© Copyright IBM Corp. 2011, 2017

IBM TRIRIGAVersion 10 Release 5.3

Programm- und ProjektmanagementBenutzerhandbuch

IBM

HinweisVor Verwendung dieser Informationen und des darin beschriebenen Produkts sollten die Informationen unter„Bemerkungen” auf Seite 53 gelesen werden.

Diese Ausgabe bezieht sich auf Version 10, Release 5, Modifikation 3 von IBM TRIRIGA und alle nachfolgenden Re-leases und Modifikationen, bis dieser Hinweis in einer Neuausgabe geändert wird.

© Copyright IBM Corporation 2011, 2017.

Inhaltsverzeichnis

Kapitel 1. Programme und Projekte ver-walten . . . . . . . . . . . . . . . 1

Kapitel 2. Programm- und Projektma-nagement für Investitionsprojekte . . . 3Prozessabläufe für Investitionsprojekte. . . . . . 4

Übersicht über Investitionsprojekte . . . . . . 4Projektkonfiguration . . . . . . . . . . 5Projektanfrage . . . . . . . . . . . . 7Projektplanung . . . . . . . . . . . 9Projektbeschaffung . . . . . . . . . . 13Projektdurchführung . . . . . . . . . 20Projektabschluss . . . . . . . . . . . 25

Kapitel 3. Projekte konfigurieren. . . . 27Vorlagen im Projektmanagementprozess . . . . . 27Kostencodes . . . . . . . . . . . . . . 27

Vorlagen für Standardkostencodes eines Investiti-onsprojekts erstellen . . . . . . . . . . 28

Kapitel 4. Programme erstellen . . . . 29

Kapitel 5. Investitionsprojekte erstellen 31

Kapitel 6. Projekte planen und verwal-ten . . . . . . . . . . . . . . . . 33Budgetmanagement . . . . . . . . . . . 33

Finanzierungsquellen . . . . . . . . . . 33Ursprünglich geschätztes Budget . . . . . . 33

Budgetdatensätze . . . . . . . . . . 34Plan- und Aufgabenmanagement . . . . . . . 35Projektentwurfsprozess . . . . . . . . . . 35Abgabedatensätze . . . . . . . . . . . . 36Risikomanagement . . . . . . . . . . . . 36Genehmigungsmanagement . . . . . . . . . 36

Kapitel 7. Beschaffungsprozess für einProjekt verwalten . . . . . . . . . . 39Beschaffungsmanagementprozess . . . . . . . 39Lieferantenausschreibung. . . . . . . . . . 39

Ausschreibungsprozess . . . . . . . . . 40Ausschreibungen erstellen . . . . . . . . 41Ausschreibungen klären . . . . . . . . . 42

Verträge mit Lieferanten . . . . . . . . . . 42Standardverträge im Einkaufsprozess . . . . . 42Verträge über Ausschreibungen vergeben . . . 42Vertragsänderungen aufzeichnen . . . . . . 43

Preisanfragen . . . . . . . . . . . . . . 43Preisanfragen erstellen. . . . . . . . . . 44

Bestellungen . . . . . . . . . . . . . . 44Bestellungen vergeben . . . . . . . . . . 45Bestellungsbezogene Rechnungen . . . . . . 45

Zahlungen freigeben . . . . . . . . . . . 46

Kapitel 8. Projektdurchführung . . . . 47Informationsanfragen . . . . . . . . . . . 47Probleme und Änderungen . . . . . . . . . 47Tagesjournale . . . . . . . . . . . . . . 48Projektbesprechungen . . . . . . . . . . . 48Projektkorrespondenz . . . . . . . . . . . 49Fortschrittsberichte . . . . . . . . . . . . 50

Kapitel 9. Projekt- und Programmab-schluss . . . . . . . . . . . . . . 51

Bemerkungen. . . . . . . . . . . . 53Marken . . . . . . . . . . . . . . . . 55Nutzungsbedingungen für die Produktdokumentati-on . . . . . . . . . . . . . . . . . 55IBM Online-Datenschutzerklärung . . . . . . . 56

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Kapitel 1. Programme und Projekte verwalten

IBM® TRIRIGA bietet eine Suite von Tools, die den vollständigen Bereich von Pro-zessen, Aufgaben, Dokumenten, Entwürfen, Änderungen, Kosten, Risiken undZeitplanmanagement für Investitionsprojekte automatisieren, optimieren und ver-walten.

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Kapitel 2. Programm- und Projektmanagement für Investiti-onsprojekte

Der Programm- und Projektmanagementprozess in IBM TRIRIGA automatisiert,optimiert und verwaltet Investitionsprojektprozesse. Sie können alle Aspekte einesInvestitionsprojekts, von der Projektkonfiguration bis hin zur Projektdurchführungund zum Projektabschluss, verwalten.

Das Projektmanagement setzt sich aus untergeordneten Aufgaben zum Erreichenvon bestimmten Zielen für ein Investitionsprojekt zusammen. Zu diesen Zielenkönnen die Planung, die Budgetierung, die Zuordnung von Ressourcen und dieÜberwachung von Projekten gehören.

Das Programmmanagement ist das übergeordnete Management mehrerer Investiti-onsprojekte. Programme bieten eine Übersicht über die Investitionsprojekte undrichten Projektzielsetzungen an allgemeinen Geschäftszielen aus.

Angenommen, eine Universität plant die Renovierung der Dächer aller Universi-tätsgebäude. Die Erneuerung der Dächer aller Gebäude ist ein Programm und dieeinzelnen Gebäude sind jeweils ein separates Projekt.

Der Programm- und Projektmanagementprozess umfasst alle Mitarbeiter, die fürdie Konfiguration, Überwachung, Pflege oder Verwaltung von Projekten zuständigsind.

Der Programm- und Projektmanagementprozess ist zum Sicherstellen der Fertig-stellung und des ordnungsgemäßen Managements eines Projekts konzipiert.

Die folgenden Schritte veranschaulichen den Programm- und Projektmanagement-prozess:1. Die Programmkonfiguration setzt sich aus der Bereitstellung von Finanzie-

rungsmitteln für die im Programm enthaltenen Projekte zusammen.2. Die Projektkonfiguration umfasst die Erstellung von Kostencodes und Vorlagen

sowie die Erstellung eines Investitionsprojekts.3. Die Projektplanung umfasst die Erstellung und Prüfung von Entwürfen sowie

die Verwaltung von Projektrisiken, -rollen und -budgets.4. Die Beschaffungsmaßnahmen für das Projekt umfassen Ausschreibungen, Stan-

dardverträge, Preisanfragen und Bestellungen.5. Die Projektdurchführung umfasst die Verwaltung, die Berechtigung, den Start

und den Abschluss von Arbeiten. Dieser Schritt beinhaltet Aufgaben wie dieVerwaltung von Informationsanfragen und potenzieller Änderungsaufträge. Fürdiesen Schritt ist außerdem die Lieferung von Material und die Überwachungdes Fortschritts und des Budgets erforderlich.

6. Zum Projekt- und Programmabschluss gehören eine Mängelliste, Checklistenund die Übertragung aller ggf. übrigen Mittel.


Prozessabläufe für InvestitionsprojekteDer Geschäftsprozessablauf in Ihrer Organisation entspricht dem Geschäftsprozess-oder Anwendungsprozessablauf, der mit der IBM TRIRIGA-Anwendung bereitge-stellt wird, möglicherweise nicht optimal. Mit den IBM TRIRIGA Application Plat-form-Erstellungstools können Sie die Prozessabläufe an Ihre Unternehmensstan-dards und -richtlinien anpassen.

Übersicht über InvestitionsprojekteDas Ablaufdiagramm zur Verwaltung von Investitionsprojekten gibt Ihnen einenGesamtüberblick über die Verwaltung von Investitionsprojekten in der TRIRIGA-Anwendung. Die erste Phase stellt die Konfiguration des Investitionsprojektma-nagements dar und die zweite Phase die Erstellung von Investitionsprojekten. Diedritte Phase umfasst die Planung von Investitionsprojekten und die vierte Phasedie Beschaffung für die Investitionsprojekte. Die fünfte Phase stellt die Autorisie-rung und Ausführung der Investitionsprojektarbeiten und die sechste Phase denAbschluss abgeschlossener Investitionsprojekte dar.


ProjektkonfigurationDieses Ablaufdiagramm beschreibt die Konfiguration der Managementinformatio-nen für die Erstellung von Investitionsprojekten in TRIRIGA. Der Prozess umfasstdie Konfiguration der Projektkostencodes, Genehmigungsvorlagen, Budgetvorlagenund Projektvorlagen.

Abbildung 1. Übersicht über Investitionsprojekte

Kapitel 2. Programm- und Projektmanagement für Investitionsprojekte 5

Kostencodes und Vorlagen erstellen:

Dieses Ablaufdiagramm beschreibt die Konfiguration der Projektkostencodes, Ge-nehmigungsvorlagen, Budgetvorlagen und Projektvorlagen sowie weitere Optionenzum Erstellen von Investitionsprojekten.

Abbildung 2. Projektkonfiguration


ProjektanfrageDieses Ablaufdiagramm beschreibt die Erstellung von Investitionsprojekten ausProjektanfragen in TRIRIGA. Der Prozess umfasst die Erstellung des Investitions-projekts, das Anwenden der Projektvorlage, die Aktivierung des Projekts und, so-fern erforderlich, das Anwenden von Kostencodes und Vorlagen nach der Projekt-aktivierung.

Abbildung 3. Kostencodes und Vorlagen erstellen


Investitionsprojekt erstellen und speichern:

Dieses Ablaufdiagramm beschreibt die Konfiguration der Projektkostencodes, Ge-nehmigungsvorlagen, Budgetvorlagen und Projektvorlagen sowie weitere Optionenzum Erstellen von Investitionsprojekten.

Abbildung 4. Projektanfrage


ProjektplanungDieses Ablaufdiagramm beschreibt die Planung und Verwaltung von Investitions-projekten in TRIRIGA. Der Prozess umfasst die Erstellung und Genehmigung desDesignpakets, die Zuweisung von Aufgaben zu den Projektrollen, die Anpassungdes Projektplans und die Genehmigung von Änderungen im Projektbudget.

Abbildung 5. Investitionsprojekt erstellen und speichern


Designpaket erstellen und prüfen:

Dieses Ablaufdiagramm beschreibt das Entwerfen des Projekts, wie z. B. das Hin-zufügen der Entwurfszeichnungen und Spezifikationen, das Erstellen des Design-pakets, das Erstellen der Designprüfung und die Genehmigung des Designpakets.

Abbildung 6. Projektplanung


Abbildung 7. Designpaket erstellen und prüfen


Projektrisiken, -rollen und -budget verwalten:

Dieses Ablaufdiagramm beschreibt die Verwaltung des Projekts, wie z. B. die Be-wertung der Projektrisiken, die Zuweisung von Aufgaben zu den Projektrollen, dieAnpassung des Projektzeitplans und die Genehmigung von Änderungen im Pro-jektbudget.


ProjektbeschaffungDieses Ablaufdiagramm beschreibt die Beschaffung der Produkte und Services fürInvestitionsprojekte in TRIRIGA. Der Prozess umfasst die Erstellung und Vergabe

Abbildung 8. Projektrisiken, -rollen und -budget verwalten


von Ausschreibungen, die Ausstellung von Standardverträgen, die Erstellung undAnalyse von Preisanfragen und die Aufgabe von Bestellungen.

Ausschreibungspaket erstellen:

Dieses Ablaufdiagramm beschreibt die Erstellung von Ausschreibungspaketen, wiez. B. das Ermitteln von Kostencodes, die Erstellung von Positionen, die Ermittlungvon Anbietern und die Ausgabe der Ausschreibungspakete.

Abbildung 9. Projektbeschaffung


Abbildung 10. Ausschreibungspaket erstellen


Ausschreibungen senden, analysieren und vergeben:

Dieses Ablaufdiagramm beschreibt die Vergabe von Ausschreibungen, wie z. B. dasSenden und Empfangen der Ausschreibungen, das Senden der Antworten auf Aus-schreibungen und die Analyse der Ausschreibungen.

Prozess für Standardverträge:

Dieses Ablaufdiagramm beschreibt die Ausstellung von Standardverträgen, wie z.B. die Feinanpassung von Positionen, die Zuordnung von Zeitplanaufgaben unddie Erstellung von Vertragsrechnungen.

Begin standard

contract process

Pro

ject M

anage

r (O

wner)

End build bid

package

Send (complete bid)

Receive bid

Obtain sub-contractor

bid responses

Bid

Send bid response

Manage and analyze

bid line items

Receive bid Send bid response

Analyze and award

or approve bids

Bid

Genera

l C

ontr

acto

rA

EC

Co

nsultant

Abbildung 11. Ausschreibungen senden, analysieren und vergeben


Preisanfragepaket erstellen:

Dieses Ablaufdiagramm beschreibt die Erstellung von Preisanfragepaketen, wie z.B. das Ermitteln von Kostencodes, die Erstellung von Positionen, die Ermittlungvon Anbietern und die Ausgabe der Preisanfragepakete.

Payment releaseEnd project planning

(accountant)

Pro

ject M

anage

r (o

wner)

End send, analyze

and award bids

Begin project

execution

Review contract generated

by bid process

Refine line items (cost codes)

Enter critical dates Issue contract

Create contract

invoice

Manage and

authorize work

Associate schedule tasks

Receive copy of

standard contract

Pro

ject P

lanne

r (A

dm

in)

/ A

ccounta

nt)

Genera

l

Contr

acto

r

Abbildung 12. Prozess für Standardverträge


Pro

ject M

anage

r (o

wner)

End build bid

package

Begin send and

analyze RFQs

Add RFQ document

Find cost codes and

create line items

Issue RFQ

Find or add vendor

Abbildung 13. Preisanfragepaket erstellen


Preisanfragen senden und analysieren:

Dieses Ablaufdiagramm beschreibt die Analyse von Preisanfragen, wie z. B. dasSenden und Empfangen der Preisanfragen, das Senden der Antworten auf Preisan-fragen und die Analyse der Preisanfragen für Bestellungen.

Erstellungsprozess für Bestellungen:

Dieses Ablaufdiagramm beschreibt die Abgabe von Bestellungen, wie z. B. die Fei-nanpassung der Positionen, die Zuordnung von Zeitplanaufgaben und die Erstel-lung von Bestellrechnungen.

Begin PO

creation process

Pro

ject M

anage

r (O

wner)

End build RFQ

package

Send RFQ

Receive RFQ

RFQ

Send RFQ response

Receive RFQ Send RFQ response

Manage and

analyze RFQs

RFQ

Manag

er,

Supplie

r, o

r V

endor

AE

C C

onsultant

Abbildung 14. Preisanfragen senden und analysieren


ProjektdurchführungDieses Ablaufdiagramm beschreibt die Autorisierung und Ausführung der Arbei-ten für Investitionsprojekte in TRIRIGA. Der Prozess umfasst die Verwaltung und

Abbildung 15. Erstellungsprozess für Bestellungen


Autorisierung der Projektarbeiten, die Ausführung der Projektarbeiten und dieÜberwachung des Projektfortschritts und -budgets.

Arbeiten verwalten und autorisieren:

Dieses Ablaufdiagramm beschreibt die Verwaltung und Autorisierung von Projekt-arbeiten, wie z. B. die Verwaltung von Informationsanfragen, die Preisbestimmungund Genehmigung potenzielle Änderungsanträge und die Überprüfung von Bud-getänderungen.

Abbildung 16. Projektdurchführung


Pro

ject pla

nner

(Adm

in)

Start and

complete work

Genera

l contr

acto

r

Submit RFI

Manage RFI

Manage PCO

issues and

schedule

Send PCOs

for pricing

and approval

Pro

ject m

anager

(ow

ner)

Price PCO

and submit

Start and

complete work

Create signed

PCO to

authorize work

End project

procurement

No

Yes

Create standard

or prime change

order

Review and

validate projected

and committed

budget

Standard

contract process

Request change

Approve PCO?

Budget transfer,

change, and

forecast

Abbildung 17. Arbeiten verwalten und autorisieren


Arbeiten beginnen und abschließen:

Dieses Ablaufdiagramm beschreibt die Ausführung von Projektarbeiten, wie z. B.den Beginn der Arbeiten, die Bereitstellung von Material, die Genehmigung derRechnungen und das Abschließen der Arbeiten.

Abbildung 18. Arbeiten beginnen und abschließen


Fortschritt und Budget überwachen:

Dieses Ablaufdiagramm beschreibt die Überwachung des Projektfortschritts und-budgets, wie z. B. die Verwaltung von Sicherheitshinweisen, Tagesjournalen, Pro-jektbesprechungen, Projektkorrespondenz, Fortschrittsberichten und Budgetände-rungen.


ProjektabschlussDieses Ablaufdiagramm beschreibt den Abschluss abgeschlossener Investitionspro-jekte in TRIRIGA. Der Prozess umfasst die Überprüfung der Mängelliste und dieEndkontrolle.

Abbildung 19. Fortschritt und Budget überwachen


Abbildung 20. Projektabschluss


Kapitel 3. Projekte konfigurieren

Bevor ein Projekt beginnt, können Sie Vorlagen und Kostencodes erstellen, umbeim Programm- und Projektmanagementprozess Zeit zu sparen. Mithilfe von Vor-lagen wird sichergestellt, dass die Daten für alle Projekte konsistent sind. Mit Kos-tencodestrukturen werden die Finanzaktivitäten überwacht und optimiert, die ineiner Organisation stattfinden.

Vorlagen im ProjektmanagementprozessEine Vorlage stellt ein wiederholt anwendbares Muster für ein Projekt dar. VieleProjekte ähneln sich bezüglich ihrer Voraussetzungen und Durchführung.

GenehmigungsvorlagenIn diesen Vorlagen werden Rollen definiert und Personen angegeben, dieein Projekt bzw. einen Aspekt des Projekts genehmigen oder ablehnen. InVorlagen dieses Typs werden Genehmigungsvoraussetzungen, Regeln undder Typ der erforderlichen Prüfung definiert. Sie können Genehmigungs-vorlagen zum Generieren dieser Informationen in einem Projekt verwen-den. Klicken Sie zum Erstellen einer Genehmigungsvorlage auf Tools >Genehmigungen & Benachrichtigungen > Genehmigungsvorlagen.

Vorlagen für ursprüngliches ProjektbudgetDies ist ein weiterer Typ einer Programm- und Projektmanagementvorlage.Diese Vorlage ist häufig Investitionsprojekten zugeordnet, da in der Vorla-ge Kostencodes vordefiniert werden können.

Vorlagen für InvestitionsprojektDiese Vorlagen enthalten wiederholt anwendbare Informationen, die Sieverwenden können, um Investitionsprojekten Informationen hinzuzufügen.Im Abschnitt "Budget" dieser Vorlage können Sie die Vorlage für ursprüng-liches Projektbudget anwenden, um die Kostencodestruktur zu generieren.

Sie können eine Vorlage für ursprüngliches Projektbudget, eine Vorlage für Investi-tionsprojekt und viele weitere Vorlagen unter Tools > Verwaltung > Vorlagen er-stellen.

KostencodesSie können Kostencodestrukturen für die Überwachung und Optimierung der Fi-nanzaktivitäten in einer Organisation verwenden. Da Finanzaktivitäten häufigkomplex sind, werden Kostencodes in hierarchischen Unterebenen kategorisiert.

Auf der Seite Verträge > Konfiguration > Kostencodes können Sie einzelne odermehrere Codestrukturen festlegen, um Budgets und Zusagen zu definieren. EinProjekt kann beispielsweise Budgets für das Legen des Fundaments eines Gebäu-des, für das Errichten des Gebäudes und für den Ausbau der Innenräume haben.Mit den Kostencodes können Budgets und Zusagen für jede dieser Aktivitätenüberwacht werden.


Vorlagen für Standardkostencodes eines Investitionsprojektserstellen

Sie können eine Vorlage für Standardkostencodes eines Investitionsprojekts erstel-len. Diese Vorlage können Sie verwenden, um eine Kostencodestruktur für ein Pro-jekt bei der Aktivierung eines Investitionsprojekts zu generieren.

Vorgehensweise1. Wählen Sie in der Menüleiste von IBM TRIRIGA Verträge > Konfiguration >

Kostencodes aus.2. Wählen Sie im Teilfenster Hierarchie die Optionen Neu > Standardkostencode

des Investitionsprojekts aus.3. Geben Sie die Kostencodedaten für ein Standardinvestitionsprojekt ein.4. Wählen Sie Entwurf erstellen und "Speichern" aus.


Kapitel 4. Programme erstellen

Sie erstellen ein Programm, um Zielsetzungen für mehrere zusammengehörige Pro-jekte zu koordinieren. Programme erleichtern die Planung, das Management unddie Beaufsichtigung der verschiedenen Projekte. Die Finanzen für alle Projekte kön-nen beispielsweise im Programm zusammengefast werden und im Programm kanneinen Hauptplan der wichtigen Projektdaten verwaltet werden.

Vorgehensweise1. Wählen Sie Projekte aus und klicken Sie auf Programme.2. Klicken Sie auf Zugehörige Links - Programm > Programme und Finanzie-

rungsquellen > Programm erstellen.3. Geben Sie die Programmdaten auf jeder der Registerkarten ein und wählen Sie

Entwurf erstellen aus.4. Geben Sie das Programm aus.



Kapitel 5. Investitionsprojekte erstellen

Die Erstellung eines Investitionsprojekts ist ein Prozess, bei dem Sie Aspekte einesProjekts, wie z. B. den Projektumfang, den Projektplan, das Projektbudget, Projekt-aufgaben und Projektrollen, verwalten, hinzufügen und definieren können. Siekönnen beispielsweise ein Projektteam und den Sicherheitszugriff für jedes derTeammitglieder festlegen.

Vorgehensweise1. Wählen Sie in der Menüleiste die Option Projekte > Kaptial aus.2. Wählen Sie im Portal Zugehörige Links die Option Projekte > Investitionspro-

jekt erstellen aus.3. Geben Sie die Investitionsprojektdaten auf jeder der Registerkarten ein und

wählen Sie Entwurf erstellen aus.4. Optional: Wählen Sie Mehr aus, um eine Vorlage anzuwenden.5. Aktivieren Sie das Investitionsprojekt.



Kapitel 6. Projekte planen und verwalten

Die Planung und Verwaltung von Projekten ist ein fortlaufender Prozess im Pro-jektlebenszyklus. Sie erstellen Pläne für Positionen wie Budgets, Zeitpläne und Ent-würfe und verwalten und überwachen diese Positionen anschließend. Alle Aspekteder Planung und Verwaltung eines Projekts sollen Finanzziele, zeitliche Ziele undweitere Bedingungen erfüllen.

BudgetmanagementDas Budgetmanagement umfasst die Beschaffung von Mitteln von Finanzierungs-quellen, die Schätzung der Projektkosten und die Überwachung dieser Kosten.

FinanzierungsquellenFinanzierungsquellen sind Budgetressourcen für Programme und Projekte. Zu denFinanzierungstypen gehören Übertragungen, Schuldverschreibungen, Bundes- oderStaatszuschläge, private Spenden oder interne Gelder, die für ein Unternehmenoder eine Organisation zugeteilt werden.

Ein Datensatz für Finanzierungsquellen enthält Details zur Finanzierungsorganisa-tion, Start- und Enddaten sowie die Gesamtbeträge und Zuteilungen der Mittel. Invielen Fällen müssen Sie eine Finanzierung angeben und diese genehmigen lassen,bevor ein Programm oder Projekt gestartet werden kann. Finanzierungsquellensind möglicherweise für kommunale oder staatliche Behörden, Unternehmen undgemeinnützige Organisationen, wie z. B. Universitäten, Bibliotheken und Museen,erforderlich. Finanzierungsquellen werden angegeben und begründet, um sicherzu-stellen, dass ein Projekt ausreichend finanziert ist und die Mittel für den Zweckeingesetzt werden, für den sie vorgesehen sind.

Bei Finanzierungsquellen für ein Projekt wird nicht notwendigerweise dieselbeWährung wie für das Projekt verwendet. Wenn die Mittelzuteilungen genehmigtwerden, werden Quellen, für die eine andere Währung verwendet wird, in die fürdas Projekt verwendete Währung konvertiert.

Sie können einen Datensatz für Finanzierungsquellen auf Projektebene erstellenoder anzeigen. Wählen Sie dazu ein Projekt aus und klicken Sie auf ZugehörigeLinks - Investitionsprojektbudget > Programm und Finanzierung > Finanzie-rungsquelle.

Sie können eine Finanzierungsquelle außerdem auf Firmenebene erstellen oder an-zeigen. Rufen Sie dazu die Seite Projekte auf und wählen Sie Kapital > Zugehöri-ge Links - Investitionsprojekte > Programme und Finanzierungsquellen aus.

Ursprünglich geschätztes BudgetVor dem Start eines Projekts bereiten Sie eine Schätzung des Budgets vor. Nach derAuswahl eines Projekts auf der Projektebene von IBM TRIRIGA können Sie die Sei-te Budget auswählen. Wenn Sie während des Projektlebenszyklus ein Budget schät-zen, können Sie Datensätze für das ursprüngliche Projektbudget erstellen, die Än-derungen und Prognosen eines Budgets vorauskalkulieren und Budgets übertragenund neu zuordnen.


BudgetdatensätzeIn Budgetdatensätzen sind die Kosten, die für ein Projekt angesetzt sind, die er-warteten Kosten für das Projekt und die Budgetübertragungen und -änderungenangegeben. Sie können Budgetdatensätze auf der Seite Budget erstellen.

Datensätze für ursprüngliches ProjektbudgetDatensätze für ursprüngliches Projektbudget geben den Budgetbetrag an,der ursprünglich für ein Projekt angesetzt wurde. Dieser Wert wird in derWährung gemessen, die für die Gesamtkosten des Investitionsprojekts ver-wendet wird. Sie können die Gesamtkosten eines Projekts durch Zuordnenverschiedener Kostencodedatensätze definieren.

Angenommen, eine Summe von 1.000.000 $ ist als Kapitalauslage für einProjekt definiert. Dieser Betrag wird aufgrund der Projektanforderungenmehrfach verschieden unterteilt. Beispielsweise werden 25.000 $ möglicher-weise für den Kauf von Rohmaterialien und 50.000 $ für die erbrachten Ar-beitsleistungen ausgegeben. Diese Ausgaben können unter Kostencodesangegeben werden, die für diesen Zweck erstellt werden. Dank dieser Un-terteilung können Sie den festgelegten Betrag, der für das Projekt definiertist, verwalten.

Datensätze für ProjektbudgetprognoseDiese Datensätze dokumentieren die erwarteten Kosten eines Projekts. Pro-gnosen können im Projektverlauf laufend erstellt werden, wenn sich dieBedingungen und Erwartungen ändern.

Der Datensatz für Projektbudgetprognose enthält einen geschätzten Betrag,der die ursprünglichen geschätzten Projektkosten übersteigen oder inner-halb dieser liegen kann. Die Prognose ergibt sich aus der Analyse von Fak-toren, die das Projekt betreffen, und wird zur Überwachung von sich än-dernden Projektionen verwendet. Bei allen Prognosen wird dieselbeWährung wie für das Projekt, für das das Budget gilt, verwendet.

Datensätze für ProjektbudgetübertragungIn solch einem Datensatz werden Budgetmittel aus derselben Finanzie-rungsquelle neu zugewiesen. Dieser Datensatz erleichtert die Übertragungvon zugewiesenen Geldern von einem Kostencodedatensatz an einen ande-ren. Ein Datensatz für Projektbudgetübertragung kann zur Übertragungvon Mitteln zwischen Budgetpositionen verwendet werden. Nach derÜbertragung eines Budgets und dessen Genehmigung wird es zum überar-beiteten Budget.

Angenommen, 5 Millionen Dollar sind als ursprüngliches Budget für denBau eines Gebäudes vorgesehen. Eine Summe von 100.000 $ wird für Betonund weitere 50.000 $ für Eisen und Stahl zugeordnet. Irgendwann stellt derProjektmanager fest, dass nur 75.000 $ für Beton, aber für Stahl zusätzliche25.000 $ erforderlich sind. Sie können einen Datensatz für Projektbudget-übertragung erstellen, um den Überschussbetrag vom Kostencode für Be-ton an den Kostencode für Stahl zu übertragen.

Datensätze für ProjektbudgetänderungMit diesen Datensätzen wird das für ein Projekt definierte Budget geän-dert.

Angenommen, für ein Projekt ist ursprünglich ein Budget von 3.000.000 $für verschiedene Aktivitäten definiert. Im Laufe der Zeit schießen die Bud-getkosten aufgrund unbestimmter Elemente in die Höhe und Sie müsseneine Erhöhung des zugeordneten Projektbetrags anfordern. Sie können ei-nen Datensatz für Projektbudgetänderung erstellen, um den erforderlichenüberarbeiteten Betrag anzugeben.


Plan- und AufgabenmanagementEiner der wichtigsten Aspekte für den Fortschritt eines Projekts ist die Einhaltungdes festgelegten Plans. Zum Festlegen eines Plans können Sie das Projekt in kleine-re Aufgaben unterteilen. Sie können den Projektplan anpassen, um Aufgaben Rol-len zuzuordnen, sodass zuständige Personen ihre Aufgabenbeschreibung und -vor-aussetzungen kennen.

Der Planmanagementprozess wird häufig während des Erstellungsprozesses einesInvestitionsprojekts erstellt. Sie können die Seite Plan auf Projektebene aufrufen,um Informationen zum Plan, wie z. B. fällige Aufgaben, anzuzeigen.

ProjektentwurfsprozessNach der Planung des Budgets. der Pläne und Aufgaben können Sie mit dem Ent-wurfsprozess beginnen.

Sie können Spezifikationen für Elemente wie Wandtypen oder Beleuchtungskörpererstellen und wiederverwenden. Sie können Elementspezifikationen veröffentlichenund mit internen Mitarbeitern und Abteilungen sowie mit betriebsfremden Liefe-ranten, Kunden und Auftragnehmern gemeinsam nutzen, um sicherzustellen, dassim gesamten Projekt dieselben Daten verwendet werden.

Wählen Sie ein Projekt auf Projektebene auf und rufen Sie die Seite Entwurf auf,um einen Aspekt des Entwurfsmanagementprozesses zu erstellen, anzuzeigen oderaufzurufen.

Der Entwurfsprozess umfasst die folgenden Schritte:1. Ein Architekt erstellt eine Entwurfszeichnung oder ein visuelles Layout des

Projekts, wie z. B. einen Architekturplan. Der Entwurfszeichnungsdatensatz ent-hält nur die Zeichnungen.

2. Der Architekt oder eine andere Person, die am Entwurfsmanagementprozessbeteiligt ist, erstellt einen Entwurfsspezifikationsdatensatz. In diesem Datensatzsind verschiedene Details eines Projekts erläutert. Diese Details können derZeichnung gewöhnlich nicht entnommen werden. Zusammen ermöglichen dieZeichnung und die Spezifikationen einen Einblick in die Details, das Layoutund die Voraussetzungen eines Projekts.

3. Es wird ein Entwurfsdokument erstellt. Dieses Dokument wird mit den Infor-mationen aus dem Entwurfszeichnungsdatensatz und dem Entwurfsspezifikati-onsdatensatz erstellt. Sie können jederzeit einen beliebigen Datensatz anwendenoder das Entwurfsdokument ändern.

4. Wenn mehrere Dokumente oder Zeichnungen für einen Entwurf verwendetwerden, können Sie ein Entwurfspaket erstellen. Sie können den Entwurfspa-ketdatensatz bei Bedarf gleichzeitig an mehrere Personen senden.

5. Nach der Erstellung des Entwurfspakets wird es an eine Prüfergruppe gesen-det. Sie können das Paket in Form eines Entwurfsprüfungsdatensatzes senden.Jede Person in der Prüfergruppe prüft den Datensatz, genehmigt ihn bzw. lehntihn ab und sendet ihn an den Absender zurück.

6. Wenn eine Änderung des Entwurfs erforderlich ist, werden in einem Datensatzmit Anmerkungen zur Entwurfsänderung Änderungen an einem Entwurfsdo-kument oder an einer Zeichnung definiert. Die Prüfergruppe prüft die jeweiligeÄnderung und genehmigt sie oder lehnt sie ab.

Kapitel 6. Projekte planen und verwalten 35

7. Wenn Sie eine Entwurfsänderung zum Senken der Kosten vorschlagen, könnenSie einen Wertanalysevorschlagsdatensatz erstellen. Die Prüfergruppe prüft dieÄnderungen und genehmigt sie oder lehnt sie ab.

AbgabedatensätzeSie verwenden den Abgabeprozess, damit qualifizierte Fachleute die Qualität derfür ein Projekt verwendeten Artikel zertifizieren. Wenn für ein Bauprojekt bei-spielsweise Fliesen für die Böden verwendet werden, muss die Fliesenqualität undder Fliesentyp vom Architekten genehmigt werden.

Um eine Genehmigung zu erhalten, erstellen Sie einen Abgabedatensatz. Sie kön-nen Abgabedatensätze über die Abgabelinks auf der Seite Entwurf erstellen, anzei-gen oder verwalten. Für diese Datensätze sind Genehmigungen von Personen ineiner Verteilerliste erforderlich, bevor der Eingang des Datensatzes bestätigt unddie angegebenen Aktionen ausgeführt werden können. Sie können eine Verteilerlis-te im Abschnitt "Genehmigung" des Datensatzes erstellen.

Wählen Sie zum Erstellen einer Verteilerliste die qualifizierten Fachleute aus, diedas Projekt genehmigen müssen. Wenn die erste Person den Abgabedatensatz ge-nehmigt, wird der Datensatz an die nächste Person in der Verteilerliste gesendet,bis alle Personen den Datensatz genehmigt bzw. abgelehnt haben. Wenn eine Per-son in der Verteilerliste den Datensatz ablehnt, wird er an den Absender als abge-lehnt zurückgeschickt.

Wenn die letzte Person in der Liste den Datensatz genehmigt, wird er als geneh-migt an den Absender zurückgeschickt. Sie können dem Projekt die genehmigtenArtikel hinzufügen.

RisikomanagementAlle Faktoren oder Bedrohungen, die sich möglicherweise negativ auf die erfolgrei-che Fertigstellung des Projekts auswirken, sind Risiken. Mit dem Risikomanage-ment können Sie alle einem Projekt zugeordneten Risiken überwachen.

Wenn Sie die einem Projekt zugeordneten Risiken verwalten möchten, rufen Sie dieSeite "Fortschritt" eines Projekts auf und wählen Sie Risiko aus. Auf dieser Seitekönnen Sie einen Risikopositionsdatensatz erstellen. Ein Risikopositionsdatensatzist eine Einzelposition, die die Projekthaftung definiert. In einem Risikopositionsda-tensatz können Sie die Risikoposition, die Vorbeugungsmaßnahmen für das Risikound den Genehmiger angeben, an den der Datensatz gesendet wird.

Wenn mehrere Risikopositionsdatensätze vorhanden sind, können Sie sie in einemPrüfdatensatz für Risikopositionen gruppieren. Durch das effiziente Managementvon Risiken können Sie die Wahrscheinlichkeit für den Erfolg eines Projekts erhö-hen und Risiken ermitteln, angehen und ausschließen, bevor sie den Fortschritt desProjekts gefährden.

GenehmigungsmanagementGenehmigungen von rechtlicher Seite sind für bestimmte Aktivitäten, wie z. B. Bauoder Abriss, erforderlich.

Sie beginnen den Genehmigungsmanagementprozess, wenn Sie einen Genehmi-gungsantragsdatensatz erstellen. Dieser Datensatz enthält Details zum Stand-ortplan, ist mit den Bestimmungen zur Flächennutzungsplanung konform und hält


alle Baugrenzen für das Projekt ein. Wenn der Genehmigungsantrag genehmigtwird, können Sie einen Genehmigungsdatensatz erstellen.

In einem Genehmigungsdatensatz geben Sie Details zur von den Behörden erteiltenGenehmigung für Projekte oder Aufgaben, wie z. B. die Installation eines Aufzugs,an.

Auf der Seite Entwurf im Abschnitt "Zugehörige Links – Investitionsprojektent-wurf" können Sie viele verschiedene Typen von Genehmigungsdatensätzen erstel-len, verwalten und überwachen.

Kapitel 6. Projekte planen und verwalten 37


Kapitel 7. Beschaffungsprozess für ein Projekt verwalten

Das Beschaffungsmanagement ist ein Prozess zum Beschaffen von Material undServices, die für die Durchführung eines Projekts erforderlich sind. Dieser Prozessumfasst das Management des Ausschreibungsprozesses für einen Vertrag, die Ver-waltung des Ausschreibungsprozesses für eine Bestellung, die Bearbeitung vonRechnungen und die Freigabe von Zahlungen.

BeschaffungsmanagementprozessSie erstellen, protokollieren und überwachen Verträge, Bestellungen und andereZusagen im Beschaffungsmanagementprozess. Sie können Zahlungen, Änderungs-aufträge, Versandbenachrichtigungen, Rechnungen und Belege protokollieren undüberwachen.

Die folgenden Schritte veranschaulichen einen typischen Beschaffungsprozess:1. Eine Anforderung wird festgestellt und daraufhin wird eine Anfrage bei der

Einkaufsabteilung eingereicht. Der zugeordnete Einkaufssachbearbeiter oder einanderer berechtigter geschäftlicher Ansprechpartner wählt die beste Beschaf-fungsmethode aus.

2. Der Lagerbestandsmanager organisiert und kategorisiert die erforderlichen Pro-dukte und Services, die die Organisation beschaffen möchte.

3. Wenn Abrufbestellungen oder Servicevereinbarungen mit dem Lieferanten be-stehen und Produkte oder Services verhandelt wurden, kann der Einkaufssach-bearbeiter eine Bestellung für den vorhandenen Vertrag ausstellen. Wenn keineVerträge für das angeforderte Material oder den angeforderten Service vorhan-den sind, wird eine Preisanfrage an die Hersteller oder Lieferanten gesendet.Die Einkaufsabteilung oder der Anforderer kann einen Ausschreibungsprozesseinleiten.

4. Die Lieferanten oder Hersteller antworten auf die Ausschreibung bzw. Preisan-frage.

5. Der Einkaufssachbearbeiter analysiert die Lieferantenantworten und stellt denVertrag bzw. die Bestellung aus. Verträge und Bestellungen können aus der ur-sprünglichen Ausschreibung generiert werden, wobei redundante Dateneinträgegelöscht werden und die Genauigkeit sichergestellt wird.

6. Der Einkaufssachbearbeiter kauft die Produkte oder Services ein. Der Einkaufkann durchgeführt werden, indem die Produktdatensätze einer Bestellung zu-geordnet werden.

7. Der Einkaufssachbearbeiter bezahlt den Lieferanten für die Produkte und Servi-ces mithilfe von Rechnungen und Zahlungsfreigaben.

LieferantenausschreibungDie Ausschreibung ist eine Beschaffungsmethode, mit der Sie den Lieferanten fürden Einkauf der erforderlichen Waren oder für die Durchführung von Arbeiten alsSubunternehmer innerhalb des geschätzten Budgets und der geschätzten Zeit aus-wählen können.


AusschreibungsprozessDer Ausschreibungsprozess wird verwendet, um einen Lieferanten als Subunter-nehmer für ein Projekt oder für den Einkauf von Produkten und Services, die fürein Projekt erforderlich sind, auszuwählen. Ausschreibungsdatensätze enthalten dieSpezifikationen des Projekts oder Details zu den gekauften Produkten und Servi-ces.

Ein typischer Ausschreibungsprozess setzt sich aus den folgenden Phasen zusam-men:1. Der Projektmanager, der Vertrags- oder der Einkaufsmanager erstellt eine Aus-

schreibung, in der die Spezifikationen und geschätzten Kosten des Projekts be-schrieben werden.

2. Der Manager gibt die Ausschreibung aus.3. Die Prüfer genehmigen die Ausschreibung.4. Der Manager sendet die Ausschreibung zur Beantwortung an eine Gruppe von

Lieferanten.5. Die Lieferanten analysieren die Ausschreibung und berechnen die Kosten für

die Durchführung des Projekts. Jeder Lieferant beantwortet die Ausschreibungmit Details zu den benötigten Produkten und Services und den Gesamtkosten.

6. Der Manager analysiert die Antworten auf die Ausschreibung.7. Der Manager vergibt den Auftrag für die Ausschreibung an den Lieferanten,

der die Anforderungen des Projekts am besten erfüllt.8. Es wird automatisch ein Standardvertrag aus den Ausschreibungsdetails und

den Antwortinformationen erstellt.

Während des Prozesses kann der Manager oder Lieferant klärende Informationenzur Ausschreibung anfordern.

Die folgende Abbildung veranschaulicht den Ausschreibungsprozess.


Ausschreibungen erstellenIm Ausschreibungsdokument sind die Spezifikationen und die geschätzten Kostendes Projekts beschrieben. Außerdem enthält das Ausschreibungsdokument eine Lis-te potenzieller Lieferanten.

Vorbereitende Schritte

Sie müssen sich als Vertrags-, Einkaufs- oder Projektmanager anmelden.

Vorgehensweise1. Wählen Sie Beschaffung > Angebote > Ausschreibungen aus und fügen Sie

eine Ausschreibung hinzu.2. Geben Sie auf der Registerkarte Allgemein den Ausschreibungsnamen und

weitere Details ein.3. Fügen Sie auf der Registerkarte Kostenformular die Produkte oder Services für

das Projekt hinzu.4. Fügen Sie auf der Registerkarte Lieferanten die Lieferantenfirmen hinzu, die

am Ausschreibungsprozess teilnehmen.5. Erstellen Sie einen Vertrag und geben Sie die Ausschreibung aus.

Ergebnisse

Falls die Verteilerliste Prüfer enthält, wird die Ausschreibung an die Prüfer gesen-det und der Status wird in "Prüfung in Bearbeitung" geändert. Nachdem alle Prü-fer die Ausschreibung genehmigt haben, wird der Status der Ausschreibung in"Ausgegeben" geändert.

Angebot für Ausschreibungerstellen

Ausschrei-bung

herausgeben

Ausschrei-bungsdoku-ment hinzu-

fügen

Ausschrei-bung emp-

fangenGeneral-(

unternehmer)

Senden(vollständige

Aus-schreibung)

Ausschrei-bungen ver-walten undanalysieren

Antwort aufAusschrei-

bungsenden

Standard-vertrag

vergeben

Lieferantensuchen oderhinzufügen

Ausschrei-bungsant-worten von

Subunterneh-mern anfor-

dern

Ausschrei-bungsposi-

tionen verwal-ten und analy-

sieren

Kostencodessuchen und

Positionertellen

Ausschrei-bung emp-

fangen(AEC-

Berater)

Ausschrei-bungsant-wort sen-

den

Antworten auf Ausschreibung analysieren

Standard-vertragvergeben

Abbildung 21. Ausschreibungsprozess

Kapitel 7. Beschaffungsprozess für ein Projekt verwalten 41

Ausschreibungen klärenWenn während des Ausschreibungsprozesses eine Klärung erforderlich ist, könnenSie einen Ausschreibungsklärungsdatensatz erstellen und diesen an den entspre-chenden Lieferanten senden.



Vorgehensweise1. Wählen Sie Beschaffung > Angebote > Ausschreibungsklärung und anschlie-

ßend Hinzufügen aus.2. Geben Sie auf der Registerkarte Allgemein den Namen und weitere Details ein.3. Geben Sie im Abschnitt "Empfänger" die Person an, an die Sie die Klärung sen-

den.4. Wählen Sie im Abschnitt "Ausschreibung" Suchen aus und ordnen Sie die Aus-

schreibung zu, für die eine Klärung erforderlich ist.5. Geben Sie im Abschnitt "Anfrage" Ihre Fragen zur Ausschreibung ein.6. Erstellen Sie einen Entwurf und geben Sie die Klärung aus.

Verträge mit LieferantenNachdem eine Vereinbarung zwischen Ihrer Organisation und dem Lieferanten ge-troffen wurde, halten Sie die Vereinbarung in einem Vertrag fest. Ein Vertrag kannauf einen Ausschreibungsprozess hin vergeben oder gesondert erstellt werden.

Standardverträge im EinkaufsprozessEin Vertrag stellt eine rechtsgültige Verbindlichkeit zwischen Ihrer Organisationund dem Lieferanten dar. Ein Vertrag enthält die Details der Vereinbarung, wie z.B. den Umfang des Projekts und die Materialkosten.

Nach Abschluss des Ausschreibungsprozesses und Vergabe des Auftrags an einenLieferanten wird ein Standardvertrag erstellt. Ein Standardvertrag stellt eine Erst-vereinbarung zwischen dem Lieferanten und der Organisation dar. Der Standard-vertrag ist eine bindende Vereinbarung. Aus diesem Grund können am Standard-vertragsdatensatz direkt keine Änderungen vorgenommen werden.

Angenommen, ein Bauunternehmen wird von einem Hoteleigentümer mit demBau eines neuen Restaurants mit einem Budget von 5.000.000 $ beauftragt. Überden Ausschreibungsprozess wird der Auftragnehmer bestimmt und das System ge-neriert eine Standardvertragsvereinbarung. In der Vereinbarung wird angegeben,dass eine Gruppe für den Bau des Restaurants zuständig ist und die andere Grup-pe dafür 5.000.000 $ zahlen muss.

Verträge über Ausschreibungen vergebenNachdem die Lieferanten auf Ihre Ausschreibung geantwortet haben, können Siederen Antworten analysieren und entscheiden, an wen Sie den Vertrag vergeben.


Sie müssen sich als Vertrags-, Einkaufs- oder Projektmanager anmelden. Die Aus-schreibung muss den Status "Abgeschlossen" haben und die Antworten auf dieAusschreibung müssen den Status "Ausgegeben" haben.


Vorgehensweise1. Wählen Sie Beschaffung > Angebote > Ausschreibungen aus und öffnen Sie

die Ausschreibung.2. Wählen Sie auf der Registerkarte Analyse im Abschnitt "Antworten auf Aus-

schreibung" die Antwort aus, an die Sie den Vertrag vergeben möchten.3. Vergeben Sie den Auftrag.

Vertragsänderungen aufzeichnenEin Standardvertrag ist eine bindende Vereinbarung. Änderungen können nicht di-rekt am Vertrag vorgenommen werden. Sie können einen Änderungsauftrag fürVerträge verwenden, um alle Änderungen aufzuzeichnen, die während der Aus-übung des Vertrags vorgenommen werden. Beispielsweise können sich die Liefer-und Zahlungsbedingungen ändern.



Vorgehensweise1. Wählen Sie Verträge > Änderungsaufträge für Standardvertrag > Verträge aus.2. Fügen Sie einen Änderungsauftrag hinzu und geben Sie die Details zu den Ver-

tragsänderungen an.3. Erstellen Sie einen Vertrag und geben Sie die Änderungen aus.

PreisanfragenEin Preisanfragedatensatz wird verwendet, um einen Lieferanten für den Einkaufvon Produkten oder Services für ein Projekt auszuwählen. Wenn der Preisanfrage-datensatz ausgegeben wird, werden Antworten von Lieferanten im Preisanfrageda-tensatz protokolliert.

Die Preisanfrage wird für kleine oder einmalige Anforderungen verwendet, für diekein Vertrag erforderlich ist. Als ersten Schritt des Einkaufszyklus erstellt der Pro-jektmanager einen Datensatz für die Preisanfrage. Dieser Datensatz enthält die Da-ten, die die Lieferanten benötigen, um eine Antwort zu senden. Dazu gehören daserforderliche Material und das geschätzte Budget.

Nachdem alle Antworten empfangen und analysiert wurden, wird der Auftrag anden erfolgreichen Lieferanten vergeben und es wird automatisch eine Bestellungerstellt. Nach der Vergabe des Auftrags an den Lieferanten wird eine Bestellung er-stellt. Diese Kaufaktivität wird als einmalige Zusage für das Projekt eingestuft.


Preisanfragen erstellenDer Preisanfragedatensatz enthält Details über die Produkte und Services, die Sieeinkaufen möchten, Kostendetails und Lieferantenfirmen. Sie erstellen einen Preis-anfragedatensatz für kleine Projekte oder einmalige Projekte, für die kein Vertragerforderlich ist.



Vorgehensweise1. Wählen Sie Beschaffung > Angebote > Preisanfragen aus und fügen Sie einen

Preisanfragedatensatz hinzu.2. Geben Sie auf der Registerkarte Allgemein den Namen des Projekts ein und

geben Sie außerdem die Kontaktperson an.3. Fügen Sie auf der Registerkarte Kostenformular die Produkte oder Services für

das Projekt hinzu.4. Fügen Sie auf der Registerkarte Lieferanten die Lieferantenfirmen hinzu, an die

Sie den Preisanfragedatensatz senden möchten.5. Erstellen Sie einen Entwurf und geben Sie den Preisanfragedatensatz aus.

BestellungenEine Bestellung wird verwendet, um Produkte bei einem ausgewählten Lieferantenzu kaufen. Sie enthält Details zu den Produkten und Services, zum Lieferanten, beidem der Einkauf getätigt wird, und zu den Liefer- und Zahlungsbedingungen desEinkaufs.

Angebot für Preisanfrageerstellen

Preisanfrageausgeben

Preisan-frage-

dokumenthinzufügen

Preisanfrageempfangen(Hersteller/Lieferant/Anbieter)

Preisanfragesenden

Preisanfra-gen verwal-

ten undanalysieren

Antwort aufPreisanfrage

senden

Bestellungvergeben

Lieferantensuchen oderhinzufügen

Preisanfrageempfangen

-(AEC)Berater

Antwort zuPreisanfrage

senden

Kostencodessuchen und

Positionerstellen

Antworten auf Preisanfrage analysierenBestellungvergeben

Abbildung 22. Preisanfrageprozess


Jeder gekaufte Artikel ist eine Position in der Bestellung. Einem Bestellungsdaten-satz können mehrere Positionen zugeordnet sein.

Bestellungen können wie folgt erstellt werden:v Automatisch, wenn der Auftrag auf eine Preisanfrage oder Angebotsanfrage hin

erteilt wird. Der Bestellungsdatensatz hat denselben Namen wie der entspre-chende Preisanfrage- bzw. Angebotsanfragedatensatz.

v Automatisch, wenn ein Bestandsartikel nachbestellt wirdv Aus einer Abrufbestellung auf der Registerkarte Produkte und Services

v Über das Menü Beschaffung > Anforderungen & Bestellungen.

Alternativ können Sie einen Bestellungsdatensatz manuell erstellen, damit Sie di-rekt beim ausgewählten Lieferanten bestellen können. Wählen Sie zum Erstellen ei-ner Bestellung Beschaffung > Anforderungen & Bestellungen > Bestellungen aus.

Bestellungen vergebenNachdem die Lieferanten auf Ihre Preisanfrage geantwortet haben, können Sie de-ren Antworten analysieren und eine Bestellung vergeben.


Sie müssen sich als Vertrags-, Einkaufs- oder Projektmanager anmelden. Die Anfra-ge muss den Status "Abgeschlossen" und die Antwort auf die Anfrage den Status"Ausgegeben" haben.

Vorgehensweise1. Wählen Sie Beschaffung > Angebote > Preisanfragen aus und öffnen Sie die

Anfrage.2. Öffnen Sie auf der Registerkarte Analyse im Abschnitt "Antworten auf Preisan-

frage" die Antwort, für die Sie die Bestellung vergeben möchten.3. Vergeben Sie die Bestellung.

Bestellungsbezogene RechnungenMit einer Rechnung wird die Bezahlung für erbrachte Services oder gelieferte Pro-dukte angefordert.

Wenn kein Vertrag zwischen dem Lieferanten und der Organisation besteht, wer-den in einer bestellungsbezogenen Rechnung Details über die bereitgestellten Pro-dukte bzw. erbrachten Services erfasst. Eine Rechnung wird generiert, um die Pro-dukte bzw. Services zu berechnen. Die bestellungsbezogene Rechnung wird derentsprechenden Bestellung zugeordnet.

Die bestellungsbezogene Rechnung wird einem Budget zugeordnet. Nach erfolgterZahlung wird der in der Bestellung bzw. bestellungsbezogenen Rechnung angege-bene Betrag für das Budget festgeschrieben.

Rufen Sie Verträge > Verbindlichkeiten > Rechnungen > BestellungsbezogeneRechnungen auf, um eine bestllungsbezogene Rechnung zu erstellen.


Zahlungen freigebenWenn eine Zahlung für einen Vertrag oder eine Bestellung freigegeben wird, wirdein Zahlungsfreigabedatensatz erstellt. Zahlungen werden für den Abschluss einesgesamten Vertrags oder für die Bereitstellung der erforderlichen Produkte und Ser-vices getätigt.

Vorgehensweise1. Wählen Sie Verträge > Verbindlichkeiten > Zahlungen > Freigaben und an-

schließend Hinzufügen aus.2. Geben Sie auf der Registerkarte Allgemein den Namen und weitere Details

ein.3. Ordnen Sie auf der Registerkarte Rechnungen die Rechnungen zu, für die Zah-

lungen freigegeben werden.4. Speichern Sie die Zahlungsfreigabe und geben Sie sie aus.


Kapitel 8. Projektdurchführung

Während der Projektdurchführung überwachen Sie Informationen, verwalten tägli-che Berichte und verwalten und erstellen Datensätze, um die ordnungsgemäßeDurchführung des Projekts sicherzustellen. Aufgaben und Prozesse bei der Projekt-durchführung finden täglich und fortlaufend statt.

InformationsanfragenWährend ein Projekt in Bearbeitung ist, kommunizieren Subunternehmer und Pro-jektmanager über Informationsanfragen miteinander.

Sie können Informationsanfragedatensätze auf der Seite Entwurf erstellen, verwal-ten und überwachen.

Wenn Sie einen Vertrag an einen Subunternehmer für einen bestimmten Teil desProjekts vergeben, versenden Sie die erforderlichen Entwurfsspezifikationen, Zeich-nungen und weitere erforderliche Dokumente. Wenn der Subunternehmer Fragenzum Entwurf oder zu einem anderen Aspekt des Vertrags hat, wird ein Informati-onsanfragedatensatz gesendet, um Probleme oder Missverständnisse bezüglich ei-nes Projekts zu klären. Erforderliche Erläuterungen werden in diesem Datensatzhinzugefügt. Anschließend wird der Datensatz zurück an den Subunternehmer ge-sendet.

Probleme und ÄnderungenEin Problem ist eine Beschwernis auf einer beliebigen Projektebene, die eine Lö-sung erfordert. Probleme können sich auf Kosten, Pläne, Zeichnungen, Dokumenteund andere Faktoren auswirken. Probleme werden im Problemdatensatz angege-ben und können in einem Datensatz für potenzielle Änderungen genauer beschrie-ben werden.

Sie können Problemdatensätze und Datensätze für potenzielle Änderungen auf derSeite Fortschritt erstellen, verwalten oder anzeigen.

Einem Problemdatensatz sind mehrere Problempositionen zugeordnet. Eine Prob-lemposition enthält die Kommunikation zwischen dem Problemmanager und ande-ren Personen, die an der Lösung des Problems beteiligt sind. Der Problemmanagerweist den Betonsubunternehmer beispielsweise an, ein Stück Gehweg zu ersetzen,um es um 1 Zoll dicker zu machen. Der Subunternehmer teilt dem Problemmana-ger als Reaktion auf diese Anweisung mit, wann die Arbeiten stattfinden oder ab-geschlossen sind.

Aufgrund eines Problems oder aufgrund vorgeschlagener Lösungen für dieses Pro-blem werden in einigen Fällen Änderungen am Projektumfang, -budget oder -planvorgenommen. Potenzielle Änderungen sind keine tatsächlichen Änderungen. Eshandelt sich dabei um denkbare Änderungen, die möglicherweise zu einem Ände-rungsauftrag für den Standardvertrag führen, der zum Ändern eines Projekts ver-wendet wird. Genehmigte Datensätze für potenzielle Änderungsaufträge könnenzu Änderungsaufträgen werden, die gewöhnlich zu Änderungen bezüglich desProjektumfangs führen.


TagesjournaleSie können Tagesjournaldatensätze verwenden, um tägliche Ereignisse, die am Pro-jektstandort stattfinden, zu überwachen. Zu den Informationen gehören Angabenzu den Besuchern am Projektstandort, die Wettervorhersage für jeden Tag sowieder Kostencode und die Finanzdetails für jede Aktivität, die für den jeweiligen Taggeplant ist.

Sie können alle Tagesjournaldatensätze auf der Seite Fortschritt erstellen, verwaltenoder anzeigen.

Ein Tagesjournal kann sich aus den folgenden Datensatztypen zusammensetzen:

Datensätze für TagesdetailsDiese Datensätze enthalten Informationen zum Wetter und zu Besuchernan einem Projektstandort für einen einzigen Tag. Zu den Wetterinformatio-nen gehören die Windrichtung, der Niederschlag, die Luftfeuchtigkeit inProzent, die Sichtweite und weitere atmosphärischer Merkmale. Besuchersind Personen, die den Projektstandort gelegentlich aufsuchen.

Datensätze für tägliche EreignisseDiese Datensätze beschreiben alle Aktivitäten, die an einem einzigen Tagan einem Arbeitsplatz stattgefunden haben. Jeder Datensatz für tägliche Er-eignisse beschreibt ein einziges Ereignis oder eine einzige Aktivität.

Datensätze für tägliche BerichteDiese Datensätze gruppieren Datensätze für tägliche Ereignisse, um Detailszu allen Ereignissen bereitzustellen, die an einem einzigen Tag stattgefun-den haben. Sie können dem Datensatz für tägliche Berichte außerdem aufder Seite Aufgabe eine geplante Aktivität zuordnen.

ProjektbesprechungenSie können Besprechungen und Besprechungsthemen, wie z. B. die Projektplanung,Kostencodedetails, Projektpläne und die verschiedenen Risiken bei einem Projekt,verfolgen.

Sie können alle Besprechungsnotizen im Abschnitt "Besprechungen" der Seite Fort-schritt erstellen, verwalten oder anzeigen.

Die folgenden Datensätze verfolgen Projektbesprechungen:

BesprechungspunktdatensätzeDiese Datensätze enthalten Details zu Besprechungen, wie z. B. die einzel-nen Punkte in einer Besprechungsnotiz, die besprochen oder überprüftwurden. Sie können beispielsweise einen Besprechungspunktdatensatz er-stellen, der Details zu Problemen mit der Elektrik, die in der Besprechungbehandelt wurden, enthält.

BesprechungsnotizenDiese setzen sich aus allen Informationen zu einer Besprechung zusammen,wie z. B. Informationen zu den Teilnehmern, der Besprechungszeit, demBesprechungsort und den Besprechungspunkten. Sie können Besprechungs-punktdatensätze einer Besprechungsnotiz zuordnen. Alle nicht gelöstenProbleme für einen Besprechungspunkt können in einer anderen Bespre-chung übernommen werden.


BesprechungsreihendatensätzeDies sind Gruppenbesprechungsdatensätze, die ein ähnliches Thema ha-ben.

ProjektkorrespondenzIn IBM TRIRIGA verwenden Sie Korrespondenzdatensätze, -berichte und -hinwei-se, um die interne und externe Korrespondenz zu erstellen, zu verwalten und zuüberwachen.

Sie können Korrespondenzdatensätze, -berichte und -hinweise im Abschnitt "Korre-spondenz" der Seite Fortschritt anzeigen, verwalten und erstellen.

Mit den folgenden Korrespondenzdatensätzen, -berichten und -hinweisen werdenalle Kommunikationsdetails für ein Projekt verwaltet:

UnfallberichtIn diesem Bericht werden die Ereignisse und Gründe, die zu einer Verlet-zung oder einem Unfall geführt haben, ausführlich beschrieben. Der Be-richt enthält außerdem Details zu den Maßnahmen, die ergriffen wurden,um die Schwere des Unfalls zu mindern.

SicherheitshinweiseMit Sicherheitshinweisen werden alle Mitarbeiter über Sicherheitsmaßnah-men zur Vorbeugung von Unfällen am Arbeitsplatz benachrichtigt. DieseDatensätze enthalten Details zu den Verfahren, die zur Vorbeugung einesUnfalls durchgeführt werden müssen.

Sie verwenden Sicherheitshinweise, um Personen, die die Sicherheitsmaß-nahmen für das Projekt nicht befolgen, zu informieren. Das Verstoßen ge-gen Sicherheitsregeln erhöht das Risiko von Unfällen und Todesfällen. MitSicherheitshinweisen wird Unfällen vorgebeugt und die Haftung einge-schränkt.

GesprächsnotizDie Gesprächsnotiz enthält die Details eines Telefonats zwischen mindes-tens zwei Personen, die an einem Projekt beteiligt sind. Sie können diesenDatensatz verwenden, um das Gespräch zu beschreiben und um zusätzli-che Details, wie z. B. das Datum, die Uhrzeit und die Anzahl der am Ge-spräch beteiligten Personen, anzugeben.

FeldanweisungMit diesem Datensatz wird die Genehmigung für die Projektänderungenerteilt, ohne dass die formale Genehmigung erforderlich ist. Eine Feldan-weisung schränkt die Haftung für die Einzelperson ein, die die Änderun-gen vornimmt, und ermöglicht den Fortschritt des Projekts. Feldanweisun-gen werden gewöhnlich verwendet, wenn das Risiko besteht, dass dasProjekt erst dann fortgesetzt werden kann, wenn die Arbeiten abgeschlos-sen sind.

EinhaltungsaufforderungDies ist eine Nachricht, die gesendet wird, wenn eine Aktion ausgeführtwird, die gegen Verordnungen auf Bundes- oder Staatsebene verstößt.Wenn eine Person beispielsweise ohne Standortgenehmigung Grabungsar-beiten ausführt, wird eine Einhaltungsaufforderung gesendet, die die Per-son darüber informiert, dass die Grabungsarbeiten gestoppt werdenmüssen. Wird dieser Einhaltungsaufforderung nicht Folge geleistet, kanndies zu ernstzunehmenden Folgemaßnahmen führen.

Kapitel 8. Projektdurchführung 49

FortschrittsberichteSie können Projekt-, Vertrags- und Abschlussberichte erstellen, um Details zur Ent-wicklung eines Projekts anzugeben. Sie können Fortschrittsberichte jederzeit in ei-nem Projektlebenszyklus anzeigen. Außerdem können Sie Berichte anzeigen, umden Fortschritt von Verträgen und Projektabschlüssen zu sehen.

Rufen Sie den Abschnitt "Zugehörige Links - Investitionsprojektfortschritt" der Sei-te Fortschritt auf, um einen Fortschrittsbericht zu erstellen, zu verwalten oder an-zuzeigen.


Kapitel 9. Projekt- und Programmabschluss

Der Projektabschluss ist der letzte Schritt im Projektlebenszyklus. Während des Ab-schlussprozesses stellt der Projektmanager sicher, dass das Projekt vollständig ab-geschlossen ist. Wenn alle Projekte in einem Programm geschlossen sind, schließtder Programmmanager das Programm.

Die Seite Fortschritt enthält alle für den Projektabschluss erforderlichen Informatio-nen, wie z. B. Erinnerungen, Berichte und Checklisten.

Zur Unterstützung des Projektabschlusses kann mit Mängellistendatensätzen si-chergestellt werden, dass Aufgaben vor der Fertigstellung des Projekts abgeschlos-sen sind.

Abschlusschecklisten können ebenfalls verwendet werden, um den Projektmanageran Punkte zu erinnern, die abgeschlossen werden müssen, bevor das Projekt ge-schlossen wird.

Wenn Projekte Teil eines Programms sind, wird durch den Programmabschluss si-chergestellt, dass alle Projekte abgeschlossen und geschlossen sind. Wenn alle Pro-jekte geschlossen sind und für das Projekt Mittel übrig sind, müssen Sie die Mittelmöglicherweise an ein anderes Programm übertragen.

Rufen Sie den Abschnitt "Programmfinanzierung" eines Programmdatensatzes auf,um Mittel zu übertragen.



Bemerkungen

Die vorliegenden Informationen wurden für Produkte und Services entwickelt, dieauf dem deutschen Markt angeboten werden. IBM stellt dieses Material möglicher-weise auch in anderen Sprachen zur Verfügung. Für den Zugriff auf das Materialin einer anderen Sprache kann eine Kopie des Produkts oder der Produktversion inder jeweiligen Sprache erforderlich sein.

Möglicherweise bietet IBM die in dieser Dokumentation beschriebenen Produkte,Services oder Funktionen in anderen Ländern nicht an. Informationen über die ge-genwärtig im jeweiligen Land verfügbaren Produkte und Services sind beim zu-ständigen IBM Ansprechpartner erhältlich. Hinweise auf IBM Lizenzprogrammeoder andere IBM Produkte bedeuten nicht, dass nur Programme, Produkte oderServices von IBM verwendet werden können. Anstelle der IBM Produkte, Program-me oder Services können auch andere, ihnen äquivalente Produkte, Programmeoder Services verwendet werden, solange diese keine gewerblichen oder anderenSchutzrechte von IBM verletzen. Die Verantwortung für den Betrieb von Produk-ten, Programmen und Services anderer Anbieter liegt beim Kunden.

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Trotz sorgfältiger Bearbeitung können technische Ungenauigkeiten oder Druckfeh-ler in dieser Veröffentlichung nicht ausgeschlossen werden. Die hier enthaltenen In-formationen werden in regelmäßigen Zeitabständen aktualisiert und als Neuausga-be veröffentlicht. IBM kann ohne weitere Mitteilung jederzeit Verbesserungen und/oder Änderungen an den in dieser Veröffentlichung beschriebenen Produkten und/oder Programmen vornehmen.

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Werden an IBM Informationen eingesandt, können diese beliebig verwendet wer-den, ohne dass eine Verpflichtung gegenüber dem Einsender entsteht.

Lizenznehmer des Programms, die Informationen zu diesem Produkt wünschenmit der Zielsetzung: (i) den Austausch von Informationen zwischen unabhängigvoneinander erstellten Programmen und anderen Programmen (einschließlich desvorliegenden Programms) sowie (ii) die gemeinsame Nutzung der ausgetauschtenInformationen zu ermöglichen, wenden sich an folgende Adresse:


IBM Director of LicensingIBM CorporationNorth Castle Drive, MD-NC119Armonk, NY 10504-1785USA

Die Bereitstellung dieser Informationen kann unter Umständen von bestimmtenBedingungen - in einigen Fällen auch von der Zahlung einer Gebühr - abhängigsein.

Die Lieferung des in diesem Dokument beschriebenen Lizenzprogramms sowie deszugehörigen Lizenzmaterials erfolgt auf der Basis der IBM Rahmenvereinbarungbzw. der Allgemeinen Geschäftsbedingungen von IBM, der IBM InternationalenNutzungsbedingungen für Programmpakete oder einer äquivalenten Vereinbarung.

Die zitierten Leistungsdaten und Clientbeispiele dienen lediglich der Verdeutli-chung. Die tatsächlichen Ergebnisse können je nach Konfiguration und Betriebsbe-dingungen variieren.

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