3. Potsdamer I-Science Tag

Schaffung einer verbindlichen Basis zur

(behördlichen) Schriftgutverwaltung –

Die Normungsarbeit des AK Schriftgut-

verwaltung im DIN NABD 15

Steffen Schwalm

Potsdam, den 06.03.2012

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Agenda

Grundlagen zur Normung 1

(ersetzendes) Scannen Normen als verbindliche Basis zur Schriftgutverwaltung

2

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Norm vs. Standard

Erstellung und Fortschreibung durch anerkannte und akkreditierte Normierungs- institution (ISO, DIN)

branchen- und länder- übergreifend

verbindlich

Best Practice für

ein Anwendungsgebiet

eine Branche oder

branchenübergreifend, zumeist durch anerkanntes Gremium oder Fachverband entwickelt

im Kontext rechtlicher Rahmenbedingungen erstellt

unverbindlich

Norm Standard

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Normungsinstitutionen

ISO

DIN AFNOR ANSI

DIN NABD 15 Seit 1998

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DIN NABD 15: Arbeitsausschuss Schriftgut-verwaltung und Langzeitverfügbarkeit digitaler Informationsobjekte

1 AK (Arbeitskreis) PDF

2 AK Schriftgutverwaltung

3 AK Vertrauenswürdige digitale Archive

4 AK Persistent Identifier

5 AK Ingest

6 AK Rechtssichere Aufbewahrung

kryptographisch signierter Dokumenten

Struktur des DIN NABD 15

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Der AK Schriftgutverwaltung im DIN NABD

Stadt Kassel FH Potsdam

Fraport Erzbischöfl. Ordinariat München

Hamburg Stadt

Mannheim

AS Marburg BearingPoint

AK Schriftgut-verwaltung

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Aufgaben und Ziele des AK Schriftgutverwaltung

Normung

Unterstützung

Öffentlichkeitsarbeit

• national

• international (Beteiligung)

• Leitfäden

• Handbücher

• Sinn und Zweck

• Nutzen von Normen

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Agenda

Grundlagen zur Normung 1

(ersetzendes) Scannen Normen als verbindliche Basis zur Schriftgutverwaltung

2

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Normen als verbindlicher Rahmen

ISO-15489

OKeVA GEVER PK-DML

MoReq 2010 DoD 5015.02. STD

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Prozesse zur Schriftgutverwaltung

DIN ISO-15489 Baustein E-Akte im Konzept eVA

Identifikation der geschäftsrelevanten Unterlagen

Definition der Aufbewahrungsfristen

Übernahme ins Records Management und Aktenbildung

Registrierung

Klassifizierung

Indexierung

Aufbewahrung

Zugriff

Nachvollziehbarkeit/Protokollierung

Aussonderung

Aktenrelevanz

Ordnen mit

Aktenbildung

Ordnungssystem

Registrierung

Bereitstellen (Recherche)

Langzeitspeicherung und Aussonderung mit:

Definition der Aufbewahrungsfrist

Aussonderung

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Umfang der ISO-15489

Aktenführende Behörde

Aufbewahrungsfrist

dauerhafte Aufbewahrung

Zeit

Zuständiges Archiv

Lesezugriff

Schre

ibzugriff

Phase 1

Bearbeitung

Abschluss

der Bearbeitung

Phase 3

Aussonderung

Archivierung

Aufleben

einer Akte/Akt/Dossier

Übernahme

Von

Aufbewahrungs-

frist, Bewertungs-

vermerken aus

dem Ordnungs-

system auf Akte

und Vorgang

Die zur Vernichtung ausgewählten Akten werden

vernichtet

Vernichtung Phase 2

Langzeitspeicherung

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Verantwortlichkeiten zur Schriftgutverwaltung

• zuständig für alle fachl. Fragen zur Schriftgutverwaltung Registratur

• Richtlinienkompetenz

• Benennung von Verantwortlichen

• Durchsetzung im eigenen Geschäftsbereich

Leitung

• Betrieb RMS IT

Bearbeiter

Archiv

• Umsetzung in der eigenen Aufgabenerfüllung

• Beratung

• Aussonderung, Archivierung

DIN ISO-15489

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Verantwortlichkeiten zur elektronischen Schriftgutverwaltung

Baustein E-Akte im Organisationskonzept eVA

SGV

Zentrale/dezentrale Registratur

Bearbeiterablage

Registratur

Fachliche Fragen

Anlage Akten

Organisationsreferat

Schaffung Richtlinien etc.

Mitwirkung an Konzepten etc.

Bearbeiter

Anlage Vorgänge, Dokumente

Recherche

Führungskraft

Ordnungsgemäße Veraktung in ihrem Zuständigkeitsbereich

Organisationsreferat

Schaffung Richtlinien etc.

Pflege Ordnungssystem

Bearbeiter

Anlage Akten

Anlage Vorgänge, Dokumente

Führungskraft

Ordnungsgemäße Veraktung in ihrem Zuständigkeitsbereich

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Mehrwert der ISO-15489

Mehrwert

Grundlegender und verbindlicher Rahmen

Medien- wie systemunabhängig

Basis für Vergabeverfahren! (Wettbewerb beachten)

Qualitätssicherung, Nutzensdarstellung

Definition von Verantwortlichkeiten

Fachlich

Führungspersonal

Grundlage einer ganzheitlichen wirtschaftlichen, beweissicheren Records Managements

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Umsetzung in Behörde und Unternehmen

Die Rolle des AK Schriftgutverwaltung im Records Management

Richtlinien

Anweisung

entspr.

Branche

Rechtlicher

Rahmen

entspr.

Branche

Branchen-bezogene

Standards

ISO Tc46 Sc11

AK Schriftgutverwaltung im DIN NABD

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20.05.2012: Handbuch zur Schriftgut-verwaltung nach DIN ISO-15489