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Ausgangspunkt für die zielorientierte Arbeit in der Kirche
Der Auftrag der Kirche, in welchem ihre Freiheit gründet, besteht darin, an Christi Statt und also im Dienst seines Wortes und Werkes durch Predigt und Sakrament die Botschaft von der freien Gnade Gottes auszurichten an alles Volk. (Barmer Theologische Erklärung, These 6)
Leitfaden zur Zielorientierung und zum Berichtswesen für die Outputsteuerung
UAG Berichtswesen
Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung 3
Zielorientierung und Outputsteuerung
Zielorientierung gibt Antwort auf die folgende Frage: Wissen wir, für welche Ziele wir unsere
Ressourcen einsetzen?
Outputsteuerung schafft die Verbindung zwischen Aufgabenstellung, Aufgabenerfüllung und Ressourceneinsatz.
Dies erzeugt eine höhere Transparenz.
Gliederung des Leitfadens
1. Zielorientierung 1.1. Zielfindung
1.1.1. Zielebenen
1.1.2. Zielbeschreibung
1.1.3. Kommunikation für Zielfindung
1.2. Zielerreichung (Messbarkeit)
1.2.1. Auf welchen Ebenen sollen Ziele gemessen werden?
1.2.2. Was wird gemessen?
1.2.3. Wie wird gemessen?
4Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung
Gliederung des Leitfadens (2)
2. Berichtswesen2.1. Voraussetzungen
2.2. Berichtszwecke
2.3. Berichtsempfänger
2.4. Informationsübermittlung
2.5. Berichtsgestaltung
2.6. Einführung des Berichtswesens
Anlage: Berichtsmuster
5Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung
1.1. Kirchliche Steuerungsebenen
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Operative Ziele, Projekte, Maßnahmen
Strategie
Vision/Leitbild
Auftrag
Operative Steuerung
Strategische Steuerung
Normative Steuerung
Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung
Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung 7
1.1. Ziele benötigt man
zur Planung u. Steuerung in den Aufgabenbereichen Operative Ziele, Projekte, Maßnahmen
Strategie
Vision/Leitbild
Auftrag
zur Begründung, Orientierung und Sinnstiftung (Ziele von Kirche)
als Handlungsrahmen(Ziele einer Organisation)
zur Ausrichtung auf die Zukunft(Ziele in einer Landeskirche)
als Grundlage für das Berichtswesen und Vorgabe für die Zielvereinbarung
1.1.1. Zielebenen
8Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung
Wirkung
Ressourcen (Input)
Handlungs-prozesse
Leistung (Output)
Effekt Rezeption Wandel
Objektiv Subjektiv Gesellschaftlich/(Landes-)Kirchlich
Effizienz (Wirtschaftlichkeit)
Operative Ebene
Effektivität (Wirkungsgrad/Wirksamkeit)
Strategische Ebene
Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung 9
1.1.1. Strategie
Handlungsrahmen für kirchliche Arbeit und Organisation
Handlungsrahmen für Veränderungen des kirchlichen Umfeldes
Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung 10
1.1.1. Standardziele
Standardziele sind Ziele der vorhandenen Aufgaben ohne Veränderungsbedarf
Sie können bei veränderten Rahmenbedingungen zu strategischen Zielen werden
Beispiel:Die Pastoralausbildung deckt den langfristigen Bedarf.
Mit den strategischen Zielen werden Schwerpunkte und nicht das komplette Aufgabenspektrum der Organisation abgebildet
Sie werden vom Entscheidungsgremium (z. B. Synode) vorgegeben
Beispiel:Familienarbeit (z. B.: Wir sind in Familien als Kirche präsenter.)
Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung 11
1.1.1. Strategische Ziele
Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung 12
1.1.1. Operative Ziele
Sowohl strategische Ziele, als auch die Standardziele werden durch operative Ziele umgesetzt
Die nachgeordnete Ebene formuliert die operativen Ziele und die zu ergreifenden Maßnahmen und reflektiert sie mit der strategischen Ebene
Mit der Verabschiedung der zugehörigen Mittel werden die operativen Ziele mittelbar beschlossen
Beispiel: Familienarbeit (Die Angebote für die kindliche Früherziehung sind zum Ende der Haushaltsperiode um 10 % gestiegen.)
1.1.2. Zielbeschreibung
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Als Ziele sind nicht Aufgaben oder Tätigkeiten zu beschreiben, sondern der Zustand (Ergebnis), der erreicht werden soll und zwar so, als sei er schon erreicht. Operative Ziele sind daher:
Spezifisch (Das Ziel muss konkret beschrieben werden)
Messbar (Für das Erreichen des Zieles müssen konkrete Messgrößen – quantitativ und qualitativ - bestimmbar sein)
Angemessen (akzeptabel, anspruchsvoll, den Verhältnissen entsprechend)
Realisierbar (liegt die Erreichung des Ziels im Steuerungsbereich des Verantwortlichen, z. B. stehen die Ressourcen zur Verfügung?)
Terminiert (wann soll das Ziel – der Zustand - erreicht sein?)
Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung 14
Zur Zielerreichung ist es notwendig, Leistungen zu definieren.
Leistungen sind: – zielorientierte– geplante– mit Prozessen und dem Einsatz von Ressourcen
verbundene– Handlungsergebnisse– für einen oder mehrere EmpfängerBeispiel:
Bedarfsdeckende Familienarbeit für alleinerziehende Väter und Mütter
1.1.2. Zielerreichung
1.1.3. Kommunikation für Zielfindung
15Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung
Strategieklausur der Entscheidungsebene
Strategiebeschluss der Entscheidungsebene
Formulierung der operativen Ziele mit Maßnahmen und Projekten
Rückkopplung zur Entscheidungsebene
Leistungs- und Ressourcenplanung
Interne Planungs-vorbereitung
Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung 16
Strategische Planung und Prüfung der strategischen Ziele in der Regel alle 6 Jahre - Empfehlung: in der Mitte der Legislaturperiode der Synode
Operative Ziele im Haushaltszyklus
1.1.3. Zielfindungszyklen
Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung 17
1.2.1. Zielerreichung (Messbarkeit)
Auf welche Ebenen sollen Ziele gemessen werden?
Operative Ziele, Projekte, Maßnahmen
Strategie
Vision/Leitbild
Auftrag
Diese Ebenen sind für (Steuerungs- und) Berichtszwecke relevant
Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung 18
In der Regel bestehen Ziele aus drei Dimensionen:
–SachdimensionenWas soll erreicht werden?
–QualitätsdimensionenWie, in welcher Güte, soll die Leistung erbracht werden?
–FormaldimensionenMit welchen Vorgaben ist die Erreichung der Sach- und Qualitätsdimensionen zu gewährleisten?
1.2.2. Zieldimensionen
1.2.3. Zielerreichung erfassen
Zählung/Messung
Beobachtung
Ableitung (Rückschlüsse)
Schätzung
Nicht erfassbar
Berechnung
... was ist (mit sinnvollem Aufwand) zählbar/messbar? z. B. Teilnehmendenzahlen
... was ist von dem, was nicht messbar ist, beobachtbar? z. B. Begeisterung
... was ist von dem, was nicht direkt beobachtbar ist, ableitbar? z. B. Stichproben
... was ist von dem, was nicht ableitbar ist, schätzbar? z. B. große Teilnehmendenzahlen
... Weniges, das nicht erfassbar ist!
... was ist aus den vorhandenen Zahlen berechenbar? z. B. Veranstaltungskosten
19Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung
1.2.3. Was sind Kennzahlen?
Kennzahlen = quantitative Daten,• die in konzentrierter Form über (wirtschaftliche, ...) Fakten,
Tendenzen und Vorgänge informieren und• einen raschen Überblick erlauben• Als absolute Größe (z. B. 150 Teilnehmende) und als relative
Größe (z. B. +15%; Quoten)
Beispiele:• Zahl der Gemeindeglieder• Zahl der Familien• Auslastung der Angebote• Taufen (absolut und Taufen je Tausend Einwohner)
Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung 20
1.2.3. Was sind Indikatoren?
Indikatoren • sind ein Ersatz für Messgrößen. Sie werden herangezogen, wenn
jene nicht exakt oder nur mit viel Aufwand ermittelbar sind • sind leicht erhebbar und lassen Rückschlüsse auf die
Zielerreichung zu• bedürfen der Vereinbarung
Beispiele:• Zuzug von Familien (als Indikator für
künftige Nachfrage)
• Warteliste (für die Qualität des Angebotes)
• Engagement als Ehrenamtliche (für Akzeptanz und Mitgliederbindung)
• Anzahl der Teilnehmenden durch Mund-zu-Mund-Propaganda
21Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung
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1.2.3. Mengenindikatoren
bilden das Erreichen der Sachdimension abBeispiel Familienarbeit:Sachdimension „Beratung, Wissensvermittlung“
– Beteiligung an Gesprächen (Prozentsatz der Beteiligten)
messen das Erreichen der Formaldimension, meist über konkrete Kennzahlen
Beispiel Familienarbeit:Formaldimension „Effizienz“
– eingesetzte Gesamtkosten in Bezug zu erreichten Familien – Kostenentwicklung absolut und relativ zum Gesamtbudget
Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung
Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung 23
1.2.3. Qualitätsindikatoren
bilden das Erreichen der Qualitätsdimension abBeispiel Familienarbeit:Qualitätsdimension „kompetent, freundlich“
– Besuch von Fortsetzungsveranstaltungen– Feedback, Fragebogen nach Veranstaltung
können auch quantitative Indikatoren seinBeispiel Familienarbeit:
– Anzahl Anmeldungen, Anzahl Stornierungen
– Anzahl der Teilnehmenden am Anfang und am Ende einer Veranstaltung
2. Berichtswesen
Berichtswesen ist die zielbezogene Informationsversorgung zu Steuerungszwecken
Beispiele: Verknüpfung der Ziele mit dem dafür nötigen Ressourceneinsatz im Haushaltsbuch, Berichte über die Erreichung der Ziele
24Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung
2.1. Grundlagen für ein Berichtswesen
Eindeutige Zuordnung der Ressourcen zu Aufgaben/Leistungen, Regelung über eine einheitliche Buchungssystematik
Zweckmäßige Aufbauorganisation (Einheit von Aufgaben, Kompetenzen, Fach- und Ressourcenverantwortung)
Auf die Leistungserstellung abgestimmte Ablauforganisation
Einführung der Leistungsdokumentation Klarheit über Berichterstatter, -empfänger, -inhalte, -
formen, -zyklen
25Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung
2.1. Methodische Voraussetzungen
Klare Beschreibung der Ziele und ihrer Messgrößen (Kennzahlen und/oder Indikatoren)
Eindeutige Beschreibungen der Aufgaben und Leistungen, über die berichtet werden soll
Es muss differenziert werden, ob über die Zielerreichung und/oder über die Aufgabenerfüllung zu berichten ist
26Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung
2.2. Berichtszwecke
Vorbereitung von Entscheidungen Darstellung und Analyse der Ergebnisse Auslösen von Handlungen
(Konsequenzen/Empfehlungen) Dokumentation (Dokumentationszweck: Beweis,
Veranschaulichung, Archivierung, ...)
27Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung
Berichtsempfänger sind alle entscheidenden, beratenden und steuerenden Leitungsebenen
Beispiele: Synode, Kirchenleitungen, Kollegium, Dezernate, Leitende von Diensten und Werken, …
2.3. Berichtsempfänger
28Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung
Die Berichte sind zeitnah zu erstellen
Entscheidend für den Berichtszeitpunkt ist nicht der Zeitpunkt der Entstehung der Information, sondern der Zeitpunkt der Informationsnotwendigkeit der Adressaten
2.4. Herausforderung 1: Aktualität
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BerichtBericht
Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung
2.4. Herausforderung 2: Datenflut
Aus allen verfügbaren Informationen gilt es nur diejenigen zu extrahieren, die für den Berichtszweck erforderlich und geeignet sind
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Informationspotenzial
BerichtBericht
Filtern
Verdichten
Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung
2.4. Herausforderung 3: Qualität
Die Qualität der Berichte hängt entscheidend von der Qualität der zugrunde liegenden Daten ab
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Qualität der Daten
Qualität des Berichts
BerichtBericht
Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung
2.4. Herausforderung 4: Verständlichkeit
Die Information muss in leicht zu erfassender Weise präsentiert werden
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Acht-ung Achtung
Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung
2.4. Herausforderung 5: Relevanz leben
Kenntnisnahme und Verwendung der Berichte muss durch Führung vorgelebt und gefördert werden
Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung 33
2.5. Berichtsgestaltung
Berichtsfrequenz– der Rhythmus ist regelmäßig
(z. B. Jahres-, Quartal-, Monats-Berichte)
– der Zeitpunkt ist durch ein bestimmtes Ereignis ausgelöst (z. B. immer nach Ende der Veranstaltung)
– Inhalt und Zeitpunkt entsprechen der konkreten Nachfrage
Berichtsstandard– Auswahl, Verdichtung und Darstellung der relevanten
Informationen (z. B. Trendlinien statt Datenwüste)
– Plan, Ist und Abweichung bezogen auf Berichtsperiode und Steuerungsperiode
– Kommentierung der Berichte: Problembeschreibung, Problemhistorie und Lösungsvorschläge
34Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung
2.5. Berichtsgestaltung
Typische Gliederung für Berichte– Ziele und Leistungen– Zahlen (Soll-/Ist-Vergleich)– Erläuterungen/Rückblick– Entwicklungen und Tendenzen für die Zukunft– ggf. Handlungsempfehlung
Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung 35
2.6. Einführung des Berichtswesens
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Startworkshop-Steuerungsverständnis-Ziele und Aufgaben des Berichtswesens-Projektgruppe
Ist-Analyse
Workshopsmit einzelnenOrganisations-einheiten
Zusammen-fassung derErgebnisse
Konsolidierungzu einem Gesamt-konzept undBeschluss
Ableitungvon Leitfäden undHandreichungen
Schulungenund technischeEinrichtung
AktiveNutzung des
Berichts-wesens
Evaluationund konti-nuierlicheAnpassung
Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung
Aufbau der Leistungsplanung
A Grundsätzlicher Auftrag der Organisationseinheit
B1 Rückblick auf die Tendenzen und Entwicklungen des letzten PlanungszeitraumesB2 Tendenzen und Entwicklungen im neuen Planungszeitraum
C Ziele im Planungszeitraum
C1 Standardziele C2 Umsetzung der strategischen Ziele
D Tätigkeiten und Leistungen
E Zieldokumentation
E1 Standardziele E2 Umsetzung der strategischen Ziele 37
Anlage : Berichtsmuster aus der EKiBa
Haushaltsbuch1.2.1 Öffentlichkeitsarbeit Berichtsmuster EKiBa
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Berichtsmuster Kirchenamt der EKD - Entwurf
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Berichtsmuster Kirchenamt der EKD (2)
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Berichtsmuster Kirchengemeinde der Ev. Kirche der Pfalz
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Handlungsfeld: Arbeit mit Kindern und Jugendlichen, Teil Ziele
Berichtsmuster Kirchengemeinde der Ev. Kirche der Pfalz
42
Handlungsfeld: Arbeit mit Kindern und Jugendlichen, Zahlenteil
Berichtsmuster Kirchengemeinde der Ev. Kirche der Pfalz
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Kostenstelle Gebäude
Berichtsmuster Kirchengemeinde der Ev. Landeskirche in Württemberg
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Berichtsmuster Ev. Landeskirche in Württemberg
45
Berichtsmuster der Ev. Landeskirche in Württemberg (2)
46
Berichtsmuster der Ev. Kirche in Hessen und Nassau
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