Fachhochschule Hannover- Ricklinoer Stadtweq 1 18- 30459 Hannover

Rundschreibengemäß Verteilerliste

Trennungsrechnung für die Kalkulationund Abrechnung von Drittmittelprojekten

Sehr geehrte Damen und Herren,liebe Kolleginnen und Kollegen,

nach dem Gemeinschaftsrahmen für staatliche Beihilfen für Forschung,Entwicklung und Innovation (30.12.2006, Abl. EU Nr. (323, S.1)wird vonHochschulen und Forschungseinrichtungen für die wirtschaftliche Tätigkeit derNachweis über ein kostendeckendes Wirtschaften verlangt.

Für unsere Hochschule bedeutet dieses, dass die Trennungsrechnungdurchgeführt werden muss. Bei der Trennungsrechnung ist zwischen derwirtschaftlichen und der nichtwirtschaftlichen Tätigkeit der Hochschule zuunterscheiden. Der Zweck der Trennungsrechnung ist es, den Nachweisdarüber zu führen, dass die Hochschule ihre wirtschaftlichen Tätigkeiten (ohneVerwendung von Landesmitteln) erbringt. Der Nachweis darüber wird imJahresabschluss der Hochschule geführt.

Für die Rechnungslegung bzw. die Abrechnung im nichtwirtschaftlichenBereich gibt es gegenüber dem jetzigen Verfahren keine Anderung.

Anderes gilt für den Bereich der wirtschaftlichen Tätigkeiten. Zu diesemBereich zählen alle Aktivitäten der Hochschule. die aus steuerrechtlicher Sichtder Mehrwertssteuer unterliegen, wobei es unerheblich ist, ob wirklichMeh rwertssteuer geza h lt wi rd.

ln unserer Hochschule zählen hierzu insbesondere die durch Drittmittelfinanzierten Projekte. Als Stichtag gilt der 01.10.2009. Er ist die diesemZusammenhang so zu verstehen, dass das Datum der Vertragsunterzeichnungentscheidend dafür ist, ob ein Projekt der EU-Richtlinie unterliegt.

Vizepräsidentin derFachhochschuleHannover

Dipl.-Oec.Xiaogang Gerns

teteton:+49 (0)51 1 9296-1000Fax:

+49 (0)51 1 9296-1 100E-Mail:

xiaogang.gerns@fh-hannover.de

Besucheradresse/Paketanschrift:

RicklingerStadtweg 1 1830459 Hannover

Stadtbahn:Linie 3,7, 17

S-Bah n:

Linien 1,2,5Haltestelle:

Bahn hofLi nden/Fischerhof

Internet:www.f h-hannover.de

UStlD.Nr.811361762

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VPG-HJ

Bearbeitet von

Frau Jaschkowitz

Durchwahl 9296-

1 007

hannover,

29.09.2009

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Bei Projekten mit einer Vertragsunterzeichnung ror dem Stichtag wird wie bisherverfahren. Alle Projekte mit einer Vertragsunterzeichnung nach dem Stichtag unterliegen den

neuen EU- Kalkulations- und Abrechnungsbestimmungen. Vertragsverlängerungen nach demStichtag unterliegen ebenfalls den neuen Regeln.

Diese Regeln verlangen für jedes Projekt eine Kalkulation auf Basis der Vollkostenrechnung.Weiter ist ein Gewinn von i.d.R. mindestens 3% der Gesamtkosten einzurechnen, so dass derPreis für die angebotenen Leistungen in einem Drittmittelprojekt nicht nur sämtliche Kosten

abdeckt, sondern auch einen Gewinn ermöglicht. Die Schlussabrechnung solcher Projekteerfolgt wie die Kalkulation auf Basis der Vollkostenrechnung.

Die Vollkosten beinhalten die direkten und die indirekten Kosten. Direkte Kosten sind alle

Kosten, die dem Projekt direkt zugeordnet werden können wie z.B. Gerätebeschaffung,Verbrauchsmaterial, Unteraufträge, Personalkosten usw. Wichtig bei den Personalkosten ist,

dass diese nicht alleine aus den Kosten für zusätzlich eingestelltes Personal bestehen, sondernauch die Kosten für das Landespersonal, das im Projekt (anteilig) mitarbeitet. Letzteres bedingtfür die Abrechnung des Projektes eine entsprechende Arbeitszeiterfassung des betroffenenPersonenkreises (vgl. hierzu Rundschreiben ,,Verfahren der Zeiterfassung zur Durchführung der

Trennungsrechnung " vom September 2009).

Die Kostenermittlung basiert denn auf hochschulinternen Durchschnittssätzen, die jährlich

bekannt gegeben werden. Die Berechnung der Kosten für das zusätzliche Personal erfolgt aufGrundlage der tatsächlichen Kosten. Zu den indirekten Kosten, auch Gemeinkosten genannt,

zählen z.B. Gebäudekosten, Strom, Heizung, Nutzung zentraler Einrichtungen usw.

An unserer Hochschule werden diese Gemeinkosten über einen einheitlichenGemeinkostenzuschlag in Höhe von 64%o der kalkulierten Personalkosten berücksichtigt. Dieser

Prozentsatz wird von der Hochschule jährlich neu berechnet und bekannt gegeben. Die so

festgelegten Euro-Beträge für die Gemeinkosten teilen sich die Verwaltung der betroffenenFakultät oder Einrichtung und die Hauptverwaltung je zur Hälfte. Die so abgeführten Mittel an

die Hauptverwaltung fließen in den Forschungsfonds und/oder weitere forschungs-unterstützende Maßnanmen.

Gewinne die durch eine wirtschaftliche Tätigkeit anfallen, werden einer Sonderrücklagezugeführt. Der Ausgleich eines defizitären Projektes der wirtschaftlichen Tätigkeit darf nur die

Mittel aus dieser Rücklage bzw. durch Gewinne der wirtschaftlichen Tätigkeit erfolgen. Weiterkönnen die Mittel aus dieser Rücklage für alle entstehenden Kosten im wirtschaftlichen Bereichgenutzt werden. Sollen Mittel aus dieser Rücklage für den nichtwirtschaftlichen Bereich

verwendet werden, muss der entsprechende Betrag hierfür zuvor auf eine (ggf. nocheinzurichtende) Sonderrücklage für nichtwirtschaftliche Tätigkeiten umgebucht werden.

Mit freundlichen Grüßen

(Gerns)