10 Der Kalender oder das Einmaleins der Zeitplanung · 10Der Kalender oder das Einmaleins der Zeitplanung 399 Der Aufbau des Kalenders 405 Im Kalender navigieren 408 Termine und Ereignisse

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10 Der Kalender oder das Einmaleins der Zeitplanung

399 Der Aufbau des Kalenders405 Im Kalender navigieren408 Termine und Ereignisse planen426 Besprechungen planen436 Suchen und organisieren439 Kalender und Termine drucken443 vCalendar-Dateien erstellen und weitergeben444 Den Kalender anpassen

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie:

b im Kalender navigieren

b das Datum eingeben

b Termine erstellen

b Terminserien erstellen

b Besprechungen planen

b Termine suchen

b den Kalender anpassen

b den Kalender ausdrucken

b Feiertage und Zeitzonen zum Kalender hinzufügen

b vCalendar-Dateien im- und exportieren

Der Aufbau des KalendersEin wichtiges Element von Outlook ist der Ordner Kalender. Im Kalender könnenSie zahlreiche Aktivitäten planen und sich daran erinnern lassen. Auch die Pla-nung von Ressourcen, von Besprechungen und von Online-Besprechungen istmöglich. Für die Eingabe des Datums stehen Ihnen viele verschiedene Formatezur Verfügung. Bevor Sie nun jedoch erfahren, wie Sie Termine, Ereignisse undBesprechungen anlegen und nutzen, beschreibt dieser Abschnitt, wie Sie im Ord-ner Kalender navigieren und Daten eingeben.

Kapitel 10400

Termine, Ereignisse, Besprechungen und RessourcenBevor Sie mit der Navigation im Kalender loslegen, sollten die grundlegenden Be-griffe geklärt werden. Outlook unterscheidet vier Terminarten: Termine, Ereignis-se, Besprechungen und Ressourcen.

b Termine: Termine sind alle Aktivitäten, die Sie in Ihrem Kalender planen undzu denen weder andere Personen eingeladen noch Ressourcen reserviert wer-den. Sie können anderen Personen jedoch die Berechtigung erteilen, Terminefür Sie zu planen und zu ändern. Sie können Ihren Terminkalender auch ande-ren Personen zur Einsicht überlassen.

b Ereignisse: Ereignisse sind Aktivitäten, die 24 Stunden oder länger dauern. InOutlook gibt es also keine mehrtägigen Termine, sondern diese werden alsEreignisse bezeichnet. Ereignisse sind z.B. Seminare, Urlaub und Messen.Ereignisse werden anders als Termine keinen bestimmten Zeiten innerhalbeines Tages zugeordnet, sondern sie erscheinen unterhalb der Datumsangabeim Kalender. Eigentlich werden Ereignisse über eine spezielle Funktion ange-legt. Sie können aber auch über das Terminformular eingegeben werden, dennstellt Outlook fest, dass es sich um einen 24 Stunden oder länger dauerndenTermin handelt, wird dieser automatisch zum Ereignis gemacht. Finden inner-halb eines Ereignisses Termine statt, wie z.B. auf einer Messe, müssen Sie dieseseparat als Termine eintragen.

b Besprechungen: Besprechungen sind Termine, an denen mehrere Personenteilnehmen. Die Terminabsprache, d.h. die Ermittlung von Zeiten, zu denenalle beteiligten Personen frei sind, wird über die Terminplanungsfunktion vonOutlook erheblich vereinfacht. Die Teilnehmer können über Outlook außer-dem per E-Mail eingeladen werden und die benötigten Räumlichkeiten undGeräte können automatisch reserviert werden. Besprechungen können auchonline, wie z.B. über NetMeeting, geführt werden.

b Ressourcen: Ressourcen sind Räume, wie z.B. Besprechungs- oder Konferenz-zimmer, Geräte wie Overhead-Projektoren, Tafeln, Videogeräte etc., die vonmehreren Personen genutzt werden können und deren Benutzung deshalbzeitlich geplant werden muss.

Der Aufbau des KalendersDer Kalender enthält drei Bereiche: den Terminbereich, den Datumsnavigatorund den Aufgabenblock (siehe Abbildung 10.1).

Im Terminbereich werden Ihre Termine angezeigt. Neben der Tagesansicht, diestandardmäßig angezeigt wird, können Sie im Terminbereich auch die ganzeArbeitswoche oder eine 7-Tage-Woche betrachten. Eine weitere Terminansicht istdie Monatsansicht. In dieser werden der Datumsnavigator und der Aufgaben-block jedoch nicht angezeigt.

Über den Datumsnavigator können Sie bequem zu jedem beliebigen Termin ge-langen. Standardmäßig werden der aktuelle und der Folgemonat angezeigt. Überdie Pfeilschaltflächen können Sie jedoch zu weiter zurückliegenden Daten oderDaten in der Zukunft wechseln (siehe Abbildung 10.2). Mehr hierzu erfahren Sieim X Abschnitt »Im Kalender navigieren« in diesem Kapitel.

Der Kalender oder das Einmaleins der Zeitplanung 401

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Abbildung 10.1:Der Kalender

Abbildung 10.2:Der Datums-

navigator

Im Aufgabenblock (siehe Abbildung 10.3) werden alle Aufgaben angezeigt, dieSie eingetragen haben. Sie können neue Aufgaben erstellen, Aufgaben als erledigtkennzeichnen, Aufgaben verändern und löschen, Aufgaben Terminen zuweisenund Aufgaben per E-Mail versenden. Die Behandlung von Aufgaben wird inX Kapitel 11 ausführlich beschrieben.

Abbildung 10.3:Der Aufgaben-

block

Kapitel 10402

Die AnsichtenIm Terminbereich des Ordners Kalender ist die Tagesansicht voreingestellt. Überdie Symbolleiste können Sie jedoch per Mausklick zur Ansicht Arbeitswoche ge-langen.

Die Tagesansicht

Die Tagesansicht ist die Standardansicht (siehe Abbildung 10.4). Der Bereicheines normalen Arbeitstags zwischen 8.00 und 17.00 Uhr ist gelb unterlegt, dieZeiten von 0.00 bis 8.00 Uhr und ab 17.00 Uhr sowie Samstage und Sonn- undFeiertage sind ockerfarben unterlegt. Arbeiten Sie zu anderen Zeiten oder auch anSamstagen, können Sie diese Anzeige anpassen. Mehr hierzu erfahren Sie imX Abschnitt »Die Arbeitswoche anpassen« in diesem Kapitel. Haben Sie die Ta-gesansicht einmal verlassen, können Sie sie über die Schaltfläche Tagesansichtwieder aktivieren.

Abbildung 10.4:Die Tagesansicht

Das aktuelle Datum wird unterhalb der Adressleiste angezeigt. Klicken Sie dop-pelt darauf, öffnet sich das Formular Unbenannt – Ereignis.

Im Datumsnavigator wird das aktuelle Datum mit einer roten Umrandung ge-kennzeichnet. Der momentan angezeigte Tag wird grau unterlegt dargestellt.

Aktivieren Sie ein Terminfeld, können Sie den Termin direkt eingeben. KlickenSie doppelt auf ein Terminfeld, öffnet sich das Formular Unbenannt – Termin, indem das aktuelle Datum und die gewünschte Uhrzeit bereits eingetragen sind. Kli-cken Sie doppelt auf einen bestehenden Termin, öffnet sich das Terminformular.


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Die Arbeitswoche

Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Arbeitswoche oder wählenSie im Menü Ansicht den Befehl Arbeitswoche, um diese Ansicht zu öffnen (sie-he Abbildung 10.5). In dieser Ansicht werden die fünf normalen Arbeitstage derWoche in Spalten nebeneinander angezeigt. Die einzelnen Tage sind wie in derTagesansicht in Stundenintervalle unterteilt. Die angezeigten Tage sind im Da-tumsnavigator grau unterlegt. In der Adressleiste wird außerdem der angezeigteZeitraum angegeben.

Abbildung 10.5:Die Ansicht

Arbeitswoche

Klicken Sie doppelt auf ein Zeitfeld, öffnet sich das Formular Unbenannt – Ter-min, in dem das aktuelle Datum und die gewünschte Uhrzeit bereits eingetragensind. Klicken Sie doppelt auf einen bereits vorhandenen Termineintrag, öffnetsich das zugehörige Formular.

Sehen Sie am oberen oder unteren Rand der Uhrzeitangabe eine gelbe Schaltflä-che mit einem Pfeil, wissen Sie, dass ein Termin zu einem früheren oder späterenZeitpunkt eingetragen ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Uhrzeit einzu-blenden.

Arbeiten Sie beispielsweise in einer Branche, in der auch samstags, dafür abermontags nicht gearbeitet wird, können Sie die Anzeige des Beginns und desEndes der Arbeitswoche entsprechend anpassen. Mehr hierzu erfahren Sie imX Abschnitt »Die Arbeitswoche anpassen« in diesem Kapitel.

Kapitel 10404

Die Woche

In der Wochenansicht werden die sieben Tage (Montag bis Sonntag) der Wocheangezeigt. Die Anzeige erfolgt nun nicht mehr in Spalten, sondern in Kästchen.Innerhalb dieser Kästchen werden die Termine mit Uhrzeitangabe untereinanderaufgelistet. Eine weitere Unterteilung wie in der Tagesansicht oder der Arbeitswo-che erfolgt jedoch nicht. Wie in der Arbeitswoche sind alle angezeigten Tage imDatumsnavigator grau unterlegt (siehe Abbildung 10.6). In der Adressleiste wirdaußerdem der angezeigte Zeitraum angegeben.

Abbildung 10.6:Die Wochen-ansicht

Doppelklicken Sie auf einen der Tage, öffnet sich das Formular Unbenannt – Er-eignis. Klicken Sie doppelt auf einen Termineintrag, öffnet sich das zugehörigeFormular.

Die Monatsansicht

Die Monatsansicht enthält alle Tage eines Monats als Kästchen. Diese sind nachdem Wochentag in Spalten angeordnet. Für den Datumsnavigator und den Aufga-benblock ist kein Platz mehr. Die Monatsangabe steht in der Adressleiste. Überdie Bildlaufleiste können Sie zu den Vormonaten und den nachfolgenden Mona-ten wechseln (siehe Abbildung 10.7).


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Abbildung 10.7:Die Monats-

ansicht

Klicken Sie mit der Maus auf das Bildlauffeld in der Bildlaufleiste, wird das Datumdes Felds in der linken oberen Ecke angezeigt. Ziehen Sie die Maus nach oben oderunten, passt sich die Anzeige des Datums entsprechend an. Sie können so die An-zeige wochenweise verschieben. Lassen Sie die Maustaste z.B. auf der Mitte einesMonats los, wird die Hälfte des Monats angezeigt. Die verbleibenden Felder derAnsicht werden mit den Tagen des Folgemonats ausgefüllt.

Enthält ein Feld im Kalender in der rechten unteren Ecke ein kleines gelbes Sym-bol (ein Rechteck mit einem Pfeil), können Sie darauf klicken, um zur Tages-ansicht für diesen Tag zu gelangen. Klicken Sie doppelt auf einen der Tage, diekeine Schaltfläche enthalten, öffnet sich das Formular Unbenannt – Ereignis.Klicken Sie doppelt auf einen Eintrag, öffnet sich das zugehörige Formular.

Im Kalender navigierenEs gibt in Outlook zwei Möglichkeiten, um zu einem bestimmten Tag zu gelangen:über den Datumsnavigator und über den Befehl Gehe zu. Über den Datumsnavi-gator können Sie außerdem mehrere Tage anzeigen lassen, die nicht genau derArbeitswochen-, Wochen- oder Monatsansicht entsprechen.

Das Datum über den Datumsnavigator wechselnIm Datumsnavigator werden normalerweise zwei volle Monate angezeigt. Überden Datumsnavigator können Sie innerhalb eines Monats zu einem bestimmtenTag gelangen oder aber die Ansicht mehrerer Tage öffnen. Über die Pfeilschalt-flächen in der Monatsangabe des Datumsnavigators gelangen Sie zu nachfolgen-

Kapitel 10406

den und zurückliegenden Monaten. In der linken Monatsübersicht wird in derersten Zeile grau unterlegt die letzte Woche des Vormonats angezeigt. Beginnt derMonat in der Mitte der Woche, wird die Zeile nur bis zu diesem Termin mit Tagendes Vormonats ausgefüllt. In der rechten Monatsübersicht werden in der letztenZeile leere Felder mit den grau unterlegten Tagen des nachfolgenden Monats aus-gefüllt. Der graue Hintergrund dient jedoch nur der Übersichtlichkeit. Selbstver-ständlich können Sie durch Doppelklicken neue Termine eintragen.

b Einzelne Tage: Klicken Sie im Datumsnavigator auf ein Datum, wird der ent-sprechende Tag in der Tagesansicht angezeigt und Sie können Termine einge-ben. Liegt der Tag in der Vergangenheit, werden Sie darauf aufmerksamgemacht, falls Sie trotzdem versuchen, einen Termin einzugeben.

b Mehrere aufeinander folgende Tage: Klicken Sie mit der Maus auf ein Datum,wie z.B. den 8. des Monats und ziehen die Maus bis zu einem weiteren Datum,wie z.B. den 10. des Monats, werden in der Terminansicht alle drei Tage ange-zeigt (siehe Abbildung 10.8). Im Beispiel erfolgt dies mit einer Spalte pro Tag,wobei jeder Tag in Stundenintervalle unterteilt ist. Markieren Sie mehr als fünfTage, werden die einzelnen Tage wie in der Wochenansicht dargestellt.

Abbildung 10.8:Mehrere Tage in der Tagesansicht

b Mehrere auseinander liegende Tage: Sie können auf diese Weise auch mehrereauseinander liegende Tage anzeigen. Drücken Sie dazu die Strg-Taste und haltenSie diese gedrückt, während Sie auf die einzelnen Tage klicken, wie z.B. den12., den 17. und den 21. eines Monats. Es werden nun alle markierten Tageangezeigt. Wird die Anzahl von fünf Tagen überschritten, erfolgt ein Wechselder Ansicht. Die einzelnen Tage werden wie in der Wochenansicht als Käst-chen ohne Unterteilung in Stundenintervalle dargestellt.

b Heute: Um zum heutigen Datum zu wechseln, klicken Sie auf das rot umran-dete Feld im Datumsnavigator. Ist dieses nicht sichtbar, weil Sie z.B. mehrereMonate nach hinten gewandert sind, gelangen Sie über die Schaltfläche Heutein der Symbolleiste zum aktuellen Tag.

b Termine: Tage, an denen Termine eingetragen sind, werden im Datumsnaviga-tor fett markiert.

Klicken Sie auf die nach links weisende Pfeilschaltfläche, gelangen Sie zum Vor-monat. Klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche und halten die linke Maustaste ge-drückt, wandert die Datumsanzeige automatisch sehr schnell zurück, so dass Sierasch zu den Monaten zurückliegender Jahre gelangen. Um ein sehr weit in derVergangenheit liegendes Datum aufzurufen, eignet sich jedoch eher die FunktionGehe zu Datum.

Klicken Sie auf die nach rechts weisende Pfeilschaltfläche, gelangen Sie zumnachfolgenden Monat. Klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche und halten die linke


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Maustaste gedrückt, wandert die Datumsanzeige automatisch sehr schnell nachvorn, so dass Sie rasch zu den Monaten nachfolgender Jahre gelangen. Um einsehr weit in der Zukunft liegendes Datum aufzurufen, eignet sich jedoch eher dieFunktion Gehe zu Datum.

Der Befehl Gehe zu DatumWählen Sie im Kalender im Menü Ansicht den Befehl Gehe zu/Wechseln zu Da-tum oder drücken Sie die Tasten Strg+G, um das Dialogfeld Gehe zu Datum zu öff-nen (siehe Abbildung 10.9).

Abbildung 10.9:Das DialogfeldGehe zu Datum

Im Listenfeld Datum können Sie das gewünschte Datum direkt eingeben oder aufdie nach unten weisende Pfeilschaltfläche klicken und das Datum über den Kalen-der auswählen, der sich nun öffnet. Die Bedienung ist die gleiche wie beim Datums-navigator. Über die Schaltfläche Heute aktivieren Sie das aktuelle Datum. Für dieDirekteingabe des Datums stehen zahlreiche Formate zur Verfügung. Diese werdenim nächsten X Abschnitt »Formate für die Datumseingabe« näher beschrieben.

Über das Listenfeld Anzeigen in können Sie auswählen, ob das gewählte Datumim Tages-, Wochen-, Monats- oder Arbeitswochenkalender angezeigt werden soll.

Formate für die Datumseingabe

Outlook bietet nicht nur für das Dialogfeld Gehe zu Datum, sondern auch für dieEingabe von Terminen, Ereignissen und Besprechungen zahlreiche Datumseinga-beformate. Sie brauchen das Datum nicht in Zahlen einzugeben, sondern Siekönnen auch eine Angabe in Worten benutzen, wie z.B. »Heute in 14 Tagen«.Outlook wandelt diese Angabe dann automatisch in das korrekte Datum um. Ingleicher Weise können Sie auch Tage oder Feiertage eingeben, die jedes Jahr aufdenselben Tag fallen, wie z.B. »Tag der deutschen Einheit« oder »Heiligabend«.Verantwortlich für diese komfortable Umwandlung ist die Funktion AutoDatum.

In Tabelle 10.1 sehen Sie Beispiele für Datums- und Uhrzeitangaben, die Sie imFeld Gehe zu Datum und in den Datums- und Uhrzeitfeldern der Termin-, Ereig-nis- und Besprechungsformulare benutzen können.

Tabelle 10.1:Mögliche Ein-

gabeformate fürDatums- und

Uhrzeitangaben

Angabe Mögliche Eingaben

Datum 07.05.02; 7.5.02, 07-05-02; 07 05 02, 7. Mai 2002

Siebter Mai Zweitausendzwei, fünfter August, siebter Aug, neunter Nov

Heute in 14 Tagen, morgen, in 4 Tagen, nächsten Freitag, nächste Woche

nächsten Monat, vor drei Monaten, Jan, Feb, in zwei Monaten, diesen Samstag, von Montag bis Donnerstag, für Mittwoch

Allerheiligen, Tag der Arbeit, Tag der deutschen Einheit, Heiligabend 2004, Sylvester, Neujahr, Valentinstag X

Kapitel 10408

Termine und Ereignisse planen Termine können Sie in Outlook entweder direkt in den Terminbereich oder überdas Terminformular eingeben. Geben Sie Termine direkt ein, können Sie nur dasDatum, die Uhrzeit und den Betreff wählen. Über das Terminformular können Sieeinen Betreff und Ort wählen, angeben, ob eine Erinnerung erfolgen soll, festle-gen, wie die Zeitspanne angezeigt werden soll und vieles mehr.

Termine direkt in den Terminbereich eintragenDIE AUFGABETragen Sie einen Termin direkt in den Terminbereich ein.

DIE LÖSUNG1. Suchen Sie sich im Datumsnavigator einen Tag im aktuellen Monat aus, andem Sie einen Termin eintragen wollen, und klicken Sie auf diesen Tag, um ihnzu aktivieren.

2. Klicken Sie mit der Maus auf die untere Hälfte des Zeitintervalls 10:00 und zie-hen Sie die Maus bei gedrückter linker Maustaste bis zum Zeitintervall 15:30.Die Zeit zwischen 10:00 und 15:30 ist nun blau markiert.

3. Geben Sie über die Tastatur den Text Projektskizze fertig stellen ein und drü-cken Sie die Eingabetaste. Der Zeitblock ist nun als Termin markiert (siehe Abbil-dung 10.10). Die Erinnerungsfunktion wurde automatisch aktiviert, was Sie amGlockensymbol erkennen.

Abbildung 10.10:Ein Beispiel für einen direkt eingegebenen Termin

Bis Freitag, bis einschließlich Freitag

Uhrzeit 7:00, 19:25

Mittags, um Mitternacht

Neun Uhr vormittags, fünf Uhr zwanzig

Angabe Mögliche Eingaben


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4. Standardmäßig wird der Termin als »Gebucht« eingetragen und deshalb miteinem blauen Rand versehen. Sind Sie jedoch noch nicht ganz sicher, ob derTermin tatsächlich stattfinden wird, können Sie ihn auch unter Vorbehaltbuchen. Zeiten, zu denen Sie nicht verfügbar sind, weil Sie sich beispielsweisefür einen Arztbesuch freigenommen haben, können Sie außerdem mit der Mar-kierung Abwesend versehen. Klicken Sie dazu im Kalender mit der rechtenMaustaste auf den Rand des Termins und wählen Sie im Kontextmenü denBefehl Zeitspanne anzeigen als/Mit Vorbehalt bzw. Zeitspanne anzeigen als/Abwesend (siehe Abbildung 10.11). Die Farbe des Rahmens passt sich an IhreWahl an. Bei einem Termin mit Vorbehalt ist der Rahmen in der Tagesansichtund der Ansicht Arbeitswoche blau/weiß schraffiert, bei einem Termin desTyps »Abwesend« ist der Rahmen violett.

Die Kategorisierung von Zeitspannen ist insbesondere dann nützlich, wennandere Personen Zugriff auf Ihren Terminkalender haben, um Besprechungenautomatisch zu planen. Siehe hierzu den X Abschnitt »Besprechungen pla-nen« in diesem Kapitel.

Abbildung 10.11:Die Anzeige derZeitspanne ver-

ändern

Abbildung 10.12:Termine lassen

sich nun»beschriften«

Der Hintergrund des Termins wird nun in der gewählten Farbe dargestellt. Diesist insbesondere in der Monatsansicht praktisch, weil die Termine hier durchdie farbige Gestaltung wesentlich deutlicher hervorgehoben werden als bisher.

NEU INOUTLOOK 2002

5. In Outlook 2002 haben Sie die Möglichkeit, Termine anhand einer farbigenHervorhebung zu »beschriften«. Anhand der Farben erkennen Sie auf einenBlick, um welche Art von Termin es sich handelt. Klicken Sie dazu in der Sym-bolleiste auf die Schaltfläche Kalenderfarben und wählen Sie die gewünschteFarbe aus (siehe Abbildung 10.12).

Kapitel 10410

Bei Bedarf können Sie diesen Termin nun ändern oder löschen. Wollen Sie nurden angezeigten Betreff ändern, klicken Sie mit der Maus darauf. Sie können nuneinzelne oder alle Buchstaben über die Tasten Entf und Rück löschen und neu einge-ben. Sie können auch den gesamten Betreff mit der Maus markieren und ihn neueingeben. Wollen Sie dagegen weitere Details zu einem Termin eingeben, klickenSie doppelt auf diesen, um das Terminformular zu öffnen. Das Terminformularwird wie im X Abschnitt »Termine über das Terminformular eintragen« in diesemKapitel beschrieben bearbeitet.

Termine über das Terminformular eintragenDIE AUFGABETragen Sie einen Termin über das Terminformular in den Terminkalender ein.

DIE LÖSUNG1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neuer Termin oder wählenSie im Menü Datei den Befehl Neu/Termin. Es öffnet sich das Terminformular(siehe Abbildung 10.13).

Abbildung 10.13:Das Termin-formular

2. Geben Sie im Feld Betreff die Terminbezeichnung ein. Diese wird auch imKalender angezeigt.

3. Geben Sie im Feld Ort an, wo der Termin stattfinden soll. Dies kann z.B. einbestimmter Raum, das Büro einer bestimmten Person oder auch ein Restaurantsein.

4. Geben Sie im Uhrzeitlistenfeld des Bereichs Beginnt um den Beginn des Ter-mins ein oder wählen Sie diesen über das Listenfeld. Die Werte im Listenfeld

Eignen sich die zehn vorgegebenen Beschriftungen für Ihre Bedürfnisse nicht,können Sie sie auch leicht anpassen. Mehr hierzu erfahren Sie im X Abschnitt»Den Kalender anpassen«.

HINWEIS


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haben ein Intervall von 30 Minuten. Im Feld Endet um wird automatisch derWert angepasst und auf 30 Minuten später als im Feld Beginnt um gesetzt. Sollder Termin zu einer späteren Uhrzeit enden, geben Sie diese in das Feld einoder wählen Sie sie über das Listenfeld aus. Hinter den Werten des Listenfeldswird in Klammern jeweils die Zeit angezeigt, die seit dem Beginn vergangen ist(siehe Abbildung 10.14).

Abbildung 10.14:Die Zeitdauereines Termins

lässt sich bequemablesen

5. Das Kontrollkästchen Ganztägig ist deaktiviert. Belassen Sie dies so, weil Sieden Termin sonst zu einem Ereignis machen.

6. Wollen Sie an den Termin erinnert werden wollen, aktivieren Sie das Kontroll-kästchen Erinnerung. Geben Sie im Listenfeld daneben an, wie viel Zeit zwi-schen der Erinnerung und dem Beginn des Termins liegen soll. Voreingestelltist die Zeitspanne von 15 Minuten. Das Maximum liegt bei zwei Tagen, dasMinimum bei 0 Minuten.

7. In Outlook wird standardmäßig der Sound Reminder.wav zur Erinnerungabgespielt. Wollen Sie darauf verzichten oder einen anderen Sound auswählen,klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Lautsprechersymbol. Es öffnet sichdas Dialogfeld Erinnerungssound (siehe Abbildung 10.15). Um den Erinne-rungssound abzustellen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Soundabspielen. Wollen Sie den Sound ändern, geben Sie in das Textfeld den Namenund den Pfad zur Sounddatei ein oder wählen Sie die Sounddatei über dieSchaltfläche Durchsuchen aus. Bestätigen Sie anschließend über OK.

Abbildung 10.15:Den Erinne-rungssound

ändern

8. Wählen Sie im Listenfeld Anzeigen als, ob der Termin als Gebucht, Mit Vor-behalt oder als Abwesend angezeigt werden soll. Standardmäßig wird der WertGebucht verwendet. Gebuchte Werte werden in den Ansichten Tagesansichtund Arbeitswoche mit einem mittelblauen, Termine mit Vorbehalt mit einemblau-weiß schraffierten, die Abwesenheit mit einem violetten und freie Terminemit einem weißen Rahmen gekennzeichnet.

9. Wählen Sie im Listenfeld Beschriftung bei Bedarf eine Kategorie aus (sieheAbbildung 10.16). Durch die farbige Kennzeichnung lassen sich Terminesowohl in der Tagesansicht als auch in der Monatsansicht erheblich einfacherunterscheiden als bisher.

Kapitel 10412

Abbildung 10.16:Durch die Zuweisung von Beschriftungen wird der Termin-kalender über-sichtlicher

10. Klicken Sie auf das Notizenfeld und geben Sie bei Bedarf Notizen zum Ter-min ein, wie z.B. Punkte, die Sie unbedingt berücksichtigen oder Personen,die Sie unbedingt anrufen müssen. In das Notizfeld können Sie außerdemBilder, Dateien und andere Outlook-Elemente einfügen, wie in den XAbschnitten »Dokumente an Termine anhängen« und »Outlook-Elementemit Terminen verknüpfen« in diesem Kapitel beschrieben.

11. Wollen Sie den Termin einem bestimmten Kontakt zuordnen, um die Anga-ben schneller finden zu können, klicken Sie auf die Schaltfläche Kontakteund wählen im Dialogfeld Kontakte wählen einen oder mehrere Kontakteaus, zu denen Sie eine Verknüpfung herstellen wollen (siehe Abbildung10.17). Bestätigen Sie anschließend über OK.

Abbildung 10.17:Termine lassen sich bequem mit Kontakten ver-knüpfen

12. Wollen Sie einen Termin einer oder mehreren Kategorien zuordnen, wählenSie die Schaltfläche Kategorien. Im Dialogfeld Kategorien können Sie eineoder mehrere der verfügbaren Kategorien aktivieren oder aber in das FeldElemente gehören zu den Kategorien eine neue Kategorie eingeben unddiese über die Schaltfläche Zur Liste hinzufügen in die Kategorienliste auf-nehmen. Das Kontrollkästchen wird dabei automatisch aktiviert. Kennzeich-nen Sie z.B. persönliche Termine als zu der Kategorie Persönlich gehörig,können Sie diese vom Ausdruck ausschließen oder nur diese ausdrucken. Inder Anzeige Kategorien werden außerdem in der Kategorie Persönlich dieentsprechenden Termine angezeigt.


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13. Handelt es sich um einen privaten Termin, können Sie dies auch kennzeich-nen, indem Sie das Kontrollkästchen Privat aktivieren. Beim Ausdruck stehtIhnen dann das Kontrollkästchen Details bei privaten Terminen nicht dru-cken zur Verfügung, über das Sie festlegen können, dass zu privaten Termi-nen nur der Betreff, das Datum und die Uhrzeit gedruckt werden sollen.

14. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern und schließen, um den Termin zuspeichern und das Terminformular zu verlassen.

Terminüberschneidungen

Um einen Termin einzugeben, brauchen Sie den entsprechenden Tag nicht zuaktivieren. Es genügt, wenn Sie das korrekte Datum eintragen. Ist am gleichenDatum zur gleichen Uhrzeit bereits ein Termin eingetragen, werden Sie im Ter-minformular mit einem Warnhinweis darauf aufmerksam gemacht (siehe Abbil-dung 10.18).

Abbildung 10.18:Ein Warn-

hinweis für eineTerminüber-schneidung

Sie können den Termin trotzdem anlegen. Das Feld für den ersten Termin wirddann verkleinert, und es werden beide Termine nebeneinander angezeigt. Entfer-nen Sie einen der beiden Termine, so dass sich kein Konflikt ergibt, verschwindetder Warnhinweis wieder.

Dokumente an Termine anhängen

Benötigen Sie für einen Termin ein ganz bestimmtes Dokument, ist es sinnvoll,dieses an den Termin anzuhängen, um nicht lange danach suchen zu müssen.

DIE AUFGABE Hängen Sie ein Dokument an einen Termin an.

DIE LÖSUNG 1. Öffnen Sie das Terminformular.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Datei einfügen oder wäh-len Sie im Menü Einfügen den Befehl Datei. Es öffnet sich das DialogfeldDatei einfügen (siehe Abbildung 10.19).

HINWEIS Versuchen Sie, einen Termin anzulegen, der sich bereits in der Vergangenheitbefindet, wird ebenfalls ein Warnhinweis im Terminformular angezeigt, der Siedarauf aufmerksam macht. Auch hier ist es trotzdem möglich, den Termin anzule-gen.

Kapitel 10414

Abbildung 10.19:Das Dialogfeld Datei einfügen

3. Wählen Sie bei Bedarf im Listenfeld Dateityp die Art der Datei aus, die Sieanhängen wollen.

4. Wählen Sie im Listenfeld Suchen in das Laufwerk und den Pfad aus, in demsich die gewünschte Datei befindet, und klicken Sie anschließend im Dateifeldauf den gewünschten Dateinamen.

5. Über die nach unten weisende Pfeilschaltfläche neben der Schaltfläche Einfü-gen öffnen Sie ein Menü, über das Sie festlegen können, ob die Datei als Text,als Anlage, als Verknüpfung oder einfach nur eingefügt werden soll. Beim Ein-fügen als Anlage oder »normal« wird eine Kopie des Dokuments in den Termineingefügt oder an diesen angehängt. Bei der Verknüpfung wird nur ein Verweisauf die Originaldatei aufgenommen. Bei einer Verknüpfung wird am wenigstenSpeicherplatz verbraucht. Außerdem ist das Dokument immer auf dem neues-ten Stand, weil eine Verknüpfung zum Original besteht. Wird das Original-dokument verändert, sind die Änderungen ebenfalls sichtbar. Fügen Sie einDokument normal oder als Anlage ein, werden Änderungen des Originalsnicht berücksichtigt.

6. Die eingefügte Datei wird nun im Nachrichtenfeld angezeigt (siehe Abbildung10.20).


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Abbildung 10.20:Ein Termin mit

angehängtemDokument

7. Klicken Sie doppelt auf das Dokument im Nachrichtenfeld, öffnet sich diesesin der Anwendung, mit der es erstellt wurde.

Outlook-Elemente mit Terminen verknüpfen

DIE AUFGABE Verknüpfen Sie eine oder mehrere E-Mail-Nachrichten aus Ihrem Posteingangmit einem Termin.

DIE LÖSUNG 1. Wählen Sie im Menü Einfügen den Befehl Element. Es öffnet sich das Dialog-feld Element einfügen (siehe Abbildung 10.21).

Abbildung 10.21:E-Mail-Nach-

richten könnenSie mit Terminen

verknüpfen

HINWEIS Über das Menü Einfügen können Sie auch Outlook-Elemente wie z.B. E-Mail-Nachrichten oder Objekte mit einem Termin verknüpfen oder in diesen einfügen.

Kapitel 10416

2. Wählen Sie im Listenfeld Suchen in den Ordner Posteingang aus und klickenSie im Listenfeld Elemente auf die E-Mail-Nachricht, die Sie mit dem Terminverknüpfen wollen. Um mehrere aufeinander folgende E-Mail-Nachrichten zumarkieren, müssen Sie die Umschalt-Taste gedrückt halten, während Sie auf dieNachrichten klicken. Um mehrere verstreut liegende E-Mail-Nachrichten zumarkieren, müssen Sie die Strg-Taste gedrückt halten, während Sie auf dieNachrichten klicken.

3. Wählen Sie im Bereich Einfügen als, ob die E-Mail-Nachricht(en) als NurText, als Anlage oder als Verknüpfung in den Termin eingefügt werden sollen.Bei der Option Nur Text werden die E-Mail-Nachrichten geöffnet und in denTermin kopiert, so dass Sie die E-Mail-Nachrichten im Nachrichtenfeld lesenkönnen. Bei der Option Anlage wird eine Kopie der Nachrichten erstellt, dieals Symbol an den Termin angehängt wird. Bei der Verknüpfung wird nur eineVerknüpfung zu den E-Mail-Nachrichten in das Nachrichtenfeld eingefügt.

4. Bestätigen Sie über OK. Die E-Mail-Nachricht(en) wird/werden nun in dasNachrichtenfeld des Termins eingefügt.

Termine bearbeiten und löschen Haben Sie einen Termin direkt eingegeben und stellen später fest, dass noch eini-ge Zusatzangaben erforderlich sind, können Sie den Termin über das Terminfor-mular bearbeiten. Um das Terminformular zu öffnen, klicken Sie doppelt auf denTermin. Es spielt dabei keine Rolle, welche Ansicht Sie aktiviert haben. Sie kön-nen dann alle Felder wie im X Abschnitt »Termine über das Terminformular ein-tragen« beschrieben ausfüllen oder vorhandene Werte verändern. Wählen Sie dieSchaltfläche Speichern und schließen, um die Bearbeitung abzuschließen.

Haben Sie ein Terminformular geöffnet und wollen den nächsten Termin am glei-chen Tag bearbeiten, brauchen Sie das Formular nicht zu schließen und dann dasnächste zu öffnen. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche NächstesElement, wird dieses automatisch geöffnet. Über die daneben liegende Schalt-fläche Vorheriges Element gelangen Sie zum zurückliegenden Element.

Termine verschieben und kopieren

Um einen Termin zu kopieren, drücken Sie die Strg-Taste und halten diese ge-drückt, während Sie den Termin mit der linken Maustaste auf eine neue Uhrzeitam selben Tag oder auf einen anderen Tag im Datumsnavigator ziehen.

Termine löschen

Um einen Termin zu löschen, markieren Sie diesen und klicken in der Symbolleisteauf die Schaltfläche Löschen. Der Termin wird nun in den Ordner GelöschteObjekte verschoben. Über den Befehl Rückgängig im Menü Bearbeiten könnenSie die Löschung gegebenenfalls wieder zurücknehmen.

Wollen Sie einen Termin auf eine andere Uhrzeit an einem Tag verschieben, brau-chen Sie nicht extra das Terminformular zu öffnen. Es genügt, wenn Sie mit derMaus auf den Termin klicken und ihn bei gedrückter linker Maustaste auf dieneue Uhrzeit ziehen. Lassen Sie dann die linke Maustaste los, wird der Termin ander neuen Uhrzeit angezeigt.

HINWEIS


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Wiederkehrende Termine planen Termine, die wöchentlich, zweiwöchentlich, jeden ersten Mittwoch im Monatoder in einer ähnlichen Folge stattfinden, können Sie über die Funktion Serien-typ bequem in Outlook eintragen. Falls nötig, lassen sich einzelne Termine einerSerie auch nachträglich verschieben oder sogar löschen.

DIE AUFGABE Tragen Sie eine Terminserie ein.

DIE LÖSUNG 1. Klicken Sie im Kalender auf die Schaltfläche Neu oder wählen Sie im MenüDatei den Befehl Neu/Termin, um das Terminformular zu öffnen.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste des Terminformulars auf die Schaltfläche Seri-entyp oder wählen Sie im Menü Aktionen den Befehl Serientyp. Es öffnet sichdas Dialogfeld Terminserie (siehe Abbildung 10.22).

Abbildung 10.22:Das Dialogfeld

Terminserie

3. Wählen Sie im Listenfeld Beginn den Terminbeginn, im Listenfeld Ende des-sen voraussichtliches Ende und im Listenfeld Dauer die zu erwartende Dauer.

4. Geben Sie im Bereich Serienmuster an, ob der Termin sich täglich, d.h. auchalle zwei, drei oder vier Tage, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholt.Die verfügbaren Optionen passen sich an Ihre Wahl an.

Täglich: Bei einer täglichen Wiederholung können Sie weiter spezifizieren, obdamit tatsächlich jeder Arbeitstag oder nur alle 2 Tag(e) gemeint ist. In dasWertefeld können Sie Werte zwischen 1 und 6 eingeben. Ab sieben Tagen han-delt es sich um einen wöchentlichen Termin.

Wöchentlich: Über die Option Wöchentlich können Sie auch zwei- oderdreiwöchentlich stattfindende Termine eintragen. Geben Sie dazu im Feld Je-de/Alle 1 Woche(n) am eine »2« oder eine »3« ein. Aktivieren Sie dann dasKontrollkästchen des Zeitintervalls in dem der Termin stattfindet. Sie könnenauch mehrere Kontrollkästchen gleichzeitig aktivieren.

Monatlich: Über die Option Monatlich müssen Sie nicht unbedingt einen mo-natlichen Turnus wählen. Es sind auch alle zwei, drei, vier etc. Monate möglich(siehe Abbildung 10.23). Ab zwölf Monaten handelt es sich jedoch um einenjährlichen Termin. Monatliche Termine können entweder immer an einem be-

Kapitel 10418

stimmten Datum im Monat oder an einem bestimmten Wochentag stattfinden.Aktivieren Sie zunächst die Option, die für Ihren Termin gültig ist, und füllenSie dann die weiteren Felder aus. Geben Sie entweder ein, am wievielten Tagjedes wievielten Monats der Termin stattfindet. Haben Sie die zweite Optiongewählt, geben Sie nun an, an welchem Wochentag der Termin stattfindet undob dies der erste, zweite, dritte, vierte oder letzte Wochentag des Monats ist. ImWertefeld können Sie außerdem den monatlichen Turnus angeben, also z.B.jeden zweiten, dritten, vierten Monat.

Abbildung 10.23:Das Serien-muster Monatlich

Jährlich: Beim jährlichen Termin können Sie angeben, ob dieser immer an ei-nem bestimmten Datum, wie z.B. dem 18. März stattfindet oder an einem be-stimmten Wochentag in einem Monat (siehe Abbildung 10.24).

Abbildung 10.24:Das Serien-muster Jährlich

5. Geben Sie im Bereich Seriendauer an, wann die Terminserie beginnen undwann sie enden soll. Geben Sie den Beginn in das gleichnamige Listenfeld einoder wählen Sie den Beginn über die Pfeilschaltfläche und den Datumsnaviga-tor, der sich dadurch öffnet, aus. Gibt es ein Enddatum, geben Sie dieses in dasFeld Endet am ein oder wählen es über den Datumsnavigator aus, der sichöffnet, wenn Sie auf die Pfeilschaltfläche des Listenfelds klicken. Sie könnenTerminserien auch ohne Enddatum oder mit einem Ende nach einer bestimm-ten Anzahl von Terminen festlegen.

6. Haben Sie alle Eingaben vorgenommen, klicken Sie auf die Schaltfläche OK.Im Terminformular wurde nun unterhalb der Zeile Ort eine Zeile Serie einge-fügt, in der genau steht, wann der Termin stattfindet (siehe Abbildung 10.25).

Abbildung 10.25:Das Serien-muster und die Seriendauer wer-den unter Serie angegeben

7. Füllen Sie nun noch den Rest des Terminformulars aus. Legen Sie z.B. fest,wann eine Erinnerung erfolgen soll, wie die Zeitspanne angezeigt werden soll,und geben Sie bei Bedarf Notizen ein.


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8. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern und schließen, um den Termin in IhrenKalender einzutragen.

9. Im Kalender sehen Sie nun zu den angegebenen Zeitpunkten den Serien-termin. Die Termin wird durch zwei Pfeile, die sich zum Kreis schließen, alsTerminserie gekennzeichnet.

Terminserien bearbeiten und löschen

Wollen Sie eine Terminserie verändern, klicken Sie doppelt auf einen der Termine.Es öffnet sich ein Hinweisfenster, in dem Sie angeben müssen, ob Sie dieses eineSerienelement oder die Serie öffnen wollen (siehe Abbildung 10.26).

Abbildung 10.26:Wollen Sie dieganze Termin-

serien oder nurein Elementbearbeiten?

Wählen Sie die Option Die Serie öffnen, können Sie die Terminserie wie im letz-ten X Abschnitt »Wiederkehrende Termine planen« beschrieben bearbeiten. Sollnur der aktuelle Termin verändert werden, weil sich beispielsweise dessen Uhrzeitgeändert hat, wählen Sie die Option Dieses Serienelement öffnen und klicken Sieauf OK.

Wollen Sie die Terminserie löschen, markieren Sie einen Termin aus der Serie undklicken in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Löschen. Es öffnet sichdas Dialogfeld Terminserie löschen, das identisch aufgebaut ist wie das Dialog-feld Terminserie öffnen. Wählen Sie die Option Die Serie löschen, um die gesam-te Terminserie aus dem Kalender zu entfernen. Klicken Sie anschließend auf OK.

Terminserien betrachten

Um Terminserien zu betrachten, wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Aktuel-le Ansicht/Terminserien. Es öffnet sich die Terminserienansicht, die in die Kate-gorien Täglich, Wöchentlich, Monatlich und Jährlich unterteilt ist. Pro Seriewerden der Dokumenttyp, Anhänge, der Betreff, der Termin-/Besprechungsort,das Serienmuster, der Serienbeginn, das Serienende und die Kategorie angezeigt(siehe Abbildung 10.27).

Abbildung 10.27:Die AnsichtTerminserie

Kapitel 10420

Termine einer Terminserie verschieben

Auch bei fest eingeplanten Terminen wie Terminserien kann es vorkommen, dassein einzelner Termin auf eine andere Uhrzeit oder sogar einen anderen Tag ver-schoben werden muss. Wie Einzeltermine können Sie auch die Termine einer Ter-minserie mit der Maus verschieben.

Klicken Sie auf den Termin und ziehen Sie ihn bei gedrückter linker Maustasteauf die neue Uhrzeit innerhalb eines Tages oder auf den neuen Tag im Datums-navigator, an dem der Termin stattdessen stattfinden soll. Lassen Sie die linkeMaustaste los, wird der Termin verschoben. Das Terminseriensymbol (die sich zueinem Kreis schließenden Pfeile) wird durchgestrichen dargestellt, um zu symboli-sieren, dass sich dieser Termin außerhalb der Reihe befindet.

Sie können den Termin auch öffnen, indem Sie doppelt darauf klicken und imDialogfeld Terminserie öffnen die Option Dieses Serienelement öffnen wählen.Geben Sie dann im Terminformular ein anderes Datum und, falls erforderlich,eine andere Uhrzeit für diesen bestimmten Termin ein.

Termine aus einer Terminserie löschen

Markieren Sie ein Element einer Terminserie und klicken auf die SchaltflächeLöschen in der Symbolleiste, öffnet sich das Dialogfeld Terminserie löschen, inder Sie bestätigen müssen, ob Sie alle Serienelemente, d.h. die gesamte Terminfol-ge, oder nur dieses Serienelement löschen wollen. Wählen Sie die Option DiesesSerienelement löschen. Das Element wird nun entfernt und in den OrdnerGelöschte Objekte verschoben.

Ereignisse eintragenWie bereits erwähnt, handelt es sich bei Ereignissen um Termine, die 24 Stundenoder länger dauern, wie z.B. Messen oder Seminare, aber auch Geburts- undsonstige Jahrestage oder der Urlaub.

DIE AUFGABETragen Sie ein Ereignis in Ihren Terminkalender ein, wie z.B. einen mehrtägigenMessebesuch.

DIE LÖSUNG1. Öffnen Sie den Ordner Kalender.

2. Wechseln Sie über den Datumsnavigator zu dem Tag, an dem das Ereignis statt-finden oder beginnen soll.

3. Wählen Sie im Menü Aktionen den Befehl Neues ganztägiges Ereignis, oderklicken Sie mit der linken Maustaste in der Tagesansicht doppelt auf dengrauen Bereich zwischen dem aktuellen Datum und dem ersten Terminbereich.Es öffnet sich das Ereignisformular, das genau gleich aufgebaut ist wie das Ter-minformular, in der Titelzeile aber die Bezeichnung Ereignis enthält (sieheAbbildung 10.28). Außerdem ist das Kontrollkästchen Ganztägig aktiviert.


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Abbildung 10.28:Das Ereignis-

formular

4. Geben Sie im Feld Betreff die Bezeichnung ein, wie z.B. »Besuch Messe X«.

5. Geben Sie im Feld Ort eine Bezeichnung für den Ort ein, an dem das Ereignisstattfindet, wie z.B. »Messe Köln«.

6. Das Kontrollkästchen Erinnerung ist aktiviert. Behalten Sie dies bei, wenn Siean das Ereignis erinnert werden wollen. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchenandernfalls. Legen Sie außerdem fest, wann vorher die Erinnerung erfolgensoll.

7. Wählen Sie im Listenfeld Anzeigen als den Wert Gebucht, um deutlich zumachen, dass diese Tage nicht anderweitig verfügbar sind. Sie können trotzdemnoch Termine für diese Tage anlegen. Handelt es sich bei dem Ereignis jedochum einen Geburtstag oder Ähnliches, was Ihren Tagesablauf nicht weiterbeeinflusst, sollten Sie im Listenfeld Anzeigen als den Wert Frei wählen.

8. Wählen Sie bei Bedarf im gleichnamigen Listenfeld eine Beschriftung.

9. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern und schließen. Das Ereignis wird nununterhalb des Tagesdatums als grauer Balken angezeigt (siehe Abbildung10.29).

Abbildung 10.29:Das Ereignis

wird unterhalbdes Datums

angezeigt

Kapitel 10422

Ereignisse bearbeiten und löschen

Ereignisse lassen sich wie Termine bearbeiten und löschen. Klicken Sie doppeltauf ein Ereignis, öffnet sich das Ereignisformular und Sie können alle Einstellun-gen wie im letzten Abschnitt beschrieben verändern.

Um ein Ereignis zu löschen, markieren Sie dieses und wählen die SchaltflächeLöschen in der Symbolleiste oder drücken die Entf-Taste.

Am einfachsten lassen sich Ereignisse bearbeiten, wenn Sie im Menü Ansicht denBefehl Aktuelle Ansicht/Ereignisse wählen. Es werden dann wie bei der AnsichtTerminserien alle Ereignisse untereinander aufgelistet, und Sie können leichterdas Ereignis auswählen, das Sie öffnen wollen (siehe Abbildung 10.30).

Abbildung 10.30:Die Ansicht Ereignisse

Ereignisserien erstellen, bearbeiten und löschen

Wollen Sie einer Person nicht nur einmal, sondern jedes Jahr zum Geburtstag gra-tulieren, müssen Sie eine Ereignisserie einrichten. Dies gilt auch für andere Ereig-nisse, die über einen längeren Zeitraum eingerichtet werden sollen. Haben Sie dasEreignis bereits eingerichtet, öffnen Sie nun das Ereignisformular. Rufen Sie an-dernfalls im Menü Aktionen den Befehl Ganztägiges Ereignis auf und geben Sieim Ereignisformular die notwendigen Daten ein.

Klicken Sie anschließend im Ereignisformular auf die Schaltfläche Serientyp. Esöffnet sich das Dialogfeld Terminserie. Dieses wird auf die gleiche Weise ausge-füllt wie das Formular bei normalen Terminen. Eine ausführliche Anleitung fin-den Sie im X Abschnitt »Wiederkehrende Termine planen« in diesem Kapitel.

Ereignisserien können Sie wie Terminserien bearbeiten, indem Sie doppelt auf einEreignis der Serie klicken. Es erfolgt eine Abfrage, ob Sie dieses Serienelementoder die Serie öffnen wollen. Wählen Sie die Option Die Serie öffnen, um die Er-eignisserie zu bearbeiten.

Um eine Ereignisserie zu löschen, markieren Sie ein Ereignis und klicken in derSymbolleiste auf die Schaltfläche Löschen. Es erfolgt einen Abfrage, ob Sie alleSerienelemente oder nur dieses Serienelement löschen wollen. Wählen Sie dieOption Alle Serienelemente löschen.

Das ErinnerungsfensterHaben Sie die Erinnerung für einen Termin oder ein Ereignis aktiviert, wird im ge-wünschten Zeitabstand vorher ein Sound ausgegeben und es öffnet sich das Erin-nerungsfenster mit einer Erinnerung, falls Sie Outlook zur entsprechenden Zeitgestartet haben (siehe Abbildung 10.31). Im Erinnerungsfenster werden alle Erin-nerungen zusammengefasst, die Sie noch nicht deaktiviert haben. Das Erinne-rungsfenster können Sie außerdem über den Befehl Erinnerungsfenster im MenüAnsicht jederzeit öffnen.

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Abbildung 10.31:Das Erinnerungs-

fenster

Der Titelleiste des Erinnerungsfensters können Sie die Anzahl der aktiven Erinne-rungen entnehmen. Dies ist insofern praktisch, als die Anzahl der aktiven Erinne-rungen auch in der Taskleiste von Windows angezeigt wird.

Im Erinnerungsfenster werden der Betreff und die Fälligkeit angezeigt. Für diemarkierte Erinnerung wird außerdem der Beginn angegeben. Das Erinnerungs-fenster bleibt so lange geöffnet, bis Sie eine der angebotenen Schaltflächen wäh-len.

b Alle schließen: Über diese Schaltfläche deaktivieren Sie alle Erinnerungen, dieim Erinnerungsfenster angezeigt werden, und schließen das Erinnerungsfenster.

b Element öffnen: Wählen Sie diese Schaltfläche, um den Termin-, das Ereignis-oder das Besprechungsformular zu öffnen und bei Bedarf zu bearbeiten.

b Erneut erinnern: Wählen Sie zunächst im Listenfeld einen Zeitraum aus, indem Sie erneut erinnert werden wollen, und klicken Sie dann auf die Schaltflä-che Erneut erinnern. Standardmäßig werden Sie 5 Minuten vor dem Startnochmals erinnert.

b Schließen: Wählen Sie diese Schaltfläche, schließt sich das Erinnerungsfensterund die derzeit aktive Erinnerung wird deaktiviert.

Die Standarderinnerung ändern

Im Feld Erinnerung von Termin- und Ereignisformularen ist als Standard derWert von 15 Minuten vorgegeben. Wollen Sie prinzipiell ein kürzeres oder länge-res Zeitintervall einstellen, wählen Sie im Menü Extras den Befehl Optionen. Esöffnet sich das Dialogfeld Optionen.

Wählen Sie auf der Registerkarte Einstellungen unter Anpassen der Kalender-anzeige ein anderes Zeitintervall im Listenfeld aus, beispielsweise 30 Minuten(siehe Abbildung 10.32).

Kapitel 10424

Abbildung 10.32:Die Standard-erinnerung verändern

Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen. Es wird nun in allenneuen Termin- und Ereignisformularen der aktuelle Wert für die Erinnerung ange-zeigt.

Kalender als Webseite speichernIn Outlook können Sie Ihren Kalender oder einen Teamkalender als Webseitespeichern und im Web veröffentlichen oder über eine E-Mail-Nachricht imHTML-Format verschicken.

DIE AUFGABESpeichern Sie Ihren Kalender als Webseite.

DIE LÖSUNG1. Öffnen Sie Ihren Kalender.

2. Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Als Webseite speichern. Es öffnet sichdas Dialogfeld Als Webseite speichern (siehe Abbildung 10.33).

Abbildung 10.33:Geben Sie hier Details zum Speichern des Kalenders als Webseite an

3. Legen Sie im Bereich Dauer fest, welcher Zeitraum Ihres Kalenders als Web-seite gespeichert werden soll. Geben Sie im Feld Beginnt den Beginn und imFeld Endet das Datum an, bis zu dem der Kalender als Webseite erstellt werdensoll.

4. Legen Sie im Bereich Optionen fest, ob Termindetails einbezogen werden sol-len. Ist das Kontrollkästchen aktiviert, werden Inhalte des Notizenfeldes in dieWebseite mit einbezogen.

5. Soll eine spezielle Hintergrundgrafik für die Webseite verwendet werden, akti-vieren Sie das Kontrollkästchen Hintergrundgrafik verwenden und geben denDateinamen in das nebenstehende Feld ein oder wählen ihn über die Schaltflä-che Durchsuchen aus.


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6. Geben Sie im Feld Kalendertitel die Bezeichnung ein, die als Überschrift fürdie Webseite verwendet werden soll, wie z.B. »Schichtplan Gruppe B« oder»Terminkalender von Karl Klammer«.

7. Geben Sie im Feld Dateiname den Pfad und den Dateinamen der Webseiteein. Sie können hier bereits den Pfad angeben, unter dem die Datei im Webveröffentlicht werden soll. Sie können die Webseite aber auch an einem belie-bigen anderen Ort speichern und zu einem späteren Zeitpunkt auf den Web-server kopieren. Kennen Sie den Pfad nicht auswendig, können Sie ihn auchüber die Schaltfläche Durchsuchen auswählen.

8. Wollen Sie das Ergebnis der Speicherung direkt in Ihrem Webbrowserbetrachten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gespeicherte Webseite imBrowser öffnen.

9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Die Webseite wird nun erzeugtund unter dem angegebenen Pfad und Dateinamen gespeichert. Haben Siedie entsprechende Funktion aktiviert, wird die Webseite anschließend imBrowser geöffnet (siehe Abbildung 10.34). Sie enthält eine Monatsübersichtsowie eine Liste der Termin- und Ereignisdetails. In der Monatsübersicht istrelativ wenig von den Terminen zu sehen, da die Felder klein sind. EnthaltenFelder mehrere Einträge, wird dies durch eine gelbe Markierung gekennzeich-net. In der Liste der Termin- und Ereignisdetails sind jedoch alle Termineeines Tages gut lesbar aufgelistet.

Abbildung 10.34:Der fertige

Terminkalenderals Webseite

10. Umfasst die Webseite mehrere Monate, können Sie über die Pfeilschaltflächeneben der Monatsangabe zum nächsten Monat gelangen.

Kapitel 10426

Besprechungen planenMüssen Sie eine Besprechung mit einer oder mehreren anderen Personen planen,kann es sich recht schwierig gestalten, einen passenden Termin und die benötig-ten Räumlichkeiten zu finden. Outlook unterstützt Sie jedoch bei dieser Tätigkeit.Outlook kann automatisch feststellen, zu welcher Zeit alle Teilnehmer und – fallsOutlook als Exchange-Client eingesetzt wird – auch, ob die gewünschten Res-sourcen verfügbar sind. Sind echte Treffen wegen der räumlichen Entfernungnicht möglich, können Sie Ihre Besprechungen auch über NetMeeting durchfüh-ren.

Eine Besprechung planen

DIE AUFGABEPlanen Sie eine Besprechung in einer Exchange-Umgebung. Bei Bedarf könnenSie zusätzlich Teilnehmer einladen.

DIE LÖSUNG1. Öffnen Sie den Kalender von Outlook.

2. Aktivieren Sie den Tag, an dem die Besprechung stattfinden soll.

3. Klicken Sie im Menü Aktionen auf den Befehl Besprechung planen. Es öffnetsich das gleichnamige Dialogfeld (siehe Abbildung 10.35).

Abbildung 10.35:Das Dialogfeld Besprechung planen

Sie brauchen nun nicht mehr in einer reinen Exchange-Umgebung zu arbeiten,um den automatischen Abgleich der Terminkalender nutzen zu können. Mit demMicrosoft Office Internet Frei/Gebucht-Dienst können nun auch Personen, diekeinen Zugriff auf Exchange und Ihren Terminkalender haben, über das Interneteinen automatischen Terminabgleich durchführen. Dazu müssen Sie diesenDienst wie im X Abschnitt »Der Microsoft Office Internet Frei/Gebucht-Dienst«in diesem Kapitel beschrieben aktivieren.

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4. Outlook bietet Ihnen die Möglichkeit, für die angegebenen Teilnehmer und beiOutlook als Exchange-Client auch für Ressourcen automatisch einen freienTermin zu finden. Über die Schaltfläche AutoAuswahl können Sie festlegen,für wen eine AutoAuswahl erfolgen soll. Möglich sind Alle Personen und Res-sourcen, Alle Personen und eine Ressource, Erforderliche Personen undErforderliche Personen und eine Ressource.

5. Geben Sie nun die Teilnehmer der Besprechung ein. Kennen Sie die Namenauswendig, können Sie diese in der Spalte Hier Teilnehmer eingeben direkteingeben. Klicken Sie andernfalls auf die Schaltfläche Weitere einladen undwählen den Befehl Von Adressbuch hinzufügen, um das Dialogfeld Teilneh-mer und Ressourcen auswählen zu öffnen (siehe Abbildung 10.36).

Abbildung 10.36:Teilnehmer und

Ressourcen kön-nen Sie auch aus

dem globalenAdressbuch aus-

wählen

6. Wählen Sie bei Bedarf im Listenfeld Namen aus folgendem Adressbuchanzeigen das Adressbuch aus, das die Teilnehmer enthält.

7. Markieren Sie dann zunächst die Personen, die an der Besprechung unbedingtteilnehmen müssen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Erforderlich. Die Teil-nehmer werden nun zum entsprechenden Feld hinzugefügt.

8. Gibt es Personen, die an der Besprechung teilnehmen können, aber nichtunbedingt müssen, markieren Sie diese und klicken auf die Schaltfläche Optio-nal, um diese auf jeden Fall über die Besprechung zu informieren.

9. Arbeiten Sie mit Outlook als Exchange-Client und sind auf dem Server Postfä-cher für Ressourcen eingerichtet, wie z.B. für Konferenzräume, wählen Sie diegewünschten Ressource für die Besprechung aus und klicken auf die Schaltflä-che Ressourcen.

EXCHANGE Arbeiten Sie in einer Exchange-Umgebung und gibt es Kontakte, die keinenZugriff auf den Exchange Server haben, deren Terminkalender jedoch über denMicrosoft Internet Frei/Gebucht-Dienst im Internet bereitgestellt wird, könnenSie diese aus dem Adressbuch Kontakte hinzufügen. Besteht eine Verbindungzum Internet, können die Termindaten der Person im Internet abgerufen werden.

Kapitel 10428

10. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um Ihre Wahl zu bestätigen. Outlookruft nun die verfügbaren Zeitplaninformationen vom Server ab, falls Sie Out-look als Exchange-Client nutzen oder alle Teilnehmer den Microsoft InternetFrei/Gebucht-Dienst nutzen, und in den Zeilen der jeweiligen Personen undRessourcen wird angezeigt, zu welchen Zeiten sie verbucht, mit Vorbehaltverbucht oder abwesend sind. Können über einen Teilnehmer momentankeine Informationen abgerufen werden, weil kein Zugang zum Server besteht,wird die entsprechende Zeile weiß mit schwarzer Schraffur angezeigt. Diesbesagt, dass momentan keine Informationen über den Teilnehmer verfügbarsind. Es wird außerdem mit einer Spalte der erste verfügbare Zeitpunkt aneinem Tag markiert, zu dem alle Teilnehmer und Ressourcen frei sind.

11. Sagt Ihnen der erste gefundene Zeitpunkt nicht zu, klicken Sie auf die Schalt-fläche AutoAuswahl. Outlook springt nun zum nächsten freien Zeitpunkt,falls es einen solchen gibt. Die entsprechenden Uhrzeiten werden in den Fel-dern Besprechungsbeginn und Besprechungsende automatisch eingetragen.

12. Um wieder zu einem früheren Termin zu gelangen, klicken Sie auf die Schalt-fläche <<. Sobald Sie einen geeigneten Termin gefunden haben, können SieBesprechungsanfragen versenden.

13. Prüfen Sie noch einmal, ob der Status aller Teilnehmer korrekt ist. In der ers-ten Spalte des Teilnehmerfelds sehen Sie das Symbol eines Briefumschlags(siehe Abbildung 10.37). Dies besagt, dass die Besprechung an den Teilneh-mer gesendet wird. Soll dies nicht geschehen, klicken Sie auf das Symbol undwählen im Menü, das sich nun öffnet, den Eintrag Besprechung nicht an die-sen Teilnehmer senden. In der zweiten Spalte sehen Sie Symbole für erfor-derliche Teilnehmer ( ), optionale Teilnehmer ( ) und Ressourcen ( ).Klicken Sie auf ein Symbol, können Sie im Popup-Menü, das sich nun öffnet,den Status wechseln und z.B. einen erforderlichen zum optionalen Teilneh-mer machen.

Abbildung 10.37:Das Feld Teilnehmer

14. Haben Sie einen Termin gefunden, der Ihnen zusagt, klicken Sie auf dieSchaltfläche Besprechung einberufen. Es öffnet sich das Besprechungsfor-mular (siehe Abbildung 10.38).


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Abbildung 10.38:Das Bespre-

chungsformular

15. Im Besprechungsformular sind die Teilnehmer bereits im Feld An eingetra-gen. Haben Sie eine Ressource mit eingeplant, wird diese außerdem im FeldOrt angegeben. Sie werden mit einem Hinweis darauf aufmerksam gemacht,dass für diese Besprechung noch keine Einladungen versandt wurden. Grenztder Termin unmittelbar an einen anderen, werden Sie darauf ebenfalls hinge-wiesen, da sich dadurch Konflikte ergeben könnten.

16. Geben Sie im Feld Betreff das Thema für die Besprechung ein und füllen Siedas Besprechungsformular bei Bedarf weiter aus. Sie können z.B. Notizeneingeben, die Erinnerungsfunktion aktivieren und die Besprechung mit einemKontakt oder einer Kategorie verknüpfen.

17. Um die Einladung zu stornieren und die Teilnehmer noch einmal neu auszu-wählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Einladung stornieren.

18. Wählen Sie die Schaltfläche Senden, um die Besprechungsanfrage zu versen-den. Der Termin wird nun im Kalender eingetragen und die Besprechungsan-frage wird versendet.

19. Ihre Teilnehmer und die Ressource erhalten nun die Besprechungsanfrage.Diese enthält die Schaltflächen Zusagen, Mit Vorbehalt und Ablehnen. DieTeilnehmer können bei Bedarf eine Notiz eingeben und die entsprechendeSchaltfläche wählen.

20. Klickt ein Teilnehmer z.B. auf die Schaltfläche Zusagen, öffnet sich ein Dia-logfeld, in dem er zwischen den drei Optionen Antwort vor dem Sendenbearbeiten, Antwort sofort senden und Keine Antwort senden wählen kann.Hier sollte die Option Antwort sofort senden und die Schaltfläche OKgewählt werden.

21. Öffnen Sie das Besprechungsformular, indem Sie im Kalender doppelt aufden Besprechungstermin klicken. Sie werden darauf hingewiesen, wie viele

Kapitel 10430

Teilnehmer zugesagt, mit Vorbehalt zugesagt oder abgelehnt haben. Die Ant-worten werden für die Besprechung auf der Registerkarte Status gesammelt.Pro Teilnehmer und Ressource werden der Name, die Rolle und die Antwortangezeigt (siehe Abbildung 10.39). Über die Registerkarte Terminplanungkönnen Sie den Kalender öffnen, in dem Sie bei Bedarf eine andere Uhrzeitaussuchen können. Über die Schaltfläche Weitere einladen können Sieaußerdem weitere Teilnehmer zu der Besprechung einladen.

Abbildung 10.39:Auf der Register-karte Status werden die Antworten gesammelt

22. Nehmen Sie aufgrund der Antworten eine Veränderung vor, müssen Sie überdie Schaltfläche Aktualisierung senden erneut anfragen, ob den anderenTeilnehmern der neue Termin zusagt.

Gruppenzeitpläne einrichtenGruppenzeitpläne erleichtern die Anzeige der Zeitpläne mehrerer Personen aufeinen Blick. Sie können beispielsweise Gruppenzeitpläne für die Mitarbeiter einerAbteilung oder für die Ressourcen in einem Gebäude einrichten.

1. Klicken Sie im Kalender auf die Schaltfläche Zeitpläne, um einen neuen Grup-penzeitplan einzurichten.

2. Wählen Sie im Dialogfeld Gruppenzeitpläne, das sich nun öffnet, die Schalt-fläche Neu.

3. Geben Sie im Dialogfeld Neuen Gruppenzeitplan erstellen einen Namen fürden Gruppenzeitplan ein und klicken Sie auf OK.

4. Klicken Sie im Dialogfeld, das sich nun öffnet, auf die Schaltfläche Weitereeinladen, um die Mitglieder des Gruppenzeitplans auszuwählen (siehe Abbil-dung 10.40). Über die Schaltfläche Optionen können Sie außerdem die OptionFrei/Gebucht aktualisieren wählen.


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Abbildung 10.40:Ein Beispiel für

einen noch leerenGruppenzeitplan

5. Wählen Sie im Listenfeld Gehe zu den Tag, der angezeigt werden soll.

6. Über die Schaltfläche Besprechung einberufen können Sie eine Besprechung,eine neue Besprechung mit allen oder eine neue Besprechung mit Ressourceneinberufen. Außerdem können Sie eine E-Mail-Nachricht an ein Gruppenmit-glied oder an alle Gruppenmitglieder versenden.

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen, um Ihre Änderun-gen zu übernehmen.

Eine Besprechung verschieben und löschenBesprechungen können Sie wie andere Termine auch verschieben und löschen.Im Gegensatz zu Terminen und Ereignissen müssen Sie jedoch die Teilnehmer ei-ner Besprechung über die Verschiebung oder Löschung informieren.

DIE AUFGABE Verschieben Sie eine Besprechung auf eine frühere Uhrzeit.

DIE LÖSUNG 1. Öffnen Sie in Outlook den Kalender und aktivieren Sie den Tag, an dem dieBesprechung stattfinden soll.

2. Klicken Sie doppelt auf den Besprechungstermin, um das Besprechungsformu-lar zu öffnen.

3. Aktivieren Sie die Registerkarte Terminplanung und stellen Sie über dieSchaltfläche AutoAuswahl fest, ob die Teilnehmer zum gewählten Zeitpunktverfügbar sind.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche <<, um eine frühere Uhrzeit zu finden, an derdie Teilnehmer und die Ressource frei sind.

5. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern und Schließen. Es öffnet sich ein Hin-weisfenster, in dem Sie gefragt werden, ob die aktualisierte Besprechung an dieanderen Teilnehmer gesendet werden soll. Bestätigen Sie dies über die Schalt-fläche Ja.

Kapitel 10432

6. Wurde für die Ressource eine automatische Beantwortung von Anfragen einge-richtet, erhalten Sie sofort eine Zusage, da der Termin in Ihrem Kalender ja alsfrei ermittelt wurde. Von den anderen Teilnehmern müssen die Antworten wiebei der neuen Besprechung abgewartet werden. Sie werden wie bei neuenBesprechungen auf der Registerkarte Status anzeigt.

Besprechungen löschen

Wollen Sie eine Besprechung ganz löschen, markieren Sie diese und klicken in derSymbolleiste auf die Schaltfläche Löschen oder drücken die Entf-Taste. Sie werdennun darauf aufmerksam gemacht, dass die anderen Teilnehmer nicht darüber infor-miert wurden, dass die Besprechung abgesagt wurde (siehe Abbildung 10.41).

Abbildung 10.41:Löschen Sie eine Besprechung, sollten Sie die Teilnehmer infor-mieren

Wählen Sie die Option Absage senden und Besprechung löschen. Es öffnet sichnun das Besprechungsformular und Sie müssen auf die Schaltfläche Sendenklicken. Die erforderlichen Teilnehmer und die Ressource erhalten nun eineMitteilung, dass die Besprechung nicht stattfindet, und in Ihrem Kalender wirddie Besprechung gelöscht.

Die optionalen Teilnehmer erhalten nun eine E-Mail-Nachricht Abgesagt: Betreffmit der Priorität Hoch. Öffnen die Teilnehmer diese Mitteilung, können sie denTermin über die Schaltfläche Vom Kalender entfernen aus ihrem Kalenderlöschen.

Eine Besprechungsserie planenNeben den einfachen Besprechungen gibt es auch Besprechungen, die regelmäßigstattfinden. Auch diese können Sie durch Outlook planen lassen.

DIE AUFGABEPlanen Sie eine Besprechungsserie.

DIE LÖSUNG1. Öffnen Sie den Kalender und aktivieren Sie den Tag, an dem die erste Bespre-chung der Serie stattfinden soll.

2. Wählen Sie im Menü Aktionen den Befehl Neue Besprechungsserie. Es öffnetsich das Besprechungsformular mit geöffnetem Dialogfeld Terminserie. DasDialogfeld Terminserie kennen Sie bereits aus dem X Abschnitt »Wiederkeh-rende Termine planen« in diesem Kapitel. Planen Sie die Besprechungsseriewie einen wiederkehrenden Termin und klicken Sie anschließend auf dieSchaltfläche OK.

3. Wechseln Sie nun im Formular Besprechungsserie auf die Registerkarte Ter-minplanung. Auf dieser fehlt die Schaltfläche AutoAuswahl.


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4. Geben Sie die Teilnehmer und Ressourcen der Besprechungsserie direkt einoder wählen Sie diese über die Schaltfläche Weitere einladen aus.

5. Wechseln Sie auf die Registerkarte Termin und geben Sie im Feld Betreff eineBezeichnung für die Besprechungsserie ein.

6. Um die Einladung zur Besprechungsserie zu versenden, wählen Sie die Schalt-fläche Senden. Die Abstimmung von Besprechungsserien erfolgt auf die gleicheWeise wie bei normalen Terminen.

Besprechungsanfragen im iCalendar-Format erstellenHaben Sie in den Kalenderoptionen das Kontrollkästchen Beim Senden vonBesprechungsanfragen über das Internet iCalendar verwenden aktiviert und er-stellen Sie eine neue Besprechungsanfrage, können Sie im Menü Aktionen denMenübefehl Als iCalendar weiterleiten wählen. Es wird nun eine neue E-Mail-Nachricht erzeugt, der die Internet-Besprechungsanfrage (iCal-Besprechungs-anfrage) als E-Mail-Anlage angehängt ist. Sie müssen noch den Empfänger undeventuell einen Nachrichtentext eingeben und können die E-Mail-Nachrichtdann versenden.

Die Bearbeitung beim Empfänger erfolgt genauso wie bei der normalen Bespre-chungsanfrage. Der Empfänger öffnet die Nachricht und Outlook überprüft an-hand der iCal-Besprechungsanfrage, ob der angefragte Termin beim Empfängerfrei ist. Gibt es Konflikte, wird der Empfänger darauf hingewiesen. Gibt es keineKonflikte, wird dies ebenfalls angezeigt. Über die Schaltfläche Kalender in derE-Mail-Nachricht kann der Empfänger das Datum der Besprechungsanfrage inseinem Kalender öffnen und selbst nachprüfen, wie die Situation ist. Über dieSchaltflächen Zusagen, Mit Vorbehalt und Ablehnen kann der Empfänger eineAntwort erzeugen, die dann von Outlook auf der Registerkarte TerminplanungIhrer Besprechungsanfrage vermerkt wird.

Online-Besprechungen und Konferenzen mitNetMeeting durchführenIn Outlook können Sie Besprechungen auch online führen. Dazu benötigen Sieund die anderen Besprechungsteilnehmer eine Konferenzsoftware wie z.B.Microsoft NetMeeting, das im Lieferumfang von Internet Explorer enthalten ist.Haben Sie bei der Installation von Office oder Outlook wie vorgeschrieben dieStandardinstallation von Internet Explorer gewählt, wurde auch NetMeeting aufIhrem Computer installiert. Alle weiteren Einstellungen können Sie im Bespre-chungsformular vornehmen.

Kapitel 10434

Besprechungsanfragen für Onlinebesprechungen erstellen

DIE AUFGABEErstellen Sie eine Besprechungsanfrage für eine Online-Besprechung.

DIE LÖSUNG1. Öffnen Sie den Kalender und wählen Sie im Menü Aktionen den BefehlBesprechung planen. Es öffnet sich das gleichnamige Dialogfeld.

2. Wählen Sie den Besprechungszeitpunkt und die Teilnehmer aus, wie in denSchritten 1 bis 8 im X Abschnitt »Besprechungen planen« in diesem Kapitelbeschrieben.

3. Geben Sie im Besprechungsformular einen Betreff ein und aktivieren Sie dasKontrollkästchen Onlinebesprechung über Microsoft NetMeeting. Das For-mular wird nun erweitert (siehe Abbildung 10.42).

Abbildung 10.42:Eine Bespre-chungsanfrage für eine Online-besprechung

4. Im Feld Verzeichnisserver ist bereits der Verzeichnisserver von Microsoft vor-eingestellt. Behalten Sie diese Einstellung bei, sofern Sie die Onlinebespre-chung nicht über einen firmeneigenen Verzeichnisserver durchführen wollen.

5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen NetMeeting automatisch mit Erinnerungstarten.

6. Gibt es ein Office-Dokument, das Sie für die Onlinebesprechung verwendenund in NetMeeting öffnen wollen, geben Sie den Pfad im Feld Office-Doku-ment ein oder wählen ihn über die Schaltfläche Durchsuchen aus.

7. Geben Sie für die E-Mail-Planung im Feld E-Mail des Organisierers IhreE-Mail-Adresse ein, falls dieses Feld nicht leer ist.

8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Besprechungsanfrage zu ver-senden. Die E-Mail-Nachricht wird nun in den Postausgang gestellt und ver-schickt, sobald Sie das nächste Mal eine E-Mail-Nachrichten versenden oderempfangen.


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9. Wie bei der normalen Besprechungsanfrage werden die Antworten Ihrer Teil-nehmer nun gesammelt. Kommt die Besprechung zustande und haben Sie dasKontrollkästchen NetMeeting automatisch mit Erinnerung starten aktiviert,wird automatisch NetMeeting zu dem Zeitpunkt gestartet, zu dem die ersteErinnerung an die Besprechung erfolgt.

Online-Besprechungen über NetMeeting

Mit NetMeeting können Sie Onlinebesprechungen und – falls Ihr Computer unddie Ihrer anderen Teilnehmer mit Video ausgestattet sind – auch Videokonferen-zen durchführen.

DIE AUFGABE Führen Sie eine Onlinebesprechung über NetMeeting durch.

DIE LÖSUNG 1. Wurde NetMeeting nicht bereits automatisch kurz vor der Besprechung gestar-tet, klicken Sie auf dem Desktop doppelt auf das Symbol NetMeeting, um dasProgramm zu öffnen (siehe Abbildung 10.43).

Abbildung 10.43:Microsoft

NetMeeting

2. Sie können die gewünschten Personen nun direkt über ein Gateway anrufen.Ist eine digitale Videokamera an Ihren PC angeschlossen, können Sie perVideo mit dem Partner kommunizieren. Weiterhin können Sie Programme frei-geben, mit Partnern chatten und Nachrichten in einem Whiteboard ablegen.Eine ausführliche Bedienungsanleitung finden Sie in der Online-Hilfe zu Net-Meeting.

Kapitel 10436

Suchen und organisierenIn Outlook können Sie Termine nach dem Betreff, dem Ort und den Teilnehmernsuchen. Reichen Ihnen diese Kriterien nicht aus, können Sie die erweiterte Suchenutzen, über die Sie den Inhalt jedes Terminfelds als Suchkriterium verwendenkönnen. Die Organisation von Terminen ist nicht mehr nur auf die Zuordnung zuKategorien und die Auswahl und Definition von Ansichten beschränkt, sondernSie können auch Beschriftungen anbringen. Insbesondere die Benutzung von Ka-tegorien erweist sich als nützlich, wenn Sie an mehreren Projekten oder überge-ordneten Dingen arbeiten. Legen Sie für jedes Projekt eine Kategorie an, könnenSie bequem alle Einzeltermine den Kategorien zuordnen und leicht feststellen,welche Fortschritte Sie machen.

Termine, Ereignisse und Besprechungen suchenWissen Sie einmal nicht mehr, wann ein bestimmter Termin stattfinden soll, kön-nen Sie dies über die Suchleiste leicht herausfinden.

DIE AUFGABESuchen Sie einen Termin nach dem Betreff.

DIE LÖSUNG1. Öffnen Sie den Kalender von Outlook.

2. Wählen Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche Suchen. Es öffnet sich dieSuchleiste (siehe Abbildung 10.44).

Abbildung 10.44:Die Suche über die Suchleiste

3. Geben Sie im Feld Suchen nach den vollständigen Betreff oder einen Teil desBetreffs ein.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Suche starten. Es werden nun alle Termineaufgelistet, die einen bestimmten Betreff enthalten.

5. Klicken Sie doppelt auf den gewünschten Termin oder die Besprechung, umdas Formular zu öffnen und Details zu betrachten. Schließen Sie das Formularanschließend wieder.

6. Benötigen Sie das Ergebnis der Suche nicht mehr, klicken Sie auf die Schalt-fläche Löschen, um die normale Ansicht wiederherzustellen.

Erweiterte SucheWerden Sie mit der normalen Suche nicht fündig, können Sie über die Schalt-fläche Optionen oder das Menü Extras die erweiterte Suche öffnen (siehe Abbil-dung 10.45).


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Abbildung 10.45:Die erweiterte

Suche imKalender

Auf der Registerkarte Termine und Besprechungen können Sie im Listenfeld Inzwischen einer Suche im Feld Betreff, einer Suche in den Feldern Betreff und No-tizen und einer Suche in häufig verwendeten Textfeldern wählen. Über die Schalt-flächen Geleitet von und Teilnehmer können Sie aus dem Ordner Kontakte dieNamen der Personen auswählen, die die Besprechung oder den Termin leitenoder daran teilnehmen. Über das Listenfeld Zeit können Sie außerdem angeben,wann der Termin beginnt, endet, erstellt oder geändert wurde.

Über die Registerkarte Weitere Optionen lässt sich nach Elementen mit einer An-lage, Elementen mit hoher oder geringer Wichtigkeit und nach Elementen mit ei-ner bestimmten Größe suchen. Sie können außerdem festlegen, dass bei der Su-che die Groß-/Kleinschreibung beachtet werden soll.

Auf der Registerkarte Erweitert können Sie jedes in Outlook verfügbare Feld aus-wählen und ein Kriterium angeben, das die darin enthaltenen Werte erfüllen müs-sen.

Wählen Sie die Schaltfläche Suche starten, um die Suche zu starten. Das Ergeb-nis der Suche wird an das Fenster Erweiterte Suche angefügt und lässt sich an-schließend ausdrucken.

Verschiedene Ansichten wählen Im Kalender stehen im Vergleich zu anderen Ordnern von Outlook nur wenigeAnsichten zur Verfügung. Diese reichen jedoch für die meisten Dinge aus. Außer-dem können Sie bei Bedarf eigene Ansichten definieren.

DIE AUFGABE Wechseln Sie im Kalender zwischen verschiedenen Ansichten.

DIE LÖSUNG 1. Öffnen Sie den Kalender.

2. Wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Aktuelle Ansicht. Sie haben nun dieWahl zwischen den verschiedenen vordefinierten Ansichten.

Tages-/Wochen-/Monatsansicht: Bei Wahl dieser Ansicht wird die Tagesan-sicht aktiviert. Über die Schaltflächen in der Symbolleiste können Sie zu denAnsichten Arbeitswoche, Wochenansicht und Monatsansicht wechseln. Diese

Kapitel 10438

Tages-/Wochen-/Monatsansicht ist die normale Ansicht, die sich für die Ein-gabe und Bearbeitung von Terminen und die normale Verwendung des Termin-kalenders eignet.

Tages-/Wochen-/Monatsansicht mit AutoVorschau: Bei Wahl dieser Ansichtwird die Tagesansicht mit AutoVorschau aktiviert. In der AutoVorschau wirdpro Termin der Inhalt des Felds Notizen angezeigt, falls vorhanden. Ansonstenkönnen Sie wie in der normalen Tages-/Wochen-/Monatsansicht über dieSchaltflächen in der Symbolleiste zu den Ansichten Arbeitswoche, Wochen-ansicht, Tagesansicht und Monatsansicht wechseln. Diese Ansicht eignet sichfür die Eingabe von Terminen und die normale Terminübersicht.

Aktive Termine: In Tabellenform werden alle noch bevorstehenden Termine,Besprechungen und Ereignisse angezeigt. Zu den Ereignissen gehören auch dieFeiertage. Serientermine werden nach Typ geordnet, d.h. nach täglichen, wö-chentlichen, monatlichen und jährlichen Terminen. In den Spalten werden derBetreff, der Ort, der Beginn, das Ende, das Serienmuster und die Kategorie an-gezeigt (siehe Abbildung 10.46).

Abbildung 10.46:Die Ansicht Aktive Termine

Ereignisse: In Tabellenform werden alle Ereignisse angezeigt, d.h. sämtlicheFeiertage und sonstigen Ereignisse wie Messen, Geburtstage etc. In den Spal-ten der Tabelle werden der Betreff, der Ort, der Serienbeginn, die Dauer deseinzelnen Ereignisses, das Serienmuster und die Kategorie angezeigt.

Jährliche Ereignisse: In dieser Ansicht werden nur die Ereignisse der KategorieJährlich als Tabelle angezeigt. In den Spalten der Tabelle werden der Betreff,der Ort, der Serienbeginn, die Dauer des einzelnen Ereignisses, das Serienmus-ter und die Kategorie angezeigt.

Terminserien: In dieser Ansicht werden die alle wiederkehrenden Termine ge-trennt nach den Serientypen täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich auf-geführt. Pro Termin wird außerdem der Betreff, der Ort, das Serienmuster, derSerienbeginn, das Serienende und die Kategorien angezeigt.

Nach Kategorie: In dieser Ansicht werden die Termine Ihres Kalenders nachKategorien geordnet. Als Standard wird die Kategorie Keine Angabe benutzt.Haben Sie mehrere übergeordnete Kategorien für Ihre Termine eingerichtetund die Termine diesen Kategorien zugeordnet, können Sie über die AnsichtNach Kategorien bequem betrachten, welche Termine zu einem bestimmtenProjekt noch ausstehen.


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Termine in Kategorien einordnenIm Terminkalender ist es nützlich, die einzelnen Termine verschiedenen überge-ordneten Kategorien zuzuordnen. Sie können so leichter feststellen, welche Ter-mine zu einem bestimmten Projekt noch ausstehen. Haben Sie die Termine beimEintragen nicht bereits Kategorien zugewiesen, können Sie dies nun nachholen.

DIE AUFGABE Richten Sie für Ihre Termine mehrere übergeordnete Kategorien ein und weisenSie die Termine diesen Kategorien zu. Betrachten Sie die Termine anschließend inder Ansicht Nach Kategorie.

DIE LÖSUNG 1. Öffnen Sie den Kalender.

2. Aktivieren Sie die Ansicht Aktive Termine, indem Sie im Menü Ansicht denBefehl Aktuelle Ansicht/Aktive Termine wählen.

3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Organisieren.

4. Klicken Sie in den Organisieroptionen auf den Hyperlink Kategorien verwen-den.

5. Geben Sie im Feld Erstellen einer neuen Kategorie mit dem Namen dieBezeichnung der ersten übergeordneten Kategorie für Ihre Termine ein und kli-cken Sie auf die Schaltfläche Erstellen. Wiederholen Sie diesen Schritt für alleweiteren Kategorien.

6. Markieren Sie in der Ansicht Aktive Termine alle Termine, Besprechungenund Ereignisse, die Sie der ersten übergeordneten Kategorie zuweisen wollen.

7. Wählen Sie im Listenfeld Hinzufügen von unten ausgewählten Terminen zuden Namen der ersten übergeordneten Kategorie und klicken Sie auf dieSchaltfläche Hinzufügen. Wiederholen Sie diesen Schritt mit den anderen Ter-minen (siehe Abbildung 10.47).

Abbildung 10.47:Termine Katego-

rien zuordnen

8. Klicken Sie auf den Hyperlink Ansichten verwenden und wählen Sie dieAnsicht Nach Kategorie aus. Es werden nun alle Termine gruppiert nach denneu eingerichteten Kategorien angezeigt.

9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Organisieren, um den Fensterbereich Organi-sieroptionen Kalender zu schließen.

Kalender und Termine druckenIn der Tages-/Wochen-/Monatsansicht stehen Ihnen für den Ausdruck das Tages-,das Wochen- und das Monatsformat sowie ein Dreifachformat und ein Kalender-detailformat zur Verfügung. In den tabellenbasierten Ansichten müssen Sie sichmit dem Ausdruck im Tabellen- und im Memoformat begnügen.

Kapitel 10440

Um den Inhalt Ihres Terminkalenders auszudrucken, müssen Sie zunächst ent-scheiden, den Inhalt welcher Ansicht Sie ausdrucken wollen. Der Ausdruck imTabellen- und Memoformat wird im Zusammenhang mit dem Ausdruck vonE-Mail-Nachrichten ausführlich beschrieben.

Die Tages-, Wochen- oder Monatsansicht ausdruckenDIE AUFGABEDrucken Sie mehrere Tage des Kalenders in der Tagesansicht aus.

DIE LÖSUNG1. Haben Sie die Tages-, Wochen-, Arbeitswochen- oder Monatsansicht aktiviertund wählen Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche Drucken oder im MenüDatei den Befehl Drucken, öffnet sich das Dialogfeld Drucken, in dem Ihnendas Tages-, das Wochen- und das Monatsformat sowie ein Dreifachformat undein Kalenderdetailformat zum Ausdruck angeboten werden (siehe Abbildung10.48).

Abbildung 10.48:Das Dialogfeld Drucken für den Kalender

2. Prüfen Sie im Listenfeld Name, ob der korrekte Drucker eingestellt ist. Stan-dardmäßig wird hier der Standarddrucker aufgeführt.

3. Wählen Sie im Listenfeld Druckformat, in welchem Format der Ausdruckerfolgen soll. Verfügbar sind die folgenden Formate:

Tagesformat: Im Tagesformat wird die Tagesansicht mit den zwei Datumsnavi-gatoren, dem Zeitintervall einer Stunde, den Aufgaben und dem Notizblock füreinen oder mehrere Tage ausgedruckt (siehe Abbildung 10.49). Standardmäßigwerden für die Notizen und die Aufgaben keine Linien ausgedruckt. Wenn Siedies ändern wollen, müssen Sie die entsprechende Option über die Schalt-fläche Seite einrichten oder die Schaltfläche Formate definieren ändern.


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Abbildung 10.49:Ein Ausschnitt

aus demAusdruck imTagesformat

Wochenformat: Im Wochenformat werden die Termine einer Woche ausge-druckt. Pro Tag steht ein Kästchen zur Verfügung, in dem alle Termine einesTages enthalten sind. Über die Schaltflächen Seite einrichten und Formate de-finieren können Sie bei Bedarf die Anordnung der Tage verändern.

Monatsformat: Im Monatsformat wird der Inhalt der Monatsansicht auf einerDIN-A4-Seite im Querformat ausgedruckt.

Dreifachformat: Das Dreifachformat enthält die Tagesansicht für einen Tag,den Aufgabenblock und die Wochenansicht für die Woche, in der der Tag liegt.Der Ausdruck erfolgt auf einer DIN A4-Seite im Querformat.

Kalenderdetailformat: Im Kalenderdetailformat werden pro Tag alle Termine,Ereignisse und Besprechungen untereinander aufgelistet ausgedruckt.

4. Legen Sie im Bereich Druckbereich fest, mit welchem Tag der Ausdruck begin-nen und mit welchem Tag er enden soll. Sie können die Daten auch über dieListenfelder aus dem Datumsnavigator auswählen. Die Angabe des Druck-bereichs hat den Vorteil, dass Sie z.B. mehrere Tage im Tagesformat ausdruckenkönnen.

5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Details bei privaten Terminen nichtdrucken, wenn bei privaten Terminen nur der Betreff und keine sonstigenAngaben ausgedruckt werden sollen.

6. Geben Sie im Bereich Exemplare an, ob alle, nur die geraden oder nur die unge-raden Seiten ausgedruckt werden sollen, und geben Sie im Listenfeld AnzahlKopien an, wie viele Exemplare von jedem Blatt ausgedruckt werden sollen.

7. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um den Ausdruck zu starten. Wollen Sie dieSeite vor dem Ausdruck sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Seitenansicht.Die Seite oder die Seiten öffnen sich nun im ausgewählten Druckformat in derSeitenansicht. Sie können den Ausdruck über die Schaltfläche Drucken star-ten oder über die Schaltfläche Schließen zu Ihrer normalen Kalenderansichtzurückgelangen.

Kapitel 10442

Das Layout verändernSagt Ihnen ein Detail beim Ausdruck nicht zu, wie z.B. der unlinierte Ausdruckdes Aufgabenblocks im Tagesformat, können Sie dies ändern. Wählen Sie dazu imDialogfeld Drucken die Schaltfläche Seite einrichten, wenn Sie die Änderung nurfür den aktuellen Ausdruck vornehmen wollen, und die Schaltfläche Formate de-finieren, wenn Sie die Änderung prinzipiell für das gewählte Druckformat vor-nehmen wollen.

DIE AUFGABEÄndern Sie das Format für den Ausdruck des Notizenbereichs auf liniert um.

DIE LÖSUNG1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Drucken, um das Dialog-feld Drucken zu öffnen.

2. Wählen Sie im Dialogfeld Drucken das Druckformat Tagesformat und klickenSie auf die Schaltfläche Seite einrichten. Es öffnet sich das Dialogfeld Seiteeinrichten: Tagesformat (siehe Abbildung 10.50).

Abbildung 10.50:Die Seite für den Ausdruck ein-richten

3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Notizenbereich (unliniert) und aktivie-ren Sie das Kontrollkästchen Notizenbereich (liniert).

4. Über die Registerkarten Papier und Kopfzeilen/Fußzeilen können Sie dasaktuelle Papierformat und den Inhalt der Kopf- und Fußzeilen ändern. Vorein-gestellt ist das Papierformat DIN A4 und der Ausdruck des Benutzernamens,der Seite und des Datums in der Fußzeile.

5. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um das Dialogfeld zu schließen, und startenSie den Ausdruck über das Dialogfeld Drucken.


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vCalendar-Dateien erstellen und weitergebenOutlook bietet Ihnen die Möglichkeit, einzelne Termine im Format vCalendar zuspeichern und an andere Personen weiterzugeben. Wird das Element im vCalen-dar-Format auf einem Computer geöffnet, auf dem Office 2000/XP mit Outlookinstalliert ist, wird der Termin in den Kalender eingetragen.

Termine oder Besprechungen im vCalendar-Format speichernUm eine Besprechung im vCalendar-Format zu speichern, öffnen Sie das Termin-oder Besprechungsformular und wählen im Menü Datei den Befehl Speichernunter. Es öffnet sich das Dialogfeld Speichern unter. Wählen Sie im ListenfeldSpeichern in den Pfad, in dem das Formular gespeichert werden soll. Wählen Sieim Listenfeld Dateityp die Angabe vCalendar-Format, geben Sie im Feld Datei-name eine Bezeichnung für das Formular ein und wählen Sie die SchaltflächeSpeichern. Die Datei wird nun mit der Erweiterung .vcs erstellt.

vCalendar-Dateien importierenErhalten Sie per E-Mail oder auf Diskette eine Datei im vCalendar-Format, kön-nen Sie diese in Outlook importieren.

1. Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Importieren/Exportieren.

2. Aktivieren Sie im Import/Export-Assistent den Eintrag iCalendar- odervCalendar-Datei (.vcs) importieren und klicken Sie auf die SchaltflächeWeiter. Es öffnet sich das Dialogfeld Durchsuchen.

3. Wählen Sie im Listenfeld Dateityp das vCalendar-Format und legen Sie imListenfeld Suchen in das Laufwerk und den Pfad zu der Datei im vCalendar-Format fest (siehe Abbildung 10.51).

Abbildung 10.51:Termine imvCalendar-

Formatimportieren

Kapitel 10444

4. Klicken Sie auf die gewünschte Datei und bestätigen Sie über OK.

5. Der Termin wird nun in Ihren Kalender eingetragen.

Den Kalender anpassenDen Kalender können Sie auf unterschiedliche Weisen anpassen. Sie können z.B.die Anzeige der Arbeitswoche ändern, die Wochennummern im Datumsnavigatoranzeigen lassen, die Hintergrundfarbe für den Kalender ändern, Zeitzonen undFeiertage hinzufügen oder Optionen für die Ressourcenplanung und Frei/Ge-bucht-Optionen festlegen.

Um Kalenderoptionen festzulegen, wählen Sie im Menü Extras von Outlook denBefehl Optionen und klicken auf der Registerkarte Einstellungen des DialogfeldsOptionen die Schaltfläche Kalenderoptionen an. Es öffnet sich das DialogfeldKalenderoptionen.

Die Arbeitswoche anpassenIm Bereich Arbeitswoche (siehe Abbildung 10.52) können Sie festlegen, welcheTage mit welchem Zeitraum als Arbeitswoche angezeigt werden sollen. Standard-mäßig werden die Tage Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:30 Uhr als Arbeits-woche angezeigt. Die Hintergrundfarbe für diesen Zeitraum ist gelb, für alle übri-gen Zeiten ockerfarben.

Abbildung 10.52:Die Kalenderop-tionen zur Arbeitswoche

Umfasst Ihre Arbeitswoche z.B. die Tage Dienstag bis Samstag, und der Sonntagund der Montag sind frei, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Mo und aktivie-ren das Kontrollkästchen Sa. Wählen Sie im Feld Erster Wochentag den Tag, mit dem Ihre Arbeitswoche be-ginnt, im Beispiel den Dienstag. Ändern Sie bei Bedarf die Uhrzeiten des Arbeitstags. Beginnt Ihr Arbeitstag z.B.um 14:00 und endet um 22:00 Uhr, tragen Sie die beiden Werte in die FelderBeginnt um und Endet um ein. In der Tagesansicht werden nun die Zeiten gelbangezeigt, die zwischen dem angegebenen Beginn und Ende des Arbeitstagesliegen.Wählen Sie im Listenfeld Erste Jahreswoche, ob die Jahreswoche am 1. Januar,mit der ersten 4-Tage-Woche oder mit der ersten vollen Woche beginnen soll. Die-se Zählung ist wichtig für die Zählung der Kalenderwoche. Stellen Sie fest, dassIhre Wochennummern nicht mit denen anderer Kalender übereinstimmen, solltenSie im Listenfeld Erste Jahreswoche einen anderen Wert auswählen und prüfen,ob das Ergebnis nun übereinstimmt.


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Kalenderoptionen ändernIm Bereich Kalenderoptionen sollten Sie das Kontrollkästchen Wochennum-mern im Datumsnavigator anzeigen aktivieren, um die Kalenderwochen imDatumsnavigator angezeigt zu bekommen (siehe Abbildung 10.53). ÜberprüfenSie anhand eines gedruckten Regelkalenders, ob die Anzeige der Wochennum-mern mit der in Outlook übereinstimmt. Wird die erste Jahreswoche nämlichspäter begonnen als beim Standardkalender, weil z.B. die Option Erste volleWoche aktiviert ist, müssen Sie den Wert unter Erste Jahreswoche ändern.

Abbildung 10.53:Der Datums-navigator mit

Wochen-nummern

Ist das Kontrollkästchen aktiviert, wählen Sie im Listenfeld Andere Bespre-chungszeiten vorschlagen mit aus, wie neue Terminvorschläge angezeigt werdensollen (siehe Abbildung 10.54).

Abbildung 10.54:Die Kalender-

optionen

Sagt Ihnen die Farbe Gelb als Hintergrundfarbe für Ihre Terminplanung nicht zu,können Sie im Listenfeld Hintergrundfarbe auch eine andere Farbe für den Zeit-bereich wählen, den Sie im Bereich Arbeitswoche unter Beginnt um und Endetum angegeben haben. Die zweite Farbe, die außerhalb der Arbeitszeit liegt, wirdentsprechend angepasst. Wählen Sie als Hintergrundfarbe z.B. Pink, wird derZeitbereich außerhalb der Arbeitszeit violett dargestellt. Wählen Sie als Hinter-grundfarbe dagegen neutrales Weiß, wird der Zeitbereich außerhalb der Arbeits-zeit grau dargestellt usw.

Über die Schaltfläche Planeroptionen öffnen Sie das gleichnamige Dialogfeld, indem für den Besprechungsplaner festgelegt werden kann, ob Kalenderdetails imZeitraster angezeigt werden sollen und ob Popupkalenderdetails angezeigt wer-den sollen. Die gleichen Optionen können außerdem für Gruppenzeitpläne ange-geben werden.

Feiertage eintragenFeiertage sollten Sie nicht nur deshalb in den Kalender eintragen, um zu wissen,wann Sie frei haben, sondern auch, um zu wissen, wann Personen frei haben, mit

NEU INOUTLOOK 2002

Sollen die Teilnehmer einer Besprechung die Möglichkeit haben, einen anderenTermin anzufordern, als in der Besprechungsanfrage vorgesehen, aktivieren Sie dasKontrollkästchen Teilnehmer dürfen andere Besprechungszeiten vorschlagen.

Kapitel 10446

denen Sie Geschäftskontakte pflegen. Haben Sie z.B. häufig mit arabischen Un-ternehmen zu tun, sollten Sie sich unbedingt die islamischen religiösen Feiertagein Ihren Kalender eintragen lassen. Sie wissen so nicht nur, wann Ihre Geschäfts-partner nicht zu erreichen sind, sondern auch, wann Ihre Geschäftspartner ver-mutlich von Ihnen eine Anwesenheit erwarten werden.

DIE AUFGABEFügen Sie die islamischen religiösen Feiertage zu Ihrem Kalender hinzu.

DIE LÖSUNG1. Öffnen Sie das Dialogfeld Kalenderoptionen, falls dieses nicht bereits geöffnetist. Wählen Sie dazu im Menü Extras den Befehl Optionen und klicken Sie imDialogfeld Optionen auf der Registerkarte Einstellungen die SchaltflächeKalenderoptionen an. Es öffnet sich das Dialogfeld Kalenderoptionen.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Kalenderoptionen auf die Schaltfläche Feiertagehinzufügen. Es öffnet sich das Dialogfeld Feiertage in Kalender eintragen(siehe Abbildung 10.55).

Abbildung 10.55:Das Dialogfeld Feiertage in Kalender eintragen

3. Aktivieren Sie alle Länder und Religionen, deren Feiertage Sie in den Kalendereintragen wollen.

4. Klicken Sie dreimal auf die Schaltfläche OK. Die Feiertage werden nun alsEreignisse in den Kalender eingetragen und Sie werden über ein Hinweisfens-ter darüber in Kenntnis gesetzt. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um dieseszu schließen.

Zusätzliche Feiertage eintragen

Gibt es Tage, die Sie zusätzlich als »Feiertage« eintragen wollen, weil an diesensowieso niemand arbeitet oder in Ihrem Bundesland ein beweglicher Feiertag fest-gelegt wurde, können Sie diese Tage auch in Ihren Kalender eintragen. EinBeispiel wäre der Rosenmontag, der zwar im Rheinland kein Feiertag ist, an demjedoch an vielen Orten nur unter »erschwerten Bedingungen« oder überhauptnicht gearbeitet wird.

Da Feiertage wie Ereignisse gehandhabt werden, können Sie zusätzliche »Feier-tage« auch über die Ereignisfunktion eintragen. Wählen Sie im Menü Aktionenden Befehl Ganztägiges Ereignis und richten Sie das neue Ereignis wie im X Ab-schnitt »Ereignisse eintragen« weiter oben in diesem Kapitel beschrieben ein.


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Feiertage aus dem Kalender entfernen

Wollen Sie einen einzelnen Feiertag aus dem Kalender entfernen, markieren Siediesen und klicken in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Löschen.

Wollen Sie bestimmte oder alle Feiertage wieder aus dem Kalender entfernen, ge-hen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Dialogfeld Kalenderoptionen, falls dieses nicht bereits geöffnetist. Wählen Sie dazu im Menü Extras den Befehl Optionen und klicken Sie imDialogfeld Optionen auf der Registerkarte Einstellungen die SchaltflächeKalenderoptionen an. Es öffnet sich das Dialogfeld Kalenderoptionen.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Kalenderoptionen auf die Schaltfläche Feiertagehinzufügen. Es öffnet sich das Dialogfeld Feiertage in Kalender eintragen.

3. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen der Feiertage, die Sie aus dem Kalenderwieder entfernen wollen.

4. Klicken Sie dreimal auf die Schaltfläche OK, um alle Änderungen wirksamwerden zu lassen.

Zusatzkalender aktivieren

1. Aktivieren Sie das Dialogfeld Kalenderoptionen, falls dieses nicht bereitsgeöffnet ist.

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zusatzkalender aktivieren und wählenSie den gewünschten Kalender aus, wie z.B. den Hebräischen Mondkalender(hebr.), den Hebräischen Mondkalender (engl.) oder den Japanischen Mond-kalender, falls Sie die Sprachen Hebräisch und Japanisch aktiviert haben. Kli-cken Sie zweimal auf OK, um das Dialogfeld zu schließen. Der zusätzlicheKalender wird nun in der Adressleiste angegeben (siehe Abbildung 10.56).

Abbildung 10.56:Ein Zusatzkalen-

der kann akti-viert werden, wie

hier der hebräi-sche Mondkalen-

der (hebr.), derhebräische

Mondkalender(engl.) oder der

japanischeMondkalender

NEU INOUTLOOK 2002

In Outlook 2002 haben Sie die Möglichkeit, für eine zusätzliche Sprache, die Sieauf dem Computer installiert haben, den Kalender anzuzeigen, wie z.B. den japa-nischen oder den hebräischen Mondkalender. Standardmäßig steht nur der grego-rianische Kalender zur Verfügung. Mehr zur Installation internationaler Optionenfinden Sie im X Anhang.

Kapitel 10448

Zeitzonen hinzufügen Arbeiten Sie häufig mit Geschäftspartnern in einer anderen Zeitzone zusammen,sollten Sie sich deren Zeitzone in Outlook anzeigen lassen. Dies erleichtert diePlanung von Telefongesprächen, Online-Besprechungen und Videokonferenzenerheblich, weil Sie nicht immer umrechnen müssen. Sie können einfach in Out-look ablesen, wie spät es momentan bei Ihrem Geschäftspartner ist.

DIE AUFGABEFügen Sie eine weitere Zeitzone zu Outlook hinzu.


2. Um eine weitere Zeitzone hinzuzufügen, klicken Sie im Dialogfeld Kalender-optionen auf die Schaltfläche Zeitzone. Es öffnet sich das Dialogfeld Zeitzone(siehe Abbildung 10.57).

Abbildung 10.57:Das Dialogfeld Zeitzone

3. Im oberen Bereich Aktuelle Zeitzone können Sie überprüfen, ob alle Angabenkorrekt sind. Diese angezeigten Einstellungen wurden von Windows übernom-men.

4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eine zusätzliche Zeitzone anzeigen, umeine weitere Zeitzone einzurichten. Geben Sie im Feld Beschriftung eineBezeichnung für die neue Zeitzone ein. Wählen Sie dann im Listenfeld Zeit-zone die weitere Zeitzone aus. Beachten Sie, dass es sich bei der angegebenenUhrzeit nicht um die Anzahl von Stunden handelt, die Sie addieren oder abzie-hen müssen, um die aktuelle Tageszeit zu errechnen, da Sie ja nicht in der Zeit-zone 0 leben, sondern +1:00. Fügen Sie z.B. die Zeitzone (GMT-05:00) Eastern(USA, Kanada) für die US-amerikanische Ostküste hinzu, müssen Sie –6 Stun-den rechnen und nicht –5, wie im Wert angegeben.

5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch zw. Sommer- und Winter-zeit umschalten nur wenn Sie sicher sind, dass in der betreffenden Gegendzwischen Sommer- und Winterzeit unterschieden wird. Erkundigen Sie sich beiIhrem Geschäftspartner danach.


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6. Soll die zusätzliche Zeitzone anstatt der aktuellen Zeitzone verwendet werden,klicken Sie auf die Schaltfläche Zonenwechsel. Hier ist jedoch Vorsicht ange-sagt, da dadurch alle Zeitfelder umgestellt werden, also auch die für den Ver-sand und Empfang von E-Mail-Nachrichten.

7. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, bestätigen Sie über OK. Im Kalen-der wird nun neben der normalen Uhrzeit für die aktuelle Zeitzone die Uhrzeitfür die neu eingerichtete Zeitzone angezeigt (siehe Abbildung 10.58).

Abbildung 10.58:Die Anzeige von

zwei Zeitzonenim Kalender

Zusätzliche Zeitzone entfernen

1. Um die zusätzliche Zeitzone wieder aus Ihrem Kalender zu entfernen, öffnenSie das Dialogfeld Optionen und klicken auf der Registerkarte Einstellungendie Schaltfläche Kalenderoptionen an.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Kalenderoptionen auf die Schaltfläche Zeitzone, umdas Dialogfeld Zeitzone zu öffnen.

3. Deaktivieren Sie im Dialogfeld Zeitzone das Kontrollkästchen Eine zusätzli-che Zeitzone anzeigen und klicken Sie dreimal auf die Schaltfläche OK.

RessourcenplanungSind Sie mit der Planung von Ressourcen, wie z.B. Konferenzräumen beauftragt,können Sie Outlook für sich einsetzen. Sie können Outlook sogar so einrichten,dass Besprechungsanfragen bezüglich der Ressourcenplanung automatisch bear-beitet werden. Bei Konflikten lassen sich Besprechungsanfragen sogar automa-tisch ablehnen. Sie können einen Kalender mit Eintragungen für die Ressourcen-planung außerdem für andere Personen freigeben und diesen die Berechtigungerteilen, auch eigene Eintragungen vorzunehmen.

Ressourcen werden im Rahmen von Besprechungsanfragen geplant. Wie an Per-sonen können auch an Ressourcen Besprechungsanfragen geschickt werden, umfestzustellen, ob sie verfügbar sind. Die Ressourcen benötigen wie Personen eige-ne Postfächer auf dem Exchange Server. Ist die Ressource zum gewünschten Zeit-punkt frei, wird eine Zusage zurückgesendet, ansonsten eine Absage. Über die Be-rechtigungen besteht die Möglichkeit, den Kalender der Ressourcen zur Einsichtfreizugeben. Außerdem kann der Zugriff auf die Ressource auf eine bestimmtePersonengruppe oder Mitglieder einer bestimmten Gruppe beschränkt werden.

Kapitel 10450

DIE AUFGABERichten Sie nun die Optionen für die Funktion Ressourcenplanung ein.


2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ressourcenplanung. Es öffnet sich das gleich-namige Dialogfeld (siehe Abbildung 10.59).

Abbildung 10.59:Das Dialogfeld Ressourcen-planung

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch Besprechungsanfragenannehmen/Absagen bearbeiten, erhalten die Absender von E-Mail-Nachrich-ten automatisch eine Mitteilung, dass Sie die Besprechungsanfragen bearbei-ten.

4. Aktivieren Sie die Option Besprechungsanfragen bei Überschneidungenautomatisch ablehnen, erhalten die Absender von Besprechungsanfragenautomatisch eine Absage, wenn die angeforderte Ressource bereits verplant ist.

5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anfragen zu Besprechungsserien auto-matisch ablehnen, wenn keine automatische Buchung von Ressourcen fürBesprechungsserien möglich sein soll. Das ist sinnvoll, da die automatischeBearbeitung von Besprechungsserien insofern problematisch sein kann, alsOutlook keine mehrstufigen Entscheidungen trifft. Wird bei einer Anfrage einerRessource für eine Besprechungsserie ein Konflikt festgestellt, wird eine Ableh-nung zurückgesendet, unabhängig davon, wie oft in der Serie ein Konflikt auf-tritt. Gibt es nur einmal eine Überschneidung, könnte für diesen Termineventuell ein Ersatzraum gefunden werden, was eine Person, die mit einer sol-chen Planung betraut wäre, prüfen würde.

6. Sind Sie Administrator, können Sie über die Schaltfläche BerechtigungenRechte für den Zugriff auf den Kalender einrichten. In X Kapitel 8 finden Sieeine ausführliche Beschreibung der verfügbaren Berechtigungen und der Vor-gehensweise bei der Freigabe von Ordnern in einer Exchange-Umgebung.

7. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um das Dialogfeld zu schließen und IhreWahl zu bestätigen.


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Der Microsoft Office Internet Frei/Gebucht-Dienst Wollen Sie anderen Personen Ihren Kalender auf einem Webserver verfügbar ma-chen, damit diese sehen können, wann Sie überhaupt noch Termine frei haben,müssen Sie die Frei/Gebucht-Optionen einrichten.

1. Öffnen Sie das Dialogfeld Kalenderoptionen, falls dieses nicht bereits geöffnetist. Wählen Sie dazu im Menü Extras den Befehl Optionen und klicken Sie imDialogfeld Optionen auf der Registerkarte Einstellungen die SchaltflächeKalenderoptionen an. Es öffnet sich das Dialogfeld Kalenderoptionen.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Frei/Gebucht-Optionen. Es öffnet sich dasgleichnamige Dialogfeld (siehe Abbildung 10.60).

Abbildung 10.60:Das Dialogfeld

Frei/Gebucht-Optionen

3. Geben Sie unter Freie/Gebucht-Zeiten der nächsten 2 Monate auf dem Ser-ver veröffentlichen an, welchen Zeitraum Ihres Kalenders Sie auf dem Serververöffentlichen wollen.

4. Geben Sie unter Freie/Gebucht-Zeiten auf dem Server alle 15 Minuten aktu-alisieren an, wie häufig die Informationen auf dem Server aktualisiert werdensollen. Ein Intervall von 15 Minuten ist nur dann sinnvoll, wenn sich wirklichso häufig etwas an Ihren Frei/Gebucht-Informationen verändert.

5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mit dem Microsoft Office Internet Frei/Gebucht-Service veröffentlichen bzw. suchen, um Ihre Frei/Gebucht-Infor-mationen auf einem Server veröffentlichen zu können.

6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen In Besprechungsanfragen Frei/Gebucht-Daten von Teilnehmern anfordern, falls die Frei/Gebucht-Daten bei Bespre-chungsanfragen automatisch vom angegebenen Server abgerufen werden sol-len.

7. Geben Sie im Feld Veröffentlichen unter die Adresse des Web- oder FTP-Ser-vers ein, unter dem die Informationen veröffentlicht werden sollen, falls Sienicht den Server von Microsoft nutzen wollen.

Kapitel 10452

8. Haben mehrere Kontakte ihre Frei/Gebucht-Informationen im selben Pfadgespeichert, können Sie im Feld Suchen auch einen Standard-URL angeben,unter dem Ihre Frei/Gebucht-Informationen dann gesucht werden.

9. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Änderungen zu übernehmen.

Der Microsoft Internet Frei/Gebucht-Dienst

Um den Microsoft Office Internet Frei/Gebucht-Dienst nutzen zu können, müs-sen Sie sich ein so genanntes Passport-Konto oder ein Konto bei MicrosoftHotmail zulegen. Mehr hierzu erfahren Sie in X Kapitel 4.

Im Dialogfeld Frei/Gebucht-Optionen können Sie über die Schaltfläche Verwal-ten die Benutzer einrichten, die über das Internet auf Ihre Frei/Gebucht-Optionenzugreifen können. Besteht eine Verbindung zum Internet, öffnet sich der InternetExplorer mit der Seite Microsoft Office Internet Frei/Gebucht (siehe Abbildung10.61). Lesen Sie sich zunächst die Verwendungsbestimmungen durch.

Abbildung 10.61:Die Verwen-dungsbestim-mungen der Internet Frei/Gebucht-Optionen

Klicken Sie nun auf den Hyperlink Zugriff auf Frei/Gebucht-Informationen er-lauben; Nicht-Mitglieder zur Teilnahme einladen, um die Mitglieder festzulegen,die über das Internet auf Ihre Frei/Gebucht-Informationen zugreifen können.

Geben Sie nun die E-Mail-Adressen aller Personen ein, die Sie für die Benutzungautorisieren wollen und die gleichzeitig Mitglied des Microsoft Office InternetFrei/Gebucht-Service sind oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle Micro-soft Office Internet Frei/Gebucht Service-Mitglieder, wenn Sie prinzipiell allenMitgliedern Zugriff gewähren wollen (siehe Abbildung 10.62). Im Bereich Nach-richt an Nichtmitglieder können Sie außerdem beliebige Personen mit Internet-zugang zur Teilnahme an dem Dienst einladen.


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Abbildung 10.62:Zugriff erteilen

Über den Hyperlink Frei/Gebucht-Zeitangaben im Web ermitteln können Siedie Frei/Gebucht-Informationen betrachten und festlegen.

Über den Hyperlink Autorisierte Benutzer anzeigen können Sie nun betrachten,welchen autorisierten Mitgliedern und Nichtmitgliedern Sie Zugriff auf Ihre Frei/Gebucht-Informationen gewähren. Über die Kontrollkästchen können Sie denZugriff jederzeit deaktivieren oder über den Link Entfernen Mitglieder aus derListe löschen (siehe Abbildung 10.63).

Abbildung 10.63:Autorisierte Mit-glieder anzeigen

Documents

10 Der Kalender oder das Einmaleins der Zeitplanung · 10Der Kalender oder das Einmaleins der Zeitplanung 399 Der Aufbau des Kalenders 405 Im Kalender navigieren 408 Termine und Ereignisse