EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN. MEhR ZEIT FüRs ...6 EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN. Denken Sie dabei auch an Ihr Smartphone und schalten Sie die automatische Synchronisation ab. So können

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EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN. MEhR ZEIT FüRs KERNGEschäFT

Wie Sie Digitalisierung optimal nutzen

schriftenreihe des Wirtschaftsförderungsinstituts Nr. 354

WIFI Unternehmerservice der Wirtschaftskammer Österreich

IMPRESSUM

Diese Broschüre wurde in Kooperation mit dem Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort (BMDW) im Rahmen des KMU-Aktionsprogrammes 2017/18 erstellt.

Medieninhaber und herausgeber: WIFI Unternehmerservice der Wirtschaftskammer Österreich, Wiedner Hauptstraße 63, 1045 WienProjektleitung: Mag. Gertrude Steinkellner-Reisinger, WIFI Unternehmerservice der Wirtschaftskammer ÖsterreichAutorin: Dr. Ursula Soukup, Soukup Communications, www.soukup.atMitarbeit: Sarah Amberger, MARedaktionsteam in der Wirtschaftskammer Österreich:WIFI Unternehmerservice: Mag. Thomas Rubik, Mag. Claudia Scarimbolo, Mag. Gertrude Steinkellner-ReisingerStabsabteilung Strategie: Mag. Christian BoserAssistenz: Renate BreimannExpertinnen und Experten in der WKÖ:Bundessparte Information und Consulting: Mag. Verena Becker, BSc, Mag. Ursula IllibauerStabsabteilung Strategie: Mag. (FH) Christian Dosek, MSc, Dr. Gerhard Laga

Layout: desin:ag, Alice Gutlederer, www.designag.at Druck: gugler printAuflage: 1. Auflage, 2.000 Stück, Stand: Juli 2018, Verlags- und Herstellungsort: WienBildnachweise: shutterstock.com

Bestellservice und Download: T 05 90 900-4522, [email protected], www.unternehmerservice.at/publikationen

haftungsausschluss: Alle Angaben erfolgen, trotz sorgfältigster Bearbeitung, ohne Gewähr und Haftung des Medieninhabers.copyright: Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck ― auch auszugsweise ― nur mit Quellenangabe und vorheriger Rücksprache.

Das WIFI Unternehmerservice ist ein Team des WIFI der Wirtschaftskammer Österreich. Es bereitet neue Themen auf, die für Unter-nehmen in Zukunft wichtig werden. Zu aktuellen Themen werden Veranstaltungen, Publikationen und Webinare angeboten. Im Mittelpunkt steht das Entwickeln und Koordinieren von geförderten Beratungsprogrammen mit Kofinanzierungspartnern auf österreichischer und europäischer Ebene. www.unternehmerservice.at

hinweis: Diese Broschüre wird allen Mitgliedern der Wirtschaftskammern Österreichs kostenfrei zur Verfügung gestellt.

Vorwort 3 1. Erreichbarkeit – Mehr Zeit fürs Kerngeschäft 5 1.1 E-Mails: Gezielt drei Mal am Tag lesen 5 1.2 WhatsApp, Facebook-Messenger & Co: Selbstbestimmt erreichbar sein 7 1.3 Führung und Erreichbarkeit: Sich durch Mitarbeit unterstützen lassen 11 1.4 Tägliche Auszeit: Wirklich abschalten 13 1.5 Urlaub: Absolute Pausen steigern Ihre Produktivität 14

2. Komplexität – Mehr Zeit fürs Kerngeschäft 19 2.1 Ablage–Organisation: Ordnung schaffen bei E-Mails und Dokumenten 19 2.2 Digitaler Auftritt und Kommunikation: Mit Klarheit und Struktur zum Ziel 25 2.3 IT: Für Sicherheit sorgen 28 2.4 Rechtliche Bestimmungen:

Mit Grundlagen-Wissen sicher und schnell sein 32 2.5 E-Rechnung und E-Zustellung: Mit neuesten Tools Zeit und Geld sparen 36

3. Geschwindigkeit – Mehr Zeit fürs Kerngeschäft 39 3.1 Qualität: Das Produktivitätsparadoxon 39 3.2 Kerngeschäft: An den wirklich wichtigen Dingen arbeiten 43 3.3 Rollendilemma: Wo brauche ich Unterstützung durch Dienstleister? 44 3.4 Digitalisierung: Werkzeuge gut nutzen 45

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EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN.

Die Digitalisierung bietet für Wirtschaft und Gesellschaft viele Chancen: Prozesse verän-dern sich, Arbeitsschritte gewinnen an Dynamik, neue Dienstleistungen und Angebote entstehen. Für Unternehmerinnen und Unternehmer ist es daher besonders wichtig, die vielfältigen Möglichkeiten auszuloten, um sich erfolgreich in der digitalen Welt zu bewegen. Dafür braucht es fundierte Information und Unterstützung.

Das zentrale Thema dieser Publikation ist es die Potentiale zu verdeutlichen, um den unternehmerischen Alltag zu optimieren. Digitale Tools verändern die Arbeitswelt und die Kommunikation entscheidend. Unser Handeln ist flexibler, schneller und nicht mehr ortsgebunden − Kommunikation läuft über viele verschiedene Kanäle.

Digitales Arbeiten stellt die Effizienz in den Vordergrund, in Einheit mit Erreichbarkeit, Geschwindigkeit und Komplexität. Digitale Tools können Sie als Unternehmerin und Unternehmer bei den wirklich wichtigen Dingen unterstützen. Viele Tipps, Selbsttests und Grafiken auf den folgenden Seiten sollen Sie dabei begleiten.

Die Publikation „EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN“ soll eine fundierte Basis sein, damit Sie sich dem fokussiert widmen können, was wirklich wichtig ist: Ihrem Kerngeschäft.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!

Dr. Margarete schramböck Dr. harald MahrerBundesministerin für Digitalisierung Präsident der und Wirtschaftsstandort Wirtschaftskammer Österreich

Vorwort

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DIE EIGENE ERREIchBARKEIT EFFIZIENT GEsTALTENhäufig sind sie als Unternehmerin und Unternehmer sofort, immer und überall erreichbar, denn die Digitalisierung hat eine Vereinfachung in der Kommunikation gebracht. Dabei lauern Zeitfallen, die sie von Ihren wichtigen Tätigkeiten fürs Unternehmen ablenken oder Ihre Auszeit beeinflussen. sie können die eigene Erreichbarkeit und Verfügbarkeit bewusst gestalten. Das bringt mehr Zeit fürs Kerngeschäft und erholsame Feierabende.

1.1 E-Mails: Gezielt drei Mal am Tag lesen

Es zählt zur unternehmerischen Professionalität, rasch auf E-Mails zu antworten. Unternehmerinnen und Unternehmer sind es gewohnt, Mails − sobald sie eintreffen − sofort zu lesen. Expertinnen und Experten empfehlen zu reflektieren, ob das sofortige Lesen für Ihr unternehmerisches Handeln notwendig ist.

Wie viele Mails erhalten Sie pro Tag? Wann, wo und auf welchem Gerät lesen Sie diese?Sind diese Mails von Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, von Dienstleistenden oder Lieferanten? Wie viele Mails kommen von Kundinnen und Kunden? Wie viel Prozent machen Newsletter oder Werbemails und Spam-Mails aus?

Es piept, Vorschaufenster poppen auf, kleine Kuverts möchten geöffnet werden und Sie sind gerade dabei, ein Angebot zu schreiben. Sie sind versucht zu unterbrechen, denn die Antwort auf eine Frage an Ihren Lieferanten war längst ausständig und ist nun eingetrof-fen. Sie sind versucht, schnell nur kurz in die E-Mail zu schauen – Sie sollten es nicht tun. Denn Untersuchungen haben gezeigt, wer seine Tätigkeit ständig unterbricht, verliert bis zu einer Stunde Arbeitszeit.

Machen sie sich folgende Tatsache bewusst: Wenn Sie 40 E-Mails im Laufe eines Achtstunden-Arbeitstags erhalten, werden Sie im Schnitt alle 12 Minuten bei Ihrer Tätigkeit unterbrochen.

seien sie ehrlich mit sich: Ist es notwendig, jedes Ihrer Mails sofort beim Eintreffen zu lesen? Oder reicht es, drei Mal am Tag gezielt eine halbe Stunde lang Ihre Mails zu sichten.

Untersuchungen haben gezeigt, dass das Gehirn besser und effizienter arbeitet, wenn eine Aufgabe ohne Unterbrechungen erledigt wird. Probieren Sie es aus: Stellen Sie Töne und Pop-ups in Ihrem E-Mail Programm ab und legen Sie sich Zeitfenster fest, in denen Sie Ihre E-Mails bewusst und fokussiert bearbeiten.

Erreichbarkeit – Mehr Zeit fürs Kerngeschäft

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„Ich denke es geht darum, im Tumult des Notwendigen Platz für Wichtiges zu schaffen.“Norbert G., Spediteur, 54 Jahre

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Denken Sie dabei auch an Ihr Smartphone und schalten Sie die automatische Synchronisation ab. So können Sie entscheiden, wann Sie Ihre E-Mails abrufen und lesen möchten.

Arbeiten sie mit einem Team an Mitarbeitern? Dann sollten Sie Regeln für den Umgang mit internen Mails festlegen: Was wird weitergeleitet und mit welchem Betreff? Mehr Tipps dazu finden Sie im Kapitel Komplexität ab Seite 19. Viele E-Mails werden über-flüssig, wenn Abläufe und Speicherorte bekannt sind und alle darauf zu greifen können.

Analysieren sie auch die Absender in Ihrem Posteingang: Gibt es Zusendungen, die Sie nicht mehr betreffen? Newsletter, dessen Themen Sie nicht mehr interessieren? Klären Sie Ihre ständigen Eingänge und bestellen Sie für Sie unwichtige Zusendungen ab. Für Newsletter und Werbemails können Sie eine nur dafür vorgesehene Mailadresse einrichten, die Sie alle drei Tage geblockt durchsehen.

Gegen Spam-Mails hilft ein gutes Virenschutzprogramm, das es für sehr kleine Unternehmen auch kostenlos zum Herunterladen gibt bzw. man findet auch gute Programme mit (überschaubaren) Monatskosten.

Wenn Sie mit mehreren E-Mail Adressen arbeiten, ist es ratsam, diese in einen Post-eingang zusammen zu fassen. So müssen Sie sich nicht für jede Adresse extra einloggen. Möglich ist dies zum Beispiel bei Outlook, aber auch bei anderen E-Mail-Programmen. Ein weiterer Vorteil dabei ist, dass die gesamten Daten somit bei Ihnen liegen und Sie nicht verloren gehen, falls eines der E-Mail-Netzwerke eines Tages schließen sollte.

Mitarbeiter

Dienstleister

Lieferanten

Kunden

Newsletter

Werbemails

spam-Mails

sie können hier Ihren persönlichen Mailbox-Eingang analysieren

Analyse 1: Bilden Sie Ihren Mailbox-Eingang grafisch ab. Die Prozentanzahl der Absender ist entscheidend. Beginnen Sie damit, den größten Anteil einzutragen.

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1.2 WhatsApp, Facebook-Messenger & Co: Selbstbestimmt erreichbar sein

Abbildung: Viele Kommunikationsinstrumente melden eine neue Nachricht durch ein Vorschaufenster oder einen Piep-Ton. Konzentriertes Arbeiten wird dadurch erschwert. Überdenken Sie Ihre Einstellungen der Nachrichtenübermittlung sowohl auf dem Computer als auch auf dem Smartphone. Verändern Sie die Programm-Einstellungen.

AUFMERKsAMKEIT

Laptop/computer smartphone

optische & akustische SignalePop-up & Piep

optische & akustische SignalePop-up & Piep

Tipps für effizientes Lesen von E-Mails

1. Rufen Sie Ihre Mails aktiv und nicht automatisiert ab.2. Stellen Sie Klingeltöne, Pop-up Fenster und Benachrichtigungen ab.3. Lesen Sie Ihre Mails gezielt drei Mal am Tag.4. Richten Sie sich eine eigene Adresse für Newsletter ein.5. Klären Sie Ihren Eingang: Es gibt Zusendungen, die Sie nicht mehr betreffen.6. Erneuern Sie den Schutz gegen Spammails regelmäßig.7. Vereinbaren Sie mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Regeln für E-Mails.8. Analysieren Sie zwei Mal im Jahr Ihren Mailbox-Eingang.

„Vor kurzem habe ich einen Tag lang eine Liste erstellt: Ein Kreuzchen für jedes Pop Up und jeden Klingelton, der meine Aufmerksamkeit beherrscht hat. Die Liste war sehr schnell lang. Dann hab‘ ich mich gefragt, wie ich das sinnvoll lenken kann.“ Emel H., Eventmanagerin, 38 Jahre

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Die Kommunikationsmöglichkeiten werden in Unternehmen unterschiedlich eingesetzt. Was für das eine Unternehmen E-Mail ist, ist für das andere WhatsApp, der Facebook-Messenger, Skype oder Slack. Die Digitalisierung hat eine große Bandbreite an neuen Möglichkeiten geschaffen und damit die Zusammenarbeit erheblich erleichtert. Die Kommunikation ist schneller geworden und weniger gebunden an Zeit und Ort.

Viele Kommunikationsdienste ziehen täglich Ihre Aufmerksamkeit auf sich. Ein bewusster und reflektierter Einsatz der digitalen Kommunikationskanäle hilft dabei, effizient und konzentriert zu bleiben.

Diese Instrumente können auch überfordern. Jederzeit erreichbar zu sein, kann sowohl die Qualität der Arbeitszeit, als auch der Freizeit und des Urlaubs beeinflussen. Unter-nehmerinnen und Unternehmer müssen hier besonders achtsam Arbeitsweisen reflektie-ren. Jederzeit erreichbar zu sein, ist sowohl für ein EPU als auch für Betriebe mit einem Team auf Dauer schwer durchzuhalten.

Beim Ausfüllen der nächsten Tabelle erhalten Sie folgenden Überblick:n Instrumente, mit denen Sie kommunizieren. n Instrumente, die Ihre Tätigkeiten durch optische oder akustische Signale unterbrechen.n Instrumente, die für Ihre Kommunikation mit MitarbeiterInnen und KundInnen wichtig

sind.n Zeiten, zu denen Sie Nachrichten der einzelnen Instrumente lesen.

Analyse 2: Reflektieren Sie die von Ihnen verwendeten Instrumente der Kommunikation und deren Zeitmanagement.

Welche Kommunikations-instrumente verwende ich?

Eine neue Nachricht scheint in diesem Kanal so auf: optisch – Pop-upakustisch – Piep

Diesen Kanal verwende ich für… Mitarbeiterkommunikation… Kundenkommunikation

Zu diesen Zeiten lese ich meine Nachrichten: … zu den Bürozeiten,

also ca. 8:00 bis 16:00… in dringenden Fällen auch

außerhalb der Bürozeiten… jederzeit

E-Mail WhatsApp Facebook-Messenger Skype Slack

Social-Media

Xing/LinkedIn

selbsttest: Ihre Erreichbarkeit

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Mit diesem Fragebogen haben Sie nun einen Überblick, welche Kommunikations-instrumente auf Ihren elektronischen Geräten Ihre Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Sehen Sie sich Ihre Antworten nun aus einer anderen Perspektive an.

1. Anzahl der Instrumente der KommunikationWie viele Kästchen haben Sie markiert? Wie bewusst kommunizieren Sie über diese Kanäle?Können Sie daran etwas ändern? Können Sie diese reduzieren oder strategischer einsetzen?

2. Zeitliche Ressource für die KommunikationskanäleSie sehen nun schwarz auf weiß, wann Sie Ihre Nachrichten lesen. Wenn Sie sehen, dass Sie sehr oft außerhalb der Arbeitszeiten Ihre Nachrichten lesen, strukturieren Sie Ihre Kommunikation mit Kunden und Ihrem Team neu. Verändern Sie auch akustische und optische Signale.

Es ist entscheidend, das Notwendige und das Wichtige zu unterscheiden, sich mehr Zeit für das Wichtige zu schaffen und sich darauf zu konzentrieren.

Auch wenn Instant-Messenger-Anbieter wie WhatsApp und der Facebook-Messenger auf das sofortige und direkte Kommunizieren ausgelegt sind, können Sie die Spielregeln Ihrer Kommunikation und Erreichbarkeit mitbestimmen.

Werden Sie sich bewusst, wann Sie auf welchen Kanälen erreichbar sein müssen und für wen. So können Sie die Vorteile der einzelnen Kanäle wie E-Mail, WhatsApp, Skype, Xing und LinkedIn effizient nutzen. Informieren Sie Ihre KundInnen und MitarbeiterInnen über Ihre Erreichbarkeit.

Auf den Messenger-Diensten wie WhatsApp, Facebook-Messenger oder auch bei Skype gibt es eine Statuszeile, in der Sie Ihren aktuellen Status wie zum Beispiel „Heute nur bis 17:00 erreichbar“ eingeben können.

Bei Skype haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Ihren Status zu wählen und als beschäftigt, abwesend oder als offline anzeigen zu lassen. Möchten Sie ganz unerreichbar sein, aber Skype selbst nutzen, können Sie auch die Funktion „als offline anzeigen“ wählen. Bei inter-ner Kommunikation über Instant-Messenger gilt: Auch hier braucht es Regeln, damit Mitarbeiter wissen, wann Sie erreichbar sein müssen und wann sie sich ausloggen dürfen.

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Analysieren Sie auch Ihre WhatsApp-Gruppen und überlegen Sie sich, bei welchen Sie wirklich dabei sein müssen. Schalten Sie Gruppen auf „stumm“, die für Ihre Kommunikation im Moment nicht wichtig sind.

Kommen Ihnen folgende situationen bekannt vor? Sie erstellen gerade ein wichtiges Angebot und müssen sich konzentrieren. Schnell ein kurzer Blick aufs Smartphone, ob es etwas Neues gibt. Wo waren Sie gerade? Ach ja, das Angebot. Später sitzen Sie in einer Besprechung. Das Smartphone liegt griffbereit. Rasch checken Sie Ihre Nachrichten. Legen Sie es außer Reichweite und Blickfeld. So sind Sie im Falle eines Anrufs schnell genug, kommen aber nicht in Versuchung, einfach schnell drauf zu schauen. Oder Sie schalten es ab und konzentrieren sich voll und ganz auf das Meeting.

Es gibt auch einige Apps, die dabei helfen können, sich auf Wichtiges zu konzentrieren, zum Beispiel „StayFocused“. Damit kann man sich von gewissen Websites, Apps oder vollständig vom Internet aussperren, um leichter den Fokus zu halten.

Reflektieren Sie auch Ihre eigene Rolle und respektieren Sie die Erreichbarkeiten Ihrer Dienstleister, Kunden und Mitarbeiter. Schließlich sind alle beteiligt im Nachrichten- Ping-Pong.

Tipps für die effiziente Erreichbarkeit durch Instant-Messenger

1. Werden Sie sich über Ihre wichtigsten Kommunikationskanäle bewusst. 2. Legen Sie eigene Regeln für Ihre Erreichbarkeit fest.3. Bei Besprechungen und wichtigen Arbeiten: Konzentrieren Sie sich auf

EINE Sache.4. Nutzen Sie die Statuszeilen der Messenger, um über Ihre Erreichbarkeit zu

informieren.5. Schalten Sie unwichtige Anwendungen auf stumm. 6. Nutzen Sie eine Ausblend-App, um fokussiert zu bleiben.

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1.3 Führung und Erreichbarkeit: Sich durch Mitarbeit unterstützen lassen

Sie verbringen täglich viel Zeit mit der Bearbeitung Ihres Posteingangs. Haben Sie schon einmal daran gedacht, Ihren Posteingang von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter vorsortieren zu lassen? Kleine Anfragen werden so gleich erledigt, Mails weitergeleitet. Bei Ihnen landet das, was Sie wirklich betrifft. Sie können sich auch eine eigene Mailadresse für besonders wichtige Tätigkeiten, die nur Sie behandeln können, einrich-ten. Mailadressen für unterschiedliche Aufgabenbereiche erleichtern Ihre Arbeit.

Wichtig ist, Vertrauen in Ihre Mitarbeitenden aufzubauen. Wenn diese das nötige Wissen und die Motivation mitbringen, selbstverantwortlich eigene Bereiche zu übernehmen, werden Sie entlastet und das ist von unschätzbarem Wert. Bevor Sie die Aufgabe abge-ben, erstellen Sie eine Anleitung mit allen wichtigen Schritten. So wissen die Mitarbeiter-innen und Mitarbeiter was zu tun ist. Rechnen Sie mit einer Einarbeitungszeit.

Die folgenden Überlegungen haben wir der Broschüre „Erfolgsfaktor Mitarbeiterführung“ entnommen.

Drei Denkfehler von chefinnen und chefs: 1. Davon ausgehen, dass MitarbeiterInnen genau gleich ticken wie Sie selbst.2. Davon überzeugt sein, dass niemand so gut ist wie Sie.3. Davon ausgehen, dass alle denken wie Sie.

Für eine authentische Kommunikation des Unternehmens nach außen braucht es Leitlinien für die schriftliche Kommunikation: Wie sprechen Sie Ihr Gegenüber an? Welche Grußformel verwenden Sie? Wie werden gewisse Produkte geschrieben? Dürfen Abkürzungen sein? Dürfen Emoticons sein? Legen Sie diese Leitlinien schriftlich fest. Wenn Ihrem Team diese Leitlinien bekannt sind, arbeiten alle wesentlich effizienter.Wichtig dabei ist auch die Frage der IT-Sicherheit. MitarbeiterInnen müssen über bestimmte Vorgaben zur IT-Sicherheit Bescheid wissen: Welche Aufgaben dürfen auch im Zug und im öffentlichen WLAN erledigt werden? Was darf auf einem USB-Stick gespei-chert werden? Weitere Infos zu IT-Sicherheit und Datenschutz finden Sie ab Seite 28.

Auch für die interne Kommunikation gibt es verschiedene Möglichkeiten, Erreichbarkeiten bewusst zu gestalten. Persönliche Meetings in regelmäßigen und für Ihr Unternehmen sinnvollen Abständen dürfen nicht fehlen. Für die tägliche Kommunikation gibt es eine Reihe an Möglichkeiten digitaler Unterstützung in Form von Intranet, Instant-Messenger Diensten oder Mitarbeiter-Apps. Denken Sie dabei aber stets an die Frage der Sicherheit.

Seien Sie sich auch der Vorbildwirkung bewusst, die Sie als Führungskraft für Ihr Team haben. Wenn Sie um Mitternacht noch Mails verschicken, erhöht das auch den Druck auf Ihre Mitarbeiter.

Legen Sie fest, wie die Erreichbarkeit in Notfällen aussieht: Wer hat Ihre Nummer und wie erreichen Sie Ihre MitarbeiterInnen? Was gilt als Notfall?

„Ich habe sehr alt werden müssen, um wirklich abgeben zu können. Das hätte ich schon früher schaffen können.“ Herbert S.,

Medizinisch Technischer Vertrieb, 58

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Tipps für effiziente Kommunikation mit Mails

1. Können Sie sich in gewissen Bereichen von Ihrem Team mehr unterstützen lassen? Überlegen Sie sich, was Sie abgeben können.

2. Überlegen Sie sich die Einrichtung einer extra E-mailadresse für besonders wichtige Kontakte, die nur diese kennen. Diese Mails werden nur von Ihnen bearbeitet.

3. Legen Sie Leitlinien für Ihre schriftliche Kommunikation nach außen fest. Miteinander übereinstimmende Grußformeln und Schreibweisen von Produkten geben ein einheitliches Bild ab. Sie geben Sicherheit und sparen Zeit.

4. Als Führungskraft haben Sie Vorbildwirkung für Ihr Team. Versenden Sie nach Möglichkeit keine E-Mails um Mitternacht. Kommunizieren Sie, wann und auf welchem Kanal Ihre Mitarbeitenden erreichbar sein sollen.

5. Legen Sie schriftlich fest, was als Notfall gilt, wie Sie in einem solchen Fall zu erreichen sind und in welchen Fällen wer Ihres Teams erreichbar sein muss.

MEhR ZUM ThEMA MITARBEITERFühRUNG

Broschüre „Erfolgsfaktor Mitarbeiterführung“Sich entlasten lassen, abgeben, vertrauen und dafür die richtige Basis schaffen mit erfolgreicher Führung. Die Broschüre „Erfolgsfaktor Mitarbeiterführung“ gibt Tipps und Führungshilfen für Chefinnen und Chefs.https://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN

Broschüre „social Media erfolgreich nutzen“ Wie können auch KMU Facebook & Co aktiv für ihr Geschäft nutzen? Was ist zu beachten, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die unternehmenseigenen Accounts betreuen?

Finden Sie mit der Broschüre „Social Media erfolgreich nutzen“ die passende Social Media Strategie für Ihr Unternehmen und legen Sie Leitlinien für den Umgang mit den verschiedenen Social Media Plattformen fest. Erfahren Sie mehr über Themen wie Werbung mit Social Media und den Umgang mit negativen Bewertungen.https://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN

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1.4 Tägliche Auszeit: Wirklich abschalten

Durch die digitalen Kommunikationsmittel sind die Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit aufgehoben. E-Mails treffen am späten Abend ein, WhatsApp-Nachrichten auch am Wochenende. Schon das bloße Anschauen und Lesen verändert Ihre Freizeit. Auf Dauer beeinflusst das nicht nur einen erholsamen Schlaf und die Regenerationsfähigkeit, sondern auch soziale und familiäre Beziehungen.

Denken Sie nochmal an Ihre Regeln der Erreichbarkeit und legen Sie diese auch für Ihre Freizeit fest. Welche Zeit gehört nur Ihnen?

Wer effizient und erfolgreich arbeiten möchte, braucht Erholungsphasen. Diese helfen dem Gehirn, den Tag zu verarbeiten und Raum für Neues zu schaffen. Oft kommen gerade in Ruhephasen die besten Ideen.

Überprüfen Sie, ob Ihnen Ihre Gewohnheiten im Umgang mit Smartphone und Co wirklich gut tun: Wann legen Sie abends das Smartphone oder das Tablet das letzte Mal aus der Hand? Wann nehmen Sie es morgens wieder in die Hand?

Wissenschaftlich untersucht, schlafen Menschen besser, wenn sich in ihrem Schlaf-zimmer keine elektronischen Geräte befinden. Vor allem die Verwendung unmittelbar vor dem Schlafengehen beeinflusst, wie schnell und tief man schläft. Das liegt am hohen Anteil des blauen Lichtes der LED Screens. Dieses unterdrückt die körpereigene abend-liche Freisetzung von Melatonin. Je intensiver digitale Medien vor dem Schlafengehen genutzt werden, umso kürzer ist die Schlafdauer und umso schlechter die Schlafqualität. Versuchen Sie eine Woche lang das Smartphone in der Nacht in ein anderes Zimmer zu legen und stellen Sie sich einen batteriebetriebenen Wecker. Beobachten Sie die Veränderung in Ihrem Schlaf, in Ihrer Agilität und Produktivität.

Auch wie Sie den Tag beginnen, beeinflusst Ihre Leistungsfähigkeit und Produktivität. ExpertInnen empfehlen, den Tag ohne Smartphone zu starten. Geht der erste Blick auf den Bildschirm, werden laut Untersuchungen hormonelle Suchtmechanismen aktiviert, die langfristig dazu führen, dass Ihre Regenerationsfähigkeit sinkt.

„Wir haben beim Abendessen in unserer Familie strikte Regeln eingeführt. Niemand darf mehr sein Smartphone auf dem Tisch liegen haben. Weil meine Kinder zu mir gesagt haben, dass ich während des Essens ständig mit meinem Handy beschäftigt bin.“ Kirsten N.,

Online Marketing Managerin, 45 Jahre

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1.5 Urlaub: Absolute Pausen steigern Ihre Produktivität

Endlich, der lang ersehnte Urlaub ist da. Zwei Wochen Auszeit, in der Sie sich nur Ihrer Familie, Ihrer Partnerschaft, Ihren Freundschaften oder sich selbst widmen können. Das Smartphone begleitet Sie selbstverständlich und auch der Laptop ist mit dabei. Viele den-ken: In der digitalen Arbeitswelt nicht erreichbar sein ist ein Luxus, den man sich nicht leisten kann.

Untersuchungen zeigen allerdings, wie wichtig Auszeiten für das Gehirn sind: Sowohl Phasen der Stille als auch Phasen, in denen man vermeintlich sinnlosen und spieleri-schen Tätigkeiten nachgeht. Sie steigern nachweislich die Produktivität unseres Gehirns. Die besten und kreativsten Einfälle kommen oft, wenn man sich Zeiten des Nichtstuns hingibt. Entspannung lässt die Gedanken schweifen, so entstehen neue Verknüpfungen und Ideen.

Wie schafft man es, sich mehrere Tage durchgängig frei zu machen?

Kommunizieren Sie rechtzeitig an KundInnen und DienstleisterInnen, wann Sie auf Urlaub sind. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihren Urlaub ungestört genießen können, steigt dadurch. Aktivieren Sie den Abwesenheitsassistenten Ihres E-Mail Programms. Dabei genügt es klar zu machen, ab wann Sie wieder erreichbar sind und wer Sie vertritt. Der Urlaubsbeginn ist nicht relevant.

Wenn Sie für Ihre MitarbeiterInnen und KundInnen für gewisse Fragen auch im Urlaub erreichbar sein müssen, legen Sie vorher fixe Zeiten fest, zu denen Sie erreichbar sind. Kommunizieren Sie diese auch an alle Menschen, mit denen Sie auf Urlaub fahren. Halten Sie sich daran. So können Sie zum Beispiel zwei Stunden am Vormittag das Smartphone auf laut einstellen und danach beruhigt wieder in den Flugmodus schalten.

Tipps zum Abschalten am Feierabend

1. Legen Sie Ihre Erreichbarkeiten auch für Ihre Freizeit fest.2. Führen Sie Ihre Gespräche mit ungeteilter Aufmerksamkeit.3. Verbannen Sie elektronische Geräte aus dem Schlafzimmer.4. Beginnen Sie den Tag mit einer Morgenroutine ohne Smartphone.

MEhR ZUM ThEMA MITARBEITERFühRUNG

Broschüre “Burn on statt Burn Out"Wie können Sie sich vor Burnout schützen? Auf 44 Seiten erhalten Sie Einblicke in die Hintergründe und den Verlauf von Burnout. Die Broschüre zeigt wirksame Strategien und Lösungen für eine erfolgreiche Prävention für Sie und Ihre Mitarbeitenden. https://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN

„Ich habe einmal gelesen, dass das Wort ‚Urlaub‘ vom

Wort ‚erlauben‘ hergeleitet ist. Das hat mir zu denken

gegeben. Erlaube ich mir Urlaub? “

Daniela W., Content Managerin,

38 Jahre

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Wenn Sie im Urlaub mit Ihrem Smartphone fotografieren und dabei versucht sind, regel-mäßig und permanent Ihre Arbeits-Mails zu checken, überlegen Sie sich, ob Sie nicht mit einer Digitalkamera besser dran sind. So kommen Sie nicht so leicht in Versuchung. Eine weitere Alternative ist, Ihr Smartphone bewusst auf Flugmodus zu stellen und nur gezielt mit dem Internet zu verbinden, wenn Sie es wirklich benötigen.

Wussten Sie, dass der Blick auf Handy, Tablet und Co unsere hormonellen Sucht-mechanismen anspringen lässt? Das ist mit ein Grund, warum wir immer wieder das Verlangen haben, eine neue Email, ein Like oder ein Statusupdate zu sehen. Die Wissenschaft zeigt, dass ein bewusster Umgang mit dem smartphone die tatsächliche Produktivität steigert.

Müssen sie als EPU in Ihren social Media Kanälen auch im Urlaub präsent bleiben?

Wenn Sie als EPU regelmäßig Ihre Social Media Kanäle auch im Urlaub weiter betreuen müssen, bieten sich eine Reihe von Möglichkeiten an. Sie können Beiträge vorbereiten, jemanden fürs Gastbloggen einladen oder für die Beantwortung und die Freischaltung von Kommentaren jemanden zu Hilfe nehmen. Reduzieren Sie Ihre Social Media Aktivitäten im Urlaub auf ein notwendiges Minimum. Sie werden besser abschalten können und ausgeruhter und frischer Ihre Arbeit wieder fortsetzen.

Facebook bietet eine Planungsfunktion für Seiten an. Beiträge können fertig vorbereitet und mit Datum und Uhrzeit versehen werden. Der Beitrag wird dann ganz automatisch zu dieser Zeit gepostet. Weiters können Sie mit Programmen wie Hootesuite oder Buffer mehrere Kanäle verwalten. Mit wenig Aufwand lassen sich so Beiträge vorbereiten und automatisch zum gewünschten Zeitpunkt veröffentlichen.

Wenn für Sie das Freischalten von Kommentaren eine große Rolle spielt, dann holen Sie sich in Ihrer Urlaubszeit Unterstützung.

Auch wenn Sie einen Blog betreiben, lassen sich Beiträge vorplanen, die automatisch online gehen. Wenn Sie nur einmal die Woche bloggen, dann können Sie davon erzählen, dass Sie auf Urlaub gehen und dass Sie eine Pause machen.

Tipps für eine erholsame Urlaubszeit

1. Informieren Sie sowohl Kundinnen und Kunden als auch Mitarbeitende recht-zeitig über Ihre Urlaubszeiten – am besten 4 Wochen davor.

2. Stellen Sie den Abwesenheitsassistenten für Ihren E-Mail Posteingang ein. Informieren Sie dabei über eine Vertretung. Oder informieren Sie, wann und wie Sie in Notfällen erreichbar sind.

3. Legen Sie fest, wann und über welchen Kanal Sie für wichtige Fragen erreich-bar sind. Halten Sie sich daran.

4. Kommunizieren Sie Ihre Regeln der Erreichbarkeit für den Urlaub an alle Menschen, mit denen Sie den Urlaub verbringen. Das beugt Spannungen vor.

5. Wenn Sie beim Fotografieren mit dem Smartphone immer wieder versucht sind, Ihre Nachrichten zu checken, dann verwenden Sie eine Digitalkamera.

6. Schalten Sie Ihr Smartphone bewusst immer wieder auf Flugmodus.7. Wie Sie als EPU auf Ihren Social Media Kanälen im Urlaub weiter präsent

bleiben können, erfahren Sie im nächsten Kapitel.

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Wenn Sie öfter in der Woche bloggen, können Sie als Alternative Ihren Blog an Gast bloggerInnen übergeben. Dieser Gast verfasst Beiträge, bewirbt sie auf Social Media und beantwortet Kommentare. Selbstverständlich ist Transparenz dabei das Wichtigste. Es muss klar gemacht werden, wer die Kommentare schreibt.

Stellen Sie sich vor, Sie kommen aufgetankt und voller Freude ins Büro. Wir haben für Sie einen Urlaubsfahrplan erstellt.

Der Urlaubsfahrplan: EPU und social Media

NEIN

JA

Kommunizieren Sie Ihren Urlaub transparent und begrüßen Sie Ihre

LeserInnen danach mit einem besonderen Beitrag.

Planen Sie Beiträge vor oder engagieren Sie

jemanden der oder die Ihren Blog in der

Zwischenzeit übernimmt.

NEIN

Brauchen Sie bei einem weiteren Bereich Unterstützung?

Für Plattformen und Blog posten

JA

Gruppen-Moderation

Bei welchem Bereich?


NEIN

Kommunizieren Sie Ihren Urlaub und dass es in dieser Zeit etwas ruhiger in der Gruppe

sein wird.

JA

Brauchen sie im Urlaub Entlastung bei Ihrer Online-Kommunikation ?

Kann Ihre Leserschaft drei Wochen auf neue Beiträge verzichten?

Sind in Ihren Facebook-Gruppen täglich Kommentare

freizuschalten und zu beantworten?

Abbildung: Als EPU ist es gut, darüber nach-zudenken, wie Sie im Urlaub weniger Zeit am Smartphone mit Social Media verbringen, damit Sie Ihren Kopf wirklich frei bekommen. Dieser Urlaubsfahrplan hilft dabei. © Dr. Ursula Soukup, 2018

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NEIN

NEIN

JA


Engagieren Sie jemanden, der das Beantworten der Kontakt-anfragen für Sie übernimmt.

Bekommen Sie täglich viele Kontaktanfragen, die auch im Urlaub beantwortet werden

müssen?JA

Kommentare beantworten

Kontaktanfragen beantworten

Engagieren Sie jemanden, der das Liken und Beantworten der

Kommentare für Sie übernimmt.

Engagieren Sie jemanden, der die Freischaltung und Beant-wortung der Kommentare für

Sie übernimmt.

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Mit der Digitalisierung haben sich die Anforderungen an sie als Unternehmerin und Unternehmer verändert. Arbeitsabläufe müssen neu geordnet werden, die sicherheit der Daten benötigt mehr Aufmerksamkeit, Grundwissen in rechtlichen Belangen ist wichtig und neue Arbeitsmethoden müssen erforscht und erlernt werden. Das alles braucht struktur in der Erarbeitung. In einer neuen Ordnung, sicherheit und modernen Werkzeugen liegen große Potentiale, damit sie effektiv und effizient vorankommen.

2.1 Ablage–Organisation: Ordnung schaffen bei E-Mails und Dokumenten

Die Digitalisierung hat die Organisation von Büros verändert. Informationen und Dokumente werden oftmals nicht mehr ausgedruckt, sondern im Computer gespeichert. Der Alltag mit E-Mails und Dokumenten wird schnell unübersichtlich. Informationen, die per Mail eintreffen, wollen strukturiert und bei Bedarf griffbereit sein. Für die Ordnung kommt erschwerend hinzu, dass Mails meist von verschiedenen Geräten aus abgerufen werden.

Folgende Situation kommt Ihnen vielleicht bekannt vor: Eine neue E-Mail kommt herein, der Anhang ist wichtig, aber Sie haben gerade keine Zeit den Ordner zu suchen, in wel-chem das Dokument zu speichern ist. Kurzerhand legen Sie es, neben vielen anderen Dokumenten, auf dem Desktop ab. Ihre Mail markieren Sie dann wieder als ungelesen. Und Ihr Posteingangsfach wächst dabei.

Das geht auch anders. In diesem Kapitel erhalten Sie Aktions-Pläne für mehr Ordnung und Effizienz mit E-Mails und Dokumenten.

so gelingt ein dauerhaft aufgeräumter E-Mail-Posteingang

Trotz der Vielfalt an neuen digitalen Kommunikationskanälen, ist die E-Mail immer noch der meistgenutzte Kommunikationskanal im Dialog mit Kundinnen und Kunden. Viele Unternehmerinnen und Unternehmer erleben die täglichen E-Mails als Flut, die nur mit Müh und Not beherrscht werden kann. Die E-Mail Bearbeitung braucht Zeit und lässt den Posteingang schnell zur unübersichtlichen Ansammlung ungelesener und gelesener Konversationen und Informationen werden.

Komplexität – Mehr Zeit fürs Kerngeschäft

2.

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„Meine Bücherregale ordne ich einmal im Jahr. Warum ich das noch nicht mit meinen Ordnern am Computer gemacht habe – das frage ich mich schon.“ Alena L., Trainerin, 42 Jahre

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AKTION 1: ORDNERsTRUKTUREN IM POsTEINGANG sINNVOLL ANLEGENEs gibt zahlreiche Tipps zum Anlegen sinnvoller Ordnerstrukturen. Häufig werden zu viele Ordner in der E-Mail-Ablage angelegt. Dadurch kann man sich manchmal nicht klar ent-scheiden, ob die E-Mail in diesen oder jenen Ordner gehört. Gerade die Klarheit, welche E-Mail wohin gehört, ist aber wichtig, um die Komplexität zu verringern.

Dafür gibt es zwei Lösungen:

Möglichkeit A: Legen Sie maximal drei Arten von Ordnern an n einen Ordner für „Projekt X“n einen Ordner für „Abgeschlossen allgemein“n einen Ordner für „Unerledigt allgemein“

Möglichkeit B: Belassen Sie alle Mails, die Sie aufheben müssen, in einem gemeinsamen Ordner. Auf keinen Fall aber im Posteingang, da hier nur neu eingehende Mails zu sehen sein sollten. Den allgemeinen Ordner können Sie Archiv nennen, oder so, wie es Ihnen am besten ent-spricht. In diesem Ordner können Sie mit der Suchfunktion in Outlook nach den jeweiligen Mails suchen. Indem Sie alle Mails in einen anderen Archiv-Ordner verschieben, haben Sie in Ihrem Posteingang den Blick frei für aktuelle Nachrichten. Letztendlich ist jedoch wichtig, dass Sie die Ordnerstruktur an Ihre Bedürfnisse und Ihre Arbeitsweise anpassen.

AKTION 2: E-MAIL PROGRAMM INDIVIDUELL ANPAssENStellen Sie Ihr E-Mail Programm so ein, wie es für Sie praktikabel ist. Blenden Sie für Sie unwichtige Informationen, wie zum Beispiel die Größe von E-Mails, aus. Außerdem kön-nen Sie Regeln für Absender erstellen, deren Mails immer in den gleichen Ordner ver-schoben werden sollen. Denken Sie dabei auch an andere Geräte, auf denen Sie Ihre Mails abrufen, wie Smartphone oder Tablet. Verschicken Sie häufig dieselbe Art von E-Mails, wie zum Beispiel Rechnungen oder Angebote, lohnt es sich Vorlagen zu erstel-len, die Ihnen die Arbeit erleichtern. Lesen Sie dazu mehr im Kapitel Geschwindigkeit ab Seite 39.

AKTION 3: BEIM sTART ZUM NEUEN ABLAGEsysTEM ALLE MAILs INs ARchIV VERschIEBENFür einen Neustart in Ihrem Posteingang können Sie Ihre alten Mails allesamt in einen Ordner „von früher“ verschieben. Verabschieden Sie sich vom Gedanken, monatelang zurückliegende Altlasten aufzuarbeiten. Aufgaben und Anfragen aus dieser Zeit haben sich bereits erledigt, Informationen an Sie sind vermutlich nicht mehr relevant und unge-lesene Newsletter sind schon längst durch aktuellere ersetzt worden. Möchten Sie Ihr Archiv trotzdem aufarbeiten, planen Sie jeden Tag 10-15 Minuten dafür ein.

AKTION 4: E-MAILs EFFIZIENT NAch schEMA BEARBEITEN Eine weit verbreitete Gewohnheit ist es, den Posteingang als To-Do-Liste zu missbrau-chen. Das macht ihn unübersichtlich und überfüllt. Bearbeiten Sie eingehende E-Mails im nachfolgenden Schema und Sie werden in Zukunft immer einen aufgeräumten Post-eingang haben. Denken Sie auch daran, alles in von Ihnen festgelegten Zeiten zu erledigen.

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A. Schieben Sie unwichtige und irrelevante Mails in den Papierkorb. B. Schicken Sie Mails, die andere betreffen, an Zuständige weiter.C. Mails, die aufgehoben werden müssen, kommen in den „Abgeschlossen“ Ordner.D. Übertragen Sie Meetings sofort in Ihren Kalender und Arbeitsaufgaben in

Ihre To-Do-Liste. E. Steckt in der E-Mail eine Arbeitsaufgabe, die in weniger als fünf Minuten fertig

bearbeitet ist, starten Sie sofort. Es dauert sonst länger, diese auf Ihre To-Do Liste zu übertragen und sich später wieder neu einzudenken.

Für den Erfolg dieser Arbeitsweise nach Schema ist es wichtig, sie konsequent umzusetzen.

AKTION 5: MIT DER hEITA FORMEL ZU KLAREN BETREFFZEILENSie können Ihre Mails schneller bearbeiten, wenn Sie den Betreff lesen und gleich wissen, was Sie erwartet. Für Ihre internen E-Mail-Regeln können Sie sich an der HEITA-Formel orientieren. HEITA steht kurz für:

Fügen Sie die jeweiligen Kürzel in den Betreff Ihrer E-Mail ein. Hier ein paar Beispiele anhand eines in Planung befindlichen Tags der offenen Tür in einem kleinen Betrieb:

Beispiel 1: Sie möchten gerne, dass Ihre Mitarbeiterin sich ein Programm für den Tag der offenen Tür überlegt. Da Sie mit Ihrer Mail einen Auftrag zu einer Handlung geben, setzen Sie ein H an den Beginn der Betreffzeile.Betreff: H Tag der offenen Tür Programm

Beispiel 2: Ihre Mitarbeiterin möchte von Ihnen wissen, ob der geplante Ablauf zum Tag der offenen Tür in Ordnung ist. Da Sie von Ihnen eine Entscheidung benötigt, setzt Sie ein E an den Beginn Ihres Betreffs.Betreff: E Tag der offenen Tür Programm Vorschlag

Beispiel 3: Nach der Besprechung für den Tag der offenen Tür wird der Ablauf an alle Beteiligten verschickt. Da diese Mail keinerlei Handlung zur Folge hat, reicht ein I im Betreff. Betreff: I Tag der offenen Tür Ablauf

Beispiel 4: Der Termin für die Nachbesprechung zum Tag der offenen Tür wurde bei der letz-ten Besprechung festgelegt und die Einladung erfolgte über Outlook. Die Nachlese zu dieser Veranstaltung wird nun an alle Beteiligten verschickt. Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dieses Papier zur Kenntnis nehmen und bereits informiert zum Meeting kommen. Daher setzen Sie ein T in den Betreff. Betreff: T Nachbesprechung Tag der offenen Tür

Beispiel 5: Einige Mitarbeiter sollen nach dem Tag der offenen Tür früher in die Firma kom-men, um beim Abbau zu helfen. Sie möchten wissen, wer das übernehmen kann und brau-chen eine Antwort auf Ihre E-Mail. Deshalb setzen Sie ein A an den Anfang Ihres Betreffs. Betreff: A Aufbau Tag der offenen Tür

Die einzelnen Abkürzungen lassen sich auch miteinander kombinieren. Benötigen Sie eine Antwort oder eine Entscheidung bezüglich eines Termins, setzen Sie TA oder TE an Beginn der Betreffzeile. Viele interne Mails erübrigen sich, wenn Abläufe und Ablageorte klar sind. Reduzieren Sie die Menge an internen Empfängern von E-Mails. Die E-Mail ist nicht immer der richtige Kommunikationskanal.

hHandlung

EEntscheidung

IInformation

TTermin

AAntwort

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so gelingt ein effizientes und selbstredendes Ordnersystem

Genau wie jedes Papier und jede gedruckte Unterlage in Ihrem Büro einen Platz braucht, damit Sie es jederzeit finden können, brauchen auch Ihre Dokumente und Unterlagen am Computer einen fixen Platz. Fehlende Struktur auf Ihren elektronischen Arbeitsgeräten, sei es Smartphone, Tablet, PC oder Laptop, führt meist zu überquellenden Desktops, unübersichtlichen Ordnerstrukturen und langem Suchen. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie sich die tägliche Arbeit am Computer erleichtern und effizient arbeiten:

AKTION 1: EINE EFFEKTIVE ORDNERsTRUKTUR FüR DOKUMENTE schAFFENDas Ziel einer guten Ordnerstruktur für Dokumente ist es, dass Sie die benötigten Dateien innerhalb einer Minute finden.

Für eine sinnvolle und effektive Ordnerstruktur ist es hilfreich, eine Mindmap zu erstel-len. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten ab einem gewissen Punkt unbedingt in den Prozess mit einbezogen werden, um eine für sie passende Struktur zu kreieren.

Expertinnen und Experten raten zu einer Ordnerstruktur, in der es jeweils maximal sieben Unterordner gibt – bis dahin gilt ein Ordner als übersichtlich. Für ein Gemein-schaftslaufwerk werden folgende vier Ordner für sinnvoll erachtet:n ein Allgemein-Ordnern ein Projekt-Ordnern ein Abteilungs-Ordner n ein persönlicher Ordner

Im allgemeinen Ordner werden Dateien abgelegt, die für das ganze Unternehmen wichtig sind, aber keiner Abteilung oder keinem Projekt zugeordnet werden können. Der Projekt-Ordner beinhaltet Dateien für große Projekte, an denen mehrere Abteilungen arbeiten. Im Abteilungs-Ordner sind jene Dateien gespeichert, die nur von der jeweiligen Abteilung bearbeitet werden. Im persönlichen Ordner sollte sich nur befinden, was von niemandem anderen benötigt wird.

AKTION 2: VERsIONEN sINNVOLL BENENNENFalls Sie mit vielen Versionen von Dokumenten arbeiten, empfiehlt es sich, zum Ordner-namen das Datum in der Bezeichnung hinzuzufügen. Vermeiden Sie Erweiterungen im Titel wie „neu“ und „final“, denn meist kommen weitere Bearbeitungen hinzu. Überlegen Sie sich ein System und kommunizieren Sie es allen, die an den Dokumenten mitarbeiten. Legen Sie nicht mehrere aktuelle Versionen in einem Archiv-Ordner ab, Sie könnten die Übersicht verlieren. Beispiel: Eine Möglichkeit, Dokumente zu benennen: Zuerst das Datum, dann der Name des Dokuments, die Versionsnummer, das Kürzel der Person , die das Dokument bearbei-tet hat: „20171105_Agenda_V3_AK“

Aktions-Plan für einen dauerhaft aufgeräumten E-Mail-Posteingang

Aktion 1: Ordnerstrukturen im Posteingang sinnvoll anlegen.Aktion 2: E-Mail Programm individuell anpassen.Aktion 3: Beim Start zum neuen Ablagesystem alle Mails ins Archiv verschieben.Aktion 4: E-Mails effizient nach Schema bearbeiten.Aktion 5: Mit der HEITA Formel zu klaren und schnell verständlichen Betreffzeilen.

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AKTION 3: DOKUMENTE NAch IhREM INhALT BENENNENGeben Sie Ihren Dokumenten Namen, die auf den Inhalt schließen lassen. Ein Hinweis der logisch klingt, aber trotzdem oft nicht angewandt wird. Wenn Sie zum Beispiel die Porträtfotos Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Website ablegen, benennen Sie diese: „Portät_Vorname_Nachname“. So wissen Sie gleich, um welche Person es sich auf dem Foto handelt, ohne alle Fotos durchklicken zu müssen.

AKTION 4: MARKIERUNGEN BEI FOTOs EINGEBEN Wenn Sie viele Fotos auf Ihrem Computer haben, die Sie regelmäßig für unterschiedliche Zwecke benötigen, lohnt es sich beim Speichern der Fotos gleich entsprechende Markierungen festzulegen und zwei bis drei Markierungen einzugeben. Gewöhnen Sie sich an, schlechte Fotos sofort auszusortieren. Ein Beispiel: Die Fotos der letzten Messe können Sie folgendermaßen markieren: „Event, Datum, Personen oder Produkt“. Wenn Sie für Ihren Facebook Post ein Foto vom letzten Messestand brauchen, geben Sie den gesuchten Begriff in die Suchfunktion des Explorers ein und Sie finden ganz leicht alle entsprechenden Fotos.

AKTION 5: LEsEZEIchEN MIT EINEM ONLINE-TOOL ARchIVIERENEin weiterer Ort, an dem es schnell unübersichtlich wird, ist die Lesezeichen-Sammlung. Meist werden in den jeweiligen Browsern die Websites, die man gerne wieder besuchen würde, abgespeichert. Bei steigender Zahl erhöht sich die Unübersichtlichkeit und der gesuchte Link kann oft nicht mehr gefunden werden. Hier können Tools für Social Bookmarking weiterhelfen. So können Online-Artikel gespeichert und mit Schlagworten versehen werden. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass Sie auf Ihre Lesezeichen von jedem Gerät online zugreifen können. Beispiele für Social Bookmark Dienste sind: Diigo, Raindrop und Evernote Web Clipper.

AKTION 6: DEN DEsKTOP VON ZU VIELEN VERKNüPFUNGEN BEFREIENAuf Ihrem Desktop sollten sich nur Verknüpfungen zu häufig verwendeten Programmen oder Dateien befinden. Dateien, Fotos oder Videos haben dort nichts verloren und sollten in den jeweiligen Ordnern abgelegt werden. Wie aufgeräumt ist Ihr Desktop?

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AKTION 7: AUF UNVORhERGEsEhENEs WIE KRANKhEIT UND UNFALL VORBEREITET sEINWenn Sie als Unternehmerin oder Unternehmer einmal krank sind oder einen Unfall haben, sollte es Personen geben, die sich über die wichtigsten Zugangsdaten informieren können. Aus diesem Grund sollten Sie einen Notfallkoffer vorbereiten.

Auch wenn Mitarbeitende krank werden, sollte die Arbeit weitergehen können. Wissen Sie, wo sich im Krankheitsfall die aktuellen Projekte und Dokumente Ihres Teams befin-den? Können Sie diese in der aktuellen Ordnerstruktur leicht finden? Haben alle die nöti-gen Berechtigungen, um auf die benötigen Dokumente der Kolleginnen und Kollegen zugreifen zu können?

Auch mit jenen Beschäftigten, die in Pension gehen oder das Unternehmen wechseln, geht viel Wissen verloren. Planen Sie eine Übergabe ein. Stellen Sie mit einem transpa-renten Ablagesystem sicher, dass auch neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich rasch einarbeiten können.

Passwörter sollten nur den jeweiligen Nutzerinnen und Nutzern bekannt sein. Mit Zugriffsberechtigungen in einem Gemeinschaftslaufwerk, kann auch auf gemeinsam zu bearbeitende Dateien zugegriffen werden.

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MEhR ZUM ThEMA UNFALL UND KRANKhEIT

Info Kompakt: Was tun bei Unfall und Krankheit: Gibt es einen Plan B?Die Info-Kompakt zeigt mit Videos, FAQs und Interviews, welche Notfälle Ihr Unternehmen gefährden kann und wie Sie Ihren Notfall-Koffer für solche Ereignisse vorbereiten.

Information darüber, was in den Notfall-Koffer muss, finden sie hier: https://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN

hier gibt es eine nützliche checkliste für den Fall der Fälle: https://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN

Aktions-Plan für ein selbstredendes und effizientes Ordnersystem

Aktion 1: Eine effektive Ordnerstruktur für Dokumente schaffen.Aktion 2: Versionen sinnvoll benennen.Aktion 3: Dokumente nach ihrem Inhalt benennen.Aktion 4: Markierungen bei Fotos eingeben.Aktion 5: Lesezeichen mit einem Online-Tool archivieren.Aktion 6: Den Desktop von zu vielen Verknüpfungen befreien.Aktion 7: Auf Unvorhergesehenes wie Krankheit und Unfall vorbereitet sein.

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2.2 Digitaler Auftritt und Kommunikation: Mit Klarheit und Struktur zum Ziel

Ihr digitaler Auftritt in den Social Media Plattformen benötigt Zeit, die Sie für Ihr Kerngeschäft gut brauchen können. Damit Sie Ihre Kanäle rasch und effizient bespielen können, braucht es Ziele und eine klare Struktur.

Online Kommunikation: Klarheit bei den Kanälen schaffenOnline Kommunikation ist vielfältiger geworden. Sie bietet viele neue Chancen und eben-so Herausforderungen. Das Versenden von Bildern über WhatsApp gelingt schnell und problemlos. Über den facebook messenger kann man ohne Telefonnummer oder Mailadresse in Kontakt treten. Über Xing und LinkedIn werden Informationen leicht und schnell verschickt. Die neuen Kanäle haben viele Vorzüge. Es gibt jedoch auch Herausforderungen: Manchmal fällt es schwer sich zu erinnern, welche Information über welchen Kanal eingetroffen ist.

Vielleicht ist es Ihnen auch schon passiert, dass Sie sich minutenlang fragen, ob eine Information, die Sie gerade benötigen, in einer E- Mail, auf WhatsApp, in einem SMS, in einer Xing-Nachricht, in einer Skype-Nachricht oder ganz woanders gestanden ist.Reflektieren Sie, welcher Kanal Ihnen welche Vorteile bringt und welchen Kanal Sie eröff-nen wollen. Legen Sie fest, über welchen Kanal Sie mit wem kommunizieren möchten. Schaffen Sie dabei Transparenz und informieren Sie darüber.

Website, social Media und Branchenverzeichnisse: Updates regelmäßig durchführenLegen Sie für die Überprüfung von in der Regel gleichbleibenden Informationen eine Routine fest. Denken Sie dabei an Ihre Website, alle Social Media Kanäle, Branchen-verzeichnisse und Businessprofile. Zumindest zwei Mal im Jahr sollten Sie überprüfen, ob Ihre Kontaktadressen noch aktuell sind und die Informationen zutreffen. Bei dieser Gelegenheit empfiehlt es sich, auch Ihre Passwörter zu ändern. Hinweise zu sicheren Passwörtern erhalten Sie im Kapitel 2.3 ab Seite 28.

Sehen Sie Ihre E-Mail Signatur als Möglichkeit, um auf aktuelle Produkte zu verweisen und auf Ihre Business- oder Social Media Profile zu verlinken.

Machen Sie sich für Ihre Updates eine Liste, die Sie jedes Jahr verwenden und erweitern können.

„Ich dachte, ich muss auf so vielen Social Media Kanälen wie möglich präsent sein. Dann habe ich mich hingesetzt und reflektiert, welche Kanäle wirklich sinnvoll für mein Unternehmen sind. Seit ich mich auf meine zwei wichtigsten Kanäle konzentriere, poste ich regelmäßig und erfolgreich.“ Hatidza M., Modedesignerin, 37 Jahre

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social Media: Mit Konzentration und effizienten Tools das Beste rausholen

Ob Sie nun Ihren ersten Social Media Auftritt starten möchten, oder schon längere Zeit darauf unterwegs sind, es gilt, bei Social Media vor allem die zeitliche Investition zu optimieren und dabei strukturiert vorzugehen. So können Sie alle Ihrer Ziele effizient erreichen.

sie wollen mit Ihrem social Media Auftritt starten und ihn auch selbst betreiben?

Beginnen Sie mit einer Social Media Plattform. Je nach Zielgruppe, Zielen und Strategie macht die eine oder die andere Plattform mehr Sinn. Gerade zu Beginn kostet vor allem das Einarbeiten Zeit, bis man über die wichtigsten Funktionen Bescheid weiß. Es wirkt professioneller, wenn Sie auf wenigen Social Networks unterwegs sind, dabei sehr prä-sent sind und regelmäßig posten.

Überlegen Sie sich Folgendes: Welches ist Ihre wichtigste Social Media Plattform? Welche bringt potentielle Kundinnen und Kunden oder zumindest interessante Kontakte? Machen Ihnen alle Kanäle Freude?

Verwenden Sie nur Kanäle, die wirklich wichtig für Ihre Kunden-Kommunikation oder Ihre Ziele sind. Präsenz auf Social Media kostet Zeit: Themen müssen gefunden werden, Beiträge müssen vorbereitet werden, Fotos hochgeladen, Kommentare beantwortet und Networking betrieben werden.

Tipps für einen effizienten Umgang mit Kommunikationskanälen

1. Reflektieren Sie, welcher Kommunikations-Kanal Ihnen Vorteile bringt und welchen Kanal Sie eröffnen wollen.

2. Klären Sie, über welchen Kanal Sie mit wem kommunizieren möchten.3. Weisen Sie darauf hin und informieren Sie darüber.4. Überprüfen und aktualisieren Sie gegelmäßig statische Informationen auf Ihrer

Website, in den Social Media Plattformen und Branchenverzeichnissen.

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Setzen Sie sich von Beginn an Social Media Ziele. Nehmen Sie an einer Weiterbildung teil und planen Sie, Ihre ersten Schritte von einem Dienstleister begleiten zu lassen.

sie betreiben im Unternehmen Ihren social Media Auftritt schon einige Zeit selbst?

Es ist hilfreich, sich konzentriert einmal in der Woche mit Social Media zu befassen. So können Beiträge geplant und aufeinander abgestimmt werden. An den anderen Tagen müssen Sie nur noch auf aktuelle Ereignisse und Kommentare eingehen. Ein Redaktionsplan für Ihre verschiedenen Plattformen hilft Ihnen, den Überblick zu bewah-ren, welche Themen als nächstes anstehen. Einige der Plattformen haben eine Planungsfunktion, mit der Sie Beiträge vorab einstellen können.

Bei der Arbeit mit Facebook, Instagram, Pinterest oder Snap Chat besteht die Gefahr, dass die Zeit ungewollt dahinrast und das Kerngeschäft liegen bleibt. Allein beim Lesen des Newsfeeds ist eine halbe Stunde schnell dahin. Diese Zeit kann man einsparen, wenn man sich eine fixe Zeit dafür einteilt und sich genau vornimmt, was in dieser Zeit gesche-hen soll. Genau wie bei der Bearbeitung der E-Mails.

sie sind auf mehreren social Media Plattformen aktiv?

Dann lohnt es sich mit einem Programm zu arbeiten, mit dem Sie mehrere Plattformen betreuen können. So können Sie Beiträge vorbereiten, vorausplanen und auch auf Kommentare reagieren. Auch Ihren Newsfeed des jeweiligen Kanals können Sie sich anzeigen lassen. Damit haben Sie alle Ihre Plattformen mit einem Account im Blick. Bekannte Programme dafür sind zum Beispiel Buffer und Hootesuite. In diesem Bereich kommen laufend neue Programme auf den Markt. Es lohnt sich zu informieren. Die Programme sind bis zu einer bestimmten Größe kostenlos.

Tipps für konzentriertes Arbeiten mit social Media

1. 30 Minuten am Vormittag und 30 Minuten am Nachmittag konzentriert arbeiten.2. Tätigkeiten eingrenzen: einen Post verfassen, Kommentare beantworten,

Nachrichten lesen und beantworten.3. Einen Timer stellen. 4. Danach wieder ausloggen.5. Eventuell untertags einen Social Media Blocker aktivieren.6. Beiträge mit Planungsfunktion vorbereiten.7. Einen Redaktionsplan erstellen.8. Mit Social Media Planungsprogrammen arbeiten.

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MEhR ZUM ThEMA ARBEITEN MIT sOcIAL MEDIA

Online Ratgeber zum Umgang mit social Media im UnternehmenSie möchten individuelle Tipps für Ihr Unternehmern und Richtlinien für Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit Social Media? Informieren Sie sich im Online Ratgeber: https://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN

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2.3 IT: Für Sicherheit sorgen

Sicherheit im IT-Bereich umfasst sowohl den sicheren Umgang mit Daten in der digitalen Kommunikation, das Erstellen von Backups als auch das regelmäßige Aktualisieren diverser Schutzprogramme. Ein nachlässiger Umgang mit Sicherheitsfragen im digitalen Bereich kann Ihrem Kerngeschäft viel Zeit kosten und es schlimmstenfalls gefährden.

Sicherheit im Bereich IT wird oft vernachlässigt. Während es selbstverständlich ist, Bürotüren abzuschließen, mit Fremden auf der Straße nicht über vertrauliche Daten zu sprechen und Wertgegenstände im Safe zu verstauen, geht man mit Daten und Passwörtern oftmals viel nachlässiger um. Das Thema scheint komplex und wichtige Maßnahmen werden oft auf später verschoben.

Es ist viel zu tun im Büro, Sie schalten den Computer ein. Eine Update-Meldung kommt. Sie verschieben das auf später, Sie müssten sonst den PC wieder neu starten. Außerdem haben Sie das sichere und komplizierte Passwort, das Ihnen nie einfällt, auf die Rückseite Ihrer Tastatur geklebt – damit es schneller geht.

Wenn Sie das nächste Mal ein Update oder eine fällige Passwortänderung verschieben, denken Sie daran: Wenn Ihre Daten verloren gehen oder Ihr Firmenaccount gehackt wird, ist alles viel komplizierter, zeitaufwendiger und unter Umständen auch teurer. Speziell für kleine und mittlere Betriebe ist der Verlust von Daten oft existenzgefährdend.

Das größte Sicherheitsrisiko im Bereich IT liegt beim Menschen selbst. Auch organisierte Kriminelle setzen meist beim Menschen an und versuchen, sie sehr gezielt zu manipulie-ren. So kann auch der beste IT-Schutz umgangen werden. Was früher als Trickbetrügerei bekannt war, nennt sich heute social Engineering. Eine häufige Art von Social Engineering ist das Phishing. Bestimmt haben Sie auch schon eines dieser Mails erhalten, die schein-bar von Ihrer Bank kommen. Darin werden Sie aufgefordert, sich über einen Link anzu-melden, damit Ihr Konto nicht gesperrt wird. Antworten Sie niemals auf solche Mails. Im Zweifelsfall fragen Sie bei Ihrer Bank nach. Oft verschafft auch eine kurze Suche im Internet Klarheit, denn meist sind Sie nicht der oder die einzige, die eine solche E-Mail bekommen haben. Seriöse Unternehmen, wie Banken und Kreditinstitute, werden nie-mals von Ihnen verlangen, dass Sie ein Kennwort über E-Mail oder Chat preisgeben. Schulen Sie auch Ihre Mitarbeiter für den Umgang mit Phishing-Mails entsprechend.

Ein weiteres Thema, bei dem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Spiel kommen und das sich oft verselbstständigt, ist die interne Kommunikation. Für eine Projektarbeit wird schnell eine WhatsApp Gruppe gegründet, um direkt zu kommunizieren und Dateien auszutauschen. Interne Kommunikation sollte nicht über externe Kommunikations wege abgewickelt werden, das Sicherheitsrisiko ist zu groß. Folgende Fragen sollten Sie sich bei internen und externen Kommunikationslösungen stellen: Wo liegen die Daten? Wer kann unter Umständen mitlesen? Wo liegen die rechtlichen Konsequenzen? Dazu gehören auch File-Sharing Optionen wie Dropbox.

Als Unternehmerinnen und Unternehmer haben Sie viele Termine und sind oft auswärts unterwegs. Anfallende Arbeiten erledigen Sie dabei unterwegs auf mobilen Geräten: Telefonate in der U-Bahn, Online Banking am Smartphone und E-Mails mittels WLAN im Zug. Denken Sie daran, dass öffentliches WLAN nicht sicher und damit für vertrauliche Informationen ungeeignet ist.

Ein Aspekt der Sicherheit, den Sie selbst in der Hand haben, ist die Wahl eines sicheren Passwortes. Ein sicheres Passwort besteht aus mindestens acht Zeichen, die kein

„Erst unlängst ist mir bewusst geworden, dass ich auf meine

Geldtasche besser aufpasse als auf meine Daten.“

Robert P., Installateur, 57 Jahre

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bekanntes oder sinnhaftes Wort ergeben. Die Zeichen sollten Groß- und Kleinbuchstaben in Kombination mit Zahlen und Sonderzeichen gemischt sein. Verwenden Sie keinesfalls dasselbe Passwort für verschiedene Accounts. Ändern Sie Ihre Passwörter in regelmäßi-gen Abständen und geben Sie sie an niemanden weiter. Für die Wahl einer Buchstaben-kombination, die Sie sich merken können, empfiehlt es sich einen Satz zu nehmen und aus den Anfangsbuchstaben die Basis für das Passwort zu erstellen.

Eine andere Möglichkeit ist der Passwort-Generator, der ein komplett zufälliges Pass-wort für Sie erstellt. Es gibt auch die Möglichkeit, einen Passwort Manager zu verwenden. Ein Passwort Manager speichert alle Ihre verschiedenen Passwörter verschlüsselt in einer Datenbank. Diese wird mit einem Masterpasswort versperrt und ist nur mit diesem zugänglich. Ein Passwort Manager ist zum Beispiel KeePass, eine gratis Open Source Software.

Sicherheit betrifft auch gewisse Einstellungen zur Privatsphäre auf Ihren Social Media Kanälen. Bei der ersten Anmeldung sind diese meist nur auf ein Minimum eingestellt. Passen Sie die Einstellungen für sich an. Social Engineering oder Industriespionage pas-siert zunehmend auch über Soziale Netzwerke. Seien Sie aufmerksam, wenn Sie von unbekannten Personen auf Facebook oder anderen Social Media Netzwerken kontaktiert werden.

Ein ordentliches Datensicherungskonzept ist die Grundlage für IT-sicherheit: Überlegen Sie, welches Sicherungsmedium (zB externe Festplatte, Wechselbänder, USB-Stick, Cloudspeicher) für Sie geeignet ist und legen Sie ein Zeitintervall und einen Zeitpunkt der Sicherungen fest. Die Datenträger müssen getrennt vom Rechner und sicher aufbewahrt werden. Testen Sie auch einmal jährlich, ob die Wiederherstellung der Daten funktioniert. Dadurch können Sie im Ernstfall viel Zeit, Geld und Nerven sparen.

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Auch auf Ihrer eigenen Website wird Sicherheit immer wichtiger. Wenn Sie Kundendaten über Ihre Website abfragen, zum Beispiel mit der Anmeldung zu einem Newsletter oder einem Kontaktformular, brauchen Sie im Zuge der neuen EU-Datenschutz grundver-ordnung eine https/ssL Verschlüsselung.

Weitere Gründe für eine https/ssL Verschlüsselung: n sichere Übertragung der KundInnendatenn positive Bewertung von Google mittels Schloss Symboln besseres Ranking in den Suchergebnissen

Das wichtigste Argument ist somit die höhere Sicherheit der Datenübertragung. Für Online Shops ist es bereits schon verpflichtend. Ein weiteres wichtiges Argument ist, dass Seiten mit https/SSL Verschlüsselung von Google positiv bewertet und im Browser als sicher gekennzeichnet werden. Bestimmt kennen Sie das kleine Schlosssymbol. Auch wenn Sie auf Ihrer Website keine Daten verarbeiten, erscheint Ihre Website mit https vertrauenswürdiger.

Tipps für mehr IT-sicherheit in Ihrem Büro

1. Sichern Sie Ihre Daten täglich. Dies geschieht am besten automatisch durch eine Datensicherungssoftware.

2. Verwenden Sie Passwörter, die aus mindestens acht Zeichen mit gemischter Groß- und Kleinschreibung sowie Sonderzeichen bestehen.

3. Ändern Sie Ihre Passwörter zwei Mal im Jahr. 4. Schulen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.5. Geben Sie vertrauliche Daten wie Benutzernamen, PINS, TANS oder Passwörter

nicht weiter und versenden Sie diese nicht in E-mails. 6. Löschen Sie verdächtige E-Mails und klicken Sie auf keine darin enthaltenen

Links.7. Öffnen Sie niemals unbekannte Dateianhänge in E-Mails.8. http:// oder https:// – was benützen Sie? Stellen Sie auf https um. 9. Geben Sie vertrauliche und persönliche Daten nur über SSL-verschlüsselte

Seiten ein. Diese erkennen Sie an https:// und an einem Schloss-Symbol. 10. Installieren und aktualisieren Sie laufend Ihr Anti-Virenprogramm, Ihr

Anti-Spywareprogramm und Ihre Firewall. 11. Ist die geschäftliche Nutzung von Social Media Kanälen erwünscht, stellen Sie

Guidelines für Ihr Team bereit. 12. Überprüfen Sie die Einstellungen Ihrer Social Media Profile. 13. Nehmen Sie die Unterstützung einer IT-Expertin oder eines IT-Experten in

Anspruch, wenn Sie selbst dafür keine Zeit haben.

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MEhR ZUM ThEMA IT-sIchERhEIT

Online Ratgeber zur IT-sicherheit Der Online-Ratgeber gibt Ihnen umfassende Hinweise, wie Sie die IT-Sicherheit in Ihrem Unternehmen ganz einfach verbessern können. Dafür beantworten Sie zuerst Fragen zu den Bereichen Betriebspraxis, Angriffe auf Daten, Vermögen, Mensch und Reputation. Diese ermöglichen ein Einschätzen der Risiken für Ihr Unter-nehmen. Anhand Ihrer Antworten werden spezielle Tipps und Links für Sie bereit-gestellt.

https://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN

IT-sicherheitshandbücher, checklisten und viele weitere Infos zu IT-sicherheit finden Sie unter: https://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN

Datensicherheit und IT-sicherheitWelche Punkte bei der Datensicherung zu berücksichtigen sind und welche Gefahrenquellen im Bereich IT lauern können, erfahren Sie hier:


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2.4 Rechtliche Bestimmungen: Mit Grundlagen-Wissen sicher und schnell sein

Es gibt einige rechtliche Bestimmungen, über die Sie als Unternehmerin und Unternehmer Bescheid wissen sollten, damit Sie sich sicher fühlen und schnell Entscheidungen treffen können. Setzen Sie sich mit neuen rechtlichen Entwicklungen auseinander. Die WKO hat Webinare zu diesem Thema angeboten, die Sie auch jetzt noch ansehen können.

EU-Datenschutzgrundverordnung

Ab 25. Mai 2018 gilt die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Große und kleine Unternehmen und auch EPU verarbeiten personenbezogene Daten. Die neue Datenschutz-Grundverordnung sorgt für mehr Sicherheit und Rechte Betroffener bei der Verarbeitung von Personendaten. Was bedeutet das konkret für Sie?

Die neue Datenschutzgrundverordnung erfordert, dass Unternehmen schriftlich darlegen müssen, welche Datenkategorien erfasst werden und was mit diesen geschieht.

Sobald Sie Kundendaten in Ihrer Datenbank erfassen, Rechnungen ausstellen, etc., sind Sie von diesem Gesetz betroffen. Denken Sie dabei auch an die Datenschutzerklärung auf Ihrer Website und klären Sie ab, ob Sie den neuen Regelungen entspricht. Wenn Sie auf Ihrer Website Cookies verwenden, müssen Sie auch darüber informieren.

In der neuen Datenschutzgrundverordnung wird außerdem eine Risikoanalyse vorge-schrieben. Hier geht es um die Frage, was schlimmstenfalls mit den Daten passieren kann. Dabei geht es darum, sich anzusehen was passiert, wenn ein Mitarbeiter, eine Mitarbeiterin Daten mitnimmt, stiehlt oder sie verloren gehen. Wesentlich ist die Beantwortung der Fragen: Bringt das, was ich tue, ein Risiko mit sich? Welche Daten habe und verarbeite ich? Wie sind diese gegen Zugriffe von außen oder Weitergabe von innen geschützt?

Wichtig ist, sich in einem weiteren Schritt zu fragen, mit welchen Daten man überhaupt arbeitet. Sind es interne Mitarbeiterdaten oder externe Kundendaten? Handelt es sich um heikle oder sensible Daten? Wie sind diese Daten gesichert und wer kann darauf zugreifen?

Heikle Daten sind zum Beispiel Kreditkartennummern oder Bankdaten. Sensible Daten sind Gesundheitsdaten oder Informationen über die Angehörigkeit einer Gewerkschaft (Art 9 Abs 2 DSGVO).

Wichtig ist auch hier eine Schulung der gesamten Belegschaft, damit diese genau wissen, wie sie mit Daten umzugehen haben und dass sie diese nicht weitergeben dürfen.

„Etwas über rechtliche Grundlagen in der

Kommunikation zu wissen hilft, schneller zu sein.“

Andrea K., Spielzeughändlerin,

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Impressumspflicht und Double-Opt-In-Verfahren

Der Newsletter ist ein wichtiges Instrument in der Kundenkommunikation. Es ist deshalb wichtig, auch hier gesetzliche Regelungen und Pflichten zu kennen. In jedem wiederkeh-renden elektronischen Medium, also auch auf Websites und im Newsletter, ist ein Impressum anzugeben. Unterschieden wird dabei in große und kleine Newsletter und Websites.

MEhR ZUM ThEMA EU-DATENschUTZGRUNDVERORDNUNG

Neuerungen der EU-DatenschutzgrundverordnungWelche Neuerungen kommen konkret auf Sie im Unternehmen zu? Hier finden Sie einen Kurzüberblick über die DSGVO, weiterführende Links und Checklisten zum Download: https://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN

Personenbezogene Datenverarbeitung richtig dokumentierenHier finden Sie Muster zum Herunterladen für das sogenannte Verarbeitungsverzeichnis und Informationen darüber, was im Verzeichnis enthalten sein muss: https://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN

Datenschutzgrundverordnung – Online RatgeberDieser Online-Ratgeber führt Sie Schritt für Schritt durch die für Ihre Datenverarbeitung relevanten Vorschriften, gibt Ihnen Tipps zur Umsetzung und stellt Ihnen Musterformulare zur Verfügung: https://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN

Informationspflichten nach der DsGVO – Online RatgeberHaben Sie den Online-Ratgeber zur Datenschutzgrundverordnung bereits absol-viert, hält dieser Ratgeber zusätzlich Wissen zu den Informationspflichten für Sie bereit: https://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN

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Unter großen Newslettern und großen Websites versteht man in der Regel jene, die über die Darstellung des persönlichen Lebensbereichs hinausgehen und deren Informationen die öffentliche Meinungsbildung beeinflussen können. Bei diesen Medien ist die volle Offenlegungspflicht anzuwenden.

Double-Opt-In-Verfahren können bei Newslettern und Mailinglisten zum Einsatz kommen. Sie sollen verhindern, dass jemand ohne seine oder ihre Zustimmung in einen E-Mail-Verteiler eingetragen werden kann. Das heißt, die Anmeldung zum E-Mail-Verteiler wird erst wirksam, wenn zusätzlich zur Eintragung im Web auch auf den Bestätigungslink, der per Mail kommt, geklickt wird. Wenn Sie ein Bestätigungsmail verschicken, darf darin auf keinen Fall Werbung vorkommen, sonst könnte es nämlich bereits als SPAM gelten. In jedem Fall muss eine Möglichkeit zum Opt-Out bei jeder E-Mail gegeben sein. Das ist zB ein Link, unter dem man sich jederzeit wieder aus der Verteilerliste austragen kann.

Urheberrechte und Nutzungsrechte

Im Internet ist vieles einfach zugänglich. Das heißt aber nicht, dass alles was möglich ist, auch rechtlich in Ordnung ist. Damit Ihnen kein Fauxpas passiert und Sie womöglich eine Abmahnung erhalten, gehen Sie achtsam mit Urheberrechten um und fragen Sie sicher-heitshalber immer nach, ob Rechte auf dem Bild oder dem Video sind, das Sie verwenden möchten.

Konkret bedeutet das: Bilder, Videos und Musik sind urheberrechtlich geschützt. Diese dürfen daher nur mit Zustimmung der Herstellerin oder des Herstellers von Ihnen ver-wendet werden. Das gilt für Broschüren ebenso wie für die Website und Social Media Kanäle. Das Urheberrecht kann nicht übertragen werden. Gestattet Ihnen jemand die Nutzung seiner oder ihrer Bilder, spricht man von Nutzungsrechten. Klären Sie auch in diesem Fall ab, ob der oder die UrheberIn namentlich genannt werden möchte (soge-nannte „Copyright“-Vermerke).

Wenn Sie Bilder für Ihre Website oder Ihre Social Media Kanäle brauchen, gibt es Online-Fotoportale, bei denen Sie Fotos kaufen können; meist gibt es auch Videos und Musik. Ein Angebot für kostenlose Bilder finden Sie zum Beispiel auf dem Online-Portal Pixabay und auf Canva.

MEhR ZUM ThEMA IMPREssUMsPFLIchT

Wie das Impressum konkret auszusehen hat, können sie direkt mit der checkliste vergleichen:

nFür Newsletter und E-Mails: https://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITENnFür Websites: https://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN

Meine Website EcG – und mediengesetzkonform gestaltenhttps://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN

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Das Recht am eigenen Bild

Fotos, die Sie selbst gemacht haben und auf denen andere Personen abgebildet sind, dürfen nur dann der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden, wenn sie die berechtigten Interessen der Abgebildeten nicht verletzen.

Dies betrifft auch Veranstaltungen. Hier sollte ein Hinweis für alle Teilnehmenden über die Aufnahme von Fotos erfolgen, sodass diese auch die Möglichkeit haben, aus dem Bild oder Raum zu gehen, falls sie keine Fotos von sich wünschen.

MEhR ZUM ThEMA URhEBER- UND NUTZUNGsREchTE

digital.now – E-Business-Roadshow 2018Holen Sie sich Ihr E-Business Update: wertvolle Tipps für mehr Erfolg und Sicherheit in der digitalen Welt sowie Infos zur großen KMU DIGITAL Förderung. Unter dem folgenden Link finden Sie die nächsten Termine in Ihrer Nähe. Der Besuch des Events ist kostenlos. Eine Anmeldung ist aber erforderlich.


Die eigenen Erzeugnisse schützen Gewerbliche Schutzrechte ermöglichen es, geistiges Eigentum auf bestimmte Zeit in bestimmten Ländern zu schützen. Andere Marktteilnehmer sind damit grund-sätzlich von der Nachahmung, Nutzung und Verwertung ausgeschlossen. Unter diesem Link erfahren Sie mehr zu schützbaren Erzeugnissen wie Markenname, optisches Erscheinungsbild (Design), Aufmachung, technische Aspekte oder Herstellungsverfahren.


Tipps für sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten und Rechten

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche personenbezogenen Daten Sie im Unternehmen verwenden.

2. Dokumentieren Sie die Verwendung der Daten in einem Verarbeitungsverzeichnis.3. Achten Sie auf ein korrektes Impressum auf Ihrer Website und in Ihrem

Newsletter.4. Kontrollieren Sie vor jeder Veröffentlichung auf Ihrer Website oder Ihrem Social

Media Kanal die Rechte sowie das Einverständnis der abgebildeten Personen. 5. Informieren Sie sich, welche Neuerungen Sie durch die DSGVO und aufgrund

des österreichischen Datenschutzgesetzes, bezogen auf Website oder Newsletter, betreffen.

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„Ich glaube es ist Zeit für eine neue Art, Rechnungen

zu legen.“ Karl G., Bautechniker, 33 Jahre


2.5 E-Rechnung und E-Zustellung: Mit neuesten Tools Zeit und Geld sparen

Im Bereich Rechnungsverwaltung gibt es eine Reihe digitaler Formate, mit denen Sie enorm Zeit und Geld sparen können, speziell bei der Übernahme von Rechnungsdaten in die Buchhaltung. Außerdem eröffnet sich damit auch die Möglichkeit, neue Kunden-zielgruppen anzusprechen.

80 % aller Rechnungen werden noch in Papierform verschickt. Eine steigende Anzahl auch als pdf-Attachment eines E-Mails. Dies ist wohl besser als das Papierformat, hat aber noch nicht alle Vorteile der elektronischen Rechnung (im engeren Sinn). Der Unterschied zwischen elektronischer Rechnung (E-Rechnung) und PDF liegt im Format. Die elektronische Rechnung ermöglicht es, standardisierte, maschinenlesbare und auto-matisiert weiter verarbeitbare Rechnungen zu verschicken. Die E-Rechnung liegt in soge-nannten EDI-Formaten vor. EDI ist der Überbegriff und bedeutet Electronic Data Interface.

Der österreichische Standard für strukturierte elektronische Rechnungen heißt ebinter-face. Er ermöglicht die vollautomatische elektronische Rechnungserstellung und den vollautomatischen Rechnungseingang. Das wird auch „strukturierte E-Rechnung“ genannt. EbInterface steht allen Rechnungsstellern und -empfängern kostenlos zur Verfügung, auch FIBU- bzw. ERP-Softwareentwicklern. Der Standard wird für die Einbringung strukturierter E-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung und an ausge-wählte Unternehmen eingesetzt.

E-Rechnungen erleichtern vor allem das Erstellen von Standard-Rechnungen und sparen Zeit. Sie bekommen schneller Ihr Geld. Der standardisierte und automatisierte Prozess bietet für große Unternehmen eine enorme Arbeitsersparnis, aber auch KMU können stark davon profitieren.

Vorteile sind: n sofortige Einsparung bei Porto- und Materialkostenn Zeitersparnisn schnellere Bezahlung der von Ihnen gestellten Rechnungenn weniger Bearbeitungskosten

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Das größte Potential liegt in den strukturierten E-Rechnungen mit automatisierter Verarbeitung. Nähere Beschreibungen finden Sie unter: www.ebinterface.at. E-Zustellung ist das Versenden und Empfangen vertraulicher elektronischer Nachrichten und Dokumente. Es ist technisch sicher, nachweisbar mittels Übermittlungsbestätigung und genauso rechtsgültig wie ein eingeschriebener Brief.

MEhR ZUM ThEMA E-REchNUNG UND E-ZUsTELLUNG

Dokumente digital signieren Die Handy-Signatur ist in Österreich eine Technologie zur rechtsgültigen elektroni-schen Unterschrift mit Hilfe eines Mobiltelefons. Sie ist der eigenhändigen Unter-schrift gleichgestellt und erlaubt es Ihnen somit, Bestellungen, Verträge und ande-re Dokumente digital zu unterschreiben. Ihr Zertifikat, um mit Ihrem Mobiltelefon die Handy Signatur nutzen zu können, erhalten Sie von der Firma A-Trust.https://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN

Der E-Tresor ist im Unterschied zu einem Hand-Signatur Konto kostenpflichtig. Es ist ein persönlicher Datensafe. Interessant für Unternehmen mit Registrierkasse, da es alle Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung erfüllt und das Datenerfassungsprotokoll im Paket inklusive ist. https://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN

Online Ratgeber für RechnungsempfängerSie möchten wissen, was Sie beim Empfang elektronischer Rechnungen beachten müssen und wo die Vorteile liegen? Der Online Ratgeber informiert Sie über das Wesentliche. Beantworten Sie fünf Fragen und erhalten Sie auf Ihre Situation zugeschnittene Informationen. https://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN

E-Rechnung und E-ZustellungIhre Lieferanten und Dienstleister, Versorgungsunternehmen und Provider senden Ihnen elektronische Rechnungen oder bieten dieses Service an? Unter dem folgen-den Link erfahren Sie, welche Vorteile Ihnen die E-Rechnung bietet und wie die sichere E-Zustellung funktioniert. https://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN

Online Ratgeber zur elektronischen RechnungMöchten Sie eine erste Einschätzung zu Ihrer individuellen Situation für elektronische Rechnungen bekommen? Folgen Sie diesem Link: https://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN

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Geschwindigkeit ist ein großes Thema für Unternehmerinnen und Unternehmer. Einerseits die Geschwindigkeit von Abgabeterminen und in der Kommunikation, andererseits die Geschwindigkeit von laufenden Entwicklungen. Wer Neues lernt und reflektiert und sich damit auseinandersetzt, hat große chancen, sein Kerngeschäft zu stärken. sie sollten Mulitasking die Absage erklären, Dienstleister einsetzen, wo es sinnvoll ist und neue Tools ins Unternehmen einziehen lassen.

3.1 Qualität: Das Produktivitätsparadoxon

Aufgaben schnell und effizient erledigen zu können, ist eine wichtige Fähigkeit im unter-nehmerischen Alltag. Die Fähigkeit, zwei oder mehr Aufgaben gleichzeitig oder abwech-selnd in kurzen Zeitabschnitten erledigen zu können, auch Multitasking genannt, scheint dabei hilfreich. Eine Studie in den USA hat jedoch ergeben, dass Multitasking bis zu 40 % der produktiven Zeit frisst. Das liegt daran, dass durch Multitasking mehr Fehler passie-ren, die Lernkurve niedriger ist und Aufgaben mehr Zeit benötigen, bis sie fertig werden. Dazu kommt, dass ständige Unterbrechungen, einerseits durch Nachrichten und Telefo n-anrufe, andererseits durch eigenes Multitasking, den erlebten Stress erhöhen und nachweislich die Produktivität senken.

Das Gehirn kann nicht multitasken

Wissenschaftliche Untersuchungen haben ergeben, dass das Gehirn gar nicht multitas-king-fähig ist. Das Gehirn funktioniert ähnlich wie ein Computer: Es drosselt sein Tempo und seine Leistung, wenn es zu viele Aufgaben parallel erledigen muss. Das Arbeitsge-dächtnis befindet sich in den beiden Frontallappen. Angenommen, Sie erledigen eine Aufgabe und wechseln zu einer anderen, so ist zuerst ein Frontallappen aktiv und anschließend der andere. Das Gehirn muss also zwischen den beiden Frontallappen hin und her schalten und kann nicht parallel an zwei Aufgaben arbeiten.

Warum Multitasking fehleranfällig macht

Wenn Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen, laden Sie stets neue Informationen in den „Arbeitsspeicher“ Ihres Gehirns. Die Folge ist, dass die davor aufgenommenen Informationen schlechter abgespeichert werden, da sie nicht an den Langzeitspeicher übermittelt werden. Das wirkt sich negativ auf die Ausführung der Tätigkeit aus.

Geschwindigkeit – Mehr Zeit fürs Kerngeschäft

3.

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„Irgendwann bin ich draufgekommen: Multitasking ist nicht cool, sondern blöd.“ Igor M.,

Orthopädieschuhmacher, 38Jahre

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Außerdem braucht es mehr Zeit, sich nach einer Unterbrechung wieder in eine Aufgabe einzudenken, als eine Sache fertig zu machen und erst danach mit der nächsten anzufan-gen. Die Folgen von Multitasking, vor allem in Verbindung mit digitalen Technologien, sind größere Fehleranfälligkeit, schlechtere Konzentration und schlechtere Aufnahme des Gelernten oder Erarbeiteten.

Je komplexer die Aufgabe, desto weniger sollten sie switchen

Ein weiteres Ergebnis einer Studie in den USA: Mehr als 90 % der Menschen multitasken während eines Meetings. Wirkliches Multitasking funktioniert nur bei einfachen Routine-tätigkeiten, die automatisiert sind, wobei es auch hier zu Unterbrechungen kommt, je nachdem welche Tätigkeit gerade mehr Aufmerksamkeit erfordert. Das bedeutet für komplexe Aufgaben: Planen Sie ungestörte längere Zeitfenster ein.

Es dauert circa 15 Minuten, um bei einer Tätigkeit in einen Flow-Zustand zu kommen. Müssen Sie also an einem größeren Projekt arbeiten, planen Sie diese 15 Minuten extra ein und vor allem, dass sie dabei nicht unterbrochen werden.

Wer sich fokussiert und innerlich gelassen seinen Aufgaben widmet, arbeitet effizienter, weniger fehleranfällig und ist zufriedener mit seinem Tun.

so schnell wie möglich ist nicht immer so schnell wie nötig

Ein weiterer Stressfaktor liegt oft im Bestreben, eine Aufgabe so schnell wie möglich erledigen zu wollen.

So schnell wie möglich, bedeutet für unser Gegenüber oftmals etwas Anderes als für Sie selbst. Vielleicht kennen Sie folgende Situation: Der Auftraggeber benötigte das Angebot so „schnell wie möglich“. Also haben Sie während Ihrer recht vollen Arbeitswoche Überstunden eingelegt und das lang geplante Abendessen mit Freunden verschoben. Sie schicken das Angebot ab und zurück bekommen Sie eine Abwesenheitsnotiz. Die zustän-dige Person ist drei Tage außer Haus und wird das Angebot erst Anfang nächster Woche lesen.

Damit Ihnen so etwas nicht passiert, werden Sie mit Abgabeterminen konkret und achten Sie darauf, ob Sie es in der gewünschten Zeit bewältigen können. Wenn möglich, planen Sie vor einer großen wichtigen Abgabe immer eine Nacht ein, um darüber zu schlafen. Hat man intensiv an etwas gearbeitet, steckt man oftmals so „drinnen“, dass einem die Perspektive fehlt, um wichtige Zusammenhänge oder Denkfehler zu erkennen. Durch zeitlichen und räumlichen Abstand zu den Dingen, nimmt man Geschwindigkeit raus und sieht wieder klarer.

Schnelligkeit muss eben nicht gleichzeitig ein Kriterium für Qualität sein. Im Gegenteil: Will man die hohe Geschwindigkeit halten, steigt der Stresspegel und damit die Fehleranfälligkeit.

Der Tagesbeginn wirkt sich auf die Produktivität aus

Achten Sie darauf, wie Sie Ihren Tag beginnen und wie Sie ihn beenden. Ein stressiger Beginn sorgt für schlechte Laune und weniger Konzentration gleich am Morgen. Wenn Sie abends gestresst ins Bett fallen und womöglich noch im Bett letzte Mails und Angebote

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bearbeiten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie das mit in den Schlaf nehmen. Das Gehirn verarbeitet in der Nacht die Eindrücke des Tages und erholsamer Schlaf ist wichtig. Gönnen Sie sich dementsprechend vor dem Schlafengehen alles, was zu Ihrer Entspannung und einem erholsamen Schlaf beiträgt. Ständiges Sitzen und Schauen auf Bildschirme, noch vor dem Schlafengehen auf den Fernseher und aufs Smartphone parallel, wirkt sich negativ auf die Fähigkeit aus, schnell einzuschlafen und einen erholsamen Schlaf zu haben.

Tipps für fokussiertes Arbeiten

1. Planen Sie für wichtige Aufgaben ungestörte Zeitfenster ein.2. Sind Sie in Gesprächen voll und ganz bei Ihrem Gegenüber? Ihnen entgehen

durch Multitasking möglicherweise wichtige Informationen. Und auch das Gesprächsklima leidet.

3. Legen Sie einen Notizblock bereit. Wenn Sie eine Idee haben oder Ihnen einfällt, was noch zu tun ist, notieren Sie es kurz und bleiben Sie bei Ihrer aktuellen Aufgabe.

4. Stille hilft dabei, besser mit Stress umzugehen. Planen Sie in stressigen Zeiten Momente der Stille und Entspannung bewusst ein.

5. Wenn der Stress gerade akut ist, atmen Sie mehrere Male tief durch. 6. Sehen Sie sich Ihre Prioritäten an. Das Gefühl der Überforderung kommt

oftmals auch daher, es allen Recht machen zu wollen. 7. Arbeiten Sie fokussiert an einer Aufgabe nach der anderen. 8. Achten Sie auf genügend Schlaf, gesunde Ernährung, ausreichend Bewegung

und Momente der Stille ohne Smartphone.

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sind sie eine Multitaskerin oder ein Multitasker?

Hier können Sie Ihre Arbeitsweise reflektieren:

1. An wie vielen verschiedenen Aufgaben arbeiten Sie gerade?

1-3 4-5 6-8 9 oder mehr

2. Wann war Ihr letzter Tag ohne Smartphone? gestern vor einer Woche vor einem Monat vor einem Jahr oder mehr

3. Kennen Sie Ihre Ziele und Aufgaben für diese Woche? Ja Nein

4. Kennen Sie Ihre Ziele und Aufgaben für diesen Monat?

Ja Nein

5. Kennen Sie Ihre Ziele und Aufgaben für dieses Jahr?

Ja Nein

6. Können Sie gut mit Stress umgehen? Ja Nein

7. Arbeiten Sie lieber ohne Druck? Ja Nein

8. Sind Sie im Gespräch voll und ganz bei der anderen Person?

Ja Nein

Treffen die folgenden Aussagen auf Sie zu?9. Während ich in einem wichtigen Meeting bin, habe

ich mein Smartphone konsequent lautlos gestellt und schaue auch nicht aufs Display.

Ja Nein

10. Ich kann mich gut längere Zeit auf eine Aufgabe konzentrieren.

Ja Nein

11. Ich weiß, wo ich mir Ausgleich zu meiner digitalen Arbeit holen kann.

Ja Nein

Auflösung: Frage 1: Multitasking ist ein Mythos. Holen Sie sich Tipps im Kapitel für fokusiertes Arbeiten auf Seite 41.

Frage 2: Wenn Sie Ihr Smartphone länger als eine Woche nicht mehr abgeschaltet haben, blättern Sie zum Kapitel 1.4 „Tägliche Auszeit: Wirklich abschalten“, ab Seite 13. Dort erfahren Sie, wie der Umgang mit dem Smartphone Ihre Produktivität und auch Ihre Fähigkeit zu erholen beeinflusst.

Frage 3 bis 11: Wie viele „nein“ haben Sie markiert? 0 bis 3-mal „nein“ Sehen Sie sich Ihre Antworten noch einmal an. Überlegen Sie: Welche dieser Verhaltensweisen tut Ihnen und Ihrem Unternehmen gut? Welche lohnt es, zu verändern?

4 bis 6-mal „nein“Wirklich produktiv und effizient arbeitet das Gehirn, wenn es sich auf eine Sache konzentrieren kann. Ständige Ablenkungen verhindern Produktivität – sei es durch eintreffende Nachrichten am Smartphone oder weil Sie von einer Aufgabe zur anderen springen. Suchen Sie sich zwei Gewohnheiten, die Sie gleich in der nächsten Woche verändern möchten.

7 bis 9-mal „nein“Mit starkem Multitasking verlieren Sie letztlich wertvolle Zeit und damit auch Geld. Ihre Innovationskraft wird eingeschränkt. Reflektieren Sie, welche Gewohnheiten Sie verändern möchten. Suchen Sie sich vier Punkte, die Sie gleich in der nächsten Woche verändern werden.

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3.2 Kerngeschäft: An den wirklich wichtigen Dingen arbeiten

Die Entwicklung in der Digitalisierung kann auch Ihr eigentliches Kerngeschäft betreffen. Haben Veränderungen in den Entwicklungen früher 20 Jahre gebraucht, finden sie heute alle zwei Jahre statt.

Es ist wichtig, sich regelmäßig folgende Fragen zu stellen:Wie stark wird Ihr Kerngeschäft von den Entwicklungen der Digitalisierung beeinflusst? Welche digitalen Trends gibt es derzeit in Ihrer Branche? Wie verändert sich Ihr Kerngeschäft dadurch? Welche Aufgaben Ihres Arbeitsalltags lassen sich durch digitale Entwicklungen unterstützen?

Egal ob Produktion, Werbung oder das Einkaufsverhalten der Kundinnen und Kunden – Digitalisierung berührt alle Bereiche. Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit, aktuelle Trends in Ihrer Branche zu verfolgen und für sich selbst zu überlegen, ob Sie die digitalen Tools Ihrer Branche bestmöglich nutzen.

Falls Sie noch vorwiegend offline arbeiten, stellen Sie sich auch die Frage, wo es bereits Berührungspunkte mit der digitalen Welt gibt und wo Optimierungspotential besteht.

Beachten Sie dabei vor allem auch Veränderungen im Verhalten Ihrer Kundschaft. Neue Technologien sollten nicht um ihrer selbst willen eingeführt werden, sondern für Ihre Kundinnen und Kunden eine Verbesserung bringen und Ihnen somit einen Wettbewerbs-vorteil verschaffen. Ein Beispiel: KundInnen suchen oft online nach Geschäften in Ihrer Nähe. Wenn Sie also bei den Ergebnissen in Google Maps aufscheinen, haben Sie einen Vorteil gegenüber jenen, die noch nicht eingetragen sind.

Planen Sie einen Tag ein, an dem Sie Zeit für solche Fragen haben. Finden Sie anhand Ihrer Antworten heraus, wo Handlungsbedarf besteht und in welche Richtung sich Ihr Unternehmen weiter entwickeln soll. Lassen Sie das in Ihre Unternehmensziele einflie-ßen und richten Sie Ihre Tätigkeiten, Fortbildungen und Prioritäten danach aus. Bleiben Sie dabei konsequent.

Beginnen Sie anhand Ihrer Unternehmensziele, kleinere Etappenziele für Ihre Woche abzuleiten. So gelingt es Ihnen, den Fokus unter der Woche auf das zu legen, was wirklich wichtig ist.

„Mein Kerngeschäft ändert sich durch die Digitalisierung. Ich weiß, ich muss am Laufenden bleiben.“ Sarah K., PR-Beraterin, 43 Jahre

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Im hinblick auf Ihren Arbeitsalltag: Werden Sie sich bewusst, wie viel Zeit Sie Ihrem Kerngeschäft widmen und wie viel Zeit Sie mit anderen Tätigkeiten verbringen. Dazu eignet sich die Methode des self-Tracking. Notieren Sie eine Woche lang jeden Tag, wie Sie Ihre Zeit verbringen und wie lange Sie an den einzelnen Aufgaben sitzen. So wird schwarz auf weiß sichtbar, wie viel Zeit Sie wirk-lich an Ihrem Kerngeschäft sitzen und wie viel Stunden Sie verrechnen können.

Analysieren Sie anschließend, wo Ihre größten Zeitfallen liegen. Unter Umständen werden dabei auch Tätigkeiten sichtbar, die Sie auch auslagern können. Oder es gibt digitale Tools, die die Arbeitsabläufe beschleunigen können. Seien Sie dabei auch durchaus kritisch, wenn Ihnen Anwendungen und digitale Tools nicht weiterhelfen.

3.3 Rollendilemma: Wo brauche ich Unterstützung durch Dienstleister?

Natürlich können Sie lernen Websites zu erstellen, alle Ihre Mails selbst bearbeiten, das Büro selbst reinigen oder ausmalen. Überlegen Sie sich aber, ob es Sinn macht.

Gerade als EPU füllt man mehrere Rollen in einer Person aus. Neben dem eigentlichen Kerngeschäft sind Sie noch Buchhaltung, Assistenz und Social Media Beauftragte in einem. Das geht auch nicht anders, oder vielleicht doch? Manchmal ist es gar nicht so einfach zu identifizieren, wo Sie Unterstützung brauchen.

Tipps für Ihren Fokus aufs Kerngeschäft

1. Analysieren Sie, wie viel Zeit Sie wirklich mit Ihrem Kerngeschäft verbringen. 2. Nehmen Sie sich einen Tag Zeit, um über Ihr Kerngeschäft und Veränderungen

in Ihrem Kerngeschäft nachzudenken. 3. Stoßen Sie neue Entwicklungen an. 4. Halten Sie regelmäßig Zeit in Ihrem Kalender frei, in der Sie an der Entwicklung

Ihres Kerngeschäfts arbeiten.

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MEhR ZUM ThEMA KUNDENVERhALTEN

Info kompakt: Das Kundenverhalten ändert sich dramatisch. Wie pass' ich mich an? Kundinnen und Kunden informieren und entscheiden sich zunehmend online. Passt Ihr Angebot noch zu den veränderten Bedürfnissen und Erwartungen Ihrer Kundschaft?


„Irgendwann lernt man, dass es besser ist, sich für gewisse

Dinge Dienstleitung einzukaufen. Manches geht

schneller und ist einfach professioneller.“

Ivana T., Kosmetikerin, 36 Jahre

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Im Kapitel 3.2 Kerngeschäft: An den wirklich wichtigen Dingen arbeiten, haben Sie bereits Ihre Arbeitswoche reflektiert. Sind darunter Tätigkeiten, die nicht zu Ihrem Kerngeschäft gehören?

Konzentrieren sie sich auf Ihre stärken und bilden Sie sich dort weiter, wo Sie Ihr Kerngeschäft stärken können. Für andere Aufgaben zahlt es sich aus, einen Profi zu engagieren, die oder der es schneller erledigen kann, als Sie selbst. Ihr Vorteil: Diese Zeit steht Ihnen für Ihr Kerngeschäft zur Verfügung.

Sehen Sie sich an, wie viel Stunden Sie außerhalb Ihres Kerngeschäfts in Tätigkeiten investieren, die andere Menschen schneller erledigen könnten. Rechnen Sie das mit dem Stundensatz hoch, den Sie normalerweise in derselben Zeit mit verkauften Stunden ver-dienen würden. Unter Umständen lohnt es sich, jemanden zu engagieren, der oder die in kürzerer Zeit solche Tätigkeiten erledigen kann. So verlieren Sie weniger Zeit und können währenddessen selbst daran arbeiten, wo Sie gut sind und somit Geld verdienen.

Ein relativ neues Berufsfeld sind sogenannte virtuelle Assistenten. Sie nehmen Ihnen Arbeiten ab, für die man nicht mehr braucht als ein funktionierendes Internet und einen Laptop. Virtuelle Assistenten können Ihre Mails vorsortieren, Texte schreiben oder über-arbeiten und Grafiken erstellen. Solche Angebote kann man auch für begrenzte Zeiträume in Anspruch nehmen.

3.4 Digitalisierung: Werkzeuge gut nutzen

Die Digitalisierung ist mittlerweile breit in unserer Gesellschaft angekommen und treibt rasch Veränderungen voran. Wie sie unsere Lebens- und Arbeitswelt weiter verändern wird, darauf gibt es noch keine endgültige Antwort. Klar ist allerdings, dass sich unter-schiedliche Arbeits- und Lebensbereiche wie Produktion, Logistik und Kommunikation mehr und mehr vernetzen. Das wird dadurch möglich, dass es eine große und komplexe Menge digitaler Daten von Dingen und Abläufen gibt, die mit Computern analysiert und vernetzt werden können. Dadurch entstehen neue Chancen für Unternehmen.

Digitalisierung kann Ihnen Alleinstellungsmerkmale bringen, Ihre Arbeit erleichtern, Ihnen mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft schaffen, mehr Geld einbringen und Ihre Kreativität anregen.

Tipps für mehr Zeit beim Kerngeschäft

1. Konzentrieren Sie sich darauf, worin Sie gut sind. 2. Werden Sie sich bewusst, mit welchen Tätigkeiten Sie Ihre Arbeitszeit verbringen.3. Überlegen Sie, ob Sie davon etwas an Dienstleister auslagern können.

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„Es hat mir richtig gut getan, Weiterbildungen im Bereich Digitalisierung zu machen und Beratungen in Anspruch zu nehmen. Ich fühle mich jetzt sicherer und setze ein paar neue Dinge um.“ Hedi K., Tischlerin, 43 Jahre

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Auch im Büro und in der Zusammenarbeit ergeben sich viele Möglichkeiten für den Einsatz von digitalen Tools. Digitalisierung ermöglicht verstärkt kollaborativ zu arbeiten, da die einzelnen Mitarbeitenden nicht mehr alle zur gleichen Zeit im gleichen Raum sein müssen, sondern Abnahmen und Dokumentationen oder auch Reparaturen mit digitalen Hilfsmitteln erfolgen können. Da nicht absehbar ist, welche neuen Innovationen, Verbindungs- und Anwendungsmöglichkeiten durch Digitalisierung und Big Data noch entstehen, ist es für Unternehmerinnen und Unternehmer wichtig, aktuelle Entwicklungen zu verfolgen.

hier gibt es einen überblick über die aktuellen Trends der Digitalisierung und wie Ihre Anwendung aussehen kann.

Big Databezeichnet die große und komplexe Menge digitaler Daten von Personen, Dingen und Abläufen.

Virtual Reality (VR)Mit Hilfe von speziellen VR-Brillen und VR–Headsets wird eine digitale, virtuelle Realität erfahrbar. In dieser kann Wissen erworben werden, zum Beispiel darüber, wie es am Urlaubsziel aussieht. Eine andere Möglichkeit ist das Trainieren von Fähigkeiten. Menschen können dadurch lernen, mit Höhenangst umzugehen oder die Angst, vor vielen Menschen sprechen, zu überwinden.

Augmented RealityHier geht es um die Verbindung der realen und der digitalen Welt. Die Realität wird über eine Kamera mit zusätzlichen Informationen erweitert. Einsatzmöglichkeiten ergeben sich zum Beispiel beim Einrichten der Wohnung. Kundinnen und Kunden können Möbel aus dem Katalog mit Smartphone-Kamera und App in die Wohnung einblenden und sich so vorstellen, wie diese in die Wohnung passen. Eine andere Anwendung ist, Ihre Visitenkarte mit einem QR-Code auszustatten und diesen mit einem Zwei-Minuten-Video zu verbinden.

Internet of thingsImmer mehr Alltagsgegenstände können sich mit dem Internet verbinden. Dadurch erge-ben sich viele Möglichkeiten: Vom selbstfahrenden Auto bis hin zur Nachbestellung von Materialien genau dort, wo sie Ihnen ausgehen.

WearablesSo nennt man Computer, die am Körper getragen werden. Diese sind zum Beispiel in der Kleidung eingebaut und können die Herzfrequenz messen und sofort die Rettung verstän-digen, sollte etwas nicht im normalen Bereich sein. Dadurch ergeben sich auch Anwendungsmöglichkeiten in der Pflege.

AppEine App ist ein Anwendungsprogramm für Smartphones oder PCs, die für spezielle Aufgaben entwickelt wurde. So kann ein Bauarbeiter am Dach mittels App am Smart-phone seine Nachbestellung abwickeln und muss nicht mehr extra herunterklettern.

3-D-DruckMit einem 3-D-Drucker können Einzelteile passgenau erstellt werden. Digitalisierung bringt Möglichkeiten, die Produktion besser zu planen, zu vernetzen und flexibler zu gestalten.

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RobotikRoboter können schwere Arbeiten verrichten. Körperliche Arbeiten, die Schmerzen verur-sachen, können von ihnen übernommen werden.

Targeted AdvertisingIn der Werbung entsteht mittels Targeted Advertising die Möglichkeit, die eigene Ziel-gruppe genau und zielgerichtet anzusprechen.

cRMCustomer Relationship Management, kurz CRM, bezeichnet die konsequente Ausrichtung eines Unternehmens an die Kundschaft. Sogenannte CRM-Software hilft die Daten, die durch Kundenbeziehungen entstehen, zu systematisieren und auch die Kommunikation mit den KundInnen kann über so ein Programm erfolgen.

Die Möglichkeiten sind vielfältig und es können sich immer neue Verknüpfungen und Verbindungen ergeben.

Es geht darum, die eigene Position zu stärken und den eigenen Platz in der digitalen Welt zu finden. Das gilt nicht nur für große Unternehmen, sondern besonders auch für KMU und EPU. Planen Sie Zeit für Fortbildungen und Weiterbildung für sich und Ihre Mitarbeitenden ein. Mit der Veränderung zu gehen hat ganz zentral etwas mit Unternehmertum zu tun.

Zur Unterstützung von Unternehmerinnen und Unternehmern bei diesem Prozess wurde das Programm KMU Digital von der Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ) und dem Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort (BMDW) ins Leben gerufen.

Das KMU Digital Förderprogramm unterstützt Unternehmerinnen und Unternehmer dabei, den Bedarf an digitaler Unterstützung im eigenen Unternehmen auszuloten. Mit dem KMU DIGITAL Online Status-Check können Sie sich ansehen, wie digital Ihr Unternehmen bereits ist, und wo Potentiale liegen. Damit können Sie sich anschließend zur kostenlosen Potentialanalyse für KMU mit einer zertifizierten Beraterin, mit einem zertifizierten Berater, anmelden.

Eigene Position stärken – eigenen Platz in der digitalen Welt finden

Tipps für eine gezielte Analyse

1. Von welchen Entwicklungen wird meine Branche derzeit beeinflusst? 2. Wohin soll sich mein Unternehmen entwickeln? 3. Wo gibt es Chancen?4. Wo lassen sich Daten verknüpfen? 5. Wo gibt es Schnittstellen?6. Wo muss ich mich fit machen?7. Wo brauche ich neues Wissen, um am Puls der Zeit zu bleiben?

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MEhR ZUM ThEMA DIGITALIsIERUNG

Online Ratgeber KMU Digital status checkHolen Sie sich einen ersten Überblick über Ihren digitalen Status, wichtige Tipps für die weitere Digitalisierung und die Anmeldung zur geförderten, kostenlosen Potentialanalyse (für KMU). Hier geht es zum KMU DIGITAL Status Check: https://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN

Die KMU DIGITAL Beratung wird mit 50 % gefördert. Die Beratungsschwerpunkte: n E-Commerce & Social Median Geschäftsmodelle & Prozessen Verbesserung der IT-Sicherheit

Außerdem können Sie bis zu 4.000 Euro Unterstützung für Weiterbildung und Kompetenzerweiterung für sich selbst und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter holen. Das KMU Digital Programm unterstützt Unternehmen schnell mit dem innovativen Tun zu starten. Sie haben Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner dazu in allen Bundesländern.

Online Ratgeber E-BusinessIn diesem Online Ratgeber erhalten Sie nach Beantwortung von Fragen zu Ihrem Unternehmen, Ihrem Interessens- und Wissensstand ein individuelles Informationspaket zum Thema E-Business. https://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN

Reiseführer DigitalisierungDer Reiseführer Digitalisierung zeigt Ihnen Beispiele wie Sie Digitales in Ihr Geschäftsmodell integrieren können. https://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN

Alle WKO Online Ratgeber auf einen Blick:https://www.wko.at/EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN

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EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN. MEhR ZEIT FüRs ...6 EFFIZIENT.DIGITAL.ARBEITEN. Denken Sie dabei auch an Ihr Smartphone und schalten Sie die automatische Synchronisation ab. So können