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12.4.2016 Neopost Business Brunch Länderübergreifender Austausch von Rechnungen bei wachsenden internationalen Geschäften: Hürden und Herausforderungen kennen und meistern! Philipp Matheis Steuerberater

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12.4.2016

Neopost Business Brunch

Länderübergreifender Austausch von Rechnungen bei

wachsenden internationalen Geschäften:

Hürden und Herausforderungen kennen und meistern!

Philipp Matheis

Steuerberater

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen 2

Mehrwertsteuer – Vorbemerkungen

Indirekte Steuer

Steuer mit dem höchsten Steueraufkommen

Reguläre Mehrwertsteuer variiert zwischen

17% (Luxemburg) und 27% (Ungarn)

Geschätzte Umsatzsteuer, die 2013 nicht

vom Fiskus vereinnahmt werden konnte:

162 Milliarden EUR

Rechtsgrundlage in Europa:

Richtlinie 2006/112/EG („Mehrwertsteuer-

systemrichtlinie - MwStSystRL“)

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Mehrwertsteuer in der EU

3

€ MwSt auf der Rechnung

€ MwSt-Pflicht gegenüber

Finanzbehörden

Verkäufer

Transaktion

Finanzbehörden

Verbraucher

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Mehrwertsteuer in der EU

4

€ MwSt auf der Rechnung

€ MwSt-Pflicht gegenüber

Finanzbehörden

Verkäufer

Transaktion

Finanzbehörden

Käufer

€ Erstattung der

MwSt

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen 5

Mehrwertsteuer: Aktuelle Themen und Probleme

Probleme für Firmen bzgl. Pflichten innerhalb der EU:

Unverhältnismäßige Verwaltungskosten

Unsicherheit bzgl. Rechtslage

Liquiditätsprobleme für Unternehmen

Konkurrierende Gesetzgebung zwischen Ländern

Mangelnde Harmonisierung innerhalb der EU:

Begleitet von hohen Gebühren bei falscher Gesetzesanwendung

Unterschiedliche Steuerbemessung in verschiedenen Ländern:

Spezielle Prozesse, die durch regionale Steuerbehörden durchgeführt werden

(auch in Bezug auf Rechnungen)

Komplexität:

Zu viele Mindestanforderungen bei Rechnungen

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen 6

Die EU-Rechnung

von Harmonisierung keine Rede...

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Die MwStSystRL

7

RICHTLINIE 2006/112/EG DES

RATES bzgl. Rechnungsangaben:

Artikel 226

Unbeschadet der in dieser

Richtlinie festgelegten

Sonderbestimmungen müssen

gemäß den Artikeln 220 und

221 ausgestellte Rechnungen für

Mehrwertsteuerzwecke nur die

folgenden Angaben enthalten:

[…]

Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) Angaben bzgl. Selbstfakturierung (falls anwendbar)

Rechnung an:

Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers)

sowie EU USt-IdNr. Rechnungsnummer: ABC123

Rechnungsdatum: 3. Oktober 2015

Datum Eigentumsübertragung (oder Dienstleistung): 3. Oktober 2015

Falls anwendbar, Angaben zu:

• einem bestehenden Rabatt oder Bonusvereinbarung (Angabe der Höhe oder Prozente)

• einer bestehenden MwSt-Befreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Dreiecksverhältnissen,

Exporten in Nicht-EU-Länder oder aus jeglichem anderen Grund

• der Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens

• Der Anwendung einer MwSt-Sonderregelung

Andere Angaben zu:

• der Rechtspflicht des Empfängers die Rechung 2 Jahre aufzubewahren (Beginn der Periode ist Anfang des

folgenden Kalenderjahres), auch wenn der Empfänger keine Firma ist – dies trifft nur auf Lieferungen mit

Installation und/oder Dienstleistungen in Zusammenhang mit Immobilien zu

• Der Anwendung der Sonderregelung bei Reisebüros, Gebrauchtgegenständen und Anderem

• Vollständiger Name und vollständige Adresse des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) sowie

MwSt-Nummer und/oder EU USt-IdNr.

Rechnungsbetrag netto 200,00 €

Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit ermäßigtem MwSt-Satz 100,00 €

Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit normalem MwSt-Satz 100,00 €

MwSt (mit ermäßigtem MwSt-Satz) 4,00 €

MwSt (mit normalem MwSt-Satz) 21,00 €

Gesamtrechnungsbetrag 225,00 €

Menge Art der gelieferten Waren MwSt-Satz Summe

4 Notenbücher 4% 100,00 €

2 Schallplatten 21% 50,00 €

Summe/Stück

25,00 €

25,00 €

Umfang Art der erbrachten Dienstleistung MwSt-Satz Summe

1 Stunde Studioaufnahmen 21% 50,00 €

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Die MwStSystRL

8

Artikel 226

[…]

(1) das Ausstellungsdatum;

(2) eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig

vergeben wird

(3) die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer im Sinne des Artikels 214, unter der der Steuerpflichtige die

Gegenstände geliefert oder die Dienstleistung erbracht hat;

(4) die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer im Sinne des Artikels 214, unter der der Erwerber oder

Dienstleistungsempfänger eine Lieferung von Gegenständen oder eine Dienstleistung, für die er Steuerschuldner

ist, oder eine Lieferung von Gegenständen nach Artikel 138 erhalten hat;

(5) den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Steuerpflichtigen und des Erwerbers oder

Dienstleistungsempfängers;

(6) Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der erbrachten Dienstleistungen;

(7) das Datum, an dem die Gegenstände geliefert werden oder die Dienstleistung erbracht bzw. abgeschlossen wird,

oder das Datum, an dem die Vorauszahlung im Sinne des Artikels 220 Nummern 4 und 5 geleistet wird, sofern

dieses Datum feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist;

(8) die Steuerbemessungsgrundlage für die einzelnen Steuersätze beziehungsweise die Befreiung, den Preis je

Einheit ohne Mehrwertsteuer sowie jede Preisminderung oder Rückerstattung, sofern sie nicht im Preis je Einheit

enthalten sind;

(9) den anzuwendenden Mehrwertsteuersatz;

(10) den zu entrichtenden Mehrwertsteuerbetrag, außer bei Anwendung einer Sonderregelung, bei der nach dieser

Richtlinie eine solche Angabe ausgeschlossen wird;

[…]

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Die MwStSystRL

9

Artikel 226

[…]

(11) Verweis auf die einschlägige Bestimmung dieser Richtlinie oder die entsprechende nationale Bestimmung

oder Hinweis darauf, dass für die Lieferung von Gegenständen beziehungsweise die Dienstleistung eine

Steuerbefreiung gilt;

(12) bei Lieferung neuer Fahrzeuge unter den Voraussetzungen des Artikels 138 Absatz 1 und Absatz 2

Buchstabe a: die in Artikel 2 Absatz 2 Buchstabe b genannten Angaben;

(13) im Falle der Anwendung der Sonderregelung für Reisebüros: die Angabe „Sonderregelung für Reisebüros“;

(14) im Falle der Anwendung einer der auf Gebrauchtgegenstände, Kunstgegenstände, Sammlungsstücke und

Antiquitäten anwendbaren Sonderregelungen: die entsprechende Angabe „Gebrauchtgegenstände /

Sonderregelung“, „Kunstgegenstände / Sonderregelung“ bzw. „Sammlungsstücke und Antiquitäten/

Sonderregelung“;

(15) wenn der Steuerschuldner ein Steuervertreter im Sinne des Artikels 204 ist: Mehrwertsteuer-

Identifikationsnummer im Sinne des Artikels 214, vollständiger Name und Anschrift des Steuervertreters.

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Die MwStSystRL

10

Artikel 227

Die Mitgliedstaaten können von Steuerpflichtigen, die in ihrem Gebiet ansässig sind

und dort Lieferungen von Gegenständen bewirken oder Dienstleistungen erbringen,

verlangen, in anderen als den in Artikel 226 Nummer 4 genannten Fällen die

Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des Erwerbers oder Dienstleistungsempfängers

im Sinne des Artikels 214 anzugeben.

Artikel 230

Die auf der Rechnung ausgewiesenen Beträge können in jeder Währung angegeben

sein, sofern die zu zahlende oder zu berichtigende Mehrwertsteuer nach Anwendung

der Umrechnungsmethode nach Artikel 91 in der Währung des Mitgliedstaats

angegeben ist.

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Bezeichnung als „Rechnung“ wird

benötigt in:

Bulgarien

Zypern

Portugal

Spanien

(empfohlen)

Rechnungsanforderungen

11

Standardanforderungen an Rechnungen:

Bezeichnung als „Rechnung“

Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) Angaben bzgl. Selbstfakturierung (falls anwendbar)

Rechnung an: Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers)

sowie EU USt-IdNr. Rechnungsnummer: ABC123

Rechnungsdatum: 3. Oktober 2015

Datum Eigentumsübertragung (oder Dienstleistung): 3. Oktober 2015

Rechnungsbetrag netto 200,00 €

Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit ermäßigtem MwSt-Satz 100,00 €

Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit Standard-MwSt-Satz 100,00 €

MwSt (mit ermäßigtem MwSt-Satz) 4,00 €

MwSt (mit Standard-MwSt-Satz) 21,00 €

Gesamtrechnungsbetrag 225,00 €

Menge Art der gelieferten Waren MwSt-Satz Summe

4 Notenbücher 4% 100,00 €

2 Schallplatten 21% 50,00 €

Summe/Stück

25,00 €

25,00 €

Umfang Art der erbrachten Dienstleistungen MwSt-Satz Summe

1 Stunde Studioaufnahmen 21% 50,00 €

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Rechnungsanforderungen

12

MwSt-Betrag in jeglicher Währung ist

nur erlaubt in:

Belgien

Zypern*

Dänemark*

Frankreich

Deutschland

Schweiz

* unter bestimmten Bedingungen

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Angabe des Gesamtrechnungsbetrags

wird benötigt in:

Bulgarien*

Kroatien

Griechenland

Polen

Rechnungsanforderungen

13

Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) Angaben bzgl. Selbstfakturierung (falls anwendbar)

Rechnung an: Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers)

sowie EU USt-IdNr. Rechnungsnummer: ABC123

Rechnungsdatum: 3. Oktober 2015

Datum Eigentumsübertragung (oder Dienstleistung): 3. Oktober 2015

Rechnungsbetrag netto 200,00 €

Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit ermäßigtem MwSt-Satz 100,00 €

Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit Standard-MwSt-Satz 100,00 €

MwSt (mit ermäßigtem MwSt-Satz) 4,00 €

MwSt (mit Standard-MwSt-Satz) 21,00 €

Gesamtrechnungsbetrag 225,00 €

Menge Art der gelieferten Waren MwSt-Satz Summe

4 Notenbücher 4% 100,00 €

2 Schallplatten 21% 50,00 €

Summe/Stück

25,00 €

25,00 €

Umfang Art der erbrachten Dienstleistungen MwSt-Satz Summe

1 Stunde Studioaufnahmen 21% 50,00 €

Standardanforderungen an Rechnungen:

Gesamtrechnungsbetrag (brutto)

* unter bestimmten Bedingungen

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Rechnungsanforderungen

14

Bezug auf nationale oder Rechts-

grundlage im Fall einer MwSt-Befreiung

wird benötigt in:

Tschechische

Republik

Estland

Frankreich

Deutschland

Griechenland

Ungarn

Lettland

Litauen

Luxemburg

Malta

Polen

Rumänien

Slovakei

Slowenien

Spanien

Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) Angaben bzgl. Selbstfakturierung (falls anwendbar)

Rechnung an: Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers)

sowie EU USt-IdNr. Rechnungsnummer: ABC123

Rechnungsdatum: 3. Oktober 2015

Datum Eigentumsübertragung (oder Dienstleistung): 3. Oktober 2015

Die oben stehende Dienstleistung ist gemäß Art. 138 MwStSystRL von der

MwSt befreit.

Rechnungsbetrag netto 200,00 €

Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit ermäßigtem MwSt-Satz 100,00 €

Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit Standard-MwSt-Satz 100,00 €

MwSt (mit ermäßigtem MwSt-Satz) 4,00 €

MwSt (mit Standard-MwSt-Satz) 21,00 €

Gesamtrechnungsbetrag 225,00 €

Menge Art der gelieferten Waren MwSt-Satz Summe

4 Notenbücher 7% 100,00 €

2 Schallplatten 19% 50,00 €

Summe/Stück

25,00 €

25,00 €

Umfang Art der erbrachten Dienstleistungen MwSt-Satz Summe

1 Stunde Steuerfreie Dienstleistung n. z. 50,00 €

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Bezug auf nationale Rechtsgrundlage im

Fall einer MwSt-Befreiung wird benötigt

in:

Bulgarien

Kroatien

Italien

Portugal

Rechnungsanforderungen

15

Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) Angaben bzgl. Selbstfakturierung (falls anwendbar)

Rechnung an: Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers)

sowie EU USt-IdNr. Rechnungsnummer: ABC123

Rechnungsdatum: 3. Oktober 2015

Datum Eigentumsübertragung (oder Dienstleistung): 3. Oktober 2015

Die oben stehende Dienstleistung ist gemäß Art. XXX IT-MwStG von der

MwSt befreit.

Rechnungsbetrag netto 200,00 €

Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit ermäßigtem MwSt-Satz 100,00 €

Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit Standard-MwSt-Satz 100,00 €

MwSt (mit ermäßigtem MwSt-Satz) 4,00 €

MwSt (mit Standard-MwSt-Satz) 21,00 €

Gesamtrechnungsbetrag 225,00 €

Menge Art der gelieferten Waren MwSt-Satz Summe

4 Notenbücher 7% 100,00 €

2 Schallplatten 19% 50,00 €

Summe/Stück

25,00 €

25,00 €

Umfang Art der erbrachten Dienstleistungen MwSt-Satz Summe

1 Stunde Steuerfreie Dienstleistung n. z. 50,00 €

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Rechnungsanforderungen

16

Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) Angaben bzgl. Selbstfakturierung (falls anwendbar)

Rechnung an: Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers)

sowie EU USt-IdNr. Rechnungsnummer: ABC123

Rechnungsdatum: 3. Oktober 2015

Datum Eigentumsübertragung (oder Dienstleistung): 3. Oktober 2015

jjj

Rechnungsbetrag netto 200,00 €

Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit ermäßigtem MwSt-Satz 100,00 €

Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit Standard-MwSt-Satz 100,00 €

MwSt (mit ermäßigtem MwSt-Satz) 4,00 €

MwSt (mit Standard-MwSt-Satz) 21,00 €

Gesamtrechnungsbetrag 225,00 €

Menge Art der gelieferten Waren MwSt-Satz Summe

4 Notenbücher 4% 100,00 €

2 Schallplatten 21% 50,00 €

Summe/Stück

25,00 €

25,00 €

Umfang Art der erbrachten Dienstleistungen MwSt-Satz Summe

1 Stunde Studioaufnahmen 21% 50,00 €

Die USt-IdNr. des Kunden für inländische

Lieferungen wird benötigt in:

Österreich*

Belgien

Bulgarien

Tschechische

Republik

Finnland

Frankreich

Griechenland

Ungarn*

Italien*

Lettland

Litauen

Luxemburg*

Malta

Polen*

Portugal

Rumänien

Slowenien

Spanien

Schweden

* unter bestimmten Bedingungen

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen 17

Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) Angaben bzgl. Selbstfakturierung (falls anwendbar)

Rechnung an: Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers)

sowie EU USt-IdNr. Rechnungsnummer: ABC123

Rechnungsdatum: 3. Oktober 2015

Datum Eigentumsübertragung (oder Dienstleistung): 3. Oktober 2015

Rechnungsbetrag netto 200,00 €

Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit ermäßigtem MwSt-Satz 100,00 €

Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit Standard-MwSt-Satz 100,00 €

MwSt (mit ermäßigtem MwSt-Satz) 4,00 €

MwSt (mit Standard-MwSt-Satz) 21,00 €

Gesamtrechnungsbetrag 225,00 €

Menge Art der gelieferten Waren MwSt-Satz Summe

4 Notenbücher 4% 100,00 €

2 Schallplatten 21% 50,00 €

Summe/Stück

25,00 €

25,00 €

Umfang Art der erbrachten Dienstleistungen MwSt-Satz Summe

1 Stunde Studioaufnahmen 21% 50,00 €

Hinweis, falls die Rechnung von einem

Computer bearbeitet wurde, wird

benötigt in:

Ungarn

Lettland

Portugal

Rechnungsanforderungen

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Datum der Bereitstellung der Waren und

Dienstleistungen, auch falls identisch mit

dem Rechnungsdatum, wird benötigt in:

Österreich

Bulgarien

Zypern

Dänemark

Deutschland

Irland

Niederlande

Portugal

Vereinigtes

Königreich

Rechnungsanforderungen

18

Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) Angaben bzgl. Selbstfakturierung (falls anwendbar)

Rechnung an: Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers)

sowie EU USt-IdNr. Rechnungsnummer: ABC123

Rechnungsdatum: 3. Oktober 2015

Datum Eigentumsübertragung (oder Dienstleistung): 3. Oktober 2015

Rechnungsbetrag netto 200,00 €

Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit ermäßigtem MwSt-Satz 100,00 €

Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit Standard-MwSt-Satz 100,00 €

MwSt (mit ermäßigtem MwSt-Satz) 4,00 €

MwSt (mit Standard-MwSt-Satz) 21,00 €

Gesamtrechnungsbetrag 225,00 €

Menge Art der gelieferten Waren MwSt-Satz Summe

4 Notenbücher 4% 100,00 €

2 Schallplatten 21% 50,00 €

Summe/Stück

25,00 €

25,00 €

Umfang Art der erbrachten Dienstleistungen MwSt-Satz Summe

1 Stunde Studioaufnahmen 21% 50,00 €

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Rechnungsanforderungen

19

Rechnungsanforderungen in der EUROPÄISCHEN UNION:

(1) Bezeichnung als „Rechnung“

(2) Angaben bzgl. „Selbstfakturierung“, falls anwendbar

(3) Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters)

(4) EU USt-IdNr. des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters)

(5) MwSt-Nummer des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters)

(6) Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers)

(7) MwSt-Nummer oder alternativ EU USt-IdNr. des unternehmerischen Käufers (und/oder

Dienstleistungsempfängers) bei inländischen Transaktionen

(8) EU USt-IdNr. des unternehmerischen Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers) bei EU-

grenzübergreifenden Transaktionen

(9) Rechnungsnummer (fortlaufend)

(10) Rechnungsdatum

(11) Lieferdatum oder Datum der Dienstleistungserbringung (auch wenn identisch mit #10)

(12) Menge und Art der gelieferten Waren und/oder Umfang und Art der erbrachten Dienstleistungen

[…]

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Rechnungsanforderungen

20

Rechnungsanforderungen in der EUROPÄISCHEN UNION:

[…]

(13) Nettosumme pro Stück

(14) Steuerpflichtiger (Netto-)Rechnungsbetrag muss in der Landeswährung angegeben werden

(15) Steuerpflichtige Beträge müssen separat für verschiedene MwSt-Sätze angegeben werden

(16) MwSt-Satz/-Sätze für die Posten auf dieser Rechnung

(17) MwSt-Beträge müssen (auch) in Landeswährung angegeben werden

(18) Gesamtrechnungsbetrag (brutto)

(19) Angaben zu bestehenden Rabatten oder Bonusvereinbarungen (Angabe der Höhe oder Prozente),

falls noch nicht im Gesamtrechnungsbetrag berücksichtigt

(20) Angaben zu einer bestehenden MwSt-Befreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen,

Dreiecksverhältnissen, Exporten in Nicht-EU-Länder oder aus jeglichem anderen Grund

(21) Für MwSt-Befreiungen: Rechtsnorm im nationalen Mehrwertsteuerrecht

(22) Angaben zur Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens (inkl. nationaler Rechtsnorm)

(23) Angaben zur Anwendung von MwSt-Sonderregelungen

(24) Hinweis, falls die Rechnung von einem Computer bearbeitet wurde

(25) Nummer des Lieferscheins

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen 21

Rechnungsanforderungen

Kann das Versäumnis, die Rechnungsanforderungen einzuhalten, geheilt werden?

Ja! Auch rückwirkend.

C-368/09 Europäischer Gerichtshof

Pannon Gép Centrum kft

Eine korrekte Rechnung mit allen Mindestanforderungen wird weiterhin zum Vorsteuer-

abzug durch den Rechnungsempfänger benötigt.

Jedoch kann eine Korrektur der Rechnung (kleinere) Fehler bei den Rechnungsdetails

rückwirkend heilen.

Page 22: 12.4.2016 Neopost Business Brunch Länderübergreifender ... · 12.4.2016 Neopost Business Brunch Länderübergreifender Austausch von Rechnungen bei wachsenden internationalen Geschäften:

Länderübergreifender Austausch von Rechnungen 22

elektronische Rechnungen

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Gleichstellung von elektronischen Rechnungen und Papier-Rechnungen. Das bedeutet:

Authentizität und Integrität aller Rechnungen müssen gewährleistet sein!

23

Authentizität

+

Integrität

Geschäftskontrollen mit

verlässlichem Prüfpfad

qualifizierte elektronische Signatur

EDI

für alle

Rechnungen

nur für

eInvoices

Papierrechnung

eInvoice

„Rechnung“

Derzeitige Situation: Geschäftskontrollen für alle Rechnungen

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Anforderungen an elektronische Rechnungen

24

Elektronische Signatur wird benötigt als

Authentizitäts- und Integritätsnachweis:

Ungarn

Italien*

Portugal*

Rumänien

Slowenien

Weitere Finanzverwaltungen

erwarten sie u. U. in der Praxis

Vollständiger Name des Lieferanten (und/oder Dienstleistunganbieters) Angaben bzgl. Selbstfakturierung (falls anwendbar)

Rechnung an: Vollständiger Name und vollständige Adresse des Käufers (und/oder Dienstleistungsempfängers)

sowie EU USt-IdNr. Rechnungsnummer: ABC123

Rechnungsdatum: 3. Oktober 2015

Datum Eigentumsübertragung (oder Dienstleistung): 3. Oktober 2015

Rechnungsbetrag netto 200,00 €

Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit ermäßigtem MwSt-Satz 100,00 €

Gesamtanzahl von Waren und Dienstleistungen mit Standard-MwSt-Satz 100,00 €

MwSt (mit ermäßigtem MwSt-Satz) 4,00 €

MwSt (mit Standard-MwSt-Satz) 21,00 €

Gesamtrechnungsbetrag 225,00 €

Menge Art der gelieferten Waren MwSt-Satz Summe

4 Notenbücher 4% 100,00 €

2 Schallplatten 21% 50,00 €

Summe/Stück

25,00 €

25,00 €

Umfang Art der erbrachten Dienstleistungen MwSt-Satz Summe

1 Stunde Studioaufnahmen 21% 50,00 €

* unter bestimmten Bedingungen

Standardanforderungen an elektronische Rechnungen:

Elektronische Signatur

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Anforderungen an elektronische Rechnungen

25

F Unterliegt eInvoicing der Zustimmung des Rechnungsempfängers?

Falls ja, kann dem stillschweigend zugestimmt werden (z. B. durch

Bezahlung der Rechnung)?

Ja; es ist zumindest notwendig, dem Rechnungsempfänger schriftlich

mitzuteilen, dass sein Stillschweigen als Zustimmung aufgefasst

wird. (Frankreich)

A

Ja; die Zustimmung sollte schriftlich erteilt werden.

(Portugal)

Ja; eInvoicing unterliegt der Zustimmung des Empfängers. Diese

sollte idealerweise schriftlich erteilt werden.

(Vereinigtes Königreich)

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Anforderungen an elektronische Rechnungen

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F Gibt es noch weitere Restriktionen bzgl. Datenformat sowie

Ausstellung und Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen?

Falls ja, was für Restriktionen?

Ja; akzeptiert werden nur .txt, .csv. .dbf, .mdb., .xsl und .xml, .pdf

sowie jede andere Druckdatei, die unformatierten Text oder

Zeichen enthält. (Ungarn)

A

Es gibt keine spezifische Datenformatanforderung. HMRC nennt

EDI, XML, kommagetrennte ASCII- und PDF-Dateien als Beispiele

für akzeptierte Formate. (Vereinigtes Königreich)

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Anforderungen an elektronische Rechnungen

Schweiz – Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Die Schweiz ist kein Mitglied der Europäischen Union

Aus diesem Grund gilt in der Schweiz auch nicht die MwStSystRL

Deshalb unterscheiden sich einige Regularien im Vergleich zu Ländern,

in denen die MwStSystRL zur Anwendung kommt

Zum Beispiel wird eine digitale Signatur mit schweizer Zertifikat oder

speziellem (zugelassenen) ausländischen Zertifikat benötigt

Der elektronische Rechnungsversand unterliegt keiner Zustimmung

durch den Rechnungsempfänger

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Wie stellt man die Authentizität und Integrität einer

Rechnung sicher?

Innerbetriebliches Kontrollverfahren:

Innerbetriebliche Kontrollen können die Authentizität und Integrität einer Rechnung

sicherstellen,

indem ein verlässlicher Prüfpfad die Rechnung mit einer Lieferung/Dienstleistung

verknüpft.

In den meisten europäischen Ländern muss eine detaillierte Prozessdokumentation

angefertigt und gepflegt werden.

Aber: Was passiert, wenn Geschäftskontrollen ungenügend (oder nicht ausreichend

dokumentiert) sind, aber die eingehenden Rechnungen korrekt sind?

Hat das Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug?

In Deutschland keine Auswirkung auf die MwSt-Rückerstattung, solange die

eingehenden Rechnungen korrekt sind.

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Innerbetriebliches Kontrollverfahren

29

F Welche Geschäftskontrollen müssen für Rechnungen eingeführt

werden?

Interne Kontrollprozesse mit Prüfpfad müssen eingeführt werden:

Übereinstimmung der Rechnung mit bestehenden

Geschäftsdokumenten (z. B. mit Bestellung). Die Methoden können

sich in Bezug auf die Größe, die Funktion und das Betätigungsfeld

der Firma unterscheiden. Kontrollprozesse verändern sich eventuell

im Laufe der Zeit aufgrund der Entwicklung einer Firma.

A

Geschäftskontrollen müssen in das Buchhaltungssystem integriert

sein (z. B. ERP). (Italien)

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Innerbetriebliches Kontrollverfahren

30

F Gibt es bei Rechnungen irgendwelche Dokumentations-

anforderungen für diese Kontrollverfahren?

Eine detaillierte Prozessdokumentation muss angefertigt und über

den Zeitverlauf gepflegt werden. A

Zusätzlich zum oben Erwähnten: Nachweis, dass die Firma die

Kontrolle über ihre internen Kontrollprozesse hat. (Belgien)

Detaillierte Rechnungsbegleitunterlagen müssen vorliegen

(Verträge, Aufträge, Quittungen etc.). (Kroatien)

Es gibt keine formellen Anforderungen, die Geschäftskontrollen

zu dokumentieren. Die Firma muss jedoch in der Lage sein, die

existierenden Kontrollen vorzeigen zu können.

(Zypern, Vereinigtes Königreich)

Es gibt keine spezifische Regelungen. Niederländische

Steuerbehörden bevorzugen jedoch eine detaillierte

Prozessdokumentation. (Niederlande)

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Innerbetriebliches Kontrollverfahren

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F Situation: Das innerbetriebliche Kontrollverfahren ist ungenügend.

Die eingehenden Rechnungen sind jedoch korrekt. Hat das

Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers?

Keine Auswirkung auf den Vorsteuerabzug, wenn die eingehenden

Rechnungen korrekt sind.

A

Zusätzlich zum oben Erwähnten: Das Unternehmen muss

nachweisen können, dass der Rechnungsinhalt den tatsächlichen

Sachverhalt widerspiegelt. (Belgien, Griechenland)

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen 32

E-Invoicing – QES / EDI

Grundsätzlich gelten QES oder EDI nicht länger als Mindest-

anforderungen für elektronische Rechnungen in der EU.

Aber: In der Praxis werden elektronische Rechnungen, die

ohne QES verschickt werden, nicht in allen

EU-Mitgliedsstaaten akzeptiert.

Und: Manche Rechnungsempfänger werden elektronische Rechnungen ohne

QES weiterhin nicht akzeptieren.

Fazit: Obwohl die QES nicht länger als Mindestanforderung für elektronische

Rechnungen gilt, sprechen immer noch Gründe für die Verwendung einer QES, um die

Akzeptanz voranzutreiben und um Unannehmlichkeiten oder Fragen seitens des

Rechnungsempfängers zu vermeiden.

Dennoch: Rechnungsempfänger MÜSSEN Geschäftskontrollen durchführen, ganz gleich,

ob sie Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen erhalten.

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen 33

Wie werden Rechnungen

archiviert?

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Archivierung von Rechnungen

Keine rechtlichen Anforderungen in der MwStSystRL bzgl.

Aufbewahrung/Archivierung von Rechnungen

Also: Keine Harmonisierung innerhalb der Europäischen Union

Verschiedene Regelungen…

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Archivierung – ausdrucken und löschen?

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F Ist es erlaubt, die elektronischen Rechnungen auf Papier

auszudrucken und die elektronischen Daten zu löschen?

Nein, elektronische Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichem

Datenformat archiviert werden.

A

Ja, aber die Steuerbehörde muss ihre Richtlinien hierzu erst noch

veröffentlichen. (Belgien)

Ja, eInvoices können unter der Bedingung ausgedruckt und in

Papierformat archiviert werden, dass die Authentizität und

Integrität sichergestellt wird (Prüfpfad). (Tschechische Republik)

Ja, aber die Rechnungen müssen so konvertiert werden, dass alle

ursprünglichen Daten erhalten bleiben. (Zypern, Verein. Königreich)

Ja, Rechnungen können ungeachtet ihres ursprünglichen

Datenformats konvertiert werden. (Rumänien)

Ja, eInvoices können unter der Bedingung ausgedruckt und in

Papierformat archiviert werden, dass die Authentizität und

Integrität sichergestellt wird. (Italien)

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Archivierung – Zeitstempel?

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F Wird ein digitaler Zeitstempel benötigt?

A Ein digitaler Zeitstempel ist nicht verpflichtend. Allerdings könnte er

nützlich sein, um die Authentizität und Integrität von Dokumenten

nachzuweisen. (Tschechische Republik)

Ein digitaler Zeitstempel wird benötigt, wenn die Rechnung

archiviert wird. (Ungarn)

Ein digitaler Zeitstempel wird innerhalb von 3 Monaten nach

Abgabe der Steuererklärung benötigt (meist 31. Dezember). (Italien)

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Archivierung – Aufbewahrung im Ausland?

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F Ist es erlaubt, das elektronische Archiv in einem anderen EU-

Mitgliedstaat aufzubewahren?

A Ja, generell können eInvoices ohne Benachrichtigung in einem

anderen EU-Mitgliedsstaat aufbewahrt werden, vorausgesetzt, die

Steuerbehörde erhält sofortigen Online-Zugriff darauf.

Ja, unter der Bedingung, dass die Steuerbehörde im Vorfeld

informiert wird und, falls gefordert, sofortigen Online-Zugriff erhält.

(Kroatien, Tschechische Republik, Zypern, Frankreich, Italien,

Polen, Rumänien, Slowenien, Spanien, Schweden)

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Archivierung – Scannen und Vernichtung von Papierrechnungen?

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F Ist es erlaubt, Papierrechnungen einzuscannen und nur den Scan

aufzubewahren? Falls ja, welche Anforderungen gibt es hierbei?

A Ja, Geschäftskontrollen müssen eingeführt werden (Sicherstellung

der Integrität) und eine detaillierte Prozessdokumentation muss

angefertigt und gepflegt werden.

Ja, aber hierfür werden spezielle Archivierungssysteme oder

Speichermedien benötigt, z. B. Write Once Read Many (WORM)-

Datenträger. (Österreich)

Ja, wie oben beschrieben, aber Papierrechnungen müssen für einen

Monat ab dem Datum des Scannens aufbewahrt werden. (Belgien)

Nein; Rechnungen, die auf Papier versandt wurden, müssen in dem

Format aufbewahrt werden, in dem sie erhalten wurden. (Zypern,

Frankreich, Ungarn, Malta, Slowenien, Schweden)

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Archivierung von Rechnungen – Aufbewahrungsfrist

Verschiedene Regelungen bzgl. der Aufbewahrungsfrist:

5 Jahre (z. B. Griechenland),

6 Jahre (z. B. Zypern, Malta, Vereinigtes Königreich),

7 Jahre (z. B. Österreich, Belgien, Niederlande),

8 Jahre (z. B. Ungarn),

10 Jahre (z. B. Tschechische Republik, Frankreich, Deutschland, Italien,

Niederlande [für Immobilien], Polen, Portugal, Rumänien, Slowenien,

Spanien, Schweden*, Schweiz),

11 Jahre (z. B. Kroatien),

15 Jahre (z. B. Belgien [für Kapitalgüter]),

20 Jahre (z. B. Slowenien [für Immobilien])

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* unter bestimmten Bedingungen

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen 40

Harmonisierung…

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen

Offizielle Ziele zur besseren Harmonisierung

1) Ein transeuropäisches MwSt-System basierend auf dem Bestimmungslandprinzip

Transaktionen zwischen verschiedenen Mitgliedern der Europäischen Union

müssen so einfach und sicher sein, wie eine Inlandstransaktion.

Die Kosten zur Einhaltung steuerlicher Regelungen in Europa müssen reduziert

werden.

2) Ein einfacheres, effektiveres und strengeres MwSt-Regime

Einfacheres Regime: Ein Steuerzahler, der in der ganzen Europäischen Union

tätig ist, sollte darauf vertrauen können, dass MwSt-Regelungen harmonisiert

und verständlich sind.

Effektives und neutrales Regime.

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen 42

Ideen...

Einführung eines allgemein akzeptierten Hybridformats für elektronische

Rechnungen, um die automatische Verarbeitung von Rechnungsdaten zu

ermöglichen.

Stärkere Harmonisierung bzgl. Rechnungsanforderungen unter den EU-

Mitgliedstaaten (und weltweit).

Stärkere Harmonisierung bzgl. Archivierungsanforderungen unter den EU-

Mitgliedstaaten.

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Länderübergreifender Austausch von Rechnungen 43

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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