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  • Virtuelle Teams

    Sonja App

  • InhaltVirtuelle Teams versus Prsenzteams 5J Virtuelle Arbeitswelten 6J Arten von virtuellen Teams 12J Unterschiede zwischen virtuellen Teams und

    Prsenzteams 22J Herausforderungen fr virtuelle Teams 29

    Besetzung von virtuellen Teams 37J Wie Sie ein Team zusammenstellen 38J Welche Kompetenzen Fhrungskrfte bentigen 42J Welche Kompetenzen Teammitglieder bentigen 52J Diversity Management in virtuellen Teams 57

    Teams ber Distanz fhren 63J Rahmenbedingungen klren 64J Fhren ber Ziele 73J Wirksame Erfolgskontrolle installieren 81J Wie Sie Ihr Team gezielt entwickeln 83J Personalentwicklung in virtuellen Teams 89

    Kommunikation und Medien 97J Herausforderungen bei der Kommunikation 98J Medien und Software 110J Wie Sie Medienkompetenz aufbauen 128J Persnlicher Kontakt 131

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  • Daily Business 137J Wie Sie virtuelle Projekte managen 138J Wie Sie ein Kick-off-Meeting gestalten 145J Warum das Wissensmanagement so wichtig ist 153J Erfolgreiche virtuelle Meetings 163J Wie Sie neue Teammitglieder integrieren 169J Worauf es bei Lessons-Learned-Workshops ankommt 176

    Arbeitskultur in virtuellen Teams 183J Der Faktor Mensch 184J So sorgen Sie fr ein positives Arbeitsklima 185J Warum Sie eine Netiquette einfhren sollten 190J Wie Vertrauen entsteht 195J Wie Sie ber Distanz motivieren 199J Wie Sie konstruktiv mit Konflikten umgehen 203

    Interkulturelle Zusammenarbeit 215J Was interkulturelle Teams so besonders macht 216J Wie Sie kulturelle Unterschiede effektiv nutzen 226J Wie Sie interkulturelle Kompetenz aufbauen 229

    J Buchempfehlungen 235J Stichwortverzeichnis 236

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  • VorwortDie modernen Medien haben die Arbeitswelt revolutioniert.Dadurch sind weltweit neue Formen der Zusammenarbeitentstanden, die von den Mglichkeiten des Internets geprgtsind. Es spielt aus technischer Sicht keine Rolle mehr, ob manmit Kollegen an einem Standort oder in bersee zusammen-arbeitet. Das hat groe Auswirkungen auf die Arbeitskultur inUnternehmen. Fhrungsmethoden, die in konventionellenTeams gut funktionieren, knnen nicht 1:1 auf virtuelle Teamsbertragen werden. Fhrungskrfte und Mitarbeiter sind da-her gefordert, eine Vielzahl von Kompetenzen aufzubauen, umihre Projekte zum Erfolg zu fhren.

    In diesem TaschenGuide erfahren Sie, wo die Chancen undRisiken der virtuellen Zusammenarbeit liegen und welchenAspekten Sie bei der Fhrung eines virtuellen Teams beson-dere Aufmerksamkeit widmen sollten. Zahlreiche Praxisbei-spiele, Checklisten und bungen helfen Ihnen, den virtuellenArbeitsalltag erfolgreich zu meistern.

    Viel Spa beim Lesen wnscht Ihnen

    Sonja App

    Ein Hinweis fr Leserinnen: Wenn in diesem Buch die mnn-liche Form von Personenbezeichnungen verwendet wird, ge-schieht dies allein aus Platzgrnden und fr einen besserenLesefluss.

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  • Virtuelle Teams versusPrsenzteams

    Die neuen Medien haben die Teamarbeit rund um den Globusstark verndert. Innovative Formen der Zusammenarbeit sindentstanden.

    In diesem Kapitel erfahren Sie,

    J wie sich die Arbeitswelt durch das Web 2.0 verndert hat,J welche Arten von virtuellen Teams es gibt,J was sie von Prsenzteams unterscheidet undJ welche Herausforderungen das fr Fhrungskrfte und

    Mitarbeiter mit sich bringt.

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  • Virtuelle ArbeitsweltenDie Globalisierung und das Web 2.0 haben die Arbeitsweltrevolutioniert. Das World Wide Web und alle daraus resultie-renden Mglichkeiten sind fester Bestandteil unserer Arbeitgeworden. Whrend frher alles vor Ort geregelt werdenmusste, schickt man heute eine E-Mail oder chattet mit denKollegen in bersee. Kollegen sind ganz weit weg, arbeitenjedoch sehr reell an einem Projekt mit, als sen sie nebenanim Bro. Dank der neuen Kommunikationsmedien ist diesvirtuelle Realitt in vielen Unternehmen. In dieser Arbeitswelt2.0 sind neue Formen der Zusammenarbeit entstanden.

    Beispiel

    Katja Blau ist Managementberaterin in einem groen interna-tionalen Beratungsunternehmen. Sie hat ihren Dienstsitz inMnchen. In der Regel fhrt sie ihre Beratungsprojekte bei ihrenKunden vor Ort durch und ist in unterschiedlichen StdtenEuropas ttig. Parallel zu ihren Kundenprojekten arbeitet KatjaBlau mit verschiedenen Kollegen aus aller Welt in einem virtuel-len Innovationsteam. Das Ziel dieses Projekts ist es, neue Bera-tungsdienstleistungen fr Global Player aus der Pharmaindustriezu entwickeln. Um den entscheidenden Wettbewerbsvorsprunggegenber Mitbewerbern zu erreichen, ist es erforderlich, dassdas Beratungsunternehmen das gesamte ber den Globus ver-teilte Pharma-Knowhow seines Unternehmens mobilisiert und indiesem virtuellen Projekt zusammenfhrt. So knnen auch BestPractices ausgetauscht werden. Das virtuelle Projektteam nutztu.a. ein Wiki zur Projektdokumentation und fhrt in regelmi-gen Abstnden Videokonferenzen und virtuelle Meetings durch.

    Laut aktuellen Studien arbeiten bereits heute 30 % allerAngestellten und Freiberufler in solchen virtuellen Teams.

    6 Vir tue l le Teams versus Prsenzteams

  • Dies ist jedoch erst der Anfang. In den kommenden Jahrenwird die virtuelle Zusammenarbeit kontinuierlich zunehmen.

    Wie weit ist Ihr Unternehmen von derArbeitswelt 2.0 entfernt?In welchem Stadium befindet sich Ihr Unternehmen? Sind Siegerade erst dabei, sich mit dem Thema auseinanderzusetzenoder sind virtuelle Teams bereits feste Bestandteile in IhrerOrganisation? Der folgende Test verrt Ihnen, wie weit IhrUnternehmen in puncto Arbeitswelt 2.0 ist.

    Checkliste: Ist Ihr Unternehmen schon Teil derArbeitswelt 2.0?

    Trifft diese Aussage zu? Ja NeinJ Ihr Unternehmen hat Niederlassungen an

    verschiedenen Standorten.J Ihr Unternehmen vertreibt seine Produkte

    und Dienstleistungen an Kunden im In- undAusland.

    J Ihr Unternehmen hat viele verschiedene Lie-feranten und Kooperationspartner aus demIn- und Ausland.

    J Ihre Teamkollegen arbeiten an unterschied-lichen Standorten.

    J Einige Ihrer Kollegen arbeiten ganz oderteilweise im Home Office.

    Virtue l le Arbei tswelten 7

  • Trifft diese Aussage zu? Ja NeinJ Um Reisekosten zu sparen, initiieren Sie re-

    gelmig Telefonkonferenzen undOnline-Meetings.

    J Sie interagieren mit Kunden und sonstigenPartnern hufig via E-Mail, Chat, Facebook,Twitter & Co.

    J Die offizielle Sprache in Ihrem Unternehmenist Englisch, obwohl Sie in Deutschland ar-beiten.

    J Ihr Unternehmen bietet seinen Mitarbeiternviele Kurse und Trainings auf einerE-Learning-Plattform an.

    J Das Intranet Ihres Unternehmens hat vieleSocial-Media-Features, wie z.B. ein Mit-arbeiterblog und Diskussionsforen.

    J Es gibt ein Portfolio an Personalentwick-lungsmanahmen fr virtuelle Teams.

    J In Ihrem Unternehmen gibt es Best Practicesfr die virtuelle Teamarbeit.

    LsungJ Sie haben 0 bis 4 Fragen mit Ja beantwortet:

    Ihr Unternehmen befindet sich noch am Anfang einerspannenden Entwicklung. Wahrscheinlich arbeiten diemeisten Mitarbeiter in Ihrer Firma noch in Prsenzteams.Eventuell haben Sie im privaten Umfeld schon Erfahrungen

    8 Vir tue l le Teams versus Prsenzteams

  • mit Social Media gesammelt, die sich in die Arbeitsweltbertragen lassen. Wenn Sie den Anschluss an zuknftigeEntwicklungen im Arbeitsmarkt nicht verpassen wollen,sollten Sie sukzessive Kompetenzen in den Bereichen Web2.0, Fremdsprachen und Interkulturalitt aufbauen undauch Ihren Mitarbeitern entsprechende Personalentwick-lungsmanahmen anbieten. Dieser TaschenGuide gibt Ih-nen einen berblick ber die Arbeitswelt 2.0 sowie ber dieKompetenzen, die Fhrungskrfte und Mitarbeiter zuknf-tig bentigen.

    J Sie haben 5 bis 8 Fragen mit Ja beantwortet:Sie haben die Zeichen der Zeit erkannt und bereits ersteInitiativen in Richtung Arbeitswelt 2.0 gestartet. Ihr Un-ternehmen nimmt darin zwar keine Vorreiterrolle ein, Siewissen jedoch, welches Knowhow in Zukunft eine Rollespielt und wo der Trend hingeht. Dokumentieren Sie Ihreersten Erfahrungen mit virtuellen Teams sorgfltig undetablieren Sie ein unternehmensweites Wissensmanage-ment, sodass auch zuknftige Fhrungskrfte virtuellerTeams von den Erkenntnissen der Pioniere in Ihrem Unter-nehmen profitieren.

    J Sie haben 9 bis 12 Fragen mit Ja beantwortet:Herzlichen Glckwunsch, Ihr Unternehmen ist bereits inder Arbeitswelt 2.0 angekommen! Sie haben nicht nur dieZeichen der Zeit frher erkannt als andere, sondern neh-men bereits eine Vorreiterrolle ein. Wahrscheinlich gebenSie Ihre vielfltigen Erfahrungen mit virtuellen Teams inForm von Best Practices und Vortrgen bereits an andereUnternehmen weiter.

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  • Wie das Web 2.0 Strukturen inUnternehmen verndertAuch ohne bewusst initiierte Manahmen verndern sichStrukturen und Prozesse in Unternehmen kontinuierlich. DasWeb 2.0 und die damit verbundenen neuen Mglichkeiten derKommunikation haben groen Einfluss auf Rollen, Prozesseund Projekte in Unternehmen.

    Beispiel

    In den 1990er Jahren haben nur wenige Spezialisten im Unter-nehmen Content fr die Firmen-Websites und das Intraneterstellt. Anhand der Rollen- und Rechte-Konzepte der Content-Management-Systeme war klar geregelt, wer in welchem Bereicheiner Website Schreibrechte hat und wer die betreffenden Artikelfreigeben darf. Durch die Funktionalitten, die das Web 2.0bietet, haben sich diese Prozesse grundlegend verndert. Mitt-lerweile ist es so, dass theoretisch alle Mitarbeiter im Web Artikelber ihr Unternehmen z.B. in den diversen Social Media verffentlichen knnen. Zudem haben bereits einige Unterneh-men Intranets mit Social-Media-Features im Einsatz. Daher kn-nen Mitarbeiter Texte im Intranet nicht nur lesen, sondern auchkommentieren oder sich am Firmenblog beteiligen. Das Web istvon einem Spezialisten-Web zu einem Mitmach-Web fr allegeworden.

    Dies fhrt dazu, dass das Wissen im Unternehmen, das frhernur einen kleinen K