20130926 VDI GPP 1.0 · PDF fileWillkommen zur VDI‐‐GPP‐‐Veranstaltung LEAN OFFICE Sparpotenziale durch Prozessgestaltung im administrativen Umfeld Ihre Referenten: Dr

Willkommen zur VDI‐GPP‐VeranstaltungWillkommen zur VDI‐GPP‐Veranstaltung

LEAN OFFICELEAN OFFICESparpotenziale durch Prozessgestaltung

im administrativen Umfeldim administrativen Umfeld

Ihre Referenten: Dr. Norbert Herbig, Rolf B. Drescher

VDI‐GPP Nürnberg 126. September 2013

iRBD Ingenieursozietät

•Prozessmodellierungg

•Prozessdesignb•Prozessverbesserungen

•Kostensenkungg• Effizienzsteigerung•Projektmanagement


PPV CONSULTING GMBH

F i fü• Frei für Kurzpräsentation PPV


Was bedeutet „LEAN“?

LEAN bedeutet nicht „schlank“!

LEAN bedeutet: Werte ohne Verschwendung schaffen!

MUDA: Verschwendungg

MURA: Die Unausgeglichenheit

ÜMURI: Die Überlastung


Quelle: Taiichi Ohno (1993)

MUDA, MURA, MURI


Quelle: Toyota TPS

Die 7 Arten der Verschwendung


Quelle: Danaher DBS

Verschwendung am Beispiel „Wäsche waschen“:


Warum „LEAN OFFICE“?


Quelle: IAP GmbH

Die 7 Arten der Verschwendung in der Administration


Quelle: IAP GmbH



Quelle: IAP GmbH



Quelle: IAP GmbH



Quelle: IAP GmbH

Warum „LEAN OFFICE“?Ergebnisse einer Studie des Fraunhofer IPA (Stuttgart) aus 2006:

32% Effizienzsteigerungspotenzial Nur 62% aller Prozesse standardisiert Nur 5% der Durchlaufzeit ist wertschöpfend Nur 5% der Durchlaufzeit ist wertschöpfend


Quelle: Fraunhofer IPA

Planspiel: 1. Durchlauf

In jedem Unternehmen gibt es den Kreditorenprozess:Ein Lieferant schickt eine Rechnung.

Diskutieren Sie diesen Kreditorenprozess und erstellen i Abl fdi fü d P R hein Ablaufdiagramm für den Prozess vom Rechnungs‐eingang bis hin zum Zahlungsausgang.

Hilfsmittel: Moderationskoffer Zeit: 8 Minuten


Aktivitäten-ProzessdarstellungSpezifiziert die Aktivitäten (was passiert) im Prozess.

Ermöglicht die Erfassung von Entscheidungspunkten,

Darlehensbewilligungsverfahren

Nacharbeitsschleifen und Komplexitäten.

Funktionale-ProzessdarstellungZeigt detailliert die einzelnen Schritte eines


Kundenberater Abteilungsleiter Direktor Sachbearbeiter Vergangene Zeit

1Eingang eines 2

g

Prozesses.

Führt zur Ermittlung der Personen und Gruppen, die in

die einzelnen Schritte involviert sind.

1 Tag

5 Tage

Eingang einesDarlehensantrages

3Nachprüfenund unterschreiben

2Überprüfung vonEinkommen undVermögenswerten

5Scheck undD k t

Bewilligt

10 Tage

4Überprüfung aufAusnahmesituation

Dokumentevorbereiten

6Formulierung einerschriftl. Ablehnung

Nicht Bewilligt



Posterhalten

Antragbearbeiten

Kredit überprüfen

Antrag abklären

Dateneingeben

Antrageingeben

Einheit überprüfen

Auftragdisponieren

Übergabe anVorgesetzten

Personen Prozess

1 Std. 2 Std. 4 Std. 30 Min. 2 Std. 4 Std. 4 Std. 10 Min.

erhalten bearbeiten überprüfen abklären eingebeneingeben überprüfen disponieren Vorgesetzten

Ankunftper LKW

Wartezeit Post öffnen Post t il

Posti ht

Wartezeit Antragüf

Antrag i t i

Kreditüb üf

Gesamt-Prozess

1 Std. 3 Std. 1 Std. 20 Min. 5 Min. 10 Min. 5 Min. 110 Min. 10 Min.Vorgangweiterleitenper LKW verteilen sichten prüfen registrieren überprüfenProzess weiterleiten

Verfahrent il

Verfahren Wartezeit Verfahren1 Std. 2 Std. 3 Std. 20 Min. 5 Min. 20 Min. 15 Min. 30 Min. 5 Min. 2 Min.

Vorgangit l it

Wartezeit Wartezeit Vorgangit l it

Verfahrent il

Wartezeitzuteilen abklären eingeben weiterleiten

Verfahren V f hV f h V f h V f h V f h30 Min. 10 Min. 1 Min. 50 Min. 5 Min. 10 Min. 5 Min. 10 Min. 1 Min. 3 Min.

Vorgang

weiterleiten zuteilen

Verfahren Verfahrenausdrucken Wartezeit

Verfahrenweiterleiten

Verfahrenüberprüfen

Verfahrenüberprüfen

Verfahrenfreigeben

Verfahendrucken

Vorgangweiterleiten

1 Std 2 Std 1 Std 10 Min

Wartezeit Verfahrenüberprüfen

WartezeitVerfahrenabstimmen

1 Std. 2 Std. 1 Std 10 Min.

34 Schritte – 5 davon wertschöpfendwertschöpfend

Wartezeit Übergabe anVorgesetzten



Erhalt einer Anfrage

Einloggen 0,5 Std.

Anfragen von Preisen

Ermitteln vorläufiger Preise

P i üb b it

1 Std.

0,5 Std.

0 5 StdPreise überarbeiten

Angebotspreise festlegen

Ausarbeiten des Angebotes

0,5 Std.

1 Std.

2 Std.Ausarbeiten des Angebotes

Idealer Prozess < 3 StdIdealer Prozess

Sollprozess Max. 2,5 Std. nicht-wertschöpfende Zeit

< 3 Std.


2 4 6 8 Zeit in Std.


Betrachten Sie den ausgehängten Beispiels‐Kreditoren‐Prozess.

Suchen Sie nach nicht wertschöpfenden TeilprozessenSuchen Sie nach nicht wertschöpfenden Teilprozessen.

Markieren Sie diese Teilprozesse mit einem schwarzen Kl b kKlebepunkt.



High‐Level‐ProzessdarstellungOUTPUTS

INPUTS

PROZESSIdeen Informationen

Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Schritt 4:Schritt 1:Abfüllen

Schritt 2:Kennzeichnen

Schritt 3:Prüfen

Schritt 4:Verpacken




Betrachten Sie den ausgehängten Beispiels‐Kreditoren‐Prozess.

Suchen Sie nach Teilprozessen die keine KundenSuchen Sie nach Teilprozessen, die keine Kunden haben.

M ki Si di T il i iMarkieren Sie diese Teilprozesse mit einem roten Klebepunkt.



Schnittstellen

Schnittstellen treten immer dann auf,wenn Belege oder Informationen voneiner Abteilung in eine andere wandern.

Die beteiligten Menschen müssen ein gemeinsames Verständnis des Vorganges herbei führenVerständnis des Vorganges herbei führen.

Das ist fehlerträchtig und führt zu Verschwendung durch P ll l b i d I f i d dParallelarbeit und Informationsredundanz.



Betrachten Sie erneut den ausgehängten Beispiels‐Kreditoren‐Prozess.

Suchen Sie nach überflüssigen SchnittstellenSuchen Sie nach überflüssigen Schnittstellen.

Markieren Sie diese Schnittstellen mit einem gelben Kl b kKlebepunkt.



Medienbrüche

Medienbruch: Wechsel des informationstragenden Mediums innerhalb eines Informationsbeschaffungs‐oder ‐verarbeitungsprozesses.

P i PDF D b k ERP SPapier PDF Datenbank ERP‐System


Quelle: Taiichi Ohno (1993)


Betrachten Sie erneut den ausgehängten Beispiels‐Kreditoren‐Prozess.

Suchen Sie nach überflüssigen MedienbrüchenSuchen Sie nach überflüssigen Medienbrüchen.

Markieren Sie diese Medienbrüche mit einem grünen Kl b kKlebepunkt.



Hidden Factory (1)

Situation: ein Mitarbeiter eines mittelgroßen Unternehmens bekommt die Aufgabe, einen Prozess aus seinem Arbeitsalltag zu beschreiben, und zwar ohne fremde Hilfe.Ergebnis des Mitarbeiters:


Hidden Factory (2)

Realität: Der Prozess wird von einem neutralen Dritten aufgenommen und so dargestellt, wie er tatsächlich abläuft:


Hidden Factory (3)

Soll des Prozesses: Durch Optimierungen ist der Prozess viel schlanker geworden:


Hidden Factory (4)

Die Differenz IST‐ zu SOLL‐ Prozess (hier ausgegraut) sind nicht wertschöpfende Schritte, die für die Erfüllung der Kunden‐anforderungen nicht notwendig sind, und für die der Kunde auch nicht bezahlt‐ die sogenannte „Hidden Factory“ oder Versteckte Fabrik“:„Versteckte Fabrik“:


Der Trainingstag „Lean Administration ACTIVE“ richtetsich an Mitarbeiter, Fach‐ und Führungskräfte mit

i d k i kti h E f h

Agenda08:00 Vorstellungsrundegeringen oder keinen praktischen Erfahrungen zum

Thema LEAN, KVP oder KAIZEN. Er dient dem Aufbau vonBasiskompetenzen und soll motivieren, LEAN Prinzipienund Methoden im eigenen Unternehmen umzusetzen.

08:00 Vorstellungsrunde08:30 LEAN Prinzipien & Methoden 09:00 Abläufe Solar GmbH 09:15 Aufwärmrunde“

Themen und Tools

u d e ode e ge e U e e e u use e 09:15 „Aufwärmrunde09:45 Pause10:00 1. Tag10 30 UThemen und Tools

1. Kostenbewusstsein:„Blick durch die Verlustbrille“

2 5S Arbeiten mit Standards

10:30 Auswertung, Umsetzung12:15 Mittagspause13:00 2. Tag

2. 5S, Arbeiten mit Standards

3. Prozessmapping

4. SIPOC‐Diagramme: Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers

13:30 Auswertung, Umsetzung15:15 Pause15:30 3. Tagp ,

5. Kosten‐Nutzen‐Rechnung

6. Verbesserung von Kennzahlen:Durchlaufzeit, Produktivität, Fehlerquote

16:00 Auswertung und Resümee16:40 Good Practice Beispiele17:30 Ende


In einem nahezu realen Prozess mit authentischen Abläufen und Funktionsbereichen werden reale Aufträge bearbeitetund Funktionsbereichen werden reale Aufträge bearbeitet. Folgende Tätigkeiten sind definiert:

1. Geschäftsführung

2 Ei k f/ Di i i2. Einkauf/ Disposition

3. Kalkulation

4. Controlling

5. Technische Planung

6. Verkauf

7 Außendienst7. Außendienst

Zusätzlich werden Beobachtungsaufgaben an bis zu5 Teilnehmer vergeben.

Die Teilnehmer übernehmen im Laufe des Tages verschiedene Aufgaben und erleben so den Prozessaus verschiedenen Blickwinkeln


aus verschiedenen Blickwinkeln.

Danke für Ihre Aufmerksamkeit.Danke für Ihre Aufmerksamkeit.Fragen?


Documents

20130926 VDI GPP 1.0 · PDF fileWillkommen zur VDI‐‐GPP‐‐Veranstaltung LEAN OFFICE Sparpotenziale durch Prozessgestaltung im administrativen Umfeld Ihre Referenten: Dr