3. Jahrestagung E-Akte 2011

am 22. und 23. November in Berlin

www.jahrestagung-e-akte.de

INFORA Unternehmensberatung

INFORA steht seit mehr als 30 Jahren für die enge Verzahnung von IT-bezogener und organisatorischer Beratung der öffentlichen Verwaltung. Durch unsere langjährige Erfahrung in der integrierten Bearbeitung von informationstechnischen und organisato-rischen Projektaufgaben werden wir von vielen Kunden einbezogen, wenn weder durch IT- noch Organisationsberatung alleine nachhaltige Verbesserungen erreichbar sind.

Beratung auf den Punkt gebrachtINFORA berücksichtigt konsequent die spezifischen Voraussetzungen und Ziele jedes Projektes und richtet ihre Lösungs- und Umsetzungsvorschläge am Optimierungspoten-zial des Einzelfalls aus. INFORA unterstützt ihre Kunden bedarfsbezogen, kompetent und flexibel, ohne Wissensmonopole oder Abhängigkeiten zu ihrem Vorteil zu begründen.

Kompetente Beratung aus ErfahrungDie Beratungsleistungen der INFORA basieren auf speziellen Erfahrungen und Kennt-nissen, die wir über viele Jahre aufgebaut und für die Projekte nutzbar gemacht haben. Allround-Berater „für jede Projektsituation“ sind daher bei der INFORA nicht zu finden. Stattdessen unterstützen wir Sie mit erfahrenen Experten - kompetent, pragmatisch, zielorientiert.

Kreativität durch InterdisziplinaritätUnsere Berater bringen unterschiedliche Qualifikationsschwerpunkte in die Projekte ein. Organisatoren, Informatiker, Betriebswirtschaftler, Archivare - um nur einige Pro-file zu nennen - verbinden sich in unseren Projekten zu kreativen Teams, deren unter-schiedliche Perspektiven die Voraussetzung überzeugender Lösungen bilden.

Effiziente Beratung ist Beratung auf ZeitDie INFORA misst sich an dem Anspruch, mit begrenztem Aufwand und in einem überschaubaren Zeitrahmen nachhaltige Verbesserungen zum Vorteil des Kunden zu erreichen - mit klaren Zielen, begrenztem Zeitaufwand, angemessenem Budget und überzeugendem Kosten-Nutzen-Aufwand.

INFORA GmbHSalzufer 810587 Berlin

Tel.: 030 893658-0E-Mail: info@infora.deInternet: www.infora.de

Sehr geehrte Damen, sehr geehrte Herren,

gemessen an dem ungebrochenen Interesse, das sich in der Zahl der angemeldeten Teilnehmer, Referenten und Aussteller spiegelt, kann die Jahrestagung E-Akte in ih-rem dritten Jahr wohl als etabliert gelten.

In zahlreichen aktuellen Berichten im Rahmen der Fach- und Praxisforen spiegeln sich die strategischen Überle-gungen, Umsetzungserfahrungen und Best Practices aus ganz unterschiedlichen Verwaltungsbereichen und zu

vielfältigen thematischen Aspekten der elektronischen Akte. Daneben bieten die als Podiumsdiskussionen durchgeführten Marktforen die Möglichkeit, mit den Anbietern technischer Lösungen in eine kritische Diskussion zu treten.

Ich bin davon überzeugt, dass es uns auch dieses Jahr wieder gelungen ist, Ihnen in einem fachlich gehaltvollen Programm einen Überblick über den aktuellen Entwick-lungsstand zum Thema E-Akte zu bieten.

Mein Dank hierfür gilt neben dem Fachbeirat vor allem den Referentinnen und Refe-renten, die sich neben ihrem Tages- und Projektgeschäft die Zeit genommen haben, Arbeits- und Projektberichte eigens für die Jahrestagung aufzubereiten.

Die Vorbereitung einer derartigen – im Übrigen ja nicht kommerziell motivierten – Veranstaltung erfordert außerordentlich viel Engagement: Vom Planungs- und Or-ganisationsteam der INFORA ebenso wie von der mit der Durchführung betrauten Eventagentur BESL. So möchte ich auch den beteiligten Kolleginnen und Kollegen an dieser Stelle meinen herzlichsten Dank aussprechen.

Ich wünsche uns allen die Fortsetzung des angeregten und anregenden Informa-tions- und Erfahrungsaustauschs der vergangenen Jahre.

Mit freundlichen Grüßen,

Thomas HöhnGeschäftsführer, INFORA GmbH

AgendaDienstag, 22. November 2011

AgendaDienstag, 22. November 2011

Ablauf Themen

09.30 – 10.00 Das E-Government-Gesetz des Bundes: Der Referentenentwurf Dr. Tanja Laier, Bundesministerium des Innern

10.00 – 10.30 Vision „Verwaltung 2020“ Rainer Ullrich, INFORA GmbH

10.30 – 11.00 Die Grundideen des neuen DOMEA-Konzepts Dr. Georg Thiel, Bundesministerium des Innern

11.00 – 11.30 Kaffeepause und Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung

11.30 – 11.50

Entwicklungsstand und Perspektiven der E-Akte …

… in Bremen Heide Vathauer, Die Senatorin für Finanzen der Freien Hansestadt Bremen

11.50 – 12.10 … in der Berliner Senatsverwaltung und in den Bezirken Manfred Pasutti, Senatsverwaltung für Inneres und Sport

12.10 – 12.30 … in der Schweiz (das Projekt GEVER) Beat Siegrist, Bundeskanzlei Bern

12.30 – 13.30 Mittagspause und Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung

13.30 – 15.00 Fachforum 1 Rahmenbedingungen der elektronischen Aktenführung Moderation: Dr. Florian Gläser, INFORA GmbHNormen im Umfeld von Langzeitspeicherung und Archivierung Kathrin Schroeder, INFORA GmbH Das Projekt RESISCAN Dr. Astrid Schumacher, Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik E-Akte und Datenschutz?Katja Thalheim-Heinecke, Der Sächsische Datenschutzbeauftragte

Fachforum 2 Betreibermodelle für die E-Akte Moderation: Till Poser, INFORA GmbHRessortübergreifendes Anforderungsmanagement zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen Tobias Nold, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg Die Entwicklung der E-Akte für das Land Berlin - Software, Services und BetreuungNorbert Feike, ITDZ BerlinZentraler Betrieb für alle Ressorts in BrandenburgAndrea Kubath, Ministerium des Innern des Landes Brandenburg

Briefing Die Einführung der E-Akte als Change-Management-Prozess Moderation: Jörg Arnold, INFORA GmbHGeschäftsprozessoptimierung als WirtschaftlichkeitsfaktorJulian Detzel, INFORA GmbHControlling und Evaluation zur Effizienzsteigerung Manfred Koerth, INFORA GmbHAkzeptanzmanagement als Erfolgsfaktor Dr. Florian Theißing, INFORA GmbH

Themen Ablauf

Kaffeepause und Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung 15.00 – 15.30

Fachforum 3 Architektur-Konzepte Moderation: Thomas Forstner, INFORA GmbHDOMEA goes SOA: E-Akte als Dienst Dr. Anja Syring, Hessisches Ministerium des Innern und für SportFlexibler Einsatz der E-Akte Dr. Jens Ziegler, Ministerium für Inneres und Kommunales NRW E-Akte: Basisanwendung oder Fachverfahren? Andreas Teichert, Hessische Zentrale für Datenverarbeitung

15.30 – 17.00

Fachforum 4 Langzeitspeicherung und Archivierung Moderation: Dr. Florian Gläser, INFORA GmbHFrühzeitige Wandlung von Dokumenten in PDF/A zur Langzeitaufbewahrung Steffen Schilke, Gemeinsame IT-Stelle der Hessischen Justiz BET – Tool-unterstütztes Preservation Planning im BundesarchivJoachim Rausch, BundesarchivGelungene Kooperation - Langzeitspeicherung und elektronische Archivierung (LeA) im Freistaat Sachsen Dr. Burghard Nolte, Sächsisches Staatsarchiv

Marktforum 1Integrative DMS Moderation: Manfred Koerth, INFORA GmbH

Die Unterstützung informeller Arbeitsweisen und die ordnungsgemäße Aktenführung in der öffentlichen Verwaltung sind zwei zentrale Themen, die durch IT-Systeme unterstützt werden sollten. Die Podiumsdiskussion wird aufzeigen, welche Lösungen am Markt verfügbar sind.

Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung 17.00 – 18.00

Abendveranstaltung in den Räumen der ESMT ab 18.00

AgendaMittwoch, 23. November 2011

Ablauf Themen

09.00 – 10.30 Fachforum 5 Sicherheitskonzepte für die E-Akte Moderation: Dr. Siegfried Hackel, Sieane GmbHDigitale Identitäten Dr. Joachim Gerber, INFORA GmbH BAföG - elektronisch und sicherUdo K. Heikenwälder, Datenzentrale Baden-WürttembergWie lässt sich in einer transparenten Verwaltung der Datenschutz gewährleisten? André Drescher, Der Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Praxisforum 1Einführungsszenarien Moderation: Helmut Lämmermeier, INFORA GmbHLandesweit koordinierter Roll-Out in SachsenNicol Feske, Sächsisches Staatsministerium der Justiz und für Europa Planung und Vorbereitung der Einführung in der Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt Gudrun Langner, Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt der Freien und Hansestadt Hamburg Landeshauptstadt München: Die digitale Akte in der Praxis einer großen AusländerbehördeBirgit Landgraf, Brigitte Zellner, Landeshauptstadt München

Marktforum 2 Langzeitspeicherung und Archivierung Moderation: Benjamin Sprakel, INFORA GmbH

Die langfristige und allen rechtlichen Anforderungen genügende Aufbewahrung elektronischerDokumente ist keine Aufgabe, die man bei der Planung einer elektronischen Akte auf „später“verschieben darf. Die Podiumsdiskussion beleuchtet verschiedene angebotene Lösungen und die dahinterstehenden Konzepte.

10.30 – 11.00 Kaffeepause und Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung

11.00 – 12.30 Praxisforum 2Best Practices bei der Einführung der E-Akte Moderation: Dr. Florian Gläser, INFORA GmbHErfolgsstrategien zur Einführung der E-AkteDr. Florian Gläser, Manfred Koerth, Benjamin Sprakel, INFORA GmbH

Fachforum 6Collaboration Moderation: Dr. Florian Theißing, INFORA GmbHSharePoint2010, mehr als DMS und E-Akte! - Chancen, Mehrwerte und Migrationsstrategien Uwe Seidel, Innenministerium Baden Württemberg LandespolizeipräsidiumSharePoint-Einsatz in der Bayerischen StaatskanzleiDipl.-Ing. Rupert Odersky, Bayerische Staatskanzlei

E-Collaboration mit Bürgern, der Wirtschaft und Behörden im EBAReiner Gauchel, Eisenbahn-Bundesamt

AgendaMittwoch, 23. November 2011

Themen Ablauf

Marktforum 3E-Akte und IT-Infrastruktur Moderation: Dr. Peter Lange, INFORA GmbH

Lässt sich der scheinbare Gegensatz von Modularisierung einzelner Anwendungen auf der einen Seite und die Zusammenführung der Informationen als ordnungsgemäße Akte auf der anderen Seite in einer serviceorientierten Architektur überwinden? Unter welchen Bedin-gungen ist eine derartige Anwendungsarchitektur realisierbar?

11.00 – 12.30

Mittagspause und Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung 12.30 – 13.30

Podiumsdiskussion: Die E-Akte zwischen Managementeuphorie und Anwenderfrust.Ein Streitgespräch über Potentiale und Risiken.

Sind die Erwartungen an den Einsatz der E-Akte realistisch? Sind die Anwender ausreichend motiviert? Sind die Ziele und Maßnahmen sowie das Einführungstempo akzeptiert?

Moderation: Rainer Ullrich, INFORA GmbHEs diskutieren verschiedene Referenten aus den Fachforen der Tagung mit den Teilnehmern.

13.30 – 14.30

Ende der Veranstaltung 14.30

IT-EVENTS –PLUG & PLAYBESL – Ihr Event-Provider_

ww

w.d

iepi

lote

n.de

BESL verleiht Veranstaltungen ein unverwechselbares Profil.

BESL Business Event Services & Locations GmbHTelefon (0 30) 3 25 99 97 10 • ch.pellenz@besl-eventservice.de • www.besl-eventservice.de

BSL_AZ70x148.indd 1 28.05.2010 14:28:19 Uhr

Fachforum 1Rahmenbedingungen der elektronischen AktenführungModeration: Dr. Florian Gläser, INFORA GmbH

Die Bildung elektronischer Verwaltungsakten führt Dokumente mit unterschiedlichen Anforderungen an ihre Handhabung zusammen. Sie können sich nach rechtlicher Qua-lität, Aufbewahrungsdauer, Sicherheitserfordernissen oder Zugänglichkeit – um nur ei-nige Kriterien zu nennen – unterscheiden. Es ist nicht immer einfach, sich im Dickicht der verschiedenen rechtlichen Vorschriften, fachlichen Standards und Normen sowie der Empfehlungen und Best-Practices zurechtzufinden und die für die eigenen Akten relevanten Regelungen und Maßgaben zu identifizieren.

Normen im Umfeld von Langzeitspeicherung und ArchivierungKathrin Schroeder, INFORA GmbHAusgehend von der These, dass die Aufgabe, die anforderungsgerechte Langzeitspei-cherung und Archivierung zu gewährleisten, schon bei der Anlage eines Dokumentes oder einer Akte in den Blick zu nehmen ist, werden entlang eines generischen Work-flows über einen prototypischen Dokumentenlebenszyklus die tangierten Regelungsbe-reiche dargestellt. Anschließend werden in praxisnahen Use Cases die jeweils gültigen Normen bzw. deren relevante Ausschnitte erläutert.

Das Projekt RESISCAN – Entwicklung einer Technischen Richtlinie zum rechtssicheren ersetzenden ScannenDr. Astrid Schumacher, Bundesamt für Sicherheit in der InformationstechnikMit der Technischen Richtlinie „Rechtssicheres dokumentenersetzendes Scannen“ wer-den Empfehlungen technisch-organisatorischer Art an Scanprozesse entwickelt, deren Einhaltung das Gestalten und die Anwendung hinreichend rechtssicherer Scanlösungen ermöglicht. Gegenstand der Richtlinie sind Papieroriginale, die in einem abgesicherten Scanprozess so eingescannt werden können, dass trotz anschließender Vernichtung des Originals die damit einhergehende Beweiswertminderung so gering wie möglich beurteilt werden kann. Da verschiedene Einsatzbereiche differenzierter Sicherheitsan-forderungen bedürfen, bietet die Richtlinie eine modulare Auswahl mehrerer Mecha-nismen zum Erreichen des jeweils gewünschten Sicherheitsziels. Berücksichtigt werden Maßnahmen mit und ohne den Einsatz kryptographischer Signaturen. Der Anforde-rungskatalog wird gemeinsam mit einem Expertengremium aus Verwaltung, Wirtschaft und Forschung entwickelt.

Fachforen

E-Akte und Datenschutz?Katja Thalheim-Heinecke, Der Sächsische DatenschutzbeauftragteDie E-Akte hat unbestreitbare Vorteile, ruft aber auch Kritik und Unsicherheiten hervor im Hinblick auf den Datenschutz, auch den der Beschäftigten. Digitale Aktenführung bietet aus Datenschutzsicht aber auch neue Möglichkeiten im Hinblick auf eine verbes-serte Nachvollziehbarkeit der Datenflüsse und Datenschutzkontrolle.Das Anlegen von Persönlichkeitsprofilen, Manipulationsmöglichkeiten, zu lange Spei-cherung und eine permanente Verhaltens- und Leistungskontrolle der Beschäftigten sind unter Anwendung datenschutzfreundlicher Lösungen bei E-Akten-Verfahren zu vermeiden. Der Vortrag erläutert Schwerpunkte datenschutzrechtlicher und -organisa-torischer Anforderungen.

E-Government steht für öffent-liche Dienstleistungen, deren Abläufe

effizient und kooperativ gestaltet sind. Das Ziel:kürzere Verwaltungsvorgänge, ein einheitliches Auftreten

nach außen und eine verbesserte Wirtschaftlichkeit. Eine ent-scheidende Rolle spielt dabei das Internet. Der moderne Bürger erwartet,

dass er online mit seiner Behörde kommunizieren und Verwaltungsvorgänge genauso schnell und unbürokratisch abwickeln kann, wie die Buchung eines Urlaubsoder die Bestellung eines Buches.

Unisys Government Office™ ist eine besonders fortschrittliche Lösung für die Abwick-lung elektronischer Prozesse in der öffentlichen Verwaltung. Sie basiert auf Microsoft® SharePoint 2010 und ist dadurch voll-ständig in die Microsoft® Office Umgebung integriert. Mit Microsoft® SharePoint Server 2010 ist zudem eine zukunftssichereStandardtechnologie verfügbar, die umfangreiche Dokumentenmanagement- und Workflow-Funktionalität zur Verfügung stellt.

Unisys ist ein weltweit tätiges Unternehmen für Informationstechnologie. Wir bieten ein Portfolio an IT-Dienstleistungen, Softwareund Technologie, um wichtige Probleme unserer Kunden zu lösen. Wir sind darauf spezialisiert, die Abläufe der öffentlichen Ver-waltung und von Unternehmen sicher zu machen, Effizienz und Leistung ihrer Rechenzentren zu erhöhen und ihre Anwendungenzu modernisieren. Unisys beschäftigt weltweit rund 23.000 Mitarbeiter.

www.unisys.de

Mit Government Office™ zum modernen und leistungsfähigen Dienstleister für Bürger und Wirtschaft

Unisys Information Services GmbH65843 Sulzbach/Ts.infodeutschland@de.unisys.com

Unisys Anzeige 148x105 Government Office FINAL_Layout 1 19.10.11 11:32 Seite 1

Anzeige

Fachforum 2Betreibermodelle für die E-AkteModeration: Till Poser, INFORA GmbH

Die Bereitstellung der elektronischen Akte für die alltägliche Nutzung in der öffentlichen Verwaltung stellt die IT-Organisation vor erhebliche Herausforderungen. Es stellt sich immer mehr heraus, dass die Bereitstellung der mit der E-Akte verbundenen IT-Infra-struktur und IT-Betriebsorganisation von einzelnen Organisationen nicht mehr sinnvoll oder wirtschaftlich geleistet werden kann. Daher setzt die öffentliche Verwaltung zu-nehmend auf innovative Betreibermodelle, die die E-Akte als Service eines zentralen Dienstleisters realisiert. In dem Fachforum Betreibermodelle werden daher drei Betrei-bermodelle aus unterschiedlichen Perspektiven beleuchtet und die Arbeitsteilung und die Schnittstellen zwischen dem Dienstleister und den Kundenorganisationen darge-stellt, wobei auf die Konsequenzen für die IT-Infrastruktur und die Anwendungsarchi-tektur der jeweiligen Behörden eingegangen wird.

Ressortübergreifendes Anforderungsmanagement zur Unterstützung von EntscheidungsprozessenTobias Nold, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt HamburgDie Freie und Hansestadt Hamburg hat im Rahmen des Projekts Hamburger Informa-tions-Management mit dem Produkt HIM-Workflow eine Lösung geschaffen, um auf Grundlage der hamburgweit eingesetzten Kollaborationsplattform Microsoft SharePoint 2010 elektronische Entscheidungsprozesse durchzuführen. Vor und in Begleitung der Produktentwicklung wurden ressortübergreifend verschiedenste Anforderungen ge-stellt, bewertet und berücksichtigt. Herausgekommen ist ein Produkt, welches ohne individuelle Anforderungsanalysen und ohne individuelles Customizing zentral zur Ver-fügung gestellt und direkt eingesetzt werden kann. Vorgestellt wird der Weg von den ersten Ideen bis zum stadt- und landesweit universell einsetzbaren Produkt.

Die Entwicklung der E-Akte für das Land Berlin - Software, Services und BetreuungNorbert Feike, ITDZ BerlinSeit etwa drei Jahren hat das ITDZ Berlin schwerpunktmäßig Produkte und Lösungen im Rahmen des E-Government für das Land Berlin proaktiv und konsequent voran-getrieben und zum produktiven Einsatz gebracht. Hierzu gehören unter anderem Produkte wie das Formular-, Output- sowie Dokumentenmanagement mit der Vor-gangsbearbeitung und der Massendigitalisierung. Besonders ausgeprägt wurden das Dokumentenmanagement (DMS und E-Akte) und die Vorgangsbearbeitung (VBS). Die

E-Akte bietet eine Vielzahl an Funktionalitäten, die die Erstellung, Bearbeitung und strukturierte Ablage von Dokumenten sowie die Prozesse in der öffentlichen Verwal-tung unterstützen. Zudem kann mit der E-Akte geschäftsgangkonform verfügt werden, und mit der Wiedervorlagefunktion sowie der integrierten Suche ist es möglich, stets einen vollständigen Überblick über laufende Vorgänge und Termine zu wahren. Hierzu wurde eine standardisierte E-Goverment-Plattform (Hardware, Software, Services, Be-treuung) im ITDZ Berlin für das Land Berlin bereitgestellt. Damit ist eine wesentliche Voraussetzung für den Einsatz der E-Akte für das Land Berlin zur Unterstützung der vielfältigen Geschäftsprozesse erfolgt und ein sicherer Betrieb für die E-Akte wird ge-währleistet. Insgesamt arbeiten weit mehr als 2300 Anwender bereits auf dieser Platt-form. Welche Erfahrungen bisher gemacht wurden und welche IT-Services (Software, Services und Betreuung) erforderlich sind, wird in dem Vortrag von Thomas Feike, Leiter Produktmanagement Integrationsprodukte beim ITDZ Berlin, dargestellt.

Zentraler Betrieb für alle Ressorts in BrandenburgAndrea Kubath, Ministerium des Innern des Landes BrandenburgDas Projekt EL.DOK steht im Land Brandenburg für die Einführung der E-Akte und der elektronischen Vorgangsbearbeitung. Ausgehend vom Landesreferenzmodell werden ab 2012 zunächst in der gesamten Ministerialverwaltung des Landes die elektronische Akte und die elektronische Vorgangsbearbeitung eingeführt. Brandenburg setzt dabei mit Prodea der Firma SER auf eine standardisierte Lösung, die anhand von Erfahrungen aus dem Pilotbetrieb an die Bedürfnisse der brandenburgischen Landesverwaltung an-gepasst wurde. Der Betrieb soll zentral durch den Landes-IT-Dienstleister ZIT-BB si-chergestellt werden. Der Fachvortag stellt das Vorgehen des Landes Brandenburg zur Umsetzung des Projekts vom Kabinettsbeschluss bis zum zentralen Betrieb vor.

Fachforum 3Architektur-KonzepteModeration: Dr. Thomas Forstner, INFORA GmbH

Die aktuelle Situation vieler E-Akte-Projekte ist von einer gewissen Ernüchterung ge-prägt. DOMEA-zertifizierte Produkte haben sich in der Breite kaum durchsetzen kön-nen. Gängige E-Akte-Lösungen sind im Regelfall zu komplex, zu starr und wenig an-wenderorientiert konzipiert. Die Integration von Fachverfahren ist bislang vielfach nur unzureichend gelöst. Steckt die E-Akte gar in einer Sackgasse? Bringen serviceorien-tierte IT-Architekturkonzepte, die eine flexiblere Gestaltung und Modularisierung von E-Akte-Anwendungen erlauben, den Durchbruch für die E-Akte in der Breite?

DOMEA goes SOA: E-Akte als DienstDr. Anja Syring, Hessisches Ministerium des Innern und für SportDas Thema DOMEA® und die Umsetzung der elektronischen Aktenführung in der Ver-waltung sind seit Jahren ein vieldiskutiertes Thema. Obwohl der papierlose Austausch von Nachrichten, Anträgen und Auskünften etwa per E-Mail in vielen Behörden Alltag ist, stößt die „eAkte“ aus den unterschiedlichsten Gründen auf Widerstände. Ein wich-tiger Faktor dabei ist die Wahrnehmung der DOMEA®- Anwendung als zusätzlich zu bedienende, komplexe Anwendung. Die Realisierung von „E-Akte als Dienst“ verfolgt das Ziel, im Rahmen eines SOA-basierten Ansatzes die erforderlichen eAkte-Dienste zur Verfügung zu stellen, die sich nahtlos in die gewohnte Arbeitsumgebung einfügen. Auf diese Weise sollen zukunftsfähige, flexible und verstärkt zielgruppenorientierte bzw. in-tuitive Lösungen für die Bereitstellung von Benutzerschnittstellen zu unterschiedlichen Anwendungen ermöglicht werden. Beispiele hierfür sind eine verstärkte Integration von E-Akte-Funktionalitäten in die Arbeitsumgebung von Office-Produkten, rollenba-sierte Nutzung von DOMEA® oder die standardisierte Anbindung unterschiedlicher Fachverfahren.

Flexibler Einsatz der E-AkteDr. Jens Ziegler, Ministerium für Inneres und Kommunales NRWÜber offene und standardisierte Schnittstellen wird der Zugriff auf E-Akte-Funktio-nalitäten deutlich vereinfacht. CMIS (Content Management Interoperability Services) stellt als ein Teil der E-Akte-als-Dienst-Architektur Funktionen für die Verwendung von Akten, Vorgängen und Dokumenten zur Verfügung. Dies eröffnet die Möglichkeit zur flexiblen Nutzung von E-Akte-Diensten auch aus Geschäftsprozessen (z. B. Massen-verfahren) und Fachanwendungen oder mit alternativen Endgeräten – im jeweiligen Kontext rollenbasiert und anwenderorientiert.

E-Akte – Basisanwendung oder Fachverfahren?Andreas Teichert, Hessische Zentrale für DatenverarbeitungDie architektonischen Möglichkeiten einer E-Akte-Service-Struktur erlauben zusammen mit den aus der DMS-Einführung und DMS-Fachverfahren gewonnenen Erfahrungen neue und vor allem gemeinsame Sichtweisen auf die Nutzungsmöglichkeiten einer E-Akte. Der in den vorherigen Vorträgen beschriebene Dienst E-Akte ermöglicht sowohl die Nutzung in Standardanwendungen für alle Endanwender als auch eine spezifische fachliche und organisatorische Nutzung. Die Fragestellung wird aus architektonischer, fachlicher und organisatorischer Sicht beleuchtet.

If cloud Is on your roadmap,

we have the vIsIon and solutIons

to start your journey.

AZ E-Akte 2011 148x105.indd 1 23.10.11 19:14

Anzeige

Fachforum 4Langzeitspeicherung und ArchivierungModeration: Dr. Florian Gläser, INFORA GmbH

Der langfristige oder gar dauerhafte Erhalt digitaler Dokumentenbestände stellt ganz besondere Anforderungen an technische und organisatorische Konzepte. Wie lässt sich der authentische Erhalt ganz unterschiedlicher Datenformate gewährleisten? Wie wird dabei mit identifizierenden und autorisierenden Merkmalen in den Dokumenten umge-gangen? Welche Standards können dabei als verlässlich und tragfähig gelten?Diese Fragen erfordern neben konkret zu beschreibenden Maßnahmen auch voraus-schauende Planung und Abstimmungen, die über einzelne Behörden oder Ressorts hinausgehen, um die jeweiligen Verfahren auch wirtschaftlich vertretbar zu gestalten.

Frühzeitige Wandlung von Dokumenten in PDF/A zur LangzeitaufbewahrungSteffen Schilke, Gemeinsame IT-Stelle der Hessischen JustizDie Versionen von Anwendungssoftware unterliegen einem ständigen Wandel. Nehmen wir z. B. die Office-Anwendungen Word, Excel und PowerPoint und deren teilweise 25+ Jahre lange Historie sowie die damit verbundenen Formatänderungen. Dies sich vor Augen führend sollte die Frage aufbringen, ob man seine Daten auch zukünftig, z. B. in 30 Jahren, noch (aus)lesen kann. Dazu kann man das Langzeitaufbewahrungsfor-mat PDF/A (ISO 19005-1:2005) nutzen, indem man frühzeitig Anwendungsformate in dieses archivfähige Format wandelt. Der Vortrag zeigt ein bereits implementiertes Vorgehen, um dies zu erreichen.

BET - Tool-unterstütztes Preservation Planning im BundesarchivJoachim Rausch, BundesarchivAls Teil des Projektes “Digitales Archiv” im Bundesarchiv wird derzeit ein Bestandserhal-tungstool –BET– (Preservation Planning Tool) entwickelt und implementiert. Das Tool wird in der Zukunft auf der prozessualen Seite den Bestandserhaltungskreislauf für digitale Objekte im Bundesarchiv unterstützen. Das Tool wurde angelehnt an den OAIS-Standard entwickelt. Die digitale Bestandserhaltung ist sehr stark von den Spezifika der archivie-renden Institution abhängig; neben den zur Verfügung stehenden Ressourcen sind u. a. die personellen Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Insbesondere für die Stufe 1 der Umsetzung konzentrieren sich die Bestrebungen auf die Etablierung der wichtigen, prozessualen Grundfunktionen im Rahmen der digitalen Bestandserhaltung. Damit soll verhindert werden, dass notwendige Maßnahmen in Zukunft zu spät identifiziert oder aufgrund zu großer Aufwände undurchführbar werden könnten. Der Beitrag zeigt den derzeitigen Stand der Stufe 1 und die Funktionsweise des Tools an einem Beispiel.

Im Bereich der öffentlichen Verwal-tung unterstützen unsere Experten Behörden aller Ebenen rund um die Welt dabei, ihre Organisationen und Dienstleistungen effizienter, zukunftsfähig und am Bedarf von Bürgern und Unternehmen orien-tiert auszurichten. Dazu gehören die zielorientierte Transformation von Verwaltungs- und Dienstleistungs-prozessen, die Optimierung und Innovation unterstützender Tech-nologien und IT-Lösungen sowie die strategische Ausrichtung von Personalprozessen. Unser Ziel sind praktikable Lösungen, die nach-haltig wirken.

Das Unternehmen beschäftigt mehr als 236.000 Mitarbeiter, die in über 120 Ländern für seine Kunden tätig sind, und erwirtschaftete im vergangenen Fiskaljahr (zum 31. August 2011) einen Nettoumsatz von 25,5 Milliarden US-Dollar.

Die Internet-Adresse lautet www.accenture.de www.accenture.chwww.accenture.at.

Accenture ist ein weltweit agierender Managementberatungs-, Technologie- und Outsourcing-Dienstleister. Das Unternehmen bringt umfassende Projekterfahrung, fundierte Fähigkeiten über alle Branchen und Unternehmensbereiche hinweg und Wissen aus qualifizierten Analysen der weltweit erfolgreichsten Unter-nehmen in eine partnerschaftliche Zusammenarbeit ein.

Gelungene Kooperation – Langzeitspeicherung und elektronische Archivierung (LeA) im Freistaat SachsenDr. Burkhard Nolte, Sächsisches Staatsarchiv, DresdenDie funktionelle Ausgestaltung elektronischer Bearbeitung und Aktenführung ist nicht zu trennen von der Problematik der künftigen Langzeitspeicherung und elek-tronischen Archivierung. Mit Beschluss des Kabinetts wurde daher dem Sächsischen Staatsministerium der Justiz und für Europa der Auftrag erteilt, einen Langzeitspeicher und ein elektronisches Archiv nach den archivfachlichen Vorgaben des Sächsischen Staatsarchivs im Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste technisch umzusetzen. Zur Realisierung wurde das ressortübergreifende Projekt „Langzeitspeicherung und elektronische Archivierung“ (LeA) definiert. Als Teilprojekt des Vorhabens IT-gestützte Vorgangsbearbeitung gliedert sich das Projekt LeA in die EGovernment-Strategie des Freistaates Sachsen ein. Das Projekt ist weit fortgeschritten. Im Ergebnis werden Ende 2012 ein System zur Langzeitspeicherung und das Elektronische Staatsarchiv in Betrieb genommen werden können.

Fachforum 5Sicherheitskonzepte für die E-AkteModeration: Dr. Siegfried Hackel, Sieane GmbH

Mit der Ausweitung von eGovernment-Anwendungen und elektronischer Aktenführung rücken auch die damit verbundenen Sicherheitsanforderungen stärker in den Fokus. Wie kann dem Missbrauch digitaler Identitäten begegnet werden? Wie lassen sich die Hochverfügbarkeit detaillierter Informationen und der Datenschutz bzw. die Rechte der Bürgerinnen und Bürger auf informationelle Selbstbestimmung konfliktarm miteinander verbinden? Und wie können die elektronischen Akten auch über lange Zeiträume ihre Authentizität bewahren?

Digitale IdentitätenDr. Joachim Gerber, INFORA GmbHBei der Nutzung von elektronischen Aktenführungssystemen ist das Management der Zugriffs- und Bearbeitungsrechte von entscheidender Bedeutung für die Sicherstel-lung der Authentizität und der Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns sowie der inhaltlichen Integrität und Vollständigkeit der elektronischen Akten. Zugriffs- und Be-arbeitungsrechte sind an Rollen gebunden, als deren Träger digitale Identitäten auf-treten. Der Forumsbeitrag beleuchtet einige Aspekte des Umgangs mit digitalen Iden-titäten im Kontext der E-Aktenführung sowohl verwaltungsintern als auch im Rahmen der elektronischen Kommunikation mit Akteuren außerhalb der Verwaltung. Im Mittel-punkt stehen dabei aktuelle Risiken wie Diebstahl und Missbrauch digitaler Identitäten sowie Maßnahmen zum Schutz der Identitätsdaten.

BAföG - elektronisch und sicherUdo K. Heikenwälder, Datenzentrale Baden-WürttembergDie Datenzentrale Baden-Württemberg hat zusammen mit CIT, FUJITSU, KDRS und OPENLIMIT eine moderne eGovernment-Lösung mit Integration des neuen Perso-nalausweises entwickelt. Unter Einbindung von eID-Server-Technologie zur sicheren Authentifizierung und unter Einbindung des neuen Personalausweises lässt sich der Antragsprozess für die Ausbildungsförderung medienbruchfrei vollständig elektronisch gestalten, indem der Antragsteller anwenderfreundlich durch seinen Antrag geführt wird. Die beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung der Akten basiert auf der Sec-Docs-Technologie und ermöglicht damit auch die erforderlichen Datenzugriffsszenari-en im Langzeitspeicher. Da es sich bei den BAföG-Anträgen um ein Massenverfahren handelt, sind die Einsparungen durch den Wegfall der Papierarchive nicht unerheblich.

www.computacenter.de

Computacenter ist Europas führender herstellerübergreifender Dienstleister für Informationstechnologie. Kundennähe bedeutet für uns, Geschäftsanforderun-gen zu verstehen und präzise darauf einzugehen. Auf dieser Basis entwickeln, implementieren und betreiben wir für unsere Kunden maßgeschneiderte IT-Lösungen.

Darüberhinaus hält Computacenter auch diverse Rahmenverträge mit Landes-ministerien und Dienstleistungszentren verschiedener Länder und Kommunen.

Weitere Informationen erhalten Sie gerne an unserem Stand oder bei: Dr. Carsten Jürgenscarsten.juergens@computacenter.com

Moderner Staat.indd 1 18.10.2011 12:04:50

Anzeige

Wie lässt sich in einer transparenten Verwaltung der Datenschutz gewährleisten?André Drescher, Der Berliner Beauftragte für Datenschutz und InformationsfreiheitDie Interessen der Bürgerinnen und Bürger richten sich einerseits auf ein hohes Maß an Transparenz des Verwaltungshandelns, andererseits aber auch auf den besonderen Schutz personenbezogener Daten jedes Einzelnen. Da das Verwaltungshandeln sich aber in vielen Fällen auf die Bürgerinnen und Bürger bezieht, entsteht ein Spannungs-feld zwischen Informationsfreiheit und Datenschutz. Aus der Praxis wird berichtet, wie sich dieser schmale Weg sicher beschreiten lässt.

Fachforum 6CollaborationModeration: Dr. Florian Theißing, INFORA GmbH

Die Unterstützung sowohl formeller als auch informeller Zusammenarbeit gerät zunehmend in den Zielfokus von E-Akte-Einführungsprojekten. Dabei wachsen die Welt der „klassischen“ Vorgangssteuerungssysteme und die Welt der Collaboration-IT zunehmend zusammen. Das Fachforum reflektiert diese Entwicklung anhand von Erfahrungsberichten.

SharePoint2010, mehr als DMS und E-Akte! - Chancen, Mehrwerte und MigrationsstrategienUwe Seidel, Innenministerium Baden Württemberg LandespolizeipräsidiumDie bei der Polizei Baden-Württemberg unter MOSS2007 entwickelte innovative DMS-Share-Point-Lösung bringt mit der Migration auf SharePoint2010 neue Möglichkeiten. Die zentrale Metadatenverwaltung, neues Recordsmanagement für Speicherfristen, eine nahtlose Inte-gration einer E-Akte und weitere DMS-Bausteine bieten in Verknüpfung mit Funktionen der Unified Communication (Lync) dem Anwender einen durchgängigen und medienbruchfreien Arbeitsplatz.

SharePoint-Einsatz in der Bayerischen StaatskanzleiDipl.-Ing. Rupert Odersky, Bayerische StaatskanzleiReduktion der Applikationsvielfalt, Standardisieren der Geschäftsprozesse und divergierende Anforderungen der Nutzer - Konsolidierung der IT-Landschaft, Verringerung der Entwick-lungsaufwände und Beschleunigen der Lösungsbereitstellung für unterschiedliche Nutzeran-forderungen - wo hat sich der Einsatz bislang bewährt und wo sind erste Grenzen erkennbar - die Antworten auf diese Themen und Fragen sucht die Bayerische Staatskanzlei durch den Einsatz des SharePoint-Servers der Fa. Microsoft zu finden. Ausgewählte Beispiele aus dem Arbeitsalltag geben Einblick in die Umsetzung und Lösungsphilosophie.

E-Collaboration mit Bürgern, der Wirtschaft und Behörden im EBAReiner Gauchel, Eisenbahn-BundesamtDie Zusammenarbeit mit Bürgern, der Wirtschaft und Behörden erfolgt im Eisenbahn-Bun-desamt einheitlich über eine elektronische Service Plattform. Im Rahmen des Vortrages stellt das Eisenbahn-Bundesamt die Konzeption und Umsetzung einer einheitlichen Plattform zur elektronischen Antragstellung und Zusammenarbeit mit Bürgern, der Wirtschaft und Behör-den vor. Mit der technischen Kopplung der elektronischen Service Plattform zum internen Vorgangsbearbeitungssystems des EBA entsteht ein ganzheitlicher Ansatz zur effizienten und vollelektronischen Zusammenarbeit im Rahmen der Geschäftsprozesse des EBA.

HP LÖSUNGEN FÜR ÖFFENTLICHE AUFTRAGGEBER HP Projekt- und Beratungsleistungen: Anforderungsanalyse, Spezifikation, Projektmanagement ... Lösungs- und Systemarchitektur

HP Enterprise Information Solutions

HP Erfahrung: Mehr als 1000 Personenjahre Projekterfahrung im Behördenumfeld Methodenkompetenz: V-Modell, PMI, TOGAF, DOMEA, Scrum ...

HP Portfolio zur e-Akte: Vorgangsbearbeitung Dokumentenmanagement Archivierung

Anzeige

Marktforum 1: Integrative DMSModeration: Manfred Koerth, INFORA GmbH

Die IT-Unterstützung behördlicher Vorgangsbearbeitung stellt auch heute – 14 Jahre nach der Erstveröffentlichung des DOMEA-Konzepts – Behörden vor gravierende He-rausforderungen.

Neben der rechtssicheren Aktenführung fordern die Beschäftigten zunehmend die Un-terstützung des kollaborativen Arbeitens im „Voraktenstadium“. Alle dabei zum Einsatz kommenden Systeme müssen einfach und intuitiv zu bedienen sein und so modular aufgebaut sein, dass sie bedarfsgerecht erweitert werden können. Es gibt derzeit Pilot-projekte, in denen ihre Tauglichkeit für den Einsatz in Behörden erprobt wird.

Auf die Belange der öffentlichen Verwaltung zugeschnittene Vorgangsbearbeitungs-systeme sind nach wie vor die am häufigsten eingesetzten Systeme der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung und der rechtskonformen Aktenführung. Sie können mit Kollabo-rationswerkzeugen kombiniert eingesetzt werden und so behördliche Geschäftprozesse sowie die Zusammenarbeit im Voraktenstadium umsetzen.

Eine Herausforderung bildet bei allen Formen des Einsatzes von IT-Systemen die Inte-gration der Fachanwendungen. Eine effiziente Übernahme von Dokumenten aus diesen vielfach führenden Anwendungen in die E-Akte sollte aus Sicht der Anwender und An-wenderinnen automatisiert oder zumindest teilautomatisiert erfolgen.

Auf eine gute Nutzerakzeptanz stoßen Produkte, die formelle und informelle Bearbei-tungsvorgänge sowie verschiedene Daten- und Dokumentenbestände möglichst gut miteinander verbinden, gleichzeitig aber so flexibel sind, dass sie pragmatisch an die spezifischen Bedürfnisse einzelner Anwendergruppen angepasst werden können.

Welche Konzepte und Produkte der Markt für die in der öffentlichen Verwaltung be-stehenden Anforderungen bereitstellt, soll in einer moderierten Diskussion zwischen verschiedenen Lösungsanbietern ausgeleuchtet werden.

Marktforen

EMC DOCUMENTUM

xCPDie EMC Documentum Plattform, Ihr Weg zur bedarfsgerechten Informations- und Kommunikationstechnologie. Besuchen Sie uns am Stand A9!

EMC Deutschland GmbH • Am Kronberger Hang 2a • 65824 Schwalbach/Taunus • 06196 4728-0 • http://germany.emc.com

Marktforum 3: E-Akte und IT-InfrastrukturModeration: Dr. Peter Lange, INFORA GmbH

Die Einführung von E-Akten stand von Beginn an in einem starken Spannungsfeld zwischen Befürwortern und Gegnern. Entsprechend erfolgt die Einführung der E-Akte in vielen Behörden auch nur sehr zögerlich. Vielfach fehlt es den klassischen Systemen nach den bestehenden Konzepten an breiter Akzeptanz bei den Anwendern, da die An-forderungen an komplexe Funktionalität auf der einen und Ergonomie auf der anderen Seite häufig zu Lasten einer der beiden Seiten gehen. Zudem ist die Integration in die bestehende Infrastruktur zur Bearbeitung elektronischer Vorgänge vielfach aufwändig.

Aktuelle Systeme versprechen, genau in diesen Aspekten mit deutlichen Verbesserungen zu punkten. Der von vielen Seiten mit Spannung verfolgte Prozess der Integration von E-Akten in serviceorientierte Infrastrukturen mit ergonomischen Benutzeroberflächen und voller DMS/VBS-Funktionalität mündet mittlerweile in praxistaugliche Systeme.

Die Firmenvertreter dieses Marktforums präsentieren jeweils ihre Lösungsvorschläge zur Einbindung von E-Akten in die Infrastrukturen, elektronischen Geschäftsprozesse sowie Arbeitsumgebungen und zeigen exemplarisch, wie die Dokumentenmanage-ment-Systeme der kommenden Generation aussehen könnten.

Die angebotenen Lösungen sollen anhand ganz pragmatischer Fragestellungen skiz-ziert werden: Wie lassen sich die Nutzungsszenarien in einer solchen Umgebung ab-bilden? Werden sich bereits getätigte Investitionen in die entsprechende Infrastruktur nachnutzen lassen? Welche Rolle spielen Web-Services dabei und gibt es Alternativen dazu? Eignen sich Cloud-Lösungen auch für E-Akte-Infrastrukturen?

Im Rahmen einer moderierten Diskussion werden die vorgestellten Lösungskonzepte und Produkte auf alle Themen rund um die Integration von E-Akten in serviceorien-tierte Infrastrukturen hinterfragt werden können.

Marktforum 2: Langzeitspeicherung und ArchivierungModeration: Benjamin Sprakel, INFORA GmbH

Aufgabe der Langzeitspeicherung ist die langfristige unveränderliche Aufbewahrung von Schriftgut für die Dauer der geltenden Aufbewahrungsfristen. In der Langzeit-speicherung verbleibt das Schriftgut bis zum Prozess der Aussonderung. Aufgrund der zeitlichen Dauer zwischen Einführung eines elektronischen Systems und der späteren Aussonderung wird das Thema häufig nicht priorisiert betrachtet. Dieses Thema hat jedoch Auswirkungen auf jede Behörde, die Schriftgut elektronisch verarbeitet. Daher sollte im Rahmen der Konzeption von elektronischen Systemen in den Behörden bereits ein Augenmerk auf die Anforderungen der Langzeitspeicherung und späteren Archivie-rung gelegt werden.

Dies betrifft verschiedene Themengebiete, angefangen mit den organisatorischen Überlegungen zu Aufbewahrungs- und Transferzeiten über die Auswahl und Transfor-mation von Dateiformaten, Signatur und Übersignaturfunktionalitäten und die Über-führung vom aktiven Datenbestand in die Langzeitspeicherung und im Anschluss die Übergabe an die Archive.

Das Marktforum wird zu diesen Fragestellungen in Form einer Podiumsdiskussion Ant-worten liefern. Mit den Referenten werden dazu Lösungen und Vorgehensmodelle in den Bereichen Scan- und Archivlösungen, Datenbankarchivierung und Speichertechnik diskutiert.

Dabei werden nicht nur die technischen Rahmendaten erläutert, sondern ebenso die damit verbundenen organisatorischen Regelungen und Anpassungen auch in Bezug auf konkrete Projekte in Bund und Ländern beleuchtet.

ww

w.d

iepi

lote

n.de

AZ_Infora.indd 2 08.02.2010 16:59:30 Uhr

• Von S bis XXL – der perfekte Event für Ihre Anforderungen_

• Maßgeschneiderte Konzepte, Planung und Durchführung_

• Effizientes Prozessmanagement_

• Konsequente Kosten-Leistungsoptimierung_

• Teilnehmermanagement – von online bis offline_

• Logistik, Dekoration und Inszenierung_

• Locationscouting – bundesweite Objektdatenbank_

• „Schlüsselfertige Eventübergabe“_

• On-site Support_

• Catering – ultimative Eventkreationen_

BESL verleiht Veranstaltungen ein unverwechselbares Profil.

IT-EVENTS –PLUG & PLAYBESL – Ihr Event-Provider_

BESL Business Event Services & Locations GmbHTelefon (0 30) 3 25 99 97 10 • ch.pellenz@besl-eventservice.de • www.besl-eventservice.de

AZ_Infora.indd 3 08.02.2010 16:59:31 Uhr

Praxisforum 1Einführungsszenarien Moderation: Helmut Lämmermeier, INFORA GmbH

Selbst gute und umsichtige Fachkonzepte zur Einführung der elektronischen Akte können nicht alle Besonderheiten vorhersehen, die Wechselwirkungen zwischen den verschie-denen Maßnahmen kalkulieren oder die Dynamik der Veränderungsprozesse berechnen. Eine gute Planung, vor allem aber auch die Nachnutzung der Erfahrungen aus vergleich-baren Projekten vermindern nicht nur die Risiken, die einem erfolgreichen Projekt entge-genwirken können, sondern erhöhen damit auch die Wirtschaftlichkeit eines Projektes.

Landesweit koordinierter Roll-Out in SachsenNicol Feske, Sächsisches Staatsministerium der Justiz und für EuropaIm Rahmen einer umfassenden Staatsmodernisierung soll elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung im Freistaat Sachsen in allen Behörden eingeführt werden. Dabei wird ein zentral koordinierender Ansatz verfolgt. Neben einer landeseinheitlichen Softwarelösung und einem Vorgehensmodell werden den einführenden Behörden ver-schiedenste Hilfsmittel wie Musterdokumente oder Konzepte zur Verfügung gestellt. Im Vortrag wird dieses Vorgehen vorgestellt und auch über die bisher gesammelten Erfah-rungen berichtet. Neben dem Blick zurück soll auch vorgestellt werden, wie das gewählte Vorgehen weiterentwickelt und angepasst werden soll.

Planung und Vorbereitung der Einführung in der Behörde für Stadtentwicklung und UmweltGudrun Langner, Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt, Freie und Hansestadt HamburgEin wesentlicher Faktor für eine erfolgreiche Einführung der elektronischen Akte ist eine bereits zu diesem Zeitpunkt an Nutzerinteressen orientierte Analyse, Vorbereitung und Planung. Dazu gehört eine umfassende Aufnahme der bisher genutzten Aktenverwaltung, sowohl in klassischen Verwaltungsbereichen als auch in technischen Bereichen, die andere Anforderungen an eine Aktenverwaltung stellen. Die Lösungsansätze sollten ausreichende Ressourcen beinhalten, was sowohl die Personal- als auch Betriebsmittelressourcen und den anzusetzenden Zeitfaktor betrifft. Die Umstellung muss bereits in der Planungsphase auf allen Ebenen mit einhergehenden Standards als Unterstützung der täglichen Arbeits-prozesse verstanden werden, die ein strukturierteres Arbeiten bei der Dokumentation des Verwaltungshandelns ermöglicht und Akzeptanz schafft.

Landeshauptstadt München: Die digitale Akte in der Praxis einer großen AusländerbehördeBirgit Landgraf / Brigitte Zellner, Ausländerbehörde der Landeshauptstadt MünchenDie elektronische Akte ist bei der Ausländerbehörde der Landeshauptstadt München nun schon seit drei Jahren im Einsatz. Das ermöglicht es, nicht nur über die Vorbereitung und Einführung der elektronischen Akte zu berichten, sondern auch Einblicke zu gewähren in den Arbeitsalltag mit der elektronischen Akte im Umfeld einer Behörde, die – als besonde-re Herausforderung – mit starkem Parteiverkehr konfrontiert ist.Dieser Praxisbericht verdeutlicht auch, dass die elektronische Aktenführung einem stetigen Anpassungsprozess unterworfen ist in einem Wirkungsfeld von gesetzlichen Änderungen, den damit verbundenen organisatorischen Notwendigkeiten sowie den Änderungen der Aufgabenzuschnitte in den einzelnen Teilen einer Behörde.

Praxisforen

Praxisforum 2Best Practices bei der Einführung der E-Akte Dr. Florian Gläser, Manfred Koerth, Benjamin Sprakel, INFORA GmbH

Die Kernaufgabe bei der Realisierung einer elektronischen Akte besteht darin, die ein-zelnen Komponenten einer stark fragmentierten Informationsbasis, auf deren Grund-lage die Bearbeitung behördlicher Vorgänge erfolgt, aufeinander abzustimmen und miteinander in Verbindung zu bringen. Das Ergebnis soll nicht nur allen rechtlichen Anforderungen entsprechen, sondern auch ergonomisch und intuitiv zu bedienen sein. Fachanwendungen, Dokumentenmanagementsysteme (teilweise mit Möglichkeiten zur Vorgangsbearbeitung) und eine die Kommunikation dominierende E-Mail-Verwendung sind unabhängig voneinander entwickelt worden und folgen unterschiedlichen tech-nischen und prozessualen Standards und Regeln. Gleichwohl müssen alle Komponen-ten in die gemeinsame Form einer allen Anforderungen der behördlichen Schriftgutver-waltung entsprechenden elektronischen Akte münden können.

Flexibilität soll mit dem Grundprinzip einer modularen statt einer monolithischen Struk-tur entstehen: bestehende Anwendungen können nachgenutzt werden, einzelne Mo-dule sind ersetzbar, neue Komponenten können ergänzt werden.

Ein weiteres Spannungsfeld besteht zwischen „Konfektion“ und „Maßanfertigung“, zwi-schen spezifischen Anpassungsaufwänden und Out-of-the-box-Lösungen. Damit eine Lösung als „maßgeschneidert“ gelten kann, muss aber zunächst genau „Maß genom-men“, das „Material ausgesucht“, „zugeschnitten“, Stück für Stück „zusammengenäht“ und „anprobiert“ werden, bevor das fertige Stück „getragen“ werden kann. Übertragen bedeutet dies: Zunächst muss der Bedarf analysiert und geklärt werden, wo Stan-dardlösungen ausreichen, wo Anpassungen vorgenommen werden müssen. Erst aus der genauen Kenntnis der Anforderungen können Antworten auf die weiterführenden Fragen abgeleitet werden: Ist die Behörde strukturell und organisatorisch gut vorberei-tet? Wo müssen bestehende Prozesse angepasst oder ergänzt werden? Wie wird der Beschaffungsprozess gestaltet? Welche Implementierungsphasen sind geeignet und realistisch? In welchem Umfang und in welcher Form sind die Mitarbeiter vorzuberei-ten und zu schulen? Das Praxisforum gibt einen Überblick über erfolgversprechende Konzepte und Lösungsstrategien.

Die Einführung der E-Akte als Change-Management-Prozess Moderation: Jörg Arnold, INFORA GmbH

Die elektronische Aktenführung bildet die papierbasierte Aktenführung zunächst ab, bietet aber weiterführende Optimierungsmöglichkeiten, etwa die ortsungebundene und parallele Bearbeitung von Schriftgut. Darüber hinaus sind mit der papierbasierten Schriftgutverwaltung einer Behörde typischerweise historisch gewachsene Prozessab-läufe verbunden.

Das Potenzial der Verbesserung der Wirtschaftlichkeit durch die Einführung der elek-tronischen Akte kann also erst dann voll ausschöpft werden, wenn die Prozesse der Behörde optimiert werden. Mit der Einführung der elektronischen Akte sollte daher eine umfassende Prozessoptimierung einhergehen, mit dem Ziel, Prozesse zu straffen und wo möglich zusammenzufassen, um Liegezeiten zu verkürzen und Ressourcen bestmöglich einzusetzen.

Zur Einführung der E-Akte sind zahlreiche organisatorische und technische Änderungen notwendig. Es handelt sich also um einen komplexen Einführungsprozess, dessen Ri-siken im Rahmen eines proaktiven Change-Managements bearbeitet werden müssen. Maßnahmen des Controllings und der Evaluation stellen dabei die Effizienz sowohl des Einführungsprojekts selbst als auch des eingeführten Systems sowie dessen organisa-torische Einbettung auf den Prüfstand und überwachen die Nachsteuerung. Das Akzep-tanzmanagement stellt sicher, dass die Beschäftigten die Änderungen mitgehen – ein entscheidender Faktor für den Erfolg der Einführung der E-Akte.

Briefing

Public in Motion

Vertrauen, Kontinuität, Partnerschaft. Diese Werte stehen für die erfolgreiche Zusammenarbeit der öffentlichen Auftraggeber mit Fujitsu. Seit Jahren arbeiten wir als IT-Infrastrukturanbieter, Systemintegrator und Lösungspartner auf allen Ebenen der öffentlichen Verwaltung. Wir ergänzen dabei die Qualität und Zuverlässigkeit unserer Leistungen mit der Zukunftssicherheit unserer Technologie- und Markführerschaft.Lassen Sie uns Technologie gemeinsam gestalten – für eine moderne Verwaltung der Zukunft.

de.fujitsu.com/branchen/oea

Accenture Campus Kronberg 161476 Kronberg im Taunus

Tel.: 06173 94-99www.accenture.de

Atos IT Solutions and Services GmbHOtto-Hahn-Ring 681739 München

Tel.: 089 636-02de.atos.net

Computacenter AG & Co. oHGEuroparing 34 – 4050170 Kerpen

Tel: 030 70785-156www.computacenter.de

EMC Deutschland GmbHAm Kronberger Hang 2 a65824 Schwalbach / Ts.

Tel.: 06196 4728-0http://germany.emc.com

ENTITEC AGAlter Teichweg 23a22081 Hamburg

Tel.: 040 514841-0www.entitec.de

Fujitsu Technology Solutions GmbHMies-van-der-Rohe-Straße 880807 München

E-Mail: Jochen.Michels@ts.fujitsu.comde.fujitsu.com

Alphabetisches Ausstellerverzeichnis HITACHI DATA SYSTEMS GmbHIm Steingrund 1063303 Dreieich-Buchschlag

Tel: 06103 804-0www.hds.de

HEWLETT-PACKARD GmbHGeschäftsstelle DornachEinsteinring 3085609 DornachTel.: 089 99895-0www.hp.com

IBM Deutschland GmbHIBM-Allee 171139 Ehningen

Tel.: 0800 4267947www.ibm.com/de

IT-Dienstleistungszentrum BerlinAnstalt des öffentlichen RechtsBerliner Straße 112 - 11510713 Berlin Tel.: 030 90222-0 www.itdz-berlin.de

INFORA GmbHSalzufer 810587 Berlin

Tel: 030 893658-0www.infora.de

MATERNA GmbHInformation & CommunicationsVoßkuhle 3744141 DortmundTel.: 0231 5599-160www.materna.de

Microsoft Deutschland GmbHKonrad-Zuse-Straße 185716 Unterschleißheim

Tel.: 089 3176-0www.microsoft.de/government

PDV-Systeme GmbHHaarbergstraße 7399097 Erfurt

Tel.: 0361 4407100 www.pdv.de

Rhenus Office Systems GmbHMärkische Allee 1-11 14979 Großbeeren

Tel.: 033701 338-577www.office-systems.de

SINC GmbHFrankfurter Straße 5 65189 Wiesbaden

Tel.: +49 (0) 611 504518-0www.sinc.de

Unisys Information Services GmbHAm Unisys-Park 165843 Sulzbach (Taunus)

Tel. 06196 99-2082www.unisys.de

INFORA organisiert seit 15 Jahren mit großem Erfolg Fachtagungen im Bereich der öffentlichen Verwaltung. Praxisnähe und aktuelle Fragestellungen bilden dabei seit Beginn die Vorgaben, denen wir uns verpflichtet fühlen. Erfahrene Referenten berichten über den IT-Einsatz in der behördlichen Praxis und stellen Lösungen vor.

Mit dem INFORA-Tagungsplaner bieten wir Ihnen einen Überblick über alle von INFORA veranstalteten Tagungen und Kongresse:

Anwenderforum E-Government, Berlin Bayerisches Anwenderforum eGovernment, München Fachtagung IT-Beschaffung, Berlin Hessisches Anwenderforum

Verwaltungsmodernisierung und E-Government, Hanau Jahrestagung E-Akte, Berlin

TAGUNGSPLANER.DER INFORA

infora-tagungsplaner.de

BESL Business Event Service & Location GmbH • Köthener Straße 38 • 10963 Berlin • Telefon +49 (0) 30 3259997-10Ihre Ansprechpartner: Christian Pellenz (ch.pellenz@besl-eventservice.de) und Roselinde Friedrich (r.friedrich@besl-eventservice.de)

WC

Fachforen

FachforenMarktforen

Plenum

Eingang /Ausgang

A5 A6

A2

Aufzug

A7

A3

A10

A9

B1

B2

B3

B4

B5

C1

A2 - Computacenter AG & Co. oHGA3 - HEWLETT-PACKARD GmbHA5 - Unisys Information Services GmbHA6 - AccentureA7 - Fujitsu Technology Solutions GmbHA9 - EMC Deutschland GmbHA10 - HITACHI DATA SYSTEMS GmbH

B1 - IBM Deutschland GmbHB2 - Microsoft Deutschland GmbHB3 - PDV-Systeme GmbHB4 - Atos IT Solutions and Services GmbHB5 - IT-Dienstleistungszentrum Berlin

C1 - MATERNA GmbHC2 - Rhenus Office Systems GmbHC3 - ENTITEC AGC4 - SINC GmbH

C2

C3

C4

Catering

Get

ränk

e

INFORA GmbHSalzufer 810587 BerlinTel: 030 893658-0E-Mail: info@infora.de Weitere Informationen unter:Internet: www.infora.de www.jahrestagung-e-akte.de

organisiert von

www.besl-eventservice.de

European School of Management and Technology (ESMT)

Schloßplatz 1 10178 Berlin

Der Veranstaltungsort

Layo

ut, D

ruck

: am

igo

Wer

beag

entu

r 20

11

| T

itelfo

to ©

xia

olia

ngge

- F

otol

ia.c

om