01 Allgemeine Informationen - FFG · V1.0 gültig ab 15.10.2012 Seite 1 Allgemeine Informationen zur Zwischenevaluierung der „Laura Bassi Centres of Expertise“ Programmverantwortung:

V1.0 gültig ab 15.10.2012

Seite 1

Allgemeine Informationen zur Zwischenevaluierung der „Laura Bassi Centres of Expertise“

Programmverantwortung:

Bundesministerium für Wirtschaft, Familie und Jugend

V1.0 gültig ab 15.10.2012 Seite 2

Inhaltsverzeichnis

0 PRÄAMBEL ................................................................................................... 3

1 ALLGEMEINES ZUR ZWISCHENEVALUIERUNG ................................................... 5

1.1 Was wird bei der Zwischenevaluierung bewertet? .................................................. 5

1.2 Wie läuft die Zwischenevaluierung ab? .................................................................. 6

2 ZWEITE FÖRDERUNGSPERIODE ....................................................................... 7

2.1 Das Wichtigste in Kürze ......................................................................................... 7

2.2 Anforderungen und Förderungskonditionen .......................................................... 8

2.2.1 Welche Vorhaben sind förderbar? ................................................................................. 8

2.2.2 Welche Anforderungen werden an das Konsortium gestellt? .......................................... 8

2.2.3 Welche Kosten werden anerkannt? ................................................................................ 8

2.2.4 Was ist bei der Regelung der Verwertungsrechte zu beachten? ...................................... 9

2.3 Müssen weitere Projekte angegeben werden? ....................................................... 9

2.4 Wissenschaftliche Integrität ................................................................................ 10

3 INFORMATIONEN ZUR EINREICHUNG ............................................................. 10

3.1 Welche Dokumente sind für die Einreichung relevant? ........................................ 10

3.1.1 Hinweise zum Kostenplan [Excel-Dokument] ............................................................... 11

3.1.2 Hinweise zum Monitoringteil [Excel-Dokument] ........................................................... 11

3.2 Wie verläuft die Einreichung im eCall? ................................................................. 11

3.2.1 Hauptantrag ................................................................................................................ 11

3.2.2 Partneranträge ............................................................................................................ 12

3.3 Wie wird die Geheimhaltung von vertraulichen Projektdaten gesichert? .............. 13

4 BEWERTUNG UND FÖRDERUNGSENTSCHEIDUNG ........................................... 13

4.1 Nach welchen Kriterien wird beurteilt? ................................................................. 13

4.2 Prüfung und Aufbereitung durch die FFG .............................................................. 15

4.2.1 Was ist die Formalprüfung? ......................................................................................... 15

4.2.2 Was ist die wirtschaftliche Aufbereitung? .................................................................... 16

4.2.3 Bonitätsprüfung .......................................................................................................... 16

4.3 Wie verläuft das Bewertungsverfahren? ............................................................... 16

4.3.1 Fachgutachten ............................................................................................................ 17

4.3.2 Erstbegutachtung durch das Bewertungsgremium ....................................................... 17

4.3.3 Hearing ....................................................................................................................... 17

4.3.4 Sitzung des Bewertungsgremiums (Jury) ..................................................................... 18

4.4 Wer trifft die Förderungsentscheidung? ............................................................... 18

5 ABLAUF NACH DER FÖRDERUNGSENTSCHEIDUNG .......................................... 18

5.1 Wie erfolgt die Errichtung des Förderungsvertrags für die 2. Förderungsperiode? 18

5.2 Wie sind Empfehlungen und Auflagen zu berücksichtigen? ................................. 18

5.3 Wie erfolgt die Auszahlung der Förderungsraten? ................................................ 19

5.4 Welche Berichte und Abrechnungen sind erforderlich? ........................................ 20

5.5 Wie sollen Projektänderungen kommuniziert werden?......................................... 20

5.6 Kann der Förderungszeitraum verlängert werden? ............................................... 21

5.7 Was passiert nach dem Ende der Projektlaufzeit? ................................................ 21

6 ANHANG I: ABKÜRZUNGEN ........................................................................... 22

7 ANHANG II: KMU-DEFINITION ....................................................................... 22


0 PRÄAMBEL

Das europaweit einzigartige Impulsprogramm „Laura Bassi Centres of Expertise“ setzt auf Chancengleichheit und eine zeitgemäße Forschungskultur an der Schnittstelle Wissenschaft und Wirtschaft. Ziel ist, einen Anreiz zu geben, um eine neue Forschungskultur in der österreichischen Wissenschaftslandschaft zu etablieren.

Für die Auswahl der „Laura Bassi Centres of Expertise“ wurde erstmalig ein innovatives, zweistufiges Auswahlverfahren eingesetzt, dem folgende, neuartige Exzellenz-Kriterien zugrunde liegen:

• Wissenschaftliche Qualität des Forschungsprogramms mit Schwerpunkt auf interdisziplinäre und transdisziplinäre Forschung als Voraussetzung für Innovation

• Karriereentwicklung entsprechend den Qualifikationen und Potentialen

• Teamorientierung: Förderung des gesamten Teams in seinen Kompetenzen

• Transparentes, projektorientiertes Forschungsmanagement

• Neues Auswahl- und Evaluierungsverfahren, welche mehr exzellente Leistungen durch die Berücksichtigung unterschiedlicher Karrierewege sichtbar machen

Im Jahr 2009 wurden insgesamt acht von achtzehn eingereichten „Laura Bassi Centres of Expertise“ zur Förderung genehmigt. Bevor die ausgewählten Zentren ihre Arbeit auf-nehmen konnten, wurden zunächst die wissenschaftliche Qualität des Forschungsprogramms und die fachliche Kompetenz des Konsortiums in einem internationalen Peer Review-Verfahren geprüft. Die besten Anträge wurden auf Basis einer Juryempfehlung zur zweiten Runde eingeladen.

In der zweiten Auswahlstufe richtete sich das Augenmerk neben der Qualität des detaillierten Forschungsprogramms auf das Zukunftspotential der „Laura Bassi Centres of Expertise“.

Der Fokus lag dabei nicht nur auf den bisher erbrachten Leistungen der ForscherInnen-persönlichkeit, sondern auch auf der in Zukunft zu erwartenden Performance - dem Potenzial, das aus dem bisherigen Karriereverlauf sichtbar geworden ist.

Als Teil der Zukunftspotentialanalyse wurden die eingereichten Konzepte zu Karriere und MitarbeiterInnenförderung sowie die Management-Kompetenzen der LeiterInnen einer eingehenden Prüfung unterzogen. Sie durchliefen ein persönliches Hearing, im Zuge dessen die Inhalte diskutiert und präsentiert wurden.

Als Reaktion auf aktuelle Anforderungen an das ForscherInnen-Berufsbild, gibt die Zukunftspotenzialanalyse einen Impuls zu einer neuen, managementorientierten Forschungskultur.


Mit diesen zeitgemäßen Schwerpunkten sind die acht Laura Bassi Exzellenzzentren europaweit einzigartig. Sie werden von hochqualifizierten Expertinnen geleitet und betreiben innovative Forschung in Naturwissenschaft, Technik und Technologie:

• BRIC - BioResorbable Implants for Children Leiterin: Prof.in Dr.in Annelie-Martina Weinberg, Unfallchirurgin Förderungsnehmerin: Medizinische Universität Graz

• COSS - Center for Optimized Structural Studies Leiterin: Univ.-Prof.in Mag.a Dr.in Kristina Djinovic-Carugo Department für Strukturbiologie und Computational Biology Förderungsnehmer: Max F. Perutz Laboratories

• CVAST - Center for Visual Analytics Science and Technology Leiterin: Univ.-Prof.in Dr.in Silvia Miksch Institut für Softwaretechnik und interaktive Systeme (ISIS) Förderungsnehmerin: Technische Universität Wien

• DiaLife - Diamond and Carbon Materials in Life Science Leiterin: Mag.a Dr.in Doris Steinmüller-Nethl Förderungsnehmerin: Medizinische Universität Innsbruck

• OCUVAC - Ocular Vaccines Leiterin: ao. Univ.-Prof.in Dr.in Talin Barisani-Asenbauer Universitätsambulanz der Universitätsklinik für Augenheilkunde Förderungsnehmerin: Medizinische Universität Wien

• PlantBioP - Plantproduced BioPharmaceuticals Leiterin: ao. Univ.-Prof.in Mag.a Dr.in Herta Steinkellner Institut für Angewandte Genetik und Zellbiologie Förderungsnehmerin: Universität für Bodenkultur Wien

• QE LaB - Quality Engineering Lab Leiterin: Prof.in Dr.in Ruth Breu, Institut für Informatik Förderungsnehmerin: Universität Innsbruck

• THERAPEP - THERApeutic application of neuroPEPtides Leiterin: Univ.-Prof.in Mag.a Dr.in Barbara Kofler, Forschungsprofessorin für Rezeptor-biochemie und Tumorstoffwechsel, Salzburger Universitätsklinik für Kinder- und Jugendheilkunde, Förderungsnehmerin: Gemeinnützige Salzburger Landeskliniken Betriebsgesellschaft m.b.H.

Die Förderung der „Laura Bassi Centres of Expertise“ wurde zunächst für die erste Förderungsperiode von insgesamt vier Jahren genehmigt. Über die Fortführung der Förderung um weitere drei Jahre wird im Rahmen der Zwischenevaluierung entschieden.

Das vorliegende Dokument richtet sich an die genannten acht "Laura Bassi Centres of Expertise" und beinhaltet wichtige Informationen zu den grundlegenden Anforderungen für die Beantragung der zweiten Förderungsperiode sowie zur Gestaltung und zum Ablauf der Zwischenevaluierung.


1 ALLGEMEINES ZUR ZWISCHENEVALUIERUNG

Gemäß dem Programmdokument für die Impulsaktion „Laura Bassi Centres of Expertise“ ist im vierten Jahr nach Projektbeginn eine Zwischenevaluierung vorgesehen.

Die Zwischenevaluierung ist eine von vier Evaluierungsstufen der „Laura Bassi Centres of Expertise“ und umfasst sowohl die Bewertung der bisherigen Leistung des Zentrums (Ex-post Evaluierung) als auch eine Ex-ante Evaluierung der Planungen des Zentrums für die bevorstehenden drei Jahre der zweiten Förderungsperiode.

Die Konsequenz der Zwischenevaluierung ist eine "Stop-or-Go"-Entscheidung im Hinblick auf die Weiterführung des Zentrums in der zweiten Förderungsperiode.

Jedes Zentrum wird in der Zwischenevaluierung auf Grund seiner eigenen Leistungen entlang der Kriterien bewertet und steht nicht in Konkurrenz zu anderen „Laura Bassi Centres of Expertise“.

Nur bei positiver Zwischenevaluierung kann die Laufzeit des Zentrums um weitere drei Jahre verlängert werden.

Antrags-begutachtung

Assessments Zwischen-

evaluierung Endevaluierung

Zeitpunkt der Evaluierung

Nach Antragstellung

Begleitende, jährliche Assessments

Im 4. Jahr der Laufzeit

Im 7. Jahr der Laufzeit

Evaluierungs-gegenstand

Kurz-/Vollantrag

Organisatorischer und inhaltlicher Aufbau des „Laura Bassi Centre of Expertise“

Zielerreichungs-grad (Jahre 1 – 4) des „Laura Bassi Centre of Expertise“, Konzept für die Jahre 5 - 7

Gesamterfolg des „Laura Bassi Centre of Exper-tise“

GutachterInnen FFG interne /externe Exper-tInnen

externe ExpertInnen

externe ExpertInnen

Interne/externe ExpertInnen

Ergebnis der Evaluierung

Jury (Panel 1/2): Vorschlag für die Förderungsent-scheidung eines „Laura Bassi Centres of Exper-tise“

Empfehlungen zur inhaltlichen und organisatori-schen Gestaltung des „Laura Bassi Centre of Exper-tise“

Jury: Vorschlag für die Förde-rungsentschei-dung 2. Förde-rungsperiode

Abschluss des “Laura Bassi Centre of Expertise“

Tabelle 1: Evaluierungsstufen der „Laura Bassi Centres of Expertise“

1.1 Was wird bei der Zwischenevaluierung bewertet?

Gegenstand der Zwischenevaluierung laut Programmdokument:

• die Umsetzung der Auflagen und Empfehlungen aus dem Förderungsvertrag der 1. Förderungsperiode

• bisheriger Erfolg des Forschungsprogramms

• bisheriger Zielerreichungsgrad


• Konzept für die Jahre fünf bis sieben (= 2. Förderungsperiode)

1.2 Wie läuft die Zwischenevaluierung ab?

Die inhaltliche Zwischenevaluierung setzt sich einerseits aus der schriftlichen Fachbegutachtung des eingereichten Core Document und andererseits aus dem im Anschluss an die Fachbegutachtung stattfindendem Hearing zusammen.

Die genauen Details zu den einzelnen Abläufen im Rahmen der Zwischenevaluierung werden in den entsprechenden Kapiteln näher ausgeführt (vgl. insbesondere Kapitel 4).

Für persönliche Beratungen seitens des Programm-Managements in der FFG bieten die Ansprechpartnerinnen der FFG nach vorheriger Vereinbarung Termine an.

Insgesamt werden im Rahmen der Zwischenevaluierung folgende Schritte durchlaufen:

Sitzung des Bewertungsgremiums (= Jury) April 2013

Aus Basis der Ergebnisse aus der schriftlichen Begutachtung und der Ergebnisse aus dem Hearing wird entschieden, welche Zentren zur Förderung für die zweite

Förderungsperiode empfohlen werden.

Bonitätsprüfung durch die FFG

Förderungsentscheidung des BMWFJ vorbehaltlich der Bonitätsprüfung bis 31. Mai 2013

Vertragserstellung für die 2. Förderungsperiode ab der Förderungsentscheidung des BMWFJ bis 30. Juni 2014

(je nach Start des Zentrums)

Start der Zwischenevaluierung (Verfassen des Core Document) 15. Oktober 2012

Frist für Einreichung und Übermittlung des Core Document im eCall: 1. Februar 2013, 12:00 Uhr

Formalprüfung durch die FFG

Wirtschaftliche Aufbereitung durch

die FFG bis 15. März 2013

Erstellung Fachgutachten durch unabhängige

externe, (inter-)nationale ExpertInnen

bis 15. März 2013

Erstbegutachtung durch die Mitglieder des Bewertungs-

gremiums bis 15. März 2013

Hearings der „Laura Bassi Centres of Expertise“ April 2013

Im Hearing werden die „Laura Bassi Centres of Expertise“ präsentiert sowie Fragen des Bewertungsgremiums und der FachgutachterInnen beantwortet.


2 ZWEITE FÖRDERUNGSPERIODE

2.1 Das Wichtigste in Kürze

Es gelten für die zweite Förderungsperiode jene Rahmenbedingungen, die für die erste Förderungsperiode Gültigkeit hatten. In der folgenden Darstellung sind die wichtigsten allgemeinen Eckdaten zusammengefasst. Weitere Informationen zum Programm und zu den Programmzielen sind im Programmdokument ausführlich beschrieben.

Eckdaten „Laura Bassi Centres of Expertise“

zu beantragende Förderung pro Zentrum

Die Förderung erfolgt in Form von nicht-rückzahlbaren Zuschüssen und beträgt maximal � 320.000,- pro Jahr.

Förderungsquote bis maximal 60%

Finanzierung

• Anteil Bund: maximal 60% • Anteil wirtschaftlicher Partner (Unternehmen): mindestens 35%

(kann bis maximal 50% In-kind, d.h. in Form von Sach- und Per-sonalleistungen erbracht werden, der restliche Finanzierungs-beitrag ist in Cash zu leisten)

• Anteil wissenschaftliche Partner (-organisation): mindestens 5% (kann bis zu 100% In-kind, d.h. in Form von Sach- und Personal-leistungen erbracht werden)

Laufzeit der zweiten Förderungsperiode

insgesamt 3 Jahre

Mindestkonsortium mindestens 1 wissenschaftliche Partner (-organisation) mindestens 1 wirtschaftlicher Partner (Unternehmen)

Einreichung bis 1. Februar 2013 MEZ 12:00 Uhr via eCall

Sprache Englisch

Ansprechpersonen

Programm-Management: Agnieszka Molozej, T (0) 57755-2711; E [email protected] Beate Kendlbacher, T (0) 57755-2304; E [email protected] Susanne Reithofer, T (0) 57755-2606; E [email protected] Informationen zu Kosten und Finanzierung: Alexander Glechner, T (0) 5/7755-6082; E [email protected] Christa Jakes, T (0) 5/7755-6083; E [email protected]

Information im Web ab 15. Oktober 2012: http://www.ffg.at/laura-bassi-01


2.2 Anforderungen und Förderungskonditionen

2.2.1 Welche Vorhaben sind förderbar?

Das im Rahmen der Zwischenevaluierung einzureichende Vorhaben für die zweite Förderungsperiode schließt an die Aktivitäten des laufenden „Laura Bassi Centre of Expertise“ an und umfasst ein Konzept für die Fortführung des Zentrums für die Jahre fünf bis sieben.

Aus der Darstellung soll daher klar hervorgehen, wie das ursprünglich genehmigte Forschungsprogramm in der zweiten Förderungsperiode umgesetzt werden wird und welche konkreten Vorhaben im Rahmen der folgenden vier Kompetenzfelder der Zukunftspotentialanalyse durchgeführt werden.

• Zentrumsmanagement

• Führung und Karriere

• Umfeldmanagement

• Zukunftsorientierung

Der kooperative Charakter des Vorhabens wird wie zuvor in der ersten Förderungs-periode, ebenfalls durch den verpflichtenden Abschluss eines Konsortialvertrages, in dem die Rechte und Pflichten der PartnerInnen festgelegt sind, unterstrichen.

2.2.2 Welche Anforderungen werden an das Konsortium gestellt?

Die Einreichung erfolgt grundsätzlich durch das bestehende Konsortium. Sollte es zu Änderungen in der Zusammensetzung des Konsortiums kommen, so sind diese in der inhaltlichen Projektbeschreibung zu erläutern. Das Mindestkonsortium besteht aus

• mindestens 1 wissenschaftliche Partner (-organisation) und

• mindestens 1 wirtschaftliches Partner (-unternehmen)

Die Beteiligung im Konsortium wird durch einen „Letter of Commitment” (LOC) inklusive dem jeweiligen Finanzierungsbeitrag belegt.

SubauftragnehmerInnen sind nicht Partner im Sinne eines „Laura Bassi Centres of Expertise“. Sie haben kein Anrecht auf die Nutzung der Projektergebnisse und erbringen definierte Leistungen für Partner, die in der Projektkostenkategorie „Drittkosten“ angeführt werden.

2.2.3 Welche Kosten werden anerkannt?

Förderbare Kosten sind alle dem Projekt zurechenbaren Kosten, die direkt, tatsächlich und zusätzlich (zum herkömmlichen Betriebsaufwand) für die Dauer der geförderten Forschungstätigkeit entstanden sind. Es können nur nachweisbare IST-Projektkosten abgerechnet werden (Nachweis z.B. durch Originalbelege mit Projektzuordnung, Gehaltskonten, Stundenaufzeichnungen).

Der früheste mögliche Zeitpunkt für den Projektstart ist der Beginn der zweiten Förderungsperiode des jeweiligen „Laura Bassi Centre of Expertise“. Der Zeitraum der Kostenanerkennung entspricht der vertraglich festgelegten Laufzeit des Projektes, die mit dem Datum des Projektstartes beginnt und dem Datum des Projektendes endet.


Detailinformationen zu anerkennbaren und nicht anerkennbaren Kosten sind im „Leitfaden zur Behandlung der Projektkosten in Förderungsansuchen und Berichten“ – kurz Kostenleitfaden - unter der Webadresse www.ffg.at/kostenleitfaden festgelegt.

Folgende Regelungen ergänzen die Bestimmungen des Kostenleitfadens Version 1.3:

• Im Rahmen eines „Laura Bassi Centre of Expertise“ sind folgende Kosten nicht anerkennbar: Bauinvestitionen, Investitionen in Fertigungsmaschinen und Produktionsanlagen

• Geringfügige Bewirtungskosten (z.B. Brötchen, Catering) können im Rahmen des genehmigten Projektes ausschließlich in Ausnahmefällen geltend gemacht werden, sofern diese beantragt wurden.

• Für „Laura Bassi Centers of Expertise“ sind folgende Kosten zusätzlich förderbar: Öffentlichkeitsarbeit sowie Coaching- und Schulungsmaßnahmen im Sinne der Programmziele.

2.2.4 Was ist bei der Regelung der Verwertungsrechte zu beachten?

Die Verwertungsrechte der Projektergebnisse liegen beim Konsortium. Vor Auszahlung der ersten Förderungsrate in der zweiten Förderungsperiode ist ein firmenmäßig gezeichneter Konsortialvertrag vorzulegen, der die Zusammenarbeit und insbesondere auch die Verwertungsrechte (IPR) an den geförderten Projektergebnissen für die zweite Förderungsperiode regelt.

Eine Hilfestellung für die Erstellung eines Konsortialvertrags bietet ein Musterkonsortialvertrag, der unter der Webadresse www.ffg.at/konsortialvertrag zur Verfügung steht.

Da im Falle der Zusammenarbeit von Unternehmen und Forschungseinrichtungen auch die Forschungseinrichtungen Anspruch auf Verwertungsrechte (Nutzung, Lizenz-gebühren, usw.) haben, müssen die Unternehmen an die Forschungseinrichtungen ein marktübliches Entgelt für deren geistige Eigentumsrechte zahlen, falls eine kommerzielle Verwertung durch die Unternehmenspartner erfolgen soll. Jedenfalls sind die Bestimmungen des Gemeinschaftsrahmens für staatliche Beihilfen für Forschung, Entwicklung und Innovation (2006/C 323/01) hinsichtlich der Zusammenarbeit von Forschungseinrichtungen und Unternehmen einzuhalten.

2.3 Müssen weitere Projekte angegeben werden?

Im Annex 2 des Core Document müssen jene Projekte angeführt werden, die mit öffentlichen nationalen Mitteln und/oder EU-Mitteln gefördert wurden bzw. werden. Zu nennen sind sowohl laufende und abgeschlossene Projekte der letzten 5 Jahre als auch beantragte Vorhaben mit thematischem und inhaltlichem Bezug zum gegenständlich eingereichten Vorhaben. Dies dient der Sicherstellung einer klaren Abgrenzung des gegenständlichen Vorhabens zu anderen bereits geförderten, laufenden bzw. beantragten Vorhaben.

Die vollständige und umfassende Darstellung bisher erhaltener und beantragter Förderungsmittel im Themenbereich beeinflusst nicht die Förderungschancen in der gegenständlichen Ausschreibung, sondern dient der Vermeidung von Doppelförderungen und weist die Expertise des Konsortiums aus.


2.4 Wissenschaftliche Integrität

Eine Förderungsvergabe erfolgt nur an jene FörderungsnehmerInnen, deren wissen-schaftliche Qualität nachweisbar bei Antragstellung und während der Projektabwicklung gegeben ist. Um eine derartige wissenschaftliche Qualität sicherstellen zu können, ist die FFG Mitglied der Österreichischen Agentur für wissenschaftliche Integrität – OeAWI (http://www.oeawi.at/de/statuten.html).

Im Rahmen ihrer Mitgliedschaft unterstützt die FFG die Einhaltung der Regeln guter wissenschaftlicher Praxis. Im Zuge der Formalprüfung von Anträgen und im Falle von vermutetem wissenschaftlichem Fehlverhalten kann die FFG relevante Sachverhalte und die dafür notwendigen Unterlagen an die Kommission für wissenschaftliche Integrität der OeAWI übermitteln. Die OeAWI entscheidet über die Einleitung eines unabhängigen Untersuchungsverfahrens und nimmt im Bedarfsfall derartige Untersuchungen vor.

Werden im Rahmen des Untersuchungsverfahrens Umstände bekannt, die eine mangelnde wissenschaftliche Qualität des beantragten Vorhabens belegen oder wissenschaftliches Fehlverhalten (z.B. Plagiat) bestätigen, kann die FFG nach eigenem Ermessen die Überarbeitung des Förderungsansuchens fordern, oder aus formalen Gründen ablehnen. Bei bereits geförderten Projekten kann es zur Minderung, Einbehaltung oder Rückforderung der gewährten bzw. bereits ausbezahlen Förderungsmittel kommen.

3 INFORMATIONEN ZUR EINREICHUNG

3.1 Welche Dokumente sind für die Einreichung relevant?

Die Vorlagen für das einzureichende Core Document wurden von der FFG eigens für die Zwischenevaluierung der „Laura Bassi Centres of Expertise“ erstellt und sind ausnahmslos zu verwenden. Im Rahmen der Zwischenevaluierung der „Laura Bassi Centres of Expertise“ sind folgende Unterlagen gültig:

DOKUMENTE FÜR DIE ZWISCHENEVALUIERUNG Web

• Vorliegende Allg. Informationen zur Zwischenevaluierung der „Laura Bassi Centres of Expertise“

• Leitfaden zur Behandlung der Projektkosten in Förderungsansuchen und Berichten (DE) bzw. Cost guidelines for the accounting of project costs in fun-ding applications and reports (EN)

http://www.ffg.at/laura-bassi-01

GLIEDERUNG DES CORE DOCUMENTS Web

• Project Description (PDF) • Monitoring Tables (Excel) • Cost Plan Overview (Excel) • Cost Plan Partner (Excel) • Annex 1 References (pdf) • Annex 2 Related Funded Research Projects (pdf) • Annex 3 CVs and List of Publications (pdf) • Annex 4 Letters of Commitment Scientific Partners (pdf) • Annex 5 Letters of Commitment Company Partners (pdf)

http://www.ffg.at/laura-bassi-01


Weitere Unterlagen können im Einzelfall angefordert werden. Die Sprache für die Verfassung der Core Documents sowie des Annexteils ist Englisch.

3.1.1 Hinweise zum Kostenplan [Excel-Dokument]

Der Kostenplan setzt sich aus folgenden beiden Excel-Dokumenten zusammen:

• „KostenplanPartnerFormular“

• „KostenplanKumuliertFormular“

Bitte füllen Sie die beiden Excel-Dokumente aus und fügen anschließend das Dokument „KostenplanPartnerFormular“ in das Dokument „KostenplanKumuliertFormular“ ein.

Die Darstellung der Kosten & Finanzierung muss mit den schriftlichen Erläuterungen im inhaltlichen Teil des Core Document übereinstimmen.

3.1.2 Hinweise zum Monitoringteil [Excel-Dokument]

Im Tabellenblatt „ Monitoring Tables“ werden sowohl die Daten zum „Laura Bassi Centre of Expertise“ abgefragt als auch der Zielerreichungsgrad der vorgegebenen und selbst-definierten Zielgrößen.

Das Excel-Dokument ist folgendermaßen aufgebaut:

• List of Work Packages 1st Funding Period

• List of Work Packages 2nd Funding Period

• List of Partners

• Patents

• Publications

• Staff

• PhD & Master Thesis

• Indicators

Eine Ausfüllhilfe zum Befüllen der Tabellen finden Sie direkt in der Excel-Tabelle.

3.2 Wie verläuft die Einreichung im eCall?

Mit der Einreichung des Core Documents im Rahmen der Zwischenevaluierung wird ein Förderungsansuchen für die zweite Förderungsperiode (= Jahr fünf bis sieben) des Laura Bassi Zentrums gestellt. Dieses Förderungsansuchen wird in den Abwicklungssystemen der FFG wie ein neues Forschungsvorhaben behandelt und muss daher im eCall neu abgebildet bzw. eingereicht werden. Das dient einer effektiven Umsetzung der erforder-lichen Prüfungen und Begutachtungen.

3.2.1 Hauptantrag

Die Anmeldung im eCall erfolgt unter der Webadresse https://ecall.ffg.at mit bestehendem Benutzername und Passwort aus der ersten Förderungsperiode.


Der eCall-Hauptantrag für die zweite Förderungsperiode wurde bereits vorangelegt und ist unter „Anträge bearbeiten“ mit dem Status „Vollantrag erstellen + bearbeiten“ zu finden.

Die Daten wurden aus dem im eCall bereits vorhandenen, laufenden Laura Bassi Zentrum übernommen und müssen nicht neu angelegt werden.

Die Stammdaten müssen jedoch auf Aktualität geprüft werden.

Die Projektdaten sowie Partnerliste müssen aktualisiert und bei Bedarf ergänzt werden.

Die Finanzdaten müssen nur noch für die die 2. Förderungsperiode angegeben werden (vgl. Kostenplan kumuliert Zweite Förderungsperiode des Core Document).

Die Teile des Core Document werden unter „Datei-Anhänge“ nach der im eCall vorgegebenen Ordnerstruktur hochgeladen.

Es sind ausnahmslos die von der FFG eigens für die Zwischenevaluierung der „Laura Bassi Centres of Expertise“ angefertigte Formulare (vgl. Kapitel 3.1) zu verwenden, welche auf der Website zum Download zur Verfügung stehen.

Das Förderungsansuchen kann nur eingereicht werden, wenn alle Partner zuvor ihre Partneranträge im eCall ausgefüllt und eingereicht haben!

Ein Förderungsansuchen ist dann eingereicht, wenn im eCall der Antrag abgeschlossen und „Einreichung abschicken“ gedrückt wurde. Nach erfolgreicher Einreichung wird automatisch eine Einreichbestätigung per E-Mail versendet.

Die Einreichung hat vollständig und rechtzeitig vor Ablauf der Einreichfrist zu erfolgen

Die postalische Übermittlung mit firmenmäßiger Zeichnung der online eingereichten Evaluierungsunterlagen ist nicht erforderlich.

Ein detailliertes Tutorial zum eCall finden Sie unter der Webadresse https://ecall.ffg.at/Cockpit/Help.aspx.

3.2.2 Partneranträge

Die bestehenden Partneranträge wurden gemeinsam mit dem eCall-Hauptantrag übernommen.

Bereits erfasste Partner müssen daher nicht erneut eingeladen werden. Die Partner müssen jedoch den angelegten Partnerantrag im Status: „Vollantrag erstellen und bearbeiten“ bestätigen und einreichen. Die Benachrichtigung erfolgt durch die Konsortialführung.

Neue Partner, die im eCall noch nicht erfasst sind, werden via einer vom eCall generierten Einladungs-E-Mail zur Teilnahme am Förderungsantrag eingeladen. Die be-treffenden Partner müssen im eCall registriert und eingeloggt sein, bevor sie den Partnerantrag ausfüllen. Der Partnerantrag kann nur über den versendeten Link geöffnet und ausgefüllt werden.

Um die aktuelle Konsortialpartnerstruktur abbilden zu können, müssen Partner, die in der zweiten Förderungsperiode nicht mehr teilnehmen, im eCall ausgeladen werden. Neue Konsortialpartner müssen im eCall eingeladen werden.


3.3 Wie wird die Geheimhaltung von vertraulichen Projektdaten gesichert?

Alle eingereichten Förderungsansuchen werden nur den mit der Abwicklung der Ausschreibung befassten Stellen zur Einsicht vorgelegt. Alle beteiligten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Insbesondere müssen in das Bewertungsverfahren eingebundene nationale und internationale ExpertInnen vor Aufnahme ihrer Tätigkeit eine Vertraulichkeitserklärung abgeben.

4 BEWERTUNG UND FÖRDERUNGSENTSCHEIDUNG

4.1 Nach welchen Kriterien wird beurteilt?

Die Beurteilung der „Laura Bassi Centres of Expertise“ erfolgt nach folgende zwei Hauptkriterien:

• Qualität des Forschungsprogramms

• Zukunftspotentialanalyse

Das erste Hauptkriterium der Beurteilung, die Qualität des Forschungsprogramms, umfasst folgende Subkriterien:

• State-of-the-Art der Forschung

• Ziele des Forschungsprogramms

• Nutzen des Forschungsprogramms für Wissenschaft und Wirtschaft

Das zweite Hauptkriterium der Beurteilung, die Zukunftspotentialanalyse, umfasst folgende Subkriterien:

• Zentrumsmanagement

• Führung und Karriere

• Umfeldmanagement

• Zukunftsorientierung

Die Bewertung beider Hauptkriterien wird sowohl ex-post wie auch ex-ante vorgenom-men:

• Ex-post Evaluierung: Bewertung der bisherigen Leistungen des Zentrums

• Ex-ante Evaluierung: Bewertung der Ausrichtung und Planungen des Zentrums für die Jahre 5 bis 7 (= zweite Förderungsperiode)


Die Bewertung erfolgt jeweils nach folgender Fünfer-Skalierung. Die Erfüllung des Kriteriums/ Ausprägung ist:

• 4: sehr hoch

• 3: hoch

• 2: durchschnittlich

• 1: gering

• 0: sehr gering

Die folgende Tabelle spezifiziert die Haupt– bzw. Subkriterien und die dahinter liegen-den Fragestellungen.

Kriterien Bewertung

Hauptkriterium 1: Qualität des Forschungsprogramms (ex-post und ex-ante) 0-4

Subkriterien Ausprägung zu messen an

1.1 State of the Art

der Forschung

• Orientierung am internationalen State of the Art; zeitgemäße neue Forschungskultur

• Innovative Inhalte und Methoden • Inter- und transdisziplinäre Ausrichtung

1.2 Ziele des Forschungs-

programms

• Definition eindeutiger Ziele für das Forschungsprogramm (SMART: spezifisch, messbar, anspruchsvoll, realistisch, terminisiert)

• Ausgezeichnete Forschungsergebnisse mit wirtschaftlicher Implikation

• Bildung eines forschungs- und managementkompetenten Konsortiums; Kompetenz, aktive Beiträge und Synergie der Partner(-organisationen) und des Teams zur Durchführung des Forschungsprogramms bzw. zur Erfüllung der mit dem Forschungsprogramm einhergehenden Anforderungen

• Indikatoren: Sind die bisher erreichten und für die Fortset-zung gesetzten Zielgrößen angesichts des Forschungsfeldes und -umfeldes angemessen und realistisch? (Publikationen, Konferenzbeiträge, Patente, interdisziplinäre und transdis-ziplinäre Projekte, involvierte Felder, Publikationen von in-volvierten Wissenschafterinnen, selbstdefinierte Zielgrößen)

1.3 Verwertung der For-

schungsergebnisse für

Wissenschaft und Wirt-

schaft

• Relevanz und Nutzen für Wissenschaft • Relevanz und Nutzen für Wirtschaft • Nachhaltigkeit (mittel-bis langfristige Perspektive) • Mehrwert des Forschungsprogramms im Vergleich zu

einem Bündel von Einzelprojekten

Hauptkriterium 2: Zukunftspotentialanalyse (ex-post und ex-ante) 0-4

Subkriterien Ausprägung zu messen an

Zentrumsmanagement

• Wahrnehmung von Führungsaufgaben auf Organisations-ebene (Aufbau-, Ablauforganisation, Funktionen)

• Nachvollziehbare Darstellung und Umsetzung der Kosten- und Finanzierungsstruktur, Budgeteinhaltung

• Effektives und effizientes Projektmanagement (Definition eindeutiger Ziele (SMART), Projektplanung inkl. Meilensteine und Ressourcenplanung, Prioritätensetzung, Projektcontrol-ling)


Führung und Karriere

• Wahrnehmung von Führungsaufgaben auf MitarbeiterInnen- und Teamebene (z.B. MitarbeiterInnenebene: Auswahl, Ziel-vereinbarung, Leistungsbeurteilung, jährliche MitarbeiterIn-nengespräche, Feedbackgespräche, Motivationsgespräche; Teamebene: Vereinbarung von Teamzielen, Aufgabentei-lung, Spielregeln der Zusammenarbeit, Jour Fixes, Konflikt-management)

• Wahrnehmung von Aufgaben speziell der MitarbeiterInnen- und Team-Entwicklung (z.B. MitarbeiterInnenebene: Poten-tialanalyse, längerfristige, individuell ausgerichtete Perso-nalentwicklungspläne, Entwicklungsgespräche, Mentoring, Teilzeitmöglichkeit; Teamebene: Entwicklung der fachlichen, methodischen und gruppendynamischen, auch interkultu-rellen Teamkompetenzen, Wissenstransfer im Team, Klausu-ren, Teamcoachings)

• Adäquater Anteil an Forscherinnen entsprechend dem For-schungsfeld

Umfeldmanagement • Gezieltes Klären und Managen der Interessen und Erwartun-gen der relevanten Projektumwelten (KundInnen, Kooperati-onspartnerInnen, NetzwerkpartnerInnen, FördergeberInnen, Heimatinstitut etc.), bewusster und sicherer Umgang mit Spannungsfeldern widersprüchlicher Erwartungen der Pro-jektumwelten

• Professionelles Management der Kooperationen zwischen dem Zentrum und den Partnerorganisationen (Wirtschafts-unternehmen, wissenschaftliche Organisationen) (Aufbau langfristiger, tragfähiger Beziehungen, adäquate Verhand-lungsführung, klare Formulierung und nachhaltige Umset-zung von Vereinbarungen)

• Professionelle Selbstpräsentation und gezieltes Eigenmar-keting (sicheres, kontextsensitives Auftreten, Eingehen auf Fragen und Anliegen, Aufbereitung aussagekräftiger Materia-lien)

Zukunftsorientierung

• Kontinuierliche, zukunftsorientierte Strategieentwicklung für die Zentrums- und Forschungsarbeiten; Entwurf von Visio-nen im Rahmen kreativ gestalteter Prozesse

• Erfolgreiches Wissensmanagement, gezieltes Lernen, Wis-sensentwicklung und Wissenstransfer zwischen Wissen-schafts- und WirtschaftspartnerInnen

4.2 Prüfung und Aufbereitung durch die FFG

Nach Ablauf der Einreichfrist am 1. Februar 2013 um 12:00 Uhr werden die fristgerecht eingereichten Core Documents formal geprüft sowie die wirtschaftlichen Daten aufberei-tet.

Die Ergebnisse der Prüfung und Aufbereitung durch die FFG werden den Mitgliedern des Bewertungsgremiums vor der Sitzung des Bewertungsgremiums mitgeteilt.

4.2.1 Was ist die Formalprüfung?

Bei der Formalprüfung wird das eingereichte Core Document auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Die Angaben im Core Document werden bei der Formal-prüfung nicht inhaltlich geprüft. Dies geschieht im Rahmen des Bewertungsverfahrens.


Sollte sich nach der Formalprüfung herausstellen, dass Angaben nicht korrekt gemacht wurden, kann das „Laura Bassi Centre of Expertise“ auch noch zu einem späteren Zeitpunkt aus dem Verfahren ausgeschieden werden.

Das Ergebnis der Formalprüfung wird innerhalb von einer Woche via eCall Nachricht den Laura Bassi Centres mitgeteilt.

Sind die Formalvoraussetzungen nicht erfüllt und handelt es sich dabei um nicht-behebbare Mängel, wird das Förderungsansuchen bei der Formalprüfung aus dem weiteren Verfahren ausgeschieden.

Eine „Checkliste Formalvoraussetzungen“ befindet sich in der Inhaltlichen Projekt-beschreibung des Core Documents.

4.2.2 Was ist die wirtschaftliche Aufbereitung?

Das Förderungsvorhaben wird seitens des Programm-Managements der FFG auf Richtlinienkonformität geprüft. Folgende programmspezifischen Aspekte werden dabei einer Begutachtung unterzogen:

• Status der Einreichenden (Forschungseinrichtung, Universität/Fachhochschule oder Unternehmen) und aller im Konsortium vertretenen PartnerInnen

• Einhaltung folgender spezifischer Förderungsbestimmungen:

o Förderungshöhen

o Förderungsquoten

o Kostendarstellung

Im Falle einer Genehmigung werden etwaige aus der wirtschaftlichen Aufbereitung resultierende Auflagen sowie Empfehlungen in die Formulierung der Förderungsempfehlung aufgenommen.

4.2.3 Bonitätsprüfung

Die FFG nimmt für die in der Sitzung des Bewertungsgremiums zur Förderung empfohlenen „Laura Bassi Centres of Expertise“ eine Überprüfung der wirtschaftlichen Leistungs-fähigkeit der beteiligten Unternehmen vor. Einerseits wird dabei die finanzielle Situation der Unternehmen (Bonitätsprüfung), andererseits die Finanzierbarkeit des Förderungsvorhabens geprüft. Die Förderung insolventer Unternehmen ist nicht möglich.

4.3 Wie verläuft das Bewertungsverfahren?

Die Bewertung erfolgt nach den in Kapitel 4.1. angeführten Kriterien in folgenden Schrit-ten:

1. Fachbegutachtung durch (inter-)nationale FachexpertInnen

2. Erstbegutachtung durch das Bewertungsgremium

3. Hearing

4. Sitzung des Bewertungsgremiums (= Jury)

Nach der Erstbegutachtung auf Basis der definierten Bewertungskriterien wird durch ein Bewertungsgremium unter Berücksichtigung der schriftlich vorliegenden Fachgutachten eine erste Stellungnahme ausgesprochen.


4.3.1 Fachgutachten

Die fachliche Begutachtung erfolgt durch externe, (inter-)nationale FachexpertInnen (Peers) aus Wissenschaft, Forschungsmanagement und Humanressourcen-Entwicklung auf der Grundlage der eingereichten Dokumente. Die FachgutachterInnen bewerten die Qualität des Forschungsprogramms und des Konsortiums sowie das Zukunftspotential der „Laura Bassi Centres of Expertise“ (vgl. 4.1).

Als Grundlage für die Fachbegutachtung und zur weiteren Information werden den FachexpertInnen folgende Unterlagen via eCall Jurytool elektronisch zur Verfügung gestellt:

• Core Document, das als Hauptinformationsquelle dient

• Jury-Protokoll aus dem Auswahlverfahren zur 1. Förderungsperiode inkl. Auflagen und Empfehlungen

• der Antrag für die 1. Förderungsperiode

• ggf. der Projekt-/Zentrumsplan (= Vertragsbestandteil)

• ggf. der Konsortialvertrag

• ggf. die Berichte der Kostenprüfungen vor Ort

• online Bewertungsformular

Der Ausschluss von GutachterInnen (Einzelpersonen oder MitarbeiterInnen von bestimmten Organisationen) ist mit Begründung möglich. Ein Eingabefeld ist im eCall vorhanden.

Das Ergebnis sind zusammengeführte und anonymisierte Fachgutachten. Die Fachgutachten werden den Mitgliedern des Bewertungsgremiums vor dem Hearing und der Jurysitzung zur Verfügung gestellt.

4.3.2 Erstbegutachtung durch das Bewertungsgremium

Für die Zwischenevaluierung wird ein Bewertungsgremium vom Bundesministerium für Wirtschaft, Familie und Jugend eingerichtet. Dieses setzt sich aus folgenden drei unabhängigen externen, internationalen ExpertInnen zusammen:

• 1 FachexpertIn zu Wissenschaft und Innovation

• 1 FachexpertIn zu Forschungsmanagement

• 1 FachexpertIn zur Zukunftspotentialanalyse

mit jeweils zusätzlichen Kompetenzen zu Genderfragen in der Forschung.

Ein Mitglied aus dem Bewertungsgremium wird von der FFG für den Vorsitz nominiert.

4.3.3 Hearing

Die Hearings werden von den Mitgliedern des Bewertungsgremiums und Personen mit Fachexpertise (Internationale Peers) zum jeweiligen Forschungsfeld und zur Zukunftspotenzialanalyse durchgeführt.

Der genaue Ablauf und Termin für das Hearing werden von der FFG ca. zwei Monate vor dem Hearing-Termin festgelegt. Die Hearings werden voraussichtlich im Zeitraum von Mitte bis Ende April 2013 in Wien in englischer Sprache stattfinden. Das Hearing setzt sich aus einer Kurzpräsentation des „Laura Bassi Centre of Expertise“, einer Poster-


session und einem Interviewverfahren zusammen. Die Fragen im Hearing ergeben sich individuell aus der Begutachtung des jeweiligen Core Document und dienen zur Reflexion und Ergänzung der schriftlichen Darstellungen. Sollte es im Rahmen der wirtschaftlichen Aufbereitung offene Fragen geben, können diese bei Bedarf ebenfalls im Hearing gestellt werden.

Die Ergebnisse werden durch das Bewertungsgremium und die beim Hearing anwesenden Peers in einer direkt anschließenden „Closed Session“ in Form eines Protokolls festgehalten.

4.3.4 Sitzung des Bewertungsgremiums (Jury)

Die Sitzung des Bewertungsgremiums wird voraussichtlich im Zeitraum von Mitte bis Ende April 2013 in Wien stattfinden. Das Bewertungsgremium gibt auf Basis der bisherigen Bewertungsschritte für jedes „Laura Bassi Centre of Expertise“ eine Empfehlung über die Fortführung des Zentrums ab. Eine positive Empfehlung kann mit allfälligen Auflagen und Empfehlungen ergänzt werden. Eine konsistente Begründung liegt am Ende der Sitzung vor.

Das Ergebnis der Sitzung des Bewertungsgremiums besteht aus einer Empfehlung an den Bundesminister für Wirtschaft, Familie und Jugend, ob ein Zentrum in der zweiten Förderungsperiode gefördert werden soll.

4.4 Wer trifft die Förderungsentscheidung?

Die Förderungsentscheidung wird auf Grundlage der Förderungsempfehlung des Bewertungsgremiums getroffen und obliegt dem Bundesminister für Wirtschaft, Familie und Jugend (BMWFJ).

5 ABLAUF NACH DER FÖRDERUNGSENTSCHEIDUNG

5.1 Wie erfolgt die Errichtung des Förderungsvertrags für die 2. Förde-rungsperiode?

Im Fall der Gewährung einer Förderung übermittelt die FFG dem Konsortium ein zeitlich befristetes Förderungsanbot. Nimmt das Konsortium das Förderungsanbot samt allfälliger Auflagen innerhalb der im Förderungsangebot festgelegten Frist an, wird ein Förderungsvertrag erstellt.

Im Förderungsvertrag werden u.a. die FörderungsnehmerInnen, Projekttitel, Höhe der förderbaren Projektkosten, bewilligte Förderung, Förderungsraten, Förderungszeitraum, Auszahlung der Förderung, Berichtspflichten und zusätzliche Auflagen festgelegt.

Der Förderungsvertrag ist firmenmäßig gezeichnet im Original zu retournieren.

Bis zum Abschluss des Förderungsvertrages besteht kein Anspruch auf Förderung.

5.2 Wie sind Empfehlungen und Auflagen zu berücksichtigen?

Im Rahmen der Begutachtung des Förderungsansuchens können Empfehlungen oder verbindliche Auflagen formuliert werden. Bei Auflagen kann es sich um Bedingungen für das Zustandekommen des Förderungsvertrags, um Bedingungen für die Auszahlung der


geplanten Rate(n) oder um zu erfüllende Bedingungen innerhalb der Projektlaufzeit handeln.

Die Umsetzung der Empfehlungen und Auflagen muss in den Zwischenberichten dokumentiert werden.

5.3 Wie erfolgt die Auszahlung der Förderungsraten?

Nach der Unterzeichnung des Förderungsvertrages sowie der Erfüllung von Auflagen (vor Vertragsunterzeichnung) erfolgt die Auszahlung der ersten Rate.

Weitere Raten werden gemäß Projektfortschritt, nach Prüfung der im Förderungsvertrag festgelegten Zwischenberichte (inklusive Zwischenabrechnung) und ggf. nach der Erfüllung weiterer Auflagen auf Basis des FFG-Ratenschemas überwiesen.

Die FFG behält sich in begründeten Fällen (z.B. geringere IST-Kosten als Planwerte) Kürzungen vor.

Die Auszahlung von Förderungsmitteln während der Laufzeit des Laura Bassi Zentrums ist nicht einer Kostenanerkennung gleichzusetzen.

Die FFG führt während der Laufzeit des „Laura Bassi Centre of Expertise“ Prüfungen vor Ort durch und kann auch im Zuge der Endabrechnung, die von dem/der FörderungsnehmerIn bzw. den Partnern gemachten Angaben und die Abwicklung der Förderung auf ihre Rechtmäßigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Die Prüfungen der FFG werden zeitgerecht angekündigt.

Die Endrate in Höhe von 10% der genehmigten Förderung des Projekts wird zurück-behalten und erst nach erfolgter Abrechnung des Projekts ausbezahlt. Bemessungsgrundlage für die Höhe der Auszahlung sind die anerkannten förderbaren Kosten sowie die Förderungsquote laut Förderungsvertrag.

Die Kostenanerkennung erfolgt mit der Entlastung des „Laura Bassi Centre of Expertise“ nach der Rechnungsprüfung durch die Abteilung Projektcontrolling & Audit der FFG.


FFG Ratenschema

Projektlaufzeit in Jahren 3

Anzahl der Berichte (Zwischenberichte und Endbericht)

3

1. Rate in % der Förderung laut Vertrag 30

2. Rate bis zu % der Förderung laut Vertrag 30

3. Rate bis zu % der Förderung laut Vertrag 30

Endrate bis zu % der Förderung laut Vertrag 10

5.4 Welche Berichte und Abrechnungen sind erforderlich?

Wie in der ersten Förderungsperiode sind innerhalb eines Monats nach den im Förderungsvertrag festgelegten Berichtslegungsterminen jeweils ein fachlicher Zwischenbericht sowie eine Zwischenabrechnung via Berichtsfunktion des eCall-Systems vorzulegen.

Innerhalb von zwei Monaten nach Projektende sind ein fachlicher Endbericht und eine Endabrechnung ebenfalls via Berichtsfunktion des eCall-Systems zu legen. Eine firmenmäßig gezeichnete Bestätigung der Richtigkeit des elektronischen Endberichtes ist per Post zu übermitteln. Der Link zum dazugehörigen Formular wird nach Abschicken des Endberichts im eCall aktiviert.

Sämtliche Berichte und Abrechnungen müssen die Tätigkeiten und angefallenen Kosten aller Konsortialpartner umfassen, für die Förderungsmittel durch die FFG ausbezahlt werden.

Zur Berichtserstellung müssen die im eCall vorgegebenen Formularvorlagen verwendet werden.

Detailinformationen zu anerkennbaren und nicht anerkennbaren Kosten sind im „Leitfaden zur Behandlung der Projektkosten in Förderungsansuchen und Berichten“ unter der Webadresse www.ffg.at/Kostenleitfaden festgelegt.

Darüber hinaus ist der/die FörderungsnehmerIn verpflichtet, bei Bedarf mit der FFG und dem zuständigen Ressort zur Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit zusammen-zuarbeiten. Dies betrifft insbesondere die Bereitstellung von nicht vertraulichen Projekt-informationen und Bildmaterial für elektronische Disseminationsportale und andere mediale Zwecke.

5.5 Wie sollen Projektänderungen kommuniziert werden?

Wesentliche Projektänderungen oder Änderungen bei den beteiligten Konsortial-partnern (z.B. Änderungen von Eigentumsverhältnissen, Insolvenzverfahren) müssen unmittelbar nach Bekanntwerden der FFG mitgeteilt werden.

Änderungen von vertraglich festgelegten Parametern (Projektinhalte, Konsortial-partner, Kosten, Termine etc.) sind zu beantragen, zu begründen und bedürfen der Genehmigung durch die FFG.


Die Beantragung durch eine entsprechende Darstellung und Begründung der Änderung erfolgt via eCall-Nachricht. Gegebenenfalls müssen die dazugehörigen Unterlagen als Dateianhang der eCall Nachricht hochgeladen bzw. per Post übermittelt werden.

Kostenumschichtungen innerhalb der Kostenkategorien (z.B. Sachkosten zu Personalkosten) und gegebenenfalls auch zwischen den Partnern sind möglich.

Geringfügige Kostenumschichtungen sind zu begründen. Dies kann im Rahmen der Berichtslegung oder via eCall-Nachricht erfolgen. Geringfügige Kostenumschichtungen betreffen innerhalb der Kostenkategorien eines Partners Beträge unter 15 % der Gesamtkosten des jeweiligen Partners oder Beträge unter EUR 15.000,-. Geringfügige Kostenumschichtungen zwischen Partnern betreffen Beträge unter 10 % der Gesamtkosten des Projekts und Beträge unter EUR 100.000,-.

Größere Kostenumschichtungen sind all jene, die nicht mehr als geringfügig eingestuft werden können. Größere Kostenumschichtungen sind mit Hilfe der Kostenumschichtungstabelle (Vorlage der FFG) und einer detaillierten Darstellung und Begründung vorab zu beantragen. Bei größeren Kostenumschichtungen zwischen Partnern ist auch die Zustimmung der betroffenen Partner in Form eines firmenmäßig gezeichneten Schreibens gescannt als Dateianhang der eCall Nachricht beizufügen.

5.6 Kann der Förderungszeitraum verlängert werden?

Sind die Ziele des „Laura Bassi Centre of Expertise“ zum Ende des Förderungszeitraums noch nicht erreicht und wurde auch der genehmigte Kostenrahmen noch nicht über-schritten, so kann der Förderungszeitraum kostenneutral um maximal ein Jahr verlängert werden.

Voraussetzungen sind, dass die Ausführung der Leistung ohne Verschulden der FörderungsnehmerInnen eine Verzögerung erfahren hat und die Förderungswürdigkeit des „Laura Bassi Centre of Expertise“ weiterhin gegeben ist.

Ein Antrag auf kostenneutrale Verlängerung des Förderungszeitraumes muss jedenfalls rechtzeitig per eCall-Nachricht innerhalb der genehmigten Projektlaufzeit eingebracht werden.

5.7 Was passiert nach dem Ende der Projektlaufzeit?

Nach Prüfung des fachlichen Endberichts durch externe ExpertInnen und der Endabrechnung erfolgt die Rechnungsprüfung zur Feststellung der widmungsgemäßen Verwendung der Förderungsmittel durch die Abteilung Projektcontrolling & Audit der FFG. Im Zuge der Rechnungsprüfung werden die endgültig anerkennbaren Kosten festgestellt. Eine Kürzung der Förderungsmittel aus inhaltlichen sowie formalen und rechtlichen Gründen ist möglich.

Das Ergebnis der Prüfung wird den FörderungsnehmerInnen schriftlich bekanntgegeben. War die Projektprüfung positiv, wird die widmungsgemäße Verwendung der Förderungsmittel bestätigt, bei negativem Prüfergebnis können entsprechende Rückforderungen eingeleitet werden.

Ist die Prüfung positiv abgeschlossen und die ursprünglich geplanten Kosten wurden erreicht, so wird die im Förderungsvertrag festgelegte Endrate überwiesen. Bei Kosten-unterdeckung werden die Förderungsmittel aliquot gekürzt.


6 Anhang I: Abkürzungen

LOC Letter of Commitment

FFG Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft mbH

Programmdokument Programmdokument für die Impulsaktion „Laura Bassi Centres of Expertise“ Jänner 2008

7 Anhang II: KMU-Definition1

1 Die neue KMU-Definition - Benutzerhandbuch und Mustererklärung, Europäische Kommission, http://ec.europa.eu/enterprise/policies/sme/files/sme_definition/sme_user_guide_de.pdf