle. Wir unterstützen Sie ganz nach Wunsch bei der Durchführung einfacher Qualitätsver-besserungsprojekte inklusive Testbrief-Lösungen bis hin zur Zertifizierung nach standardisierten Qualitätsmanagement-Systemen wie ISO 9000, Six Sigma und EN 13850.

Eine ganzheitliche Qualitätsbetrachtung berücksichtigt die Interessen aller beteiligten Einheiten und schafft so die Grundlage für ständige Leistungsverbesserung.

5) IT-Systeme. Wer Daten zur systematischen Analyse der eigenen Postprozesse und des Marktes benötigt, ist auf ent-sprechende IT-Systeme angewiesen. Wir begleiten Sie bei allen Schritten der Einführung von IT-Systemen und von Soft-ware-Lösungen im CCM und KEP-Markt – damit Sie die pas-senden Daten für Ihre strategischen und operativen Entschei-dungen bekommen.

Zu unseren Dienstleistungen in diesem Bereich gehören Beratung, Business-Intelligence-Lösungen und Software-Entwicklungen.

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„Kundenorientierung, Qualität und Service werden bei der TNT Post AG & Co. KG groß geschrieben. Für eine transparente und proaktive Qualitätssicherung setzen wir auf die Spectos GmbH. Ein Partner, der uns seit Jahren mit neuen und innovativen Lösungen unterstützt.“

Andreas Schumann, Direktor Qualitäts-

management, TNT Post AG & Co. KG

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