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| freundschaftlich. visionär. exzellent Anforderungsanalyse im IT-Projektmanagement

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Anforderungsanalyse im IT-Projektmanagement

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2freundschaftlich. visionär. exzellent.

... und warum halte jetzt genau ich diesen Vortrag?

Einleitung

Thorben Grubert

SAP HCM & SuccessFactors

Consultant

B.Sc. Wirtschaftsinformatik

[email protected] | 0170 / 9807721

Weil ich meine Kunden genau in diesem Thema berate und unterstütze!

Zertifizierter SAP HCM Entwickler, SuccessFactors Berater und Projektmanager

Zurzeit:Projektleitung von 3 Projekten, darunter ein DAX30 Unternehmen

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3freundschaftlich. visionär. exzellent.

Anreise

Wie sieht der Ablauf einer Projektwoche aus?

Kundenanforderungen aufnehmen Konzepte entwickeln

Mit dem Kunden besprechen Kundenindividuelle Softwarelösungen Kundenschulungen

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Das magische Dreieck des Projektmanagements umfasst auch die Kundenanforderungen

Einleitung

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5freundschaftlich. visionär. exzellent.

Der Anfang allen Übels eines gescheiterten Projekts liegt in der Anforderungsaufnahme

Notwendigkeit und Auswirkungen

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Wie soll das Projekt erfolgreich werden, wenn nicht geklärt ist, was das Projekt umfasst?

Notwendigkeit und Auswirkungen

Anforderungsaufnahme

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Human Resources ist nur eines von vielen Modulen im SAP ERP Dschungel

Anforderungen im SAP Alltag

Sie sind hier

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Im Personalbereich gibt es typische Gruppen von funktionalen Anforderungenan das System

Anforderungen im SAP Alltag

Stammdatenverwaltung

Personalplanung

Zeitermittlung

Personalberichterstattung

Administration

Personalabrechnung

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Funktionale Anforderungen können allerdings auch wesentlich detaillierter und zahlreicher sein

Anforderungen im SAP Alltag

Berechnung der Löhne und Gehälter, Führung der Lohn- und Gehaltskosten, Lohnsteuerabrechnung, Sozialversicherung, Pfändungund Darlehen, Telefonabrechnung, Personaldatenerfassung bei Neueinstellung, Arbeitsvertragsdaten, Ausbildungsdaten,Tätigkeiten, Bisherige Beschäftigung, Beurteilungsdaten, Änderungsdienste für Personalien, Bewerberverwaltung, Adressdaten,Geburtsdatum, Verwaltungsarbeit bei Einstellung, Entlassung, Versetzungen, Beförderungen, Terminüberwachung,Bescheinigungen, Tabellenauswertung, Erstellung interner Personalstatistiken, Statistiken für externe Adressaten,Kennzahlenermittlung, Grafische Aufbereitung von Kennzahlen und Statistiken, Meldungen an interne und externe Adressaten,Anwesenheitskontrolle, Fehlzeitenverwaltung und –auswertung, Urlaubsabrechnung, Schichtpläne, Krankenstände,Personalbedarfsplanung (Stellenplan), Personaleinsatzplanung, Personalentwicklungsplanung, Personalbeschaffungs-/ -freisetzungsplanung, Personalkostenplanung, Gehaltshochrechnung

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Nicht-funktionale Anforderungen ergänzen die funktionale Beschreibung

Anforderungen im SAP Alltag

Wirtschaftlichkeit

Stabilität zur Laufzeit

Datensicherheit

Integrierbarkeit

Flexibilität

Benutzerfreundlichkeit

Ganzheitlichkeit

Wartbarkeit

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Es gibt typische Anforderungen, die gerne mal vergessen werden

Anforderungsanalyse

Berechtigungen und Sicherheit

Schulungen

Dokumentation

Kommunikation mit Stakeholdern

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Die zwei wichtigsten Fragen im Anforderungsmanagement sind leicht zu merken…

Anforderungsanalyse

1. Was möchten Sie haben?

2. Warum?

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Ein einfacher Anforderungskatalog könnte so aussehen:

Anforderungsanalyse

ID Anforderungsbezeichnung Anforderungsbeschreibung Umsetzungs-

priorität

R1 Prozessdefinition Definition des Geschäftsprozesses zur Personaleinsatzplanung und -pflege Soll

R2 Rollenkonzept Erstellung und Umsetzung eines Rollenkonzepts Soll

R3 Berechtigungskonzept Erstellung und Umsetzung eines Berechtigungskonzept Soll

R4 Cloud-Anwendung Werkzeug muss eine Cloud-Anwendung sein Soll

R5 Projektdauer Maximale Projektlaufzeit beträgt 3 Monate Soll

R6 Datenmigration Alte Datenstände sollen migriert werden Soll

R7 Genauigkeit der Planbarkeit Tagesgenaue Planung und Auslastung größer 100% möglich Soll

R8 Berücksichtigung von internen Terminen Auch interne Termine, wie bspw. Teamevents oder Sommerfeste sollen im Tool vermerkbar sein Soll

R9 Korrekturfunktion durch Mitarbeiter Mitarbeiter sollen Zugriff auf Anwendung haben, um falsche Datenstände zu melden Soll

R10 Schrittweiser Rollout Pilot wird in ausgewähltem Fachbereich ausgerollt und danach sukzessive in den anderen

Fachbereichen eingesetzt werden

Soll

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Auch optionale Punkte sind oftmals enthalten

Anforderungsanalyse

ID Anforderungsbezeichnung Anforderungsbeschreibung Umsetzungspriorität

R11 Webinar-Schulung Einführungsschulungen sollen in Form von Webinaren zur Verfügung gestellt werden Soll

R12 Verantwortlichkeitsdefinition der Stakeholder Rollen der Stakeholder werden exakt definiert und trennscharf unterschieden Soll

R13 CRM-Anbindung Anbindung an Salesforce Soll

R14 Mobile App Implementierung einer mobilen App Optional

R15 MS Outlook-Export Export in Microsoft Outlook Optional

R16 Integration in HR Works Integration mit Urlaubsplanungstool Optional

R17 Arbeitsort hinterlegbar Pflege des Arbeitsorts des Consultants um Teamevents leichter planbar zu machen Optional

R18 Workflow für Korrektur Implementierung eines Workflows für das Melden falscher Datensätze durch Mitarbeiter und

Bearbeitung durch Ansprechpartner

Optional

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Aus der Liste der Anforderung lässt sich eine detaillierte grafische Aufstellung der Leistungspakete entwickeln

Anforderungsanalyse

Legende

Gelb markierte Einträge entsprechen

Leistungspaketen.

Blau markierte Einträge entsprechen

notwendige Leistungen.

Grau markierte Einträge entsprechen

optionalen Leistungen.

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16freundschaftlich. visionär. exzellent.

Die Anforderungen dienen als Basis für Planung der Projektumsetzung und -rahmendaten

Von Anforderungen zur Projektplanung

Die Projektdauer beträgt:

bei Umsetzung aller notwendigen Leistungen 46PT (ca. 2,3 Monate)

bei Umsetzung aller optionalen Punkte 58,5PT (ca. 2,9 Monate)

Gesamtpreis

Gesamtkosten für die

Projektumsetzung

101.200,00 €

Optionale Leistungen 27.500,00 €

Leistungspaket Enthaltene Positionen

aus dem obigen

Leistungskatalog

Preis

Anwendungskonzept 1a, 1b, 1c 22.000,00 €

PEP-Implementierung 2a, 2b, 2c, 2d, 2e 55.000,00 €

Schnittstellen 3a, 3b, 3c 7.700,00 €

Go-Live & Hypercare 4a, 4b, 4c 16.500,00€

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Die Anforderungsanalyse ist Basis für Angebot und Projekt Charter

Von Anforderungen zur Projektplanung

Projekt Charter

Aus den gesammelten Anforderungen wird ein Lastenheft

Aus dem Lastenheft ein Pflichtenheft

Lasten- und Pflichtenheft als Grundlage für spätere Tests und Projektabnahme

Angebot

Der Kunde weiß, was er für sein Geld bekommt

Wir wissen, was wir für das Geld leisten sollen

Genaues Definieren der Anforderungen bei Festpreisangeboten besonders wichtig

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Anforderungen sind wichtig! Jede Stunde die hier „gespart“ wird, dürfen wir später dreimal investieren

Fazit

Anforderungsanalyse

Ist die Grundlage eines erfolgreichen Projekts

Spart Zeit und Geld wenn richtig durchgeführt

Ist die Basis Projektvorbereitung und nächsten Schritte des Projektmanagements

Anforderungen

Definieren den Inhalt des Projekts (funktional)

Können den Ablauf des Projekts definieren (nicht-funktional)

Sollten gründlich erfragt und hinterfragt werden, denn manchmal nimmt der Kunde die vermeintliche Lösung schon vorweg

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Zahlen, Daten, Fakten

Gründung 2007

Beratungshaus für IT-Dienstleistungen (SAP, Salesforce, etc.)

137 Mitarbeiter in 2016

13,7 Millionen Euro Umsatz in 2016

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Wir zählen mittlerweile 18 der DAX30 Unternehmen und über 100 Konzerne und Unternehmen aus dem Mittelstand zu unseren Kunden.

Siehe auch: www.mindsquare.de/referenzen/

Eine kleine Auswahl unserer großen Kunden

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