2017-05-22 Präsentation Föfä-Regeln Farbe · 22.05.2017 3 Folie 5 22. Mai 2017 Projektbezug Projektantrag und Genehmigung MC nicht bereits durch EU-Mittel oder Dritte finanziert

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Förderfähigkeitsregeln2014-2020

INTERREG CENTRAL EUROPE

2. INFORMATIONS- UND SCHULUNGSSEMINAR ZUR

NATIONALEN FINANZKONTROLLE

17. MAI 2017 IN BERLIN

Rechtsgrundlagen

Allgemeine Regelungen

Budgetlinien

nicht förderfähige Kosten

Folie 2 � 22. Mai 2017

Inhaltsverzeichnis

Agenda

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Folie 3 � 22. Mai 2017

Allgemeine Verordnung: Verordnung (EU) Nr. 1303/2013

EFRE-Verordnung: Verordnung (EU) Nr. 1301/2013

ETZ-Verordnung: Verordnung (EU) Nr. 1299/2013

Delegierte Verordnung: z.B. VO (EU) Nr. 481/2014

Cooperation Programm (CCI 2014TC16RFTN003)

Implementation Manual

Application Form, Subsidy Contract, Partnership Agreement

nationales Recht (z.B. LHO, Reisekostenrecht)

Regelungen zur öffentlichen Auftragsvergabe und zu staatlichen Beihilfen

Verordnung (EU, EURATOM) Nr. 966/2012 Delegierte Verordnung (EU) Nr. 1268/2012

Rechtsgrundlagen

Wichtige Regelungen

Sparsamkeit

Wirtschaft-lichkeitWirksamkeit

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Grundsatz der Haushaltsführung

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Projektbezug � Projektantrag und Genehmigung MC

nicht bereits durch EU-Mittel oder Dritte finanziert

erforderlich für Erreichen der Projektziele

•Ausnahme: Pauschalen

im Einklang mit Realkostenprinzip

•Sparsamkeit + Wirtschaftlichkeit + Wirksamkeit

im Einklang mit Wirtschaftlichkeitsprinzip

•Ausnahme: Vorbereitungs- und Abschlusskosten

entstanden + bezahlt, für Tätigkeiten lt. AF, im Förderzeitraum

Buchhalterische Zuordnung zum Projekt

Einhaltung der spezifischen Förderregeln (nachfolgende Folien)

falls zutreffend: Beachtung der Vergaberegeln

zertifiziert durch einen zugelassenen nationalen Controller


Anforderungen der Ausgaben

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Projektvorbereitung Projektdurchführung Projektabschluss

Pauschale15.000 €

Projektkosten + 30 Tage Zahlungsfrist Abschlusskosten

me AFAnnah-me AF ende

Projekt-ende


Projektphasen und Förderfähigkeit

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Beispiel: Ausgaben entstanden + bezahlt

Reporting Period 1 Reporting Period 2

1.7. 31.12. 30.06.1.1.

18.11. Recherche + Bestellung

22.12. Rechnung + Lieferung

7.1. Zahlung

20.1. Prüfung Controller

Lösung: Ausgaben sind zwar zum Zeitpunkt der Prüfung entstanden und bezahlt ABER Berücksichtigung der Ausgaben erst in PR 2, da das Zahlungsdatum entscheidend ist!

Personal

Büro- und Verwaltung

Reise- und Unterbringung

externe Expertise u. Dienstleistungen

Ausrüstung

Infrastruktur- und Baumaßnahmen

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Budgetlinien (BL)

Budgetlinien (BL) – Kosten für

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BL1. Personal-kosten

BL1: Personalkosten

Personal

im Projekt tätig

beim Begünstigten

direkt beschäftigt

bereits vorhanden oder

fürs Projekt angestelltweisungs-

gebunden

Resultate gehören AG (Begünstigte)

vergleichbare Bezahlung wie

Personal mit Arbeitsvertrag

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BL1: Personalkosten

Definition – Personal

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Folie 11 � 22. Mai 2017

An

satz Pauschale

Reale Kosten

• im Antrag festzulegen

• gilt für alle Projektmitarbeiter

• keine Änderung möglich

!

BL1: Personalkosten

Optionen

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• Vollzeit fürs ProjektArt. 3 Abs. 1 a)

VO (EU) 481/2014

• Teilzeit fürs Projekt:fixe Stundenzahl (%-Satz)

Art. 3 Abs. 1 b) Art. 3 Abs. 4 a)

VO (EU) 481/2014

• Teilzeit fürs Projekt:flexible Stundenzahl

Art. 3 Abs. 1 c)Art. 3 Abs. 4 b)

VO (EU) 481/2014

• StundenbasisArt. 3 Abs. 1 d)

VO (EU) 481/2014

BL1: Personalkosten – Reale Kosten

Modi – Reale Kosten

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Brutto-arbeitskosten

Projekt-mitarbeiter

Lohn/ Gehalt

Zulagen

SteuernSozial-

abgaben

Vertrag, Gesetz, Tarif,

üblich

tatsächlich gezahlt

nicht erstattbar

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Definition – Bruttoarbeitskosten

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Personal-kosten 100 %

Brutto-arbeits-kosten


Berechnung – Vollzeit

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•Beschäftigungs-/ArbeitsvertragBeschäftigungs-dokument

• Prozentsatz der Projekttätigkeit (100 %)• Workpackages• Dauer der Zuordnung zum Projekt • Beschreibung der Aufgaben, Leistungen

und Ergebnisse

Bescheinigungüber

Projektzuordnung (beide Unterschriften)

• Zuständigkeiten im ProjektArbeits-beschreibung

•Template: Implementation Toolbox

Periodic staff report(beide Unterschriften)

• AG-AufwandNachweis der Bruttoarbeitskosten


Nachweis – Vollzeit

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Job description and project assignment

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Personal-kosten X %

Brutto-arbeits-kosten


Berechnung – Teilzeit fix

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•Beschäftigungs-/ArbeitsvertragBeschäftigungs-dokument

• Prozentsatz der Projekttätigkeit (hier x %)• ggf. Prozentsatz für andere kofinanzierte Projekte• Workpackages• Dauer der Zuordnung zum Projekt • Beschreibung: Aufgaben, Leistungen, Ergebnisse

Bescheinigungüber

Projektzuordnung (beide Unterschriften)

• Zuständigkeiten im ProjektArbeits-beschreibung

• Template: ImplementationToolbox


• AG-AufwandNachweis der Bruttoarbeitskosten


Nachweis – Teilzeit fix

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Personal-kosten

tatsächliche Projekt-stunden

Stundensatz

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Berechnung – Teilzeit flexibel

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zuletzt dokumentiertejährliche Bruttoarbeitskosten

Stundensatz =

1.720 Stunden



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• einmalige Ermittlung• gilt gesamte Projektlaufzeit

Stundensatz

• unveränderbar• auch bei Teilzeitbeschäftigung (evtl. Änderung durch Omnibus-VO!)

Divisor 1.720 Stunden

• jährlich: 12 Monate zurückliegend• entspricht nicht dem Kalenderjahr• dokumentiert

Bruttoarbeitskosten



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Beispiel a):

Projektmitarbeiter arbeitet seit Mai 2012 beim BegünstigtenReporting Period 1: Juli bis Dezember 2016

� zuletzt jährlich dokumentierte Bruttoarbeitskosten:Januar 2016 bis Dezember 2016

Beispiel b):

Projektmitarbeiter arbeitet seit Mai 2016 beim BegünstigtenReporting Period 1: Juli bis Dezember 2016

� zuletzt jährlich dokumentierte Bruttoarbeitskosten:Juli 2016 bis Juni 2017

� Abrechnung für RP 1erst in RP 2 möglich (evtl. Änderung durch Omnibus-VO!)


Beispiel – Teilzeit flexibel

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• Beschäftigungs-/ArbeitsvertragBeschäftigungs-

dokument*

• Zuständigkeiten im ProjektArbeits-

beschreibung*

• AG-Aufwand (zuletzt jährlich dokumentiert)

Nachweis derBruttoarbeitskosten*

• Std.satz = AG-Aufwand/1.720 Std.Ermittlung des

Stundensatzes*

• Template: Implementation Toolbox


• monatlich, 100 % der Arbeitszeit, Projektstunden/WP (max. 1.720!)

Timesheet

*Vor-lage nur

beim 1. Mal


Nachweis – Teilzeit flexibel

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Timesheet – Teilzeit flexibel

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Homepage: www.interreg-central.eu

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Beispiel – Teilzeit flexibel

• Projektmitarbeiter eingestellt im April 2015• Projektbeginn Januar 2016• 1. Reporting Period Januar bis Juni 2016• zuletzt dokumentierte jährliche

Bruttoarbeitskosten� Juli 2015 bis Juni 2016: 65.000 €

• Projektstunden laut Timesheets:120 Stunden

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Lösung – Teilzeit flexibel

• Stundensatz: ��.��€

�.��. ��, ��€/��.

• Personalkosten: 120 Std. x 37,79 € = 4.534,80 €

• Hinweis: Dieser Stundensatz gilt für diesen Mitarbeiter während der kompletten Projektlaufzeit.

Personal-kosten

tatsächliche Projekt-stunden

Stundensatz lt. Vertrag

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Berechnung – Stundenbasis

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•Beschäftigungsvertrag für Projektzwecke

Beschäftigungs-dokument

•Zuständigkeiten im ProjektArbeits-beschreibung

•AG-AufwandNachweis desStundensatzes

•Template: Implementation Toolbox


•monatlich, 100 % der Arbeitszeit sowie Projektstunden/WP

Timesheet

BL1: Personalkosten

Nachweis – Stundenbasis

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An

satz Pauschale

Reale Kosten

Vollzeit

Teilzeit fix

Teilzeit flexibel

Stundenbasis

BL1: Personalkosten

Optionen – Übersicht

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Nachweise je Methode – Übersicht

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BL1: Personalkosten

Nachweis Dokument

Reale Kosten

Vollzeit im Projekt

Teilzeit im Projekt

FixFlexibel

StundenbasisDivisor 1.720h

Beschäftigungsdokument v v v v

Bescheinigung Projektzuordnung� Job description/assignment

AusfüllenNr. 1 - Nr. 5

AusfüllenNr. 1 - Nr. 5

AusfüllenNr. 3

AusfüllenNr. 3

Stundennachweis über 100% der Arbeitszeit� Timesheet

----- ----- v V

Periodic staff report(Template) v v v V

Bruttoarbeitskosten v v v v

Zahlungsnachweis v v v v

Beispiel: Personalkosten & eMS

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BL1: Personalkosten

1)• Methode für Abrechnung wählen

2)• Sammlung Nachweise je nach Methode

3)• Ermittlung förderfähige Personalkosten� separates Dokument (Excel-Tabelle)

4)• Reporting in eMS� Art u. Weise mit Controller absprechen

Dokumentation + Ermittlung + Abrechnung

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BL2. Büro- und Verwaltungs-

kosten

BL2: Büro- und Verwaltungskosten

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Büro-und

Verwal-tungs-kosten

15 %

förder-fähige

Personal-kosten


Berechnung

Pauschale

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Büro- und Verwaltungs-

kosten

Büromiete

Versicherungs-beiträge und

Steuern

Nebenkosten

Büromaterial

Allgemeine Buchführung

Instandhaltung, Reinigung und

Reparatur

IT-Systeme

Kommunikation

Bankgebühren

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Definition

Förderfähige direkte Personalkosten

auch auf pauschalierte Personalkosten anwendbar

Pauschal 15 % der förderfähigen Personalkosten

keine Unterscheidung direkte/indirekte Kosten

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Anwendung

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•Keine Nachweise oder begründende Dokumente erforderlich

Vorteil:

•Änderung der Personalkosten � Änderung der Pauschale für Büro- und Verwaltungskosten!

Achtung:


Fazit

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BeispielSumme Kosten BL 3-6

Personalkosten Reale Kosten

Büro- und Ver-waltungskosten

Ursprünglich 100.000,00 € 20.000,00 € 3.000,00 €

Änderung direkterKosten der BL 3 - 6

98.000,00 € 20.000,00 € 3.000,00 €

Änderung der Personalkosten

100.00,00 € 18.000,00 € 2.700,00 €


Beispiel

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BL3. Reise- und Unterbringungs-

kosten

BL3: Reise- und Unterbringungskosten

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Reisekosten

Ausgaben für Mahlzeiten

Übernachtungskosten

Visagebühren

Tagegelder


Kostenarten

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• kostengünstigstes ist zu nutzen

Transportmittel

• nicht förderfähig

Flugticket der Businessklasse (1. Klasse)

• nicht förderfähig• Ausnahme: Nachweis über wirtschaftlichste Option

Bahnticket der 1. Klasse

• nicht förderfähig• Ausnahme: Nachweis über effizientestes Transportmittel• Begründung erforderlich

Taxi

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Einschränkungen

• analog zum Projektzweck• nicht mehr als ein Tag vor und nach dem Event

Reisedauer

Hotelraten � Factsheet = angemessen

• Begründung notwendig

Hotelraten � Factsheet = Ausnahmefälle

• gem. nationalen oder internen Regeln• keine Regelung: max. Wert laut Factsheet

Tagegelder

• nicht förderfähig• egal aus welchem Grund!

nicht in Anspruch genommene Reise-Tickets

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Voraussetzungen

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• Notwendigkeit fürs Projekt• DR-Genehmigung• Ziel, Zweck, Beginn und Ende der Reise

Projektbezug

• Rechnung, Fahrkarte, Quittung, Boardingpass, TN-Liste (Originalbelege)

Nachweise der Kosten und der Reise

• Tagegeldpauschale• tatsächliche Kosten � alle Belege z.B. Tickets,

Hotelrechnung

Reisekostenerstattungs-antrag des Mitarbeiters

• Begünstigter trägt Reisekosten• unabhängig tatsächl. Zahlung Projektmitarbeiter• Nachweis der Kostenerstattung (DR-Abrechnung)

Belastung des Begünstigten

• deckt sämtliche Kosten für Verpflegung ab• keine zusätzliche Förderung möglich

Tagegeld

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Nachweise

• Fahrtenbuch: gefahrene km, km-Satz, Gesamtkosten

Nutzung von Dienstwagen

• Einladung, AgendaAndere begründende

Dokumente

• Kontoauszug• Auszug aus der Buchhaltung des

Begünstigten

Zahlungsnachweis/Erstattungsnachweis

• gehören zur BL4 Externe Expertise und Dienstleistungen des finanzierenden PP

• ABER Ermittlung nach Regelung BL 3

Reisekosten assoziierter Partner

• gehören zur BL4 Externe Expertise und Dienstleistungen

Reisekostenexterner Personen

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Nachweise


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BL4. Externe Expertise und

Dienstleistungen

BL4: Externe Expertise und Dienstleistungen

Externe Expertise und

Dienstleistungen

Studien / Erhebungen

Experten

Website Entwicklung

Werbe- / Kommunikations-

mittelFinanz-

management

FLC Kosten

Veranstaltungen / Meetings

weitere möglich

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Definition

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Folie 47 � 22. Mai 2017

•Ausnahme: im Vorfeld mit JS vereinbart

Beschreibung der Ausgaben in AF

•eindeutiger Projektbezug

erforderlich für Projektdurchführung

Einhaltung der Vergaberegeln

•vor allem bei Werbematerial

Kennzeichnung erbrachter Leistungen/Waren

keine Unteraufträge zwischen PP


Voraussetzungen

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• „Aufmerksamkeit erzeugen“• Liste JS• Sondergenehmigung

Werbematerial

• „Danke sagen“• Zusammenhang mit Werbe- oder Kommunikationsaktivitäten • � 50 € pro Stück• Branding: Projektlogo• Gesamtwert � 500 € pro Projekt• Überwachung durch LP

Geschenke

• klare und nachweisliche Projektrelevanz

ergänzende Aktionen bei Veranstaltungen


Voraussetzungen

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• Nachweis des Auswahlverfahrens (Vergabe)• Dokumentation Entscheidungsprozess

Auswahlverfahren

• Grundlage für die Leistung• erkennbarer Projektbezug

Vertrag / schriftliche Vereinbarung

• oder Kostenerstattungsantrag• Programm, Projekt, Leistungsbeschreibung

Rechnung

• erbrachte Leistungen• Dokumentation der Lieferung

Ergebnisse

• Kontoauszug• Auszug aus Buchführungssystem

Zahlungsnachweis


Nachweise

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Factsheet

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Folie 51 � 22. Mai 2017

Exkurs: Vergabe-

regeln

Exkurs: Vergaberegeln Central Europe

Folie 52 � 22. Mai 2017

EU-Regelungen, je nach Leistung

nationale Regelungen

Programmregeln


Rechtsgrundlagen

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Folie 53 � 22. Mai 2017

Verfahren auswählen/

Recherchieren

Ausschreibung/Angebote einholen

vergleichenBestes Preis-Leistungs-Verhältnis

Entscheidungs-prozess

dokumentieren


Verfahren

transparenter und fairer

Wettbewerb

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Verfahren: Dokumentation

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Folie 55 � 22. Mai 2017


Verfahren: Dokumentation

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Ablaufschema

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Folie 57 � 22. Mai 2017

BL5. Ausrüstungs-

kosten

BL5: Ausrüstungskosten

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Ausrüstung

Büro-ausrüstung IT-

Hard-undSoftware

Mobiliar undAusstattung

Labor-ausrüstungMaschinen Maschinen

undInstrumente

Werkzeuge

Fahrzeuge

sonstige für

Ausrüstung

sonstige für Vorhaben

erforderlichebesondereAusrüstung


Definition

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Ausrüstungs-gegenstände

Erwerb, Anmietung oder Leasing

� wenn nicht Büro-und Verwaltungskosten

zugehörende Verbrauchs-materialien

Second-Hand Ausrüstung

� marktüblicher Preis

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Definition

•Ausnahme: im Vorfeld mit JS vereinbart•oder innerhalb der Flexibilitätsgrenzen

Beschreibung Ausrüstungsgegenstände in AF

•eindeutiger Projektbezug

erforderlich für Projektdurchführung

Einhaltung der Vergaberegelungen

Kennzeichnung der Gegenstände

kein Kauf, Miete, Leasing zwischen PP

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Allgemeine Voraussetzungen

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Ausrüstungallgemeiner Art

(Büro)

z.B. Computer,Büromöbel

ausschließlichvon Projekt-mitarbeitern

genutzt

ThematischeAusrüstung(Investition)

direkt verbunden oder Teil des

Projekt Outputs

verwendet vom Begünstigten oder

der Zielgruppe entspr. der Projektziele

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Arten der Ausrüstung

• ausschließlich durch Projektmitarbeiter!

Nutzung der Gegenstände

• gemäß nationalen oder internen Regeln• Ausnahme: Gesamtkosten, wenn AfA-Dauer �Projektdauer

nur Abschreibung (AfA)

• Prüfung durch Vor-Ort-Kontrolle oder• Prüfung durch andere Nachweise, z.B. Fotodokumentation

Existenz + Projektnutzung

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Voraussetzungen – Ausrüstung allgemeiner Art

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• gesamte Kosten förderfähig

Nutzung ausschließlich im Projekt

• Ermittlung Nutzungsanteil (transparente Methode)

teilweise Nutzung fürs Projekt möglich

• Prüfung Existenz + Nutzung• Pflicht durch Vor-Ort-Kontrollen

thematische Ausrüstung � 2.000 €

• Prüfung Existenz + Nutzung• möglich durch anderweitige Nachweise, z.B.

Fotodokumentation

thematische Ausrüstung � 2.000 €

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Voraussetzungen – thematische Ausrüstung

• Nachweis des Auswahlverfahrens (Vergabe)• Dokumentation EntscheidungsprozessAuswahlverfahren

• Vertrag/schriftliche Vereinbarung• Projektbezug, Gesamtkosten, ggf. Dauer,

Stundensätze

Thematische Ausrüstung

• Ermittlung/Berechnung der AbschreibungAbschreibung

• oder gleichwertiges Dokument• Projekt, ProgrammRechnung

• Kontoauszug• Auszug aus BuchführungssystemZahlungsnachweis

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Nachweise

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In-kind-contributions

(Sach-leistungen)

Bußgelder, Geldstrafen, Rechtsstreit,

Prozesskosten

Honorare/Gebühren

zwischen PP

Wechselkurs-schwankungen

Schuldzinsen Erwerb von Grundstücken

Erstattungs-fähige

Umsatzsteuer

Gebühren für nationale

Finanztrans-aktionen

Alkoholische Getränke Trinkgelder

Aufteilungs-kosten

zwischen PP

Skonti und Rabatte

GeschenkeAusnahme: ≤ 50 EUR, Werbung,

Kommunikation und Öffentlichkeit

Folie 65 � 22. Mai 2017

Nicht förderfähige Kosten

Nicht förderfähige Kosten

Vielen Dank für Ihr Interesse!

Folie 66 � 22. Mai 2017

Ansprechpartner bei FragenKoordinierungsstelle Deutschland(Coordinating Body Germany)

Oberfinanzdirektion KarlsruheStabsstelle EU-Finanzkontrolle (EFK)Unabhängige Prüfstelle für den EU-Strukturförderbereich (Str)(Independent public audit unit for EU-Structural Funds)

Post: Postfach 10 02 65, 76232 KarlsruheBesucher: Rotebühlplatz 30, 70173 StuttgartFax: +49(0)711 6673-4175Internet: www.ofd-karlsruhe.de

Förderregeln Central Europe 2014-2020

Sarah Kretschmann

Tel. +49 (0)711 6673 4157

E-Mail: [email protected]

Michaela Götzelmann

Tel. +49 (0)7433 9557265

E-Mail: [email protected]

Documents

2017-05-22 Präsentation Föfä-Regeln Farbe · 22.05.2017 3 Folie 5 22. Mai 2017 Projektbezug Projektantrag und Genehmigung MC nicht bereits durch EU-Mittel oder Dritte finanziert