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Vortrag Wachstum mit JIRA o Jan Schulz, Head of Projects, catWorkX GmbH Hamburg, 05. Nov. 2013

"Wachstum mit JIRA" - Präsentation von Jan Schulz (Head of Projects, catWorkX GmbH)

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DESCRIPTION

JIRA ist eine leistungsfähige Applikation zur Steuerung von Geschäftsprozessen insbesondere in Wachstumsphasen, beispielsweise im Falle der Internationalisierung von Unternehmen. Dabei spielen unter anderem Aspekte wie Mehrsprachigkeit, organisatorische und strukturelle Anpassungen sowie der Aufbau der Infrastruktur eine entscheidende Rolle. Die Präsentation "Wachstum mit JIRA" von Jan Schulz (Head of Projects, catWorkX GmbH) befasst sich mit notwendigen Konzepten und Maßnahmen, um JIRA fit für Wachstum zu machen.

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Page 1: "Wachstum mit JIRA" - Präsentation von Jan Schulz (Head of Projects, catWorkX GmbH)

Vor

trag

Wachstum mit JIRA o  Jan Schulz, Head of Projects, catWorkX GmbH

Hamburg, 05. Nov. 2013

Page 2: "Wachstum mit JIRA" - Präsentation von Jan Schulz (Head of Projects, catWorkX GmbH)

Agenda Inhaltsübersicht

1   Zielsetzung  des  Vortrages  

2   Ausgangssitua4onen  

3   Ausbau-­‐Konzepte  

4   Infrastruktur  

5   Pros  und  Cons  

05.11.2013 Wachstum mit JIRA 2

Page 3: "Wachstum mit JIRA" - Präsentation von Jan Schulz (Head of Projects, catWorkX GmbH)

Ziel des Vortrages JIRA ist eine leistungsfähige Applikation zur Steuerung von Geschäftsprozessen insbesondere in Wachstumsphasen.

• Grundvoraussetzungen verdeutlichen

• Konzeptionelles Vorgehen vermitteln

• Strukturelle Gestaltungsoptionen darstellen

• Aspekte der Applikationsadministration beleuchten

• Rahmenbedingungen der Infrastruktur aufzeigen

• Vorteile und Nachteile zusammenfassen

05.11.2013 3 Wachstum mit JIRA

Page 4: "Wachstum mit JIRA" - Präsentation von Jan Schulz (Head of Projects, catWorkX GmbH)

Verschiedene Ausgangslagen die immer wieder bei verschiedenen Projekten zu Tage getreten sind.

Typische ���Kunden-

situationen

Viele JIRAs im „Betrieb“ •  Bedingt durch die niedrige, preisliche

Einstiegshürde sind viele JIRAs im Unternehmen in der Nutzung, wenige davon offiziell

•  Häufig obliegt die Nutzung einzelner���Abteilungen und JIRA wird nicht als ���gesamthafte Applikation gesteuert

Konsolidierung steht an •  Im Rahmen von Effizienzsteigerungen���

und Kosteneinsparungen soll die IT- ���Applikationslandschaft konsolidiert werden

•  Dabei sollen die Arbeitsprozesse der Unternehmung durch wenige, nah am Standard gehaltene Applikationen unterstützt werden

Transparenz schaffen •  Durch schnelles Wachstum geraten���

etablierte Abläufe ins Stocken

•  Verschiedene, aufeinander folgende Kundendienstleistungen verursachen hohen

Abstimmungsdarf bei Übergabe an den nächsten Bearbeiter

•  Kopfmonopole haben sich gebildet

Nur die IT nutzt JIRA •  Wenige IT-Abteilungen nutzen ein gemeinsames

JIRA zu Steuerung der Aufgaben und für Ad-Hoc-Reporting mittels Dashboards

•  Fachbereiche, vor allem im Service, nehmen���davon Kenntnis und sehen Vorteile für die

Nutzung von JIRA im B2B oder���B2C Bereichen

05.11.2013 4 Wachstum mit JIRA

Page 5: "Wachstum mit JIRA" - Präsentation von Jan Schulz (Head of Projects, catWorkX GmbH)

Implementation Konzeption Cleansing System Assessment

Ausbau von JIRA wenn die Entscheidung zur Internationalisierung gefallen ist, dann sind vier Phasen zu durchlaufen.

05.11.2013 5 Wachstum mit JIRA

Zielerreichung

Zeitverlauf

Neu

e A

nfor

deru

ngen

Zukunft

Zukunft Gestern

CR2!

...!

CR1!

FR2!

FR1!

CRT! UMT!

FR!

CR!

...!

Plan! Do!

Check!Act!

Project Work Flow Scheme

Workflow

Screen Screen Scheme

Issue Type Issue Screen Type Scheme

System & Custom Fields

Field Configuration

Field Configuration

Scheme

Notification Scheme

Permission Scheme

Issue Security Scheme

Permission

Notification

Security Level

1

2

3 4

5

6

7

8

•  53 produktiv •  25 noch zu

löschen

JIRA - Projekte

Allgemeine Fragen • Geschäftsprozesse • Datenkonsistenz • Systembetreuung

Schemata • Workflows • Issue Typen • Benachrichtigunen • Etc.

Allgemeine Konfiguration • Systeminforma-tionen

• Benutzer-verzeichnissdienste

• Anwendungsver-knüpfungen

Customisings • Benutzerdefinierte Felder

• Post Functions, Validatoren, Conditions

Berechtigungen • Rollen und Rechte • Permissions • Issue Security

Portal Framework!!

Service!Request!

Incident!Workflow!

User!Management!

Translation!Managemetn!

Application!Interface!

Control!Tables!

Master Data!handler!

Deployment!Tool!

Dynamic!Searches!

Status!Handler!

Change!Request!

...!

Page 6: "Wachstum mit JIRA" - Präsentation von Jan Schulz (Head of Projects, catWorkX GmbH)

System Assessment wesentliche Merkmale der aktuellen Applikation und deren Einbettung in die IT-Landschaft aufnehmen.

05.11.2013 6 Wachstum mit JIRA

JIRA - Projekte

Allgemeine Fragen • Geschäftsprozesse • Datenkonsistenz • Systembetreuung

Schemata • Workflows • Issue Typen • Benachrichtigungen • Etc.

Allgemeine Konfiguration • Systeminforma-tionen

• Benutzer-verzeichnissdienste

• Anwendungsver-knüpfungen

Customizings • Benutzerdefinierte Felder

• Post Functions, Validatoren, Conditions

Berechtigungen • Rollen und Rechte • Permissions • Issue Security

•  Aufnahme der IST-Situation •  Identifizierung von Risiken •  Cleansing-Bedarf identifizieren

Tätigkeiten

•  System Assessment Report •  Failure Mode Effect Analysis •  Ablaufplan für Cleansing

Liefergegenstände

Page 7: "Wachstum mit JIRA" - Präsentation von Jan Schulz (Head of Projects, catWorkX GmbH)

Cleansing in den Quellsystemen sind eindeutige Bezeichnungen für die Strukturierung vor der Datenbereinigung notwendig

05.11.2013 7 Wachstum mit JIRA

Project Workflow Scheme

Workflow

Screen Screen Scheme

Issue Type Issue Screen Type Scheme

System & Custom Fields

Field Configuration

Field Configuration

Scheme

Notification Scheme

Permission Scheme

Issue Security Scheme

Permission

Notification

Security Level

•  Nicht benötigte Projekte löschen 1

2

3

1

2

3 4

5

6

7

8

4

5

6

7

8

•  Nicht benötigte Workflow Schemata löschen •  Verbleibende Workflow Schemata eindeutig umbenennen*

•  Nicht benötigte Screen Schemata löschen •  Verbleibende Screen Schemata eindeutig umbenennen*

•  Nicht benötigte Issue Type Screen Schemata löschen •  Verbleibende Issue Type Screen Schemata eindeutig umbenennen*

•  Nicht benötigte Field Configuration Schemata löschen •  Verbleibende Field Configuration Schemata eindeutig umbenennen*

•  Nicht benötigte Permission Schemata löschen •  Verbleibende Permission Schemata eindeutig umbenennen*

•  Nicht benötigte Notification Schemata löschen •  Verbleibende Notification Schemata eindeutig umbenennen*

•  Nicht benötigte Issue Security Schemata löschen •  Verbleibende Issue Security Schemata eindeutig umbenennen*

*) es darf kein default schema verwendet werden

•  53 produktiv •  25 noch zu

löschen

Page 8: "Wachstum mit JIRA" - Präsentation von Jan Schulz (Head of Projects, catWorkX GmbH)

Cleansing im nächsten Schritt sind Custom Fields (CFs), Issue Types, Screens, etc. zu bereinigen.

05.11.2013 8 Wachstum mit JIRA

Custom Field Description

Context

Search Template

Field Type

Field Name

Issue Type Description

Name

Type

Icon

Project

Workflow Scheme

Issue Screen Type Scheme

Field Configuration

Scheme

•  Nicht benötigte Custom Fields (CFs) löschen •  Verbleibende Custom Fields eindeutig benennen 1

2

3

4

5

•  Es dürfen keine gleichlautenden CFs mit unterschiedlichen Field Typen mehr existieren

•  Custom Field Syntax ist mit dem Kunden zu definieren

•  Review der Custom Field Optionsfelder durchführen

•  Ggfs. nicht benötigte Issue Typen sind zu löschen •  Verbleibende Issue Typen sind eindeutig zu benennen

1

2

3

4 5

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Konzeption - Vorausschauende Entwicklung die Steuerung von Vorgängen mit JIRA begeistert und zieht schnell zahlreiche neue Anforderungen mit sich.

05.11.2013 9 Wachstum mit JIRA

Neu

e A

nfor

deru

ngen

Zukunft

Zukunft Gestern

INCUK

...

SRVUK

INCDE

SRVDE

Typischer JIRA-Prozess-Ansatz o  Schrittweise kommen neue Prozesse hinzu o  Jeder zusätzliche Prozess hat seine spezifischen Features o  Es entstehen Varianten vom ursprünglichen Prozess

o  Die Pflege des Systems wird aufwändiger o  Dateninkonsistenzen wachsen schleichend o  Ein Konsolidierung wird notwendig

JIRA-Portal-Ansatz o  Features werden in Komponenten bereitgestellt o  Business Logik durch Steuerungstabellen o  Master Prozesse sind als Schablonen angelegt

o  Die Pflege des Systems wird vereinfacht o  Dateninkonsistenzen werden reduziert o  Anpassungsfähigkeit an Prozessänderungen gewährleistet

...

...

USM TRS

SRV

INC

...

Plan! Do!

Check!Act!

Zeitverlauf

Page 10: "Wachstum mit JIRA" - Präsentation von Jan Schulz (Head of Projects, catWorkX GmbH)

Implementation im Prozess-Ansatz werden die Standard Komponenten nicht verändert. Die Portal-Logik erweitert diese.

05.11.2013 10 Wachstum mit JIRA

Portal Entwicklung

Service Request

Incident Workflow

User Management

Translation Management

Application Interface

Control Tables

Master Data Handler

Deployment Tool

Dynamic Searches

Status Handler

Change Request ...

Prozess Entwicklung

Allgemeine Benutzer- verwaltung

Standard System

Sprachpakete

SRVDE SRVFR SRVUK ...

INCDE INCFR INCUK ...

Benachrich- tigungen ...

1

2

Gestaltung und Entwicklung der Prozesse

Nutzung der Standard-System-Komponenten

1

2

Erweiterung der Standard-System-Komponenten

Gestaltung und Entwicklung von Prozessvorlagen

Page 11: "Wachstum mit JIRA" - Präsentation von Jan Schulz (Head of Projects, catWorkX GmbH)

Implementation Erweiterung der Funktionen für ein Enterprise-fähiges User Management.

05.11.2013 11 Wachstum mit JIRA

Portal Framework

Service Request

Incident Workflow

User Management

Translation Management

Application Interface

Control Tables

Master Data Handler

Deployment Tool

Dynamic Searches

Status Handler

Change Request

...

•  Benutzer wird manuell angelegt •  Gruppen und Rollen werden manuell gepflegt

oder

•  Benutzerverzeichnisdienst ist angebunden •  Rollen werden manuell gepflegt

Standard-Funktion:

Portal-Funktion: •  Benutzer registriert und meldet sich für bestimmte

Prozesse an •  Benutzer wählt seine Sprachpräferenz aus •  Administrator nutzt eine erweiterte

Benutzeroberfläche, um die Berechtigungen zu aktivieren bzw. zu verwalten

•  Ein Script sorgt nach Aktivierung bzw. Deaktivierung für die Zuordnung in die Gruppen und Rollen

Page 12: "Wachstum mit JIRA" - Präsentation von Jan Schulz (Head of Projects, catWorkX GmbH)

Implementation Erweiterung der Funktionen für eine Enterprise-fähige Mehrsprachlichkeit.

05.11.2013 12 Wachstum mit JIRA

Portal Framework

Service Request

Incident Workflow

User Management

Translation Management

Application Interface

Control Tables

Master Data Handler

Deployment Tool

Dynamic Searches

Status Handler

Change Request

...

•  Atlassian Sprachpakete übersetzen Standard-System-Komponenten

•  Benutzerdefinierte Felder können manuell durch einen Dialog übersetzt werden

Standard-Funktion:

Portal-Funktion: •  Atlassian Sprachpakete übersetzen Standard-System-

Komponenten •  Optionsfelder, Lösungen, Workflow-Übergänge, E-Mail-

Benachrichtigungen werden in einer Datei übersetzt und können eingeladen werden

Page 13: "Wachstum mit JIRA" - Präsentation von Jan Schulz (Head of Projects, catWorkX GmbH)

Implementation Erweiterung der Funktionen für eine Enterprise-fähige Integration von Applikationen.

05.11.2013 13 Wachstum mit JIRA

Portal Framework

Service Request

Incident Workflow

User Management

Translation Management

Application Interface

Control Tables

Master Data Handler

Deployment Tool

Dynamic Searches

Status Handler

Change Request

...

•  Vollständige und sehr komfortable Integration der Atlassian Tool Suite

•  Leistungsfähige Applikations-Schnittstelle

Standard-Funktion:

Portal-Funktion: •  Der Workflow im JIRA sorgt für einen qualifizierten,

konsistenten Datensatz •  Dieser wird dann z.B. an OTRS oder SAP übergeben •  Rückmeldungen aus den Applikationen werden

verarbeitet und schalten Workflows automatisch weiter

•  Services steuern zeitlich den Austausch mit anderen Applikationen

Page 14: "Wachstum mit JIRA" - Präsentation von Jan Schulz (Head of Projects, catWorkX GmbH)

Implementation Erweiterung der Funktionen für eine Enterprise-fähige Anpassung von JIRA an organisatorische Veränderungen.

05.11.2013 14 Wachstum mit JIRA

Portal Framework

Service Request

Incident Workflow

User Management

Translation Management

Application Interface

Control Tables

Master Data Handler

Deployment Tool

Dynamic Searches

Status Handler

Change Request

...

•  Veränderungen müssen in den Prozessen nachgebildet werden

•  Weitere Anpassungen sind ggfs. vorzunehmen

Standard-Funktion:

Portal-Funktion: •  Steuerungstabellen können aktualisiert und in das

System eingeladen werden •  Post Functions, Validationen und Konstanten

verarbeiten diese dann in den Prozessen •  Steuerungstabellen aktualisieren um:

•  E-Mail-Verteilung anpassen •  Veränderungen von Kostenstellen umzusetzen •  Produktauswahl einzugrenzen

Project Work Flow Scheme

Workflow

Screen Screen Scheme

Issue Type Issue Screen Type Scheme

System & Custom Fields

Field Configuration

Field Configuration

Scheme

Notification Scheme

Permission Scheme

Issue Security Scheme

Permission

Notification

Security Level

1

2

3 4

5

6

7

8

•  53 produktiv •  25 noch zu

löschen

Page 15: "Wachstum mit JIRA" - Präsentation von Jan Schulz (Head of Projects, catWorkX GmbH)

Implementation Erweiterung der Funktionen für eine Enterprise-fähige von Stammdaten aus anderen Applikationen.

05.11.2013 15 Wachstum mit JIRA

Portal Framework

Service Request

Incident Workflow

User Management

Translation Management

Application Interface

Control Tables

Master Data Handler

Deployment Tool

Dynamic Searches

Status Handler

Change Request

...

•  Leistungsfähige Applikations-Schnittstelle Standard-Funktion:

Portal-Funktion: •  Stammdaten aus anderen Applikationen werden z.B.

auf einem Austausch-Verzeichnis hinterlegt •  CRON Jobs laden diese dann regelmäßig zu definierten

Zeiten in das JIRA ein •  Post Functions, Validationen und Konstanten

verarbeiten diese Daten dann in der Prozessen •  Beispiele für Stammdaten:

•  Kundendaten einer Organisation •  Service- und Produktdaten

Page 16: "Wachstum mit JIRA" - Präsentation von Jan Schulz (Head of Projects, catWorkX GmbH)

Implementation Erweiterung der Funktionen für eine Enterprise-fähige Pflege und automatische Ausrollprozeduren.

05.11.2013 16 Wachstum mit JIRA

Portal Framework

Service Request

Incident Workflow

User Management

Translation Managemetn

Application Interface

Control Tables

Master Data handler

Deployment Tool

Dynamic Searches

Status Handler

Change Request ...

•  Manuelles Konfigurieren durch den Administrator nötig

Standard-Funktion:

Portal-Funktion: •  Geschäftsprozesse werden einheitlich definiert und als

Vorlage hinterlegt •  Liest automatisch Konfigurationen aus definierten

Prozess Vorlagen aus •  Schreibt automatisch Konfigurationen in neue

Prozesse: •  Ausrollen in verschiedene Länder

Project Work Flow Scheme

Workflow

Screen Screen Scheme

Issue Type Issue Screen Type Scheme

System & Custom Fields

Field Configuration

Field Configuration

Scheme

Notification Scheme

Permission Scheme

Issue Security Scheme

Permission

Notification

Security Level

1

2

3 4

5

6

7

8

•  53 produktiv •  25 noch zu

löschen

Page 17: "Wachstum mit JIRA" - Präsentation von Jan Schulz (Head of Projects, catWorkX GmbH)

Implementation aktuell ist JIRA nicht clusterfähig. Geringe Ausfallzeiten können über eine SAN Struktur erreicht werden.

05.11.2013 17 Wachstum mit JIRA

Page 18: "Wachstum mit JIRA" - Präsentation von Jan Schulz (Head of Projects, catWorkX GmbH)

Implementation große Portale brauchen eine leistungsfähige Infrastruktur.

05.11.2013 18 Wachstum mit JIRA

CPUs 48 Real Cores, HT disabled 8 Real Cores, HT enabled 4 Real Cores, HT enabled

RAM 128 Gbyte 32 Gbyte 16 GByte

Local Disk 500 GByte Raid 1 with SATA/SAS for OS 500 GByte Raid 1 with SATA/SAS for OS 2 TB Raid 1 with SATA for OS, JIRA and PostgreSQL

SAN 500 GByte SAN LUN for FAX, Im- & Exports, Attachments and JIRA Installation, 8GBit FC

200 GByte SAN LUN for PostgreSQL Data, 8GBit FC

SAN LUNs attach for C-Case, optinally used as server, 2GBit FC

Ethernet 2x1GBit X-Over to PostgreSQL (internal IP, Bonding), 2x1GBit WAN (external IP, Bonding), 1x100MBit ILO (management IP)

2x1GBit X-Over to JIRA (inernal IP, Bonding) 1x1GBit WAN (external IP, direct SSH access and monitoring), 1x100MBit ILO (management IP)

1x1GBit (external IP) 1x100MBit ILO (management IP) Assignment of IP addresses for C-Case

ILO Web/Telnet/Console Web/Telnet/Console Web/Telnet/Console

Applications JIRA, FTP, Fax Import, Postfix (Email) / Fetchmail (POP), Munin-Node, NTP

PostgreSQL, Munin-Node, NTP JIRA, PostgreSQL, FTP, Munin-Node, Munin Master, NTP

Back-Up Hosting Provider: Filebackup Attachments, Zip-Archive, Fax, Im-/Exports

Hosting Provider: PostgreSQL Dump or SQL File by Cronjob

n.a.

System SLES 11 SP2 x86_64 + Online Updates SLES 11 SP2 x86_64 + Online Updates SLES 11 SP2 x86_64 + Online Updates

JIRA Production PostgreSQL Production JIRA Integration

Page 19: "Wachstum mit JIRA" - Präsentation von Jan Schulz (Head of Projects, catWorkX GmbH)

Pro

Con

Zusammenfassung Durch den Portal-Logik-Ansatz ist JIRA für die Steuerung von Geschäftsprozessen Enterprise-fähig.

• Die starke Workflow Modellierung von JIRA erlaubt die 1:1 Abbildung von Geschäftsprozessen

• Mit dem Portal-Ansatz kann JIRA schnell an veränderte organisatorische Rahmen-bedingungen angepasst werden

• Dashboards und Filterergebnisse bringen Transparenz in die Leistungsfähigkeit der Prozesse

• Die Nutzung von JIRA außerhalb des originären Anwendungszweckes

als Bug- und Issue-Tracker

• Ohne zusätzliche PlugIns wird die Applikationsbetreuung schnell

unübersichtlich und zeitaufwendig

• Hochverfügbarkeitsszenarien können mit der aktuellen Lizenz

nicht wirklich abgebildet werden, da das Projekt nicht clusterfähig ist

05.11.2013 19 Wachstum mit JIRA

Page 20: "Wachstum mit JIRA" - Präsentation von Jan Schulz (Head of Projects, catWorkX GmbH)

When the rate of change outside exceeds the rate of change inside, the end is in sight. Jack Welch, US former CEO and chairman of General Electric

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Herzlich Willkommen zur Atlassian Roadshow Hamburg ausgerichtet von Ihrem Atlassian Platinum Expert, der catWorkX GmbH

Start der Atlassian Roadshow

14:30

Ende der ���Atlassian Roadhow

19:00

• Produktvorstellung von JIRA Service Desk • Dan Chuparkoff, Product Manager���

Atlassian Software

• Integrations-Szenarien mit JIRA & Confluence • Dr. Wolfgang Tank, Geschäftsführer���

catWorkX GmbH

• Wachstum und Internationalisierung mit JIRA •  Jan Schulz, Head of Projects���

catWorkX GmbH