1 Computerwoche ECM Initiative Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg

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ECM Initiative

Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Breitenfelder Straße 17

20251 Hamburg

www.project-consult.com

© PROJECT CONSULT 2010

ECM & WirtschaftlichkeitDr. Ulrich Kampffmeyer

Computerwoche ECM InitiativeStuttgart, 09. Februar 2010

Neuss, 23. Februar 2010

München, 24. Februar 2010

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Download: http://www.project-consult.net/files/ Handoutversion: Computerwoche_ECM&Wirtschaftlichkeit_Kff_Handout.pdf Präsentationsversion: Computerwoche_ECM&Wirtschaftlichkeit_Kff_Show.pps

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Agenda

Was ist überhaupt ECM?

ECM ist wirtschaftlich!

ECM ist notwendige Infrastruktur!

http://www.ecm.de/index.php?eID=tx_cms_showpic&file=uploads/pics/Technika_4_03_homepage.jpg&bodyTag=%3Cbody%20style=%22margin:0;%20background:#fff;%22%3E&wrap=%3Ca%20href=%22javascript:close();%22%3E%20%7C%20%3C/a%3E&md5=ab46c112a9e18195b982c42d1e5e8408

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Was ist überhaupt ECM? Die Abkürzung ECM ist nicht eindeutig.


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Edition of Contemporary Music

Electrochemical Machining

Enterprise Chaos

Management

Electronic Counter

MeasuresEnterprise Content Management

Engine Control Module

Die Abkürzung ECM ist nicht eindeutig.

Erythema Chronicum MigransEntitlement Control

Message

Espresso Coffee

MachinesEnergiekorrigierte Milchmenge mit einem

Fettgehalt von 4 % und einem Eiweißgehalt von 3,4 %

Engineering Change Management

Exceptional Case Marking

Enterprise Change ManagementError

Correction Mode

Extra Cellulare

Matrix

European Corporate Management

Equity Capital Management

Elliptic Curve Method

Experiment Container Modules

Equity Capital Markets


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CAPTURE

PRESERVE

DELIVER

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

ECM gibt es seit mehr als 10 Jahren!

ECM besteht aus einer Reihe definierter Komponenten


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CAPTURE

PRESERVE

DELIVER

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

Document Management

& Email Management

Web Content Management & Digital Asset Management

Collaboration

& Web 2.0

Records ManagementBusiness Process Management& Workflow

Input Management, Categorisation& Scanning

Output Management& COLD

Storage & ILMInformation LifecycleManagement

Long TermDigital Preservation


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Der amerikanische Begriff muss erst ins Deutsche übersetzt werden!

Es geht eigentlich um …

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Sichere Archivierung

Posteingang Prozessautomation

Elektronische Rechnung Sicherheit für Dokumente

VorgangsbearbeitungZusammen-

arbeitElektronische

Akte

Erfüllung rechtlicher Vorgaben

Dokumentenmanagement

E-Mail-ManagementWissens-

erschließungSchnelles

Finden

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ECM ist wirtschaftlich!

Sucess Stories

Workflow beschleunigt Costumer Response

von 2 Tagen auf eine Stunde

ROI bei Electronic Invoice Capturing

in nur drei Monaten

250.000 € jährlich durch die Ablösung de Papierarchives gespart

25% Zeitersparnis im Case Management

Beispielaussagen

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Workflow beschleunigt Costumer Response

von 2 Tagen auf eine Stunde

ROI bei Electronic Invoice Capturing

in nur drei Monaten

250.000 € jährlich durch die Ablösung de Papierarchives gespart

25% Zeitersparnis im Case Management

Beispielaussagen

Nur Milchmädchenrechnungen?

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Milchmädchenrechnungen helfen nicht weiter

• Nehmen wir an, ein Versicherungsunternehmen hat 1000 Mitarbeiter und arbeitet mit Papier, Fachanwendung und E-Mail

• 1000 Mitarbeiter arbeiten 8 Stunden an 240 Tagen im Jahr, macht 1.920.000 Stunden

• 1000 Mitarbeiter kosten bei Vollkostenrechnung, sagen wir, 50.000 € im Mittel, macht 50.000.000 € (50 Millionen) im Jahr

• Nehmen wir an, jeder Mitarbeiter spart nur 20 Minuten am Tag (1/24 der Arbeitszeit) durch die elektronische Akte und das elektronische Archiv, macht im Jahr 72.000 Arbeitsstunden oder 2.083.333 € (2 Millionen) sowie durch Abschaffung des Papierarchivs 200.000 Ersparnis.

• Das ECM kostet mit Lizenzen, Hardware und Einführung, sagen wir einmal, 3.000.000 € (3 Millionen),

… bringt also den ROI nach 1,4 Jahren …

Die Kostenersparnis beträgt nur 4%.

Diese 4% der Kosten werden nur dann gespart, • wenn 40 Mitarbeiter entlassen werden und • die Kosten für den Betrieb nicht höher als die

übrigen Einsparungen (Papier, Raum,…) sind,• von den Einführungs- und Übergangsbetriebs-

kosten in einer Organisation mit 1000 Mitarbeitern einmal ganz zu schweigen.

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Nutzenpotentiale

Nur den ROI im Sinn?

Es geht um die nachhaltige Verbesserung der Leistungen des Unter- nehmens und nicht um „Geld zurück“!

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Bei einer Wirtschaftlichkeits- oder Kosten-/Nutzenbetrachtung ist besonders für den Einsatz von ECM zwischen quantitativen und qualitativen Faktoren zu unterscheiden.

• Quantifizierbare Faktoren:Größen, die messbar sind und konkret in Zahlen gefasst werden können

• Qualitative Faktoren:Größen, die nicht direkt messbar sind, sondern sich durch die Bewertung von Verbesserungspotenzialen oder Eröffnung neuer Möglichkeiten für effizienteres Arbeiten ergeben

Quantitativ & Qualitativ

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Nutzenpotentiale

Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts-verbesserungen

• Reduktion Personalkosten- Ablegen- Suchzeiten- Ausgeben- Kopieren- Transportzeiten- Archivunterhalt- keine Mehrfachablagen- Telefonate / Fax- Bearbeitungszeiten- Rückstellzeiten• Reduktion

Infrastrukturkosten- Archivsysteme- Bürohilfsmittel• Reduktion externe Kosten- Mikroverfilmung- Kopierkosten- Porti / Transport• Reduktion Raumkosten

• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten• direkter Informationszugriff mit unter-

schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien

• mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung

• breitere Informationsbasis• höhere Produktivität durch schnellere

Rückgriffe• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für

mehrere Benutzer • höhere Sicherheit• mehr Transparenz, bessere Steuerung• keine Fehlablagen • erhöhter Datenschutz durchkontrollierte

Zugriffsberechtigung• Qualität des Outputs (entspricht

weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitarchivierung

das weitaus

höhere

Potenzial

Eher gering

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Beispiele für hohe Nutzenpotentiale

Ganzheitlicher Posteingang

Rechnungserfassung mit Verarbeitung

Ortsunabhängiges Arbeiten

Vollständige elektronische Akten

Integration in alle Anwendungen

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Ganzheitlicher Posteingang

CRM

Büro-kommu-kation

ERP

Post-eingang

Scannen Erkennung Vali-dierung

Workflow

Archiv

DM

Kontrolle (+ Elektro- nische Signatur)

http://images.google.de/imgres?imgurl=http://www.dental-thiel.de/gifs/fax.gif&imgrefurl=http://www.dental-thiel.de/html/kontakt.htm&usg=__bMCoAZDvOY9mfb8hV_vFPjUc0L0=&h=364&w=415&sz=8&hl=de&start=25&um=1&itbs=1&tbnid=0vVDWH-V1j45BM:&tbnh=110&tbnw=125&prev=/images?q=FAX&ndsp=21&hl=de&rlz=1T4GGLL_deDE325DE325&sa=N&start=21&um=1

http://static.flickr.com/2012/2316703779_7a7d8ac6e3.jpg

http://images.google.de/imgres?imgurl=http://www.laponte.de/content/images/email.jpg&imgrefurl=http://www.laponte.de/content/kontakt.html&usg=__9pSMzeCL3lWPaFQSQcDO4SAeHL0=&h=1764&w=1764&sz=101&hl=de&start=36&um=1&itbs=1&tbnid=yfPS6aXLyid19M:&tbnh=150&tbnw=150&prev=/images?q=E-Mail&ndsp=21&hl=de&rlz=1T4GGLL_deDE325DE325&sa=N&start=21&um=1

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Papier

Barcode

Verbuchung

Automat.Indizierung

Scanning

© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer

Archiv

R/3Client / Server

ABAP/4

FI

CO

AM

PS

WF

IS

MM

HR

SD

PP

QM

PM

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Papier

Verbuchung AutomatischeIndizierung

Scanning

© PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer

Archiv

R/3Client / Server

ABAP/4

FI

CO

AM

PS

WF

IS

MM

HR

SD

PP

QM

PM

AutomatischeKlassifikation

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Elektronische Akte

Ziel: Vordefinierte Struktur Einordnung der Objekte nach Inhalt und / oder Dokumentenklassen.

@akte

Objekte

Register

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Virtuelle Akte

Ziel: Durch Klassen, Berechtigungen und Objekteigenschaften erzeugte Sichten von Strukturen und Objekten.

Sicht A

Sicht B

Sicht C

Sicht D

http://images.google.de/imgres?imgurl=http://www.sv-vogt.de/assets/images/Ordner.jpg&imgrefurl=http://www.sv-vogt.de/html/archiv.html&usg=__MJO0uiQVN7tCa2i1KEk8l2l0a4o=&h=364&w=481&sz=30&hl=de&start=3&um=1&tbnid=5vzltnaWIG5UsM:&tbnh=98&tbnw=129&prev=/images?q=ordner&hl=de&um=1

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Ortsunabhängiges Arbeiten

Ziel:

Alle Dokumente und Daten stehen allen autorisierten Mitarbeitern überall vollständig und aktuell zur Verfügung.

Notebook

Cloud

Heim-PC

Office-PC

PC

Server

Server

Zentral

Mobile

Heim-PCBrowser

Notebook

Extern

Server

Mit dem

Cloud-ComputingundSaaS Software as a Servicekommt eine neueDimension

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Integration in alle Anwendungen

Einheitlicher, übergreifend nutzbarer Speicherort

ECM-

PlugIn

E-Mail

ECM-

PlugIn

File-system

ECM-

PlugIn

ERP

ECM-

PlugIn

CRM

ECM-

PlugIn

Fach-anwen-dung

ECM-

PlugIn

Portal

ECM-

PlugIn

Share-point

ECM Infrastruktur mit Diensten

Middleware

Services (SOA)

Federated Repository

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Unstructured ContentUnstructured Content

DataDataBusiness ProcessesBusiness Processes

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

AIIM International, 2003

ECMEIM

ECM ist notwendige Infrastruktur!


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Drei Argumente

Unkontrolliertes Informations-wachstum

Übergreifendes Informations-management

Compliance-Anforderungen wirtschaftlich nutzen

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Informationsüberflutung

Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen.

Die systematische Erschließung der exponentiell wachsenden Information muss geplant, umgesetzt und regelmäßig kontrolliert werden: ECM!

Explosion der

Unterneh-mensinfor-mationen:

In 5 Jahren das 10-fache

an Information!

Ist dies für Unternehmen relevant?

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Informationsüberflutung

Das digitale Universum:

Compliance

Sicherheit

Langfrist

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Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines Unternehmens, seiner Organisations- mitglieder und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen.

Compliance

Compliance ist die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben.

Governance

Compliance

Risk Management

GRC

vereinigt die Disziplinen Corporate

Governance, Risikomanage-

ment und Compliance

als durchgängiges

Vorgehensmodell

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Compliance

Governance

Compliance

Risk Management

GRC

vereinigt die Disziplinen Corporate

Governance, Risikomanage-

ment und Compliance

als durchgängiges

Vorgehensmodell

BDSG HGB ZPO

BetrVerfG ProdHaftG

GAUFZ GoBS AO

GDPdU Verfahrensdokumentation

SigÄndGVwVfGEHUG

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BDSG HGB ZPO

BetrVerfG ProdHaftG

GAUFZ GoBS AO

GDPdU Verfahrensdokumentation

SigÄndGVwVfGEHUG

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Nicht jede Verordnung und nicht jedes Gesetz trifft jeden gleicher-maßen.

Es ist im Einzelfall

abzuwägen:

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Nicht jede Verordnung und nicht jedes Gesetz trifft jeden gleicher-maßen.


abzuwägen:

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abzuwägen:

Wie kaufmännische Daten und Belege zu sichern sind

Wie E-Mails zu verwalten und zu archivieren sind

Wie steuerrelevante Daten erschließbar gehalten werden

Welcher wirtschaftliche Nutzen der reinen Archivierung gegenüber steht

Welchen Beweiswert elektronische Informationen haben müssen

In jedem Fall gilt:

ECM-Lösungen nur aus Gründen der „Compliance“ einzuführen, ist unwirtschaftlich. Die Informationen müssen in Prozessen und als Wissen nutzbar sein!

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STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE


ECM

EIM

Übergreifendes Informationsmanagement

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STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE


ECM

EIM

Die Unterschiede zwischen Daten, Content,

Dokumenten, Records etc. verschwinden.

Alle Informationen müssen übergreifend verwaltet und erschlossen werden!

Kommunikation und Geschäfte laufen über neue und alte Medien wie E-Mail, Portale, RSS, Twitter, Instant Messaging, Papier …

Die Unternehmens-IT-Infrastruktur bedarf einer Software für die Handhabung von Dokumenten wie auch von Prozessen und Workflows.

Es gilt, die Kontrolle über Inhalte, Prozesse und Nutzung wieder zu gewinnen.

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STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE


ECM

EIM

Die Unterschiede zwischen Daten, Content,

Dokumenten, Records etc. verschwinden.

Alle Informationen müssen übergreifend verwaltet und erschlossen werden!

Kommunikation und Geschäfte laufen über neue und alte Medien wie E-Mail, Portale, RSS, Twitter, Instant Messaging, Papier …

Die Unternehmens-IT-Infrastruktur bedarf einer Software für die Handhabung von Dokumenten wie auch von Prozessen und Workflows.

Es gilt, die Kontrolle über Inhalte, Prozesse und Nutzung wieder zu gewinnen.

ECM Enterprise Content Management bietet die notwendige Infrastruktur und Funktionalität zur Bewältigung der Informationsflut.

Die Einführung von Enterprise Content Management ist heute nicht mehr eine des „Ob“, sondern nurdes „Wie“ und „Wann“.

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STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE

STORE

MANAGE

DELIVER

PRESERVE

CAPTURE


ECM

EIM

ECM hilft, aber die organisatorische

Herausforderung bleibt!

Enterprise Change Management

ECM steht auch für:

Die menschliche Herausforderung wächst!

Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft? Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch und Computer.

„Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten verändern, unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur den Muskel- und Körperveränderungen der Menschen im Zeitalter der industriellen Revolution. Kein Mensch kann sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel.“

Die Herausforderung für den Menschen in der Informationsgesellschaft

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Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft? Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch und Computer.

„Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten verändern, unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur den Muskel- und Körperveränderungen der Menschen im Zeitalter der industriellen Revolution. Kein Mensch kann sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel.“

(Frank Schirrmacher, 16.11.2009, SpiegelOnline; http://www.spiegel.de/spiegel/0,1518,661307,00.html)

Herausforderungen für die Informationsgesellschaft

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