59
© 2001-2012 InLoox GmbH Microsoft Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Tipps, Tricks und Strategien

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

  • Upload
    inloox

  • View
    10.346

  • Download
    2

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Präsentation des BVMW Kurzworkshops "Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen" vom 17.07.2012

Citation preview

Page 1: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

© 2001-2012 InLoox GmbH

Microsoft Outlook

im Projektmanagement

erfolgreich einsetzen

Tipps, Tricks und Strategien

Page 2: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

© 2001-2012 InLoox GmbH

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 2

Inhalt

Sinn und Zweck von OutlookKommunizieren, Organisieren, Filtern und Dokumentieren

KommunizierenStrukturiert vorgehen und Fehler vermeiden

OrganisierenDer Arbeitstag im Überblick – im Outlook-Kalender

FilternDie Informationsflut bewältigen

Dokumentieren Informationen jederzeit auffindbar machen

Grenzen von Outlook im ProjektmanagementÜberblick in Echtzeit, Ressourcenauslastung, Zeiterfassung, Budgets

Page 3: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 3

© 2001-2012 InLoox GmbH

• Einmaliger Prozess

• Abgestimmte, gelenkte Tätigkeiten

• Anfangs- & Endtermin

• Bestimmtes Ziel mit spezifischen Anforderungen

Berücksichtigt:

• Zeit• Kosten• Ressourcen

Was ist eigentlich ein Projekt?

Page 4: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 4

© 2001-2012 InLoox GmbH

Das „Magische Dreieck“ des Projektmanagements

Um

fang

Ressourcen

Dau

er

Inhalt

Vgl.: Kessler, Heinrich; Winkelhofer, Georg (2004): Projektmanagement,Berlin/Springer, 4. Aufl., S. 55; Wytrzens, Hans (2010):Projektmanagement. Der erfolgreiche Einstieg, Wien/Facultas, 2. Aufl. , S. 25

Zeit Kosten

Page 5: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 5

© 2001-2012 InLoox GmbH

Klingt eigentlich ganz einfach…

Vgl.: http://www.cvr-it.com/PM_Jokes.htm

Page 6: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 6

© 2001-2012 InLoox GmbH

• Kommunizierenbetreffenden Kollegen Projektinformationen zuspielen

• Organisierenplanen & ordnen, „Schmierzettel“ vermeiden!

• PriorisierenWichtiges von Unwichtigem sofort trennen

• Dokumentierennachvollziehbar handeln, Spuren hinterlassen

Outlook führt viele typische Projektmanagement-Funktionen zusammen.

Wie kann Microsoft Outlook dabei helfen?

Page 7: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 7

© 2001-2012 InLoox GmbH

Wozu überhaupt Outlook?• Vermeiden von Papierbergen und Medienbrüchen• Weitere Vorteile – wenn man einheitlichen Regeln

folgt!

Was macht man alles damit?• extern: Schriftverkehr, Notizen, Freigaben

austauschen, …• intern: Anrufe melden, Termine, Besprechungen und

Aufgaben planen, …

Ziele• schnelle Weitergabe von Informationen an Kollegen,

Kunden & Partner• klare Aussagen: wer? was? bis wann? für wen?

welche Kosten?• interne Abstimmung: „sich das Leben etwas leichter

machen“

Kommunizieren

Page 8: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 8

© 2001-2012 InLoox GmbH

Kommunizieren

Was man nicht strukturiert, hilft einem digital auch nichts…

Page 9: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 9

© 2001-2012 InLoox GmbH

Kommunizieren

Was man nicht strukturiert, hilft einem digital auch nichts

• für jedes Thema eine eigene Mail

• immer nur ein Empfänger im An-Feld

• Dateianhänge intern vermeiden

• Projektnummer angeben (wenn möglich)

Page 10: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 10

© 2001-2012 InLoox GmbH

Kommunizieren

Fehler vermeiden

• Den Empfängerkontakt überprüfen (Kontakt eingeben, Tasten

STRG+K drücken)

Page 11: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 11

© 2001-2012 InLoox GmbH

Kommunizieren

Fehler vermeiden

• Den Empfängerkontakt überprüfen (Kontakt eingeben, Tasten

STRG+K drücken)

• Verteilerlisten erstellen, um niemanden im Team zu vergessen (Kontakte > Neue

Kontaktgruppe)

Page 12: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 12

© 2001-2012 InLoox GmbH

Stolperfalle – mangelhafte Kommunikation

Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3http://www.businessballs.com/treeswing.htm

Wie es der Kunde

beschrieben hatte

Page 13: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 13

© 2001-2012 InLoox GmbH

Stolperfalle – mangelhafte Kommunikation

Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3http://www.businessballs.com/treeswing.htm

Was der Projektleiter

verstanden hatte

Page 14: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 14

© 2001-2012 InLoox GmbH

Stolperfalle – mangelhafte Kommunikation

Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3http://www.businessballs.com/treeswing.htm

Was der Software-

Designer entwarf

Page 15: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 15

© 2001-2012 InLoox GmbH

Stolperfalle – mangelhafte Kommunikation

Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3http://www.businessballs.com/treeswing.htm

Was der Programmierer

daraufhin entwickelte

Page 16: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 16

© 2001-2012 InLoox GmbH

Stolperfalle – mangelhafte Kommunikation

Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3http://www.businessballs.com/treeswing.htm

Wie es der Vertrieb verkaufte

Page 17: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 17

© 2001-2012 InLoox GmbH

Stolperfalle – mangelhafte Kommunikation

Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3http://www.businessballs.com/treeswing.htm

Wie das Projekt dokumentiert

wurde

Page 18: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 18

© 2001-2012 InLoox GmbH

Stolperfalle – mangelhafte Kommunikation

Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3http://www.businessballs.com/treeswing.htm

Was beim Kunden installiert wurde

Page 19: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 19

© 2001-2012 InLoox GmbH

Stolperfalle – mangelhafte Kommunikation

Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3http://www.businessballs.com/treeswing.htm

Was in Rechnung

gestellt wurde

Page 20: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 20

© 2001-2012 InLoox GmbH

Stolperfalle – mangelhafte Kommunikation

Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3http://www.businessballs.com/treeswing.htm

Wie der Support aussah

Page 21: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 21

© 2001-2012 InLoox GmbH

Stolperfalle – mangelhafte Kommunikation

Vgl.: http://www.projectcartoon.com/cartoon/3http://www.businessballs.com/treeswing.htm

Was der Kunde wirklich gebraucht hätte

Page 22: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 22

© 2001-2012 InLoox GmbH

Problem 1: Planen und Ordnen kostet Zeit!• geht oft im Projektalltag unter• mindestens 20 Minuten pro Tag „einplanen“• planen muss nicht nur ein Projektleiter, sondern

Jeder

Problem 2: Aufschreiben allein ist nur die halbe Miete…• Dringlichkeit vs. Wichtigkeit• Wie „voll“ ist mein Tag?• Wie sieht es morgen aus?• Wie sieht es bei den Kollegen aus? • Kennen die anderen meine Zeitplanung?

Organisieren

Page 23: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 23

© 2001-2012 InLoox GmbH

Organisieren

Ein ganz „normaler“ Tag

Page 24: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 24

© 2001-2012 InLoox GmbH

Fazit• Aufgaben und Notizen eignen sich nicht:

um zu planen fehlt eine grafische Übersicht• „Outlook Heute“ löst das Problem nicht, im Gegenteil

Lösung• der persönliche Kalender bietet eine grafische

Übersicht• Kollegen erfahren, wie viel freie Zeit man hat• Nachteil: die eigenen Einträge müssen gepflegt

werden,sonst können sich die anderen nicht darauf verlassen

Organisieren

Page 25: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 25

© 2001-2012 InLoox GmbH

Wann wird der eigene Kalender gepflegt?• jeden Morgen ca. 10 Minuten• nach/während einem Telefonat• nach einer Besprechung• wenn E-Mail/Post eintrifft, die längere Arbeit mit sich

bringt

Was gehört in den Kalender?• Tagesplanung: interne Besprechungen,

Kundentermine, Abwesenheiten• Telefonnotizen: in den Kalendereinträgen lassen sich

sehr gut „Kleinigkeiten“ erfassen, die dann zu einer E-Mail oder einem Brief werden.

• Ergebnisprotokoll/To Dos einer Besprechung

Vorteil: Es wird dokumentiert, wann und wie etwas vereinbart wurde!

Organisieren

Page 26: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 26

© 2001-2012 InLoox GmbH

Organisieren

Bitte vermeiden!

• Ganztägige Ereignisse buchen

Page 27: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 27

© 2001-2012 InLoox GmbH

Organisieren

Bitte vermeiden!

• Ganztägige Ereignisse buchen• Uneindeutige Bezeichnungen

Page 28: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 28

© 2001-2012 InLoox GmbH

Organisieren

Bitte vermeiden!

• Ganztägige Ereignisse buchen• Uneindeutige Bezeichnungen• Dateianhänge

Page 29: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 29

© 2001-2012 InLoox GmbH

Organisieren

Bitte vermeiden!

• Ganztägige Ereignisse buchen• Uneindeutige Bezeichnungen• Dateianhänge• Die Länge eines Eintrags an

der Beschreibung ausrichten

Page 30: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 30

© 2001-2012 InLoox GmbH

Organisieren

Bitte vermeiden!

• Ganztägige Ereignisse buchen• Uneindeutige Bezeichnungen• Dateianhänge• Die Länge eines Eintrags an

der Beschreibung ausrichten• Details in die Beschreibung

Page 31: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 31

© 2001-2012 InLoox GmbH

Organisieren

Bitte vermeiden!

• Ganztägige Ereignisse buchen• Uneindeutige Bezeichnungen• Dateianhänge• Die Länge eines Eintrags an

der Beschreibung ausrichten• Details in die Beschreibung• „Unmögliche“ Zeiteinteilungen

Page 32: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 32

© 2001-2012 InLoox GmbH

Organisieren

Bitte vermeiden!

• Ganztägige Ereignisse buchen• Uneindeutige Bezeichnungen• Dateianhänge• Die Länge eines Eintrags an

der Beschreibung ausrichten• Details in die Beschreibung• „Unmögliche“ Zeiteinteilungen• Mehrere Themen in einen

Eintrag setzen

Page 33: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 33

© 2001-2012 InLoox GmbH

Organisieren

Bitte vermeiden!

• Ganztägige Ereignisse buchen• Uneindeutige Bezeichnungen• Dateianhänge• Die Länge eines Eintrags an

der Beschreibung ausrichten• Details in die Beschreibung• „Unmögliche“ Zeiteinteilungen• Mehrere Themen in einen

Eintrag setzen• Den ganzen Tag verplanen

= Ärger und Stress

Page 34: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 34

© 2001-2012 InLoox GmbH

Organisieren

So wird‘s gemacht:

• Buchungstyp beachten (frei / abwesend / gebucht / vorbehaltlich)

Page 35: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 35

© 2001-2012 InLoox GmbH

Organisieren

So wird‘s gemacht:

• Buchungstyp beachten (frei / abwesend / gebucht / vorbehaltlich)

• Kundenkürzel oder Projektnummer angeben

Page 36: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 36

© 2001-2012 InLoox GmbH

Organisieren

So wird‘s gemacht:

• Buchungstyp beachten (frei / abwesend / gebucht / vorbehaltlich)

• Kundenkürzel oder Jobnummer angeben

• Freiräume lassen (max. 70% verplanen)

Page 37: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 37

© 2001-2012 InLoox GmbH

Organisieren

So wird‘s gemacht:

• Buchungstyp beachten (frei / abwesend / gebucht / vorbehaltlich)

• Kundenkürzel oder Jobnummer angeben

• Freiräume lassen (max. 70% verplanen)

• Privates kennzeichnen

Page 38: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 38

© 2001-2012 InLoox GmbH

Organisieren

So wird‘s gemacht:

• Buchungstyp beachten (frei / abwesend / gebucht / vorbehaltlich)

• Kundenkürzel oder Jobnummer angeben

• Freiräume lassen (max. 70% verplanen)

• Privates kennzeichnen• Serientermine verwenden

Page 39: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 39

© 2001-2012 InLoox GmbH

Organisieren

So wird‘s gemacht:

• Buchungstyp beachten (frei / abwesend / gebucht / vorbehaltlich)

• Kundenkürzel oder Jobnummer angeben

• Freiräume lassen (max. 70% verplanen)

• Privates kennzeichnen• Serientermine verwenden• Nicht nachträglich buchen,

aber vorsorglich planen

= Übersicht und Hilfe

Page 40: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 40

© 2001-2012 InLoox GmbH

Filtern

Was machen mit den vielen E-Mails?

1. Schritt: WichtigkeitIst relevant? ▹ nein? ▹ ignorieren/abbestellen!

Page 41: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 41

© 2001-2012 InLoox GmbH

Filtern

Was machen mit den vielen E-Mails?

1. Schritt: WichtigkeitIst relevant? ▹ nein? ▹ ignorieren/abbestellen!

2. Schritt: PrioritätIst dringend? ▹ nein? ▹ „Flag“ bzw. Kalender UND Status-Mail!

Page 42: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 42

© 2001-2012 InLoox GmbH

Filtern

Was machen mit den vielen E-Mails?

1. Schritt: WichtigkeitIst relevant? ▹ nein? ▹ ignorieren/abbestellen!

2. Schritt: PrioritätIst dringend? ▹ nein? ▹ „Flag“ bzw. Kalender UND Status-Mail!

3. Schritt: ZuständigkeitWer macht es? ▹ zuerst direkt beantworten, dann zusätzlich weiterleiten, wenn nötig

Page 43: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 43

© 2001-2012 InLoox GmbH

Unordnung ist ein natürlicher Zustand!• vieles lässt sich in ein Schema pressen, aber nicht

alles• der Unordnung Platz geben, aber nur auf kleinem

Raum

Lösungsansätze• den Posteingang möglichst „klein halten“, anstelle

von Ordnern die Funktionen „sortieren“ und „gruppieren“ benutzen

• Suchen und Aktivitäten als Gedächtnisstütze• Ansicht anpassen: Symbolleisten, Schnellstart

Filtern

Page 44: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 44

© 2001-2012 InLoox GmbH

Stolperfalle – Verwaltungswahn

Vgl.: http://www.cirquent-blog.de/wp-content/uploads/2011/09/KECartoon_Kreisverwaltung.jpg

Page 45: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 45

© 2001-2012 InLoox GmbH

Wer Spuren hinterlässt, handelt nachvollziehbar!• vereinbarte Regeln beachten!• es gilt: archivieren, nicht löschen• Kontakte sorgfältig eintragen und ändern

Auch im eigenen Interesse• weniger Stress in Abwesenheit und bei Übergabe• rückblickend lässt sich die eigene Vorgehensweisen

überprüfen

Dokumentieren

Page 46: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 46

© 2001-2012 InLoox GmbH

Dokumentieren

Archivieren

• Ordnerhierarchie in Outlook öffnen (mit der Maus auf den Pfeil

klicken, um untergeordnete Ordner zu

öffnen)

Page 47: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 47

© 2001-2012 InLoox GmbH

Dokumentieren

Archivieren

• Ordnerhierarchie in Outlook öffnen (mit der Maus auf den Pfeil

klicken, um untergeordnete Ordner zu

öffnen)

• Neuen Ordner erstellen (auf

Posteingang mit der rechten Maustaste

klicken, „Neuer Ordner…“ klicken)

Page 48: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 48

© 2001-2012 InLoox GmbH

Dokumentieren

Archivieren

• Ordnerhierarchie in Outlook öffnen (mit der Maus auf den Pfeil

klicken, um untergeordnete Ordner zu

öffnen)

• Neuen Ordner erstellen (auf

Posteingang mit der rechten Maustaste

klicken, „Neuer Ordner…“ klicken)

• Ordner automatisch links im Navigationsbereich

Page 49: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 49

© 2001-2012 InLoox GmbH

Dokumentieren

Archivieren

• Ordnerhierarchie in Outlook öffnen (mit der Maus auf den Pfeil

klicken, um untergeordnete Ordner zu

öffnen)

• Neuen Ordner erstellen (auf

Posteingang mit der rechten Maustaste

klicken, „Neuer Ordner…“ klicken)

• Ordner automatisch rechts im Navigationsbereich

• Mails in den Archiv-Ordner verschieben mit Drag & Drop (Mail im Posteingang anklicken und mit

gedrückter linker Maustaste auf die

Schaltfläche des Archiv-Ordners ziehen,

dann Maustaste loslassen)

Page 50: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 50

© 2001-2012 InLoox GmbH

Grenzen von Outlook im Projektmanagement

Folgende Projektmanagement-Hilfen stehen in Outlook nicht nur Verfügung:

• Entwicklung im Zeitverlauf mit echtzeit-aktuellen Daten (z.B. zur Entwicklung von Deadlines oder der Ressourcenauslastung)

• Überblicksdarstellungen (z.B. Ressourcenübersicht, Budgetübersicht oder Übersicht über alle aktuellen Projekte)

• Visuelle Planungsinstrumente (z.B. Mind Maps oder Gantt Charts)

• Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten im Projekt

• Zeiterfassung für projektbezogene Tätigkeiten

• Projektbudgets und Budgetübersichten

• Dokumentenmanagement für das Projektteam

Page 51: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 51

© 2001-2012 InLoox GmbH

Grenzen von Outlook im Projektmanagement

Outlook kann viel, aber nicht alles!

Werden Projekte zu komplex oder zu zahlreich, um sie allein mit Outlook zu verwalten, kann man Outlook mit Add-ins oder mit Outlook-integrierter Software erweitern und so Synergien nutzen.

Beispiele:

• MAPILab (Add-ins zur Verwaltung von Dokumentenanhängen in Outlook)

• Gangl Outlook- und Exchange Add-ons (z.B. Erweiterungen für Gruppenkalender)

• InLoox PM (Outlook-integrierte Projektmanagement-Software)

Page 52: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 52

© 2001-2012 InLoox GmbH

Outlook um Projektmanagement-Funktionen erweitern

Beispiel InLoox PM

1. Überblick über die Projektlandschaft

Page 53: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 53

© 2001-2012 InLoox GmbH

Outlook um Projektmanagement-Funktionen erweitern

Was machen mit den vielen E-Mails?

1. Überblick über die Projektlandschaft

2. Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten

Page 54: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 54

© 2001-2012 InLoox GmbH

Outlook um Projektmanagement-Funktionen erweitern

Beispiel InLoox PM

1. Überblick über die Projektlandschaft

2. Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten

3. Visuelle Planungstools

Page 55: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 55

© 2001-2012 InLoox GmbH

Outlook um Projektmanagement-Funktionen erweitern

Beispiel InLoox PM

1. Überblick über die Projektlandschaft

2. Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten

3. Visuelle Planungstools

Page 56: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 56

© 2001-2012 InLoox GmbH

Outlook um Projektmanagement-Funktionen erweitern

Beispiel InLoox PM

1. Überblick über die Projektlandschaft

2. Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten

3. Visuelle Planungstools

4. Übersichten, z.B. zur Ressourcenauslastung…

Page 57: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 57

© 2001-2012 InLoox GmbH

Outlook um Projektmanagement-Funktionen erweitern

Beispiel InLoox PM

1. Überblick über die Projektlandschaft

2. Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten

3. Visuelle Planungstools

4. Übersichten, z.B. zur Ressourcenauslastung…oder zur Budgetsituation

Page 58: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 58

© 2001-2012 InLoox GmbH

Outlook um Projektmanagement-Funktionen erweitern

Beispiel InLoox PM

1. Überblick über die Projektlandschaft

2. Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten

3. Visuelle Planungstools

4. Übersichten, z.B. zur Ressourcenauslastung…oder zur Budgetsituation

5. Synergieeffekte mit Microsoft Outlook nutzen

u.v.m.

Page 59: Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen

© 2001-2012 InLoox GmbH

Outlook im Projektmanagement erfolgreich einsetzen Dr. Andreas Tremel Seite 59

InLoox PM ist eine Software der:

InLoox GmbH | Kantstraße 2 | D-80807 MünchenTelefon: +49 (0) 89 358 99 88 - 0 | Fax: +49 (0) 89 358 99 88 - 99E-Mail: [email protected] | www.inloox.de

Alle in diesem Dokument genannten Produktnamen, Produktbezeichnungen und Logos sind eingetragene Warenzeichen und Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber.