SICHERHEIT

Verlegungwegen KriegDie QTA-Jahrestagung inJerusalem platzte wegen desGaza-Kriegs,Ägypten sprangäußerst kurzfristig mit demKarnak-Tempel in Luxor ein.

DATENBRILLEN

Science-Fictionwird realAugmented und Virtual Realityerobern gerade das Marketing.Wassteht der Meeting-Branche bevor?

DAS M I C E -MAGA Z I N | www.tw-media.com

November 2014 | 38. Jahrgang | D3285

tagungswirtschaft

MICE BASEL HKPortale imVergleich

AnregendeKontraste

Metropole mitRückzugsmöglichkeiten

MEETING DESIGN

„Das hat vielen dieAugen geöffnet“

ERFOLG?WELCHERERFOLG?

5

InnovationZ O N Ereloaded

EIBTM

Seit Jahren wird über dieNotwendigkeit einessystematischen Event-Controllings diskutiert.Doch passiert ist – nichts.Dabei bietet es enormeChancen für alle, die seinPotenzial erkennen.

Mehr Überraschungsmomente:Das Projekt MICE Lab undUrs Treuthardt forschen nachAlternativen zu Frontalvorträgenin Reihenbestuhlung.

KEYNOTE

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3285

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agenda5|2014

check in

03 „Wir können Erfolg!"

kick off

06 NewsWorld HealthSummit, FutureMeeting Space,Nürburgring, AlteOper, Dorint Baden-Baden, Certified

12 Personalien

get together

14 mbtMarketmeetsMeetingplaceGermanyInteraktiv undexperimentell

16 15. EVVCManage-ment-Fachtagung„Wille, Geist, Erfolg“

18 Imex AmericaGefühle inSchwarz-Rot-Gold

20 EIBTM2014Verbandsplaner:Reed denkt„fundamental“ um

26 Der Status quo imEvent-ControllingErfolg?WelcherErfolg?

30 Tagungen auf demPrüfstand„Über die Hälfte istsanierungsbedürftig“

34 tw-Redaktions-gesprächeDer Kampf um dieTeilnehmerverschärft sich

40 tw Kompetenztag„Procurement“Besser einkaufen

forum

42 Verlegung in letzterMinuteTagen im Tempel

20 EIBTM-Chef GraemeBarnett verspricht Verbands-planern neue Vorteile.

06 Ebola dominierte dieDiskussionen.

42 In nur acht Wochenwurde die QTA-Jahres-tagung in Ägypten neu

organisiert.

30 Berater JörgMeßwarb plädiertfür eine klare Definitionvon Veranstalterzielen.

34 Kampf um Teil-nehmer: Michel Maugésieht Vereine, Verbändeund PCOs unter Druck.

keynote

Erfolgs-formeln

26 Erfolgskontrolle ist bei Events nachwie vor keine Selbstverständlichkeit.

FOTOS: WESEETHEWORLD / FOTOLIA.COM (OBEN), WORLD HEALTH SUMMIT(OBEN LINKS), JÖRG MESSWARB (MITTE), ANNIKA DAMMANN, RTE (UNTENLINKS), QTA/EVENTCONCEPTS; TITEL: URS TREUTHARDT (OBEN), STORM /FOTOLIA.COM (MITTE), MARRIOTT INT. (UNTEN LINKS), QTA/EVENTCONCEPTS

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26

tw supports the following associations:.......................................................................................

DieAtmosphäreging unterdie Haut.

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forumVERLEGUNG IN LETZTER MINUTE

Tagen im TempelJerusalem fiel als Ort für die QTA-Jahrestagung mit über 1 000Teilnehmern nach Ausbruch des Gaza-Kriegs kurzfristig aus, Ägyptensprang mit Karnak- und Luxortempel ein. Das fast Unmögliche, dieVerlegung in nur acht Wochen, gelang mit Hilfe der Regierung.

Projektionen erinnertenan Geschichte undMythen Ägyptens.

FOTOS: QTA/EVENTCONCEPTS

Klassische Musikuntermalte denGalaabend.

Für über 1 000Teilnehmerkamen in Luxornur die Tempelals Locationsinfrage.

5|2014 43

Dass Israel als biblisches Land „ein Ort derüberwältigendenEmotionen ist“,wie dieVeranstal-ter derQTA-Tagung2014 in ihrer Einladungschrieben,bewahrheitete sich für die Quality Travel Alliance(QTA) auf vollkommen unerwünschte Weise. Die alledrei Jahre stattfindende Tagung hatte mit 13. bis 16.September 2014 einen Termin gewählt, der nach derZuspitzung des Konflikts zwischen Israel und der ra-dikalislamischen Palästinenserorganisation Hamasim Sommer immer mehr gefährdet erschien. „DieSicherheit der Tagungsteilnehmer hat für uns immeroberste Priorität“, schrieb die QTA an ihre Mitglieder.Immer wieder waren Geschäftsführung und Projekt-leitung damals in Jerusalem, um regelmäßig „auchinsbesondere Einschätzungen der israelischen Re-gierung aus erster Hand zu erhalten“, so die QTA.AlsIsrael massiv Ziele im Gaza-Streifen angriff, wie-derholt Raketen auf israelischem StaatsgebieteinschlugenundradikaleHamasführerschließlich

mit Angriffen auf Flughäfen und auch Jerusalemdrohten, wurde eine Absage dort unumgänglich.Für einen Alternativtermin kam im vollen Kalenderder Tourismusbranche ausschließlich ein Zeitfensterzwischen Mitte September und Mitte Oktober in Be-tracht.

Zum Zeitpunkt der Absage war „eine kurzfristigeVerlegung in einen anderen Austragungsort eigent-lich unmöglich, alleine aus Kapazitätsgründen ange-sichts von mehr als 1 000 Teilnehmern“, erläutertMarcWeise,Planer der für die Organisation zuständi-gen Münchner Agentur Eventconcepts. Zudem giltSeptember für kurzfristige Buchungen in der MICE-Branche als nicht gerade empfehlenswert.

„Genau an dieser Stelle kamÄgypten ins Spiel“, soMarc Weise. Nachdem Ägypten 2011 von der ara-bischen Revolution erfasst wurde und dieMacht seit-hermehrfachwechselte, leidet das Land amNil unterdem stark zurückgegangenen Tourismus aufgrund

Ägyptennutzte diekurzfristigeChance,hochrangigeTouristikerins Landzu holen.||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||

FOTOS: QTA/EVENTCONCEPTS

MarcWeise von Eventconcepts über die kurz-fristig von Jerusalem nach Luxor verlegte Ta-gungmit über 1000 Teilnehmern der QualityTravel Alliance.

tw:Wie empfanden Sie die Sicherheitslage inÄgypten?MarcWeise:Keiner hat sich hier vor Ort auch nurfür eine Sekunde unsicher gefühlt.

Wiewürden Sie Ägyptens Potenziale und Risi-ken als Veranstaltungsdestination derzeiteinschätzen?Wenn man Teilnehmer einer Tagung nachhaltigauch mit einem Rahmenprogramm begeisternwill, dann ist Ägypten ein „Schlaraffenland anMöglichkeiten“. Man bekommt zurzeit, auch fi-nanziell, die größtmögliche Unterstützung, dieman sich vorstellen kann.

Waswaren die Herausforderungen für die QTA-Jahrestagung?

Zunächst einmal istdie Grundherausfor-derung die gewesen,innerhalb von achtWochen eine Veran-staltung mit rund1000 Teilnehmernvon quasi 0 auf 100„aus dem Boden zu

„ETWAS EINMALIGES UND UNVERGESSLICHES“stampfen“. Immerhin musste von den Locationsüber die Hotels bis hin zur gesamten Flug- undTransferlogistik allesneugeplantwerden.Hierwares schlicht nicht möglich, bereits geplante undfixierte Programmpunkte oder Logistik aus Israelquasi nach Ägypten zu „transferieren“. Hier be-durfteeseinerbesondersengenAbstimmungundpermanentenKommunikation aller einbezogenenPartner und Gewerke. Die Tatsache, dass es inLuxor außerHotelbetten keine ausreichendenKa-pazitäten für eine Tagungmit1000Personen gibt,wurde einfach so gelöst, dass die Veranstaltung„open air“ in historischen Tempeln stattfand. Hierkam uns ganz klar die direkte Unterstützung desägyptischen Tourismusministeriums zugute. Dasmachte die Veranstaltung natürlich zu etwas Ein-maligem und Unvergesslichem.Wenn man in die-sem Tempel steht, kann man gar nicht anders alsnur zu staunen und eine Gänsehaut zu spüren.Eine einmalige Erfahrung für jeden Eventplaner. Inder Durchführung gab es bei manchen lokalenDienstleistern einigeDefizite,andereDienstleisterüberraschten jedoch mit einer tadellosen Perfor-mance. Durchgehend zu beobachten war, dassalle mehr als hundertprozentig engagiert waren.Man riss sich wirklich ein Bein für die Gäste ausundsogarmehr als das.SowarenzumBeispiel dieBühne und die Medientechnik für den Galaabenderst falsch aufgebaut. Kurzerhand wurde überNacht alles wieder ab- und an der richtigen Stelleneu aufgebaut. INTERVIEW: FRANK WEWODA

der politischen Instabilität. Die Anreise der erstenRiege deutscher Veranstalter und Dienstleister, ins-gesamt 850 Touristiker aus Deutschland, bewog dasägyptische Tourismusministerium und die Regie-rung, die Veranstaltung ins Land zu holen und dieKostendafür komplett zuübernehmen.DerTouris-musminister persönlich empfing die Gäste und er-hielt für seine Rede Standing Ovations. „Auf einmalwarenLocationsmöglich,die für Veranstaltungenüb-licherweise tabu sind“, erzählt Marc Weise. So öff-neten die Gastgeber für das Opening den für Ver-anstaltungen seit Ende der 90er-Jahre gesperrtenKarnaktempel für die erste Tagung überhaupt, die inder historischen Anlage, datiert auf 2055 v. Chr.,stattfand. Ein Galaabend profitierte von der Kulissedes Luxortempels. Der Wintergarden Palace, ehema-lige königliche Winterresidenz und heute ein Luxus-

hotel unter der Regie von Sofitel, war für denNetwor-king-Abend gesetzt. „Welch‘ ein Feuerwerk an Locati-ons“, kommentiert MarcWeise.

Die Historie wurde auch beim Opening aufgegrif-fen. Auf die Fassade des Tempels projizierten dieVeranstalter Bilder aus der Geschichte des alten undneuen Ägyptens, aufbereitet in Form eines Zeit-strahls. Dieser endetemit dem17. Oktober 2014, demTag der Veranstaltung.

ImTempelwurdeneine kompletteBühnemitMedi-entechnik, LED-Wände und Dolmetschertechnik in-stalliert. Für Marc Weise überwogen am Ende ein-deutig „dieEmotionen,ausgelöstdurchdiespektaku-lären Locations und das einmalige Ambiente, gegen-über kleineren Einschränkungen aufgrund derDienstleister“. Die Teilnehmer waren begeistert –„ja, zumTeil ergriffen“, erzählt MarcWeise. WEW

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forum

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After the outbreak of the Israel-Gaza Conflict, Jerusalemwas suddenly no longer an eligible venue for the QTAannual convention with over 1,000 participants scheduledfromSeptember 13 through 16 of this year. "Delegate securityalways has absolute priority for us", is what organizing Quali-ty Travel Alliance (QTA) wrote itsmembers in summer. AfterIsrael launchedmassive attacks against targets in the GazaStrip, aftermissiles were repeatedly fired at Israel territoryand radical Hamas leaders threatened to attack airports andthe city of Jerusalem itself, cancellation of the event in Jeru-

salem became inevitable. "For capacity reasons alone it wasactually impossible to relocate the convention to a differentvenue", saidMarcWeise, planner with the Eventconceptsagency inMunich in charge of organizing the QTAevent. Thenearly impossible came true only withmassive support bythe Egyptian tourismministry, which came to the rescue withgenerous financial aid and special permits. The event wasrelocated and reorganized in only seven weeks. The KarnakTemple in Luxor dating from as far back as 2055 B.C. had itspremiere asmodern-times convention location.

Egypt rescues convention

FOTO: QTA/EVENTCONCEPTS

AlsEntscheidungsgrundlage für unsereAbsagehabenwir mehrere Quellen herangezogen. So haben wir inersterLinieReisehinweisedesAuswärtigenAmtesver-folgt. Entscheidend waren auch unsere regelmäßigendirekten Kontakte unter anderem zu lokalen Agentu-ren und dem israelischen Tourismusministerium.Nicht zuletzt sindMitarbeiter und sogar der kompletteQTA-Geschäftsführungsausschuss regelmäßigvorOrtgewesen, um sich selbst ein Bild von der Lage zumachen.

Würden Sie bei Gelegenheit künftig wieder eineTagung für Israel planen?Wir haben die Absage sehr bedauert, da wir den Teil-nehmern gern die Einzigartigkeit des Reiseziels Israelpräsentiert hätten.DasLand ist ausmeinerSicht nichtnur ideal für Urlaubsreisen, sondern auch für Tagun-gen, Kongresse und Incentive-Reisen. Sicherlich wer-den wir nicht zuletzt wegen der ausgesprochen gutenZusammenarbeitmit den Israelis bei der Vorbereitungdes Events versuchen, eine ähnliche Tagung zu einemanderen Zeitpunkt durchzuführen.

WelcheHerausforderungenwaren zu bewältigen,bevor die Veranstaltung nun in Ägypten statt-finden konnte?Fast alle Vorbereitungen mussten trotz eines enormkurzen Zeitfensters wieder von vorn gestartet werden.Zu den größten Herausforderungen zählte es, Kapazi-täten für Übernachtungen, Tagungsprogramm undAusflüge zu finden sowie ausreichend Flüge für etwa1000 Tagungsteilnehmer zu organisieren. Ein beson-ders anspruchsvolles Ziel ist auch der erneute Aufbaueiner Reisemesse mit 120 Ausstellern und der damitverbundenen Logistik gewesen.Dies alles ließ sich nurmit einer Top-Mannschaft und einer professionellenBetreuung durch das ägyptische Tourismusministeri-um verwirklichen. INTERVIEW: FRANK WEWODA

DieQuality Travel Alliance vertritt als Reisebüro-Kooperation mehr als 7000 Partner in Europa, diefür ein touristisches Einkaufsvolumen von geschätz-ten 30%,mehr als 4,1Mrd.€, stehen.

tw:Die QTA-Jahrestagungwar ursprünglich fürJerusalem geplant –wie verhielten sich IhreMit-glieder und Teilnehmer, als sich die kriegerischenAuseinandersetzungen dort zuspitzten undwanngenau fiel die Entscheidung, die Tagung dortabzusagen?Thomas Bösl: Nachdem sich der Konflikt im Gaza-Streifen zuspitzte, häuften sich Nachfragen von ange-meldeten Teilnehmern, die um ihre Sicherheit besorgtwaren. Als sich dann zeigte, dass sich die Situation inabsehbarer Zeit nicht mehr beruhigen würde, habenwir dieTagung rundsiebenWochenvordemgeplantenTermin abgesagt.Wir sind sowohl bei denTeilnehmernals auch bei unseren israelischen Gastgebern auf vol-les Verständnis gestoßen.

Welche Faktoren in Bezug auf die Sicherheitslagesind bei der Entscheidung über Durchführung undAbsage ausschlaggebend?

KONGRESSPLANUNG

„Um die Sicherheit besorgt“Thomas Bösl, Sprecher der Quality Travel Alliance (QTA), musste die für September 2014geplante QTA-Jahrestagung in Jerusalem wegen des Gaza-Kriegs absagen und erklärt,warum er trotzdem wieder für Israel planen will.

Thomas Böslbegrüßte inägyptischen

Tempeln (sieheauch S. 42-44).

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Thomas Bösl, spokesman of theQuality TravelAlliance (QTA), due to the Israel-Gaza Conflict wasforced to cancel the QTAannual convention plannedin Jerusalem for September 2014.He explained in aninterviewwhich criteria are essential for determiningthe security situation in event planning. "After theconflict in the Gaza Strip had escalated, there werenumerous inquiries by registered participants whofeared for their safety.When it became obvious that thesituation was not going to calm down in the foreseeablefuture,we cancelled the event about sevenweeks prior

to the scheduled date." Both participants and Israelihosts fully appreciated QTA's decision to call off theconvention.When asked about the decision criteria forassessing the security situation, Bösl referred par-ticularly to the travel alerts issued by the Germanforeignministry,which were closelymonitored. "Anot-her decisive factor was our regular direct contact tolocal agencies and the Israeli tourismministry, amongothers. And finally, staff members and even the entireQTAmanagement committee regularly traveled thereto gain a direct unfiltered impression of the situation."

"We had a look at the situation ourselves"

„Wir hatteneine ausge-

sprochen guteZusammen-

arbeit mit denIsraelis bei derVorbereitungdes Events.“

Thomas Bösl,QTA,,

FOTO: QTA