3 Checklisten über zur Abschlussprüfung von .Checklisten über zur Abschlussprüfung von Unternehmen

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  • VERBAND THRINGER WOHNUNGS- UND IMMOBILIENWIRTSCHAFT E.V.

    Stand: April 2018

    3

    Checklisten ber zur Abschlussprfung von

    Unternehmen bereitzustellende Unterlagen

    3.1

    Genossenschaften

    3.2

    Kapitalgesellschaften

  • VERBAND THRINGER WOHNUNGS- UND IMMOBILIENWIRTSCHAFT E.V.

    Stand: April 2018 3/2

    3.1 Genossenschaften

  • VERBAND THRINGER WOHNUNGS- UND IMMOBILIENWIRTSCHAFT E.V.

    Stand: April 2018 3/3

    Zur Vorbereitung der gesetzlichen Prfung gem 53 Genossenschaftsgesetz Sehr geehrte Damen und Herren, mit der Ihnen vorliegenden Checkliste zur Vorbereitung der gesetzlichen Prfung gem 53 Genossenschaftsgesetz mchten wir Ihnen einen berblick ber die im Verlauf einer Prfung mglicherweise bentigten Geschftsunterlagen Ihrer Genossenschaft geben. Hierbei ist zu bemerken, dass mit der beiliegenden Aufstellung kein Anspruch erhoben wird, jede nur denkbare, individuelle Situation abzubilden. Je nach Geschftsttigkeit im Prfungs-zeitraum werden bestimmte Unterlagen keine Bedeutung fr die Prfung in Ihrem Unternehmen erlangen. Des Weiteren knnen im Verlauf der rtlichen Prfung sicherlich der Einblick in weite-re, hier nicht namentlich genannte Geschftsunterlagen notwendig werden. Voraussetzung fr eine zeit- und damit auch kostensparende Prfung ist es, wenn die hier ver-zeichneten Unterlagen vor Prfungsbeginn zusammengestellt werden. Zu Ihrer Orientierung haben wir in unserer Aufstellung die Unterlagen wie folgt mit nachstehender Symbolik und Be-deutung gekennzeichnet: K Bitte dem Prfungsleiter zur Dokumentation der Prfungshandlungen und zum Nachweis

    der Prfungsfeststellungen in Kopie bergeben.

    Wnschenswert wre es, wenn ein Prfungsordner angelegt wird, in dem die Unterla-gen in der genannten Reihenfolge abgelegt sind

    E Bitte zur Einsichtnahme vorbereiten. Dies schliet jedoch nicht aus, dass der Prfer vor Ort mglicherweise auszugsweise Kopien anfertigen muss.

    1 Nur insoweit von Bedeutung, als dass sich seit der letzten gesetzlichen Prfung nderun-gen, Neuerungen oder Fortschreibungen ergeben haben und/oder sich die eine oder an-dere Unterlage noch nicht in den Dauerakten des Prfungsverbandes befindet.

    An dieser Stelle mchten wir noch einmal auf die gem 240 Handelsgesetzbuch erforderli-chen Inventare zum Jahresabschluss hinweisen. Diese mssen dergestalt aussagekrftig sein, dass die notwendigen Angaben hinsichtlich eindeutiger Beschreibung, Bewertung und Mengen des einzelnen Vermgensgegenstandes und/ oder Schuldposten klar und unmissverstndlich ersichtlich sind. Neben den allgemeinen Vorschriften des Handelsgesetzbuches gibt es keine konkreten gesetzlichen Bestimmungen. Die Gestaltung und der Aufbau von Inventaren ist von den besonderen Gegebenheiten in Ihrer Genossenschaft abhngig. Nicht durch das Finanzbuchhaltungssystem erstellte Inventare sind mit der Finanzbuchhaltung abzustimmen. Dies ist auch erforderlich fr Nebenbuchhaltungen, die nicht durch Schnittstellen mit der Finanzbuchhaltung verbunden sind. Zur Nutzung unserer Prfsoftware und damit zur Durchfhrung einer sicheren und effizienten Prfung bitten wir um bergabe der Summen- und Saldenbilanz als Datei auf CD-ROM.

  • VERBAND THRINGER WOHNUNGS- UND IMMOBILIENWIRTSCHAFT E.V

    Stand: April 2018 3/3 a

    Sie mssen beinhalten:

    - Kontonummer - Kontenbezeichnung - Saldenvortrag - Jahresverkehrszahlen Soll + Haben - Jahressaldo je Posten

    Sollten sich Fragen bei der Vorbereitung der gesetzlichen Prfung gem 53 GenG ergeben, steht Ihnen der Prfungsleiter und der zustndige Wirtschaftsprfer jederzeit gern zur Verf-gung.

    Elfrich Stellmacher Wirtschaftsprfer Wirtschaftsprfer

  • VERBAND THRINGER WOHNUNGS- UND IMMOBILIENWIRTSCHAFT E.V.

    Stand: April 2018 3/4

    I. RECHTLICHE VERHLTNISSE Zum Prfungszeitpunkt aktueller Registerauszug K Beschlussfassungen ber Satzungsnderungen K 1 Anmeldung der Eintragung der Satzungsnderungen in das Register K 1 Aufstellung von Unternehmensverbindungen und Beteiligungen, getrennt

    nach: K 1

    verbundenen Unternehmen Unternehmen mit denen ein Beteiligungsverhltnis besteht

    Gesellschaftsvertrge, Vertrge ber den Erwerb von Geschftsanteilen

    an anderen Unternehmen, Vernderungen bestehender Gesellschaftsver-trge beim Beteiligungsbesitz

    K 1

    aktuelle Handelsregisterauszge von verbundenen Unternehmen und Beteiligungsgesellschaften

    K 1

    letzte Jahresabschlsse von verbundenen Unternehmen und von Beteili-gungsgesellschaften

    K

    Gesellschafterbeschlsse der verbundenen Unternehmen und der Betei-ligungsgesellschaften

    K 1

    Vertrge mit Beteiligungsgesellschaften und Vereinbarungen K 1

    Vertrge von grundstzlicher Bedeutung (z. B. Miet- und Leasingvertrge, Lizenzvertrge, Geschftsbesorgungsvertrge)

    K 1

    II. ORGANE

    1) Vorstand

    Nachweis ber die Bestellung, Wiederbestelung und Abberufung von Vorstandsmitgliedern

    K 1

    Anmeldung der Bestellung/Abberufung von Vorstandsmitgliedern zur Ein-tragung in das Genossenschaftsregister

    K 1

    Anstellungsvertrge und Pensionszusagen fr die Vorstnde K 1 Aufstellung ber alle zustimmungspflichtigen Rechtsgeschfte im Be-

    richtszeitraum

    Beschlsse des Aufsichtsrates zu zustimmungspflichtigen Rechtsge-schften

    E

    Beschlussfassungen ber die Vergtung nebenamtlich und hauptamtlich ttiger Vorstandsmitglieder (Gehalt, Sonderzahlungen, sonstige Verg-tungen auerhalb des Anstellungsvertrages, private Nutzung eines Dienst-PkW, Aufwandsentschdigung bei ehrenamtlich Ttigen)

    K 1

    Geschftsordnung fr den Vorstand/Geschftsverteilungsplan K 1 Protokolle der Sitzungen vom Beginn des Prfungszeitraumes bis zum

    Prfungszeitpunkt E

    Nachweis ber die Erteilung und den Widerruf von Prokuren K 1 Anmeldung der Erteilung und des Widerrufs von Prokuren zur Eintragung

    in das Genossenschaftsregister K 1

  • VERBAND THRINGER WOHNUNGS- UND IMMOBILIENWIRTSCHAFT E.V.

    Stand: April 2018 3/5

    2) Aufsichtsrat

    Namentliche Aufstellung der Aufsichtsratsmitglieder unter Angabe des Datums der letzten Wahl/Wiederwahl und der Funktionen

    K

    Beschlussfassung ber Auslagenersatz K 1 Geschftsordnung fr den Aufsichtsrat K Informationsordnung des Aufsichtsrates (Festlegung von Berichtspflichten

    des Vorstandes) K 1

    Protokolle der Aufsichtsratssitzungen und der gemeinsamen Sitzungen von Vorstand und Aufsichtsrat vom Beginn des Prfungszeitraumes bis zum Prfungszeitpunkt

    E

    insbesondere: Niederschrift ber die gemeinsame Beratung von Vorstand und Aufsichts-

    rat ber das vorlufige Abschlussgesprch und den letzten Prfungsbe-richt

    K

    Aufstellung ber Vertrge der Genossenschaft mit Aufsichtsratsmitglie-dern

    K

    Beschlussfassungen ber die Planung (jhrliche und mittelfristige Pla-nung), Investitionen und deren Finanzierung

    K

    Nachweis ber die durchgefhrte Prfung des Jahresabschlusses, des Lageberichts und des Gewinnverwendungsvorschlags

    K

    3) Mitglieder- bzw. Vertreterversammlung Niederschriften der Versammlungen vom Beginn des Prfungszeitraumes

    bis zum Prfungszeitpunkt K

    Nachweis ber die Einberufung der Versammlung und Bekanntmachung der Gegenstnde zur Beschlussfassung sowie Beschlussvorlagen

    K

    Bericht des Vorstandes an die Mitglieder-/Vertreterversammlung Bericht des Aufsichtsrates Besonderheiten fr Genossenschaften mit Vertreterversammlung:

    Wahlordnung E namentliche Aufstellung der gewhlten Vertreter und Ersatzvertreter

    unter Angabe des Datums der letzten Wahl E

    Niederschrift des Wahlvorstandes ber das Ergebnis der letzten Ver-treterwahl

    E

    Nachweis ber die Bekanntmachung der gewhlten Vertreter und Er-satzvertreter nach der letzten Vertreterwahl

    E

    Beschlsse ber weitere zustimmungspflichtige Geschfte (auch fr den

    krperlichen Abriss von Wohnungen) K 1

    Beschlsse ber die Kreditbeschrnkungen ( 49 GenG) K 1 Beschlussfassung ber Aufsichtsratsvergtungen und Aufwandsentsch-

    digungen K 1

  • VERBAND THRINGER WOHNUNGS- UND IMMOBILIENWIRTSCHAFT E.V

    Stand: April 2018 3/6

    III. MITGLIEDER, GESCHFTSANTEILE, GESCHFTSGUTHABEN Aufstellung ber die Vernderung des Bestandes der Mitglieder, Ge-

    schftsanteile, Geschftsguthaben und K

    Haftsummen fr die jeweilig geprften Geschftsjahre K Belege zur Mitgliederbewegung: Beitrittserklrungen und Beschlussfassung ber die Zulassung des Bei-

    tritts E

    bertragungserklrungen und Beschlussfassung ber die Zulassung der bertragung

    E

    Beschlussfassung des Vorstandes ber den Ausschluss von Mitgliedern E Kndigung der Mitgliedschaft E Meldungen ber Todesflle und gegebenenfalls Erklrungen der Erben

    ber die Fortsetzung der Mitgliedschaft E

    Einzelnachweis der Geschftsguthaben der verbleibenden Mitglieder zu den jeweilig geprften Bilanzstichtagen

    E

    Einzelnachweis der rckstndigen, flligen Einzahlungen auf Geschfts-anteile

    E

    Einzelnachweis der gestundeten Einzahlungen auf Geschftsanteile und Ratenzahlungsvereinbarungen

    E

    Im Falle weiterer satzungsmiger Geldleistungspflichten der Mitglieder: Einzelnachweis

    E

    Mitgliederliste E

    IV. STEUERRECHTLICHE VERHLTNISSE

    Steuererklrungen mit Nebenrechnungen (Steuerbilanzen) und Steuerbe-scheide (auch fr Vorjahre, wenn sie nach der letzten JA-Prfung einge-gangen sind)

    E

    gegebenenfalls Nachweis ber die Gewhrung von Fristverlngerungen zur Abgabe der Steuererklru