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Die add-all AG befragte von Dezember 2012 bis Ende Januar 2013 in einer Umfrage auf dem www.intranetberater.de 279 Unternehmen zum Thema Intranet. In der Umfrage 2013 ging es darum, ob die Intranets Eigenschaften besitzen, um zukunftsfähig zu sein.
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Intranet-Studie 2013 Die add-all AG befragte von Dezember 2012 bis Ende Januar 2013 in einer Umfrage auf dem www.intranetberater.de 279 Unternehmen zum Thema Intranet. In der Umfrage 2013 ging es darum, ob die Intranets Eigenschaften besitzen, um zukunftsfähig zu sein.
2 IntraNET-Studie 2013
Die Studie wurde durchgeführt von: add-all AG Wingertstraße 18 61381 Friedrichsdorf Telefon: 0 61 7 5 / 79 87 35 Telefax: 0 61 75 / 79 87 45 Internet: www.add-all.de und www.intranetberater.de
IntraNETberater.de Wie viel Prozent Ihrer Mitarbeiter haben Zugang zum Intranet?
3 IntraNET-Studie 2013
In den meisten Unternehmen (52%) haben alle Mitarbeiter Zugriff zum Intranet. Dennoch haben in 28% der Unternehmen nur 3/4 der Mitarbeiter Zugang zum Medium und bei 20% der Unternehmen sogar nur die Hälfte der Mitarbeiter. Hauptgrund dafür sind Arbeitsplätze, bei denen noch keine effiziente Lösung gefunden worden ist, Mitarbeiter einen Zugang zum Intranet zu ermöglichen, bspw. in der Produktion, im Einzelhandel im Filialbereich.
Blau: 50% der MA Rot: 75% der MA Grün: 100% der MA
20%
28%
52%
IntraNETberater.de Wie viel Prozent Ihrer Mitarbeiter nutzen das Intranet täglich?
4 IntraNET-Studie 2013
In nur 20% der Unternehmen nutzen alle Mitarbeiter, die Zugang zum Intranet haben, das Intranet täglich und in 16% der Unternehmen 3/4 der Mitarbeiter. In den meisten Unternehmen (40%) schauen immerhin die Hälfte der Mitarbeiter mit einem Zugang zum Medium täglich in das Intranet, aber in 24% der Unternehmen sogar nur 1/4 der Mitarbeiter. Grundsätzlich sollten die Mitarbeiter im Intranet täglich aktuelle Neuigkeiten finden und sich täglich im Intranet über Aktuelles informieren. In vielen Unternehmen öffnet sich beim Öffnen des Browsers das Intranet, wodurch das tägliche Besuchen des Intranets garantiert wird. Falls täglich keine aktuellen Unternehmems-News vorhanden sind, wählen viele Unternehmen den Weg, den Pressespiegel, Branchen-News, News-Ticker, Wetter, Zitate, den Speisplan oder andere Apps im Intranet abzubilden, damit die Mitarbeiter täglich etwas Neues im Intranet vorfinden. Oftmals können Mitarbeiter sich aus einem Applikationen-Katalog die für sie interessanten Anwendungen zusammenstellen, was in den meisten Unternehmen leider auch nicht der Fall ist, was wir im Folgenden sehen werden.
24%
40%
16%
20% Blau: 25% der MA nutzen das Intranet täglich Rot: 50% der MA nutzen das Intranet täglich Grün: 75% der MA nutzen das Intranet täglich Lila: 100% der MA nutzen das Intranet täglich
IntraNETberater.de In welcher Abteilung ist das Intranet-Team angegliedert?
5 IntraNET-Studie 2013
Da die meisten Unternehmen (57%) erkannt haben, dass das Medium Intranet ein wichtiger Baustein der Unternehmenskommunikation ist, wird das Intranet-Team auch hier angegliedert. Bei 31% der Unternehmen ist das Intranet-Team bei der Organisationsabteilung angegliedert. In immerhin 8% der Unternehmen ist das Marketing für das Intranet zuständig und bei 4% die IT-Abteilung.
0,00% 10,00% 20,00% 30,00% 40,00% 50,00% 60,00%
IT
Marketing
Organisation
Unternehmenskommunikation
4%
8%
31%
57%
IntraNETberater.de Aus wie vielen MA besteht das Intranet-Team?
6 IntraNET-Studie 2013
In den meisten der befragten Unternehmen (48%) arbeiten zwischen 3 und 5 Personen als Kern-Team für das Intranet, was in etwa dem Ergebnis von 2011 entspricht. Allerdings sind in 12% der Unternehmen nur zwei Personen für das Intranet zuständig und in sogar 29% der Unternehmen ist eine Person alleine mit dem Intranet betraut. In nur 11% der Unternehmen beschäftigen sich mehr als 5 Personen im Kern-Team mit dem Intranet.
1 MA
2 MA
3-5 MA
über 5
29%
12%
48%
11% Da 40% der befragten Unternehmen eine Mitarbeiter-Anzahl von unter 5.000 hat, entspricht in etwa die Größe des Kernteams dem Durchschnitt von 1 Intranet-Mitarbeiter pro 1.000 Mitarbeiter, was auch bei den Top 10 Intranets 2013 der Nielsen Group der Fall ist. In den Vorjahren lag die Rate hier bei 0,7 MA im Intranet-Team pro 1.000 Mitarbeiter.
IntraNETberater.de Wie viele Autoren unterstützen das Intranet-Team bei der Verfassung von Inhalten?
7 IntraNET-Studie 2013
Die besten Intranet-Teams binden Content-Autoren schon ganz zu Anfang in die Entwicklung des Intranets ein, damit ungenutzte Inhalte entfernt und veraltete Inhalte aktualisiert werden können. Intranet-Texte haben einen großen Einfluss auf das Benutzererlebnis, da die Kollegen ins Intranet gehen, um Informationen zu erhalten. Aus diesem Grunde ist es wichtig, Autoren zu schulen, wie Texte für das Intranet verfasst werden!
In vielen Unternehmen (38%) gibt es bis zu 10 Content-Autoren, die das Intranet-Team unterstützen. In den meisten Unternehmen (62%) ist diese Aufgabe auf mehr als 10 Intranet-Autoren verteilt, was die Aktualität des Mediums sicherstellt.
38%
62% 1-10 MA
mehr als 10 MA
IntraNETberater.de
8 IntraNET-Studie 2013
Nutzen Sie folgende Trend-Design-Elemente in Ihrem Intranet?*
In den meisten Unternehmen (20%) werden extra mobile Intranet-Seiten erstellt, damit Mitarbeiter auch mobil auf das Intranet zugreifen können. Wie wir im Folgenden sehen werden, ist hier nicht von Responsive Webdesign die Rede, sondern davon, eine gesonderte Anpassung an mobile Endgeräte zu erstellen. Ebenfalls 20% der Unternehmen nutzen Lightboxen. Der Inhalt springt hierbei nicht auf wie bei Popup-Elementen, sondern scheint über der ursprünglichen Seite zu schweben.
In 16% der Unternehmen hat man den Trend erkannt, sich große Bilder und Headerbilder von Nutzen zu machen, was unter anderem darauf abzielt, die unmittelbar angezeigten Inhalte zu minimieren und ganz nach dem Prinzip „Weniger ist mehr“ eine gesteigerte Aufmerksamkeit zu erzielen. Hintergrundfüllende Bilder werden in nur 12% der Unternehmen eingesetzt, da dies oftmals eine Geschmacksfrage ist. Grundsätzlich kann man allerdings sagen, dass die Trends 2012 im Intranetbereich nur in wenigen deutschsprachigen Unternehmen Einzug gehalten haben.
* Mehrfachnennung möglich
0% 5% 10% 15% 20%
mobile Intranetseiten
Lightboxen
große Header-Bilder
Hintergrundbilder
20%
20%
16%
12%
IntraNETberater.de Welche der folgenden Eigenschaften verbinden Sie mit Ihrem Intranet?*
9 IntraNET-Studie 2013
Sehr überraschend ist das Ergebnis bei der Frage zu den Eigenschaften des Intranets. Alle arbeitsrelevanten Eigenschaften, wie aktuelle und relevante Informationen, die Unterstützung bei den Aufgaben und die Unternehmenstransparenz werden bei nur etwas über der Hälfte der Unternehmen als Eigenschaften angegeben, die das Intranet erfüllt. Eigentlich sollten diese Intranet-Eigenschaften bei allen Unternehmen zutreffen, denn sonst kommt die Frage auf, welchen Sinn das Intranet hat, wenn es nicht effizient genutzt wird! Viel gravierender ist es aber, dass nur 20% der Unternehmen angeben, dass das Intranet nutzerfreundlich und intuitiv zu bedienen ist!
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
bietet mir alle relevanten Informationen
bietet mir alle aktuellen Informationen
unterstützt mich zuverlässig bei meinen Aufgaben
unterstützt mich zügig bei meinen Aufgaben
vereinfacht meinen Arbeitsprozess
macht das Unternehmen transparenter
ist nutzerfreundlich und intuitiv zu bedienen
52%
56%
52%
51%
52%
51%
20%
* Mehrfachnennung möglich
IntraNETberater.de Wie charakterisieren Sie Ihr Intranet am ehesten?
Bei der Frage nach dem Charakter des Intranets dominiert ganz deutlich das Informations- und Newsportal. In 48% der Unternehmen wird demnach das Intranet als Medium genutzt, sich zu informieren. Als Prozessportal sehen nur 8% der Unternehmen das Intranet, was sehr schade ist, denn ein Prozessportal optimiert die Geschäftsprozesse im Unternehmen. Bei 16% der Unternehmen hat das Intranet den Charakter einer Social Network Plattform und als krasses Gegenteil dazu sehen ebenfalls 16% ihr Intranet als reine Dokumentenablage. Der Weg zu einem wirklichen Arbeitsmedium, das Arbeitsprozesse optimiert, ist dennoch noch weit…
10 IntraNET-Studie 2013
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%
reine Dokumentenablage
Informations- und Newsportal
Prozessportal
personalisierbares Mitarbeiterportal
Social Network-Plattform
16%
48%
8%
12%
16%
IntraNETberater.de Nutzt Ihr Management das Intranet, um sich regelmäßig direkt an die Mitarbeiter zu wenden?
Die klassische Art, sich an die Mitarbeiter zu wenden, dominiert weiterhin im Intranet. Bei 46% der Unternehmen nutzt das Management einen Mitarbeiterbrief, der im Intranet für die Mitarbeiter bereit steht. In immerhin 23% der Unternehmen gibt es einen „Fragen-Antwort-Bereich“, bei dem das Management auf Fragen der Belegschaft eingeht. In nur 14% der Unternehmen werden Video- oder Audi-Beiträge vom Management bereitgestellt und bei 13% der Unternehmen gibt es einen Management-Blog. Das Thema „Management-Chat“ hat sich im Intranet bislang noch nicht durchgesetzt, was die geringen 4% verdeutlichen!
11 IntraNET-Studie 2013
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%
Ja, mit einem Mitarbeiterbrief im Intranet
Ja, mit einem regelmäßigen „Frage-Antworten-Bereich"
Ja, in einem Video oder Audi-Beitrag
Ja, mit einem Blog
Ja, mit einem Chat
46%
23%
14%
13%
4%
* Mehrfachnennung möglich.
IntraNETberater.de In welcher Form können sich die Mitarbeiter im Intranet austauschen?
Das Kommentieren von Inhalten im Intranet ist in mehr als der Hälfte (56%) der Unternehmen möglich. Das klassische Forum besteht in 24% der Unternehmen zum Austausch zwischen den Mitarbeitern, aber nur 16% nutzen Projekt-und Teamräume! Ebenso wenig werden Wikis genutzt, bei denen die Hochzeiten wahrscheinlich vorbei sind. 2009 gaben noch 77% der Unternehmen an, dass eine Wiki‐Lösung einen Mehrwert für das Unternehmen bringen würde und 25% der Unternehmen hatten ein Wiki im Einsatz. Das Trendelement „Microblogging“ hat sich bislang noch nicht wirklich in den Unternehmens-Intranets durchgesetzt. Nur 8% gaben an, die Form der Kommunikation zu nutzen!
12 IntraNET-Studie 2013
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
Kommentieren von Inhalten
Social Networking / MA-Profilseite
Forum
Bewerten von Inhalten
Projekt-/Team-Räume
Wiki
Microblogging
56%
32%
24%
24%
16%
16%
8% Social-Networking-Seiten à la Xing und Facebook sind in 32% der Unternehmen vorhanden, was eine starke Steigerung zu 2011 ist. Hier hatten 58% der Unternehmen angegeben, keine Social-Network Seite zu haben, aber 36% haben dies geplant und, was die Zahlen zeigen, auch umgesetzt.
* Mehrfachnennung möglich.
IntraNETberater.de Bestehen in Ihrem Intranet Möglichkeiten zur Personalisierung?
In den meisten Unternehmen (42%) werden Inhalte je nach Rolle zugeteilt. Seiten, die für einige Mitarbeiter nicht zugänglich sind, werden auch nicht angezeigt. In 38% der Unternehmen können sich Mitarbeiter Seiteninhalte abonnieren. Mitarbeiter werden informiert, wenn sich auf diesen Seiten etwas ändert. In nur 20% der Unternehmen haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, eigene Widgets oder Inhalte, wie bspw. das Wetter, den Börsenkurs, Zitate, den Speiseplan, usw. selbstständig hinzuzunehmen, je nachdem, für was sie sich interessieren.
13 IntraNET-Studie 2013
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45%
Je nach Rolle, werden unterschiedliche Inhalte angezeigt
Seiten können abonniert werden
Widgets können hinzugenommen werden
42%
38%
20%
* Mehrfachnennung möglich
IntraNETberater.de Was haben Sie für Möglichkeiten im Mitarbeiterprofil in Ihrem Intranet?
Eine Mitarbeiterprofil-Seite ist fast in jedem Intranet vorhanden. Hier können allerdings nur in 46% der Intranets die Kontaktdaten und in 40% das Mitarbeiter-Bild selbst von den Mitarbeitern geändert werden. Besondere Sprachkenntnisse können in nur 28% der Intranets und besondere Kenntnisse in sogar nur 24% der Intranets angegeben werden! Die Möglichkeit, Interessen und Hobbys im Mitarbeiterprofil zu hinterlegen, besteht in 20% der Intranets, aber Kollegen als Kontaktpersonen hinzuzufügen, in nur 12% der Intranets!
14 IntraNET-Studie 2013
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%
Kontaktdaten
Mitarbeiter-Bild
Sprachkenntnisse
Besondere Kenntnisse
Interessen und Hobbys
Kollegen als Kontakt
46%
40%
28%
24%
20%
12%
* Mehrfachnennung möglich
IntraNETberater.de Werden die Intranet-Inhalte für die Darstellung auf mobilen Endgeräten optimiert?
Responsive Webdesign bedeutet reaktionsfähiges Webdesign und bezeichnet eine Praxis im Webdesign, bei der der grafische Aufbau, insbesondere die Strukturierung der einzelnen Elemente wie z. B. Navigationen und Texte, von Webseiten dynamisch und unter Berücksichtigung der Anforderungen des betrachtenden Gerätes erfolgt. Technische Basis sind neueste Webstandards wie HTML5 und CSS3. Diese Möglichkeiten werden in nur 8% der Intranets genutzt, denn 92% der Unternehmen optimieren die Intranet-Inhalte nicht für mobile Geräte!
15 IntraNET-Studie 2013
8%
92%
Ja
Nein
IntraNETberater.de
Die add-all AG befragte von Dezember 2012 bis Ende Januar 2013 in einer Umfrage auf dem www.intranetberater.de 279 Unternehmen zum Thema Intranet. In der Umfrage 2013 ging es darum, ob die Intranets Eigenschaften besitzen, um zukunftsfähig zu sein. In den meisten Unternehmen (52%) haben alle Mitarbeiter Zugriff zum Intranet. Viel gravierender fällt aber auf, dass in nur 20% der Unternehmen alle Mitarbeiter, die Zugang zum Intranet haben, das Intranet auch wirklich täglich nutzen. Trendelemente, wie Lightboxen und große Graphiken sind in nur wenigen Unternehmens-Intranets zu finden, was sich aber sicherlich in den nächsten Jahren ändern wird. Da die Intranet-Teams relativ klein aufgestellt sind, durchschnittlich 1 Intranet-Mitarbeiter pro 1000 Mitarbeiter, ist es natürlich schwierig, schnell auf aktuelle Trends einzugehen und diese umzusetzen. Sehr überraschend ist das Ergebnis bei der Frage zu den Eigenschaften des Intranets. Alle arbeitsrelevanten Eigenschaften, wie aktuelle und relevante Informationen, die Unterstützung bei den Aufgaben und die Unternehmenstransparenz werden bei nur etwas über der Hälfte der Unternehmen als Eigenschaften angegeben, die das Intranet erfüllt. Eigentlich sollten diese Intranet-Eigenschaften bei allen Unternehmen zutreffen, denn sonst kommt die Frage auf, welchen Sinn das Intranet hat, wenn es nicht effizient genutzt wird! Viel gravierender ist es aber, dass nur 20% der Unternehmen angeben, dass das Intranet nutzerfreundlich und intuitiv zu bedienen sind! Bei der Frage nach dem Charakter des Intranets dominiert ganz deutlich das Informations- und Newsportal. In 48% der Unternehmen wird das Intranet als Medium genutzt, sich zu informieren. Das entspricht auch dem Ergebnis, wie das Management sich an die Mitarbeiter wendet, denn die klassische Art dominiert weiterhin im Intranet. Bei 46% der Unternehmen nutzt das Management einen Mitarbeiterbrief, um die Mitarbeiter zu Informieren. Ein Austausch mit Hilfe von Blogs, einem Chat oder per Video oder Audio wird weniger eingesetzt. Ebenso ist die Austauschmöglichkeit der Mitarbeiter untereinander im Intranet begrenzt, allerdings ist die Nutzung von Social-Media Elementen auf 32% gestiegen, was sehr positiv ist. Eine Mitarbeiterprofil-Seite ist fast in jedem Intranet vorhanden, aber auch hier ist die selbstständige Nutzung begrenzt, denn in 46% der Intranets können nur die Kontaktdaten und in 40% das Mitarbeiter-Bild selbst von den Mitarbeitern geändert werden und weitere Informationen können in den meisten Unternehmen nicht hinterlegt werden. Die Möglichkeiten des responsiven Webdesigns werden in nur 8% der Intranets genutzt, denn 92% der Unternehmen optimieren die Intranet-Inhalte nicht für mobile Geräte! Grundsätzlich kann man demnach sagen, dass die meisten Intranets nur wenige zukunftsweisenden Elemente enthalten und die Intranets werden oftmals nur als reine Informationsplattform genutzt. Das wird sich hoffentlich in den nächsten Jahren ändern wird, da es sonst problematisch sein kann, wenn neue junge Mitarbeiter ins Unternehmen kommen, die es gewohnt sind, mit Hilfe eines Online-Mediums auszutauschen.
Zusammenfassung
16 IntraNET-Studie 2013
IntraNETberater.de
Seit 10 Jahren bieten wir das Informationsportal zum Intranet www.intranetberater.de an, das sich zum führenden Online-Informationsportal im Bereich Intranet entwickelt hat. Intranetverantwortliche aus deutschsprachigen Unternehmen informieren sich regelmäßig zum Thema Intranet auf dem Intranetberater.de. IntraNETwork ist ein exklusives Netzwerk für Intranet-Verantwortliche und Intranet-Teams und das führende Portal zum Erfahrungsaustausch beim Thema Intranet. Beim IntraNETwork sind mehr als 200 Mitglieder aus deutschsprachigen Ländern und verschiedenen Branchen vertreten. Seit 2004 hilft IntraNETwork den Mitgliedern dabei, das eigene Intranet zu optimieren, durch einen tiefen Erfahrungsaustausch mit anderen Intranet-Kollegen, durch viele Informationen, Studien, Podcasts und nicht zuletzt durch den Einblick in viele Intranets der Mitgliederunternehmen. Wenn Sie ebenfalls Interesse daran haben, beim IntraNETwork dabei zu sein, können Sie gratis als Gast-Mitglied einige Bereiche des IntraNETworks nutzen oder mit einer Jahresgebühr in den Vorteil aller Leistungen des IntraNETworks kommen. Als Voll-Mitglied haben Sie zudem die Berechtigung, verschiedene Intranet-Anwendungen in Ihrem Intranet zu integrieren. (Oster-Spiel, Tippspiele zu Sportereignissen, Adventskalender, verschiedene Wissens-Quize)
Die add-all AG
17 IntraNET-Studie 2013
