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• Einführung in die Projektmanagementmethode

Grundlegende Begriffe des ProjektmanagementsGrundlegende Begriffe des Projektmanagements Zentrale PM AufgabenZentrale PM Aufgaben EinflussfaktorenEinflussfaktoren Grundsätze der ProjektarbeitGrundsätze der Projektarbeit ProjektphasenProjektphasen Instrumente der ProjektplanungInstrumente der Projektplanung ProjektsteuerungProjektsteuerung Dimensionen des ProjektmanagementsDimensionen des Projektmanagements

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Nach DIN-Norm 69 901 ist ein Projekt ...Nach DIN-Norm 69 901 ist ein Projekt ...

„ „ ein Vorhaben, das im wesentlichen durch ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.“Gesamtheit gekennzeichnet ist.“

Definition:Definition: ProjektProjekt

Definition Projekt

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Merkmale eines Projekts sind:Merkmale eines Projekts sind:

Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit:Gesamtheit:

Ein Projekt wird von Natur aus immer zum ersten und Ein Projekt wird von Natur aus immer zum ersten und zum letzten Mal durchgeführt.zum letzten Mal durchgeführt.

ZielvorgabeZielvorgabe

Jedem Projekt werden präzise Ziele vorgegeben, Jedem Projekt werden präzise Ziele vorgegeben, die das Projekt erreichen muss.die das Projekt erreichen muss.

Projektmerkmale

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Zeitliche, personelle und finanzielle BegrenzungZeitliche, personelle und finanzielle Begrenzung

Ein Projekt hat stets einen konkreten Ein Projekt hat stets einen konkreten Endtermin und begrenzte Mittel zur Endtermin und begrenzte Mittel zur Erreichung der Projektziele.Erreichung der Projektziele.

Abgrenzung von anderen VorhabenAbgrenzung von anderen Vorhaben

Das Projekt muss ein in sich geschlossenes Das Projekt muss ein in sich geschlossenes Vorhaben mit einem eigenen Projektergebnis sein.Vorhaben mit einem eigenen Projektergebnis sein.

Projektmerkmale

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Projektspezifische OrganisationProjektspezifische Organisation

Speziell für dieses Projekt müssen organisatorische Speziell für dieses Projekt müssen organisatorische Rahmenbedingungen geschaffen werdenRahmenbedingungen geschaffen werden

KomplexitätKomplexität

Die Lösung des Problems muss zahlreiche Die Lösung des Problems muss zahlreiche komplizierte Zusammenhänge berücksichtigen.komplizierte Zusammenhänge berücksichtigen.

Die Projektarbeit ist umfangreich und erfordert Die Projektarbeit ist umfangreich und erfordert viele Mitarbeiter und finanzielle Mittel.viele Mitarbeiter und finanzielle Mittel.

AufwandAufwand

Projektmerkmale

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Fachübergreifender CharakterFachübergreifender Charakter

Fachleute verschiedener Disziplinen bzw. Fachleute verschiedener Disziplinen bzw. Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen sind Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen sind beteiligt. beteiligt.

TeamarbeitTeamarbeit

Die Fachleute arbeiten eng zusammen, da Die Fachleute arbeiten eng zusammen, da ständiger Informationsaustausch und die ständiger Informationsaustausch und die Weitergabe von Teilleistungen erforderlich ist.Weitergabe von Teilleistungen erforderlich ist.

Projektmerkmale

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Nach DIN-Norm 69 901 ist Nach DIN-Norm 69 901 ist Projektmanagement ...Projektmanagement ...

„ „ die Gesamtheit von Führungsaufgaben, die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projektes.“eines Projektes.“

Definition:Definition:

ProjektmanagementProjektmanagement

Definition Projektmanagement

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Projektmanagement ist kurz und knapp Projektmanagement ist kurz und knapp gesprochen die gesprochen die

zielorientiertezielorientierte Vorbereitung, Vorbereitung, Planung, Steuerung, Dokumentation und Planung, Steuerung, Dokumentation und

ÜberwachungÜberwachung

von Projekten mit Hilfe spezifischer von Projekten mit Hilfe spezifischer Instrumente (= „Werkzeugkasten zur Instrumente (= „Werkzeugkasten zur

Durchführung von Projekten). Was Durchführung von Projekten). Was Projekterfolg ist, bestimmt letztendlich Projekterfolg ist, bestimmt letztendlich

immer der immer der Auftraggeber!Auftraggeber! Definition Projektmanagement

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Projekt-Projekt-kulturkultur

Projekt-Projekt-erfolgerfolg

„Harte“ Faktoren

Aufbau-Organisation

Ablauf-Organisation

Materielle Ressourcen

Finanzielle Ressourcen

Personelle Ressourcen

Fachqualifikation

„Weiche“ Faktoren

Führungsstil

Kommunikation/Kooperation

Teamfähigkeit

Motivation

Aufgaben-

ziele

Prozess-ziele

Welche Faktoren beeinflussen den Projekterfolg?

Quelle: Prof. Dr. Jürgen Polke, Stefan Hagen - Projektbasierte Unternehmensführung

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Stark beachtet werdenStark beachtet werden

Thema/Projektauftrag Aufgaben, Stellenbildung,

Abläufe, Dauer von Abläufen, Aufbau der

Organisation, Informationsbedarf und Informationseinflüsse, Sachmittelausstattung,

Raumbedarf und Raumgestaltung,

Personalbedarf, Menge und Qualität der erstellten

Leistung

Thema/Projektauftrag Aufgaben, Stellenbildung,

Abläufe, Dauer von Abläufen, Aufbau der

Organisation, Informationsbedarf und Informationseinflüsse, Sachmittelausstattung,

Raumbedarf und Raumgestaltung,

Personalbedarf, Menge und Qualität der erstellten

Leistung

Individuum 

Wie gerne macht der Mitarbeiter seine jetzige

Arbeit?Wie stark wird der einzelne

durch seine Arbeit gefordert?

Welche Pläne hat er für seine berufliche Zukunft?

Wie wird sich die Veränderung auf den einzelnen Mitarbeiter

auswirken?

Individuum 

Wie gerne macht der Mitarbeiter seine jetzige

Arbeit?Wie stark wird der einzelne

durch seine Arbeit gefordert?

Welche Pläne hat er für seine berufliche Zukunft?

Wie wird sich die Veränderung auf den einzelnen Mitarbeiter

auswirken?

Gruppe Wie gut verstehen sich die Kollegen untereinander?

Wie lange arbeiten sie schon zusammen?Wir wird sich die

Veränderung auf das soziale Gefüge der Gruppe

auswirken?Wie können neu gebildete

Gruppen schnell zu resultatsfähigen Einheiten

geformt werden?

Gruppe Wie gut verstehen sich die Kollegen untereinander?

Wie lange arbeiten sie schon zusammen?Wir wird sich die

Veränderung auf das soziale Gefüge der Gruppe

auswirken?Wie können neu gebildete

Gruppen schnell zu resultatsfähigen Einheiten

geformt werden?

Wenig oder nicht beachtet werden

Wenig oder nicht beachtet werden

                

   

Einflussfaktoren

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Eines darf man allerdings bei der Projektarbeit nie Eines darf man allerdings bei der Projektarbeit nie vergessen:vergessen:

Erfolgsentscheidend im Projektmanagement Erfolgsentscheidend im Projektmanagement ist der Faktor Mensch! ist der Faktor Mensch!

Von ihm hängt ab, ob die gewünschten Ziele Von ihm hängt ab, ob die gewünschten Ziele durchgesetzt werden. Projektleiter und Projektteam durchgesetzt werden. Projektleiter und Projektteam sind keine Maschinen, denen man Daten eingibt und sind keine Maschinen, denen man Daten eingibt und die nach einem fest „eingedrahteten Programm“ die nach einem fest „eingedrahteten Programm“ einen vorher genau festgelegten Output erbringen.einen vorher genau festgelegten Output erbringen.

Einflussfaktoren

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EisbergmodellEisbergmodell

Psycho-soziale Ebene

SICHTBARE Strukturen und

Verhalten

Vertrauen, Gefühle, Teamverständnis,

Kommunikation, Offenheit, Unterstützung, Konflikte, Antipathie, Sympathie, Akzeptanz, Teamklima, Unzufriedenheit, etc.

Projektmanagement, Rahmenbedingungen

Ergebnis sichtbar

unsichtbar

1/8

7/8

Quelle: Prof. Dr. Jürgen Polke, Stefan Hagen - Projektbasierte Unternehmensführung

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Um Projekte zielgerichtet durchführen Um Projekte zielgerichtet durchführen zu können, teilt man Projekte in zu können, teilt man Projekte in

Teilschritte, sogenannte Teilschritte, sogenannte Projektphasen, , ein.ein.

Projektbegleitend werdenProjektbegleitend werden

Dokumentationsprozesse undDokumentationsprozesse und

Controllingprozesse Controllingprozesse

eingesetzt.eingesetzt.

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Zu Beginn eines Projektes ist es erforderlich, dass man das Projekt genau definiert; dabei sind u.a. die folgenden Fragen zu klären:

Wie sieht das Ausgangsproblem genau aus und wie Wie sieht das Ausgangsproblem genau aus und wie konnte konnte es dazu kommen?es dazu kommen?

Soll zur Problemlösung ein Projekt durchgeführt Soll zur Problemlösung ein Projekt durchgeführt werden und werden und welche Ziele verfolgt der Auftraggeber mit welche Ziele verfolgt der Auftraggeber mit dem Projekt?dem Projekt?

Welche (finanziellen) und (Sach-) Mittel stehen für Welche (finanziellen) und (Sach-) Mittel stehen für das das Projekt zur Verfügung?Projekt zur Verfügung?

Bis wann soll das Projekt beendet sein?Bis wann soll das Projekt beendet sein?

Wer gehört für welche Zeitspanne dem Projekt in Wer gehört für welche Zeitspanne dem Projekt in welcher welcher Funktion an?Funktion an?

Wie soll das Projekt organisiert werden?Wie soll das Projekt organisiert werden?  

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Erforderliche ArbeitsschritteErforderliche Arbeitsschritte

• Globalziel

• Projektstrukturplan

• Arbeitspakete

• Meilensteinplan

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Projektstrukturplan - PSP (1)Projektstrukturplan - PSP (1)

Mit Hilfe des Projektstrukturplans wird die Problemstellung eines bestimmten Projekts in Teilaufgaben zerlegt. Strukturierung bedeutet in diesem Sinne, ein System in seine Elemente zu zerlegen und die Beziehungen zwischen den Elementen festzuhalten.

Voraussetzung für eine Strukturanalyse ist die Existenz einer Projektbeschreibung, zum Beispiel in Form eines Pflichtenheftes.

Ziele der Strukturierung:

• Schaffung von Transparenz

• Bildung von Teilprojekten und Arbeitspaketen

• Aufzeigen von Zusammenhängen und Schnittstellen

• Fundament für Projektleitung und Projektcontrolling

• Basis der Risikoanalyse

• Grundlage für die Planung der Meilensteine

• Modell für die Kapazitätsplanung

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Projektstrukturplan Projektstrukturplan Auszug aus einem ProReKo-StrukturplanAuszug aus einem ProReKo-Strukturplan

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MeilensteinplanungMeilensteinplanung• Um Projekte überschaubar und beherrschbar zu machen, werden

sie mittels Meilensteinen in verschiedene Phasen unterteilt.• Meilensteine sind wesentliche Projektereignisse.• Je Projekt sollen zwischen 5 und 7 Meilensteine definiert werden.

Ein Formular für eine Meilensteinplanung könnte Ein Formular für eine Meilensteinplanung könnte folgendermaßen aussehen:folgendermaßen aussehen:

Sachgebiet Projektbezeichnung Phase Verfasser Datum Seite

Meilensteinplan

Nr.. Termin Bezeichnung Bedeutung

1 ... ... ...2 ... ... ...3 10.02.2004 Projektstrukturplan fertig Der Projektstrukturplan ist erstellt

und dem Auftraggeber vorgelegt.4 ... ... ...

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MeilensteinplanungMeilensteinplanung

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Ende der Ende der allgemeinen allgemeinen EinführungEinführung

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Projektplanung

Arbeitsschritte zur Erstellung des Projektstrukturplans (Zielreview):

Arbeitsschritt Nutzen

- aus dem Lastenheft ein Pflichtenheft machen

Formulierung eines Leistungsversprechens

(Ziele werden formuliert)

Was ist ein Ziel?Was ist ein Ziel? Es ist positiv formuliert! Es ist positiv formuliert!

Es ist überprüfbar!Es ist überprüfbar! Es ist konkret beschrieben! Es ist konkret beschrieben!

Es ist aus eigener Kraft und Kontrolle Es ist aus eigener Kraft und Kontrolle erreichbar!erreichbar!

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PlanungsleitsätzePlanungsleitsätze

• Unterteilung der Gesamtaufgabe in Teilaufgaben (Arbeitspakete) nicht so tief wie möglich, sondern stets so tief wie nötig.

• Jedes Arbeitspaket muss ein klar definiertes Ziel haben.

• Jedes Arbeitspaket muss Verantwortliche für die Einhaltung von Terminen und Kosten haben.

• Klare Abgrenzung der Teilprojekte.

Quelle: Prof. Dr. Jürgen Polke, Stefan Hagen - Projektbasierte Unternehmensführung

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Was müssen wir tun???

Arbeitsschritte zur Umsetzungsplanung:

Arbeitsschritt Nutzen

1. Erarbeitung der Strategien Variantenvielfalt

2. Umsetzungsschritte Festlegung der Arbeitspakete

3. Delegation der Arbeitspakete Klarheit: Wer macht was?

Ansatz für simultanes Arbeiten

4. Ressourceneinschätzung der Klarheit über die Machbarkeit

Arbeitspakete

5. Meilensteinplanung Planungssicherheit für das Team

Steuerung der Projektarbeit

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Identifizierung von Identifizierung von ArbeitspaketenArbeitspaketen• Zunächst werden ALLE Aktivitäten zur Zunächst werden ALLE Aktivitäten zur Erreichung Erreichung eines Teilziels (Leistungsversprechen) ermittelt! eines Teilziels (Leistungsversprechen) ermittelt!

• In einem zweiten Schritt werden diese In einem zweiten Schritt werden diese Aktivitäten zu Aktivitäten zu Arbeitspaketen zusammengefasst. Arbeitspaketen zusammengefasst. Arbeitspakete sind Arbeitspakete sind überschaubare Teilaufgaben, die für sich überschaubare Teilaufgaben, die für sich gesteuert gesteuert und kontrolliert werden können. Jedes AP wird und kontrolliert werden können. Jedes AP wird eindeutig einem Verantwortungsträger eindeutig einem Verantwortungsträger zugeordnet. zugeordnet. Dieser kann sich Mitarbeiter suchen, ist jedoch Dieser kann sich Mitarbeiter suchen, ist jedoch für die für die ordnungsgemäße Ausführung verantwortlich. ordnungsgemäße Ausführung verantwortlich.

Beispiel:Beispiel:

Arbeitspaket: Fragebogen erstellen Arbeitspaket: Fragebogen erstellen

Aktivitäten:Aktivitäten: Umfrageverfahren/-möglichkeiten Umfrageverfahren/-möglichkeiten sichten, sammeln, Testfragen zusammenstellen, sichten, sammeln, Testfragen zusammenstellen, Fragen mit Experten besprechen, Pre-Test erstellen, Fragen mit Experten besprechen, Pre-Test erstellen, Zeitbedarf der Befragung ermitteln, Fragen endgültig Zeitbedarf der Befragung ermitteln, Fragen endgültig auswählen, Fragen in Word schreiben, Fragen auswählen, Fragen in Word schreiben, Fragen vervielfältigen vervielfältigen