100721 Beam me up

Einleitung

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Einleitung Der technische Fortschritt macht auch vor der Präsentationstechnik keinen Halt. Nachdem die Computer kleiner, leichter und vor allem tragbar wurde, bestand auch das große Bedürfnis, ihn als Präsentationsme-dium einzusetzen. Aus diesem Wunsch heraus wurden Data-Displays entwickelt, die man auf einen Overheadprojektor legte, um die Computerinhalte einem größeren Publikum zu zeigen. Später wurden beide Geräte integriert, der Beamer war geboren. Heute sind die Beamer äußerst leistungsfähig, dabei kompakt und transportabel. Vor diesem Hintergrund sowie der enormen Entwicklung der Präsentationssoftware ist es nur zu logisch, den Computer in Verbin-dung mit dem Beamer als Präsentationsmedium einzusetzen. Er vereint alle Vorteile der herkömmlichen Präsentationsmedien und kann darüber hinaus noch mit zusätzlichen Effekten dienen. Allerdings ist der Umgang mit dem Beamer immer noch nicht professionell genug. Das Zusammenspiel von Präsentator, eingesetztem Medium und präsentiertem Inhalt ist trotz High-Tech-Einsatz nicht besser, sondern eher schlechter geworden, besonders die Performance des Präsentators. Das vorliegende Buch hilft Ihnen, sich mit diesem Medium besser zurecht zu finden. Sie finden eine Fül-le von Anregungen und Tipps, die Ihnen Unterstützung geben, was Sie mit diesem Medium tun können oder was Sie besser unterlassen. Diese Broschüre hilft Ihnen, professionell mit dem Beamer zu präsentieren. Köln, im Juli 2009 PS: Als Autor freue ich ich, wenn Sie Inhalte dieses Buches kopieren, transferieren oder selbst benutzen. Noch mehr freue ich mich, wenn Sie mich dabei als Quelle Ihrer Inspiration angeben.

Einleitung

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Inhaltsverzeichnis (Überblick) Profi-Tipps Kapitel 1: Hardware und Software In diesem Teil finden Sie Informationen über die verschiedenen Technologien und technischen Erforder-nissen des Beamers für den Präsentationsbetrieb sowie erste Anregungen zum Umgang mit einer Präsen-tationssoftware Profi-Tipps Kapitel 2: Umgebungsbedingungen Welche fördernden, aber auch störenden Einflüsse der Präsentationsraum und seine Umgebung hat, fin-den Sie in diesem Abschnitt. Profi-Tipps Kapitel 3: Visualisierung Die Gestaltung der Folien oder Slides ist eine notwendige Voraussetzungen für Ihren Präsentationserfolg. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Folien optimal gestalten. Profi-Tipps Kapitel 4: Von der Vorbereitung zum Präsentationsstart Alle Punkte vom Aufbau bis zur erfolgreichen Durchführung Ihrer Präsentation mit dem Beamer werden Ihnen in diesem Teil erklärt. Profi-Tipps Kapitel 5: Was tun bei Pannen Hilfreiche Tipps und Tricks zum Pannenmanagement beenden diese Buch.

Einleitung

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Inhaltsverzeichnis (detailliert) Profi-Tipps Kapitel 1: Hardware und Software Die Hardware

Einführung S. 7

1: Die Auflösung des Beamers S. 9

2: Die gewünschte Auflösung des Computers S. 9

3: Die Lichtstärke des Beamers S. 10

4: Der Trapezverzerrungs- oder Keystone-Effekt S. 10

5: Die Größe der projizierten Fläche S. 11

6: Das Gewicht des Beamers S. 11

7: Weitere Ausstattungsmerkmale des Beamers S. 11

8: Die Serviceleistungen für den Beamer S. 12

9: Die Pflege des Beamers

S. 12

Die Software S. 12

10: Der Umgang mit den Software S. 12

11: Gestaltung der Schriftaminationen S. 13

12: Gestaltung der Slides-Übergänge S. 13

13: Einbindung von Sounds und Videoclips S. 14

Checkliste S. 15

Profi-Tipps Kapitel 2: Umgebungsbedingungen Nr. 14: Die Maße des Raumes S. 16

Nr. 15: Die Positionierung des Beamers S. 16

Nr. 16: Vorsicht: Fenster S. 17

Nr. 17: Vorsicht: Sonne S. 17

Nr. 18: Klären Sie Verdunkelungsmöglichkeiten S. 17

Nr. 19: Die Ablenkungen jenseits der Fenster S. 17

Nr. 20: Die Ablenkungen im Präsentationsraum S. 17

Nr. 21: Die Sitzordnung S. 18

Nr. 22: Ihre Standpunkte S. 18

Nr. 23: Die Tabu-Zone S. 18

Checkliste S. 20

Einleitung

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Profi-Tipps Kapitel 3: Visualisierung Einführung S. 21

Nr. 24: Kernaussagen S. 22

Nr. 25: Schriftgröße S. 23

Nr. 26: Schrifttypen S. 23

Nr. 27: Farben S. 24

Nr. 28: 60:40-Regel S. 24

Nr. 29: Hintergründe S. 26

Nr. 30: Konsequenz der Visualisierung S. 27

Checkliste S. 28 Profi-Tipps Kapitel 4: Von der Vorbereitung zum Präsentationsstart 31: Die Komponenten S. 29

32: Der Aufbau des Beamers S. 29

33: Die Einstellung des Beamers S. 29

34: Der Aufbau des Notebooks S. 30

35: Das Notebook und das Netzteil S. 30

36: Der Presenter S. 30

37: Der Bildschirmschoner des Notebooks S. 30

38: Der Schlafmodus des Notebooks S. 32

39: Der Virenscanner S. 33

40: Der Parallelmodus S. 33

41: Die Stolperfallen S. 34

42: Die Internetverbindung S. 34

43: Die Hyperlinks S. 35

44: Die Zeitsteuerung S. 36

45: Die Nummerierung der Slides S. 36

46: Direkte Seitenadressierung S. 36

47: Die Zeigefunktion S. 37

48: Der Laserpointer S. 38

49: Die Bildlauftasten S. 39

50: Das Schwarzschalten des Bildschirms S. 39

51: Das Schwarzschalten des Beamers S. 39

52: Die Ersatzmedien S. 40

53: Der Overheadprojektor-Check S. 40

54: Alte Computer und Beamer S. 40

55: Der Probedurchlauf S. 41

Checkliste S. 42

Einleitung

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Profi-Tipps Kapitel 5: Was tun bei Pannen 56: Wenn es Probleme mit dem Beamer gibt S. 43

57: Wenn die Software nicht funktioniert S. 44

58: Präsentieren Sie im PDF-Format S. 45

59: Wenn die Animation zu langsam ist S. 45

60: Wenn es Probleme mit dem Ton hin

61: Ihre Firewall blockiert den Zugang zum Internet

62: Eingefügte Videos erscheinen auf dem Bildschirm,

aber nicht auf der Leinwand

S. 45

S. 46

S. 46

63: Wenn es einen Totalausfall gibt S. 46

Checkliste S. 47

Profi-Tipps Kapitel 6: Zusammenfassung Zusammengefasste Checklisten zum persönlichen Gebrauch S. 48

Literaturliste S. 54

Anhang: Artikel Presenter – Die kleinen Helfer

Profi-Tipps Teil 1: Hardware und Software

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Profi-Tipps Kapitel 1: Hardware und Software In diesem Teil geht es um die Wahl des richtigen Beamers. Abhängig von verschiedenen Parametern fin-den Sie hier konkrete Hilfestellungen zu den technischen Aspekten, um den richtigen Beamer für die rich-tige Situation zu finden. Weiterhin finden Sie hier die wesentlichsten Aspekte zu Präsentationsprogrammen. Stellvertretend für alle Präsentationsprogramme finden Sie hier Tipps für Microsoft Powerpoint, das am weitesten verbreite-te Präsentationsprogramm. Die Hardware Grundsätzliche Technologien: LCD, DLP oder LED - Was ist richtig? Inzwischen ist das Angebot an Beamern unüberschaubar groß (Stand März 2009). In den letzten Jahren gab es 2 Technologien, die den Markt dominierten: DLP und LCD. Seit neuestem gibt es auch die LED-Technologie. Für Sie als Präsentator ist es wichtig zu wissen, wo die wesentlichen Unterschiede dieser Technologien sind und welche Auswirkungen sie auf ihre Präsentation haben. Die LCD-Technologie Diese Technologie kennen Sie bereits von den Flachbildschirmen. Vereinfacht gesagt ist ein Flüssigkeits-film für die Darstellung der Inhalte verantwortlich. Durch den transparenten Flüssigkeitsfilm wird der Lichtstrahl an die Wand projiziert. Vorteile der LCD-Technologie:

• Relativ preiswert (im Vergleich zu DLP) Das Preis-Leistungsverhältnis der LCD-Beamer ist deutlich günstiger als bei den DLP-Beamern.

• Gute Lesbarkeit bei Texten und Grafiken durch die scharfe Abgrenzung der Bildpunkte. • Klein und leicht

Die LCD-Beamer sind inzwischen nur noch so groß wie ein Taschenbuch und leicht zu transpor-tieren.

Nachteile der LCD-Technologie: • Die scharf abgezeichnete Pixelstruktur („Fliegengitter“) kann sich störend auswirken.

Es sind unter Umständen Pixelpunkte zu erkennen, als wenn ein digitales Foto zu stark vergrö-ßert wurde. Bei manchen Bewegungen (Videoclips) wirkt das Bild „pixelig“ und vermittelt nicht unbedingt einen professionellen Eindruck.

• Nachziehen des Bildes durch die Trägheit der LCDs. Bei schnellen Bildfolgen kommt die Projektion nicht nach und es entsteht ein Verwischen des Bildes. Dies kann sich beispielsweise bei Firmenvideos mit entsprechenden schnellen Bildfolgen nachteilig auswirken.

• Geräuschentwicklung durch Lüfter. Gegen die Lautstärke des Lüfters müssen Sie ansprechen. Dies bedeutet eine größere Lautstärke während Ihrer Präsentation. Unter Umständen müssen Sie ein Mikrofon benutzen, um für das Publikum verständlich zu sprechen.

• Begrenzte Lebensdauer der Lampen. Lampen haben eine begrenzte Lebensdauer (um die 2000 Stunden) und sind sehr teuer (oft um die 400 Euro). Der Dauerbetrieb ist daher kostspielig.


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• Einbrennen möglich. Werden Stellen zu lange mit zu hellen Bildern angeregt (z. B. Eislaufbahn), so werden diese Stellen langsam permanent dunkel oder können sich permanent einbrennen.

Die DLP-Technologie Eine große Anzahl kleinster beweglicher Spiegel (abhängig von der Auflösung; bei einer Auflösung von 1024 * 768 sind das 786.432 kleine Spiegel) übertragen den Bildinhalt auf die Wandfläche. Die Bilder-zeugung erfolgt durch das gezielte Ansteuern der Kippspiegel, so dass das Licht in Richtung der Projekti-onsoptik geleitet oder abgelenkt wird. Da diese Art der Bilderzeugung nur die zwei Zustände an und aus kennt, werden Helligkeitsabstufungen durch entsprechend schnelles Pulsieren erreicht. Die meisten Gerä-te verwenden ein schnell rotierendes Farbrad, wobei nacheinander alle drei Grundfarben projiziert wer-den. Vorteile der DLP-Technologie

• Kein Nachleuchten oder Nachziehen des Bildes. • Kein Einbrennen. • Höherer Kontrast (durch das tiefere Schwarz) als bei LCD-Projektor. • weniger stark ausgeprägte Pixelstruktur als bei LCD-Projektoren.

Nachteile der DLP-Technologie

„Regenbogeneffekte“ bei Geräten mit Farbrad, wenn das Farbrad keine hohe Umdrehungsge-schwindigkeit hat (herstellerabhängig).

• bei der Darstellung bestimmter, einzelner Grau-/Farbwerte kann es zu einem sichtbaren Flim-mern kommen.

• Farbtreue ist mitunter nicht gegeben. Insbesondere haben DLP-Projektoren ein Problem, sattes Grün darzustellen und auch alle roten und orangen Farbtöne.

• Geräuschentwicklung durch Lüfter und Farbrad. LED-Technologie: Bei diesen Projektoren kommen LEDs als Lichtquelle zum Einsatz; bildgebend ist ein DLP-Element. Vorteile der LED-Technologie

• Geringer Stromverbrauch. LEDs haben einen sehr geringen Stromverbrauch (ca. 10 W) und erzeugen kaum Wärme.

• Lüfter entfällt. Herkömmliche Projektorlampen werden extrem heiß. Für die LED-Technologie sind die auf-wändigen und stromfressenden Lüfter nicht mehr notwendig. Insgesamt wird der Projektor da-durch auch leichter.

• Der Projektor selbst kann relativ klein gehalten werden (etwa so groß wie ein Taschenbuch). Das störende Lüftergeräusch sowie die durch den Lüfter verursachte Staubaufwirbelung sind damit nicht mehr gegeben.

• Lange Lebensdauer der LED´s LEDs halten mehr als 20.000 Stunden, während herkömmliche Projektorlampen maximal 3.000 Stunden halten. Der sehr geringe Stromverbrauch ermöglicht den Betrieb mit einem Akku.


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Nachteile der LED-Technologie • Mangelnde Lichtstärke

Da die LED-Technik noch sehr neu ist, sind die Beamer noch nicht so lichtstark wie herkömmli-che. Der Raum muss komplett abgedunkelt werden und die Projektionsfläche ist noch sehr klein im Vergleich zu den anderen beiden Beamer-Technologien. Momentan schaffen es sie LED-Beamer, ein Bild etwa so groß wie eine DIN A4 Seite zu projizieren.

• Noch hohe Kosten Die Anschaffung eines LED-Beamers ist noch mit hohen Kosten verbunden.

Was ist für Sie jetzt wichtig? Wenn Sie normale Präsentationen durchführen, ohne Videoclips mit schnellen Aktionen, ist der LCD-Beamer vollkommen ausreichend. Sobald Videos mit schnellen Passagen enthalten sind, sollten Sie auf die DLP-Technologie zurückgreifen. LED ist noch nicht ausgereift genug, um Präsentationen vor einem großen Publikum durchzuführen. Allerdings ist damit zu rechnen, dass diese Technologie in den nächsten Jahren aufholen und den Standard der beiden anderen Technologien erreichen wird. 1: Die Auflösung des Beamers Der Beamer überträgt Ihre Präsentation aus dem Computer auf eine Projektionsfläche. Dabei wird der Beamer zum externen Bildschirm Ihres Computers. Die Auflösung, also die Darstellung der Projektion in Bildpunkten, ist abhängig von der Art Ihrer Präsentation. Als Faustregel gilt:

• eine Auflösung von 800 x 600 Punkten ist ausreichend für eine normale Textpräsentation. In der Fachsprache wird dies SVGA (Super Video Graphics Array) genannt.

• eine Auflösung von 1024 x 768 Punkten ist ausreichend für eine Präsentation mit einem hohen Grafikanteil. Fachbegriff: XGA (Extended Graphics Array).

• eine Auflösung von 1280 x 1024 Punkten ist ideal für den Mulitmediaeinsatz, also für animierte Grafiken oder 3D-Elementen. Fachbegriff SXGA (Super Extended Graphics Array).

• eine Auflösung von 1600 x 1200 Punkten UGA für komplexe Animationen und Video. Generell gilt, je höher die Auflösung, desto besser wirkt die Präsentation. Im Zweifelsfall entscheiden Sie sich bitte immer für eine höhere Auflösung, um allen möglichen Anforderungen gerecht zu werden. Übli-cherweise stehen diese Bezeichnungen im Handbuch oder sogar auf den Beamern . So erleichtern Sie sich die Orientierung. Allerdings ist bei höherer Auflösung zu berücksichtigen, dass die Projektionsfläche kleiner wird. Das bedeutet, dass der Beamer weiter von der Wand entfernt zu stellen ist. Hinzu kommt, dass bei einer höhe-ren Auflösung leider die Schriften und die Grafiken schlechter zu erkennen sind. Aus diesem Grunde hat sich eine Präsentationsauflösung von 1024 x 768 (XGA) eingebürgert, eine durchaus gute Kompromiss-lösung. 2: Die gewünschte Auflösung des Computers Damit Ihre Inhalte entsprechend gesehen und verstanden werden, testen Sie bitte im Vorfeld der Präsenta-tion, ob Ihr Computer bzw. die Grafikkarte Ihres Computers die von Ihnen gewünschte und von der Art der Präsentation geforderte Auflösung leistet. Checken Sie in den Eigenschaften Ihres Computers (rechter Mausklick auf der Windowsoberfläche, Eigenschaften anklicken, Einstellungen anklicken), ob die für die Präsentation gewünschte Auflösung geleistet werden kann. Inzwischen arbeiten selbst die preiswertesten Notebooks mit der Standardauflösung 1024x768.


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Die neuen Netbooks arbeiten teilweise mit grafischen Sonderlösungen. So passiert es beim Anschluss des Beamers, dass die Auflösung automatisch auf 1024 x 768 geschaltet wird. Sobald Sie in den Powerpoint-Modus wechseln, ist auf der Leinwand das komplette Bild zu sehen, auf dem Notebook allerdings nur ein Teil, sodass manchmal gescrollt werden muss. Das Scrollen hat dann nur Auswirkungen auf das Note-book, nicht auf die Projektion auf der Leinwand. Bitte testen Sie vorher den Beamer mit dem Netbook, damit Sie in der Präsentation nicht von diesem Sachverhalt überrascht werden. Beachten Sie bitte dabei, dass sich möglicherweise durch die Veränderung der Auflösung auch der Farb-modus verändert. Testen Sie, ob Sie bei der gewünschten Auflösung auch den bisherigen Farbmodus verwenden können oder ob Sie ihn nach oben (z.B. 32 Bit Farbmodus) oder nach unten (16 Bit Farbmo-dus) abändern müssen. Die Veränderung des Farbmodus nach unten kann bedeuten, dass manche Grafi-ken, Animationen oder Fotos sich nicht mehr so gut darstellen lassen wie gewünscht. Auswege aus dieser Situation sind entweder die komplette Überarbeitung der Präsentation bezüglich der bildhaften Elemente oder den Einsatz eines Computer mit einer entsprechenden Grafikkarte. Inzwischen sind auch die Grafik-karten der Notebook sehr leistungsstark geworden und mit großer Auflösung versehen. Checken Sie trotzdem die Auflösung sowohl des Notebooks als auch des Beamers. 3: Die Lichtstärke des Beamers Neben der Auflösung ist die Lichtstärke des Beamers ein wichtiges Kriterium. Ähnlich wie bei der Auflö-sung gilt: Je größer die Lichtstärke, desto besser der Beamer. Für die folgenden Einsatzmöglichkeiten benötigen Sie:

• mindestens 500 Ansi Lumen Lichtstärke für ein kleines Publikum (ca. 20 Personen) • mindestens 900 Ansi Lumen für normale Publikumsgröße (ca. 50 Personen) • mindestens 2500 Ansi Lumen für Großveranstaltungen (ab 50 Personen)

Die Lichtstärke des Beamers ist wichtig. Sie garantiert, dass Ihre Präsentation gut gesehen werden kann. Wählen Sie auch hier immer die größte Lichtstärke für den Beamer. Gute Beamer mit einer Lichtstärke von 1000 – 1200 Ansi-Lumen sind heute (Stand 2009) unter 1000,00 Euro selbst bei Aldi oder Lidl zu bekommen. Trotzdem lässt es sich häufig nicht vermeiden, dass die Räumlichkeit leicht oder ganz abge-dunkelt werden muss, damit die Bildschirminhalte deutlich zu sehen sind. 4: Der Trapezverzerrungs- oder Keystone-Effekt Wenn Ihr Beamer auf einem Tisch steht und Ihre Inhalte an die Wand projiziert, erhalten Sie häufig einen Verzerrungseffekt. Die obere Bildkante ist immer etwas länger als die untere und die unteren Bildbe-standteile sind leicht unscharf im Vergleich mit den oberen Bestandteilen. Sie kennen den Effekt schon aus der Zeit des Overheadprojektors. Er wird Trapez-Verzerrung oder Keystone-Effekt genannt. Um diesen Effekt zu vermeiden, müsste die Projektionsfläche leicht geneigt sein. Leider finden Sie diese Lösung nur ganz selten vor. Deshalb sind die Hersteller der Beamer dazu übergegangen, den Keystone-Effekt automatisch auszuschalten. In einem Bereich von + 10% bis – 10% der Neigung (bei manchen Herstellern inzwischen bis plus/minus 20%) des Beamers wird die Verzerrung automatisch ausgeglichen. Ist die Neigung größer als die angegebenen Toleranzgrenzen, tritt der Keystone-Effekt wieder auf. Damit das nicht geschieht, müssen Sie

• den Beamer höher stellen, damit die Toleranzgrenze wieder erreicht wird oder • die Bildoberkante des Beamers wieder in die Toleranzgrenze bringen.

Vielleicht kommt der Hochstuhl, den Sie aus der Zeit der Diaprojektoren noch kennen, erneut zu Ehren, um den Keystone-Effekt auszuschalten. Allerdings ist hier zu berücksichtigen, dass der Hochstuhl je nach Position im Raum einigen Teilnehmer den Blick auf die Projektionsfläche verstellt.


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5: Die Größe der projizierten Fläche Damit Ihr Publikum Ihre Inhalte optimal sehen kann, ist die maximale Größe der Projektion interessant. Faustregel: Je größer diese Fläche ist, desto größer darf Ihr Publikum sein. Die Größe der Projektionsflä-che gewährleistet, dass jeder im Publikum Ihre Inhalte von jedem Platz aus gut sehen kann. Beachten Sie bitte auch folgenden Punkt: Wenn Sie mit dem Overheadprojektor präsentieren und Ihre Folien nicht in einer Folienhülle stecken, ist die Projektionsfläche des Overheadprojektors etwa 1/3 grö-ßer als die Projektionsfläche des Beamers. Die Konsequenz daraus ist, dass der Beamer weiter von der Wand entfernt aufzustellen ist. Stecken die Folien in Folienhüllen (z.B. 3M-Flipframes), ist die Projekti-onsfläche von Overheadprojektor und Beamer gleichgroß. Achten Sie auch bei der projizierten Fläche auf die Herstellerangaben bezüglich der maximalen Größe. Sobald Sie über die empfohlenen Angaben gehen, wird das gesamte Bild unscharf. 6: Das Gewicht des Beamers Falls Sie den Beamer häufig transportieren müssen, ist das Gewicht ein entscheidendes Kaufkriterium. Je nach Hersteller und Ausstattung wiegen die Beamer zwischen 2 und 14 Kilogramm, wobei nicht automa-tisch der licht- und auflösungsstärkste Beamer gleichzeitig der schwerste ist. Ausstattungsmerkmale wie eingebauter Stereoverstärker, besondere Lampen als Lichtquelle, die besondere Transformatoren und Lüf-ter benötigen oder große und damit schwere Netzteile sind die Aspekte, die das Gewicht des Beamers beeinflussen. Versuchen Sie für Ihre Präsentationen den besten Beamer zu bekommen. Lichtstärke und Auflösung sind dabei die wichtigsten Aspekte. Messen Sie dem Gewicht nur dann viel Bedeutung bei, wenn Sie extrem viel mit dem Beamer reisen müssen. In einem Test der Stiftung Warentest (5/2004) wogen die Beamer zwischen 2,3 und 6,9 Kilogramm. Inzwischen (Stand 2009) gibt es sehr leistungsstarke Beamer mit einem Gewicht von unter einem Kilo. 7: Weitere Ausstattungsmerkmale des Beamers Beantworten Sie für sich die Frage, welche weiteren Ausstattungsmerkmale der Beamer für Sie und Ihre Präsentationen erfüllen muss:

• Benötigen Sie einen eingebauten Stereoverstärker für Soundeffekte? Konsequenz: Der Beamer wird schwerer.

• Benötigen Sie neben der Datenübertragung auch die Möglichkeit der Videoübertragung (PAL; SECAM; NTSC)?

• Benötigen Sie eine Datenübertragung per Bluetooth, WLAN (teilweise auch noch Infrarot)? Denken Sie bitte daran, dass alle drahtlosen Übertragungen abgehört bzw. abgefangen werden können, sofern keine entsprechende Verschlüsselung vorliegt.

• Benötigen Sie Anschlüsse nicht nur für Windows-Computer, sondern auch für Apple-Computer (Sonderkabel beim Apple notwendig)?

• Benötigen Sie eine integrierte schwenk- und ausklappbare Dokumentenkamera, um dreidimen-sionale Gegenstände zu zeigen? Das ist sinnvoll, wenn Sie beispielsweise einen kleinen Gegen-stand vor einem großen Publikum präsentieren müssen. Solche Kameras sind meistens auf dem Beamer montiert.

Werden Sie sich darüber klar, was genau Sie wollen und welche Anforderungen der Beamer in Ihren Prä-sentationen erfüllen muss. Kaufen Sie nicht jedes Feature. Überlegen Sie sorgfältig, was genau Sie wie häufig präsentieren und welche Features Sie dabei benötigen. Treffen Sie dann die Auswahl für den rich-tigen Beamer mit dem für Sie notwendigen Zubehör.


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8: Die Serviceleistungen für den Beamer Wenn Sie sich einen Beamer kaufen wollen, überlegen Sie sich sowohl die Serviceleistungen (regelmäßi-ge Wartung und Test, Austauschgerät im Schadensfall, günstige Ersatzbirnen, Hol- und Bringservice, 24 Stunden Service etc.), die Sie erwarten wollen als auch die Folgekosten für Service- und Ersatzteile. Preisgünstige Angebote entpuppen sich häufig nachträglich als sehr teuer, weil Service und Ersatzleistun-gen überproportional hohe Kosten verursachen. Prüfen Sie im Vorfeld, wie häufig Sie den Beamer einset-zen werden. Manchmal ist der höhere Preis beim Einkauf günstiger, weil häufig kostenfreie Zusatzleis-tungen angeboten werden. Achten Sie beim Kauf darauf, ob regelmäßige Wartung im Kaufpreis enthalten ist oder ob Sie einen be-sonderen Wartungsvertrag abschließen müssen. Im Zweifelsfall schließen Sie einen Zusatzvertrag ab, der Ihnen regelmäßige Wartungsintervalle, vor Ort Austauschservice und ein Ersatzgerät für den Fall der Wartung oder Reparatur garantiert. Wenn Sie Ihren Beamer regelmäßig nutzen, werden Sie froh über diese Serviceleistungen sein und sich lange an der Funktionsfähigkeit des Gerätes erfreuen. 9: Die Pflege des Beamers Genauso wie Sie Ihr Auto regelmäßig zur Inspektion bringen, sollten Sie auch den Beamer regelmäßig warten lassen. Vor allem, wenn Sie viel mit dem Gerät unterwegs sind. Wechselnde Umgebungstempera-turen, ständiges Ein- und Ausladen sowie Auf- und Abbauen belasten das Gerät. Hier sollte eine regel-mäßige Pflege und Wartung selbstverständlich sein. Die Software Inzwischen gibt es eine Reihe guter Präsentationsprogramme. Generell unterschieden sich die Programme nur in Facetten, sodass ich Ihnen ein paar Aspekte aus Po-werpoint mitteilen möchte, die für den Erfolg Ihrer Präsentation wichtig sind. Dabei geht es in diesem Teil weniger um einen tiefgehenden Lehrgang zu Powerpoint, sondern um einige generelle Aspekte im Umgang mit der Präsentationssoftware, die immer wieder falsch gemacht werden. Möglicherweise sind Sie erstaunt zu erfahren, dass Powerpoint und alle anderen Präsentationsprogramme im Prinzip nur 2 Features beherrschen:

1. Die Animation bezüglich des Folienübergangs sowie 2. die Animation von Schrift und Bildern

Trotzdem ist es wichtig, sich mit der Präsentationssoftware auseinander zu setzen, damit Sie während der Präsentation für alle Fälle gerüstet sind. Es gibt immer noch zu viele Präsentatoren, die nicht wissen, wie sie in den Präsentationsmodus kommen! 10: Der Umgang mit der Software Auch wenn es banal klingt, die Realität ist oft anders. Manch ein Präsentator ist noch nicht einmal in der Lage, Powerpoint zu starten und den Präsentationsmodus einzuschalten. Machen Sie sich also mit Powerpoint vertraut. Besuchen Sie einen Kurs, der Ihnen den Umgang, die Ge-staltung und andere Tipps und Tricks im Umgang mit Powerpoint vermittelt. Sparen Sie hier nicht an der notwendigen Investition.


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Machen Sie sich damit vertraut • wie eine Präsentation mit Powerpoint grundsätzlich aufgebaut wird • wie Animationen genutzt werden können • wie Sounds und Videoclips eingebaut werden • welche Wirkung Schriften haben • welche weiteren Effekte mit Powerpoint möglich sind.

In meiner Praxis als Präsentations-Coach wie auch als Besucher von Beamer-Präsentationen beobachte ich sehr oft, dass der Präsentator in der Handhabung von Powerpoint nicht fit ist. Darunter leidet die Pro-fessionalität der gesamten Präsentation, vor allem, wenn Sie vor Publikum Ihre Probleme mit der Soft-ware nicht in den Griff bekommen und sich helfen lassen müssen. Sollten Sie zu den glücklichen Menschen zählen, die entsprechendes Personal zur Erstellung der notwen-digen Folien zur Verfügung haben, bitte ich Sie dringend, sich trotzdem mit den grundlegenden Aspekten von Powerpoint vertraut zu machen:

• Wie starte ich Powerpoint? • Wie komme ich in den Präsentationsmodus? • Wie blättere ich eine Folie weiter? • Wie komme ich zurück zur vorhergehenden Folien? • Wie beende ich Powerpoint?

11: Gestaltung der Schriftanimation Powerpoint verführt sehr dazu, mit den Features zu spielen. Viele Präsentatoren erliegen auch diesem Zwang und packen benutzen alles, was die Software hergibt. Es gibt dafür eine ganz einfache Grundregel: Jedes Feature immer nur auf eine Art und Weise nutzen. Beispiel: Wenn Sie sich entschlossen haben, die Schrift in das Slide von rechts nach links buchstabenwei-se einlaufen zu lassen, müssen Sie es immer so machen. Jede Abwandlung oder jeder Bruch dieser Vor-gehensweise führt nur zur Irritation des Publikums. Wenn ich mir Präsentationen ansehe, in denen die Schrift von oben, von unten, von rechts, von links, in ganzen Worten oder in einzelnen Buchstaben ins Bild läuft, bin ich meistens von den Fähigkeiten des Präsentators in der Anwendung von Powerpoint fas-ziniert. An die Inhalte kann ich mich leider nicht mehr erinnern. Vermeiden Sie die Ablenkung von den Inhalten durch den ausufernden Einsatz dieses Features. Verwen-den Sie stattdessen immer nur ein gleichartiges Feature. Es gibt eine Ausnahme: Möchte Sie die besonders wichtigen Informationen auf einer Folie (und nur auf dieser Folie) im Gedächtnis Ihres Publikums besonders haften lassen, dann verändern Sie die Art und Weise des Buchstabeneinlaufs. ABER NUR DIESES EINE MAL UND NUR AUF DIESER SEITE. Auf dem nächsten Slide kehren Sie zur üblichen Verfahrensweise zurück. Weitere Anmerkungen zum Thema Schrift und Schriftgröße finden Sie im Teil 3: Visualisierung. 12: Gestaltung der Slide-Übergänge Was für die Schrift gilt, gilt genauso für den Wechsel der Slides. Ob der Wechsel der Slides von rechts oder von links, mit oder ohne Vorhang oder allen anderen Möglichkeiten gestaltet wird: Immer nur eine Art der Vorgehensweise. Sie fragen sich vielleicht, warum das so wichtig ist. Im Tipp oben wurde es schon erwähnt. Aber noch mal: Zum einen bekommt Ihre Präsentation ein einheitliches Aussehen und zum anderen wird Ihr Publikum durch die verschiedenen Slidewechsel nicht verwirrt, sondern kann sich ganz auf die Inhalte der Slides konzentrieren. Ähnlich wie für die Schrift gilt auch hier: Einmal dürfen Sie eine Ausnahme


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machen und den Wechsel eines Slides anders gestalten als sonst. dadurch erzeugen Sie mehr Aufmerk-samkeit auf dieses eine, besondere Slide! 13: Einbindung von Sounds und Videoclips Abhängig von Ihrem Inhalt kann der Einsatz von Soundelemente und Videoclips äußerst sinnvoll sein. Wo früher 2 verschiedenen Medien (Overheadprojektor und Fernseher mit Videoanlage und allen damit verbundenen Problemen des Aufbaus und der Einsehbarkeit der Medien seitens des Publikums vorlag) eingesetzt werden mussten, reicht heute der PC mit dem Beamer. Doch auch hier steckt der Teufel im Detail. Was für die Schrift und den Slidewechsel gilt, muss auch den Sounds berücksichtigt werden. Viele Präsentationen sind nicht nur von den Inhalten, sondern auch mit Geräuschen und anderen Soundeffekten überladen. Neben der visuellen Verschmutzung tritt jetzt auch noch eine akustische ein. Gehen Sie mit Soundeffekten ganz, ganz sparsam um. Setzen Sie immer nur einen Soundeffekt ein, aber nicht bei-spielsweise bei jedem Slidewechsel. Glauben Sie mir: Es nervt. Videoclips haben den Vorteil, in einem kurzen Beispiel einen komplexen Sachverhalt schnell und präzise darzustellen. Wenn es um die Darstellung von Abläufen oder den Einsatz eines Produktes im täglichen Leben geht, ist die Darstellung per Videoclip ideal. Allerdings muss der Videoclip von einem Profiteam erstellt werden, damit Sie Ihre Hauptbotschaft ver-mitteln können. Nehmen Sie bitte nicht selbst die Videokamera in die Hand, machen die Aufnahme und versuchen, den Clip in den Computer zu bekommen. Auch wenn es vordergründig teuer ist, den Clip her-stellen zulassen. Die Produzenten von Videoclips wissen am besten, wie sie Ihr Produkt am besten in Szene setzen. Überlegen Sie sich im Vorfeld Ihrer Präsentation genau, ob Sie einen Videoclip einsetzen möchten und an welcher Stelle innerhalb der Präsentation es geschehen soll. Der Videoclip benötigt seine eigene Drama-turgie und muss dann auch an der Stelle innerhalb Ihrer Präsentation eingesetzt werden, wo er die größte Wirkung entfaltet. Deshalb erarbeiten Sie sich zuerst den roten Faden Ihrer Präsentation und vor allem die Stelle, wo der Clip eingesetzt werden soll. Erst danach setzen Sie sich mit dem Team zusammen, die den Clip erstellen soll. So bekommt das Team eine Idee Ihrer bisherigen Präsentationsinhalte und kann den Clip genau auf die bisherigen Inhalte abstimmen. Denken Sie daran: Weniger ist mehr. Je weniger Effekte Sie einsetzen, diese allerdings gezielt und an der dramaturgisch richtigen Stelle, werden Sie eine Präsentation erstellen und darbieten, die Ihrem Publikum lange in Erinnerung bleibt.


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Checkliste: Hardware & Software

Checkliste: Hardware und Software

ok

Haben Sie einen Beamer mit der richtigen Auflösung? • 800 x 600 Punkten SVGA, für reine Textpräsentationen • eine Auflösung von 1024 x 768 Punkten ist ausreichend für eine Präsentation

mit einem hohen Grafikanteil. Fachbegriff: XGA (Extended Graphics Array) • eine Auflösung von 1280 x 1024 Punkten ist ideal für den Mulitmediaeinsatz,

also für animierte Grafiken oder 3D-Elementen. Fachbegriff SXGA (Super Ex-tended Graphics Array).

• 1600 x 1200 UGA für Videoanimationen

Welche Art der Präsentation möchten Sie durchführen (reine Textpräsentationen oder 3D-Präsentationen und welche Auflösung benötige ich dafür?

Ist die Grafikkarte Ihres Computers für die geforderte Auflösung leistungsfähig genug?

Wie groß werden die Gruppen sein, vor denen Sie in der Regel präsentieren werden? Welche Lichtstärke benötigen Sie dafür?

Hat der Beamer einen automatischen Ausgleich des Keystone-Effekts? Innerhalb wel-chen Bereichs funktioniert der Ausgleich?

Wie groß ist die maximal projizierte Fläche?

Welches Gewicht hat der Beamer? Wie häufig müssen Sie ihn transportieren?

Welche weiteren Ausstattungsmerkmale sind für Sie wichtig • Videoein- und ausgänge • Musikein- und ausgänge • Anschluß eines Mac´s • Infrarotmaus direkt im Beamer • Stand-by-Modus zum Ausschalten zwischendurch • Fernsteuerung mit der der PC bzw. Powerpoint weitergeschaltet werden kann • Hat die Beamer-Fernsteuerung einen eingebauten Laserpointer? • Aufrüstbar auf Blue-Tooth-Technologie

Sind alle für Sie wichtigen Serviceleistungen im Kaufpreis enthalten? • vor Ort Austauschservice • regelmäßige Wartung • Ersatzteillieferung • Ersatzgerät bei Reparatur

Pflegen Sie den Beamer regelmäßig? Wird der Beamer regelmäßig gewartet?

Haben Sie den Umgang mit Ihrer Präsentationssoftware gelernt?

Ist das Erscheinen der Schrift einheitlich (Schriftanimation)?

Ist der Slidewechsel einheitlich gestaltet?

Haben Sie Sounds sparsam eingesetzt?

Haben Sie Videoclips professionell erstellen lassen und sparsam eingesetzt?

Profi-Tipps Teil 2: Umgebungsbedingungen

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Profi-Tipps Kapitel 2: Umgebungsbedingungen Damit Sie den Beamer optimal einsetzen können, ist eine Reihe von Umgebungsbedingungen zu beach-ten. Prüfen Sie vor Beging Ihrer Präsentation alle Bedingungen, ob Sie sie zu Ihrer Zufriedenheit vorfin-den. Denn nur so kann Ihre Präsentation professionell durchgeführt und zu einem Erfolg werden.

14: Die Maße des Raumes Vergewissern Sie sich im Vorfeld Ihrer Präsentation, welche Maße (Länge, Breite und Höhe) Ihr Präsen-tationsraum hat. In aller Regel sollte er ausreichend groß sein, um Ihr Publikum unterzubringen und Ihnen genügend Aktionsfläche am und mit dem Beamer zu geben. Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch die Raumhöhe. Um professionell mit dem Beamer umzugehen, sollte die Unterkante der Projektionsflä-che etwa einen halben Meter über Ihrem Kopf sein (wenn Sie stehen). Das bedeutet, dass Sie eine De-ckenhöhe von mindestens 6 Metern benötigen, um den Beamer professionell einzusetzen. Allerdings sind solche Deckenhöhen sehr selten. Damit Sie bei niedrigeren Decken Ihrem Publikum nicht im Wege ste-hen, müssen Sie zu anderen Mitteln greifen. Weiter unten finden Sie entsprechende Tipps dazu. Ein paar Hinweise zur Raumgröße: 1. Bei einer normalen Deckenhöhe von etwa 2,80 Meter ist der Beamer ca. 2 - 3 Meter von der Wand

bzw. Projektionsfläche entfernt (abhängig von der gewählten Auflösung). 2. Um zur Seite entsprechend agieren zu können, benötigen Sie mindestens 4 Meter Breite, unabhängig

davon, ob Sie mit oder ohne Tisch am Beamer arbeiten. 3. Es ist wünschenswert, mindestens 2 Meter Abstand zwischen dem Beamer und der ersten Reihe des

Publikums zu haben. So können Sie auch einmal vor den Beamer treten. Sollten Sie ein UU-förmige Bestuhlung vorfinden, können Sie ruhig in das U hineinlaufen.

4. Wenn Sie die Präsentationsfläche und die Stellfläche des Beamers mit berücksichtigen, benötigen Sie je nach Gruppengröße einen Standardwert von 2,25 bis 3 m2 Platz pro Person. Das bedeutet, um ei-ne genügende Raumgröße zu erhalten, multiplizieren Sie die Anzahl der Teilnehmer mit dem Faktor 3 (ab ca. 200 Personen lässt sich ein geringerer Faktor ansetzen, mindestens aber 2,25); bei einer par-lamentarischen Sitzordnung mit Tischen ist der Faktor wegen des hohen Platzbedarfs der Tische je-weils zu verdoppeln. Wenn Sie und die Teilnehmer genügend Platz haben, wirkt die Atmosphäre während der Präsentation entspannter.

15: Die Positionierung des Beamers Stellen Sie den Beamer in die Mitte der Präsentationsfläche. So können Sie davon ausgehen, dass alle Personen im Publikum einen gleich guten Blick auf die Projektionsfläche haben. Bei einer normalen De-ckenhöhe gibt es allerdings 3 kritische Positionen im Publikum: die rechte und die linke Außenseite so-wie die Mitte. Sind Beamer und PC auf einem Tisch in der Mitte platziert, steht der Präsentator meist in der Nähe und verdeckt einem Teil des Publikums die Aussicht auf die Leinwand. Der Präsentator kann den Blick auf das Medium freigeben, indem er sich setzt oder weit genug zur Seite ausweicht. Positionieren Sie den Beamer niemals vor einer Fensterfront und die Leinwand an den Fenstern. Das Pub-likum wird nichts sehen können. Auch wenn die Möglichkeit der Verdunkelung besteht, lässt sich die Fensterfront selten komplett verdunkeln.


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16: Vorsicht: Fenster Vergewissern Sie sich in der Vorbereitung auf die Präsentation, wie die Fenster im Raum angeordnet sind. In vielen Fällen ist der Lichteinfall so stark, dass eine Verdunkelung notwendig wird. Trotz der Lichtstärke kann eine direkte Sonneneinstrahlung die Sichtbarkeit der Projektion negativ beeinflussen. Zumindest muss der Beamer und die Leinwand anders im Raum positioniert werden, um uneingeschränkt die Folieninhalte betrachten zu können. 17: Vorsicht: Sonne Zusätzlich zur Fensteranordnung ist der Lauf der Sonne zu beachten. Durch die Einstrahlung der Sonne kann es geschehen, dass die Inhalte der Folie nicht erkennbar sind, weil die Sonne genau auf die Projekti-onsfläche scheint. Beachten Sie zusätzlich die Jahreszeit und die Tageszeit. Im Frühjahr und Herbst steht die Sonne meist sehr tief und bescheint unter Umständen Ihre Projektionswand stärker, vor allem, wenn Ihre Präsentation morgens oder am späteren Nachmittag stattfindet. 18: Klären Sie Verdunkelungsmöglichkeiten Aus den beiden vorhergehenden Tipps können Sie ersehen, dass es unter Umständen besser ist, den Raum zu verdunkeln. Erkundigen Sie sich nach den Verdunkelungsmöglichkeiten des Raumes sowie deren Handhabung. Achten Sie darauf: 1. dass der Raum möglichst dunkel wird. Selbst die lichtstärksten Beamer schaffen es nicht, eine deutli-

che Ausleuchtung bei Tageslicht zu garantieren. Eine komplette Verdunkelung ist nicht wünschens-wert, da Sie sonst den (Blick-)Kontakt zum Publikum verlieren werden.

2. dass Sie die Verdunkelung vom Präsentationsraum selbst ausführen können und nicht erst in eine Schaltzentrale laufen müssen.

3. dass Sie selbst die Verdunkelung durchführen können und nicht auf die Hilfe eines Technikers ange-wiesen sind. Steuern Sie die Verdunkelung selbst.

19: Die Ablenkungen jenseits der Fenster Stellen Sie im Vorfeld fest, in welcher Etage sich Ihr Präsentationsraum befindet und was vor der Fens-terfront ist. Eine schöne Aussicht kann sehr ablenkend für das Publikum sein und den Behaltenswert Ihrer Präsentation stören. Ich habe einmal eine Präsentation in einem Raum durchgeführt, der in unmittelbarer Nähe eines Swim-ming-Pools lag. Das Publikum war mehr mit dem Anblick der sich tummelnden jungen Damen als mit meinem Präsentationsinhalt beschäftigt. Das Problem wurde gelöst, indem ich, sehr zum Unmut des Pub-likums, die Vorhänge zuzog. Doch nicht nur optische Störfaktoren sind zu berücksichtigen, sondern auch akustische. Achten Sie be-sonders darauf, welche Geräuschkulisse von außen in den Präsentationsraum dringen kann. So können Straßen-, Eisenbahn-, Flug- oder Baulärm Ihre Präsentation empfindlich stören. Testen Sie dies vor allem zu der Tageszeit, zu der Sie auch Ihre Präsentation durchführen wollen. Sind die Einflüsse zu störend, organisieren Sie einen anderen Präsentationsraum. Sollte ein Ersatzraum kurzfristig nicht zu organisieren sein, hilft Ihnen ein bisschen Humor, indem Sie die „Dauerstörung“ angemessen kommentieren (oder bei regelmäßiger Wiederkehr einfach eine kurze Sprechpause machen). 20: Die Ablenkungen im Präsentationsraum Nicht nur außerhalb des Präsentationsraumes, sondern auch innerhalb des Raumes kann es genügend Ab-lenkungen und Störfaktoren für Ihre Präsentation geben. Hierzu ein paar Beispiele:


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• eine oder mehrere Säulen im Raum, welche die Sicht auf die Präsentationsfläche beeinträchtigen • flackernde Lampen • die Geräusche der Klimaanlage • zu Dekorationszwecke aufgestellte Blumen oder Pflanzen, falls sie die Sicht auf die Präsentationsflä-

che oder Ihre Bewegungsfreiheit als Präsentator einschränken • nicht abgestelltes oder umgeleitetes Telefon • unvermeidbare in unmittelbarer Umgebung des Präsentationsraumes • starker Lärm aus angrenzenden Räumen, in denen ebenfalls eine Veranstaltung stattfindet (Schalliso-

lierung testen). Lassen Sie eine andere Person in die angrenzenden Räume gehen und laut klatschen oder rufen. Wenn Sie in Ihrem Raum nichts hören können, ist die Schallisolierung gut. Andernfalls bestehen Sie auf einem anderen Raum.

Sicherlich ist diese Auflistung nicht vollständig. Sie zeigt allerdings, mit welchen Widrigkeiten Sie vor oder während der Präsentation zu kämpfen haben. Versuchen Sie, alle möglichen Störfaktoren auszu-schließen, sofern es in Ihrer Hand liegt. 21: Die Sitzordnung Legen Sie fest, wie das Publikum sitzen soll:

• Kinobestuhlung (also nur Stuhlreihen) ohne Mittelgang, mit einem oder mit 2 Mittelgängen. Diese Bestuhlung ist vor allem bei sehr großem Publikum und einem großen Raum geeignet; vor allem, wenn Sie viele Gäste erwarten und die Dauer der Präsentation nicht länger als 60 Minuten beträgt.

• parlamentarische Sitzordnung mit Tischen. Sie ist gut geeignet, wenn Ihre Präsentation länger als 60 Minuten dauert und Ihr Publikum Unterlagen erhält und mitnotieren darf oder muss.

• U-förmige Sitzordnung mit oder ohne Tische. Dies eignet sich gut für Präsentationen im kleinen Kreis, vor allen, wenn Sie Aktivitäten aus dem Publikum benötigen.

Bedenken Sie bei allen Sitzordnungen, dass jede Person aus dem Publikum uneingeschränkt auf die Pro-jektionsfläche sehen kann (Tabuzone beachten; siehe übernächsten Punkt). 22: Ihre Standpunkte Wenn Sie Ihren Präsentationsaufbau festgelegt haben, fixieren Sie bitte mit Hilfe von Tesakrepp folgende Positionen:

1. Ihren Startpunkt in der Präsentation Kennzeichnen Sie Ihren Startpunkt und kehren Sie während der Präsentation immer wieder da-rauf zurück, für den Fall, dass Sie sich im Raume bewegen.

2. Für den Fall, dass Sie einen Flipchart während der Präsentation einsetzen möchten, kennzeich-nen Sie diesen Standort mit Tesakrepp. Sie haben dann die Möglichkeit, während der Präsentati-on den Flipchartständer optimal zum Publikum zu positionieren, ihn wieder in die „Parkposition zu schieben und möglicherweise erneut hervorzuholen.

3. Markieren Sie sich die Tabu-Zone (s.u.). 23: Die Tabu-Zone Bei Präsentationen mit dem Beamer gibt es einen sehr sensiblen Bereich: Die Tabu-Zone. Sie umfasst den Bereich der Präsentationsfläche, in dem der Präsentator einigen Personen aus dem Publikum im Blickfeld


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zum Medium steht. Das bedeutet, dass einige Personen die Inhalte der Folien nicht oder nur teilweise erkennen können. Wie schaffen Sie es nun, Ihre Inhalte dem gesamten Publikum vollständig zu zeigen? Die nachfolgende Skizze veranschaulicht dies. Die obige Skizze zeigt Ihnen, wie Sie sich optimal zwischen Beamer und Publikum stellen. Die fett durchgezogenen Linien markieren die Tabuzone und damit auch den Blickkorridor der Teilnehmer. Punkt 1 und Punkt 2 sind Standorte außerhalb der Tabu-Zone und gute Präsentationspunkte. Sobald Sie sich innerhalb der beiden fetten Linien bewegen, agieren Sie in der Tabu-Zone und verdecken für einen Teil des Publikums die Sicht auf die Projektionsfläche. Nur wenn Sie außerhalb dieser Tabu-Zone stehen, können Sie sicher sein, dass Ihr Publikum die Folieninhalte vollständig sehen kann. Punkt 3 ist als Präsentationsstandort optimal, weil Sie Ihr gesamtes Publikum im Blickfeld haben. Optimal ist diese Position, wenn Sie den Computer mit an dieser Stelle stehen haben. Sie können, Simul-tanmodus vorausgesetzt, Ihre Stichworte vom Display ablesen, ohne sich zur Projektionsfläche drehen zu müssen. Sollten Sie in der Beherrschung der Tabuzone noch nicht sicher sein, hilft Ihnen Tesakrepp. Kleben Sie Ihre Tabuzone mit Tesakrepp ab. Dazu müssen Sie nicht meterlange Streifen auf dem Boden anbringen. Kleine Abschnitte sind vollkommen ausreichend. Natürlich gibt es die Möglichkeit, in die Tabuzone hineinzutreten und ganz bewusst die Inhalte zu verde-cken. Dies ist dann sehr sinnvoll, wenn Sie eine extrem wichtige Aussage machen wollen oder den gerade präsentierten Inhalt mit dieser körpersprachlichen Aktion noch stärker unterstützen möchten. Sobald Sie dies getan haben, gehen Sie am besten schweigend aus der Tabuzone heraus und lassen das Gesagte noch nach wirken.


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Checkliste: Umgebungsbedingungen Habe ich die notwendigen Raummaße beachtet?

ok

Habe ich den Beamer richtig positioniert?

Habe ich die Anordnung der Fenster zur richtigen Positionierung des Beamers beachtet?

Habe ich an den Verlauf der Sonne wegen möglicher störender Einstrahlung beachtet?

Habe ich die Verdunkelungsmöglichkeiten geklärt und kann ich Sie auch selbst steuern? Wenn Nein, wer steuert sie dann?

Habe ich potenzielle Ablenkungen jenseits der Fenster identifiziert und ggf. beseitigt?

Habe ich alle Ablenkungen im Präsentationsraum beseitigt?

Habe ich alle Stolperfallen beseitigt?

Habe ich, sofern möglich, die Sitzordnung festgelegt?

Habe ich alle notwendigen Standpunkt fixiert?

Habe ich die Tabuzone fixiert und achte ich auch während der Präsentation darauf?

Ist der Beamer optimal ausgerichtet?

Ist die größtmögliche Projektionsfläche ausgeleuchtet?

Ist das Notebook optimal positioniert?

Funktionieren alle Verbindungen?

Ist die Tabu-Zone mit Tesa-Krepp markiert?

Sind alle möglichen Störquellen beseitigt?

Steht der Overheadprojektor bereit?

Funktioniert der Overheadprojektor?

Liegen die Folien für alle Fälle bereit?

Wurden alle technischen Geräte getestet? • Beamer und Notebook • Overheadprojektor • ggf. Verstärkeranlage, Musik, Lautsprecher • Mikrofon • Laserpointer • Presenter

Sind Tischblenden vorhanden?

Sind alle Kabel gebündelt und stolperfrei verlegt?

Profi-Tipps Teil 3: Visualisierung

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Profi-Tipps Kapitel 3: Visualisierung Einführung In diesem Teil geht es darum, Ihnen einige wesentliche Aspekte der Präsentationsvisualisierung nahe zu bringen. Wichtig ist mir in diesem Zusammenhang, Ihnen praktische und umsetzbare Tipps an die Hand zu geben, wie Sie Ihre Präsentationen visuell gestalten können mit Rücksichtnahme auf ein bestehendes Corporate Design Ihres Unternehmens. Allerdings beinhaltet dieser Teil keine komplette Abhandlung des Themas „Visualisierung und Folienge-staltung mit Powerpoint“. Dazu verweise ich auf den Literaturteil am Ende des Buches. Hier sind Auto-ren aufgeführt, die dieses Thema sehr erschöpfend behandeln. Visualisierung ist nicht nur einfach "Bildchen malen", sondern das Gestalten von Informationen, sei es durch Bilder, Zeichen, Symbole, Schrift oder Schriftgrößen, Raumaufteilung und allgemeine Gestaltung des Mediums in Abhängigkeit zum gesprochenen Wort. Der Einsatz eines Mediums resultiert aus den Tatsachen, dass zum einen ein Bild mehr als 1000 Worte sagt und zum anderen, dass mit der Visualisierung neben dem Gehör auch der Gesichtssinn angesprochen wird. Damit arbeiten Sie in der Präsentation über 2 Wahrnehmungskanäle des Menschen. Je mehr Wahr-nehmungskanäle des Menschen angesprochen werden, desto mehr bleibt von der Präsentation in Erinne-rung. Deshalb der Einsatz des Beamers und der damit verbundenen Visualisierung. Häufig versuchen Präsentatoren mit ihren Folien 3 Dinge gleichzeitig zu machen:

1. Visuelle Unterstützung für ihre Inhalte zu liefern 2. Die Folie als Stichwortzettel für die Präsentation zu nutzen 3. Aus den erstellten und präsentierten Folien eine Unterlage oder Handout zu produzieren, welche

die Teilnehmer am Ende ausgehändigt bekommen.

Die ersten beiden Punkte sind in Ordnung. Die Folie oder Slide zur visuellen Unterstützung der präsen-tierten Inhalte zu nutzen, ist die primäre Aufgabe der Visualisierung. Erst in der Kombination von Wort und Bild entsteht eine gute Präsentation, die das Publikum in Erinnerung behält. Gleichzeitig dient die Folie als Stichwortgeber für den gut vorbereiteten Präsentator. Der letzte Punkt ist immer kritisch. Powerpoint verkommt meiner Meinung nach in den letzten Jahren immer mehr zu einem Dokumentationstools. Die Folien sind eindeutig zu voll, meistens sind die Texte auch zu klein geschrieben. Die Texte sind komplett lesbar, ein Präsentator ist oft nicht notwendig, weil die ausformulierten Texte alles erklären. Viele Präsentatoren lesen nur den Text vor und präsentieren kei-ne weiteren, vertiefenden Inhalte. Die Folien sind nicht dazu gedacht, gleichzeitig auch als Handout oder Unterlage zu dienen. Fertigen Sie stattdessen eine gesonderte Unterlage für Ihre Präsentation an. Der Aufwand an Arbeit beträgt erfah-rungsgemäß nur 10 – 15 Prozent mehr als der Aufwand zur Erstellung der reinen Präsentation. Hierzu ein paar weiterführende Anmerkungen zur Visualisierung: 1. Zwang zur Strukturierung Genauso, wie Sie Ihre Informationen in eine innere Logik strukturiert haben, müssen Sie Ihre Visualisie-rungen sauber und aussagefähig strukturieren. Die Visualisierung soll Ihre Aussagen unterstützen und nicht davon ablenken.


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2. Verständlichkeit Komplexe Sachverhalte können einfacher und verständlicher dargestellt werden. Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte. Das bedeutet nicht, dass Ihre Visualisierung selbsterklärend sein muss: sie kann es sein (Cartoons sind Paradebeispiele für sich selbst erklärende Visualisierungen). Wort und Bild sind jedoch immer inhaltlich aufeinander abzustimmen. 3. Ein Bild ist länger präsent Der Mensch ist ein bildhaftes Wesen. Bilder und Grafiken erinnert er in der Regel wesentlich besser und länger als das gesprochene Wort. 4. Steigerung der Intensität von Aussagen Durch die Konzentration und Fokussierung der Informationen auf eine oder mehrere Visualisierungen steigt die Intensität der Aussagen. Die Phantasie der Teilnehmer wird angeregt, es bestehen Möglichkei-ten des Vergleichens. 5. Erhöhung der Konzentration In Verbindung mit der Intensitätssteigerung (Punkt 4) wird durch die Visualisierung auch die Konzentra-tion der Teilnehmer erhöht. Abschweifende Gedanken können leichter unterdrückt werden. 6. Teilnehmer kann zwischendurch "aussteigen" Auch der beste Präsentator kann es nicht verhindern, dass Teilnehmer durch die Informationsflut manch-mal gedanklich aussteigen und sich mit vorher präsentierten Inhalten beschäftigen. Der Wiedereinstieg wird durch die Visualisierung erleichtert. 7. Längere Verweildauer an einem Punkt Durch die Visualisierung hat der Teilnehmer Zeit und Möglichkeit, sich länger an einem für ihn interes-santen Punkt z.B. einer Grafik aufzuhalten, um so den Inhalt mit seiner persönlichen Situation, persönli-chen Kenntnissen und Erfahrungen zu vergleichen. 8. Stichwortgeber für den Präsentator Die Abfolge der einzelnen Visualisierungen ist für den Präsentator als roter Faden nutzbar. Die notwendi-gen Inhalte und Stichworte stehen auf den Medien. Sie müssen nur präsentiert werden. Nr. 24: Kernaussagen Grundsätzlich ist darauf zu achten, dass jede Folie Ihrer Präsentation nur eine Kernaussage enthalten darf. Die Summe aller Kernaussagen der einzelnen Folien ergibt die Kernaussage der Gesamtpräsentation. Dabei kann und soll die Kernaussage in der Überschrift der Folie enthalten sein. Ich erlebe in meinen Seminaren immer wieder 2 Aspekte:

1. Es fällt den Teilnehmern schwer, überhaupt eine Kernaussage für ihre Folie zu benennen. Das ist natürlich ganz schlecht. Denn wenn der Präsentator schon nicht weiß, was er mit der Fo-lie aussagen möchte, wie soll es das Publikum erst verstehen.

2. Eine Folie enthält oft auch 2 oder mehrere Kernaussage. In diesem Fall rate ich Ihnen, die Folie zu teilen. 2 Kernaussagen pro Folie sind zuviel für das Publikum.


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Machen Sie sich unbedingt Gedanken über die Kernaussagen der einzelnen Folien. Nur so erhalten Sie Klarheit über den Inhalt jeder Folien und nur so wissen Sie auch, was genau Sie bildhaft umsetzen müs-sen. Nr. 25: Schriftgrößen Gerade für Folien ist die Wahl der Schriftgröße ein entscheidendes Merkmal. Wenn Sie Ihre Folien per Computer erstellen (über Textverarbeitungs- oder Grafikprogramme) achten Sie besonders darauf, unter-schiedliche Schriftgrößen zu verwenden. Die normale Schriftgröße eines Textverarbeitungssystems ist 12-Punkt. Sie ist für Folien vollkommen ungeeignet. Verwenden Sie für Überschriften eine Schriftgröße von 36-Punkt und für den laufenden Text eine Größe von 30-Punkt (Schriftgröße anhand des Beispiels der Schrifttype Arial). Ist eine Zwischenüberschrift nötig, sollte diese die Größe von 30-Punkt haben und die nachfolgenden Texte die Schriftgröße 24-Punkt. Die nachfolgende Folie zeigt Ihnen deutlich die un-terschiedlichen Schriftgrößen. Meistens merken hier meine Seminarteilnehmer zweierlei an:

1. Wenn sie die vorgeschlagenen Schriftgrößen berücksichtigen sollen, bekommen sie ja nicht mehr so viele Informationen auf die Folie. Nicht die Menge der Informationen pro Folie ist wichtig, sondern die visuelle Erkennbarkeit und damit die Verständlichkeit und Qualität des Fo-lieninhaltes.

2. Sie können die Präsentation nicht mehr als Handout nutzen. Dazu konnte Sie bereits weiter oben Informationen nachlesen.

Beispielslide Nr. 26: Schrifttypen Ganz eng mit der Schriftgröße hängen die Schrifttypen zusammen. Überlegen Sie genau, welche Schrift-type Sie für Ihre Visualisierung benutzen. Serifenschriften (wie z.B. die hier Buch verwendete Type Ti-mes New Roman) werden als sehr angenehm wahrgenommen, passen unter Umständen gut zu Ihrem Corporate Design. Glatte, nichtserifen Schriften (z.B. Arial) geben ein klares und strukturiertes Bild Ihrer Visualisierung. Außerdem sind die meisten glatten Schriften bei gleicher Schriftgröße etwas größer als die Serifenschrif-ten. Beachten Sie bitte, nicht mehr als 2 unterschiedliche Schrifttypen in Ihre Visualisierung einzuarbeiten. Ausgenommen von dieser Regel sind Schriften, die in einem Logo eingearbeitet sind sowie Schriften in


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Fotos. Verwenden Sie mehr als 2 verschiedene Schrifttypen, erlebt das Publikum dies als sehr unruhig und produziert möglicherweise Unruhe. Nr. 27: Farben Grundsätzlich haben Farben verschiedene Bedeutungen. Ihnen werden entweder ein Symbolcharakter (Rot = Liebe) oder ein Signalcharakter (Rote Ampel = Stop) zugeordnet. In diesem Tipp geht es darum, die für die Visualisierung wichtigsten Aspekte der Farbverwendung zu beschreiben und weniger den Be-deutungscharakter der Farben und ihre Auswirkungen auf die Psyche des Menschen. a) Verwenden Sie maximal 7 Schriftfarbenarben Setzen Sie Farben zur Unterscheidung der Inhalte und Schriften ein. Dabei sollen nicht mehr als 7 Farben zum Einsatz kommen. In der Visualisierung sind Schwarz (als Schriftfarbe) und Weiß (als Hintergrund-farbe) schon 2 verwendete Farben. Wenn Sie Grafiken und vor allem Fotos einsetzen, sind diese beiden Kategorien von dieser Regelung ausgenommen. Deshalb bezieht sich dieses Kriterium nur auf die Ver-wendung von Schriftfarben. b)Verwenden Sie kontrastreiche Farben Verwenden Sie in der Visualisierung starke und kontrastreiche Farben z.B. schwarz, blau, grün, rot, ein kräftiges orange (muss sich deutlich von rot unterscheiden), braun (muss sich deutlich von schwarz unter-scheiden). Vermeiden Sie Pastellfarben oder kontrastschwache Farben (z.B. hellgrün, gelb). Abhängig von dem verwendeten Medium sind diese Farben nicht oder nur sehr schwer zu erkennen. Bedenken Sie bitte, dass der Beamer die Farben meistens nicht so darstellt wie auf Ihrem PC-Display. In aller Regel sind die Farben dunkler und schwerer zu unterscheiden (meist bei der Verwendung von DLP-Beamern, siehe auch die Erklärung der Beamertechnologie weiter oben). Das bedeutet für Sie zweierlei:

1. entweder erstellen Sie alle Präsentationen gleich etwas zu hell oder 2. Sie erstellen Ihre Präsentation direkt mit Hilfe des Beamers. Möglicherweise ist dies schwierig

zu realisieren, weil ein Beamer nicht immer zu Ihrer persönlichen Verfügung steht. Hinzu kommt, dass Sie Ihre Präsentation vielleicht mit Hilfe eines Beamers erstellen, dann aber die Präsentation beispielsweise mit dem Beamer Ihres Kunden durchführen. Hier besteht die Gefahr, dass die Verfälschungen anders gelagert sind. Ideal ist es, wenn Sie einen eigenen Beamer zur Verfügung haben, mit dem Sie Ihre Präsentatio-nen erstellen und durchführen.

c)Verwenden Sie mediengerechte Farben Mediengerechte Benutzung der Farben heißt, dass die Farben eindeutig erkennbar sein müssen. So ist beispielsweise eine gelbe Schrift auch durch die Projektion des Beamers nicht zu erkennen. Wenn Sie beispielsweise eine Pinnwand mit dem braunen Packpapier benutzen, können manche Teilnehmer schwarz und grün nicht mehr unterscheiden, weil beide Farben durch das Packpapier sehr dunkel wirken. Mediengerechte Farben zu benutzen heißt, starke und kontrastreiche Farben (siehe oben) zu benutzen. Nr. 28: 60:40-Regel Nutzen Sie von der Ihnen zur Verfügung stehenden Fläche des Mediums nur 60 Prozent (eventuell auch nur 50 Prozent); lassen Sie den Rest frei. So schaffen Sie ein klar gegliedertes, übersichtlich gestaltetes Medium, welches auch aus der Entfernung gut erkennbar ist. Diese Regel gilt besonders für vorbereitete Folien oder Slides.


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Wenn Sie sich Folien anschauen, wird Ihnen Ihr Gefühl sagen, ob die Folie zu voll ist oder nicht. Viele meiner Seminarteilnehmer geben zu, dass ihre Folien zu voll. Die Ausreden sind meistens:

Ich benötige die Präsentation noch als Handout! Ich habe die Präsentation nicht selbst erstellt und benötige somit einen ausführlichen Stichwortzet-

tel Ich präsentiere das Thema zum erstenmal und benötige einen ausführlichen Stichwortzettel.

Alles schön und gut. Aber: Die Folien sind zur Verständlichkeit des Sachverhaltes für das Publikum ge-dacht und nicht als Stichwortzettel für Sie. Eine entsprechende Vorbereitung (Produktion eines zusätzli-chen Handouts sowie persönliche inhaltliche Vorbereitung) entziehen dieser Argumentation den Boden. Von dieser Regel gibt es 2 Ausnahmen:

1. Sie präsentieren eine Folie als Übersicht über Ihr Thema. Wenn es mehr als 7 Punkte sind, müssen Sie entweder alle Punkte Ihrer Agenda auf eine Folie schreiben, die dann sehr voll sein kann, oder Sie müssen Ihre Agenda auf 2 Folien verteilen, was unter Umständen nicht sinnvoll ist.

2. Sie entwickeln einen Sachverhalt, d.h. Sie präsentieren Ihren Inhalt mit Hilfe der Animati-onsfunktion von Powerpoint und lassen nacheinander Ihre Informationen in die Folie einlau-fen. Da Ihr Publikum die Entwicklungsschritte im Einzelnen mitbekommt, können Sie auch hier mehr als 60% der zur Verfügung stehenden Fläche nutzen. Durch die Tatsache, dass die Teilnehmer der Entwicklung des Sachverhaltes folgen können, wirkt das Medium nicht überladen.

In allen anderen Fällen halten Sie bitte die 60:40 Regel ein. Sie gewährleisten damit Übersichtlichkeit über die Visualisierung, sofortige Verständlichkeit und schnelle Aufnahme und Verarbeitung der auf der Folie untergebrachten Informationen. Somit gewährleisten Sie eine eindeutige Lesbarkeit der Folie auch aus größerer Entfernung. Denken Sie daran, dass auch der am weitesten von Ihnen sitzende Teilnehmer die Inhalte Ihrer Folie lesen können muss. Halten Sie gleichzeitig die 60:40-Regel ein, denn mit einer größeren bekommen Sie nicht mehr so viele Informationen auf die Folie. Auch hier gibt es einige Ausnahmen, beispielsweise die Achsenbe-zeichnung von Koordinatensystemen oder Tabellen. Hier ist es oft nicht möglich, die gewünschten Schriftgrößen einzuhalten. Wählen Sie dann die größtmögliche Schriftgröße. Denken Sie immer bei der Lesbarkeit Ihrer Informationen an die am weitesten entfernt sitzenden Teilnehmer. Die beiden nachfolgende Beispielslide zeigen Ihnen ein wichtigen Aspekt der 60:40 Regel: Die tatsäch-lich nutzbare Visualisierungsfläche! Beide nachfolgenden Slides sind typischen Coporate Designs nachempfunden. Bei beiden Slides ist zu beobachten, dass die gesamte zur Verfügung stehende Fläche durch das Logo und den Strich einge-schränkt ist. Damit ist die nur noch nutzbare Fläche jene, die sich innerhalb der gestrichelten Fläche be-finden. Und auf diese gestrichelte Fläche ist die 60:40-Regel anzuwenden.


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Beispielslide 1 Beispielslide 2 Oft wird durch das Corporate Design die nutzbare Fläche noch weiter verkleinert. Hier gilt es zu überle-gen, wie CD und die Kriterien der Präsentationsvisualisierung wirkungsvoll miteinander kombiniert wer-den. Nr. 29: Hintergründe Da Powerpoint, wie auch alle anderen Präsentationsprogramme, zum Spielen und Probieren einlädt, wird sehr häufig mit unterschiedlichen Hintergründen gearbeitet. Erste Regel für die Hintergründe: Gestalten Sie alle Hintergründe gleich. Die erste wie die letzte Seite Ihrer Präsentation muss einen gleich gestalteten Hintergrund haben. Wech-selt ein Hintergrund, beispielsweise ein Wasserzeichenmotiv als Hintergrundfoto oder die Farbe des Hin-tergrundes, beschäftigt sich das Publikum mehr damit, warum es jetzt einen neuen Hintergrund gibt als das es den Inhalten Ihrer Ausführungen folgt. Das gleiche geschieht, wenn die Farbe der Hintergründe wechselt. Zweite Regel: Verwenden Sie einfarbige Hintergründe Am besten ist es, wenn Sie einen weißen Hintergrund benutzen. Warum: Ganz einfach. Wir lesen norma-lerweise Schwarz auf Weiß. Kommen Sie dieser Lesegewohnheit Ihres Publikums entgegen.


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Andere, beispielsweise dunkle Hintergründe verlangen danach, die Schriftfarbe hell, meistens weiß oder gelb zu gestalten. Optisch sieht das immer sehr gut aus. Seitens des Publikums ist das in aller Regel äu-ßerst schwer zu entziffern, selbst bei entsprechender Schriftgröße Nr. 30: Konsequenz der Visualisierung Wenn Sie Symbole, Schriftgrößen und Farben vergeben haben, dann halten Sie diese Definition bzw. Vereinbarung durch. Verwenden Sie keine vergebene Farbe anders, als sie vorher definiert haben. Wenn Sie beispielsweise rot in der Überschrift verwendet haben, dann an anderer Stelle als Signalfarbe einset-zen, um Wichtiges herauszustreichen, wurde die Farbe nicht konsequent eingesetzt. Sie haben einen so-genannten Bedeutungswechsel der Farbe durchgeführt, der Ihr Publikum nur verwirrt. Farbe ist immer auch ein Strukturelement. Dort wo immer die gleiche Farbe vorhanden ist, sind wir der Meinung, dass es hier auch Zusammenhänge gibt. Ist dies so, dann wurde die Farbe gut eingesetzt. Ist dies nicht so, gibt es Verständnisprobleme. Ihre Visualisierung muss durchgehend und stringent in der Verwendung der einzelnen Elemente sein. Somit stiften Sie auch keine Verwirrung, wie es in vielen Visualisierungen leider der Fall ist.


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Checkliste: Visualisierung Checkliste: Visualisierung

ok

Hat jede Folie nur eine Kernaussage?

Wurden die richtigen Schriftgrößen eingehalten?

Wurden die richtigen Schrifttypen benutzt? Wurden nicht mehr als 2 Schrifttypen verwendet?

Wurden maximal 7 verschiedenen Schriftfarben verwendet?

Wurden kontrastreiche Farben verwendet?

Wurden mediengerechte Farben verwendet?

Wurde die 60:40-Regel eingehalten?

Wurden einheitliche Hintergründe berücksichtigt?

Wurden die Kriterien konsequent umgesetzt und eingehalten?

Profi-Tipps Teil 4: Von Vorbereitung zum Präsentationsstart

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Profi-Tipps Kapitel 4: Von der Vorbereitung zum Präsentationsstart Lesen Sie sich bitte erst die Tipps und Tricks durch. Danach probieren Sie sie bitte auch alle aus, damit Sie ein Gefühl für die verschiedenen Aspekte bekommen. Ob Sie dann alle Tipps berücksichtigen und alle Tricks einsetzen, bleibt Ihnen überlassen. Die Reihenfolge dieser Tipps ist so angelegt, dass Sie sie auch als Checkliste für den Aufbau und die Vorbereitung einer Präsentation nutzen können. 31: Die Komponenten Um eine Präsentation mit dem Beamer durchzuführen, benötigen Sie folgende Komponenten:

• Beamer mit Stromkabel • Notebook mit Netzteil • Monitorverbindungskabel • Maus (infrarot, funkgesteuert oder kabelgebunden) • Präsentationssoftware (muss auf dem Notebook installiert sein) • Präsentation (muss auf dem Rechner in einem eigenen Katalog sein) • CD oder USB-Stick mit Präsentation als Back-up • Laserpointer bzw. Fernsteuerung des Beamers mit Laserpointer • Presenter

Als Reserve- oder Back-Up-Komponenten

• Overheadprojektor • Foliensatz der Präsentation

32: Der Aufbau des Beamers Achten Sie darauf, dass der Beamer nach Möglichkeit in der Mitte zum Publikum steht. Normalerweise sind Leinwände (in die Decke integrierte oder frei aufgebaute) nach der Mitte der Wand ausgerichtet. Allerdings gibt es auch festinstallierte Projektionsflächen, die asymmetrisch ausgerichtet sind. Richten Sie sich also mit dem Beamer nach den baulichen Gegebenheiten. Sollte die Leinwand beweglich sein, stellen Sie sie in die Mitte zum Publikum. So hat jeder Teilnehmer aus dem Publikum den gleichen Blick zum Medium ( ACHTUNG: Unbedingt die Tabuzone beachten!). Schalten Sie den Beamer ein, damit Sie die Größe der Projektion einschätzen können. Achten Sie darauf, dass manche Beamer einen HAUPT-Schalter und einen NEBEN-Schalter haben. Der Hauptschalter liefert dem Beamer nur Strom, der Nebenschalter schaltet dann erst die Birne ein. 33. Die Einstellung des Beamers Moderne Beamer erkennen inzwischen selbständig, welche Zugangsquelle angeschlossen ist (Video oder Computer). Bei manchen Beamern ist die Zugangsquelle manuell anzuwählen. Auf der Oberseite des Beamers finden Sie zahlreiche Bedienelemente. Entweder können Sie hier direkt die Quelle über einen bestimmten Knopf wählen oder über die beamereigene Menusteuerung die Einstellung finden.


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34: Der Aufbau des Notebooks Bauen Sie nun Ihr Notebook auf und verbinden Sie es mit dem Beamer. In der Positionierung des Note-books sind Sie etwas variabler und freier als bei der Positionierung des Beamers. Das Notebook können Sie direkt neben den Beamer stellen, oder, bei entsprechender Länge des Monitorkabels, auch versetzt und näher zum Rand des Publikums. Das Monitorkabel (Verbindungskabel zwischen Beamer und Note-book) ist meistens nur 1,80 Meter lang. Für den Fall, dass Sie Ihr Notebook immer an den Rand der Ta-buzone platzieren möchten, lohnt sich der Kauf eines längeren Kabels (3 – 5 Meter). 35: Das Notebook und das Netzteil Am besten ist es, dass Notebook im Netzbetrieb laufen zu lassen. Damit stellen Sie sicher, dass der Com-puter sich nicht während der Präsentation mangels Strom verabschiedet. Viele Notebooks haben zudem Reduzierungsfunktionen, wenn Sie im Akkubetrieb laufen. So werden Bildschirmpräsenz, Bildschirmhel-ligkeit (!), Prozessorgeschwindigkeit und sogar Plattenzugriffszeiten reduziert. Diese Reduzierungen be-einflussen Ihre Präsentation erheblich, wenn sie nicht abgestellt werden. Fast alle Notebooks gehen im Akkubetrieb nach einer gewissen Zeit in den Schlafmodus, um Strom zu sparen. Sobald das Netzteil angeschlossen ist, wird diese Funktion oft automatisch deaktiviert. Testen Sie bitte bei Ihrem Notebook, ob das der Fall ist. Wenn nicht, deaktivieren Sie alle Reduzierungsfunktionen manuell. 36: Der Presenter Inzwischen haben sich die Presenter bei Präsentationen eingebürgert. Mit diesem kleinen Gerät, ähnliche wie eine Maus, können Sie mindestens folgende Funktionen bedienen:

• nächstes Slide • vorhergehendes Slide • Schwarzschalten des Bildschirms • Laserpointer

Seit einigen Jahren sind diese Presenter immer kleiner und handhabbarer geworden, weitere Features wie Diktierfunktion und Maussteuerung sind hingekommen. Bevor Sie mit Ihrer Präsentation starten, versor-gen Sie den Presenter bitte mit neuen Batterien, und halten Sie weitere, frische Batterien parat. 37: Der Bildschirmschoner des Notebooks Denken Sie daran, Ihren Bildschirmschoner abzuschalten. Je nach Art des Bildschirmschoners kann es vielleicht peinlich sein, ihn einem größeren Publikum zu zeigen. Auf jeden Fall wirkt es unprofessionell, wenn sich während der Präsentation der Bildschirmschoner einschaltet. Deshalb deaktivieren Sie alle Funktionen des Bildschirmschoners. Wie funktioniert die Abschaltung des Bildschirmschoners. Die nachfolgenden Fotos zeigen Ihnen dies: Mit der rechten Maustaste die Windows-Oberfläche anklicken.


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Es erscheint ein kleines Menu. Wenn Sie hier auf „Eigenschaften“ klicken, kommen Sie zum nächsten Menu. Es erscheint das Fenster „Eigenschaften von Anzeigen“. Klicken Sie auf den Reiter „Bildschirm-schoner“. Es erscheint das nächste Fenster. Klicken Sie dann auf Bildschirmschoner und wählen Sie die Einstellungen „kein“. Machen Sie das Fens-ter zu, indem Sie auf OK drücken. Der Bildschirmschoner ist abgeschaltet.


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38: Der Schlafmodus des Notebooks Viele Notebooks haben die Eigenschaft, sich im Akkubetrieb, aber manchmal auch im Netzbetrieb nach einem gewissen Zeitraum in den Schlafmodus zu versetzen. Das kann nur das Abschalten der Festplatte sein, um Strom zu sparen bis hin zum kompletten Stilllegen des Computers. Mit einem Druck auf eine beliebige Taste kann der Computer in aller Regel wiederbelebt werden. Je nach Notebook muss sogar der Einschaltknopf gedrückt werden, um den Computer wieder einzuschalten. Besser ist es, alle Schlaffunktionen auszuschalten, um ein permanentes Bild zu gewährleisten. Wie schalten Sie den Schlafmodus ab? Ganz einfach. Wiederholen Sie die im vorherigen Tipp beschrie-bene Prozedur bis zu diesem Fenster.


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Klicken Sie auf den Punkt „Energieverwaltung“. Das sich öffnende Fenster zeigt Ihnen in der Mitte „Einstellungen für Energieschema“ Schalten Sie alle 4 Bereiche (Monitor ausschalten; Festplatte ausschalten, Standby und Ruhezustand auf „Nie“. So können Sie sicher sein, dass alle Schlafmodi momentan nicht aktiv werden. 39: Der Virenscanner Manche Virenscanner haben die Eigenschaft, sich regelmäßig upzudaten. Dabei erscheint eine entspre-chende Kontrollmeldung. Mir ist es selbst in einer Präsentation passiert, dass mein Virenscanner sich während der Präsentation meldete und nach einer Internetverbindung verlangte. Die Meldung war nur unter großen Schwierigkeiten (Beenden des Präsentationsmodus, Abschalten des Virenscanners, Ein-schalten Präsentationsmodus) abzuschalten. Aus diesem Grunde sollten Sie Ihren Virenscanner vor Be-ginn der Präsentation abschalten. 40: Der Parallelmodus Damit Sie Ihre Hände nicht mit unnötigen Stichwortzetteln belasten, ist es äußerst hilfreich, das Notebook in den Parallelmodus zu schalten. Der Parallelmodus hilft Ihnen, gleichzeitig die Inhalte Ihrer Präsentati-on auf dem Bildschirm des Notebooks wie auch auf der Leinwand sichtbar zu machen. Das müssen Sie folgende Voraussetzungen schaffen:

1. Erkundigen Sie sich, wie Sie Ihren PC oder Ihr Notebook in den Parallelmodus schalten. Bei äl-teren Notebooks müssen Sie dazu in das Setup gehen. Bei den neueren Notebooks ist in aller Regel eine Tastenkombination zu drücken, um den Parallelmodus zu aktivieren. Die Tastenkom-


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bination ist je nach Notebook sehr unterschiedlich (z.B. Averatec und Toshiba: FN und F5; Gericom: FN und F12). Drücken Sie die FN-Taste und anschließend die entsprechende Funkti-onstaste. Warten Sie einen Moment, bis Sie ein Bild haben. Sollte der Parallelmodus noch nicht erscheinen, wiederholen Sie bitte die Aktion. Bei ganz neuen Notebooks wird der Parallelmodus inzwischen automatisch beim Einstöpseln des Beamers geschaltet.

2. Positionieren Sie das Notebook so, dass Sie die Informationen auch ablesen können, ohne dem Publikum im Wege zu stehen. Denken Sie bei der Positionierung des Notebooks bezüglich der Tabuzone.

41: Die Stolperfallen Wenn Sie sich Ihren Präsentationsraum eingerichtet und den Standort des Beamers festgelegt haben, be-seitigen Sie bitte alle Stolperfallen. Bündeln Sie alle herumliegenden Kabel zu einem Kabelstrang und verlegen Sie ihn so, dass niemand darüber stolpern kann. Isolierband oder Tesakrepp sind hier eine gute Hilfe. In vielen Hotels oder Tagungsstätten gibt es ein breites Klebeband in Signalfarben, mit dem Sie die Kabel auf dem Fußboden oder an der Wand fixieren können. Kabelkanäle, die besonders für den Fußbo-deneinsatz konzipiert sind, schützen Sie als Präsentator und das Publikum am besten. Stehen Beamer und PC auf einem Tisch in der Mitte, lassen Sie sich eine Tischblende geben. Diese sehen aus wie Vorhänge und werden an den Tischrand geklippt, um das, was unter dem Tisch ist, für das Publikum unsichtbar zu machen. Bündeln Sie alle Kabel und legen Sie sie hinter die Tischblende. Dieses Bild zeigt eine für die vorliegende Präsentationssituation gute Sicherung aller Kabel und Stolper-fallen. 42: Die Internetverbindung Wenn Sie während der Präsentation Verbindung zum Internet aufnehmen möchten, checken Sie bitte die-se in der Vorbereitung. Wenn Sie kabelgebunden vorgehen, kann es notwendig sein, Ihr Notebook im Netzwerkkonfigurator auf „IP-Adresse automatisch beziehen“ zu setzen. Danach dürfte die Kabelverbin-dung problemlos funktionieren. Ähnliches gilt auch für die WLAN-Router. Arbeiten Sie mit einer mobilen Internet-Card, dann vergewissern Sie sich bitte, dass diese Karte auch im Präsentationsraum funktioniert und Sie auch die entsprechende Internetgeschwindigkeit erreichen. Oft ist die Internetverbindung in den Räumlichkeiten selbst sehr schlecht und Ihre Internetkarte reduziert die Ladegeschwindigkeit.


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Probieren Sie die Internet-Hyperlinks aus der aufgerufenen Powerpointpräsentation aus. Damit kontrollie-ren Sie die Funktionsfähigkeit der Hyperlinks als auch der Internetverbindung. 43: Die Hyperlinks Es gibt 2 Arten von Hyperlinks, die Sie während Ihrer Präsentationen nutzen können:

1. Hyperlinks zu anderen von Ihnen erstellten Seiten oder Präsentationen zur Vertiefung von Inhal-ten

2. Hyperlinks zum Internet Hyperlinks zu anderen Seiten oder Präsentationen bedeutet, dass Sie einen roten Faden mit Ihrer Haupt-präsentation haben und in den Nebenpräsentationen weiterführende und vertiefende Informationen optio-nal bereithalten. So kann ein Hyperlink beispielsweise genutzt werden, wenn seitens des Publikums eine Frage auftaucht und Sie, entsprechend vorbereitet, per Hyperlink eine oder zwei Slides zur Beantwortung der Frage parat haben. Präsentationen mit Hyperlinks sollte folgende Struktur haben. Der Vorteil der Hyperlinks ist, dass nach Beendigung der verlinkten Präsentation Powerpoint wieder zu ursprünglichen Präsentation bzw. Ausgangsfolie zurückkehrt. Wenden Sie diese Feature allerdings nur sehr sparsam an. Präsentieren Sie zu viele Hyperlinks, dann verwirrt es das Publikum und der rote Faden geht verloren. Hyperlinks zu einer anderen Präsentation können Sie mit einer interaktiven Schaltfläche kreieren: Klicken Sie in Powerpoint den Menupunkt „Bildschirmpräsentation“ an und dann im Pop-up Menu den Punkt „interaktive Schaltfläche“. Hier finden Sie ein kleines Angebot von Schaltflächen, die Sie nutzen können. Bauen Sie beispielsweise die oben zu sehende Schaltfläche auf Ihrer Seite ein, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol und dann auf den Punkt „Hyperlink“. So können Sie eine zusätzli-che Präsentation in Powerpoint per Hyperlink einbauen. Eine andere Möglichkeit Hyperlinks einzubauen ist, dies über Schriftzüge oder Bilder/Grafiken zu ma-chen. Bein Schriftzügen ist allerdings zu beachten, dass der Schriftzug unterstrichen zu sehen ist. Dies kann im Sinne der Visualisierung irritierend sein.

Hyperlink

Hauptpräsentation Nebenpräsentationen


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Hyperlinks zum Internet können Ihnen während der Präsentation wertvolle Dienste leisten. In Ihrer Prä-sentation erklären Sie einen bestimmten Sachverhalt. Zur Verdeutlichung klicken Sie dann auf den ange-legten Hyperlink und zeigen beispielsweise ein Praxisbeispiel im Internet. Legen Sie in Ihrer Powerpointpräsentation an entsprechender Stelle den Hyperlink (beispielsweise: www.sintcon.de) und klicken Sie diesen an. Während Powerpoint im Präsentationsmodus bleibt, öffnet sich der Internetbrowser und Sie können Ihren Inhalt aus dem Internet zeigen. Sobald Sie die Internetverbindung beenden, kehren Sie auf die Ausgangsseite zurück. Rechnen Sie damit, dass der Aufbau der Internetseite einen Moment dauert. 44: Die Zeitsteuerung Es gibt immer noch Präsentatoren, die den Folienwechsel per Zeitsteuerung versuchen – und kläglich dabei scheitern. Es klappt einfach nicht, die absolut saubere Abstimmung zwischen zu präsentierendem Inhalt und der Zeitsteuerung der Slides hinzubekommen. Meistens redet der Präsentator entweder zu schnell, dann muss er die, wenn auch kurze Zwischenzeit irgendwie überbrücken. Oder das Slide wech-selt zu schnell, weil er mit seinen Inhalten noch nicht fertig wurde, weil er zu lange redete oder durch eine Zwischenfrage aus dem Zeitrhythmus gebracht wurde. Deshalb hier der dringende Rat: Schalten Sie die Zeitsteuerung der Slides aus und tätigen Sie den Folien-wechsel manuell per Mausklick. Einzige Ausnahme von dieser Regel ist, wenn Sie Animationsabläufe innerhalb eines Slides haben. Dann kann die Zeitsteuerung zur Verdeutlichung des gezeigten Ablaufes besser sein als permanente Maus-klicks! 45: Die Nummerierung der Slides Viele Präsentatoren gehen dazu über, Ihre Slides auch für das sichtbar durchzunummerieren. Am besten ist es, wenn Sie z.B. folgende Nummerierung wählen: 5/24 oder 5 von 24 oder Seite 5 von 24 Seiten. Der Vorteil dieser Nummerierung ist, dass Ihr Publikum sieht, wie weit Sie bisher gekommen sind und wie viel noch vor Ihnen und dem Publikum liegt. Außerdem erleichtern Sie sich die direkte Seitenadressie-rung. Sie wissen immer, auf welcher Seite Sie sich befinden und vermeiden lange Suchzeiten. 46: Direkte Seitenadressierung Die Seitennummerierung wird dann interessant, wenn Ihre Teilnehmer danach Frage, ob Sie nochmals auf eine bereits gezeigte Seite zurückgehen können. Die Amateure quälen sich mit der Page down-Taste zu-rück zur entsprechenden Seite. Der Profi kennt die direkte Seitenadressierfunktion von Powerpoint und arbeitet damit. Es ist ganz einfach: Nehmen wir an, Sie befinden sich auf Seite 23 und ein Teilnehmer möchte die Seite 12 nochmals sehen. Sie geben in diesem Fall über Ihre Zahlenfelder des Notebooks die Zahl 12 ein und drücken die Enter-Taste. Sofort schaltet Powerpoint auf die Seite 12. Wenn Sie auf die Seite 23 zurück möchten, geben Sie 23 und Enter ein, und schon sind Sie auf der Seite. Sie sollten immer Ihre Präsentation ausgedruckt mit Seitenzahlen parat haben, denn normalerweise erinnert sich der Teil-nehmer nicht mehr an die Seitenzahl, sondern eher an den Inhalt oder die gezeigte Grafik. Sollten Sie eine größere Zahl eingeben als Sie tatsächlich an Folien in Ihrer Präsentation haben, landen Sie immer auf der letzten Seite Ihrer Präsentation.


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47: Die Zeigefunktion Powerpoint bietet eine Zeigefunktion: entweder einen Pfeil oder einen Stift. Wenn Sie den Präsentati-onsmodus von Powerpoint eingeschaltet haben, erschient unten links im Bild eine kleine Ikone. Aller-dings verschwindet diese Ikone relativ schnell, damit sie nicht während der gesamten Präsentation zu sehen ist. Sie können diese Ikone aktivieren, indem Sie mit der Maus in die linke, untere Ecke fahren. Der Pfeil ist eine permanente Einstellung von Powerpoint, während Sie den Stift einstellen müssen (siehe un-tenstehende Beschreibung). Sobald Sie den Stift eingerichtet haben, was natürlich vor Präsentationsbe-ginn geschieht, steht Ihnen eine erstklassige Zeigefunktion zur Verfügung. In Kombination mit der Infra-rot- oder Funkmaus können Sie nun auf den Slides verschiedene Aspekte dem Publikum deutlicher zei-gen, indem Sie die Aspekte mit dem Stift einkreisen. Mit dem nächsten Slidewechsel verschwinden diese Eintragungen; das Slide ist wieder wie neu. Achten Sie bitte bei dieser Art des Zeigens darauf, dass Ihnen eine glatte Oberfläche für die Mausführung zur Verfügung steht, und Sie gezielt auch das zeigen können, was Sie beabsichtigen. Wie kommen Sie nun zum Stift? Fahren Sie im eingeschalteten Powerpoint-Modus mit der Maus in die untere, linke Ecke. Sie sehen dieses Symbol. Klicken Sie zum Fortfahren auf das Dreieck. Sobald diese Ikone erscheint, gehen Sie auf „Zeigeroptionen“.


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Hier wählen Sie jetzt die Stiftfarbe aus. Wenn Sie die Stiftfarbe ausgewählt haben, schließt sich das Menu automatisch. Möchten Sie jetzt die Stiftfarbe einstellen, gehen Sie genauso vor wie beschrieben. Nur statt „Stift“ wäh-len Sie jetzt „Stiftfarbe“ und kommen zu diesem Teil des Menus. In diesem Beispiel ist es die Farbe „Rot“. Sobald Sie auf „Rot“ geklickt habe, verschwindet 48: Der Laserpointer Sollte der Einsatz der Zeigefunktion von Powerpoint zu aufwändig sein, hilft durchaus immer noch der Laserpointer. Beim Einsatz des Laserpointers ist zu beachten:

1. Ist der rote Punkt des Pointers auf der Leinwand eindeutig zu erkennen? Ist das nicht der Fall, ist der Pointer zu lichtschwach oder nicht genügend fokussiert einstellt. Meist hilft das Drehen der Pointerspitze, um den Lichtpunkt genau zu fokussieren.

2. Wurde der Laserpointer mit einer frischen Batterie aufgefüllt? Es ist peinlich, wenn Ihnen ausge-rechnet während der Präsentation der Strom ausgeht.

3. Kreisen Sie Ihr Stichwort ein! Wenn Sie den Laserpointer mit ausgestrecktem Arm und leichten Lampenfieber auf einen zu zeigenden Punkt halten, wird er sicherlich zittern. Kreisen Sie des-halb den Punkt oder den Aspekt, über den Sie sprechen möchten, zwei- oder dreimal ein.

4. Schweigen Sie, wenn Sie mit dem Pointer auf der Leinwand etwas zeigen. Der Präsentationspro-fi weiß, dass das Publikum mit der Aufnahme der gezeigten Information beschäftigt ist und schweigt während dieser Aktion. Gleichzeitig bedeutet das auch, dass Sie nicht zur Wand spre-chen und damit Informationen verloren gehen.

5. Wenn Sie an der Leinwand etwas zeigen, drehen Sie sich in aller Regel mit dem Körper zur Wand. Damit haben Sie keinen Blickkontakt mehr zum Publikum. Versuchen Sie deshalb, Ihre Zeigeaktion mit dem Laserpointer kurz und knapp, aber für das Publikum deutlich erkennbar zu gestalten. Während dieser Aktion schweigen Sie bitte. Drehen Sie sich so schnell wie möglich zum Publikum zurück und präsentieren erst dann weiter.

6. Vermeiden Sie wildes Herumfuchteln mit dem Laserpointer. Der Pointer soll Sie unterstützen und nicht das Publikum ablenken durch Ihre Aktionen. Zeigen Sie und anschließend halten Sie den Pointer ruhig und ausgeschaltet in der Hand.

7. Bedenken Sie: Wenn Sie einem Präsentator etwas Böses antun wollen, leihen Sie ihm einen La-serpointer. Er wird sehr viel Unfug damit anstellen!


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49: Die Bildlauftasten Mit den Bildlauftasten (Page up, Page down) können Sie ganz einfach in Ihren Slides blättern. Wenn Sie ein Slide zurückblättern möchten, drücken sie die „Page down“-Taste. Vorwärts zur nächsten Seite geht es mit der „Page up“-Taste oder der „Return“-Taste oder mit einem Mausklick. 50: Das Schwarzschalten des Bildschirms Manchmal ist es für Sie als Präsentator wichtig, in die Mitte der Präsentationsfläche zu treten, um einen direkteren Zugang zu Ihren Publikum zu bekommen. Gerade wenn Sie in Ihrer Präsentation zu einem Punkt gekommen sind, mit dem Publikum zu diskutieren, ist diese körpersprachliche Aktion sehr hilf-reich. Fakt ist, wenn Sie diese Aktion durchführen, stehen Sie zwar in der Tabuzone, allerdings aber auch im Lichtkegel des Beamers. Mit einem einfachen Tastendruck können Sie das Beamerbild „schwarzschalten“. Drücken Sie dazu die Taste B während Ihrer Präsentation. In aller Regel schaltet sich der Bildschirm dann schwarz. In manchen Fällen drücken Sie bitte nur auf die Taste mit dem Punkt, dann schaltet sich der Bildschirm ebenfalls schwarz. Es gibt Notebooks, da müssen Sie die Tastenkombination ALT + B drücken oder SHIFT + B. Die jeweilige Tastenkombination ist abhängig vom Tastaturlayout. Sie erhalten dann eine schwarze (bzw. dunkle) Fläche auf der Leinwand. Zurück zur Präsentation kommen Sie, wenn Sie entweder die gleiche Taste (B oder Punkt) bzw. Tastenkombination drücken. In diesem Fall kommen Sie auf die gleiche Folie zurück, die Sie scharzgeschaltet haben. Drücken Sie stattdessen auf die Returntaste, kommen Sie automa-tisch auf die nächstfolgende Folie. Wenn Sie einen Presenter benutzen, steht Ihnen diese Funktion auch zur Verfügung. Lesen Sie bitte in der Bedienungsanleitung Ihres Presenters nach, welche Taste dafür vorgesehen ist. Normalerweise drücken Sie diese Taste zum Schwarzschalten des Bildschirms und durch erneutes Drücken kommen Sie wieder zur Ausgangsfolie zurück. Allerdings ist der Beamer immer eingeschaltet und weiter im Betrieb. Obwohl die projizierte Fläche schwarz ist, kommt noch ein Lichtstrahl aus dem Beamer. Sobald Sie jetzt nach vorne treten, wird Sie der Lichtstrahl möglicherweise weiter irritieren. Prüfen Sie in der Vorbereitung der Präsentation nach dem Aufbau, wo im Publikum dieser Lichtkegel endet, damit Sie ohne Probleme vor Ihr Publikum treten kön-nen. Markieren Sie sich den Standpunkt entsprechend mit Tesakrepp. Es sieht nicht sehr professionell aus, wenn Sie trotz (scheinbar) ausgeschaltetem Beamer immer noch eine helle Fläche (oder Heiligen-schein) um Ihre Kopf haben. Neuere Beamer haben dieses Problem inzwischen nicht mehr. Sie projizie-ren nur noch einen ganz schwachen Lichtstrahl, in den Sie bedenkenlos eintreten können. 51: Das Schwarzschalten des Beamers Die meisten neuen Beamer sind inzwischen mit einer Fernsteuerung ausgerüstet. Sofern es nicht Ihr eige-ner Beamer ist, machen Sie sich im Vorfeld mit dieser Fernsteuerung vertraut. Auch bei vielen Beamern lässt sich das Bild schwarz schalten. Technisch wird einfach die Lichtstärke reduziert und so das schwar-ze Bild produziert. Ähnlich wie beim Schwarzschalten von Powerpoint wird weiter Licht vom Beamer emittiert, welches Sie dann bei der Position vor dem Publikum stören kann. Auch hier gilt der oben ge-nannte Tipp: Markieren Sie sich einen „gefahrenlosen“ Standpunkt zum Publikum mit Tesakrepp.


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52: Die Ersatzmedien Bei der Präsentation mit einem Beamer arbeiten Sie mit störanfälliger Technik. Das Notebook kann ka-puttgehen, die Software nicht mehr funktionieren und der Beamer den Geist aufgeben. Ersatz bereitzustel-len ist in diesem Fall sehr teuer und sehr aufwendig. Der Präsentationsprofi sichert sich für diesen Fall ab, indem er immer die Präsentationsinhalte als Folie zur Präsentation mitnimmt. Häufig können Sie die Präsentation direkt auf die Folie ausdrucken. Sobald Sie Videoeinspielungen und Animationseffekte in Ihre Präsentation eingebaut haben, müssen Sie Ihren Folien mediengerecht und visuell überarbeiten, da Sie bei der Folienpräsentation diese Effekte nicht nut-zen können. Allerdings sind in vielen Unternehmen Ersatzbeamer und -notebooks schnell zur Verfügung gestellt. Sichern Sie bitte deshalb Ihre Inhalte auf eine Stick und/oder einer. Vergessen Sie dabei nicht, dass die Präsentation am besten in einem Katalog zu speichern und sowie alle notwendigen Zusatzdatei-en, die per Hyperlink verknüpft. 53: Der Overheadprojektor-Check Mit Bezug auf den vorherigen Tipp ist es sinnvoll, dass Sie sich einen Overheadprojektor organisieren und diesen genau wie Ihren Beamer testen. Mini-Checkliste Overheadprojektor

• Einschaltknopf Nummer 1 (nur Stromzufuhr) ist wo? • Ggf. Einschaltknopf Nummer 2 (Lampe einschalten) ist wo? • Umkehrspiegel auf Leinwand ausgerichtet? • Bildschärfe richtig eingestellt? • Bildgröße richtig eingestellt (nicht über Leinwandgröße hinausgehend)? • Alle Glasflächen sauber gewischt? • Gaslichtprojektor oder Normallichtprojektor

(Gaslichtprojektor strahlen sehr hell, allerdings dauert es nach dem Einschalten ca. 1 Minute, bis der Projektor seine volle Lichtleistung hat; das Licht „dämmert“ langsam hoch. Problematisch wird es, wenn Sie den Projektor zwischendurch ausschalten wollen oder müssen. Dann muss die Gasbirne erst abkühlen, bevor sie wieder zur Verfügung steht. Der Projektor ist also nicht sofort wieder einschaltbar bei voller Lichtleistung. Normalbirnenprojektoren können Sie immer wieder ein- und ausschalten.)

• 2. Birne wird wie zugeschaltet? • 2. Birne des Projektors getestet und funktionsfähig?

Nr. 54: Alte Computer und Beamer Bei älteren Beamer und Notebooks muss der Beamer zuerst mit dem Notebook verbunden und einge-schaltet werden, bevor das Notebook hochgefahren werden kann. Bei den neueren Beamer und Note-books ist das nicht mehr der Fall. Sollten Sie mit mehreren Präsentatoren und unterschiedlichen Note-books mit einem Beamer nacheinander präsentieren, ist ein Check notwendig. Testen Sie, ob die Notebooks im eingeschaltet Zustand mit dem Beamer verbunden werden können und die Projektion sofort zu sehen ist. Ist das der Fall, sparen sie sich viel Zeit beim Wechseln der Notebooks. Professioneller in dieser Situation ist es allerdings, nur ein Notebook zu verwenden, auf dem bereits alle notwendigen Präsentationen aufgespielt sind.


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Nr. 55: Der Probedurchlauf Der Amateur denkt, er alles kann. Der Profi prüft, ob er alles kann. Führen Sie einen kompletten Probe-lauf durch. Checken Sie die Hardware und die Software, checken Sie die Helligkeit und Sichtbarkeit so-wie die Farben Ihrer Slides. Ich kenne Präsentatoren, die sich die gigantische Mühe machen, ihre Powerpointpräsentationen in 2-facher Ausfertigung mit zu bringen: eine Präsentationen mit „normaler“ Farbgestaltung und eine in „hellerer“ Farbgestaltung. Checken Sie auch den Overheadprojektor und die Ersatzfolien. Checken Sie die Tabuzone. Im Zweifels-fall positionieren Sie Stühle neu, damit alle aus dem Publikum Einblick in Ihre Präsentation nehmen kön-nen. Dies bedingt natürlich, dass Sie rechtzeitig zur Präsentation in der entsprechenden Räumlichkeit sind und ohne Publikum Ihre Tests durchführen können.


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Checkliste: Von der Vorbereitung zum Präsentationsstart Checkliste:

Von der Vorbereitung zum Präsentationsstart

ok

Habe ich zuerst den Beamer aufgebaut und seine Position gecheckt?

Habe ich das Notebook aufgebaut und seinen Standort gecheckt?

Ist das Notebook am Netzteil angeschlossen?

Ist die Maus angeschlossen (Infrarot oder Funk)?

Sind die Batterien aufgefrischt worden?

Ist das Verbindungskabel zwischen Notebook und Beamer angeschlossen?

Ist die richtige Zugangsquelle (Computer) beim Beamer eingestellt?

Ist der Bildschirmschoner ausgeschaltet?

Ist der Schlafmodus des Notebooks ausgeschaltet?

Ist der Virenscanner ausgeschaltet?

Ist der Parallelemodus eingeschaltet?

Sind alle Stolperfallen beseitigt?

Funktioniert die Internetverbindung?

Funktionieren alle Hyperlinks wie geplant?

Ist die Zeitsteuerung ausgeschaltet?

Sind die Slides sichtbar durchnummeriert?


Funktioniert der Laserpointer? Ist eine frische Batterie enthalten?

Funktioniert das Schwarzschalten der Powerpoint mit B oder ALT und B? Habe ich den entsprechenden

Standpunkt mit Tesakrepp markiert?

Hat der Beamer die Möglichkeit, dass Präsentationsbild schwarz zu schalten? Wenn ja, wie funktioniert

es?

Funktioniert die direkte Seitenadressierung?

Habe ich mich mit dem Presenter vertaut gemacht?

Wurde ein erfolgreichen Probelauf durchgeführt?

Ist der Foliensatz als Ersatzpräsentation vorhanden?

Wurde der Overheadprojektor organisiert und getestet?

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Profi-Tipps Teil 5: Was tun bei Pannen

Profi-Tipps Kapitel 5: Was tun bei Pannen Selten geht eine Präsentation ohne Pannen vonstatten. Meistens werden sie vom Publikum nicht einmal registriert. Nur Sie selbst ärgern sich vielleicht über ein paar Dinge, die nicht funktionierten. Führen Sie vor Ihrer Präsentation umfangreiche Checks durch, damit Sie alle beeinflussbaren Fehler und Störquellen frühzeitig beseitigen können. 56: Wenn es Probleme mit dem Beamer gibt Der Beamer lässt sich nicht einschalten Manche Beamer haben, ähnlich wie viele Overheadprojektoren, 2 Schalter. Der erste schaltet den Strom zum Gerät und der 2. erst schaltet den Beamer ein. Schauen Sie sich Ihren Beamer genau an und verge-wissern Sie sich, wie viele Schalter vorhanden sind, um den Beamer in Betrieb zu nehmen. Häufig liegen beide Schalter leider nicht direkt nebeneinander, sondern relativ weit auseinander, zum Teil an anderen Gehäuseseiten. Es ist kein Bild zu sehen

1. Checken Sie, ob der Beamer ans Stromkabel angeschlossen und eingeschaltet ist. Viele Beamer haben einen Haupteinschalter und zusätzlich einen Standby-Schalter. Mit dem Umlegen des Hauptschalters ist nicht gewährleistet, dass der Beamer sofort läuft. Meistens muss noch der Standby-Schalter umgelegt werden, damit der Beamer einsatzbereit ist.

2. Checken Sie, ob das Monitorverbindungskabel sowohl am PC als auch am Beamer angeschlos-sen ist.

3. Checken Sie, ob das Monitorkabel richtig angeschlossen ist. Ich erinnere mich an eine Seminar-situation, wo der Beamer bei der Präsentation des ersten Teilnehmers tadellos funktionierte. Der 2. Teilnehmer schloss den Beamer genauso wie der 1. Teilnehmer an. Auf dem Beamer geschah nichts, kein Bild. Nach längerer Suche vertauschten wir ganz einfach das Kabel. Obwohl es mit Ausgang Computer auf dem einen Ende und Eingang Beamer auf dem anderen Ende beschriftet war, vertauschten wir die Anschlüsse – und sofort hatten wir ein Bild. In diesem Fall bestand der Fehler aus einem asymmetrischen Kabelanschluss. Das bedeutet, dass das Kabel nur in eine bestimmte Übertragungsrichtung funktionierte. Es handelte sich hier um ein älteres Kabel. Misstrauen Sie also irgendwelchen Kabelbezeichnungen.

4. Möglicherweise ist das Kabel durch einen Kabelbruch oder einer kalten Lötstelle nicht einsatz-fähig. Beschaffen Sie ein Ersatzkabel. Normalerweise sollten Sie ein solches (Monitor-)Kabel immer dabei haben.

5. Checken Sie Ihren Bildschirmmodus. Nicht alle Computer schalten automatisch auf den Beamer um, wenn dieser eingesteckt ist. Sie müssen Ihrem PC mitteilen, dass nun ein zusätzliche Moni-tor vorhanden ist. Informieren Sie sich, wie Sie bei Ihrem PC bzw. Notebook das Umschalten auf dem Beamer-Modus hinbekommen. Meistens müssen Sie 2 bestimmte Tasten drücken. Ach-ten Sie dabei darauf, ob Sie den Parallelmodus einsetzen möchten oder ausschließlich den Bea-mer.

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Der Lüfter macht Probleme Der Lüfter ist zu laut. Die einzige Lösung ist ein neuer Beamer mit einem leiseren Lüfter. Das Lüftergeräusch lässt sich nicht vermeiden. Besonders die älteren Beamer haben einen lauten Lüfter; die neueren sind besser ausgestattet. Achten Sie auf das Lüftergeräusch. Gerade wenn Sie nur eine kleine Gruppe in Ihrer Präsentation vorfinden (ca. 20 Personen), wo Sie kein Mikrofon einsetzen müssen, ist das laute Lüftergeräusch äußerst hinderlich, weil Sie mit Ihrer Sprechlautstärke immer dagegen anreden müs-sen.

Der Lüfter befindet sich neben dem Objektiv Auch hier hilft nur ein neuer Beamer. Das Problem ist, dass der Lüfter feine Staubteile aus dem Inneren des Beamers herausschleudert und diese sich auf dem Objektiv festsetzen. Auf die Wand projiziert, sehen Sie dunkle Schatten oder Streifen, die wie Dreck oder schlecht erstellte Folien aussehen. Wenn der Beamer sich abschaltet Auch Beamer haben einen Schlafmodus bzw. Standby-Modus. Sehen Sie im Handbuch nach, ob Ihr Beamer diese Feature hat und wie es deaktiviert werden kann. Wenn der Beamer nicht hell genug ist Je nach Tageszeit und Sonnenstand können die Inhalte des Beamers nicht gut genug gesehen werden.

Abhilfe schafft hier: 1. Schalten Sie das Raumlicht aus. 2. Wenn der erste Punkt nicht hilft, verdunkeln Sie den Raum. Allerdings besteht das Risiko, dass

Ihr Publikum einschläft. 3. Besorgen Sie sich einen lichtstärkeren Beamer.

57: Wenn die Software nicht funktioniert Manchmal funktioniert nach dem Einschalten des PC´s die Präsentationssoftware nicht oder nicht richtig. Beheben Sie den Fehler folgendermaßen:

• Schließen Sie die Software und rufen Sie sie erneut auf. Wenn das nicht funktioniert, starten Sie Ihren PC erneut. Gerade bei Windows-Produkten und deren Anwendungen hängt sich der PC ab und zu mal aus unerklärlichen Gründen auf, so dass ein Neustart notwendig ist.

• Brennen Sie Ihre Präsentation auf eine CD mit der Funktion Pack & Go. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Powerpoint-Präsentationen auf Rechnern zu zeigen, die kein Powerpoint installiert haben. Unter der Ikone „Datei“ finden Sie die Funktion Pack & GO. Folgen Sie den Anweisun-gen und brennen sich eine entsprechende Datei bzw. übertragen Sie die Datei auf einen Memorystick.

• Unterschiede in der Präsentationssoftware. Inzwischen gibt es 3 verschiedene, häufig genutzte Präsentationssoftware: Powerpoint, OpenOffice und StarOffice. An sich sind diese 3 Pakete in ihren Features gleich. Unterschiede gibt es allerdings bei Animationen, Formatierungen und Schriftgrößen. Am besten ist es, wenn Sie Ihre Präsentation mit der Präsentationssoftware vor-stellen, mit der sie auch erstellt wurde. Ich habe inzwischen oft erlebt, dass manche Präsentatio-nen auf der anderen Software nicht so liefen wie vorgesehen.

Sollte der Start der Software dann immer noch nicht möglich sein, sind Sie wahrscheinlich gezwungen, die Software zu deinstallieren und neu zu installieren. Nehmen Sie auf jeden fall auch die notwendigen Installations-CD´s mit zu Ihrer Präsentation, um dies auch durchführen zu können.

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Eine Alternative ist der Einsatz eines Ersatzcomputers, der die gleiche Konfiguration wie Ihr Original-computer hat. Wenn nichts mehr geht, bauen Sie bitte den Overheadprojektor auf und weichen auf die vorbereiteten Overheadfolien aus. Meistens ist es besser, dies zu tun als sich dem Stress einer Neuinstallation kurz vor Beginn Ihrer Präsentation auszusetzen. Nebenbei bemerkt: Damit Sie für diesen Fall sind, trainieren Sie bitte auch die Präsentation mit dem Overheadprojektor. 58: Präsentieren Sie im PDF-Format Mittlerweile hat fast jeder Präsentator auch Zugang zu Adobe PDF. Mit dieser Software erstellen Sie aus Dokumenten PDF. Konvertieren Sie Ihre Präsentation in ein PDF-Dokument und präsentieren Sie dies. Rufen Sie Ihren Acrobat Reader auf und gehen Sie über „Anzeige“ zum „Vollbildmodus“. Acrobat schal-tet dann eine Art Präsentationsmodus ein. Allerdings ist dies nur eine Hilfskonstruktion für den Notfall. Denn bei Acrobat funktionieren die direkte Seitenadressierung sowie die Animationen nicht. Sie müssten für diesen Notfall Ihre PDF-Präsentation überarbeiten. Als potentielle Notlösung ist es auf jeden Fall eine Option. 59: Wenn die Animation zu langsam ist Checken Sie, ob der Computer die Prozessorgeschwindigkeit verändert hat. Es gibt Notebooks, die im Akkubetrieb die Prozessorgeschwindigkeit herabsetzen, damit die Akkulaufzeit verlängert wird. Manch-mal schaltet dass Notebook beim Netzbetrieb dann aber die Prozessorgeschwindigkeit nicht wieder hoch. Sie müssen dass manuell nachholen. Ein anderer Grund für die langsame Animation kann auch fehlender Hauptspeicher sein. Wenn Sie viele Bilder, verschiedene Sounds und Videoclips in Ihre Präsentation eingebaut haben, wird viel Hauptspei-cher benötigt. Testen Sie unbedingt Ihre Präsentation auf dem PC, den Sie auch in während der Präsenta-tion einsetzen. So bemerken Sie schnell, ob die Animationen zu langsam laufen und Sie ggf. Hauptspei-cher nachrüsten müssen (was bei Notebooks immer noch sehr teuer ist). Alternativ besorgen Sie sich einen PC mit genügend Hauptspeicher und nutzen diesen während Ihrer Präsentation. Nr. 60: Wenn es Probleme mit dem Ton gibt

1. Checken Sie, ob der Soundkartenausgang kabelmäßig mit dem Verstärker des Beamers oder ei-nem anderen Verstärker verbunden ist. Schauen Sie nach, ob sowohl die richtigen Eingänge als auch Ausgänge belegt sind. Im Zweifelsfall ersetzen Sie das Kabel durch ein anderes. Mögli-cherweise liegt ein Kabelbruch oder eine kalte Lötstelle vor.

2. Checken Sie, ob der Lautsprechermodus Ihres PC´s eingeschaltet ist. Gehen Sie in der Taskleiste Ihres Computers auf das Lautsprechersymbol, doppelklicken Sie mit der linken Maustaste das Symbol an. Es erschient dann die Lautsprechereinstellungen. Schauen Sie bei „Wave“, ob dort im Feld „Ton aus“ ein Häkchen ist. Wenn ja, klicken Sie es weg, dann kommt der Ton garan-tiert. Manche Computer schalten dieses Feature beim Hochfahren automatisch aus, so dass Sie es manuell korrigieren müssen.

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Nr. 61: Ihre Firewall blockiert den Zugang zum Internet

Wenn Sie aus der Powerpoint-Präsentation über einen Hyperlink ins Web möchten, blockieren manche Firewalls den Internetzugang. Eine kleine Ikone erscheint und fragt nach der Berechtigung des Zugriffs. Manchmal passiert es, dass diese Ikone nicht sichtbar ist und Sie sich eventuell wundern, warum der Zugriff auf das Web nicht funktioniert. Probieren Sie im Vorfeld der Präsentation aus, was bei einge-schalteter Firewall geschieht. Unter Umständen müssen Sie die Firewall für die Dauer der Präsentation abschalten.

Nr. 62: Eingefügte Videos erscheinen auf dem Bildschirm, aber nicht auf der Leinwand Das ist oft ein Problem der Grafikkarte, vor allem, wenn Sie über ein Notebook präsentieren. Stellen Sie den externen Monitorausgang als primären Monitor ein. Das Video wird dann auf dem Beamer gezeigt und nicht mehr auf dem Laptop-Monitor. Die Umstellung von Sekundär auf Primär nehmen Sie in der Systemsteuerung für die Grafikkarte vor. Was Sie allerdings verlieren, ist der Parallelmodus für die Präsentation.

Nr. 63: Wenn es einen Totalausfall gibt

Wenn viel Technik ins Spiel kommt, steigt die Störanfälligkeit der einzelnen Systeme. Der Computer kann abstürzen, die Software funktioniert nicht, die Birne des Beamer brennt durch.

Natürlich sind Sie als souveräner Präsentator für diese Situation gerüstet. Ihre Alternative sind die vorbe-reiteten Folien. Investieren Sie die Arbeit in diesen Foliensatz und trainieren Sie den Einsatz des Over-headprojektors. Ich habe das bereits weiter oben schon kurz ausgeführt und möchte es an dieser Stelle nochmals verstärken.

Sollte der präsentationstechnische Supergau wirklich mal eintreten, nehmen Sie es mit Humor. Gegen Stromausfälle oder explodierende Computer ist keiner gewappnet. Für solche Situationen hat jedes Publi-kum der Welt Verständnis (weil es auf Einwirkung höherer Gewalt hinausläuft). Alle anderen Pannen werden allerdings Ihnen angelastet.

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Checkliste: Was tun bei Pannen Checkliste: Was tun bei Pannen?

ok

Wo ist der Einschaltknopf/wo sind die Einschaltknöpfe des Beamers?

Sind alle Stromkabel angeschlossen (Beamer, Notebook)?

Sind alle Kabelverbindungen angeschlossen • Notebook zu Beamer • Soundkarte zu Verstärker/Lautsprecher • Notebook zur Maus

Wurde ein Funktionstest der Hardware durchgeführt?

Ist das Testbild des Beamer auf der Leinwand?

Wird das Computerbild übertragen?

Ist der Ton zu hören?

Wurde ein Funktionstest der Software durchgeführt?

Funktionieren alle Komponenten wie gewünscht?

Ist die Präsentation als PDF verfügbar?

Steht ein Ersatz-Equipment zur Verfügung?

Wurde das Ersatz-Equipment getestet?

Ist die Firewall ggf. auszuschalten?

Ist der Beamer als „primärer“ externer Monitor eingestellt, um Videos innerhalb von Powerpoint zeigen zu können?

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Profi-Tipps Teil 6: Anhang

Profi-Tipps Kapitel 6: Anhang In diesem Teil finden Sie alle Checklisten auf einen Blick sowie das Literaturverzeichnis.

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Checkliste: Hardware & Software

Checkliste: Hardware und Software

ok

Haben Sie einen Beamer mit der richtigen Auflösung? • 800 x 600 Punkten SVGA, für reine Textpräsentationen • eine Auflösung von 1024 x 768 Punkten ist ausreichend für eine Präsentation

mit einem hohen Grafikanteil. Fachbegriff: XGA (Extended Graphics Array) • eine Auflösung von 1280 x 1024 Punkten ist ideal für den Mulitmediaeinsatz,

also für animierte Grafiken oder 3D-Elementen. Fachbegriff SXGA (Super Ex-tended Graphics Array).

• 1600 x 1200 UGA für Videoanimationen

Welche Art der Präsentation möchten Sie durchführen (reine Textpräsentationen oder 3D-Präsentationen und welche Auflösung benötige ich dafür?

Ist die Grafikkarte Ihres Computers für die geforderte Auflösung leistungsfähig genug?

Wie groß werden die Gruppen sein, vor denen Sie in der Regel präsentieren werden? Welche Lichtstärke benötigen Sie dafür?

Hat der Beamer einen automatischen Ausgleich des Keystone-Effekts? Innerhalb wel-chen Bereichs funktioniert der Ausgleich?

Wie groß ist die maximal projizierte Fläche?

Welches Gewicht hat der Beamer? Wie häufig müssen Sie ihn transportieren?

Welche weiteren Ausstattungsmerkmale sind für Sie wichtig • Videoein- und ausgänge • Musikein- und ausgänge • Anschluß eines Mac´s • Infrarotmaus direkt im Beamer • Stand-by-Modus zum Ausschalten zwischendurch • Fernsteuerung mit der der PC bzw. Powerpoint weitergeschaltet werden kann • Hat die Beamer-Fernsteuerung einen eingebauten Laserpointer? • Aufrüstbar auf Blue-Tooth-Technologie

Sind alle für Sie wichtigen Serviceleistungen im Kaufpreis enthalten? • vor Ort Austauschservice • regelmäßige Wartung • Ersatzteillieferung • Ersatzgerät bei Reparatur

Pflegen Sie den Beamer regelmäßig? Wird der Beamer regelmäßig gewartet?

Haben Sie den Umgang mit Ihrer Präsentationssoftware gelernt?

Ist das Erscheinen der Schrift einheitlich (Schriftanimation)?

Ist der Slidewechsel einheitlich gestaltet?

Haben Sie Sounds sparsam eingesetzt?

Haben Sie Videoclips professionell erstellen lassen und sparsam eingesetzt?

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Checkliste: Umgebungsbedingungen Habe ich die notwendigen Raummaße beachtet?

ok

Habe ich den Beamer richtig positioniert?

Habe ich die Anordnung der Fenster zur richtigen Positionierung des Beamers beachtet?

Habe ich an den Verlauf der Sonne wegen möglicher störender Einstrahlung beachtet?

Habe ich die Verdunkelungsmöglichkeiten geklärt und kann ich Sie auch selbst steuern? Wenn Nein, wer steuert sie dann?

Habe ich potenzielle Ablenkungen jenseits der Fenster identifiziert und ggf. beseitigt?

Habe ich alle Ablenkungen im Präsentationsraum beseitigt?

Habe ich alle Stolperfallen beseitigt?

Habe ich, sofern möglich, die Sitzordnung festgelegt?

Habe ich alle notwendigen Standpunkt fixiert?

Habe ich die Tabuzone fixiert und achte ich auch während der Präsentation darauf?

Ist der Beamer optimal ausgerichtet?

Ist die größtmögliche Projektionsfläche ausgeleuchtet?

Ist das Notebook optimal positioniert?

Funktionieren alle Verbindungen?

Ist die Tabu-Zone mit Tesa-Krepp markiert?

Sind alle möglichen Störquellen beseitigt?

Steht der Overheadprojektor bereit?

Funktioniert der Overheadprojektor?

Liegen die Folien für alle Fälle bereit?

Wurden alle technischen Geräte getestet? • Beamer und Notebook • Overheadprojektor • ggf. Verstärkeranlage, Musik, Lautsprecher • Mikrofon • Laserpointer • Presenter

Sind Tischblenden vorhanden?

Sind alle Kabel gebündelt und stolperfrei verlegt?

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Checkliste: Visualisierung Checkliste: Visualisierung

ok

Hat jede Folie nur eine Kernaussage?

Wurden die richtigen Schriftgrößen eingehalten?

Wurden die richtigen Schrifttypen benutzt? Wurden nicht mehr als 2 Schrifttypen verwendet?

Wurden maximal 7 verschiedenen Schriftfarben verwendet?

Wurden kontrastreiche Farben verwendet?

Wurden mediengerechte Farben verwendet?

Wurde die 60:40-Regel eingehalten?

Wurden einheitliche Hintergründe berücksichtigt?

Wurden die Kriterien konsequent umgesetzt und eingehalten?

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Checkliste: Von der Vorbereitung zum Präsentationsstart Checkliste:

Von der Vorbereitung zum Präsentationsstart

ok

Habe ich zuerst den Beamer aufgebaut und seine Position gecheckt?

Habe ich das Notebook aufgebaut und seinen Standort gecheckt?

Ist das Notebook am Netzteil angeschlossen?

Ist die Maus angeschlossen (Infrarot oder Funk)?

Sind die Batterien aufgefrischt worden?

Ist das Verbindungskabel zwischen Notebook und Beamer angeschlossen?

Ist die richtige Zugangsquelle (Computer) beim Beamer eingestellt?

Ist der Bildschirmschoner ausgeschaltet?

Ist der Schlafmodus des Notebooks ausgeschaltet?

Ist der Virenscanner ausgeschaltet?

Ist der Parallelemodus eingeschaltet?

Sind alle Stolperfallen beseitigt?

Funktioniert die Internetverbindung?

Funktionieren alle Hyperlinks wie geplant?

Ist die Zeitsteuerung ausgeschaltet?



Funktioniert der Laserpointer? Ist eine frische Batterie enthalten?

Funktioniert das Schwarzschalten der Powerpoint mit B oder ALT und B? Habe ich den entsprechenden

Standpunkt mit Tesakrepp markiert?

Hat der Beamer die Möglichkeit, dass Präsentationsbild schwarz zu schalten? Wenn ja, wie funktioniert

es?

Funktioniert die direkte Seitenadressierung?

Habe ich mich mit dem Presenter vertaut gemacht?

Wurde ein erfolgreichen Probelauf durchgeführt?

Ist der Foliensatz als Ersatzpräsentation vorhanden?

Wurde der Overheadprojektor organisiert und getestet?

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Checkliste: Was tun bei Pannen Checkliste: Was tun bei Pannen?

ok

Wo ist der Einschaltknopf/wo sind die Einschaltknöpfe des Beamers?

Sind alle Stromkabel angeschlossen (Beamer, Notebook)?

Sind alle Kabelverbindungen angeschlossen • Notebook zu Beamer • Soundkarte zu Verstärker/Lautsprecher • Notebook zur Maus

Wurde ein Funktionstest der Hardware durchgeführt?

Ist das Testbild des Beamer auf der Leinwand?

Wird das Computerbild übertragen?

Ist der Ton zu hören?

Wurde ein Funktionstest der Software durchgeführt?

Funktionieren alle Komponenten wie gewünscht?

Ist die Präsentation als PDF verfügbar?

Steht ein Ersatz-Equipment zur Verfügung?

Wurde das Ersatz-Equipment getestet?

Ist die Firewall ggf. auszuschalten?

Ist der Beamer als „primärer“ externer Monitor eingestellt, um Videos innerhalb von Powerpoint zeigen zu können?

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Literaturliste Bell, G. Speaking and Business presentations London 1988 Ebeling, P. Das große Buch der Rhetorik Wiesbaden 1987 Schmettkamp, M. Persönliche Erfolgsstrategien Hamburg 1997 Schmettkamp, M. 27 Profi-Tipps für Präsentationen mit dem Overheadprojektor Bergisch-Gladbach 2000 Schmettkamp, M Die perfekte Präsentation Freiburg 2002 Schuh/Watzke Erfolgreich reden und Argumentieren München 1983 Seifert, J. Visualisieren - Präsentieren - Moderieren Speyer 1991 Wohlleben, H. Techniken der Präsentation Gießen 1984

© SINTCON, Köln Juli 2009 MS Seite 1

Presenter Die kleinen Präsentationshelfer Ein Klick aus dem Handgelenk, und schon kommt die nächste Präsentationsfolie. Was der Präsentator in der Hand hält, ist ein Presenter. In den letzten Jahren sind diese kleinen Helfer im-mer mehr in Mode gekommen. Damit sie Ihnen das Präsentati-onsleben erleichtern, gibt es allerdings ein paar Aspekte zu berücksichtigen.

Anforderungen an einen Presenter

In der Zwischenzeit ist das Angebot recht vielschichtig gewor-den. Neben einfachen Presentern gibt es auch Multimediatelente, mit denen Sie Ihren PC als Player oder Vie-wer fernsteuern können. Wenn Sie jedoch nur eine Präsentati-on damit steuern möchte, reichen die einfachen Presenter voll-kommen. Folgende Mindestanforderungen sollte der Presenter haben:

• Folie vorwärts/Folie rückwärts • Dunkelschalten des Bildschirms ( Taste „B“ bei Power-

point) • Laserpointer

Zusätzliche Features (ob sinnvoll oder nicht) können sein

• F5 Funktion und ESC zum Ein- bzw. Ausschalten der Powerpointpräsentation

• Diktiergerät mit SD-Card Speicher (wie beim Targus AMP05EU)

• Memory-Stick (Targus, RM60) • Mausfunktionen (Microsoftpresenter 3000) • Lautstärkeregelung (Targus)


Targus Presenter

Ein paar Aspekte zum Kauf

Bedauerlich ist, dass die Presenter in den Fachgeschäften nur eingeschweißt zu betrachten und leider auch nicht zu testen sind. Es ist sicherlich hilfreich, im Kollegenkreis sich über Erfahrun-gen mit verschiedenen Presentern einzuholen. Vielleicht lassen die Kollegen Sie den Presenter auch mal testen. Wohlfühlfaktor Der Presenter sollte gut in der Hand liegen. Das ist natürlich eine sehr subjektive Wahrnehmung. Versuchen Sie deshalb, verschiedene Presenter im Kollegenkreis zu testen. Funktionstasten Achten Sie darauf, dass die Funktionstasten genügend groß sind und die Beschriftung auch bei schlechten Lichtverhältnis-sen noch zu erkennen ist. Mit der Zeit und der häufigen Benutzung werden Sie die Tasten auswendig wissen. Wenn Sie planen, Ihren Presenter einmal zu verleihen, ist die eindeutige Kennzeichnung der Tasten sehr hilfreich.

Kensington Presenter Presenter und Stick Üblicherweise besteht der Presenter aus 2 Teile: zum einen aus dem USB-Stick. Dies ist der Empfängerteil und wird in ei-nen freien USB-Slot des PC´s oder Notebooks eingesteckt; zum, anderen aus dem Presenter selbst. Dieser gibt über Blue-tooth oder Funk die Steuersignale an den PC weiter. Gute Presenter haben den großen Vorteil, dass der USB-Stick im Presenter versenkt werden kann. Damit müssen Sie die


beiden Teile nicht getrennt voneinander transportieren und ver-lieren nichts. Reichweite Die Reichweite ist natürlich abhängig von der Art und Weise Ihre Präsentationen. Üblicherweise präsentieren die meisten Menschen vor einem Publikum von maximal 100 Personen. Bei dieser Personenzahl werden Sie die Reichweite des Presenters mit Sicherheit nicht überschreiten, es sei denn, Sie laufen ganz weit ins Publikum und erreichen eine Stelle, die weiter als 15 Meter von Ihrem PC entfernt ist. Sollte Sie in der Regel allerdings eher auf großen Bühnen un-terwegs sein, dann benötigen Sie möglicherweise einen Presenter, der eine größere Reichweite hat. Finden Sie für sich heraus, auf welchen Bühnen Sie normalerweise präsentieren und kaufen dann den entsprechenden Presenter.

Seminkron Presenter Über den Sinn zusätzlicher Funktionen

• F5 Funktion und ESC zum Ein- bzw. Ausschalten der Powerpointpräsentation Dies ist sicherlich ein gute Zusatzfunktion. Es gibt Ihnen als Präsentator die Möglichkeit, die Präsentation aus der Entfernung zu starten und zu beenden, ohne großartig im Bild zu stehen.

• Lautstärkeregelung Auch dies ist ein sinnvolles Feature, sofern Sie Videoclip oder Tonbeispiele in Ihre Präsentation eingebunden ha-ben. Sie können so während der Präsentation die Laut-stärke entsprechend der Notwendigkeit anpassen.

• Memory-Stick Ob über Kabel oder über die eingebaute SD-Card kön-


nen Sie Ihre aktuelle Präsentation immer als Back-up mitnehmen und ggf. auf andere Rechner einspeisen.

• Diktiergerät Beispielsweise hat der Targus-Presenter eine Diktier-funktion. Kleines Manko dabei: Sie können Ihren Text draufsprechen, aber nicht abhören. Wenn Sie auf das Abhören nicht angewiesen sind, sondern nur schnell Idee festhalten wollen, ist es sicherlich ein nettes Fea-ture.

• Mausfunktion Der Microsoft Presenter 3000 bietet eine Mausfunktion an. Im Präsentationsmodus ist die Funktion nicht unbe-dingt notwendig, außer Sie möchten den Stift aktivieren und bestimmte Stellen in Ihrer Präsentation farbig unter-streichen. Für manche Menschen ist der Trackball zu klein und schwierig in der Handhabung.

Grundsätzlicher Umgang mit dem Presenter

1. Vergewissern Sie sich, dass die Batterien geladen sind. Nehmen Sie bitte immer ein paar volle Ersatzbatterien mit.

2. Führen Sie im Vorfeld Ihrer Präsentation unbedingt ei-nen Funktionstest durch. Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen gewünschten und benötigten Features auch einwandfrei funktionieren. In diesem Fall macht es sich bezahlt, schon etwas früher am Präsentationsort zu sein und ohne Publikum diesen Funktionstest durch zu führen.

3. Halten Sie den Presenter ganz normal. Sobald Präsen-tatoren etwas in die Hand nehmen, bewegen sich die Hände in aller Regel etwa zwischen Bauchnabel und Gürtel. Dies ist auch eine ideale Handhaltung während der gesamten Präsentation.

4. Nutzen Sie die B-Funktion (Schwarzschalten des Bild-schirms) immer dann, wenn Sie dramaturgische Akzente setzen möchten. Das Schwarzschalten des Beamers bedeutet ja, dass Sie in den Lichtkegel des Beamers eintreten können ohne selbst im Licht zu stehen. Wenn Sie nun einen entsprechenden dramaturgischen Effekt erzielen wollen, dann schalten Sie den Bildschirm schwarz, treten in die Mitte, präsentieren Sie Ihren Inhal-te. Sie können sicher sein, dass die Aufmerksamkeit des Publikums 100% bei Ihnen ist. Sobald Sie mit damit fer-tig sind, treten Sie wieder aus der Mitte heraus, schalten den Beamer wieder ein und präsentieren weiter.


Benutzen Sie die Dunkelschaltung des Beamers nicht zu häufig, weil sonst ein Abnutzungseffekt eintritt.

5. Die Benutzung des Laserpointers ist bei vielen Präsen-tatoren kritisch. Meistens wenden sie sich vom Publikum ab, reden allerdings weiter und zeigen (eher aus der Hüfte geschossen) mal eben auf die Leinwand, häufig sogar noch mit einem sehr hohen Zitteraufwand. Ma-chen Sie es sich und dem Publikum einfacher. Sobald Sie etwas auf der Leinwand zeigen möchten, unterbre-chen Sie Ihren Redefluss, wenden sich zur Leinwand, KREISEN den zu zeigenden Sachverhalt ein 2 bis 3-mal ein, wenden sich dem Publikum wieder zu und sprechen erst dann weiter. So geben Sie dem Publikum die Chan-ce, den eingekreisten Sachverhalt auch zu identifizieren, zu erkennen und mit den sich von Ihnen anschließenden Erklärungen auch zu verstehen.

6. Vermeiden Sie wildes Hin- und herschalten zu bestimm-ten Folien. Früher wurden die Page-Tasten dafür einge-setzt, um schnell auf ein bestimmte Folie zu kommen. Powerpoint zumindest bietet hier eine wesentlich ele-gantere Möglichkeit , um schnell auf eine bestimmte Sei-te zu kommen, allerdings ist diese Möglichkeit nur relativ wenigen Präsentatoren bekannt. Voraussetzung für die-se Anwendung ist, dass Sie Ihren Präsentationsfolien durchnummeriert in Papierform vor sich liegen haben. Wenn Sie dann beispielsweise schnell von Folie 12 auf Folie 25 wechseln müssen, geben Sie bitte über die Zif-fernreihe die 2 und die 5 ein und drücken dann die Re-turn-Taste. Dann sind Sie sofort auf der Folie 25.

Soweit ein paar Tipps und Tricks, wie Sie optimal mit dem Presenter während der Präsentation arbeiten können. Ich wünsche Ihnen dabei viel Spaß. Ihr Michael Schmettkamp

Michael Schmettkamp ist ein gefragter Präsentations-Coach. Seine über 20 jährige Erfahrung hat er inzwischen an über 7000 Seminarteilnehmer weitergegeben. Er berät und coacht Unternehmen der unterschiedlichsten Bran-chen. Bisherige Veröffentlichungen • Die perfekte Präsentation • 27 Profi-Tipps für Präsentationen mit dem

Overheadprojektor • Persönliche Erfolgsstrategien Perfekt und souverän mit dem Beamer präsentieren heißt, das Medium Beamer professionell einsetzen. Erst das Zusammen-spiel von Präsentator, Thema und Medieneinsatz zeigt sich die wahre Stärke des Präsentators. Über 60 Tipps und Tricks zeigen Ihnen, wie Sie perfekt und sou-verän mit dem Beamer präsentieren.

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